Semesterårsskifte Inledning Här beskrivs hur du genomför ditt semesterårsskifte, dvs hur du gör en semesterberäkning i programmet så att de nya semesterdagarna genereras. Manualen gäller semesteravtal som tillämpar Semesterlagens regel om att man först måste tjäna in semester under tolv månader (intjänandeår) och därefter får ta ut intjänad semester. Enligt Semesterlagen sträcker sig semesteråret från 1 april till 31 mars påföljande år, men perioden kan vara en annan enligt kollektivavtal. Semesterhanteringen i Kontek Lön stödjer valfri tolvmånadersperiod. När ska semesterberäkningen göras? Om ditt intjänandeår sträcker sig från 1 april till 31 mars ska du normalt göra din semesterberäkning när löneutbetalningen i april är fastställd, eftersom man ofta har släpande avvikelserapportering. Det är viktigt att all frånvaro som avser mars är registrerad och fastställd eftersom den kan påverka resultatet av semesterberäkningen. Semesterunderlag i Ingående värden Du som har börjat använda Kontek Lön under pågående intjänandeår, kan behöva lagra uppgifter i Ingående värden på flik Semesterunderlag, för att erhålla ett komplett underlag för din semesterberäkning. Välj Arkiv i menyraden och alternativet Ingående värden för att kontrollera/komplettera semesterlöneunderlaget från ditt tidigare löneprogram. Semesterskuld Om du behöver en semesterskuld per den sista mars måste du skriva ut den innan du genomför semesterberäkningen. Den kan inte tas ut i efterhand. Följande personer undantas vid semesterberäkningen Personer med Avgångsdatum satt i Personalregistret Personer med Semesteravtal (Inget) satt i Personalregistret 1
Semesterårsskifte (arbetsgång) Kontrollera Avtalsdefinitioner För att kontrollera de egna avtalsdefinitionerna väljer du Semester i menyraden och alternativet Avtalsdefinitioner. Semesteravtalen styr hur nya semesterdagar räknas fram, hur semesterdagar får sparas, beräkning av värden för semesterlön/rörlig lönedel, garantibelopp mm. Det du bör kontrollera är följande: Att startdatum för intjänandeåret på rad 1 stämmer (2015-04-01 om du tillämpar Semesterlagen). När semesterberäkningen sedan genomförs kommer startdatumet automatiskt att ändras till ditt nya intjänandeår Att angivna procentsatser stämmer Att eventuella garantibelopp stämmer (dessa kan ha ändrats enligt ditt kollektivavtal och då måste du ändra värdet på semesteravtalet) Börja alltid med en Preliminär utskrift ingen uppdatering För att skriva ut en Preliminär utskrift väljer du Semester i menyraden, Semesterberäkning och Beställning. 2
En Preliminär utskrift visar dig resultatet av semesterberäkningen utan att uppdatera några uppgifter. Via den Preliminära utskriften kan du se om resultaten för de anställda verkar rimliga. Ange startdatum för det intjänandeår du avser att genomföra beräkningen för. Slutdatum anges automatiskt till tolv månader efter startdatum. De semesteravtal som har det angivna startdatumet visas. Du kan även se vilken mall semesteravtalet använder samt hur många anställda som tillhör respektive semesteravtal. Markera det semesteravtal du avser att skriva ut den Preliminära utskriften för. Vid Preliminär utskrift kan du som regel välja Lista= En rad per anställd, vilket ger en kortfattad rapport som visar samtliga saldouppgifter, den genomsnittliga sysselsättningsgraden för intjänandeåret och eventuellt semesterlön/dag (vilket för vissa semesteravtal även kan innebära rörligt tillägg per dag). För vissa semesteravtal anges även värde för garantibelopp. En markering i med avtalsdefinition, innebär att inställningarna för det aktuella semesteravtalet skrivs ut som sida 1 på rapporten. Om du upptäcker felaktiga värden eller om du vill göra stickprovskontroll, kan du kontrollera resultatet mer ingående för den anställde. Välj Lista= Detaljerad beräkning, och ställ ett urval på den aktuella personen. Du får då en fullständig redovisning av hur programmet har beräknat den anställdes resultat. Uppgifter som används vid semesterberäkningen Från Personalregistret flik Allmänt används följande uppgifter: Anställningsdatum från den senaste anställningsperioden används som startdatum för semesterintjänandet och ligger till grund för framräkning av antal betalda och eventuellt obetalda semesterdagar. Om det finns ett datum på flik Semester i fält Räkna semester för anställningsperioder fr.o.m, så är det detta datum intjänandet räknas ifrån. Sysselsättningsgrader som har gällt under intjänandeåret hämtas för att beräkna den genomsnittliga sysselsättningsgraden. 3
Semesteravtal med mall 170 är den enda mall som inte hämtar uppgift för sysselsättningsgrad eftersom sysselsättningsgraden beräknas enligt årsarbetstid. Från Personalregistret flik Semester används följande uppgifter: Fältet Semesteravtal styr vilket semesteravtal den anställde tillhör. Värden lagrade i fälten Semesterrätt Brutto och Nettoveckoarbetsdagar styr framräkning av antal semesterdagar. Värden i saldon för Uttaget (årets) används i semesterberäkningen för att spara rätt antal semesterdagar. Om du delutbetalar semestertillägg/semesterlön måste saldona vara motsvarande saldot för uttagna semesterdagar (Betald semester-saldo) eftersom alla sparade semesterdagar måste innehålla samma semesterlönedelar. Om den anställde har fått utbetalt fler semestertillägg/semesterlöner än uttagna semesterdagar, måste du ta tillbaka överskjutande semestertillägg/semesterlöner för att kunna genomföra semesterberäkningen. Fältet Räkna semester för anställningsperioder fr.o.m, används för personer där semesterberäkning ska inkludera tidigare anställningsperioder. Om inget datum anges räknas semesterintjänande ifrån det senaste Anställningsdatumet. Fältet Semesterintjänande (ändrad syss.grad) p.g.a deltidsfrånvaro används när den anställde är deltidsfrånvarande en längre tid t ex långtidssjuk. Förklaring av fältet ovan I vissa kollektivavtal ska sysselsättningsgraden räknas ner med hänsyn till frånvaroandelen efter 180 kalenderdagar. Semesterberäkningen tar hänsyn till uppgifter som har lagrats här för att beräkna den genomsnittliga sysselsättningsgraden. För att lagra den sänkta sysselsättningsgraden måste du först markera fältet. Därefter kan du klicka på knappen efter fältet för att nå formuläret. Här anger du från 4
vilket datum den sänkta sysselsättningsgraden ska gälla. Det som anges är den sysselsättningsgrad man tjänar in semester på, inte sjukskrivningsgraden. Exempel En person är anställd på 80% men har varit långtidssjuk 50% och det här ska påverka semesterintjänandet per angivet datum. I detta fall ska värde 40% anges, den anställde är sjuk 50% av sin 80% tjänst och tjänar in semester på återstående 40%. Tänk också på att ändra tillbaka till den anställdes ordinarie sysselsättningsgrad om deltidssjukskrivningen övergår till heltidssjukskrivning eller om den anställde blir helt frisk och kan arbeta enligt sin ordinarie sysselsättningsgrad igen. När en semesterberäkning är genomförd och ett nytt intjänandeår startar är det viktigt att kontrollera uppgifterna i det här formuläret. För personer som nu ska tjäna in semester med sin ordinarie sysselsättningsgrad i ytterligare 180 kalenderdagar, ska du ange den ordinarie sysselsättningsgraden per det nya intjänandeårets startdatum. För personer som ska fortsätta att tjäna in semester på den lägre angivna sysselsättningsgraden krävs ingen förändring. Från Kalendarium används följande uppgifter: Frånvaro under intjänandeåret. Ej semestergrundande frånvaro i hela kalenderdagar påverkar antal intjänade betalda semesterdagar. Semestergrundande frånvaro används för uppräkning av semesterlöneunderlaget (i de fall semesteravtalet har denna inställning). För att kontrollera den anställdes frånvaro i Kalendariet, sätt optionsknappen vid Typ till All frånvaro, ange intjänandeårets startdatum samt 12 månader vid slutdatum, klicka på fliken Totaler. Du ser då totalt antal timmar, arbetsdagar och kalenderdagar som är inrapporterade för respektive frånvaroorsak. Från Lönestatistik används följande uppgifter: Beroende på inställningar i ditt semesteravtal hämtas olika uppgifter från Lönestatistiken. De uppgifter som kan vara aktuella finns i rapporten som skapas när du markerar SN Lönestatistik 5
m.m. Kolumnerna som kan vara aktuella vid semesterberäkningen är Arbetade timmar, Arbetade dagar, Semesterlönegrundande belopp, Sem.lönegrundande rörlig lönedel och Medeltimlönegrundande belopp. (Den här rapporten innehåller även eventuella Ingående värden). Rättning av felaktiga uppgifter Om du upptäcker felaktiga uppgifter när du kontrollerar den Preliminära utskriften kan dessa rättas på följande sätt: Fel i Personalregistret på flik Allmänt och flik Semester rättas genom att du ändrar till korrekt uppgift och sparar. Fel på lönearter i Löneartsregistret (markeringar i rutorna Semesterlönegrundande, Rörlig lönedel, Medeltimlönegrundande) rättas genom att du ändrar till korrekt markering på lönearten och sparar. Dina ändringar påverkar resultatet retroaktivt och kommer direkt att få genomslag i din semesterberäkning. Fel i Kalendarium. Om du upptäcker felregistrerad frånvaro t ex tjänstledighet istället för föräldraledighet, måste korrigering av frånvaron göras i en löneberäkning. Börja med att registrera samma felaktiga frånvaro (samma löneart) i löneberäkningen igen för datumintervallet och klicka på knappen Korrigera. Detta gör att frånvaron tas bort för datumintervallet och närvaron återställs. Nu går det bra att registrera den korrekta frånvaron, det görs i samma löneberäkning. När löneberäkningen är fastställd uppdateras Kalendarium och uppgifterna hämtas till semesterberäkningen. Fel i Kalendarium. Om det är fel antal närvarotimmar görs rättning i Kalendarium genom att Korrigera närvaro (vilket normalt även brukar påverka Arbetade timmar i Lönestatistiken). 6
Utskrift av Personalregistret (före semesterberäkning) När den Preliminära utskriften visar korrekta resultat kan du, innan du genomför uppdateringen, spara aktuella uppgifter från Personalregistret som en PDF-fil. Det ger dig möjlighet att se hur uppgifterna såg ut före uppdateringen om något skulle ifrågasättas senare. Du kan välja att skriva ut all information eller enbart de flikar som innehåller uppgifter för semester, välj då fliken Allmänt (inkl sysselsättningsgrader) och fliken Semester. Säkerhetskopiera Ta en vanlig säkerhetskopia innan du genomför din semesterberäkning. Semesterberäkning - genomför uppdatering När du känner dig klar med genomgången av det preliminära resultatet är det dags att genomföra semesterberäkningen så att Personalregistret uppdateras. Gå till Semester, välj Semesterberäkning och Beställning. Markera det semesteravtal du avser att genomföra uppdatering för, samt välj Personalregister uppdateras. Klicka på knappen OK för att uppdatera. Den detaljerade semesterberäkningen sparas som PDF-fil. Om du väljer att spara filen i Aktuell företagsmapp, kommer du att nå den via Semester > Semesterberäkning > Historik. Välj var PDF-filen ska sparas och klicka på OK. 7
Om du har skapat en säkerhetskopia, ska du markera detta för att komma vidare. Klicka på knappen OK för att fullfölja uppdateringen. Du ges nu möjlighet att skriva ut den detaljerade semesterberäkningen, det är samma utskrift som även är sparad som PDF-fil. Om du har flera semesteravtal fortsätter du att uppdatera dem ett i taget. Efter uppdatering Startdatumet på dina semesteravtal har nu ändrats till det nya intjänandeårets startdatum. Personalregistret flik Semester är uppdaterat med nya värden i form av semesterdagar, sysselsättningsgrad för intjänandeåret samt eventuellt semesterlön och garantibelopp (beroende på vilket semesteravtal som används). Om du vill dokumentera hur Personalregistret ser ut direkt efter semesterberäkningen kan du spara aktuella uppgifter från Personalregistret som en PDF-fil igen. Om ni erbjuder era anställda förskottssemester kan det vara lämpligt att kontrollera om antal förskottsdagar behöver justeras. De anställda kanske nu har fått betalda semesterdagar och resterande antal förskottsdagar ska då tas bort eller reduceras. Det 8
här är givetvis beroende på era överenskommelser enligt anställningsavtalet. Tänk också på om du behöver göra några förändringar i uppgifter för anställda med lång deltidsfrånvaro t ex deltidssjuk. Om den anställde har tjänat in semester på en lägre sysselsättningsgrad, kan ett nytt intjänandeår innebära att den anställde har rätt till ytterligare 180 semestergrundande kalenderdagar. Du ska i så fall i Personalregistret på flik Semester och i formuläret Semesterintjänande (ändrad syss.grad) p.g.a. deltidsfrånvaro, ange det nya intjänandeårets startdatum och den anställdes ordinarie sysselsättningsgrad. Semesterbesked Under menyn Semester finns Semesterbesked. Semesterbesked används för att skriva ut aktuella värden för semesterdagar från Personalregistret flik Semester. Du kan välja att skriva ut En rad/person eller En sida/person. Det senare alternativet kan lämnas till dina anställda som information om hur många semesterdagar som finns att ta ut. Du kan på den här utskriften även lägga till egen information genom att ange den i rutan Fria textrader. Texten presenteras nederst på utskriften för samtliga anställda. Semesterbeskedet kan även skickas via E-post. Historik Den detaljerade semesterberäkningen sparades som PDF-fil vid uppdateringen. Om du valde att spara filen i Aktuell företagsmapp, kan du nå filen om du går till Semester, väljer Semesterberäkning och Historik. Här lagras en PDF-fil per genomförd semesteruppdatering. Öppna filen genom att dubbelklicka på den. 9