Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-8871/2015 Sida 1 (9) 2015-10-22 SSA 2015:12 Hantering av allmänna handlingar hos Skanskvarnsskolan Närvarande från skolan: Fredrik Eriksson intendent Annette Cederström skolassistent/registrator Maria Hägnefelt rektor, deltog mellan kl. 9.15-9.45 Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Gunilla Isacson protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog arkivarie Britta Wallner som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. Vid Stadsarkivets inspektioner av skolornas hantering av allmänna handlingar kallas alltid skolans rektor. Skanskvarnsskolans rektor Maria Hägnefelt hade anmält förhinder och delegerat ansvaret till Fredrik Eriksson. Maria Hägnefelt hade möjlighet att närvara vid inspektionen mellan kl. 9.15-9.45. SAMMANFATTNING Skanskvarnsskolan inspekterades av 2015-09-23. Hanteringen av allmänna handlingar på skolan är generellt god. Det finns till stor del styrdokument och väl fungerande rutiner för arkiv- och informationshanteringen. Utbildningsförvaltningen fungerar som stöd för skolorna och tar fram mallar och styrdokument som finns på stadens intranät. Under inspektionen kunde dock konstateras vissa brister gällande främst informationsredovisningen samt rutiner för administrativ hantering vid frånvaro. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Skanskvarnsskolan att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen för perioden 1991-2013. - Upprätta en ny arkivbeskrivning som gäller från 2014 enligt anvisningar i riktlinjerna. - Avsluta arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat för perioden 1991-2013 så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. - Upprätta en ny bevarandeförteckning från 2014 och som utgår från verksamhetens processer. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Skanskvarnsskolan ska senast den 2016-01-31 inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Skanskvarnsskolan att: - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. - Registrera sekretessbelagda handlingar.
Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivorganisationen är fastställd men behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom förvaltningen, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom förvaltningen och där ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. Skanskvarnsskolans arkivorganisation redovisas i arkivbeskrivningen. Rektor Maria Hägnefelt har verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar och arkivredogörare är Annette Cederström, skolassistent och registrator. Skolan upplever att arkivorganisationen är väl förankrad och fungerar bra. Arkivorganisationen är i behov av vissa förtydliganden och kan med fördel lyftas ur arkivbeskrivningen och biläggas den arkivinstruktion som Utbildningsförvaltningen har tagit fram. Uppdatera ansvarfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Personalen på skolan har generellt sett goda kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras. Vid oklarheter vet personalen vart de ska vända sig. Vid nyanställning ges personalen en introduktion där de bl.a. får en informationsfolder om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Foldern, som är framtagen av Utbildningsförvaltningen som även ansvarar för att innehållet hålls uppdaterat, ingick i det senaste utskicket av skolans informationsblad till samtlig personal på skolan. Utbildningsförvaltningen har även tagit fram en mer omfattande skrift om offentlighetslagstiftningen som skolorna kan använda vid behov.
Sida 4 (9) Utbildningsförvaltningens arkivarier anordnar gemensamma utbildningar för stadens skolor i arkiv- och informationshanteringsfrågor, t.ex. processorienterad informationsredovisning (PIR), offentlighetslagstiftning, informationsträffar för nyanställda samt besöker skolorna vid behov. Utöver dessa insatser ser skolan ser inte något behov av att anordna informationsträffar i egen regi, utan anser att frågorna ändå hålls levande och aktuella. Skolan är mycket nöjd med det stöd de får från Utbildningsförvaltningens arkivarier. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns delvis Skanskvarnsskolan har goda rutiner vad gäller postöppning och diarieföring. Inkommen post som rör skolverksamheten öppnas och stämplas av registrator som även sorterar posten och sköter diarieföring. Skolan har en gemensam e-postlåda som bevakas av flera personer. Originalhandlingar i personalakterna omhändertas av Utbildningsförvaltningen centralt, men i t.ex. rehabiliteringsärenden skickas kopior av handlingar till respektive skola för diarieföring även där. Vid registrators frånvaro finns back-up i form av att rektor eller biträdande rektor öppnar och stämplar inkommen post. Posten diarieförs dock inte. Även återsökande och utlämnande av allmänna handlingar utförs av rektor alternativt biträdande rektor vid registrators frånvaro. Skriftliga fullmakter finns för öppnande av personadresserad post för rektor och biträdande rektor, men saknas för övriga i skolledningen samt annan personal. Skolan har inte som rutin att kollegor ger varandra tillgång till den personliga e-postlådan. Behovet av att bevaka varandras e-postlådor uppges som litet, då personalen ofta väljer att själva kontrollera sin e-post vid frånvaro via sin telefon. Personalen använder i övrigt ett automatiskt frånvaromeddelande. Stadsarkivet informerade om att detta inte är en tillräcklig åtgärd för att tillgodose lagstiftningens krav och stadens e-postregler. Istället kan man se till att inkommen e-post automatiskt vidarebefordras till en kollega i tjänst. Skolan rekommenderas att se över behovet av fullmakter för att säkerställa att post omhändertas samma dag den kommer in. Utbildningsförvaltningen uppmanades att fundera på en gemensam lösning för bevakning av lärarnas e-post vid längre frånvaro under skolloven, då detta utgör ett bekymmer vid alla skolor. Inkommen post som rör elevhälsan, dvs. post till skolläkaren, skolsköterskan och skolpsykolog, stämplas på kuvertet och lämnas
Sida 5 (9) oöppnad till berörd person. Elevhälsans personal sköter registrering av handlingar och journalföring i systemstödet PMO. Elevhälsan tillhör en central funktion i staden som även ansvarar för back-uprutiner. Elevhälsans personal är i regel på plats endast vissa veckodagar och deras post ligger därför orörd övriga dagar och vid annan frånvaro. Denna hantering förekommer på stadens skolor generellt och Utbildningsförvaltningen behöver se över dessa rutiner för alla skolor. Vid längre tids frånvaro kontaktar skolan elevhälsan centralt. Skolan saknar rutiner för registrering av viss sekretessbelagd information, t.ex. handlingar i elevakten, vilket myndigheten är ålagd enligt offentlighets- och sekretesslagen. Registrering av sekretessbelagda handlingar sker med fördel i diariet, men det kan även ske i ett separat register. Registratorn ansvarar för avslut av ärenden och arkivläggning av bl.a. diarieförda ärenden, elevakter och annan skoldokumentation. Hanteringsanvisningarna är uppdaterade Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Enligt uppgift har medarbetarna i skolans ledningsgrupp god kännedom om hanteringsanvisningarna och dess funktion. Vid ändringar uppdateras hanteringsanvisningarna av Utbildningsförvaltningens arkivarier. Anvisningarna uppdaterades senast under sommaren 2015 efter att Stadsarkivet fattat ett nytt gallringsbeslut i början av året för skolornas verksamhet (SSA 2015:02). Hanteringsanvisningarna finns publicerade på intranätet. Utöver hanteringsanvisningar använder skolan styrdokument som är framtagna av Utbildningsförvaltningen, bl.a. foldern om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post. Registrera sekretessbelagda handlingar.
Sida 6 (9) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig och ringa betydelse. Skolan tillämpar det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolverksamheten. Inget behov av nytt gallringsbeslut finns i dagsläget. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen verkställer den gallring som skall genomföras och uppger att man ligger i fas med gallringen. Gallring av sekretessreglerad information genomförs under kontroll. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Skanskvarnsskolan enbart centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Skolans webbsida ska arkiveras digitalt och anslutas till stadens gemensamma e-arkiv. Anslutningen påbörjas under 2016 enligt Stadsarkivets anslutningsplan. Utbildningsförvaltningen kommer att stötta och samordna anslutningsarbetet med skolornas webbsidor. Bevara digitala bilder Skolan har en mindre mängd digitala bilder/fotografier som förvaras i en gemensam katalog på nätverket, t ex bilder som används till webbpublicering och för att dokumentera verksamheten. Då det i nuläget endast rör sig om ett fåtal bilder skulle dessa kunna skrivas ut på fotopapper och arkivläggas i arkivbox, men i förlängningen behöver skolan fundera på en digital arkivering av sitt digitala bildmaterial. Det finns också ett behov av att Utbildningsförvaltningen ser över den generella hanteringen av digitala bilder på skolorna och utarbetar riktlinjer och en planering för kommande anslutning till stadens e-arkiv. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från Volvo IT, med undantag av en
Sida 7 (9) enskild skrivare hos rektorn. Skrivaren används enbart för back-up om nätverket skulle gå ner. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Skanskvarnsskolan har en arkivbeskrivning som täcker perioden 1991-2013 och som beskriver verksamheten och arkivbildningen på ett mycket bra sätt. Arkivbeskrivningen behöver dock uppdateras avseende några få saker, t.ex. vilka gallringsbeslut som skolan tillämpar och har tillämpat, sekretessparagrafer som tillämpas för handlingar inom skolverksamheten och beskrivning av vilka handlingar som förvaras på annan plats, t ex hos Utbildningsförvaltningens centrala förvaltning och hos Årstaskolan. Vidare bör arkivorganisationen lyftas ur arkivbeskrivningen och biläggas arkivinstruktionen. Arkivförteckningen behöver kompletteras Skolan har en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat som avser perioden 1991-2013. Arkivförteckningen är nästintill slutförd, men en del arbete återstår. Vissa uppgifter i förteckningen behöver kompletteras eller förtydligas, bl a saknas redovisning av information i stadsgemensamma digitala system. Ny arkivbeskrivning och bevarandeförteckning ska upprättas Fr.o.m. år 2014 redovisar Skanskvarnsskolan sin information enligt stadens PIR-modell, processorienterad informationsredovisning. Skolan ska därför upprätta en ny arkivbeskrivning som följer den nya förteckningen från 2014 och framåt. Skanskvarnsskolan behöver även upprätta en ny bevarandeförteckning enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning och som gäller från 2014. Uppdatera arkivbeskrivningen för perioden 1991-2013. Upprätta en ny arkivbeskrivning som gäller från 2014 enligt anvisningar i riktlinjerna.
Sida 8 (9) Avsluta arkivförteckningen enligt allmänna arkivschemat för perioden 1991-2013 så att den kan användas för att söka handlingar, både analoga och digitala, som ska bevaras. Upprätta en ny bevarandeförteckning från 2014 och som utgår från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Skolan meddelar att man inte väntar sig några större förändringar inom verksamheten som kan komma att påverka arkivfrågorna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras i arkivlokalen Skolan förvarar sina arkivhandlingar i en arkivlokal som ligger vid skolans expedition på plan 2. Arkivlokalen är inte sedan tidigare godkänd av Stadsarkivet och byggdes om för ca 5 år sedan, då man bl.a. sänkte taket. Skolan behöver försäkra sig om att lokalen lever upp till kraven om förvaring i Riksarkivets föreskrift 2013:4 och kontrollera följande: att brandspjäll finns vid lokalens två ventiler, att takbelysningen har godkänd IP-klass, en inspektionslucka finns i lokalen, behövs den? Behöver kontrolleras och eventuellt åtgärdas (tätas) så att lokalen utgör en brandcell, att lokalen har godkänd brandklass då dörren saknar märkning att materialet i taket har godkänd brandklass och att eventuella genomgående luftrör mellan innertak och övre tak är inkapslade. Dokumentskåp används Skolan använder flera dokumentskåp som uppvisar brandklass EI 120, dvs. två timmars brandskydd. Dessa står utplacerade på två våningsplan och innehåller bevarandehandlingar såsom diarieärenden, personalhandlingar, elevakter och kopior av slutbetyg. För elevhälsans bevarandeinformation används ett dokumentskåp med brandklass EI 90, dvs. skåpet står emot brand i 90 minuter. Kravet på förvaring i skåp utanför arkivlokal är enligt Riksarkivets föreskrifter brandklass EI 120 och skolan måste se till att de dokumentskåp som används utanför arkivlokalen är av denna brandklass.
Sida 9 (9) Skolpsykologen förfogar över ett dokumentskåp som stod i ett låst rum och som därför inte kunde kontrolleras vid inspektionen. Skolan har dock i efterhand meddelat Stadsarkivet att skåpet innehar brandklass EI 120, vilket är godkänt enligt regelverket. Leverans av arkivhandlingar Efter att arkivförteckningen för perioden 1991-2013 är slutförd önskar Skanskvarnsskolan leverera arkivhandlingar till Stadsarkivet. Skolan kontaktar Stadsarkivet när det är aktuellt. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. 2015-10-22 Christina Moberg Inspektionsförrättare