2. Medborgarförslag: Trafikhinder på gång- och cykelvägar Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Christina Karlberg

KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 26 februari 2014 kl. 8:15 Plats Magistern Enligt uppdrag Anna Sandstedt (0480-45 05 35) Föredragningslista 1. Val av protokollsjusterare 2. Medborgarförslag: Trafikhinder på gång- och cykelvägar Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Christina Karlberg 3. Medborgarförslag: Placera hängmattor på nya Kalmarsundsbryggan Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 4. Medborgarförslag: Tillåt sportfiske i Kalmar Dämme (återremiss) Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 5. Båtplatser Dockehamnen Beslutsärende (handlingar bifogas, 1 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 6. Arbete på väg, handbok Beslutsärende (handlingar bifogas, 39 sid) Föredragande: Stefan Larsson 7. Remiss angående Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor Beslutsärende (handlingar bifogas, 7 sid) Föredragande: Johan Råberg

Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8. Dokumenthanteringsplan serviceförvaltningen Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 9. Serviceförvaltningens budgetmål 2014 Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 10. Årsrapport 2013 Beslutsärende (handlingar bifogas, 30 sid) Föredragande: Yvonne Norman 11. Attestförteckning, rev 140226 Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Yvonne Norman 12. Kassaansvariga, rev 140226 Beslutsärende (handlingar bifogas, 1 sid) Föredragande: Yvonne Norman 13. Uppföljning efter januari Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Yvonne Norman 14. Information cykelbokslut Informationsärende (cykelbokslutet lämnas ut separat) Föredragande: Sofie Backman m fl 15. Information vattenrådens verksamhet Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Christina Karlberg, Renate Foks 16. Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 17. Delegationsbeslut 18. Kännedomsärenden 19. Övriga frågor

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Christina Karlberg 2014-02-10 SFN 2014/0021 0480-45 00 30 Servicenämnden Medborgarförslag: Trafikhinder på gång- och cykelvägar Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att avslå medborgarförslaget om trafikhinder på gång- och cykelvägar. Bakgrund Gunnar Magnusson har i ett brev till kommunen framfört att han vill väcka liv i tävlingen om ett nytt trafikhinder, en så kallad betonggris. Han vill återanvända en av de inkomna tävlingsidéerna, nämligen den med Kalmartrissan. Gunnar Magnusson har gjort ett förslag till utformning med en halv Kalmartrissa, som är gjuten i betong och stående på högkant i den vanliga högröda färgen. Under våren 2013 genomförde Kalmar kommun en tävling för yrkesaktiva konstnärer för att eventuellt ersätta en del av de betonggrisar som finns i centrala Kalmar. Syftet var att göra Kalmar mer attraktivt och Kalmarborna gladare. 55 förslag kom in, sex valdes ut där allmänheten fick tycka till och ge en jury vägledning. Juryn med representanter från kommunala förvaltningar, Destination Kalmar, länsmuseet och konstmuseet utsåg en vinnare. Efter protester i media mot det utvalda förslaget valde man att avbryta tävlingen med motiveringen att juryns arbete kontra medborgarnas synpunkter hade varit otydligt gentemot medborgarna. Juryledamöterna var i sitt arbete tvungna att ta hänsyn till kostnader och andra premisser än Kalmarborna som bara kunde rösta på tycke och smak. Kultur- och fritidsförvaltningen har upparbetade rutiner om hur vi upphandlar konst. Att det blev en omröstning för allmänheten denna gång bottnade i en motion till kommunfullmäktige. Förvaltningen tackar för alla kreativa idéer, Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 04 60 christina.karlberg@kalmar.se

SFN 2014/0021 2 (2) men ska vi ta fram Kalmarunika betonggrisar/väghinder ska detta upphandlas på riktigt sätt och vara väl förankrat i budgetarbetet. Christina Karlberg Enhetschef Bilaga: Medborgarförslag: Trafikhinder på gång- och cykelvägar

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2014-02-12 SFN 2014/0004 0480-45 04 46 Servicenämnden Medborgarförslag: Placera hängmattor på nya Kalmarsundsbryggan Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att avslå medborgarförslaget om hängmattor på Kalmarsundsbryggan. Bakgrund Agnetha Börjhammar föreslår i ett medborgarförslag att badets brygga ska förses med gjutna plattformar närmre vattenlinjen samt att dessa i sin tur förses med hängmattor. Tankar och idéer är hämtade från en badort i norra Tyskland. Förvaltningen är tacksam för det trevliga förslaget och tankarna kring det. Kalmarsundsbryggan är i dagsläget färdigställd förutom stegar och en del mindre detaljer som kommer att finnas på plats till badsäsongen 2014. Ytterligare och mer omfattande åtgärder vid bryggan finns inga planer eller ekonomiskt utrymme för. Satsningar under 2014 kommer i stället att ske på anslutande parkeringar, toaletter och tillgänglighet. Tomas Lexinger Produktionschef Bilaga: Medborgarförslag Placera hängmattor på nya Kalmarsundsbryggan Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2014-02-12 SFN 2013/1021 0480-45 04 46 Servicenämnden Medborgarförslag: Tillåt sportfiske i Kalmar Dämme Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fiskeförbudet i Kalmar Dämme behålls. Bakgrund Max Lösche föreslår i ett medborgarförslag att sportfiske i Kalmar Dämme åter igen tillåts. Medborgarförslaget var uppe till behandling vid nämndens möte 18 december 2013. Nämnden beslutade då att återremittera ärendet till förvaltningen för ytterligare utredning. Förvaltningen har därefter varit i kontakt med länsstyrelsens fiskeridirektör Anders Kjellberg, forskare från Linnéuniversitetet Jonas Nilsson och Olof Engstedt ( gäddoktorn ), Kalmar Sportfiskeklubbs ordförande Josef Algotsson och vår frivilligsamordnare Sofia Wermelin. Anders Kjellberg från länsstyrelsen säger att det är upp till kommunen att bestämma vad som ska gälla i dämmet. Om sportfiskarna ges tillsynsansvar måste man vara säker på att det är till rätt personer, d.v.s några med naturvårdsbakgrund. Anders Kjellberg bedömer att reningen i dämmet bara marginellt påverkas av karparna, men det är mycket olämpligt att karp, mal och andra fiskar sprids mellan kommunens dammar. Han anser att det tydligt ska framgå att kommunen inte uppmuntrar karpfiske. Ett annat problem med karpfiske är att man lägger ut mäsk i dammarna för att locka fram fisken. Mäsken i sig innehåller en massa näring vilket motverkar den effekt man vill ha ut av dämmet. Man måste även vara observant på att skräp, t.e.x fiskelinor som fåglar kan fastna i, inte blir liggande. Länsstyrelsen anser sammanfattningsvis att ett fiskeförbud är att föredra. Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

SFN 2013/1021 2 (2) Länsstyrelsen tillägger i samtalet att de får många klagomål om tjuvfiske i Kalmar kommun, och framförde behovet av fisketillsyningsmän. I andra kommuner är det vanligtvis privatpersoner som går länsstyrelsens kurser, och sedan på uppdrag av sin kommun bevakar vissa områden på frivillig basis. Det gäller även länsstyrelsens egen bevakning av speciellt skyddade områden. Förvaltningen har planerat att utbilda egen personal till fisketillsyningsmän. Jonas Nilsson och Olof Engstedt från Linnéuniversitetet menar att det är mycket svårt att utrota karpen och även om man lyckas så finns det många andra bottenbökare i dämmet ex. ruda och sutare. De anser att ett fiskeförbud inte har någon större betydelse för reningen. Fiske under lektiden för gädda 1 april- 31 maj bör vara förbjudet eftersom de har anlagt en gäddfabrik i dämmet. Sportfiskeklubbens ordförande Josef Algotsson, som är biolog i botten, har stor förståelse för att dämmet är ett reningsverk och varför vi inte vill ha in karp eller annan illegalt inplanterad fisk. Han är mycket noga med att understryka att om Sportfiskeklubben ska ta på sig något ansvar, eller står till förfogande med tillsynsmän som jobbar frivilligt med att bevaka fisket i dämmet på kommunens uppdrag, så måste det vara klart vilka regler och avtal som gäller. Josef är dock helt med på att behålla förbudet, p.g.a risken för ökat karpfiske. Den så kallade Mönsteråsmodellen där sportfiskeorganisationer själva kontrolllerat fisket i anlagda dämmen i Mönsterås har inte fungerat. Karp med flera arter har planterats in trots klubbarnas insatser att informera om varför man inte ska göra det. Det kan också noteras att frågan om frivilligförvaltning av Kalmar dämme har varit uppe i vattenrådet och att det även där finns en förankring för fortsatt fiskeförbud. Avslutningsvis anser förvaltningen att sportfiske i Kalmar Dämme medför en ökad administration och hantering av frågor kring reglering av fisket. Sammantaget förespråkar förvaltningen ett fortsatt fiskeförbud och att fokus ska ligga på dämmets syfte som reningsverk och möjlighet till ökad reningseffekt. Inte en plats för organiserat sportfiske. Tomas Lexinger Produktionschef Bilaga: Medborgarförslag Tillåt sportfiske i Kalmar Dämme, Max Lösche

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2014-02-17 SFN 2014/0093 0480-45 04 46 Servicenämnden Båtplatser Dockehamnen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att i enlighet med överenskommelse med Varvsholmens båtklubb fastställa avgifterna för Dockehamnens båtplatser enligt nedan för säsongen 2014. Bakgrund I mars 2004 tecknade dåvarande gatu- och parkförvaltningen ett nyttjanderättsavtal med Varvsholmens båtklubb för Dockehamnens båtplatser med en upplåtelsetid på 10 år. Därefter förlängning med ett år i taget om inte någon part väljer att säga upp avtalet. Varvsholmens båtklubb har i föreskriven tid meddelat Kalmar kommun att de säger upp avtalet. De har även informerat om sin avsikt att upplösa föreningen under 2014. Möte har hållits med klubben för att diskutera förutsättningarna för att kommunen tar över Dockehamnens båtplatser som en del av serviceförvaltningens övriga taxor för fritidsbåtar från 2015 och med en särskild överenskommelse om avgift för 2014. Klubben är medveten om att kostnaden per båtplats blir högre och att det under året kommer att utredas hur verksamheten för kommunens fritidsbåtar kan uppnå en självkostnadstäckning. I paritet med övriga taxor för kommunens fritidsbåthamnar förslår förvaltningen nedanstående avgift för Dockehamnens båtplatser för säsong 2014: - Plats med bredd 3,5 m 2 520 kr - Plats med bredd 4,0 m 2 880 kr - Plats med bredd 4,5 m 3 240 kr Tomas Lexinger Produktionschef Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

SFN 2014/0093 2 (2)

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Stefan Larsson 2014-02-12 SFN 2014/0076 0480-45 04 44 Servicenämnden Arbete på väg, handbok Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta Sveriges Kommuner och Landstings handbok Arbete på väg som regelverk för gator och vägar där Kalmar kommun är väghållningsmyndighet. Servicenämnden beslutar även att i delegationsordningen lägga till en punkt under trafikärenden avseende Väghållarbeslut i trafikregleringsfrågor i enlighet med Arbete på väg. Delgater är handläggare (Björn Wigstedt), enhetschef (Stefan Larsson) och trafiktekniker (Anders Stridarv). Bakgrund En säker miljö vid vägarbeten både för de som har vägen som sin arbetsplats och trafikanter är det mål som måste vara vägledande för alla kommuner när de i egenskap av väghållningsmyndighet bestämmer hur ett vägarbete ska bedrivas. Servicenämnden är enligt vårt reglemente kommunens väghållningsmyndighet och svarar för de uppgifter som enligt lag eller annan författning följer av detta. Därav handlägger förvaltningen inkomna trafikanordningsplaner. Flera kommuner tar fram egna dokument avseende förutsättningarna för utförande av alla typer av vägarbeten, vilket också Kalmar kommun gjort tidigare. Men under senaste året har det inte funnits lämpligt regelverk för att göra moderna och regelriktiga bedömningar i handläggningen. Nu har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) tagit fram ett rikstäckande dokument för de kommuner som vill ansluta sig till detta (Handbok Arbete på väg). Förvaltningens förslag är att anta SKL:s dokument och samtidigt främja en likvärdig bedömning av en säker miljö vid vägarbeten i hela landet. Handboken har ett tydligt regelverk som gör att alla jobbar med samma förutsättningar, vad gäller praktisk och ekonomisk planering och projektering, i kommunala förvaltningar och bolag liksom privata företag. Serviceförvaltningen Produktion Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Stefan.Larsson@kalmar.se

SFN 2014/0076 2 (2) Stöd av regelverket/handboken ökar möjligheten till trafiksäkra, kostnadseffektiva och välplanerade vägarbeten. Stefan Larsson Enhetschef TME Björn Wigstedt Handläggare Bilaga: Handbok Arbete på väg, SKL

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Råberg 2014-02-10 SFN 2014/0062 0480-45 04 76 Servicenämnden Remiss angående Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att stödja Folkhällsomyndighetens revidering av de allmänna råden om städning i skolor och förskolor. Bakgrund Folkhälsomyndigheten tog över stora delar av ansvaret från Socialstyrelsen vad gäller tillsynsvägledning om hälsoskydd den 1 januari 2014. I samband med detta upphävdes Socialstyrelsens allmänna råd (1996:33) om städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar. Folkhälsomyndigheten avser att revidera dessa tidigare allmänna råd om städning. Denna remiss är Folkhälsomyndighetens bearbetning av ett förslag som Socialstyrelsen remitterade 2007. Det reviderade allmänna rådet ska kunna användas som stöd vid den operativa tillsynen vid bedömningen av städning på förskolor och skolor i landet. Råden har därför betydelse för folkhälsoarbetet i Sverige när det gäller att förebygga hälsoproblem hos barn och unga, inte minst för de som har astma och allergier. Mer kunskapsförmedlande texter om städning kommer att tas fram i separat vägledning. Johan Råberg Supportchef Bilagor Förslag till Folkhälsomyndighetens allmänna råd (FoHMFS 20014:XX) om städning i skolor och förskolor Konsekvensutredning över förslag till revidering av allmänna råd om städning i förskolor och skolor Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax johan.raberg@kalmar.se

FoHMFS 2014:XX Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor Folkhälsomyndighetens författningssamling

I Folkhälsomyndighetens författningssamling (FoHMFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses i författningen. Folkhälsomyndigheten ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter och allmänna råd. FoHMFS kan beställas från Norstedts Juridik AB/Fritzes, Kundservice, 106 47 Stockholm. Internet: www.fritzes.se. ISSN (tryckt) XXXX. ISSN (online) XXXX. Tryck: Elanders Sverige AB

Folkhälsomyndighetens författningssamling Ansvarig utgivare: Nils Blom ISSN XXXX (online) ISSN XXXX (tryckt) Folkhälsomyndighetens allmänna råd om städning i skolor och förskolor; FoHMFS 2014:XX Utkom från trycket den XX 2014 beslutade den XX 2014. I dessa allmänna råd ges rekommendationer för tillämpningen av 9 kap. 3, 2 kap. 4 och 26 kap. 19 miljöbalken (1998:808) samt 4 7 förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll. Dessa allmänna råd gäller för anmälningspliktiga verksamheter enligt 38 tredje punkten i förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Pedagogisk omsorg, där barn till exempel tas omhand i personalens egna hem, omfattas av dessa allmänna råd i tillämpliga delar. Samtliga verksamheter benämns nedan som skolor. Olägenhet för människors hälsa För att risk för olägenhet för människors hälsa inte ska uppstå i skolor bör en god hygienisk standard i lokalerna upprätthållas. Vid bedömningen av om det föreligger risk för olägenhet för människors hälsa bör man väga in om det finns påtagliga brister i städningen, städrutinerna och städmetoderna. Egenkontroll Av 26 kap. 19 miljöbalken framgår att verksamhetsutövaren fortlöpande ska planera och kontrollera verksamheten för att motverka eller förebygga att olägenheter för människors hälsa uppstår. Egenkontrollen bör bl.a. inkludera rutiner för - upprätthållandet av en god hygien i lokalerna, - kontroll av städningen, - hur verksamhetsutövaren agerar vid misstanke om olägenhet för människors hälsa. Planering av verksamheten Vid planeringen av en skolverksamhet bör frågor som rör städning och hygien i lokalerna beaktas. Det innebär bl.a. att lokaler och inredning bör utformas så att ansamling av damm motverkas och städning underlättas, t.ex. genom att - utemiljöer och entréer utformas på sådant sätt att smuts inte dras in i lokalerna, - förvaring av material sker på sådant sätt att städningen inte försvåras, - textilier såsom textila mattor, stoppade möbler, gardiner och annan textil inredning används så sparsamt som möjligt.

Städrutiner och städschema Verksamhetsutövare för anmälningspliktiga verksamheter ska enligt förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll ha en fastställd och dokumenterad fördelning av det organisatoriska ansvaret för de frågor som omfattas av miljöbalken samt dokumenterade rutiner för fortlöpande kontroll av verksamheten. Detta innebär till exempel att egenkontrollen bör innehålla dokumenterade städrutiner och städschema. Dessa bör finnas tillgängliga för tillsynsmyndigheten. Av städschemat bör det framgå - vem eller vilka som har ansvar för städningen, - vilken omfattning städningen ska ha, - med vilket tidsintervall städningen ska genomföras. Städningens omfattning Generellt bör städningens omfattning dimensioneras utifrån verksamheten och belastningen i lokalerna. Städningen bör utökas om lokalerna används kvällstid eller helger. Städningen bör intensifieras vid utbrott av smittsamma sjukdomar. Lokaler som används stadigvarande bör städas dagligen. Städningen bör omfatta - rengöring av lättåtkomliga ytor, som t.ex. golv, bord, bänkar, stolar, stoppade möbler och mattor, samt - ytor som man ofta tar i med händerna, som t.ex. handtag och lysknappar. Hygienutrymmen, som t.ex. toaletter, skötrum och duschrum, bör städas minst en gång per dag. Ytor där risken för smittspridning är extra stor bör rengöras efter varje användning, t.ex. bör skötbord rengöras efter varje blöjbyte. Desinfektionsmedel bör finnas tillgängligt för ytrengöring. Storstädning bör ske återkommande under året och omfatta golv, inredning, högt belägna ytor, hyllor, belysningsarmaturer, ventilationsdon, textilier, golvbrunnar m.m. Leksaker, inklusive utklädningskläder, bör tvättas eller rengöras vid behov, lämpligen minst två gånger varje halvår. Städmetoder Städmetoderna bör vara effektiva när det gäller att minska förekomsten av damm och mikroorganismer. Val av städmetod bör även anpassas till olika materials och ytskikts egenskaper och tålighet. Det bör eftersträvas att så lite damm som möjligt virvlas upp i samband med städning. Vid dammsugning bör dammsugare med effektiva filter eller centraldammsugare användas så att återföring av fina partiklar till rummet motverkas. Kemiska produkter för städning Vid val av kemiska produkter för städning bör produkter som kan ge upphov till besvär på grund av emissioner av kemiska ämnen och starka lukter undvikas. Folkhälsomyndigheten JOHAN CARLSON Marianne Löwenhielm (Avdelningen för kunskapsstöd)

Solna Nobels väg 18, SE-171 82 Solna Östersund Forskarens väg 3, SE-831 40 Östersund. www.folkhalsomyndigheten.se

Handläggare Marianne Löwenhielm Diarienummer 1598/2014-9.1.1 Datum 2014-02-03 Sida 1 (2) Konsekvensutredning över förslag till revidering av allmänna råd om städning i förskolor och skolor Bakgrund Folkhälsomyndigheten tog den 1 januari 2014 över stora delar av ansvaret från Socialstyrelsen vad gäller tillsynsvägledning enligt miljötillsynsförordningen (2011:13) för hälsoskydd. I samband med detta upphävdes Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 1996:33) om städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar. Folkhälsomyndigheten avser att revidera dessa tidigare allmänna råd om städning. Problembeskrivning och syfte I skolor är antalet personer per kvm högre än i de flesta andra inomhusmiljöer och det innebär speciella behov när det gäller städning. I samband med att Socialstyrelsen tog fram rapporten Allergi i skola och förskola 2013 gick myndigheten igenom den vetenskapliga litteraturen på området. Forskningsstudier har påvisat samband mellan hälsoproblem såsom luftvägsbesvär, inklusive astma hos barn och personal, och förekomsten av damm i skolan, liksom att i skolor med låg förekomst av svårstädad inredning såsom textilier, och mer frekvent städning, så är förekomsten av sådana besvär lägre. Olika intressenter, inklusive andra myndigheter med uppdrag på området, har också framhållit att städningen i skolor är ett eftersatt område och att förhållandena tycks ha blivit sämre under de senaste åren. Det reviderade allmänna rådet ska kunna användas som stöd vid den operativa tillsynen vid bedömningen av städning på förskolor och skolor i landet. Råden har därför betydelse för folkhälsoarbetet i Sverige när det gäller att förebygga hälsoproblem hos barn och unga, inte minst för de som har astma och allergier. Alternativa lösningar och dess effekter Om Folkhälsomyndigheten avstår från att revidera de allmänna råden om städning i skolor och förskolor skulle de operativa tillsynsmyndigheterna, dvs. de kommunala miljönämnderna (eller liknande), inte längre ha en skriftlig rekommendation att utgå ifrån i tillsynen vad gäller städning i skolor och förskolor. Möjligheten att utgå från skriftliga rekommendationer skapar en större tydlighet och underlättar därmed i den operativa tillsynen av städning i skolor och förskolor för såväl tillsynsmyndigheten som för verksamhetsutövare med ansvar för egenkontroll. Skriftliga rekommendationer ger också bättre förutsättningar för en likformig bedömning av städning av landets förskolor och skolor. Solna Folkhälsomyndigheten, SE-171 82 Solna. Besök: Nobels väg 18. Östersund Folkhälsomyndigheten, SE-831 40 Östersund. Besök: Forskarens väg 3. Telefon 010-205 20 00 E-post info@folkhalsomyndigheten.se www.folkhalsomyndigheten.se

Dnr 1234 Sida 2 (2) De som berörs av regleringen De som berörs av att de allmänna råden är huvudsakligen de operativa tillsynsmyndigheterna, dvs. miljönämnderna (eller liknande) samt verksamhetsutövare för skolor och förskolor. Kostnadsmässiga och andra konsekvenser av regleringen I Socialstyrelsens tidigare allmänna råd anges att textilier som fast inredningsmaterial bör undvikas. I Folkhälsomyndighetens allmänna råd anges att textilier bör användas så sparsamt som möjligt. Den nya formuleringen ska ses i sammanhanget att verksamhetsutövarens ansvar för att städningen är god även innefattar sådana material. Vissa förtydliganden av vad som bör ingå i den dagliga städningen har skett jämfört med rekommendationerna i Socialstyrelsens tidigare allmänna råd. Formuleringen i Socialstyrelsens allmänna råd var: Lokaler där barn och ungdomar stadigvarande vistas bör i regel städas dagligen. I t.ex. klassrum och andra utrymmen där barn och personal vistas stadigvarande bör den vardagliga städningen omfatta rengöring av golv och lättåtkomliga ytor som bord, bänkar, stolar etc.. Formuleringen i Folkhälsomyndighetens revidering av de allmänna råden är: Lokaler som används stadigvarande bör städas dagligen. Städningen bör omfatta rengöring av lättåtkomliga ytor, som t.ex. golv, bord, bänkar, stolar, stoppade möbler och mattor, samt ytor som man ofta tar i med händerna, som t.ex. handtag och lysknappar. Förtydligandet gäller alltså städningen av stoppade möbler, lösa mattor samt ytor som man ofta tar i med händerna. Dessa städmoment kan innebära vissa ökade kostnader för städningen i skolor och förskolor. Folkhälsomyndigheten bedömer dock att dessa moment bör ingå i den dagliga städningen eftersom de är viktiga för att minimera exponering för damm samt bryta smittvägar i skolor och förskolor. Överensstämmelse med de skyldigheter som följer av Sveriges EUanslutning Inom området saknas bindande EU-reglering varför det inte finns några EU-rättsliga skyldigheter inom området för det allmänna rådet. Inte heller i övrigt bedöms förslaget få betydelse för de skyldigheter som följer av Sveriges anslutning till EU. Särskilda hänsyn angående ikraftträdande och informationsinsatser Någon särskild hänsyn i fråga om ikraftträdande bedöms inte nödvändig. Kontaktperson vid Folkhälsomyndigheten Marianne Löwenhielm: tel. 010-205 27 47, e-post marianne.lowenhielm@folkhalsomyndigheten.se Beslut om det allmänna rådet planeras till senast juni 2014. Solna Folkhälsomyndigheten, SE-171 82 Solna. Besök: Nobels väg 18. Östersund Folkhälsomyndigheten, SE-831 40 Östersund. Besök: Forskarens väg 3. Telefon 010-XX XX XX E-post info@folkhalsomyndigheten.se www.folkhalsomyndigheten.se

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk 2014-02-13 SFN 2014/0079 0480-45 05 74 Servicenämnden Dokumenthanteringsplan serviceförvaltningen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa förvaltningens dokumenthanteringsplan. Bakgrund Med anledning av att serviceförvaltningen har omorganiserats under de senaste åren så har den sedan tidigare fastställda dokumenthanteringsplanen blivit inaktuell. Nu har dokumenthanteringsplanen omarbetats för att täcka de verksamheter som förvaltningen omfattas av idag. Planen har godkänts av kommunens arkivarie för fastställande i nämnd. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Bilaga Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan 2014-02-26 Serviceförvaltningen Enhet Kommunikation Hållbarhet Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax martina.adiels-balk@kalmar.se

SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Benny Wennberg Enhetschef Christina Karlberg 2014-02-26 1 (16) Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Förvaltningsgemensamt Direktupphandlingsprotokoll Public 360 Respektive handläggare/ Server Direktupphandlingar under 15 000 kr. Förenklad- och öppen upphandling Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anbudssammanställningar Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, antagna Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk Respektive handläggare Orderbekräftelser Kronologisk Respektive handläggare Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk karaktär, t.ex. hyres-, städavtal Anmärkning Avdelning 5 år Bevaras Skickas till upphandlingsenheten enligt rutin Hur görs en direktupphandling 2 år 2 år 2 år 2 år efter upphörandet Övriga kontrakt och avtal Kronologisk 5 år Bevaras Kontakta upphandlingsenheten. Gäller belopp över ett visst värde enligt info på www.kalmar.se

2 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv efter Kommunarkiv efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning Serviceavtal Kronologisk Vid inaktualitet Garantibevis Kronologisk Vid inaktualitet Beställningar/Rekvisitioner Kronologisk 2 år Gäller även till centralförrådet Handlingar av vikt för ärendets belysning, utredningar och projekt Utredningens namn 5 år Bevaras Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Kronologisk Vid inaktualitet Vid inaktualitet Lagervärdesrapport årsskifte Artikelnummer Ekonomienhet 10 år Bokslutsbilaga KLK Förråd, verkstad, produktion Inventarieförteckning Kronologisk Respektive chef 10 år Sociala medier- skärmdump Sociala medier inlägg och kommentarer Handlingar inkomna endast för kännedom. Public 360 Server 5 år Bevaras Skärmdump skrivs ut 1 per år eller vid stora förändringar Kronologisk ordning Handläggare 5 år Vid inaktualitet Handläggare gallrar Vid inaktualitet Förteckning över konst Konstnärens namn Konstansvarig Vid inaktualitet Polisrapporter/polisanmälningar Kronologisk Respektive chef 2 år Diarieförs from 2010-06-01 Ansökningar i samband med kulturminnesmärkta byggnader. Public 360 Registrator 5 år Efter 5 år till byggarkiv hos fastighet.

3 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av ringa betydelse eller tillfällig art Övrig E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor som tillhör/startar ärenden. Kronologisk Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Vid inaktualitet Anmärkning Avdelning Kronologisk 5 år Bevaras Gallras efter utdrag på papper för diarieförning eller arkivläggning i akt. Förvaltningsledning Samverkansgrupp Central Public 360 Efter 5 år Bevaras Samverkansgrupp Lokal Public 360 Efter 5 år Bevaras Utgående skrivelser Kronologisk Handläggare 2 år Tillfälliga och av ringa betydelse Egna enkäter Kronologisk Respektive chef Vid Svarsformulär inaktualitet Egna enkäter - sammanställning Public 360 Handläggare 5 år Bevaras Rekvisitionsblock (använda) Inlåst Handläggare 2 år Registering/Diarie Diarieförda handlingar Public 360 / Diarieplansordning Skrivelser av ringa betydelse eller tillfällig art. Rutinskrivelser, in- och utgående Protokollskopior, utdrag, cirkulär, arbets- eller informationsmaterial av tillfällig art. Server / Registrator Kronologiskt Handläggare Vid inaktualitet Vid inaktualitet Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet Cookiefiler och globalfiler Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet 5 år Bevaras Hos handläggare under beredning av ärendet. Diarieförda handlingar får gallras om handlingen har annan gallringsregel i detta dokument. Se kommungemensam verksamhetshandbok, Dokumenthanteringsplan: Handlingar av ringa och tillfällig betydelse Om funktionen är aktiverad