HansaWorld SMB Leverantör Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux och PocketPC 2002 Inställningar, Leverantörer, Leverantörsfakturor, Utbetalningar, Underhåll, Dokument, Rapporter, Importer och Exporter 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved 4.0 2003-09-01
Förord HansaWorld SMB innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERPsystem för Windows, Macintosh, Linux och PocketPC2002. HansaWorld SMB har utformats för att göra din administration och bokföring så enkelt och effektiv som möjligt. Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen. Text inom raka parenteser [Spara], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.
Hur manualerna är organiserade Introduktion Fakturering Leverantör Redovisning Valutor Order Inköpsorder Varulager Inventarier Utlägg Offerter Avtal Tidsredovisning Serviceorder CRM E-post Butik Innehåller kapitlen Introduktion och installation, Gränssnitt, Konteringsprinciper, Börja arbeta, Kunder, Artiklar och priser samt modulen System (separerade på vår hemsida). Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Grundläggande redovisning. Verifikat och budget Flervaluta i alla moduler Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Kontering, avskrivningar, omvärderingar Betalningar till och från anställda Skicka offerter, återkoppling, rapporter Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Hantering av servicelager, fakturering och garantier. Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev och mailshots. Tidsmål. Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat Kassasystem
HansaWorld SMB Innehåll Förord...II Hur manualerna är organiserade...iii Modulen Leverantör... 8 Inställningar...8 Introduktion... 8 Banker... 8 Banköverföring... 9 Bankfilsinställningar... 9 Betalningssätt... 9 Betalningsvillkor... 10 Kontering (Lev)... 10 Delfönster 1... 11 Delfönster 2... 15 Delfönster 3... 16 Lev.fakt.inst... 16 Lev. grupper... 22 Nummerserier lev.fakturor... 23 Nummerserier - utbetalningar... 24 Registret Leverantörer...25 Registrera en leverantör... 25 Posthuvud... 26 Delfönster Kontakt... 27 Delfönster Villkor... 28 Delfönster Konton... 30 Delfönster Företag... 33 Förändra en leverantör... 35 Radera en leverantör... 36 Menyn Funktioner... 36 Leverantörsstatus... 37 Registret Leverantörsfakturor...38 Registrera en leverantörsfaktura... 40 Posthuvud... 41 4
Innehåll Delfönster Villkor...44 Delfönster Kostnad...46 Delfönster Valuta...51 Delfönster Övrigt...53 Registrering av leverantörsfakturor - exempel... 56 Preliminärbokning... 58 Granska och godkänna leverantörsfakturor... 61 Verifikat från leverantörsfakturor... 62 Felmeddelanden... 62 Skriva ut en leverantörsfaktura... 62 Periodiseringar... 63 Kreditera en leverantörsfaktura... 69 Annullera leverantörsfakturor...70 Menyn Funktioner... 70 Godkänn...71 Fakturastatus...71 Balansera...71 Skapa aktivitet...72 Öppna verifikat...73 Koppla mot förskottsbetalning...73 Skapa inventarie...73 Registret Utbetalningar... 75 Registrera en utbetalning... 75 Posthuvud...77 Registrera en utbetalning - exempel... 87 Utbetalningar i valuta... 88 Avstämma utbetalningar... 88 Skriva ut avier och betalningsuppdrag... 89 Menyn Funktioner... 90 Beställ...90 Avstämd...90 Skapa utbetalningsförslag...91 Skriv ut utbetalningsavier...93 Ny kassarabatt...93 Ny avgift...94 Öppna verifikat...94 Förskottsutbetalningar och à konto... 94 Förskott...94 à kontoutbetalningar...99 5
HansaWorld SMB Rätta misstag i utbetalningar... 101 Underhåll...102 Introduktion... 102 Uppdatera leverantörer... 102 Dokument...104 Introduktion... 104 Betalningsuppdrag... 105 Intrastat (lev)... 106 Leverantörsfakturor... 107 Lev.utdrag, öppna fakturor... 108 Utbetalningsavier... 110 Rapporter...111 Introduktion... 111 Förskottsutbetalningar, historik... 112 Historik, momsreg.nummer... 114 Lev. fakturajournal... 114 Leverantörslista... 117 Leverantörsreskontra... 118 Leverantörsstatistik... 121 Lev.utdrag, periodiskt... 122 Lev.utdrag, öppna fakturor... 124 Momskodsstatistik... 125 Moms, leverantörsfakturor... 127 Sammandrag, avbetalningar... 129 Utbetalningsjournal... 130 Utbetalningsprognos... 131 Export...134 Introduktion... 134 Banköverföringsfil... 134 Intrastat lev.fakturor... 135 Likviditetsprognos, leverantör... 136 Öppna leverantörsfakturor... 136 6
Innehåll Index... 140 7
HansaWorld SMB Modulen Leverantör Den här modulen är det primära verktyget för att hantera företagets skulder gentemot leverantörer. Här registreras alla leverantörsfakturor och utbetalningar. Inställningar Introduktion Modulen Leverantör har följande inställningar. Banker För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Leverantör genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på. Den här inställningen används för att registrera namn och adresser på de banker som används av dina kunder och leverantörer. En separat post ska registreras för varje leverantör och kund. 8
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Banköverföring När du väljer inställningen öppnas fönstret Banker: Bläddra som visar alla banker som tidigare har registrerats. Klicka på [Ny] för att öppna fönstret Bank: Ny post. Banköverföring Ange förutom kontonumren en kod och ett namn eller beskrivning för respektive bank. Spara registreringen genom att klicka på [Spara]. I Danmark, Norge och Sverige är det vanligt att betala leverantörsfakturor elektroniskt. Den här inställningen används för att definiera formatet på exportfilen som ska skickas till banken. För Sverige är det viktigt att en svensk bank finns angiven i den här inställningen. Använd Klistra in Special för att välja bank. Saknas din bank, ange en annan svensk bank. För ytterligare information, kontakta din lokala representant för Hansa. Bankfilsinställningar Betalningssätt Den här inställningen används för att förinställa vissa inställningar i banköverföringsfilerna. Kontakta din lokala representant för Hansa för ytterligare information. Se kapitlet Modulen Fakturering tidigare i den här manualen för information om den här inställningen. 9
HansaWorld SMB Betalningsvillkor Kontering (Lev) Se kapitlet Modulen Fakturering tidigare i den här manualen för information om den här inställningen. I den här inställningen anger du vilka konton och momskoder som automatiskt ska användas i dina leverantörstransaktioner (d.v.s. leverantörsfakturor och utbetalningar). De används när konton eller momskoder saknas på annat ställe (t.ex. i artiklar, artikelgrupper, leverantörer eller leverantörsgrupper som används i transaktionen). För en utförligare beskrivning av hur Hansa väljer konton och momskoder, se kapitel Hansa och ditt företag i manualen Introduktion. Konton som anges i den här inställningen måste finnas definierade i registret Konton, annars kommer Hansa inte att kunna skapa några verifikat. Om du har valt att importera en av de färdiga kontoplanerna i Hansa, kommer de flesta fält i inställningen Kontering (Lev) redan vara ifyllda. Använder du en egen kontoplan eller har ändrat i den föreslagna, måste du kontrollera och eventuellt ändra så att rätt konton är angivna. Inställningen Kontering (Lev) har tre delfönster. För att titta på ett specifikt delfönster, klicka på flikarna som är markerade 1-3. De flesta fälten kräver att ett konto anges. Du kan använda funktionen Klistra in Special (Ctrl-Enter eller -Enter) för att hitta det korrekta kontot. Även på delfönster 3 kan funktionen Klistra in Special användas för att hitta de korrekta momskoderna. 10
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Kontering (Lev) Delfönster 1 Kontofält Leverantörsskulder När en leverantörsfaktura godkänns (d.v.s. bokförs i modulen Redovisning), krediteras dess värde inklusive moms mot kontot för leverantörsskulder. När en betalning mot fakturan registreras, kommer dess värde att debiteras mot samma konto. Kontot som anges här kommer därför att visa hur mycket ditt företag är skyldig vid en specifik tidpunkt. Här ska du ange det konto som du vill använda för leverantörsskulder. Om ett annat konto har angivits för en specifik leverantör eller leverantörsgrupp är det kontot som kommer att användas. Prel. levskuld Det är möjligt att kontera en leverantörsfaktura mot ett preliminärt konto när den tas emot och sedan boka om skulden till det ordinarie kontot när leverantörsfakturan godkänns. Om du vill använda den funktionen, vilket gör att valet av kostnadskonto kan fördröjas, ange ett det preliminära kontot här. Kassa Kontot som anges här krediteras istället för kontot för leverantörsskulder varje gång en kassafaktura godkänns. Se avsnittet i kapitlet Fakturering som beskriver inställningen Betalningsvillkor för ytterligare information. 11
HansaWorld SMB Bankavgift Kassarabatt Kontot som anges här kommer inte att gälla om ett konto finns specificerat på kassafakturans betalningssätt. Ange kontot som ska debiteras med bankavgifter som kan uppstå i samband med utbetalningar. I de fall en leverantörsfaktura är kopplad till en kassarabatt och fakturan betalas i tid, kommer kontot som anges här att krediteras med rabattbeloppet. Kassarabatter specificeras i inställningen Betalningsvillkor (beskrivet i kapitlet Modulen Fakturering tidigare i den här manualen). Kryssrutor Objekt på levskuld Med den här kryssrutan markerad kommer de objekt som har angivits för leverantören att klistras in på delfönstret Övrigt i leverantörens samtliga fakturor. När leverantörsfakturorna godkänns kommer objekt angivna på delfönstret Övrigt att tilldelas debetposten mot kostnadskontot när ett verifikat skapas. Om den här kryssrutan är markerad kommer objekten även att tilldelas kreditposten mot leverantörsskuldskontot. Delsystemskontroll Markera den här kryssrutan om du vill använda funktionen delsystemskontroll för leverantörsreskontran. Det innebär att du inte kan kontera kontot för leverantörsskulder (t.ex. 2440) från något annat ställe än försystemet, i det här fallet modulen Leverantör. D.v.s. du kan inte använda kontot i manuella verifikat. Om du använder ett sådant konto kommer ett varningsmeddelande att visas. Den här funktionen kommer inte att förhindra dig från att registrera utbetalningar kopplade till leverantörsfakturorna i registret Verifikat. Men den kommer att förhindra dig från att felaktigt använda kontot för leverantörsskulder i andra typer av verifikat. För ytterligare information om den här rutinen, se beskrivningen av flik E i verifikatet i manualen Redovisning. 12
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Kontering (Lev) För att den här funktionen ska fungera måste du specificera vilka konton som ska inkluderas i kontrollen (d.v.s. konton som inte ska användas i registret Verifikat). Ange kontona i inställningen Kontrollkonton, delsystem i modulen System. Notera att den här kryssrutan används endast för att kontrollera att specificerade konton används vid kontering av leverantörsskulder. Motsvarande kryssruta finns i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering som utför samma kontroll för kundfordringar. Bokför moms Det här alternativet tillåter att moms bokförs från utbetalningar. Det här används i Lettland och för de som använder kontantmetoden (bokslutsmetoden) i Sverige. Om den här kryssrutan markeras måste ett konto specificeras som Preliminärt in för samtliga momskoder i inställningen momskoder. Användare av kontantmetoden ska även markera det här alternativet i inställningen Kontering (Kund) och specificera konton som Preliminärt ut för samtliga momskoder. Den här funktionen beskrivs mer detaljerat i avsnittet Momskoder manualen Redovisning. Mer info. på verifikat Använd det här alternativet om du vill att verifikaten som genereras automatiskt från leverantörsfakturor och utbetalningar även ska innehålla fakturanummer, förfallodag och leverantör (för leverantörsfakturor) eller utbetalningsnummer, betalningsdag och leverantör (för utbetalningar). Den här informationen kommer att klistras in under flik E på verifikatet. Den kommer endast anges på raden som är konterad motleverantörsskulder. Inställningen kan förändras för individuella leverantörsfakturor eller utbetalningar med kryssrutan som finns på respektive post. Objekt på à konto När en utbetalning registreras hämtas objektet från delfönstret Övrigt på leverantörsfakturan och anges på kontot för leverantörsskulder. På à konto- eller 13
HansaWorld SMB förskottsbetalningar finns ingen leverantörsfaktura som kan tillhandahålla objektet. Markera den här kryssrutan om du istället vill att objektet ska hämtas från delfönstret Konton på leverantören. Om kryssrutan inte är markerad kommer inget objekt att tilldelas på à kontooch förskottsbetalningar. Lev. objekt på lagerkonto När du registrerar en inleverans hämtas objekten på delfönstret Kommentar i leverantörsposten. Objekten kommer att tilldelas kreditkonteringen mot inköpskontrollkontot när ett verifikat skapas från inleveransen. Markera den här kryssrutan om du vill att objekten även ska tilldelas debetkonteringen mot lagerkontot. Uppdatera basvaluta vid fakturering, Uppdatera utländsk valuta vid fakturering När en faktura skapas från en inköpsorder kommer de här kryssrutorna att kontrollera vilka växelkurser som ska användas för basvalutan och den utländska valutan på delfönstret Valuta. Om inget av de här alternativen används kommer växelkurserna att kopieras från ordern. Om alternativen används kommer de senast registrerade kurserna för basvalutan och den utländska valutan att användas, fastän valutapriserna inte kommer att förändra sig. Det betyder att du fortfarande kommer att bli debiterad överenskomna priserna men fakturans värde i den lokala valutan (och därmed i bokföringen) kommer att skilja sig från orderns. Kräv användning av unika förskottsbet.nr Markera den här kryssrtuan om du vill säkerställa att unika förskottsnummer alltid används när registrering av förskottsutbetalningar görs (flik E). Separata rader per leverantör på bankkonto När du registrera en utbetalning med flera rader kommer verifikatet från utbetalningen vanligtvis innehålla en kreditkontering mot bankkontot. Markera den här kryssrutan om du vill att de här verifikaten ska innehålla separata kreditkonteringar för varje utbetalningsrad. Radtexten på varje kreditkontering kommer att visa leverantörsfakturanummer och leverantörsnamn. Den här funktionen ska användas om du vill att den här 14
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Kontering (Lev) informationen ska visas i registret Kontoavstämning (används för avstämning av bankkonton). Delfönster 2 Många av de konton som finns under delfönster 2 används när verifikat generas från leverantörsfakturor och utbetalningar med valutaberäkningar. I manualen Valutor beskrivs de här fälten mer detaljerat. Avskrivning, EMU Kursavskrivning De här kontona används i situationer där fakturor ska hanteras som fullt betalda även beloppet som tagits emot eller skickats skiljer sig från det som är utestående, och om skillnaden är inom en tillåten marginal. Skillnaden bokas mot kontot för avskrivning om den skickade valutan inte är medlem i EMU, annars används kontot för EMU kursavskrivning. I båda fallen ska den skickade valutan vara densamma som fakturans valuta. Den tillåtna marginalen anges på delfönstret Avrundning i valutaposten. Om det här görs på den lokala valutan, även för de som inte använder utländska valutor, kan funktionen användas för att på ett enkelt sätt skriva av små utestående belopp. Se avsnittet som beskriver delfönstren EMU och Avrundning av valutaposten i manualen Valutor för ytterligare information om den här funktionen. à konto Om du gör förskottsbetalningar eller à kontoutbetalningar till en speciell leverantör utan någon referens till en specifik faktura (vanligtvis innan du har mottagit leverantörsfakturan) kan du registrera dem i registret Utbetalningar med ett förskottsnummer på flik E på utbetalningen (en förskottsbetalning ) eller utan ett förskottsnummer (en à kontobetalning ). Du kanske vill använda ett specifikt konto för de här betalningarna. Specificera kontot här och markera kryssrutan à konto under delfönstret Villkor på leverantören. När en à 15
HansaWorld SMB kontoutbetalning registreras och godkänns kommer den att debitera det här kontot. Kontot på leverantören (delfönstret Konton ) eller på leverantörens leverantörsgrupp kommer att användas i första hand om det skiljer sig från det som har angivits här. Delfönster 3 Lev.fakt.inst Momskod inom landet, Momskod inom EU, Momskod utom EU Momskoderna styr vilka momskonton samt vilken procentsats som ska användas när leverantörsfakturor ska bokas i redovisningen. Momkodsposterna läggs upp i inställningen Momskoder i modulen Redovisning. Du kan specificera separata momskoder för varje konto. Här ska du ange vilken momskod som ska användas om ingen momskod finns angivet för kontot som används i leverantörsfakturan. Vanligtvis kommer det här vara momskoden som representerar större delen av ditt företags leverantörer. Du ska ange tre momskoder. Leverantörens zon (delfönstret Företag i leverantörsposten) kommer att styra vilken momskod som kommer att användas. Den här inställningen innehåller blandade valmöjligheter gällande registreringen av leverantörsfakturor. 16
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Lev.fakt.inst Kräv attest Med den här kryssrutan markerad kommer Hansa inte att tillåta att en leverantörsfaktura godkänns utan ett värde i fältet Attest. Varna för onormal kontering När du definierar konton i registret Konton (modulen System och Redovisning) ska du specificera om kontot normalt ska kontera kreditsidan, debetsidan eller båda. Om ett konto normalt konteras på t.ex. kreditsidan kommer en varning att visas om du försöker att debitera det här kontot i leverantörsfakturan. Varningen kommer inte att förhindra konteringen. Vill du att den här varningen ska visas, markera den här kryssrutan. Inköpsorderöverföringskontroll De här alternativen kontrollerar funktionen Faktura från menyn Funktioner för inköpsordrar, vilken används för att skapa leverantörsfakturor från inköpsordrar. Om du använder dig av Hansas instrastatdokument ska du välja det andra eller tredje alternativet. Intrastatdokumentet (beskrivet senare i det här kapitlet) listar artiklarna som har köpts in från leverantörer i andra EUländer. Det här dokumentet hämtar informationen från flik B på relevanta leverantörsfakturor. Om du använder det andra eller tredje alternativet kommer det här fälten att innehålla den nödvändiga informationen. 17
HansaWorld SMB Av samma anledning ska du välja det andra eller det tredje alternativet om du använder rapporten Inköpsorder periodisering eller alternativen Löpande eller Löpande per kontonummer i rapporten Inköpsorderstatus. Konsolidera artiklar till lev. kostnadskontot Om det här alternativet har valts, kommer samtliga artiklar på inköpsordern att grupperas på en enda rad i fakturan, vilket indikerar att de ska bokas mot samma kostnadskonto (hämtas från fältet Kostnadskonto på delfönstret Konton i leverantörsposten). Om artiklarna har olika momskoder på inköpsordern, kommer det att skapas en separat rad för varje momskod. Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsordern nedan, inte används, kommer endast de artiklar som har mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas i leverantörsfakturan. Om leverantören inte har tilldelats något kostnadskonto du inte att kunna skapa en leverantörsfaktura. Konsolidera per artikel och projekt Om du väljer det här alternativet kommer leverantörsfakturan att innehålla en separat rad för varje kombination av artikel/projekt som finns i Inköpsordern. Kostnadskontot kommer att vara inköpskontrollkontot från artikelns artikelgrupp (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering) eller det från delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Artikelnumren, projekten och antalen kommer att kopieras från inköpsorderraderna till lämpliga fält i leverantörsfakturan (på flik B). Om hela inköpsordern har tilldelats ett projekt (på delfönstret Villkor ), kommer även det att kopieras till samtliga rader i leverantörsfakturan. Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsorden (nedan) inte är markerad, kommer 18
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Lev.fakt.inst endast lagerförda artiklar som mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas på den första leverantörsfakturan som skapas från inköpsordern. Alla normala artiklar (oavsett om de tagit emot eller inte) kommer däremot att inkluderas på den första fakturan som skapas från inköpsordern. Om leverantören inte har tilldelats något kostnadskonto kommer du inte att kunna skapa en leverantörsfaktura, även om alla inköpsorderrader har deras egna inköpskontrollkonton. Överför varje rad separat Om det här alternativet valts kommer varje artikel (d.v.s. varje rad) på inköpsordern att få sin egen rad på leverantörsfakturan. Det här gör att det är möjligt att använda olika kostnadskonton. Kostnadskontona kommer att vara inköpskontrollkontot från flik B på inköpsordern, inköpskontrollkontot från artikelns artikelgrupp (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering) eller det som har angivits på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Artikelnumren, projekten och antalen kommer att kopieras från inköpsorderraderna till lämpliga fält i leverantörsfakturan (på flik B). Om hela inköpsordern har tilldelats ett projekt (under delfönstret Villkor ), kommer även det att kopieras till samtliga rader i leverantörsfakturan. Om kryssrutan Använd alltid antalet från inköpsorden (nedan) inte är markerad, kommer endast lagerförda artiklar som mottagits (d.v.s. de som finns med på en godkänd inleverans) att inkluderas på leverantörsfakturan. Alla normala artiklar (oavsett om de har tagits emot eller inte) kommer däremot att inkluderas på den första leverantörsfakturan som skapas från inköpsordern. Om leverantören inte har tilldelats något kostnadskonto kommer du inte att kunna skapa 19
HansaWorld SMB en leverantörsfaktura, även om alla inköpsorderrader har deras egna inköpskontrollkonton. Använd alltid antalet från inköpsordern Vanligtvis måste minst en inleverans godkännas innan en leverantörsfaktura kan skapas. Därför kan inte en artikel inte faktureras förrän den har tagits emot. Om du vill inkludera samtliga beställda artiklar i leverantörsfakturan, oavsett om de inte har levereras (även om inköpsordern inte har en enda relaterad inleverans), markera den här rutan. Det här gäller oavsett vilket av de tre alternativen ovan som har valts. Det här gäller samtliga artikeltyper: lagerförda, normala och tjänsteartiklar. Värdet för antalet inlevererade artiklar på flik C kommer inte att uppdateras när leverantörsfakturan skapas, vilket tillåter att artiklarna kan inlevereras när de tas emot. Inleveranser ska fortfarande registreras för att hålla lagersaldot uppdaterat: det här alternativet används endast för att leverantörsfakturor ska kunna registreras före varorna har tagits emot. Om du vill kunna skapa leverantörsfakturor för normala och tjänsteartiklar utan att behöva göra en inleverans först, men kräver ändå att inleverans ska ha registrerats för lagerförda artiklar innan de får faktureras, lämna det här alternativet omarkerat och markera alternativet Automatisk inleverans av tjänst- och normalartiklar i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Om du använder den här metoden kommer värdet på antalet inlevererade artiklar på flik C att uppdateras när en leverantörsfaktura skapas, alltså behöver ingen inleverans registreras. Returtangenten Här kan du bestämma hur markören ska bete sig när du trycker på Enter- eller Returtangenten i en leverantörsfaktura. Vill du att markören ska hoppa över fälten Objekt respektive Radtext markerar du dem här. Även om du har markerat de här alternativen kan du 20
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Lev.fakt.inst fortfarande komma till fälten via musen eller tabtangenten. Automatisk momsberäkning Markera den här kryssrutan om du vill att Hansa på varje leverantörsfaktura ska beräkna momsen automatiskt när ett belopp har angivits i fältet ATT BETALA (i leverantörsfakturan posthuvud). Beräkningen kommer att ske med procentsatsen som är angiven i fältet Momssats (nedan). Den här funktionen sparar tid om du ska registrera många leverantörsfakturor som för det mesta har samma momssatser. Fältet ATT BETALA kan snabbt registreras för samtliga leverantörsfakturor och momsberäkningen sker automatiskt. Om någon enstaka leverantörsfaktura har en annan momskod kan momsen ändras manuellt. Resultatet av beräkningen kommer att anges i fältet Moms i leverantörsfakturans posthuvud. Momsen som anges i det här fältet är momsen som kommer att bokföras (med undantag för om det här fältet lämnas tomt, då momsen angiven i Räknad moms, längst ner i fakturan, kommer att bokföras). Längst ner på leverantörsfakturan visas den räknade momsen, utifrån de momskoder som registrerats på de olika raderna. De båda momsfälten borde överensstämma om rätt moms har angivits. Momssats Ange här den momssats som ska användas för den automatiska momsberäkningen om kryssrutan ovan är markerad. Talet som anges här ska vara procentsatsen av beloppet ATT BETALA som representerar momsen. Du kan beräkna momssatsen med följande formel Momssatsen x 100 100 + Momssatsen Om momssatsen t.ex. är 25 %, ger formeln 2500/125 siffran 20, vilken ska anges här. 21
HansaWorld SMB Lev. grupper Leverantörer av samma typ kan grupperas med hjälp av leverantörsgrupper. Alla leverantörer som tillhör samma grupp kan tilldelas samma skuldkonto, vilket spar dig tiden att ange ett skuldkonto för varje specifik leverantör. När du väljer inställningen öppnas fönstret Leverantörsgrupper: Bläddra som visar de redan befintliga grupperna. Klicka på [Ny] för att registrera en ny post och klicka på [Spara] för att spara den. Kod Ange en unik kod som leverantörsgruppen kan identifieras med från leverantörsposten och andra ställen. Benämning Ange en text som beskriver leverantörsgruppen här. Skuldkonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Här anger du det skuldkonto som ska användas i verifikat som har genererats från leverantörsfakturor som har registrerats för leverantörer som tillhör den här gruppen. Om ett skuldkonto har angivits både för leverantören och leverantörsgruppen, kommer kontot angivet på leverantören att användas. Om inget skuldkonto har angivits varken på leverantören eller leverantörsgruppen, kommer kontot att hämtas från fältet Leverantörsskulder, à konto eller Kassa i inställningen Kontering (Lev). Om du använder funktionen för Delsystemskontroll, måste alla konton definieras som leverantörsskuldskonton innan de kan anges här. Delsystemskontrollen aktiveras på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev), och kontona definieras i inställningen Kontrollkonton, delsystem i modulen System. 22
Kapitel 2: Leverantör - Inställningar - Nummerserier lev.fakturor à konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Det här kontot används för leverantörer som du betalar i förskott till (à kontoutbetalning) för något som ännu inte har fakturerats. För att du ska kunna registrera en sådan utbetalning måste kryssrutan à konto markeras på leverantören (delfönstret Villkor ). När förskottsbetalningen registreras för en leverantör som tillhör den här leverantörsgruppen kommer kontot som anges här att debiteras istället för det normala leverantörsskuldskontot. När betalningen senare ska kvittas mot en av leverantörsfakturorna kommer det här kontot att krediteras och kontot för leverantörsskulder att debiteras. För mer information om à kontobetalningar eller förskottsfakturor, se avsnittet Förskottsutbetalningar och à konto senare i det här kapitlet. Om kontot för à kontoutbetalningar är specificerat direkt på en specifik leverantör, kommer det att användas istället för det konto som angivits här. Om inget konto finns angivet på leverantören eller på leverantörsgruppen, kommer kontot att hämtas från delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev). Nummerserier lev.fakturor Varje leverantörsfaktura har ett eget unikt löpnummer. När en ny leverantörsfaktura registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen nummerserie har angivits kommer leverantörsfakturanumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. När en nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönstret Ser.nr ). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Lev.Fakt nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik nummerserie kommer att använda den första angivna nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell faktura med hjälp av funktionen Klistra in Special. För varje nummerserie kan du bestämma om verifikat automatiskt ska skapas i modulen Redovisning när fakturor godkänns inom den specificerade 23
HansaWorld SMB nummerserien. Om du använder funktionen Klistra in Special i fältet Skapa trans. visas två alternativ; Generera verifikat och Generera ej verifikat. Välj det första alternativet om du vill att fakturorna ska skapa verifikat och det andra om de inte ska det. Egentligen kan du endast välja att verifikat inte ska skapas för specifika nummerserier, eftersom det är inställningen Försystem (modulen Redovisning) som i första hand styr om några verifikat ska skapas överhuvudtaget. D.v.s. du kan inte välja att skapa verifikat för en specifik nummerserie om det inte är inställt så i inställningen Försystem. Följande fönster öppnas om du dubbelklickar på Nummerserier lev.fakturor i fönstret Inställningar Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Nummerserier - utbetalningar Använd den här inställningen för att definiera nummerserier för utbetalningar. Du gör det på samma sätt som för leverantörsfakturor som beskrivs ovan. Se avsnittet Betalningssätt i kapitlet Modulen Fakturering för ytterligare information om inställningen Betalningssätt. 24
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer Registret Leverantörer I registret Leverantörer lagrar du information kring dina leverantörer, bestämmer vilken leverantörsgrupp de ska tillhöra och vilka betalningsvillkor de har. Registret kan öppnas både från modulen Leverantör och från modulen Inköp. Använd menyn Moduler för att välja en av de här modulerna och välj sedan Leverantörer från menyn Register eller klicka på [Leverantörer] i Huvudmenyn. Fönstret Leverantörer: Bläddra öppnas och visar de leverantörer som redan finns registrerade. Registrera en leverantör Klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-Enter (Windows och Linux) eller -Enter (Macintosh) för att registrera en ny leverantör. Alternativt kan du markera en leverantör som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Leverantör: Ny post visas, tomt om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade leverantören. Eftersom all information som lagras kring varje leverantör inte får plats i ett enda fönster har Leverantörsfönstret delats in i fyra delfönster. På varje delfönster finns ett gemensamt posthuvud. Posthuvudet innehåller leverantörsnummer, kortkod, leverantörsgrupp och namn. Det finns fyra namngivna flikar i posthuvudet. 25
HansaWorld SMB Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan de olika delfönstren. Posthuvudet visas alltid som en påminnelse vilken leverantör du arbetar med. Nedan beskrivs leverantörsfönstret fält för fält. Många av de uppgifter som behövs registreras på nya leverantörer kan klistras in med funktionen Klistra in Special. Funktionen visar dig alternativen i respektive inställning. Det anges i texten nedan när funktionen Klistra in Special kan användas. Inställningarna i modulen Leverantör beskrivs tidigare i det här kapitlet, medan inställningar eller register från andra moduler beskrivs i kapitlen som beskriver den lämpliga modulen. Posthuvud Lev. nr Ange en unik kod för den här leverantören. Du kan ange upp till 20 bokstäver och siffror i fältet. Hansa kommer att erbjuda ett nummer baserat på den senaste leverantörens kod. När posten har sparats kan leverantörsnumret inte förändras. Leverantörsnumret identifierar leverantören på andra ställen i Hansa. Kortkod Det här fältet kan användas som en alternativ identifiering av leverantören informationen som anges här kommer att visas i kolumnen Kortkod i fönstret Leverantörer: Bläddra. Företag med liknande verksamhet kan tilldelas samma kortkod för att de ska grupperas tillsammans i bläddrafönstret när de sorteras efter kolumnen Kortkod. Fältet kan innehålla upp till tio bokstäver eller siffror. Grupp Klistra in Special Inställningen Leverantörsgrupper, modulen Leverantör Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor Ange leverantörsgruppen som leverantören ska tillhöra. Leverantörsgrupperna gör det möjlig för dig att gruppera liknande leverantörer tillsammans. Alla leverantörer som 26
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer Namn tillhör samma leverantörsgrupp kan använda samma förinställda skuldkonto. På det här sättet spar du tid genom att inte behöva registrera ett skuldkonto för varje individuell leverantör. Ange leverantörens namn. Delfönster Kontakt Postadress Används i Inköpsordrar, Leverantörsfakturor Ange adressen som beställningar (inköpsordrar) och betalningar ska skickas till. Kontakt Används i Inköpsordrar Ange namnet på din huvudsakliga kontaktperson hos leverantören. Namnet kommer att överföras till inköpsordrar. Telefon, Telefax Ange leverantörens telefon- och telefaxnummer samt e- postadress här. 27
HansaWorld SMB Delfönster Villkor Underhållsfunktionen Uppdatera faxnummer i modulen System kan användas för att ta bort mellanslag och snedstreck från faxnumren för samtliga leverantörer. Det här är nödvändigt om du kommer att sända fax via faxservern, då faxnumret inte får innehålla något annat än numeriska tecken. Bet. villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Leverantör/Fakturering Används i Leverantörsfakturor För att underlätta registreringen av leverantörsfakturor anger du här vilket betalningsvillkor du normalt kommer att använda dig av på fakturor från den här leverantören. Inställningen Betalningsvillkor finns i både modulen Leverantör och Fakturering. Betalningsvillkoret i leverantörsfakturan ligger som grund för likviditetsprognoserna (utbetalningsprognos och likviditetsprognos) som finns tillgängliga i Hansa. Lev. villk Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order Används i Inköpsordrar Ange det leveransvillkor som ska gälla för leveranser som ska till ditt företag från den här leverantören. För varje leveransvillkor kan du definiera översättningar till olika språk. Språket som är angivet på leverantören kommer att styra vilken översättning som ska skrivas ut inköpsordrarna (beställningarna). Kreditgräns Om ditt företag har en begränsad kredit hos leverantören kan du ange den aktuella kreditgränsen här. 28
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer Lev. sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Används i Inköpsordrar Ange det sätt som leverantören vanligtvis levererar sina varor på. Exempel kan vara företagspaket eller bud, eller namnet på budfirman som levererar varorna. För varje leveranssätt kan du definiera översättningar till olika språk. Språket som är angivet på leverantören kommer att styra vilken översättning som ska skrivas ut på inköpsordrarna (beställningarna). Du kan även skapa olika versioner av inköpsorderdokumentet för varje leveranssätt, t.ex. med betalningsinstruktioner. För att göra det, ange leveranssättet i fältet Språk när du anger dokumentdefinitionen. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i manualen Introduktion. Factoring Vissa företag överlåter sin fordran enligt en faktura till ett factoringbolag. Du kan ange leverantörsnumret för den egentliga betalningsmottagaren, factoringföretaget, i det här fältet (factoringbolaget måste naturligtvis finnas med i leverantörsregistret.). Minsta ordersumma Ange minsta ordersumman som leverantören accepterar här. Fältet används endast i informationssyfte även om det kan visas i rapporten Inköpsorderstock. Vårt kundnummer Här kan du ange ditt företags kundnummer hos keverantören. Det kan skrivas ut på dokument från inköpsordrar. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor Ange signaturen på personen som ansvarar för kontakterna med den här leverantören. 29
HansaWorld SMB Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Säljgruppen hämtas från personkortet efter att du har angivit en säljare. à konto Stängd Delfönster Konton Markera den här rutan om du vill kunna göra förskottsoch à kontoutbetalningar till den här leverantören (d.v.s. innan du har tagit emot en faktura. Det här innebär att du kan registrera utbetalningar till leverantören utan att specificera en leverantörsfaktura. Innan förskotts- och à konto utbetalningar kan ske måste ett konto anges i fältet à konto på delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev). Det här kontot kan även specificeras under delfönster 2 på leverantörsgrupper eller på individuella leverantörer (delfönstret Konton ). Det här kontot kommer att debiteras med värdet av de här utbetalningarna. Markera den här kryssrutan om leverantören inte längre ska användas (leverantörsposter kan inte raderas om leverantörsfakturor och inköpsordrar har registrerats i deras namn). Stängda leverantörer kommer att visas i fönstret Leverantörer: Bläddra med inte i listfönstret Klistra in leverantör. Du kommer inte att kunna registrera inköpsordrar och leverantörsfakturor för stängda leverantörer. En stängd leverantör kan när som helst öppnas igen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Upp till 20 objekt separerade med kommatecken kan tilldelas varje leverantör. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. 30
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer När du registrerar en leverantörsfaktura från den här leverantören kommer objektet som angivits här att klistras in i fältet objekt på delfönstret Övrigt I leverantörsfakturan om kryssrutan Objekt på levskuld är markerad i inställningen Kontering (Lev). I de verifikat som skapas från fakturan kommer de här objekten att tilldelas debetposterna mot kostnadskontona och kreditposten mot leverantörsskuldskontot. När ett verifikat skapas från inleveranser emottagna från den här leverantören kommer objekten som är angivna här att tilldelas kreditkonteringen mot inköpskontrollkontot. Om kryssrutan Lev.objekt på lagerkontot är markerad i inställningen Kontering (Lev) kommer de även att tilldelas debetkonteringen mot lagerkontot. Bankgiro Leverantörens bankgironummer. Uppgiften används vid utskrift av betalningsuppdrag, avier samt vid filöverföring av betalningsuppdrag. Skuldkonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Om du vill använda ett särskilt leverantörsskuldkonto i redovisningen för en viss leverantör anger du det här. Om du lämnar fältet tomt kommer skuldkontot att hämtas från leverantörens leverantörsgrupp (om lämpligt) eller från delfönster 1 inställningen Kontering (Lev). Postgiro Leverantörens postgironummer. Uppgiften används vid utskrift av betalningsuppdrag, avier samt vid filöverföring av betalningsuppdrag. Kostnadskonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Leverantör/System När leverantörsfakturor från den här leverantören registreras kan du bestämma att ett specifikt kostnadskonto automatiskt ska anges på raderna i leverantörsfakturorna. Det här kan vara användbart för leverantörer som säljer specifika tjänster som t.ex. el- eller telefontjänster. Leverantörsfakturor från sådana leverantörer ska ofta debiteras samma konto varje gång. 31
HansaWorld SMB Om du vill att ett specifikt kostnadskonto ska anges automatiskt på leverantörens fakturor, ange kontonumret här. Notera att det här fältet måste innehålla ett värde om du planerar att skapa leverantörsfakturor från inköpsordrar. Bank Klistra in Special Inställningen Banker, modulen Leverantör Ange leverantörens unika bank här. Används b.l.a. vid utlandsbetalningar. à konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Om du gör förskottsbetalningar eller à kontoutbetalningar till en speciell leverantör utan någon referens till en specifik faktura (à konto utbetalning), kanske du vill använda ett specifikt konto för de här betalningarna. Specificera kontot här och markera kryssrutan à konto under delfönstret Villkor på leverantören. När en förskottsbetalning eller en à kontoutbetalning registreras kommer den att debitera det här kontot. När leverantörsfakturan senare registreras och kopplas mot den här utbetalningen kommer samma konto att krediteras istället för kontot för leverantörsskulder. Se avsnittet à konto- och förskottsutbetalningar senare i det här kapitlet för ytterligare beskrivning. Kontot som är angivet här kommer att gälla före kontot angivet i leverantörens leverantörsgrupp samt på delfönster 2 i inställningen Kontering (Lev). Sortering Ange sorteringsnumret (branschnummer) som leverantörens bank har. Sorteringsnumret kommer att överföras till leverantörsfakturor (delfönstret Övrigt ) och utbetalningar (flik H) som registreras för leverantören. Det här underlättar betalningar som sker mellan olika banker. 32
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer Delfönster Företag Kommentar Här kan du ange ytterligare kommentarer kring leverantören. Varning Texten som anges här kommer att visas som en varning varje gång en inköpsorder eller en leverantörsfaktura registreras för den här leverantören. Org.nr Om leverantören är ett aktiebolag, ange deras organisationsnummer här. Momsreg.nr Det är viktigt att momsregistreringsnumret anges för de leverantörer som är inom EU, eftersom informationen krävs för EU:s momsrapporter. När en post sparas kontrolleras det att momsregistreringsnumret inte redan har används i någon annan leverantör. Om systemet varnar för att momsregistreringsnumret redan finns kan du leta reda på dubbletten med hjälp av rapporten Leverantörslista (specificerad). Land Klistra in Special Inställningen Länder, modulen System Specificera koden för det land som leverantören tillhör. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Används i Leverantörsfakturor och inköpsordrar Ange leverantörens språk här. En del av informationen som visas i leverantörsfakturaposten och som skrivs ut på dokument, t.ex. kontonamn, betalningsvillkor och leveransvillkor kommer att skrivas ut med den lämpliga 33
HansaWorld SMB översättningen, om översättningen har gjorts i lämpliga register och inställningar. Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor, verifikat Specificera valutan som leverantörens fakturor skickas i. När manuella inköpsordrar registreras kommer priserna att konverteras från den lokala valutan till den valutan som har specificerats här med den överenskomna växelkursen. När inköpsordrar skapas med funktionen Skapa inköpsordrar kommer valutan som är specificerad här att användas. Hansa kommer att förhindra att inköpsordrar, leverantörsfakturor och utbetalningar görs i någon annan valuta än den som har specificerats. Lämna det här fältet tomt om du vill ha möjlighet att använda fler än en valuta för leverantören. När en valuta har specificerats i det här fältet och om leverantören har använts i någon typ av transaktion, bör den här valutan inte förändras. Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Momskoden som anges här refererar till en momskodspost i inställningen Momskoder i modulen Redovisning. Den bestämmer vilken momssats som debiteras från den här leverantören och vilket momskonto som ska debiteras. När en leverantörsfaktura eller inköpsorder registreras för den här leverantören, kommer momskoden som är angiven här att gå före den som är angiven i inställningen Kontering (Lev), men finns en momskod angiven på ett specifikt konto kommer den att gå först. På samma sätt kommer momskoden som angivits här gå före den i inställningen Kontering (Lev) när du skapar en leverantörsfaktura för den här leverantören från en inleverans. Om en specifik artikel har angivits med en annan momskod kommer den att går före. Om kryssrutan Automatisk momsberäkning är markerad i 34
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer inställningen Lev.fakt.inst i modulen Leverantör, kommer momsen att beräknas på det övergripande värdet från inleveransen med momssatsen som angivits i inställningen. Annars kommer momsen att beräknas med hjälp av momskoderna på varje rad. Zon Används i Inköpsordrar, leverantörsfakturor, verifikat Här anger du i vilken zon leverantören är verksam. Inställningen kommer att användas för att kontrollera att momsberäkningen blir rätt och bestämmer även valet av momskonto. Olika momskoder kan kopplas till varje Zon på delfönster 3 i inställningen Kontering (Lev) I modulen Leverantör. Momsreg. Förändra en leverantör Det är viktigt att momsregistreringsnumret anges för de leverantörer som är inom EU, eftersom informationen krävs för EU:s momsrapporter. När en post sparas kontrolleras det att momsregistreringsnumret inte redan har används i någon annan leverantör. Om systemet varnar för att momsregistreringsnumret redan finns kan du leta reda på dubbletten med hjälp av rapporten Leverantörslista (specificerad). Hansa innehåller en funktion som kontrollerar formatet på momsregistreringsnumret som anges här. Formatet ska stämma överens med inställningen för landet som leverantören tillhör. De korrekta formaten för varje Lland ska registreras i inställningen Momsnummerformat i modulen System. Om fältet Land lämnas tomt kommer formatet för landet som finns angivet i inställningen Företagsdata, att användas. Finns inget land angivet där, kommer ingen kontroll av momsnumret att göras. På grund av den här funktionen, säkerställ att du anger leverantörens land ovan, innan du registrerar momsnumret. Leverantörsregistret måste hållas aktuellt hela tiden och kommer därför att behöva uppdatera. 35
HansaWorld SMB I fönstret Leverantörer: Bläddra, som visas när leverantörsregistret är öppet, är leverantörerna automatiskt sorterade i leverantörsnummerordning. Du kan ändra sorteringen genom att klicka på någon av rubrikerna. Den understrukna rubriken är den aktuella sorteringen. För att söka efter en specifik leverantör, ange den text som du vill hitta i Sökfältet i övre delen av fönstret till höger och tryck på Returtangenten. Texten ska avse den sortering du har valt: du måste t.ex. ha sorterat på namn innan du kan skriva in text som avser leverantörsnamnet. Alternativt, nummer om du ska söka på leverantörsnummer. För att förändra informationen på en leverantör, dubbelklicka på leverantören i bläddrafönstret. Leverantörskortet kommer att öppnas i fönstret Leverantörer: Inspektera. Fälten i det här fönstret är desamma som i fönstret Leverantörer: Ny post, vilka beskrivs ovan. Gör de nödvändiga förändringarna. Du kan förflytta dig mellan delfönstren med hjälp av returtangenten eller piltangenterna. Klicka på [Spara] för att spara leverantören när du är färdig. Radera en leverantör Välj och öppna en av leverantörerna på samma sätt ovan. Välj Radera från menyn Post. Leverantören är borttagen. Notera att om inköpsordrar eller leverantörsfakturor har registrerats för den här leverantören, kan den inte raderas. Tänk på Du kan inte ångra raderingen av en leverantör. Menyn Funktioner Funktionsmenyn för leverantörer visas ovan. Menyn är tillgänglig från fönstret Leverantörer: Bläddra. Markera en leverantör i listan innan du väljer funktionen. Du kan även markera en grupp leverantörer genom att markera den första leverantören i gruppen och sedan hålla ned Shifttangenten och klicka på den sista leverantören i gruppen. Välj sedan funktionen. 36
Kapitel 2: Leverantör - Registret Leverantörer Leverantörsstatus Funktionen Leverantörsstatus ger dig en omedelbar rapport som visar den markerade leverantörens eller leverantörernas tidigare fakturor, utbetalningar och inleveranser. Den visar även den totala omsättningen och de utestående beloppen. Om du har tillgång till modulen CRM kan ytterligare information läggas till i rapporten, t.ex. en lista över nyliga inleveranser och inköpsordrar samt månatliga inköpssiffror för det senaste året. Använd inställningen Leverantörsstatusrapport för att kontrollera vilken information som ska visas i rapporten för olika användare. Varje användare kan ges olika rapportdefinitioner. 37
HansaWorld SMB Registret Leverantörsfakturor I registret Leverantörsfakturor sparas alla inköp som ditt företag har gjort. Varje gång ett inköp har gjorts kommer du att ta emot en leverantörsfaktura från leverantören. Fakturan ska registreras i registret Leverantörsfakturor. Det här registret används för ett antal olika saker: Leverantörsfakturan är leverantörens fordring på ditt företag för inhandlade varor eller tjänster. Obetalda leverantörsfakturor i registret ligger till grund för dina likviditetsprognoser, och Varje leverantörsfaktura kan skapa ett verifikat i redovisning, vilket i sin tur genererar de övergripande siffrorna för kostnader och skulder i dina månatliga och årliga rapporter. Verifikaten skapas helt automatiskt och kräver inget som helst arbete från din sida. Det kan registreras fyra olika typer transaktioner av i registret Leverantörsfakturor: 1. Vanliga leverantörsfakturor tas emot efter att varorna har levererats eller efter att tjänster har utförts och innan betalning har skett. Betalning av sådana fakturor ska ske i registret Utbetalningar, vilket beskrivs senare i det här kapitlet. 2. Kassafakturor representerar betalning som sker i samband med att arbetet har utförs. När en kassafaktura registreras i registret Leverantörsfakturor kommer Hansa att hantera den som redan betald, så därför behöver ingen post i registret Utbetalningar registreras för sådan fakturor. Hansa ser även till att summan bokas rätt i redovisningen (kreditering av kassakontot istället för leverantörsskuldskontot). 3. En handpenning betalas innan en faktura har tagits emot. Dessa registreras som ett förskott i registret Utbetalningar. Förskotten kan sedan kopplas mot leverantörsfakturan när den tas emot vid ett senare datum. Alternativt kan de registreras som Kassafakturor, beskrivet under punkt 2 ovan. 4. Kreditfakturor används för att korrigera misstag i leverantörsfakturor eller för att ta bort felaktigt registrerade fakturor. De är i praktiken negativa fakturor som minskar dina leverantörsskulder och kostnader. Hansa skapar som vanligt automatiskt verifikat med de rätta konteringarna. 38