Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 1 Ny ekonomi 2016 Frågor och svar April maj 2015 Innehåll Översättning... 2 Kodsträngshantering i drift... 5 Finansiering/resursanskaffning/budget... 6 Utdata... 10 Övrigt... 11
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 2 Översättning När kan översättningsformuläret börja användas? Varför är vissa fält streckade i Access? När hämtas de aktiviteter som ska översättas i Access? Kommer aktiviteterna i Access att uppdateras löpande? Kan man lägga till nya aktiviteter i Accessformuläret (att börja använda 2016)? Under vilken tidsperiod har jag tillgång till Access-formuläret? Kan man byta kostnadsställe i översättningsarbetet? Visas även de verksamhetsgrenar som inte längre ska användas i formuläret? Visas även verksamhetsgren 10 och 30? Hur ska vi översätta dem? Kan man få ut rapport över den nya aktivitetsstrukturen (och den gamla som man arbetar med)? Kan jag få en översättningslista som även visar det nya riktiga aktivitetsnumret? Kan man i Raindance se hur den gamla kodsträngen från översatt aktivitet såg ut? Kommer översättningen ske även i Primula? Är det aktiva aktiviteter som ska översättas? Ska aktiviteter med nollsaldon översättas? Ska aktiviteter som enbart innehåller färdigavskrivna anläggningstillgångar översättas? Så fort alla detaljer kring översättningsreglerna är klara blir formuläret åtkomligt tillsammans med instruktioner. Översättningsformuläret är under uppbyggnad och det är exempelbilder som visas i utbildningsmaterialet. Fullständiga instruktioner kommer tillsammans med formuläret när det är färdigt. Det hämtas aktuell data dagligen.. Möjligheter undersöks. Svar kommer tillsammans med instruktionerna till formuläret. Från det släpps - enligt plan från mitten av juni till och med åtminstone september - Räkna med att arbeta med formuläret huvudsakligen under september., genom att fakulteten anmäler det till projektet. Prata med din fakultetsekonom., de visas överst i formuläret och blir med automatik översatta till rätt verksamhet vid översättningen. Vgren 24 till 21, 36 till 35 och 56 till 55. Nej, de kommer inte med i formuläret. Saldon på dessa kommer att hanteras separat enligt särskild instruktion., rapporter kommer att finnas. Inte under arbetet med översättningsformuläret, men efter de nya aktiviteterna har lästs in i Raindance i höst och då fått sina nummer., du kan i beskrivningstexten till de konverterade kodsträngssaldona se den översatta kodsträngen... Nej, endast de aktiva som har kodsträngssaldo ska översättas. De som behöver översättning kommer att ligga i översättningsformuläret., dessa aktiviteter ska översättas. Vi rekommenderar att man översätter aktiviteten till den nya aktivitet där verksamhet som tillgången används i ska bokföras.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 3 Vilken Orfi-rapport visar vilka anläggningstillgångar som finns på mitt kostnadsställe per aktivitet? Hur lång tid har jag på mig att städa bort aktiviteter som ska avslutas? Finns det någon begränsning i hur många aktiviteter som man kan slå ihop vid översättningen? Hur ska vi tänka om vi ska flytta aktiviteter från ett kostnadsställe till ett annat? Ska det göras under 2015 eller vid konverteringen? Finns det någon bra rapport (med verksamhetsgren) att ta ut i Orfi för att få en översikt över de aktiviteter som vi ska gå igenom? Om jag väljer att kopiera aktivitetsnamnet från Orfi till Raindance - kan jag då redigera det kopierade namnet? Hur ska jag tänka när jag namnsätter aktiviteter? Hur kan forskarna hitta rätt aktivitet? Använder de första siffrorna idag. Kan man lägga in siffror i aktivitetsbenämningen, t ex 32 för en viss forskargrupp? Om inget saldo på aktivitet vid årsskiftet, men kommer att behöva aktiviteten senare = översätts ej? Ska man då lägga upp en ny aktivitet när den då behövs? Hur namnsätter jag en aktivitet med bokföring på flera verksamheter imorgon så att Lupinanvändaren hittar rätt ny aktivitet? Finns det instruktioner till val av aktivitetstyp och konsekvenser av de olika valen? Rapport som heter "Kontroll anläggningstillgångar vid aktivitetsavslut". Rapporten visar vilka anläggningsnummer som finns och med information om kodsträng - även inventarieförda omsättningstillgångar. Enklast är att inte avsluta aktiviteter utan att översätta bort dem. Nej, bara de ligger på samma kostnadsställe och verksamhet. Om behov finns kontakta projekt Ny ekonomi 2016. Löses i särskild ordning. I EA-handboken 9.3.2 finns instruktion och exempel på hur Saldolista Flexibel kan tas ut för att se bokföring på aktivitet inklusive verksamhet vid avslut av aktivitet. Tänk att namnet ska fungera som stöd för att hitta rätt aktivitet vid kontering i t ex Lupin. Du behöver inte ta hänsyn till uppföljningsbehov vid namnsättningen summeringar, urval per projekt, projektledare, forskargrupp etc. löses istället genom information som kopplas till aktiviteten. Observera att namnet kan innehålla max 30 tecken. Med hjälp av aktivitetens namn. Observera att aktiviteterna i Lupin och Primula kommer att presenteras ihop med kostnadsställe liknande som dagens aktivitetsnummer., det går att använda både siffror och bokstäver. Översätts ej. Går bra att lägga upp i Raindance. Identifiera vilka fall som finns hos dig och vad som bokförs där. Ta med till möte med projekt Ny ekonomi 2016 så diskuterar vi lämpliga lösningar., det kommer att publiceras i samband med att översättningsformuläret läggs ut.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 4 Vilka nya fält kan jag ange i samband med översättningen, t ex projekt? När (senast) behöver Sektionen Ekonomi ha uppgifter till register över projekt och forskargrupp? Finns det väljlista till fältet Projektledare i aktivitetsupplägget? Kan jag välja en aktivitet med en annan verksamhet som Samfinansieringskälla? Vad ska man ange som samfinansieringskälla: gamla eller nya aktiviteten? Är det frivilligt att koppla kontraktsuppgifter till aktiviteterna? Nu har jag en aktivitet med flera kontrakt hur ska det hanteras i den nya modellen? Kostnadsställe behöver man kontakta sektionen Ekonomi även vid mindre förändringar? Är det möjligt med förkortningar i kostnadsställenamnet? Vi har ny institution på gång men beslutet fattas först i oktober hur ska vi hantera det? Hur översätts bokföring på vgren 24, 36, 56 - ska vi flytta myndighetskapital i förväg? Det kommer att finnas ett antal fält, t ex olika summeringsnivåer. Olika uppgifter beroende på aktivitetstyp, för bidrag t ex projektledare och kontrakt. Mer information kommer senast när översättningsformuläret läggs ut. Instruktioner har gått ut till fakultetsekonomerna. I översättningsarbetet hämtas uppgiften från ekontrakt. I drift kommer källan till registret vara Lucat., det kommer att fungera som i Orfi, t ex att du har en aktivitet på verksamhet 21 som samfinansieringskälla Den nya aktiviteten. Hitta den/de aktiviteter som du har som samfinansieringskälla idag och översätt dem först så kan du välja den/de nya aktiviteterna när du sedan översätter övriga aktiviteter., men utan kontraktsuppgifter får du inget stöd för automatisk beräkning och bokföring av samfinansiering och periodisering. Du kan heller inte använda rapporter i projektportalen optimalt. Obs! Beroende på hur tidplan och rutiner kring bokslut kommer att se ut så kan det bli obligatoriskt att vid vissa tidpunkter på året ha kompletterat med de uppgifter som behövs för beräkning av periodisering. Kostnader och intäkter kan bara följas upp mot ett kontrakt. I översättningsformuläret väljs ett kontrakt och de övriga presenteras i ett textfält., alla kostnadsställeöversättningar ska gå till sektionen Ekonomi. Även om numret är oförändrat ska alla benämningar gås igenom: max 30 tecken samt inte innehålla Avd, Inst f eller motsvarade.. Det viktigaste är att det blir ett namn som användare i Lupin, Primula, Kuben, EOS etc. förstår vad det står för - inom begränsningen 30 tecken. Informera projektet om planerna senast 1 juni och skicka in blankett om upplägg när beslut är fattat. Alla aktiviteter med vgren 24 översätts till vsh (verksamhet) 21 i översättningsformuläret. Vgren 36 till vsh 35 och vgren 56 till vsh 55. Ni ska inte flytta myndighetskapital i förväg.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 5 Hur bör man översätta/rätta om kapital finns på fel verksamhetsgren? g har kapital på nollaktiviteten, verksamhetsgren 55 sedan gamla systemet (före 10 och 30) hur kan jag hantera det? Kommer kundregistret att rensas vid översättningen? Om det beror på felbokföring ska man rätta den felbokförda intäkten/kostnaden. Om det bara finns kapital kvar (som är korrekt), översätt aktiviteteten till en ny aktivitet som är kopplad till samma verksamhet. Om kapital ligger på verksamhetsgren som inte ska användas mer på kostnadsstället: avvakta särskild instruktion om detta. Om det beror på felbokföring ska du rätta den felbokförda intäkten/kostnaden. Om det bara finns kapital kvar (som är korrekt), översätt aktiviteteten till en ny aktivitet som är kopplad till verksamhet 55. Om verksamhet 55 inte längre används på kostnadsstället: avvakta särskild instruktion om detta.. Kodsträngshantering i drift Kan man lägga upp aktiviteter innan man fått kontraktet? Går det att lägga till uppgifter i efterhand vid ett aktivitetsupplägg? Kan man bifoga fil till aktivitet t ex kontrakt? Varför kan vi inte lägga upp listan Projekt själv? Vad händer om två olika kostnadsställer lägger in samma benämning på Projekt? Kan jag ändra samfinansieringskälla för flera samfinansierade aktiviteter samtidigt? Får jag ändra aktivitetsnamnet själv? Går det över huvud taget att ändra? Kan jag ändra Projekt och aktivitetsnamnet i efterhand? Vad gör man om en aktivitet byter verksamhet?, utom vissa som kommer att vara obligatoriska, t ex kostnadsställe och verksamhet., en eller flera Varje benämning måste vara unik. Projekt "Ny Ekonomi" kommer att gå igenom så att varje benämning är unik innan de läggs upp., det går att göra i Raindance. Det är upp till varje fakultet att bestämma vilka ändringar som eventuellt kräver ett godkännande från någon med högre behörighet., så länge som det inte innebär en ändrad inriktning. Lägger upp ny aktivitet.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 6 Får jag själv avsluta aktiviteter i Raindance? Kommer det att gå att undanta vissa aktiviteter från att triggas av indirekta kostnader (med markering i upplägg)? Måste man kontera på alla dimensioner? Det är upp till varje fakultet att bestämma vilka ändringar som eventuellt kräver ett godkännande från någon med högre behörighet. Det kan också bli aktuellt att fortsätta med nuvarande rutin där sektionen Ekonomi avslutar., kan göras med hög behörighet av sektionen Ekonomi. Inte alltid, beror på typ av händelse. T ex finansiär anges alltid vid intäkt. Funktion är frivillig. Kodkomplettering vsh-kst går inte att ändra Kan jag ändra värden som kommer med automatik? Vilken motpart ska användas på Motpartskod 8000 - kommer att sättas med lönetransaktioner? automatik. Är ID-begreppet obligatoriskt i bokföringstypen för löneombokningar? Hur visas ID-begreppet i Raindance? en kombination av personnummer + anställningsnummer Kostnadsställe behöver i ekonomisystemet Nya kostnadsställenummer i samråd med inte ha någon logisk nummerordning Ladok. Ny version av Ladok kommer 2017 institutionsvis men vid Ladok-utsökningar då hela kostnadsställenumret kommer att behöver vi ha kostnadsställena i nr-ordning. användas. g skulle vilja märka upp ekonomiska händelser med t ex olika typer av resor (tåg, flyg). Finns benämning på konto även på engelska? Kontakta projekt Ny ekonomi 2016 för att diskutera bästa lösning. Ambitionen är att ha engelska namn på konton, kostnadsställen etc., och/eller på institution, kontogrupp etc., men det är inte högsta prioritet kan vara något som läggs till i ett senare skede. Finansiering/resursanskaffning/budget Fördelningen av anslag via 12-delar: Fakulteten vill kunna göra rättelser av fördelningen själv, på ett enklare sätt än idag (att skicka ner till sektionen Ekonomi). Går det att ändra texten på en artikelkod, ev. komplettera den? Går det att komplettera artikelregistret efterhand? Är det möjligt att ange mer text på kundfakturor? Rutinen kommer att ses över. När du valt artikel till en rad i fakturan kan du sedan komplettera radtexten., utöver det som hämtas från artikelregisteret går det att komplettera med egen text.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 7 Kan jag skicka en kundfaktura samma dag som den ställs ut? Då behövs inget godkännande av prefekt när man ställer ut kundfakturor och internfakturor? Vilket fakturadatum blir det på kundfakturan? Det ursprungliga fakturadatumet då den skapades, eller det då den skickades? Norsk myndighet vill ha e-fakturor, men det går inte idag. Kan jag få en bekräftelse på att min kundfaktura gått iväg? Datum? Hur långa är OCR-nummer som skapas i Kund? Kan man skriva ut fakturor för t.ex. arkivering på institutionen? Går det att välja att en faktura inte skickas till printtjänst om man istället vill bifoga fakturan med leverans av vara vid försäljning. Printtjänst vem betalar? Internfaktura skickas till institutionen? Varför bokförs inte rekvisition direkt på resultatkonton? Går det att få ut rekvisitionen i PDF och maila iväg den? Utredningskontot: ser ni över hanteringen av konferensavgifter på utredningskontot? Kan även Portokostnader gå med fil i Raindance istället för som idag med internfaktura? Internfakturor: Vi får ofta internfakturor med små belopp när det gäller porto, kan ni inte se över det? Ex. 2,90 Internfakturering blir det inte dubbel OH om man använder externa konton? Är det obligatoriskt att ange mottagarreferens vid utställandet av internfaktura? Följer bilagor med internfakturor till Lupin? Kommer jag att se internfakturor i min arbetslista i ekonomisystemet? Hur kommer rutinen se ut när det gäller felaktiga internfakturor? Kommer de att makuleras i Lupin som externa? Godkännande av kundfakturan sker på sektionen Ekonomi, hanteras och skickas dagligen. Nej, eftersom det finns ett godkänt underlag till grund, t ex avtal. Det datum då den skickades. Den europeiska standarden för e-faktura ska enligt e-fakturadirektivet vara tillgänglig senast 2017. Raindance kommer att utveckla Svefakturan under hösten 2015 med rätt format. Statusen ändras till Definitiv och fakturadatumet visas i rapport. 9 siffror Nej Kostnaden belastar central förvaltning - inte institutionen Det är inte förenligt med god redovisningssed att göra så. Det går bra. vi ser över rutinerna för detta. Eftersom detta inte är förgodkänt t ex i ett avtal så ska det gå via Lupin för attest. (Dessutom saknas uppgift om köparens kontering.) Utställande part måste se över rutiner för skapande av internfakturor. Löses via motpart. Nej. Nej, internfakturorna för mottagaren kommer att synas (aviseras) i Lupin., sektion Ekonomi makulerar vid behov alla typer av fakturor i Lupin.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 8 Kommer det att finnas intern kundfordran/leverantörsskuld? Kommer interna och externa fakturor att särskiljas i Lupin? Vilket aktivitetsurval syns för Lupinanvändaren? Hur kan man begränsa antalet aktiviteter i Lupin (för användaren)? Får jag behålla befintliga grupper i Lupin eller måste jag skapa dem på nytt med nya aktivitetsnummer? Går det att söka på en kombination av del av aktivitetsnummer och del av benämning i Lupin? T ex kst + initialer i benämning. Vilka kodsträngsdelar kommer att finnas i Lupin? Hur kommer kostnadsställe-verksamhetaktivitet se ut i Lupin? Kommer man att kontera på verksamhet i Lupin Väljer man motpart i Lupin? Intrastatfält i Lupin: är det ett obligatoriskt fält? Kommer beloppsgräns finnas för anläggningstillgångar i systemet? Vilken väg kommer gälla från Lupin till anläggningsregistret? Kan inte komplettering av anläggningstillgång ske redan i Lupin? Ibland har granskaren mer information. Nej, fungerar precis som idag, bokföring sker först när båda parter godkänt. Nej, de kommer att visas i samma lista. De aktiviteter som är tilldelade till gruppen i Lupin. En första grovsortering görs genom indelning i grupper, t ex så att användaren i Lupin endast har tillgång till institutionens aktiviteter. Sedan väljer användaren sina egna favoriter och kanske t o m en defaultaktivitet om det oftast är en aktivitet som han/hon konterar på. Du får behålla befintliga grupper men rekommendationen är att se över dem. När Lupin sattes upp fanns inte möjligheten att välja favoriter så då gjordes ofta grupperna väldigt små och snäva. Det är inte längre nödvändigt utan det är bättre att istället ha större och bredare grupper eftersom det ökar flexibiliteten och användarnas möjligheter att delegera sina uppgifter vid t ex semester, samt minskar administrationen. Tyvärr inte i dagsläget Konto, Aktivitet (syns som kst-verks-akt), Funktion, Fin/Tillg Troligtvis kkkkkkvvaaaaaa, t ex 2630112110056. Förhoppningsvis med något tecken som avskiljare. Nej, men verksamhetskoden visas tillsammans med aktivitetsnumret. Nej, bokas automatiskt vid inläsningen i Raindance. Nej Samma som idag: 20 000 kr och minst 3 års livslängd för att bokföras som anläggningstillgång. Manuell bedömning. Fakturan skickas när den är färdigregistrerad i Lupin till ekonomisystemet och finns i anläggningsregistret nästa dag. Nej, det går inte att ange mer information i Lupin.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 9 Hur mycket av beskrivningstexten på en anläggningstillgång i Orfi förs över till Raindance? Är det ok med manuell ombokning av löner inom EU-projekt även i fortsättningen? Behöver konto för lönebikostnader som hör ihop med EU-projekt. Det är svårt idag att plocka ut och boka eftersom det är klumpat ihop när det kommer från Primula. I dag har vi löst det med fritt fält. Behöver även konto för timavlönad personal (i alla fall kunna följa upp dessa). Lupin-faktura som går till många. Kommer man att kunna börja attestera innan alla granskare godkänt? Kan jag i den speciella vertypen för Löneombokning omboka alla typer av PRIMULA-poster, även utlägg? Vilka transaktioner kan jag boka om i den speciella verifikationstypen som innehåller ID? Går det att avslå en bokföringsorder som konterats på mitt kostnadsställe? Hur rättar jag bokföring från Lupin? Hur ofta kommer samfinanseringsbokföring att ske? Kan jag fortsätta att beräkna och bokföra samfinansiering manuellt? Kan den nya funktionen i EOS användas för annat än projekt? T ex för flerårsbudget på institutionsnivå? Beskrivningsfältet i Raindance är max 50 tecken långt. All övrig beskrivande information (stöldmärkningsnr, namn, rum, tillverkare m m) kommer precis som idag att presenteras i andra fält., i en särskild verifikationstyp för dessa ombokningar. Diskussion pågår med Primula Finns redan konto för Arvoden. Återkom med övriga kontoönskemål. Nej, fakturan måste vara färdigkonterad innan den kan gå för attest. Transaktioner som kommer från PRIMULA. ID ska användas i både debet och kredit. Rutiner för detta kommer att utformas. Det kommer inte att heta avslå men på något sätt ska det gå att rätta till. Via bokföringsorder, med koppling till fakturan. Troligtvis som idag, en gång i månaden Nej, det är utformat som stöd till fleråriga projekt. EOS nya funktion: Ersätter den fullkostnadskalkylen? Kommer projektledare åt EOS för att följa upp sin projektbudget? Den nya funktionaliteten kan ersätta fullkostnadskalkylen i Excel. Tanken är att projektledaren ska göra sin uppföljning i Kuben. Om projektledaren kan ta på sig "ekonomhatten" kan projektledaren också göra uppföljning i EOS.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 10 Utdata Hur länge under 2016 kan jag gå in i Orfi? Vad sparas i EOS? Saldo eller transaktioner? När det gäller gammal data. Kommer gammal data i form av transaktioner finnas att söka fram i Kuben? Vid omorganisation i framtiden: Kan man efter omkoppling av kostnadsställe se utdata före omkopplingen? Hur visas saldo på aktivitet för 2015, om den hade =0 2015-12-31 men hade saldo 2015-01-31? Varför sker ingen uppdatering från EOS tillbaka till Primula på det som är budgeterat? Kan jag följa upp rekvisitioner? Kommer jag att kunna följa upp lönekostnader på person på projektrapport i Kuben? Kan man se person (lön) i Raindance? Kommer det att ske återläsning av rättningar till Primula? Rapport önskas där jag kan se reseräkningsnummer och person, tydligare transaktioner. Vid ombokning av lön i Raindance, följer LBK+semkostnad konto med automatik som i Primula? Var finns projektrapporterna för ekonomisk återrapportering av projekt from 2016? Hur kan man söka i Kubens dashboard på de nya koddimensionerna, t ex projektledare osv? Hur kan jag följa upp projektledaren på aktiviteten? Om jag har flera aktiviteter mot ett Projekt hur får jag ut samlad rapport? Kuben, möjlighet till någon form av favoritlista, typ LUPP mina val som ligger kvar. För bokföring: enligt kommande tidplan för årsbokslutet 2015. För att ta rapporter etc.: Inte bestämt ännu. Data för 2015 ska sparas/konverteras. Det är ännu inte beslutat om det ska vara på transaktions- eller saldonivå., utfallet visas på "rätt" kostnadsställe beroende på när omkoppling respektive transaktion skett Månadssaldo för 2015 kommer att läsas över i Raindance på en särskild konverteringsaktivitet. Primula kan inte ta emot denna typ av information i dagsläget., både utställda, inbetalda och kvar att rekvirera., så är målsättningen. Nej den uppföljningen görs i Kuben. Nej. Önskemålet tas vidare till Kuben. Ombokningen kommer att göras precis som i Orfi, uträkningen får göras manuellt. I Kuben Rapporterna i Kuben kommer att uppdateras med de nya strukturerna. Projektledare kan som en frivillig uppgift anges på aktiviteter utifrån väljlista. Exakt var och hur detta begrepp kommer att vara möjligt att söka på och ta rapporter på arbetas fram under hösten. Genom sökning eller rapportuttag på Projektkoden., det ska vara möjligt.
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 11 Hur visa anläggningar i projekt-rapport? Vissa vill i rapporten se hela inköpet, inte bara avskrivning Interneliminering m h a motpart. Kommer EOS och Kuben också att anpassas för interneliminering? Idag finns det inte i de systemen. Kan jag söka på text i Raindance? Kan jag söka på och borra mig ner på koddelen Källa? Projektrapporterna ska visa samma information imorgon som idag., det är planen. Ändring av hur koden används bör möjliggöra detta., det går bra att söka på text i sökformulären., men begränsa utfall i kombination med annan koddel. Övrigt Kan underlag bifogas verifikationen och sekretessmärkas? Vem bestämmer vem som får godkänna? Vilka möjligheter finns till tidredovisning? Gäller främst EU och SIDA. Vem registrerar (forskare/administratör)? Kommer påminnelsefunktion motsvarande den i ekontrakt att finnas? Vad kommer att ersätta ekontrakt? Måste jag lägga in kontraktsinformationen i olika system? Diarieföring, behöver vi göra det även i W3D3? Kommer avancerad sök i Lupin att utökas? Summeringsnivåerna finns inte där (Projekt, projektgrupp osv). Hur kommer stödverksamheten vg 91 att fördelas fr.o.m. 2016? Fördelningsnycklar? Kommer Bokslut på institution vara kvar och i så fall i vilken form? Får prefekterna samma utbildning som vi? Hade nog varit bra att de fått samma. Behörigheter: Kommer motsvarande behörigheter som man har i Orfi följa med till Raindance? Vem kommer lägga upp behörigheterna? Prefekten avgör vem som ska godkänna bokföring. Kontakta projektet "Ny Ekonomi" om behov finns.. Den ekonomiska kontraktsinformationen läggs in i Raindance. Diarieföring kommer att göras i ett system, W3D3. Summeringsnivåerna kommer inte att finnas i Lupin. Fördelningsnycklar från budget i EOS läses in med automatik, fördelning mellan Utbildning och Forskning. Respektive grupp fördelas därefter på basen utfall till de riktiga verksamheterna. Rutinen ska ses över inför första bokslutet i Raindance. Den kommer inte att se likadan ut. Prefekterna har fått en kortare information - på fakulteternas prefektmöten - och erbjudande om att få mer om de önskar det. En genomgång av behörigheterna kommer att ske i höst. Upplägg av behörigheter precis som idag på
Ny Ekonomi 2016 Frågor och svar - april-maj 2015 12 Får jag mail om att jag har något att hantera i min inkorg? Även godkännande av aktivitetsupplägg? En överskådlig tidplan önskas, så att vi kan planera vårt arbete inom fakulteten och institutionerna. Kommer man att kunna se aktivitetsnamnet i Primula? Det går inte idag och är väldigt efterlängtat! Kommer det bli möjligt att lägga in reseräkningar i Raindance istället för i Primula Res? Se gärna över sökfunktionen i Primula Webb så att användaren lätt kan hitta sin aktivitet. Kan inte ni centralt ifrån meddela större anslagsgivare att vi kommer få svårt med återrapporteringen de första månaderna 2016 pga. systembyte? När är första dagen man kan jobba i Raindance? Hur länge spara underlag på exempelvis mail och var spara? När det gäller extern kundfaktura. Fungerar Raindance med Mac? sektionen Ekonomi Varje användare kan själv ställa in om den vill ha mail om att det finns något att hantera i inkorgen. När det gäller godkännande av aktivitetsupplägg visas de inte i inkorgen och tester i höst får visa om och hur en avisering av dessa kan ske. Översiktlig tidplan gällande översättningsarbetet har skickats till fakultetsekonomerna under vecka 21. Mer detaljerad tidplan efterhand kopplad till olika moment. Ambitionen finns att en samlad tidplan ska tas fram. Inställningsfråga/prestandafråga. Systemförvaltare för Primula tar frågan vidare med leverantör. Nej Inställningsfråga/prestandafråga. Systemförvaltare för Primula tar frågan vidare med leverantör. Finns med i projektets kommunikationsplan. Driftsättningsplanen kommuniceras i höst. Samlad information kring dokumenthantering, diarieföring, arkivering och gallring kommer till hösten.