Hur manualerna är organiserade

Transkript

1 HansaWorld SMB Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux och PocketPC 2002 Introduktion och installation Modulen System 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved

2 Förord HansaWorld SMB innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERPsystem för Windows, Macintosh, Linux och PocketPC2002. HansaWorld SMB har utformats för att göra din administration och bokföring så enkelt och effektiv som möjligt. Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen. Text inom raka parenteser [Spara], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.

3 Hur manualerna är organiserade Introduktion Fakturering Leverantör Redovisning Valutor Order Inköpsorder Varulager Inventarier Utlägg Offerter Avtal Tidsredovisning Serviceorder CRM E-post Butik Innehåller kapitlen Introduktion och installation, Gränssnitt, Konteringsprinciper, Börja arbeta, Kunder, Artiklar och priser samt modulen System (separerade på vår hemsida). Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Grundläggande bokföring. Verifikat och budget Flervaluta i alla moduler Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Kontering, avskrivningar, omvärderingar Betalningar till och från anställda Skicka offerter, återkoppling, rapporter Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Hantering av servicelager, fakturering och garantier. Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev och mailshots. Tidsmål. Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat Kassasystem

4

5 Innehåll Innehåll Förord... II Hur manualerna är organiserade... III Kapitel 7: Modulen System Inställningar Introduktion Aktiva användare Automatik Avrundning Avrundning, valuta Basvaluta Basvaluta, kurser Databasnyckel Datum och nummer Datum och exportfiler...15 Företagsdata Delfönster Reg...17 Delfönster Typsnitt...18 Generella val Kontrollkonton, delsystem Konvertering Master, Konvertering - Konton Konvertering - Master, Konvertering - Aktivitetstyper Konvertering - Master, Konvertering - Artiklar Konvertering - Master, Konvertering - Kunder Konvertering - Master, Konvertering - Kundklassifikationer Konvertering - Master, Konvertering - Valutakoder Lokal maskin Låsningar Länder Löpnummerdefault Lösenordsinställningar Perioder

6 HansaWorld SMB Räkenskapsår Skrivare Dokumentdefinition när olika skrivare ska användas Installation av printerserver Installation av faxserver Språk Stilar Systemanvändning Säljgrupper Veckor Visningsgrupper Åtkomstgrupper Logga in Systemadministratör Spärra konton Registret Företag...63 Lägga upp företag Arbeta med flera företag Admin-klient Registret Personer...67 Posthuvud Delfönster Åtkomst Delfönster Projekt Delfönster Ser.nr Delfönster Provision Menyn Funktioner Öppna e-postlåda Ändra lösenord Att göra lista Kalender Skapa e-postlåda Registret Konton...75 Visa alla konton på skärmen Söka efter ett konto Inspektera eller förändra ett konton Posthuvud Delfönster Blandat Delfönster Texter Lägga upp ett konto

7 Innehåll Radera konton Utskrift av kontoplanen Registret Objekt Lägga upp, inspektera, ändra och radera objekt Använda objekt - ett exempel Flerdimensionella objekt Registret Valutor Växelkurser Registret Dokumentmallar Redigera objekt Textobjekt...85 Linje och Ram...86 Fält...86 Bild...87 Menyn Funktioner Egenskaper...88 PC Skrivare...89 Kopior...89 Lägg underst...89 Visa alla, Endast första, Endast mellan, Endast sista, Endast en sida...89 Enkel- och flersidiga dokument Utskrift av dokumentmallar Funktioner som är relaterade till dokumentmallar Registret Aktiviteter Underhåll Introduktion Skapa verifikat Ta bort gamla transaktioner Sänd och ta emot e-post Uppdatera faxnummer Dokument Rapporter Introduktion Aktiviteter, personer

8 HansaWorld SMB Användaraktiviteter Användarlista Företagsinfo Postkontroll Systemdokumentation Transaktionskontroll Växelkurser Import Automatiskt Automatisk, manuell filsökning Export Introduktion Databastextbackup, Företagstextbackup Återskapa från backup Klienttextbackup Återställa från en klienttextbackup Grunddata Artikelbasregister Basregister Trans.register Trans.register (period) Rådata Kör tidstyrd backup Inställningar

9 HansaWorld SMB Modulen System

10 HansaWorld SMB Kapitel 7: Modulen System Inställningar Introduktion Modulen System innehåller inställningar och register som används av de andra modulerna, inklusive registren Konton och Objekt. Det är även här som administrationen av användare, inklusive behörigheter till systemet, utförs. Följande inställningar finns tillgängliga i modulen System 10

11 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Aktiva användare Aktiva användare Automatik För att förändra en inställning, försäkra dig om att du befinner dig i modulen System genom att använda menyn Moduler. Klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Fönstret Inställningar öppnas, se ovan. Dubbelklicka sedan på den lämpliga inställningen i listan. Den här inställningen visar vilka användare som är inloggade i Hansa (fleranvändarinstallation). Den här inställningen styr vilka dokument som ska skrivas ut med automatik i modulerna Order, Fakturering och Varulager. Dokumenten som omfattas av den här inställningen är orderbekräftelse, internorder, följesedel, fraktetiketter och faktura. Det är förinställt att inga dokument skrivs ut med automatik. För dokumenten orderbekräftelse och internorder kan du välja att få utskrift varje gång en ny post sparas för första gången och varje gång en förändring sker i ordern. För dokumenten följesedel och faktura kan du få en automatisk utskrift när posterna godkänns och sparas. Om alternativen en per artikelrad eller en per artikel har valts för fraktetiketter, kan du förhindra att de skrivs ut för vissa artiklar. Det gör du genom att tilldela artiklarna, som du inte vill ska skrivas ut, en artikelgrupp som har kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter för denna grupp markerad. Fakturor kan även skrivas ut med automatik om de skapas med funktionen Faktura från menyn Funktioner i ett avtal. Fakturorna kommer inte att vara godkända vilket innebär att de kommer att skrivas ut med texten Provutskrift. Slutligen kan kontantfakturor skrivas ut med automatik från modulen Kassaapparat när de godkänns och sparas. 11

12 HansaWorld SMB Avrundning I den här inställningen anger du hur olika beräkningar ska avrundas. Inställningen används av offerter, inköps- och säljordrar samt kund- och leverantörsfakturor. De belopp som läggs till eller dras av i samband med avrundningen kommer att konteras på kontot för öresutjämning som anges i inställningen Kontering (Kund). Det här kontot används i verifikat som skapas både från modulen Fakturering och från Leverantör. Total De här alternativen används för att ange hur summor och totaler ska avrundas (d.v.s. inklusive moms) i fakturor, ordrar, inköpsordrar och offerter där ingen valuta har specificerats eller där deras valuta inte finns registrerat i inställningen Avrundning, valuta. 12

13 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Avrundning Moms De här alternativen ger dig möjlighet att använda en annan avrundning för moms. Den här regeln gäller offerter, ordrar, fakturor, inköpsordrar och leverantörsfakturor utan valuta eller med en valuta som inte finns registrerad i inställningen Avrundning, valuta. FIFO De här alternativen ger dig möjlighet att bestämma hur beräkningen av FIFO-värden i rapporten Lagerlista ska avrundas. Rabattberäkning De här alternativen ger dig möjlighet att avgöra hur rabatten ska beräknas i Hansa (d.v.s. i offerter, ordrar, inköpsordrar, fakturor, avtal, servicerapporter, och projektbudgetar). Under vissa omständigheter (där à priset är lågt och antalet är högt) ger de två alternativen olika resultat vid avrundningen. Om alternativet Värderabatt har markerats kommer rabatten att beräknas efter att à priset har multiplicerats med antalet. Om alternativet Prisrabatt har markerats kommer rabatten att beräknas på à priset innan det multipliceras med antalet. Om du t ex. tar emot en order på artiklar med à priset 0,05 och med 25 % i rabatt. Med alternativet Värderabatt kommer den beräknade rabatten att bli 250: x 0,05 = % av 1000 = 250 Med alternativet Prisrabatt kommer den beräknade rabatten att bli 200: 25% av 0.05 avrundat till två decimaler blir x är 200 Momsberäkning Här ska du ange hur momsen ska avrundas. Per momskod En delsumma beräknas för varje momskod som används i transaktionen. Delsummorna rundas sedan av enligt inställningen Avrundning, valutor eller enligt alternativen ovan (vilket som är lämpligt). Delsummorna adderas sedan för att producera momstotalen. Per rad Momsbeloppen för varje individuell transaktionsrad avrundas enligt inställningen Avrundning, valutor eller enligt alternativen ovan (vilket som är lämpligt). Momsbeloppen adderas sedan för att producera den totala momsen. 13

14 HansaWorld SMB Notera att transaktionsradens summa först avrundas enligt inställningen Avrundning, valuta eller med två decimaler (vilket som är lämpligt) innan momsberäkningen utförs. Klicka på [Spara] för att spara förändringarna och stänga, eller i stängningsrutan för att stänga utan att spara. Avrundning, valuta Basvaluta Basvaluta, kurser Databasnyckel Se manualen Valutor för information om inställningen. Se manualen Valutor för information om inställningen. Se manualen Valutor för information om inställningen. Se avsnittet Databasnyckel i första kapitlet av den här manualen för en beskrivning av den här inställningen. Datum och nummer Använd den här inställningen för att säkerställa att Hansa använder det datum- och nummerformat som du föredrar. 14

15 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Datum och nummer Internt är Hansa fullt ut år 2000-säkert. Alla datum sparas med århundrade (t.ex ). Om kryssrutan för århundrade är markerad, kommer Hansa att visa århundrade i datumet som anges, du behöver däremot inte ange de två extra siffrorna för århundrade när du registrerar, utan det läggs till automatiskt. Om du skriver i ett datumfält kommer Hansa att ändra det till när markören byter fält. I nuvarande version av Hansa, måste kryssrutan för datum med århundrade vara markerad för att textbackuper och andra exportfiler från Hansa ska innehålla datum med århundrade. Om rutan inte är markerad kommer alla datum att exporteras utan århundrade. Det här kommer att skapa problem om du vid ett senare tillfälle läser in en textbackup eller någon annan exportfil som innehåller datum på båda sidor om sekelskiftet. Vår rekommendation är därför att kryssrutan för århundrade alltid är markerad. Det säkerställer att Hansa läser in och exporterar datum på ett korrekt och sekelskiftessäkert sätt, både internt och vid kommunikation med andra applikationer. Oavsett när den här inställningen förändras kommer effekten visas omedelbart i hela systemet med ett undantag. Förändrimngar av någon av separatorena kommer inte att påverka automatkonteringarna i modulen Redovisning, utan de måste förändras manuellt. I ett fleranvändarsystem är inställningen Datum och nummer ovanlig på det sättet att om en förändring i inställningen sker från en klientmaskin, kommer den inte att sparas i databasen på servern. På det här sättet kommer inte inställningen att påverka andra klienter. Om du vill förändra datum- och nummerformatet på servern måste du antingen arbeta på själva servern eller logga in som en Admin-klient från en klientmaskin. Mer information om Admin-klient finns i avsnittet som beskriver registret Företag senare i det här kapitlet. Även om det är möjligt att ha ett annat datum- och nummerformat på klienten än vad som finns på servern, rekommenderas det normalt inte. Om datumformaten skiljer sig från varandra kan ibland datumen inte visas på ett korrekt sätt. Om separatorerna skiljer sig från varandra kan automatkonteringar som innehåller formler med decimaler producera oväntade resultat. Datum och exportfiler Var noggrann om du ska öppna en exportfil från Hansa med Microsoft Excel och om du ska förändra den och sedan importera den till en nya databas. Under vissa omständigheter kommer Excel, när textfilen öppnas, konvertera några av fälten som verkar vara datum till sitt eget interna datumformat. Där du förväntar dig att se ett datum i kalkylbladet kan du ett nummer som t.ex. 15

16 HansaWorld SMB När kalkylbladet sparas som en textfil igen kommer de här värdena inte att konverteras tillbaka till datumformat. Om du importerar en sådan fil i Hansa kommer datumen att bli felaktiga. För att undvika det här problemet, säkerställ att du använder dig av det tredje steget i Excels textimportguide för att markera alla importkolumner som Text -format (håll ner Shifttangenten och markera alla kolumner och välj sedan Text som kolumndataformat) Företagsdata Filer som skapas med exportfunktionerna Databastextbackup, Företagstextbackup och Klienttextbackup kan inte öppnas i Excel eftersom de inte är textfiler. I den här inställningen anger du uppgifter om ditt företag, till exempel namn, adress, telefon- och faxnummer, bank- och postgiro o.s.v. Den här informationen används vid utskrift av olika dokument. För att öppna inställningen Företagsdata, dubbelklicka på Företagsdata i listfönstret Inställningar. Fönstret Företagsdata: Inspektera öppnas. 16

17 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Företagsdata Förutom företagsnamn, adress etc, ska inställningen ska följande information anges i inställningen Delfönster Reg PG/BG Företagets huvudsakliga bankkontonummer ska anges här. Den här informationen kan skrivas ut på lämpliga dokument, t.ex. fakturor. PG kundnr Här anges företagets kundnummer hos Postgirot, vilket används vid betalningar via fil. Land Klistra in Special Inställningen Länder, modulen System Här ska du ange landet SE för att veckorna ska visas i kalendern. ANA kod Här ska det unika numret som tilldelats ditt företag av Article Numbering Association (ANA) anges. Det krävs om du ska använda modulen EDI (Electronic Data Interchange). Kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information. 17

18 HansaWorld SMB Delfönster Typsnitt Teckenuppsättning Det här fältet används för att kontrollera sorteringen i Hansa. I Sverige ska den vara angiven med 5. I andra länder där alfabetet skiljer sig från det svenska, kan sorteringen enligt ASCII producera en lista som inte är sorterad i korrekt alfabetisk ordning. Det här fältet används för att undvika sådana problem. Lagkod Det här fältet används för att försäkra sig om att Hansa fungerar enligt lagarna i landet som det används i. I Sverige ska siffran 5 vara angiven. DB kodning Om du vill använda Hansa till att sända och ta emot e- post ska det här fältet sättas till mac om servern använder en PowerPC-processor (d.v.s. en AS/400, AIX, Macintosh, zseries). Om servern är Intel-baserad ska fältet lämnas tomt. Def. E-postkodning Alla e-postbrev är kodade för att skydda specialtecknen i texten. Det är gör det möjligt för mottagarna att läsa dessa tecken så som de vara skrivna. Om du använder Hansa till att sända och ta emot e-postbrev kommer standarden ISO (Wester European) att användas om du lämnar det här fältet tomt. Om du behöver annan sorts kodning, ange den här. 18

19 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Generella val Generella val Datafont/Rapportfont/Rapportfontstorlek De här ger dig möjlighet att välja olika typsnitt för bildskärmen respektive rapporterna. Om ingenting är angivet här används Hansas förinställda typsnitt. De typsnitten är valda för att ge bästa möjliga läsbarhet och ska endast ändras om det finns en god anledning. Spara genom att klicka på [Spara] eller stäng fönstret utan att spara genom att klicka i stängningsrutan. Använd den här inställningen för att specificera hur rabatten ska beräknas i Hansa (i avtal, fakturor, offerter, ordrar, servicerapporter och i projektbudgetar). Dubbelklicka på Generella val i listfönstret Inställningar i modulen System för att öppna fönstret Generella val: Inspektera När en rabatt på 10% anges på ett à pris på 200,00 kommer de olika alternativen producera följande resultat: Rabatt (200 x 10%) = 180 Marginalfaktor 200 x 10% = 20 Påslag % (200 x 10%) = 220 Bekräfta inställningen genom att klicka på [Spara] eller avbryt genom att stänga fönstret med stängningsrutan. Notera att den här inställningen inte påverkar inköpsordrar, vilka alltid använder metoden Rabatt. Kontrollkonton, delsystem I den här inställningen anger du vilka konton som ska kontrolleras av funktionen Delsystemskontroll. Den här kontrollen aktiveras genom att kryssrutan för Delsystemskontroll på delfönster 1 markeras i inställningarna Kontering (Kund) respektive Kontering (Lev). 19

20 HansaWorld SMB Funktionen förhindrar användare från att manuellt kontera de specificerade kontrollkontona på verifikat i modulen Redovisning. Istället kommer de här kontona endast att kunna konteras från försystemen, t.ex. via en faktura eller inbetalning. Om du försöker att kontera ett kontrollkonto direkt från redovisningen (i registret Verifikat) kommer du att få ett felmeddelande. Den här funktionen förhindrar dig inte från att registrera in- och utbetalningar i verifikaten med funktionen under flik E. Men den kommer att förhindra dig från att använda kundfordrings- och leverantörsskuldskontona av misstag och felaktigt i andra typer av verifikat. För ytterligare information om registrering av in- och utbetalningar i verifikat, se avsnittet som beskriver flik E av verifikaten i manualen Redovisning. De konton som är specificerade på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund)/(Lev) är automatisk skyddade när den här funktionen aktiveras. Alla andra konton som du vill ska vara en del av delsystemskontrollen (d.v.s. konton som inte ska kunna användas i registret Verifikat) måste anges i den här inställningen. Dubbelklicka på Kontrollkonton, delsystem i listfönstret Inställningar. Fönstret Kontrollkonton, delsystem: Inspektera öppnas. För varje rad ska en kontokategori anges i fältet Kod. Två kontokategorier är giltiga: 1 = konton för kundfordringar och 2 = konton för leverantörsskulder. I fältet Konto anger du kontot som du vill skydda från manuell kontering. Använd vid behov Klistra in Special. Texten i kolumnen Typ anges av programmet beroende på vilken kontokategori som har valts under kolumnen Kod. Klicka på [Spara] för att spara och stänga, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara. Om du försöker att kontera eller förändra en kontering till ett skyddat konto kommer följande felmeddelande att visas 20

21 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Konvertering Master, Konvertering - Konton Om du använder funktionen Delsystemkontroll och behöver definiera separata kundfordringskonton för varje kundkategori, måste dessa konton först anges i den här inställningen. Samma gäller för leverantörsskuldskonton i leverantörer och leverantörsgrupper. Konvertering Master, Konvertering - Konton De här inställningarna tillåter dig att flytta alla poster från ett eller flera konton till ett annat konto. Vi säger att du har använt konto 3014 för försäljning av en viss produkt, och av någon anledning vill du använda konto 3015 istället. Den här inställningen tillåter att konto 3014 ändras till 3015 på alla ställen där konto 3014 finns angivet, alltså i alla gamla transaktioner, så att de visas under det nya kontot i rapporter etc. Det kan även användas för att byta ut en hel kontoplan, t.ex. från EUBAS95 till EUBAS2003. För att göra en kontokonvertering följ nedanstående steg: 1. Exportera en databastextbackup på hela din databas och gå ut ur Hansa. 2. Flytta Hansas databasfil ( Hansa.HDB ) från mappen/katalogen som innehåller dina Hansaapplikationer. Filerna DBDEF.txt och DEFAULT.txt måste dock ligga kvar i mappen. 3. Starta Hansa igen. Eftersom det nu inte finns någon databasfil ( Hansa.hdb ), kommer en ny databas att skapas. Ange ny företagsinformation i dialogrutan (en kod och ett namn är tillräckligt): klicka på [Spara] och dubbelklicka på det nya företaget i listan Välj företag. 4. När fönstret Tillgängliga importfiler visas, stäng det genom att klicka i stängningsrutan. Du ska inte importera någonting ännu. 5. Välj System från menyn Moduler och sedan Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Konvertering - Konton. Ange de gamla och de nya kontonumren ett efter ett i fönstret som visas i illustrationen. Spara inställningen genom att klicka på [Spara]. 21

22 HansaWorld SMB Om du har gjort en omfattande konverteringstabell, exportera gärna en textbackup innan du gör någonting annat med databasen. Den är bra ifall du senare upptäcker att du har glömt ett konto. På så sätt behöver du inte göra om hela tabellen, utan du behöver bara importera textbackupen och justera tabellen där den var felaktig.) 6. Välj Konvertering Master från listfönstret Inställningar och markera kryssrutan Konvertera konton. Spara inställningen genom att klicka på [Spara]. 7. Välj Import från menyn Arkiv och importera textbackupen genom att använda rutinen Automatiskt eller Automatisk, manuell filsökning. Avsluta och starta om Hansa om så anges. 8. Rutinen kommer att byta nummer på kontoposter i registret Konton enligt informationen angiven i inställningarna. T.ex. konto 3014 kommer att få det nya numret Om kontot 3015 redan finns kommer det gamla kontot (3014) att tas bort. Kontrollera i registret Konton att konverteringen har skett, att nya konton har lagts till och att gamla har tagits bort. 22

23 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Konvertering - Master, Konvertering - Aktivitetstyper 9. Ta fram rapporten Huvudbok för ett av de nya kontona och kontrollera att alla transaktioner har blivit konverterade enligt dina förväntningar. 10. Du måste nu kontrollera och ändra i samtliga rapportdefinitioner i modulen Redovisning. 11. Gå tillbaka till inställningen Konvertering - Master i modulen System och avmarkera kryssrutan Konvertera konton. 12. Gå även tillbaka till inställningen Konvertering - konton och radera alla rader. Under importen av textbackupen, kommer samtliga fält som innehåller ett kontonummer i alla transaktionsregister att ändras enligt konverteringstabellen (t.ex. fakturor, leverantörsfakturor och säljorder). Det gäller även för alla inställningar som innehåller fält för kontonummer (inklusive Kontering (Kund), Kontering (Lev) och Betalningsvillkor). Notera att om din databas innehåller fler än ett företag kommer konverteringen att göras i samtliga företag. Om du endast vill konvertera ett enskilt företag, följ ovanstående beskrivning med följande förändringar: i. Innan steg 1, och när du arbetar i företaget som konvertering ska ske i, ange de gamla och det nya kontonumren, ett efter ett i inställningen Konvertering konton. Kontrollera att inställningen är tom i de övriga företagen, eller om du vill att en annan typ av konvertering ska ske i ett annat företag, ange de lämpliga kontona där. ii. Hoppa därefter över steg 5. Om inställningarna Konvertering konton är tomma i alla företag när den ursprungliga databasen exporteras i steg 1 kommer eventuella konverteringar vid importen att avgöras av vad som är angivet under punkt 5. Om något av företagen innehåller information i inställningen Konvertering konton vid exporten från den ursprungliga databasen, kommer information i det företaget endast att kunna skrivas över av information som angivits under punkt 5. Det är därför viktigt att tömma inställningen Konvertering konton efter konverteringen i alla företag under punkt 12 eftersom det inte sker med automatik. Om du inte gör det kan nästa konvertering få oväntade resultat. De ytterligare fem alternativen i inställningen Konvertering - Master beskrivs i de följande avsnitten, medan de två sista alternativen beskrivs i manualen Valutor. Konvertering - Master, Konvertering - Aktivitetstyper De här inställningarna tillåter dig att förändra aktivitetstyperna i samtliga aktiviteter. Vi säger att du har använt aktivitetstyp S och av någon 23

24 HansaWorld SMB anledning vill du istället använda aktivitetstyp ST. Den här inställningen tillåter dig att förändra aktivitetstyp S i samtliga tidigare registrerade aktiviteter med den aktivitetstypen till aktivitetstyp ST. Aktiviteterna kommer att visas under den nya aktivitetstypen i samtliga rapporter. Följ nedanstående beskrivning för att konvertera aktivitetstyper: 1. Exportera en databastextbackup på hela din databas och gå ut ur Hansa. 2. Flytta Hansas databasfil ( Hansa.HDB ) från mappen/katalogen som innehåller dina Hansaapplikationer. Filerna DBDEF.txt och DEFAULT.txt måste dock ligga kvar i mappen. 3. Starta Hansa igen. Eftersom det nu inte finns någon databasfil ( Hansa.hdb ), kommer en ny databas att skapas. Ange ny företagsinformation i dialogrutan (en kod och ett namn är tillräckligt): klicka på [Spara] och dubbelklicka på det nya företaget i listan Välj företag. 4. När fönstret Tillgängliga importfiler visas, stäng det genom att klicka i stängningsrutan. Du ska inte importera någonting ännu. 5. Välj System från menyn Moduler och sedan Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Konvertering - Aktivitetstyper. Ange de gamla och de nya aktivitetstyperna, en efter en, i fönstret som visas i illustrationen. Spara inställningen genom att klicka på [Spara]. 6. Välj Konvertering - Master från listfönstret Inställningar och markera kryssrutan Konvertera aktivitetstyper. Spara inställningen genom att klicka på [Spara]. 24

25 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Konvertering - Master, Konvertering - Aktivitetstyper 7. Välj Import från menyn Arkiv och importera textbackupen genom att använda rutinen Automatiskt eller Automatisk, manuell filsökning. Avsluta och starta om Hansa om så anges. 8. Rutinen kommer att förändra aktivitetstyperna på samtliga aktiviteter med den gamla aktivitetstypen, enligt informationen angiven i inställningarna. T.ex. aktiviteter med aktivitetstypen S kommer att tilldelas aktivitetstypen ST. På alla ställen där den gamla aktivitetstypen har använts (t.ex. i inställningen Tidsmål) kommer också att förändras. Om aktivitetstypen ST existerade i inställningen Aktivitetstyper i den gamla databasen, kommer den gamla aktivitetstypen S att raderas- Om ST inte fanns i den gamla databasen kommer den gamla aktivtetstypen få sin kod förändrad från S till ST. 9. Gå tillbaka till inställningen Konvertering - Master i modulen System och avmarkera kryssrutan Konvertera aktivitetstyper. 10. Gå även tillbaka till inställningen Konvertering - Aktivitetstyper och radera alla rader. Notera att om din databas innehåller fler än ett företag kommer konverteringen att göras i samtliga företag. Om du endast vill konvertera ett enskilt företag, följ ovanstående beskrivning med följande förändringar: i. Innan steg 1, och när du arbetar i företaget som konvertering ska ske i, ange de gamla och det nya aktivitetstyperna, en efter en i inställningen Konvertering - Aktivitetstyper. Kontrollera att inställningen är tom i de övriga företagen, eller om du vill att en annan typ av konvertering ska ske i ett annat företag, ange de lämpliga aktivitetstyperna där. ii. Hoppa därefter över steg 5. 25

26 HansaWorld SMB Om inställningarna Konvertering - Aktivitetstyper är tomma i alla företag när den ursprungliga databasen exporteras i steg 1 kommer eventuella konverteringar vid importen att avgöras av vad som är angivet under punkt 5. Om något av företagen innehåller information i inställningen Konvertering - Aktivitetstyper vid exporten från den ursprungliga databasen, kommer information i det företaget endast att kunna skrivas över av information som angivits under punkt 5. Det är därför viktigt att tömma inställningen Konvertering - Aktivitetstyper efter konverteringen i alla företag under punkt 12 eftersom det inte sker med automatik. Om du inte gör det kan nästa konvertering få oväntade resultat. Konvertering - Master, Konvertering - Artiklar Inställningarna Konvertering - Master och Konvertering - Artiklar kan användas för att byta ut numret på en artikelpost. T.ex. kan artikelnumret bytas ut till och även alla transaktioner, så som offerter, ordrar, fakturor, ut- och inleveranser kommer att uppdateras. För att göra det här, följ de numrerade stegen som är beskrivna i avsnittet Konvertering - Aktivitetstyper ovan fast använd istället för Konvertering - Artiklar samt markera kryssrutan Konvertera artiklar i inställningen Konvertering - Master under punkt 6. Konvertering - Master, Konvertering - Kunder Inställningarna Konvertering - Master och Konvertering - kunder kan användas i stort sett på samma sätt som beskrivits ovan för aktivitetstyper för att förändra kundnumret på en kundpost. T.ex. kan kundnummer 001 förändras till 002, och samtliga transaktioner såsom offerter, fakturor och aktiviteter kommer också att förändras. Följ beskrivningen i ovanstående avsnitt för att konvertera kunder, men använd istället inställningen Konvertering - kunder istället för Konvertering - Aktivitetstyper och med följande förändringar: i Under punkt 5, inställningen Konvertering - Kunder kan användas för att utföra en enkel konvertering av kundnummer så som redan beskrivits ovan. Den kan även användas för att lägga till ett prefix eller suffix framför det befintliga kundnumret, enligt följande: Gamla Nya Resultat + A A kommer att placeras framför alla kundnummer - A A kommer att placeras i slutet av alla kundnummer Prefixet eller suffixet kommer att läggas till samtliga kundnummer i databasen. 26

27 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Konvertering - Master, Konvertering - Kundklassifikationer ii Under punkt 6, markera kryssrutan Konvertera kunder istället för Konvertera aktivitetstyper. iii Rutinen kommer att konvertera alla gamla kundnummer till det nya (i kundregistret och i transaktionsregistrena). Om det nya kundnumret (002 i exemplet) existerade som en post i registret Kunder innan konverteringen kommer det gamla kundnumret (001) att tas bort. I det här fallet kommer kundnumret i transaktionsregister som ordrar och fakturor att ändras till det nya kundnumret, men kundnamnet i de här posterna kommer inte att ändras till namnet på den nya kunden. Om den nya kunden inte hade existerat i den gamla databasen hade den gamla kunden fått sitt kundnummer förändrat från det gamla (001) till det nya (002). Konvertering - Master, Konvertering - Kundklassifikationer Inställningarna Konvertering - Master och Konvertering Kundklassifikationer kan användas för att byta ut klassifikationerna i kunder, kontaktpersoner och i kundbrev. Även inställningen Kundklassifikationer kommer att uppdateras. För att göra det här, följ de numrerade stegen som är beskrivna i avsnittet Konvertering - Aktivitetstyper ovan fast använd istället för Konvertering - Kundklassifikationer samt markera kryssrutan Konvertera kundklassifikationer i inställningen Konvertering - Master under punkt 6. Konvertering - Master, Konvertering - Valutakoder Lokal maskin Inställningarna Konvertering - Master och Konvertering - Valutakoder kan användas för att byta ut valutakoden på en valutapost. Även alla transaktioner, så som offerter, ordrar, fakturor och verifikat kommer att förändras. För att göra det här, följ de numrerade stegen som är beskrivna i det föregående avsnittet, fast med inställningen Konvertering - Valutakoder istället för Konvertering - Aktivitetstyper samt markera kryssrutan Konvertera valutakoder i inställningen Konvertering - Master under punkt 6. Den här inställningen används för modulen Kassa för att identifiera de olika kassaterminalerna. När en kontantfaktura sparas första gången kommer koden för den lokala maskinen kopieras till fältet på delfönstret Datum. 27

28 HansaWorld SMB Låsningar Inställningen gör det möjligt att låsa en period för att förhindra vidare registrering av nya transaktioner eller korrigeringar av befintliga verifikat. Låsningen görs genom att ett datum anges. När det är gjort kan inga nya transaktioner skapas med datum före det angivna datumet. Eftersom låsningen görs genom att ett specifikt datum anges, måste låsningen av månader eller perioder göras i kronologisk ordning. Hansa tvingar dig inte att låsa månader eller perioder, men möjligheten finns om det skulle behövas. Lås verifikat Om ett datum är angivet i det här fältet, kan inga verifikat skapas med ett datum tidigare än det angivna datumet. Det här fältet påverkar endast verifikat som skapas i modulen Redovisning Om du upptäcker att ett verifikat innehåller felaktigheter med ett tidigare datum än låsningen, måste korrigeringen ske med hjälp av funktionen Korrektionsmarkering. Se avsnittet Korrektionsmarkering i manualen Redovisning. Om du försöker spara ett verifikat med ett datum som är samma eller tidigare än det angivna i fältet Lås verifikat, visas följande meddelande 28

29 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Låsningar Varna verifikat Om det finns ett datum angivet i det här fältet kommer en varning att visas om verifikatet har ett datum som är samma eller tidigare än det angivna datumet. Inställningen gäller endast för verifikat som registreras i registret Verifikat i modulen Redovisning. Om du försöker spara ett verifikat med ett datum som är samma eller tidigare än det angivna datumet i inställningen, kommer följande varning att visas Ej preliminära verifikat Om funktionen Preliminära verifikat är aktiverad (det görs i inställningen Verifikatinst. i modulen Redovisning) och ett datum har angivits i det här fältet, kommer endast de verifikat som har en transaktionsdag efter det angivna datumet fortfarande behandlas som preliminära verifikat (d.v.s. förändringsbara). Verifikat med en transaktionsdag som är samma eller före det angivna datumet kommer inte att kunna förändras. Om datumet för Ej preliminära verifikat är senare än datumet för Låsta verifikat är det möjligt att registrera verifikat mitt emellan de två datumen. Verifikat med transaktionsdag mitt emellan kommer att betraktas som ett ej preliminärt verifikat så fort det har sparats. Verifikatet går alltså inte att förändra. Lås övriga register Om ett datum är angivet i det här fältet kommer inga poster i något av Hansas register att kunna registreras med samma eller ett tidigare transaktionsdatum än det angivna datumet. Det här gäller det samtliga register med undantag från registren Fakturor och Leverantörs- 29

30 HansaWorld SMB fakturor som har separata fält i den här inställningen, se nedan. Varna övriga register Lås fakturor Varna fakturor Om ett datum är angivet i det här fältet kommer en varning att ges om någon post i något av Hansas register registreras med ett samma eller ett tidigare transaktionsdatum än det angivna datumet. Som tidigare gäller det här samtliga register med undantag från registren Fakturor och Leverantörsfakturor. Om ett datum är angivet i det här fältet kommer inga fakturor att tillåtas registreras med samma eller ett tidigare transaktionsdatum än datumet som är angivet här. Om ett datum är angivet i det här fältet kommer en varning att ges för fakturor som registreras med samma eller en tidigare transaktionsdag än datumet som är angivet här. Lås lev.fakturor Om ett datum är angivet i det här fältet kommer inga leverantörsfakturor att tillåtas registreras med samma eller en tidigare transaktionsdag än datumet som är angivet här. Varna lev.fakturor Om ett datum är angivet i det här fältet kommer en varning att ges för leverantörsfakturor som registreras med samma eller en tidigare transaktionsdag än datumet som är angivet här. Tänk på Efter att en period är låst kan du inte registrera eller förändra några transaktioner med samma eller ett tidigare datum. Ta bort transar före I normala fall finns det ingen möjlighet att ta bort verifikat eller godkända poster från transaktionsregistren. Det kan dock vara nödvändigt i speciella situationer att ta bort sådana transaktioner, kanske p.g.a. utrymmesbrist på hårddisken. 30

31 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Låsningar Tänk på För att sådana transaktioner ska kunnas tas bort måste ett datum anges i det här fältet. Det kommer bara att vara möjligt att ta bort verifikat och poster från Hansas transaktionsregister som har en transaktionsdag som är samma eller tidigare än det som angivits här. Du kan radera individuella poster med hjälp av funktionen Radera från menyn Post och grupper av poster med hjälp av underhållsfunktionen Ta bort gamla transar. Den sistnämnda funktionen tar endast bort poster med transaktionsdatum som är samma eller tidigare än datumet för Ta bort transar före som angivits här. Den här funktionen ska användas med stor försiktighet och säkerställ att du har en backup innan du tar bort någon information. Varna när det skapas poster med ett äldre datum än de existerande posterna Använd den här funktionen om du vill bli varnad när en post registreras i ett register där det redan finns poster med senare datum. De redan existerande posterna behöver inte vara godkända för att systemet ska ge en varning. Följande felmeddelande kommer att visas Eftersom det är en varning kommer du kunna spara och godkänna den nya posten. När du har angivit datum i något av fälten ovan kommer du vanligtvis endast att kunna förändra datumen framåt i tiden. Du kommer inte att kunna ändra dem bakåt i tiden. När en period eller månad är låst ska du skriva ut och arkivera alla styrningsrapporter (d.v.s. balans- och resultaträkning etc.) och därför är det inte lämpligt att perioden öppnas och att nya transaktioner läggs till. Men ibland, under speciella omständigheter kan det vara lämpligt att ändra det låsta datumet bakåt i tiden. Om du vill göra det måste du tillhöra en 31

32 HansaWorld SMB åtkomstgrupp som ger full åtkomst till åtgärden Tillåt ändringar av låsningar Åtkomstgrupper beskrivs senare i det här kapitlet. Länder Den här inställningen används för att definiera den korrekta stavningen på varje lands namn på olika språk. Landnamnet kan användas för att skapa korrekt affärsdokument på flera olika språk. Dubbelklicka på Länder i fönstret Inställningar för att se de länder som redan finns registrerade. Dubbelklicka på en av posterna, t.ex. FIN för att öppna posten för Finland. 32

33 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Löpnummerdefault Löpnummerdefault Använd funktionen Klistra in för att ange språkkoden för varje rad tillsammans med den lämpliga översättningen. I Hansa kan du ange flera olika nummerserier som används för att generera verifikatnummer, fakturanummer, ordernummer o.s.v. Om inget annat är specificerat, kommer Hansa att automatiskt tilldela transaktionen nästa lediga nummer i den överst definierade nummerserien inom perioden. Om du använder nummerserier kan du i den här inställningen specificera vilka nummerserier som ska vara förinställda när nya poster skapas i registren. Hansa kommer att bortse från den här inställningen om den aktuella användaren har en nummerserie specificerad på delfönstret Ser.nr i registret Personer. Inställningen ska användas med eftertänksamhet. Om ett nummer som specificeras här inte finns i inställningen för nummerserier, kommer löpnummer inte att tilldelas automatiskt till poster som skapas registret. Det innebär att poster som skapas från andra delar i systemet, t.ex. fakturor som skapas från ordrar eller från modulen Projekt, inte kommer att skapas alls i den här situationen. Det här är ett vanligt problem när nummerserierna är kopplade till perioder, som t.ex. kalenderår, och perioden tar slut. Om du inte använder nummerserier, kommer Hansa normalt att starta numreringen av transaktionerna från 1. 33

34 HansaWorld SMB Klicka på [Spara] för att spara förändringarna och stänga fösnstret, eller i stängningsrutan för att stänga utan att spara. Lösenordsinställningar Den här inställningen ger dig möjlighet att sätta upp regler kring lösenord. Reglerna kommer att gälla lösenorden som har tilldelats varje personpost (som gör det möjligt för användare att logga in i Hansa) och varje kundpost (som gör det möjligt för kunder att logga in i din webshop). Dubbelklicka på Lösenordsinställningar i listfönstret Inställningar i modulen System för att öppna fönstret Lösenordsinställningar: Inspektera Ange dina krav för lösenorden och bekräfta inställningarna genom att klicka på [Spara] eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan. När ett lösenord förändras kommer alternativet Kontrollera gammalt lösenord att säkerställa att det nya lösenordet skiljer sig från det gamla. Alternativet Bokstav kommer att kräva att lösenordet innehåller minst en versal bokstav. Perioder I den här inställningen kan du ange perioder som du ofta använder vid rapportering. Om du använder Klistra in Special i fältet Period på ett 34

35 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Räkenskapsår rapporturval kommer en lista med de perioder som angivits i den här inställningen att visas. Om du t.ex. vill producera månadsrapporter kan du definiera varje månad i inställningen. Räkenskapsår Väl sparad, kan koden användas som ett kortkommando för att välja en rapportperiod. Om vi tar perioderna som är illustrerade ovan ska du ange 1 i fältet Period i ett rapporturvalsfönster när du vill att rapporten ska visa perioden : För att lägga till en period i inställningen, klicka i den första tomma raden och ange den information som är nödvändig. Klicka på [Spara] för att spara och stänga, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara några förändringar. Notera att perioden som finns angiven på den första raden kommer att förinställd i samtliga urvalsfönster som kräver periodangivelse. Du kanske därför behöver ändra den översta raden lite då och då för att perioden som anges automatiskt på rapporterna ska vara användbar. För att ta bort en gammal period, klicka på radnumret till vänster och tryck på backstegstangenten. För att lägga till en ny period (överst eller mellan två befintliga), klicka på radnumret till vänster och tryck på Entertangenten. En ny rad kommer att läggas till ovanför den markerade. Hansa har en flerårig databas. I den här inställningen kan du definiera flera räkenskapsår. För varje räkenskapsår måste en kod anges. Räkenskapsåret kan omfatta 6 till 18 månader. Koden som du anger för varje år kommer att användas som ett prefix framför de verifikat som registreras i modulen Redovisning. Notera att åren alltid ska registreras i kronologisk ordning så som visas i exemplet. Du ska inte lägga till nya räkenskapsår längst upp i listan och du 35

36 HansaWorld SMB ska inte ta bort tidigare räkenskapsår. Du ska heller inte göra några förändringar i ett räkenskapsår efter att transaktioner har registrerats i det. Hansa kommer att varna dig om du försöker spara transaktioner på ett datum som ligger utanför räkenskapsåren som är definierade i den här inställningen. Skrivare Den här inställningen gör det möjligt att använda andra skrivare än standardskrivaren som är vald i Kontrollpanelen (Windows) eller i Väljaren (Macintosh). Inställningen Skrivare gör det möjligt att styra utskrifterna till en annan skrivare. Det här kan vara praktiskt om du t.ex. vill skriva ut alla rapporter till en laserskrivare och alla fakturor till en matrisskrivare som skriver ut på förtryckta fakturamallar. Skrivarna som definieras här används för utskrift av dokument. Rapporter skrivs alltid ut till skrivaren som är specificerad på första raden i den här inställningen. Om inställningen konfigurerar enligt rekommendationen nedan kommer det här att vara datorns standardskrivare (definieras i Kontrollpanelen (Windows) eller i Väljaren (Macintosh)). Windowsanvändare kan styra rapporter till specifika skrivare genom att öppna listan med rapporter, markera en av dem i listan, välja Utskriftsformat från menyn Arkiv och sedan där välja en skrivare. Genom att dubbelklicka på Skrivare i fönstret Inställningar öppnas fönstret Skrivare: Inspektera. Det här fönstret visar de skrivare som redan finns definierade. För att lägga till en ny skrivare, ange information om skrivaren i den första lediga raden och klicka sedan på [Spara] för att spara. Klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara. 36

37 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Skrivare Om ingen skrivare finns definierad, kommer Hansa att använda sig av den förvalda skrivaren i Kontrollpanelen (Windows) eller Väljaren (Macintosh) för både rapporter och dokument. Det är den vanligaste inställningen i enanvändarinstallationer av Hansa. Skrivaren som anges på första raden ska vara den skrivaren som du vill ska användas som förvald. Den kommer att användas för de dokument i Hansa där ingen skrivare har specificerats. Det rekommenderas att den här raden lämnas tom (utom koden) så som visas i illustrationen, vilket innebär att skrivaren som är vald i Kontrollpanelen (Windows) eller Väljaren (Macintosh) kommer att användas som standardskivare. För varje tillgänglig skrivare ska fälten kompletteras enligt nedanstående beskrivning: Skrivarkod Ange en lämplig kod för skrivaren. Vid definition av dokument kommer den här koden att användas för att tala om vilken skrivare som ska användas för utskrift av dokumentet (se exemplet nedan). Printserver IP & Port Ange den fullständiga TCP/IP-adressen för den dator som skrivaren är kopplad till. Om skrivaren är kopplad till en printerserver måste servern vara startad och Hansa vara igång. I det illustrerade exemplet är Skrivaren som kallas PSERVER kopplad till en printerserver med IP-adress , medan Skrivaren ACCT är kopplad till en dator med IP-adress Skrivaren DEFAULT har en blank IP adress, vilket betyder att skrivaren är kopplad till din egen dator. Den första raden i inställningen Skrivare ska alltid ha en tom IP-adress. 37

38 HansaWorld SMB Skrivarport Blank eller P LPT1 LPT5 COM1 COM5 TCP/IP-adressen för en specifik dator kan hämtas från den lämpliga inställningen i Kontrollpanelen. Hansas funktioner för printerservrar och den tredje kolumnen i matrisen beskrivs nedan. Ange porten till datorn som namngavs i det föregående fältet och som skrivaren är kopplad till. Följande värden kan användas. Om styrningen lämnas blank (eller med anges med P ) kommer den förvalda skrivaren att användas (d.v.s. den som valts i Kontrollpanelen eller i Väljaren). I det här fallet kommer den inbyggda skrivardrivrutinen att användas. För att skriva ut direkt till en parallellport på en Windowsmaskin, vilkens IP-adress har angivits i fältet Printserver TCP & Port, ange portnumret här (mellan LPT1 och LPT5). Den inbyggda skrivardrivrutinen kommer att förbises. För att skriva ut direkt till en seriell port på en Windowsmaskin, vilkens IP-adress har angivits i fältet Printserver TCP & Port, ange portnumret här (mellan COM1 och COM5). Den inbyggda skrivardrivrutinen kommer att förbises. I en del installationer av Windows NT4 är angivelsen av den seriella porten shiftlägeskänslig. Ibland kan com1 fungera bättre än om COM1 anges. LP0 - LP3 För att skriva ut direkt till en parallell port i en Linuxmaskin, vilkens IP-adress har angivits i fältet Printserver TCP & Port, ange det lämpliga portnumret här (mellan LP0 och LP3). 1 eller 5 För att skriva ut direkt till en skrivarport på en Macintosh, vilkens IP-adress har angivits i fältet Printserver TCP & Port, ange 1 eller 5 här. Använd 1 om skrivaren kommunicerar med 9.6kbps (standard) eller 5 om den kommunicerar med 57kbps. Den inbyggda skrivardrivrutinen kommer att förbises. F Det här anger att datorn vilkens IP-adress har angivits i fältet Printserver TCP & Port är en 38

39 Kapitel 7: Modulen System - Inställningar - Skrivare faxserver. I den tredje kolumnen i matrisen ska faxserverns port anges. Porten ska vara den som har specificerats i fältet Printserverport i registret Programinställningar på Hansas faxserver. I samtliga fall där en styrning (port) har angivits kommer Hansa att endast att skicka dokumentet som ASCII data till porten. Alla typsnitt och all information om formatet kommer att försvinna men fysiska positionen på sidan kommer att bibehållas, vilket förutsätter att sådana utskrifter sker på förtrycka dokument. Notera att om du har en skrivare installerad (som använder en drivrutin i Kontrollpanelen eller Väljaren) men ändå skriver ut till ett seriell/parallell port, kan drivrutinen störa direktutskriften från Hansa. Du kan prova att avinstallera skrivardrivrutinerna om du har problem med utskrifterna. Dokumentdefinition när olika skrivare ska användas Många av Hansas dokument kan definieras av användaren, en process som kan inkludera specificeringen av vilken skrivare som ska användas för vilket dokument. Du kanske vill att ett specifikt dokument alltid ska skivas ut på en speciell skrivare som finns på rätt plats. Följande exempel använder sig av fönstret Definition faktura för att illustrera processen. Proceduren kan användas för alla definierbara dokument. När alla tillgängliga skrivare har definierats i inställningen Skrivare så som det är beskrivet ovan, byt till modulen Fakturering och klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Markera Fakturor i listan med dokument och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Följande fönster öppnas 39