1.1 Omfattning Upphandlingen omfattar ett ramavtal avseende städning av Gustavsgården, Socialkontorets utförarenhet och Ösbydalens förskola i centrala Gustavsberg i Värmdö kommun. Avtal tecknas med en entreprenör som kan åta sig ansvar för städning. Detta innebär att entreprenören ska verka för att erbjuda god och effektiv städning som är fackmannamässigt utfört. Metoder, städutrustning samt städmaterial ska vara anpassade efter objektet samt dess omfattning. Städningen ska resultera till ett rent och fräscht intryck de platser städningen avser. Entreprenören ska kontinuerligt arbeta med utveckling av kvalitet- och miljöarbete under hela avtalsperioden. 1.2 Upphandling Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Upphandlingsförskrifter Webbformulär skakrav Webbformulär utvärderingsformulär Avtalsvillkor Bilaga 1-3 städinstruktioner. Bilaga 4 Ytor Gustavsgården Ritning 1-8, Gustavsgården Ritning 9, Socialkontorets utförandenhet, plan 3 o 4 1.3 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som öppet förfarande enligt LOU. Anbud kan antas utan föregående förhandling. 1.4 Avtalets giltighet Avtalstid för detta ramavtal är 2014-04-01 t o m 2016-03-31 med möjlighet för beställaren att förlänga avtalet med 12 + 12 månader. Maximal avtalstid är 48 månader. Avtalet förlängs automatiskt om beställaren inte meddelar något annat sex (6) månader innan avtalstidens utgång. 1.5 Avtalets form Avtal tecknas med en entreprenör där samtliga villkor är fastlagda. 1.6 Anbudets form Anbud lämnas helt. 1.7 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på www.e-avrop.com Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: https://www-eavrop.com För att kunna hämta underlaget måste ett konto registreras på e-avrop. Det är kostnadsfritt. En rekommendation är att registrera konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Klicka på länken nedan för att komma till aktuella upphandlingar: https://www.e-avrop.com/varmdo/e-upphandling/default.aspx 1.8 Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på www.e-avrop som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. 1(5)
Frågor måste ställas en vecka innan anbudstidens utgång för att bli besvarade. Frågor som inkommer senare kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Förutom att frågor och svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor och svar i upphandlingens annons. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor och Svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm 1.9 Anbudets lämnande Anbudet ska lämnas elektroniskt via e-avrop. Anbudet lämnar du på samma sida som där du hämtade detta förfrågningsunderlag på adressen www.e-avrop.com Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 1.10 Anbudets form och innehåll Anbudet ska lämnas på det svenska språket. Samtliga priser ska lämnas exklusive moms och i svenska kronor. Saknar anbud klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter eller innehållsmässigt inte överensstämmer med denna anbudsförfrågan kan anbudet komma att lämnas utan att beaktas. Inga reservationer eller alternativa anbud accepteras. 1.11 Anbudstidens utgång Anbudet ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2014-03-03. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 1.12 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt till och med 2014-07-01. 1.13 Avbrytande av upphandling Värmdö kommun äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 1.14 Kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivare som uppfyller alla ställda krav går vidare till utvärdering. Anbudsgivaren ska kunna bevisa att ställda krav uppfylls. 1.15 Uteslutning av anbudsgivare Omständigheter som kommer medföra uteslutning Om anbudsgivaren är dömd för förhållanden som anges i LOU 10:1, exempelvis ekonomisk brottslighet eller bedrägeri. Omständigheter som kan komma att medföra uteslutning Om anbudsgivaren är föremål för omständigheter som anges i LOU 10:2, exempelvis konkurs, ansökan om konkurs eller är dömd för brott avseende yrkesutövning. Registrering av leverantör 2(5)
Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet som upphandlingen avser. F-skatt Anbudsgivaren skall vara registrerad för skatt. Skatteprevension Beställaren har ett samarbete med Skatteverket och kommer under avtalsperioden att kontrollera att entreprenören har fullgjort sina åligganden vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter. Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en ekonomisk ställning som möjliggör att han kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Beställaren kommer att kontrollera detta via Business Check i Sverige AB:s kreditupplysning. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Kontroll av att offererade varor och tjänster uppfyller ställda krav Anbudsgivaren ska kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. 1.16 Utvärdering av anbud I denna upphandling kommer anbuden att utvärderas utifrån principen ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärderingsmetod Utvärderingsmetoden bygger på monetär utvärdering med prissatt kvalitet. Offererat pris blir ett jämförelsetal. Jämförelsetalet påverkas av kvalitetssäkrande intervju. Anbuden med lägst jämförelsetal är de vinnande anbuden. Utvärderingskriterier 1. Pris 2. Kvalitetssäkrande/ kvalitetsställande intervju Beställarens utvärderingsgrupp kommer att utifrån anbudsgivarens pris samt kvalitetssäkrande/kvalitetsställande intervju anta det mest lämpade entreprenören för uppdraget. 1. Pris Anbudsgivare ska lämna ett totalpris för städning. Städinstruktionerna avspeglar beställarens generella behov av städning för att upprätthålla en god och hygienisk städning. Under avtalsperioden kan det komma att ske förändringar, tillägg eller avdrag i städinstruktionerna samt dess frekvenser beroende på den avropande verksamhetens behov samt standard och typ av utnyttjande av lokaler. 2. Kvalitetssäkrande/ kvalitetsställande intervju 3(5)
Anbudsgivare som uppfyller alla ställda krav kvalificerar sig vidare till utvärderingen. Intervjuer startas med den anbudsgivare som lämnat bästa pris. Beställaren kommer att intervjua det antal anbudsgivare tills det ekonomiskt mest fördelaktigt anbud kan antas. För att säkerställa anbudsgivarens förståelse samt förmåga att utföra uppdrag enligt anbudets krav som ställts kommer beställaren att kalla till ett intervjutillfälle. Vid intervjun kommer anbudsgivare muntligen att presentera sitt anbud utifrån ställda krav. Närvarande vid intervjun ska följande vara: 1. En person i arbetsledande ställning 2. En person från den ordinarie städpersonalen Samt, om anbudsgivaren så önskar får en företagsrepresentant närvara. Om de ovan angivna personerna (punkt 1 och 2) inte närvarar vid intervjun, erhåller anbudsgivaren noll (0) poäng. Vid bedömning av intervjun kommer beställaren bland annat att ta hänsyn till: Anbudsgivarens presentation av inlämnat anbud samt dess överensstämmande med inlämnat anbud. - Anbudsgivarens förståelse och kunskap för uppdraget. - Anbudsgivarens samarbetsförmåga. - Anbudsgivarens praktiska förståelse avseende miljö- och kvalitetssäkring. Poängsättning: 3 poäng - Utmärkt 2 poäng - Bra 1 poäng - Vissa svagheter 0 poäng - Svagt 3 poäng - Utmärkt Anbudsgivaren visar på ett för beställaren trovärdig, tydligt och överskådligt sätt att den har full insikt i vad som krävs för att uppdraget ska kunna utföras. Anbudsgivaren har för beställaren gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräckligt förmåga och kunskap för att utföra uppdraget på ett utmärkt sätt i enlighet med förfrågningsunderlaget. 2 poäng - Bra Anbudsgivaren visar på ett för beställaren att denne har insikt i vad som krävs att uppdraget ska kunna utföras. Anbudsgivaren har för beställaren gjort sannolikt att denna kommer att ha sådan förmåga och kunskap att denne kan utföra uppdraget på ett bra sätt i enlighet med förfrågningsunderlaget. 1 poäng - Vissa svagheter Anbudsgivaren har för beställaren gjort sannolikt att denna kommer att ha sådan förmåga och kunskap att denne har rimligt möjlighet att utföra uppdraget på ett bra sätt i enlighet med förfrågningsunderlaget. 0 poäng - Svagt Anbudsgivaren har inte för beställaren gjort sannolikt att denne kommer att ha sådan förmåga och kunskap att denne har rimlig möjlighet att utföra uppdraget i enlighet med förfrågningsunderlaget. Bedömningsnivåer för kvalitetssäkrande/ kvalitetsställande intervju Full poäng ger inget påslag på jämförelsetalet. Noll poäng ger fullt påslag med 800 SEK. Fördelning 3 poäng = 0 SEK 4(5)
2 poäng = 30000 SEK. 1 poäng = 60000 SEK 0 poäng = 90000 SEK Upphandlingens föreskrifter Vid inkommande av flera anbud med samma slutgiltiga total poäng sker selektering i nedanstående ordning. Pris Kvalitetssäkrande/ kvalitetsställande intervju Vid inkommande totalt anbud med samma utvärderings poäng och pris kommer lottning att ske. Lottdragning kommer att sker enligt följande: Vid ett lottningsförfarande deltar tre (3) tjänstemän från kommunen. Tjänsteman nr 1 ansvarar för att i lottningen deltagande anbudsgivares namn är helt dolda i de papperslotter, som används samt att dessa placeras i en behållare, som skakas om. Tjänsteman nr 2 drar en lott och läser upp namnet samt visar lotten för de två (2) andra tjänstemännen. Tjänsteman nr 3 noterar namnet i lottningsprotokollet, som vinnande anbud. Efter genomförd lottning tar tjänsteman nr 2 upp återstående lotter ur behållaren och kontrollerar att det inte är frågan om två eller fler identiska lotter. 1.17 Meddelande om tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas om beslut via ett tilldelningsmeddelande per e-post. Meddelande om tilldelningsbeslut utgör ej accept enligt avtalslagen utan avtal sluts genom ett särskilt avtal. 5(5)