Guide till arbetsblad för utvecklingsarbete Arbetsbladet är ett verktyg för dig och dina medarbetare/kollegor när ni analyserar resultatet från medarbetarundersökningen. Längst bak finns en bilaga med exempel på dialogfrågor som nu kan använda som diskussionsunderlag vid genomgång av respektive frågeområde. Arbetsbladet består av tre sidor och är indelat i sju delmoment. Varje moment beskrivs under sin rubrik nedan. Arket är gjord som en skrivbar PDF så du kan antingen arbeta digitalt eller skriva ut arket. 1. Vad har hänt sedan förra mätningen? Innan ni tittar på årets resultat ska ni reflektera kring förra årets resultat. Vilka åtgärder/förbättringar/aktiviteter gjorde ni i kopplat till förra årets resultat? Vad blev effekten/resultatet av de aktiviteterna? Har det blivit bättre/sämre/ingen förändring? Kan ni dra några slutsatser? Sammanfatta era aktiviteter och effekten av dem i rutorna under punkt 1 på arbetsbladet. Gå igenom årets resultat Gå igenom årets resultat av medarbetarundersökningen. Stanna upp och diskutera de frågor som ni anser viktigast. - Känner du igen dig i resultatet? - Speglar resultatet din bild av verkligheten? Se exempel i Bilaga 1 hur ni kan arbeta med dialogfrågor
2 2. Våra styrkor Diskutera och identifiera vilka era styrkor är. Utgå ifrån resultatet men tänk på hela arbetssituationen/arbetsplasten. - Vad är våra styrkor? - Vad fungerar bra på arbetet? - Vad gör att jag trivs på arbetsplatsen? Sammanfatta era diskussioner i ruta 2 på arbetsbladet. Vi har ett stort driv Vi har ett högt engagemang Vi delar med oss av varandras kompetens 3. Våra utvecklingsområden Diskutera och identifiera vilka era utvecklingsområden är. Utgå från årets resultat men tänk på hela arbetssituationen/arbetsplasten. - Vilka är våra utvecklingsområden? - Vad fungerar mindre bra på arbetet? Sammanfatta era diskussioner i ruta 3 på arbetsbladet. Vi har svårt att komma till beslut Vi saknar mål och strategier
3 4. Vi ska jobba vidare med Nu har ni blickat tillbaka och reflekterat över de förbättringar ni genomfört kopplat till förra årets resultat. Ni har också gått igenom och diskuterat årets resultat och identifierat både era styrkor och era utvecklingsområden. Utifrån dessa diskussioner ska ni nu välja ett eller max två frågeområden att arbeta vidare med, exempelvis attraktion, organisatorisk effektivitet, påverkansmöjligheter och fysisk arbetsmiljö. Ni kan välja antingen ett utvecklingsområde eller styrkeområde. Det viktiga är att det är ett område som du och dina kollegor själva kan påverka och driva utveckling inom på arbetsplatsen och som ni tror kan få positiva effekter i verksamheten. - Vilket område känns viktigast att analysera vidare? - Hur kan vi i gruppen påverka? Sammanfatta era diskussioner i ruta 4 på arbetsbladet. Organisatorisk effektivitet Har ni svårt att enas om ett område inom gruppen? Om ni har svårt att enas om ett område att jobba vidare med kan ni använda er av en prioriteringsövning. 1. Skriv upp alla områden som ni väljer mellan på en tavla, papper eller liknande. 2. Var och en får tre röster i form av exempelvis ett streck eller plutt. Man får lägga alla sina röster på ett område eller fördela dem på flera områden. 3. Var och en markerar sina röster på tavlan. 4. Det område som får flest röster fortsätter ni att analysera.
4 5. Önskat läge Nu har ni kommit in på analysdelen där ni ska fördjupa er inom det fokusområde som ni precis har valt ut. Ta ordentligt med tid att diskutera och gå inte direkt på lösningarna. Kommer ni på bra lösningar kan ni notera dem och plocka upp dem senare under punkt 7. Utgå från ert fokusområde och diskutera ert önskade läge. Försök att vara så konkreta som möjligt. - Hur ser ert önskade läge ut? - Hur är det när det är som allra bäst? - Hur ser er målbild ut? Sammanfatta era diskussioner i ruta 5 på arbetsbladet. Vi arbetar utifrån gemensamma mål och har en arbetsfördelning som gynnar hela gruppen 6. Analys Nu ska ni diskutera varför ni inte befinner er i det önskade läget redan idag. Vilka hinder finns för att nå det önskade läget ni just har beskrivit? Ta ordentligt med tid att diskutera och stanna inte vid första bästa svar utan gräv vidare. Hjälp varandra i diskussionen genom att ställa frågor som varför är det så? - Varför är det inte som ni beskriver under önskat läge redan idag? - Vilka hinder finns för att nå det önskade läget? - Varför är det en skillnad mot hur det är idag? En utmaning i den här fasen av workshoppen är att inte börja prata om lösningar. Kommer ni på bra lösningar kan ni notera dem och plocka upp dem senare under punkt 7. Varför är det en skillnad mellan vårt önskade läge och idag? Vilka är våra hinder? - Vi hinner inte. - Varför hinner vi inte? - Vi har för lite tid - Varför har vi för lite tid? Sammanfatta era diskussioner i ruta 6 på arbetsbladet. Idag saknar vi målstyrt arbete Vi följer inte upp varandras arbete och delar inte med oss av varandras erfarenheter
5 7. Förbättringsplan Utifrån er analys ska ni nu identifiera lämpliga förbättringar. Försök ta fram förbättringar som ni själva kan driva och påverka inom gruppen. Chefen kan hjälpa till med stöd, beslut och resurser men medarbetarna bör stå som ansvariga för aktiviteten. Ni behöver inte ha färdiga förbättringsförslag idag utan en aktivitet skulle kunna vara att ta fram en projektgrupp som utreder en viss fråga och kommer med förslag på förbättring. Diskutera vilken effekt ni vill ha ut av förbättringen. När har ni nått målet med aktiviteten? Det är viktigt att bestämma vem som är ansvarig. Det bör vara en namngiven person och helst inte chefen. Sätt inte upp alla som ansvariga, då blir oftast ingen ansvarig. Besluta om när utvecklingsarbetet ska vara klar och hur och när uppföljning av aktiviteten ska ske. Välj hellre ett fåtal förbättringar som ni genomför med kvalitet och har tid att fokusera på än många som ni inte hinner genomföra. Det finns inget som hindrar att man gör om övningen med ett annat fokusområde för att identifiera fler förbättringar i ett senare skede. Självklart kommer det att finnas aktiviteter/förbättringar som chefen måste ansvara för att driva. Men fokus i detta förbättringsarbete bör vara saker som ni inom gruppen själva kan driva och påverka. Uppföljning Redan när ni beslutar vilka förbättringar ni ska jobba vidare med bör ni tänka igenom hur och när ni ska följa upp förbättringarna kopplat till medarbetarundersökningen. Om ni redan har en fungerande rutin för annan uppföljning kan ni lämpligen lägga in uppföljingen av medarbetarundersökningen där. Ni behöver inte skapa något nytt forum utan använd de arbetsplatsträffar eller liknande som ni redan har om utrymme finns där. Det viktiga är att ni följer upp. Det vi inte följer upp är oftast det som uppfattas som oviktigt. Koppla gärna ihop medarbetarundersökningen med det kvalitetsarbete som du gör i samband med till exempel kundundersökningen.
6 BILAGA 1 Nedan ser du exempel på hur ni i gruppen kan jobba med dialogfrågor. Fysisk arbetsmiljö Påstående (medarbetarenkäten) Jag har en god fysisk arbetsmiljö Jag har tillgång till de arbetsredskap och tekniska hjälpmedel som behövs i mitt arbete Dialogfrågor Vad kan förbättras när det gäller arbetsmiljöfrågor? Vad kan vi själva göra för att förbättra den fysiska arbetsmiljön? Vilka genomförda arbetsmiljöåtgärder är vi nöjda med? Varför? Har vi kunskap om vilka hjälpmedel som finns? Använder vi de hjälpmedel som finns? Jag behärskar mina arbetsredskap och tekniska hjälpmedel Har vi tydliga instruktioner och tillräcklig kunskap för att använda hjälpmedlen? Engagemang Påstående (medarbetarenkäten) Jag har stimulerande arbetsuppgifter Jag anstränger mig för att nå goda resultat inom mitt ansvarsområde Jag tar tillvara möjligheter att lära i arbetet Dialogfrågor Hur kan jag påverka mina arbetsuppgifter? Hur kan vi ge förutsättningar för ökat ansvar, engagemang och arbetstillfredsställelse? Vilka har förväntningar på vår arbetsinsats? Har vi gemensam uppfattning om vad som är en rimlig målnivå för oss? Vad får jag ut av att engagera mig i utveckling av vår verksamhet? Jag ser vanligtvis fram emot att gå till arbetet Vilka är våra drivkrafter för att gå till arbetet? Påverkansmöjligheter Påstående (medarbetarenkäten) Jag kan påverka hur mina arbetsuppgifter ska utföras Jag kan påverka min sammantagna arbetsmängd Jag kan påverka min arbetstakt Jag kan vara delaktig vid planering av min verksamhet Dialogfrågor Finns det moment i arbetet vi skulle vilja påverka och i så fall hur? Vad är det som hindrar oss från att påverka hur arbetet utförs? Vilka arbetsuppgifter hinner vi inte med inom ordinarie arbetstid? Varför? Vad i arbetet/vilka arbetsuppgifter är det vi vill påverka? Är vi i arbetsgruppen överens i denna fråga? Vilka möjligheter har vi att påverka? Finns det moment i arbetet vi skulle vilja påverka och i så fall hur? Vad är det som hindrar oss från att påverka hur arbetet ska utföras?