Skapat av (Efternamn Förnamn, org) DokumentID Version Kerstin Abrahamsson MX025-LH 1 Roll Dokumentdatum Dokumentstatus Entreprenör 2016-02-11 Gällande Dokumenttitel Rapportguide för Entreprenör Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med att finna rapporter i Maximo för att utvärdera anläggning, avtal, arbetsorder mm. Omfattning Rutinbeskrivningen bör användas av entreprenörer som behöver arbetsrapporter. Förkunskaper Följande förkunskaper behövs för arbetet med rapporter: - Grundkurs Maximo - Praktiskt arbete i Maximo med förståelse för Arbetsorderprocessen. Behörighet Följande behörigheter krävs för arbetet med rapporter: - Behörighet till: Maximo roll Entr - Behörighet till: - Behörighet till: Har du synpunkter på denna lathund? Om du har synpunkter på eller önskemål för denna lathund. Ring då gärna Användarstöd på 010-125 10 10 och meddela att det gäller synpunkter på Maximo Lathund och ange namnet på lathunden samt vilka synpunkter du har. Vi föredrar att du ringer men det går också att skicka ett e-post meddelande till anvandarstodit@trafikverket.se. Skriv Lathundar Maximo som ämnet och beskriv dina synpunkter/önskemål och ange vilken lathund det gäller. Fler lathundar och nyare versioner finns tillgängliga under: www.trafikverket.se/maximo under Maximo i högra kolumnen och klicka på Handledning Maximo. Klicka på den roll som du arbetar med. Denna sida uppdateras kontinuerligt.
2 (16) Innehåll Syfte... 1 Omfattning... 1 Förkunskaper... 1 Behörighet... 1 Har du synpunkter på denna lathund?... 1 Allmänt... 4 Arbetsrapporter... 4 Placeringar... 4 Laddmallsrapport Placeringar... 4 Laddmallsrapport Elkraft... 4 Placeringslista med koordinatfält... 5 Placeringshierarki TRV... 5 Arbetsorder... 5 Arbetsorder med bilagor... 5 Snabbrapport detaljer... 5 Arbetsorder detaljer (inkl kvittensbara uao)... 5 Arbetsorder detaljer (inkl uao och FU-ronder)... 6 Arbetsorderlista... 6 Arbetsorder- och planeringslista AU/FU/OB... 6 Seriebytesrapport Vägbelysning... 6 Samordningsrapport... 6 Fakturaunderlag... 6 Förebyggande Underhåll... 7 FU/OB Översiktskalender... 7 Tidplan över serie- och ströbyte... 7 Rapporter för uppföljning av avtal... 7 Avtalsavstämning per Entreprenör... 7 Underhållsavtal Användare... 8 Rapporter för uppföljning av arbetsorder... 8 Arbetsorderkostnader - totalt... 8 Arbetsorderkostnader - planerat... 9 Personalkostnad per arbetsorder... 9 Tidsdifferens planerat verkligt FU... 9 Rapporter för uppföljning av anläggning... 9 Åtgärdsrapport... 9 Åtgärdsuppföljning med logginformation... 10 FU-anmärkning med åtgärdsrapport... 10
3 (16) Åtgärdsuppföljning med kostnader... 10 Ekonomirapport Sammanställning... 10 Ekonomirapport per anläggning... 11 Ekonomirapport per FOA-område... 11 Rutinbeskrivning Kör rapporter... 12 Ändringslogg... 16
4 (16) Allmänt I Maximo finns ett antal rapporter för uppföljning av anläggningar, avtal och arbetsorder. Dessutom finns ett antal s.k. arbetsrapporter, t.ex. arbetsorderdetaljer, laddmall etc. Största delen av rapporterna presenteras i listform. Ett antal rapporter finns med pajer och diagram. Vissa rapporter kräver att man söker fram data innan man kör rapporten. Och vissa rapporter har sökparametrar som man fyller i innan man kör rapporten. Alla rapporter går att se på skärmen, skriva ut på papper, sparas som pdf eller skickas med e-post (pdf). Vissa rapporter går att spara i Excel format. Samtliga rapporter kan schemaläggas och kommer då automatiskt att köras en viss tid och läggas som en bilaga i e-post som skickas till rapportbeställaren. Schemaläggning kan vara återkommande så att en ny rapport e-postas t ex varje månad. Arbetsrapporter Placeringar Laddmallsrapport Placeringar Detta är den rapport som i dagligt tal kallas laddmall. Rapporten är avsedd för Excel och innehåller all information om valda placeringar. Genom att exportera rapporten till Excel kan man använda rapporten som inrapporteringsmall för data som saknas. Sedan sänds rapporten till maximoindata@trafikverket.se för inladdning i Maximo. Rapporten körs från applikationen Placeringar och placeringar som rapporten ska Laddmallsrapport Elkraft Detta är en rapport som också är i laddmallformat men specialanpassad för Elkraft. Men passar även bra för andra teknikslag som har en anläggningsstruktur, t ex vägbelysning. Rapporten är avsedd för Excel och innehåller all information om valda placeringar. Genom att exportera rapporten till Excel kan man använda rapporten som inrapporteringsmall för data som saknas. Sedan sänds rapporten till maximoindata@trafikverket.se för inladdning i Maximo.
5 (16) Rapporten körs från applikationen Placeringar och placeringar som rapporten ska Placeringslista med koordinatfält Denna rapport kan användas vid kontroll av koordinater. Rapporten körs från applikationen Placeringar och placeringar som rapporten ska Placeringshierarki TRV Denna rapport visar den hierarkiska strukturen för valda placeringar och vid rapportkörningen valt system (HUVUD, ELKRAFT, SPECIAL) Rapporten körs från applikationen Placeringar och placeringar som rapporten ska Arbetsorder Arbetsorder med bilagor Denna rapport skriver ut en lista på valda arbetsorder och för varje arbetsorder redovisas de bilagor som finns kopplade till arbetsordern. Körs rapporten på skärm är bilagorna klickbara och man kan öppna bilagan. Snabbrapport detaljer Detta är en rapport med ett arbetsorderkort med detaljer för varje arbetsorder. Rapporten körs från applikationen Snabbrapportering och data som rapporten ska Arbetsorder detaljer (inkl kvittensbara uao) Detta är en rapport med ett arbetsorderkort med detaljer för varje arbetsorder. I de fall en arbetsorder har under AO så finns en lista med kvittensbara rader för varje under AO.
6 (16) Arbetsorder detaljer (inkl uao och FU-ronder) Detta är en rapport med ett arbetsorderkort med detaljer för varje arbetsorder. Redovisar under-ao och FU ronder. Arbetsorderlista Planeringslista som innehåller framsökta AO. Arbetsorder- och planeringslista AU/FU/OB Planeringslista som innehåller framsökta AO och för vald tidsperiod. Seriebytesrapport Vägbelysning En specialanpassad rapport för seriebyten inom vägbelysning. Listan visar vilka lamptyper som ska användas och i vilken mängd de behövs. Rapporten körs från applikationen Arbetsorderbevakning och den arbetsorder som rapporten ska Samordningsrapport Samordningsrapporten innehåller AO som måste samordnas av Trafikverket och som planerats in för en tidsperiod mellan angivet planerat start- och slutdatum. Fakturaunderlag Detta är fakturaunderlaget som ska skrivas ut och skickas in tillsammans med er egen faktura.
7 (16) Rapporten körs från applikationen Fakturaunderlag och fakturaunderlag som rapporten ska Förebyggande Underhåll FU/OB Översiktskalender Denna rapport ger en utfallskalender för förebyggande underhåll och kan användas vid översikter för förändring av förebyggande underhåll. Översikten kan även användas vid uppläggning av förebyggande underhåll. Genom att ge ett antal parametrar kan man styra rapportens data. Startdatum är alltid ett närliggande eller framtida datum. Avtal kan anges, Entreprenör kan anges. I fältet Placering kan en placering högt upp i strukturen anges, d.v.s. en med län + 2 siffror. Listan innehåller då placeringar som tillhör den angivna placeringen. Fältet Trafikavstängning/anläggning används när en anläggning som ingår i samordning ska kontrolleras (använd välj värde). Ange med JA eller NEJ om arbetsorder ska visas i rapporten. Rapporten körs från applikationen Förebyggande Underhåll. Tidplan över serie- och ströbyte Rapporten ger en tidplan över serie- och ströbyten men en planering på 7 år framåt för valt avtal. Rapporten körs från applikationen Förebyggande Underhåll och ett avtal anges vid rapportkörningen. Rapporter för uppföljning av avtal Avtalsavstämning per Entreprenör Denna rapport redovisar data om ert avtal. Rapporten visar data per avtal och vald tidsperiod. Rapporten körs från applikationen Arbetsorderbevakning och inga data behöver sökas fram innan rapportkörningen. Data som visas: - Avhjälpande AO (AU)
8 (16) o Antal nya (med rapporteringsdatum i datumperioden) o Antal Avslutade (med ändring till status UTFÖRT i datumperioden) o Antal ej åtgärdade (med status NYREG, BERED, VGODK, VPLAN, VPLANFOA, GODK eller PÅGÅR vid rapportkörningstillfället). o Samma de tre ovan men bara för prioritet 1 och 2. - Förebyggande AO (FU) o Avslutade (med ändring till status UTFÖRT i datumperioden) o Sena (med ändring till status UTFÖRT i datumperioden och mer än 10% sena i förhållande till arbetets intervall). Denna summering tar inte med AO med vägavstängningskod TA0, TA1 och TA2. o - Ombyggnader AO (OB) o Beredning (med status BERED eller VGODK vid rapportkörningstillfället) o Beställd/pågår (med status VPLANFOA, GODK eller PÅGÅR vid rapportkörningstillfället). - Fakturerade o Fakturerade (med ändring till status FAKT i datumperioden). o Kostnad (Kr) Verklig kostnad för ovanstående fakturerade AO. - Arbetsorder äldre än 12 månader. Antal/Arbetstyp. Underhållsavtal Användare Denna rapport redovisar data om entreprenörens personal som arbetar inom framsökta avtal. Rapporten visar vilka arbetsgrupper personalen tillhör och visar även om de varit inloggade de senaste 3 månaderna. Meddela personalförändringar till din projektledare för korrigering. Varje person i listan har en användare i Maximo som kostar licenspengar för Trafikverket. Rapporten körs från applikationen Underhållsavtal och avtal som rapporten ska omfattas söks fram innan rapportkörningen. Rapporter för uppföljning av arbetsorder Arbetsorderkostnader - totalt Denna rapport visar verkliga kostnader för en enskild AO som sökts fram. Rapporten körs från applikationen Arbetsorderbevakning.
9 (16) Arbetsorderkostnader - planerat Denna rapport visar planerade kostnader för en enskild AO som sökts fram. Rapporten körs från applikationen Arbetsorderbevakning. Personalkostnad per arbetsorder Denna rapport visar tidstransaktioner för varje arbetsorder som sökt fram. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Arbetsorderdata, start- och slutdatum. Samtliga tidstransaktioner med detaljer per AO. Tidsdifferens planerat verkligt FU Rapporten visar medeltid i dagar per entreprenör för utförande av FU. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Entreprenör, Vägavstängning, Antal AO, Medeltid i dagar. Rapporter för uppföljning av anläggning Åtgärdsrapport Denna rapport visar åtgärder per arbetsorder för framsökta placeringar och inom angiven rapporteringsperiod. Rapporten körs från applikationen Placeringar och data som rapporten ska omfatta måste sökas fram innan rapporten körs. Data som visas: Lista med arbetsorder med information om rapporterings-, start- och slutdatum. Felbeskrivning och åtgärdsrapport samt felkoder visas. Entreprenör visas.
10 (16) Åtgärdsuppföljning med logginformation Denna rapport visar åtgärder och logginformation per arbetsorder för framsökta arbetsorder. Logginformation är samma som en dagboksinformation. Listan i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Lista med arbetsorder med information om start- och slutdatum. Felbeskrivning och åtgärdsrapport samt felkoder visas. Dessutom visas all logginformation som entreprenören har skrivit. FU-anmärkning med åtgärdsrapport Denna rapport visar FU-anmärkningar och åtgärder per arbetsorder för framsökta placeringar och inom angiven rapporteringsperiod. Eftersom både planerade och utförda åtgärder visas kan man kontrollera om FU-anmärkningarna har eller kommer att åtgärdas. Rapporten körs från applikationen Placeringar och data som rapporten ska omfatta måste sökas fram innan rapporten körs. Data som visas: Lista med FU-anmärkningar. Därefter åtgärdsinformation för respektive placering som har FU-anmärkningar. Arbetsorder med information om start- och slutdatum. Felbeskrivning och åtgärdsrapport samt felkoder visas. Entreprenör visas. Åtgärdsuppföljning med kostnader Denna rapport visar åtgärder per arbetsorder för framsökta arbetsorder. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Lista med arbetsorder med information om start- och slutdatum. Felbeskrivning och åtgärdsrapport samt felkoder visas. Verklig kostnad visas. Ekonomirapport Sammanställning
11 (16) Denna rapport visar kostnader per arbetsorder. Totalsumma visas. Det går att välja om relaterade AO ska summeras eller inte. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Lista med arbetsorder och beskrivning. Felrapporteringsdatum och Utfört datum. Verkliga timmar visas. Verklig kostnad uppdelad på personalkostnad, materialkostnad och verktygskostnad visas. Summering. Ekonomirapport per anläggning Denna rapport visar kostnader per arbetsorder. Summering per anläggning (AA+99) och arbetstyp. Totalsumma visas. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Lista med arbetsorder och beskrivning. Verkliga timmar visas. Verklig kostnad uppdelad på personalkostnad, materialkostnad och verktygskostnad visas. Summering. Ekonomirapport per FOA-område Denna rapport visar kostnader per arbetsorder. Summering per FOA område. Totalsumma visas. Lista i Arbetsorderbevakning innehåller som standard endast öppna arbetsorder. Ska historiska AO omfattas av sökningen måste ett fält ändras inom Avancerad sök. Fältet Historik? ska vara blankt. Data som visas: Lista med arbetsorder och beskrivning. Verkliga timmar visas. Verklig kostnad uppdelad på personalkostnad, materialkostnad och verktygskostnad visas. Summering
12 (16) Rutinbeskrivning Kör rapporter Nedanstående rutinbeskrivning gäller för samtliga rapporter och oavsett vilken applikation som används. I detta exempel används en rapport från applikationen arbetsorderbevakning. Rutinbeskrivningen börjar när applikationen har öppnats och eventuell data har sökts fram. Fliken Lista: I listan söks data fram om rapporten som ska köras kräver att data finns innan rapportkörning. Använd vid behov även fält inom Avancerad sök. Vissa rapporter visas många rader med data och för sådana rapporter bör rapportkörning ske från List fliken. För arbetsorderkort och andra detaljerade rapporter om enstaka arbetsorder bör rapportkörning ske från fliken Arbetsorder, dvs från en enskild arbetsorder.
13 (16) Arbetssteg, flik Lista 1 Välj åtgärd Klicka på Välj åtgärd och välj Kör Rapporter Fliken Rapporter: Här kan tillgängliga rapporter köras från fliken På begäran-rapporter. Rapporter som är schemalagda kan administreras från fliken Schemastatus. Via ikonen Skapa rapport kan man skapa egna rapporter (enklare rapporter). Detta behandlas i en separat Handledning. Arbetssteg, flik Rapporter 2 På begäranrapporter Bläddra/filtrera fram den rapport som ska köras. Klicka på rapporten.
14 (16) 3 5 6 5, 6 4 3 Parametrar Här visas eventuella parametrar som tillhör vald rapport och som måste/kan fyllas i. 4 Skicka Ska rapporten skapas direkt på skärmen? Klicka på skicka. En rapport som visas direkt på skärmen har i vissa fall klickbara länkar, dessa visas då i blått. Från skärmpresentationen går det att skriva ut rapporten och att vid behöv exportera till en pdf (eller Excel för de rapporter som tillåter det) 5 E-post Öppna dialogen med ikonen Maximera e-post avsnitt. Ska rapporten e-postas? Välj eller ange e-postadress. Skriv ämne och eventuell kommentar som följer med eposten. Pga säkerhetsregler kan inte e-posten skickas direkt. Ange ett datum/klockslag under Schema och vid fältet Vid den här tiden. 6 Schema Ska rapporten schemaläggas? Öppna dialogen med ikonen Maximera schema avsnitt. Välj ett tidsintervall via Välj värde från fältet Återkommande. Ange e-post uppgifter enligt ovan.
15 (16) 4
16 (16) Ändringslogg Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn 1 2016-02-11 Ny version Kerstin Abrahamsson