Förbättringskunskap Senior alert Verktyg att använda i teamutbildning

Transkript

1 Förbättringskunskap Senior alert Verktyg att använda i teamutbildning

2

3 Att sätta upp mål Den första frågan i förbättringsmodellen är frågan "Vad vi vill åstadkomma?" Svaret på frågan är de mål vi sätter upp så att vi alla vet vad vi strävar mot, vad vi arbetar för. Det brukar framhållas att ett mål ska vara utmanande eller djärvt. Sätter vi ribban för lågt går det troligen att nå målet med bara lite ansträngningar. Sätter vi ribban högt så "tvingas" vi göra rejäla förändringar, kanske se över hela vår process, för att nå ända fram. Man kan också säga att ett mål ska vara SMART: S = Specifikt dvs. ett mål ska vara så tydligt som möjligt. Ange ett tal (antal eller andel) och använd ord för riktning i målbeskrivningen, t ex öka, minska. M = Mätbart dvs. ett mål ska vara mätbart, eftersom det som går att mäta är det som blir gjort. Det man kan visa i siffror, svart på vitt, det brukar bli tydligt för de flesta hur det går eller vartåt det lutar om man har flera mätresultat över tid. A = Accepterat dvs. det är viktigt att de som ska arbeta med förbättringarna måste acceptera målen. Därför måste målen förankras inom den enhet det gäller och hos de medarbetare som ska arbeta mot målen. Därför bör man ägna tid åt detta! R = Realistiskt dvs. målen ska vara realistiska, sägs ibland. Vi menar att målen ska vara reellt utmanande. Om målen inte är tillräckligt utmanande (eller djärva) så finns det en risk att man inte utvecklar nya arbetssätt utan bara försöker springa lite fortare och fortsätter som vanligt. Vill vi åstadkomma ett genombrott som blir hållbart och bestående så vill det till att sätta högt ställda banbrytande mål. T = Tidsatt dvs. det är viktigt att man bestämmer när målen ska vara uppfyllda. Sätt upp en tidpunkt, annars är det risk för att arbetet skjuts framför oss. Börja testa förändringar så snart som möjligt, redan efter några dagar helst. Formulera smart Undvik målformuleringar som: "Vi ska tillgodose våra patienters behov". Skriv: "Vi ska öka andelen nöjda personer med 5 procent fram till 31 oktober 2012." Undvik: "Vi ska minska våra väntelistor under året." Skriv: "Vi ska minska tredje tillgängliga tid på vår mottagning till fem arbetsdagar senast vid årsskiftet 2012/2013." (Tredje tillgängliga bokningsbara tid väljs som mer rättvisande än första och andra bokningsbara tid eftersom" någon patient kan man alltid knö in".)

4 Delaktighet Hur får man då medarbetarna att sluta upp kring uppställda mål och mått? En bra förtroendeskapande relation mellan chefer och medarbetare, en stödjande ledarstil, möjligheter till delaktighet i stort och vid formuleringen av målen är sådant som brukar framhållas som viktigt. Mått Mätningarnas främsta uppgift är att visa om vi är på rätt väg eller inte. I ett förändringsarbete vill vi kunna se om det förändringar vi testar verkligen leder till förbättring. Når vi det mål vi satt upp? Mät kontinuerligt för att testa flera förändringar samtidigt och kunna göra nya tester. Mått = t.ex. antal fall, nattfasta Tid = t.ex. hur länge ska mätningen pågå? Minst 8 punkter över medelvärde krävs för att visa en förändring. Goda råd: Fokusera på mätningar som har anknytning till det angivna målet. Begränsa antalet olika mätningar för att det inte ska medföra mer arbete än nödvändigt att mäta Mät över tid. Kontinuerliga mätningar skapar stabilitet i mätresultatet samt påvisar variationer, trender och mönster. Det vill säga ger möjligheter att till att lära Sträva efter att hitta enkla mätningar som kan kommuniceras och följas i utvecklingsarbetet. Utnyttja data som finns i Senior alert eller datajournal. Referens: Bästa möjliga varje gång.

5 Fiskbensdiagram Fiskbensdiagram används främst för att finna orsakerna till ett problem och hitta problemets troliga grundläggande orsaker. Fiskbensdiagrammet svarar på frågor som: Vilka är de möjliga orsakerna till att? Vilka orsaker finns bakom..? Varför kan vi inte? Varför har vi problem med.? Gör så här: 1. Formulera frågan på en post-it lapp. 2. Sök så många orsaker som möjligt till problemet genom brainstorming. Skriv en orsak per post-it lapp. 3. Indela orsakerna i kategorier 4. Placera orsakerna på fiskbenen 5. Undersök om det finns ytterligare bakomliggande orsaker. Ställ frågan Varför? 6. Betrakta diagrammet och ta ställning till Finns det förbättringsmöjligheter? Är problemet redan åtgärdat? Är fakta underlaget tillräckligt? 7. För att kunna identifiera vilka orsaker som sannolikt har större påverkan än andra, bör dessa orsaker rangordnas utifrån gruppens gemensamma kunskap. Detta kan man göra genom att låta varje gruppmedlem disponera poäng. 5 poäng betyder viktigast. Alla grupp medlemmar sätter sina poäng. Räkna samman poängen. Den orsak som fått flest poäng bedömer gruppen vara den viktigaste orsaken. OBS: Tolka inte detta fiskbensdiagram som att ni funnit de grundorsaker som teamet letar efter. Ni har endast fått fram och sammanställt hypoteser! Ytterligare data måste samlas inför att avgöra om dessa hypoteser är sanna.

6 PGSA-hjulet PGSA-hjulet är ett bra hjälpmedel för att på ett strukturerat sätt testa olika förbättringsidéer på arbetsplatser. Testet består av fyra faser: planera, göra/pröva, studera/analysera och agera/lära. Varje förändring som vi hoppas ska leda till en förbättring testas med hjälp av PGSA-hjulet. Första varvet i hjulet görs innan vi börjat förändra något för att få en uppfattning om hur det ser ut innan förbättringsarbetet börjar: Det gör vi för att få en baslinje. De följande varven i PGSA-hjulet ger lärdomar, som ökar för varje varv man går runt. Man kan då se om de förändringar man testar verkligen lett till en förbättring efter varje varv. Har vi lyckats uppnå det mål vi hade för förändringen? Har vi åstadkommit det mål vi satte upp eller hoppades åstadkomma innan testcykeln påbörjades? Varje varv innebär att man förändrar något i det som testas. När man är säker på att det testade fungerar permanentar man förändringen. Man kan testa flera olika saker samtidigt, var och en med eget PGSA-hjul. Hur går det till? Här är de olika stegen i PGSA-hjulet. Det gäller att ta fram många idéer för vad som kan förändras och förbättras. Det tvingar oss att tänka lite vidare och inte bli fast i en idé som den enda lösningen. Det viktiga är resultatet. För varje idé eller förslag till förändring som tas med i handlingsplanen skapas ett PGSA-hjul. För varje förslag bör följande frågor ställas: Vad vill vi uppnå eller åstadkomma? Hur vet vi att vi nått dit vi ville komma, dvs. att den förändring vi gjorde verkligen är en förbättring? (Det vet vi först när vi har testat varje förslag till lösning på lite olika sätt och när vi testat flera idéer och förslag till förändringar). Här följer en genomgång av vad som ska göras i de olika faserna Agera Planera Studera Göra: Planera-fasen Svara på frågan: NÄR ska VEM göra VAD? VAD beskriv problemet, samla data, analysera fakta; formulera vad vi vill uppnå sätt upp mål som får oss att tänka nytt vilket ökar möjligheten att förändringen blir långvarig. VARFÖR analysera orsaker till att vi ska ändra det vi gör, vad är anledningen. Använd gärna flödesdiagram, fiskbensdiagram (orsak-verkandiagram).

7 HUR analysera vilka åtgärder vi vill vidta eller förändringar vi vill göra, Välj sedan de åtgärder/förändringar som vi tror behöver göras för att uppnå vårt mål. Beskriv hur förändringen ska genomföras. Bestäm hur denna åtgärd ska mätas. NÄR sätt upp en tidsplan för genomförandet av testerna, kom igång snabbt. VAR föreslå var på arbetsplatsen testet eller testerna ska göras. VEM vem är ansvarig för respektive åtgärd/förändring. Göra-fasen Genomför förändringen eller förändringarna som planerats och mät effekterna löpande under tiden. Beskriv eventuella avvikelser, svårigheter eller oförutsedda effekter. Beskriv också om vi gör några korrigeringar eller ändringar under testets gång som avviker från den ursprungliga planen. Förändringarna testas i liten skala för att göra dem mer hanterbara. Det görs också för att våga testa lite ovanliga eller kontroversiella lösningar. Idéer som testats i liten skala kan lätt kasseras om inte effekterna blir som förväntat. Mät på ett enkelt sätt, kan det räcka med att dra ett streck i ett block, som sedan sammanställs exempelvis en gång i veckan. Studera-fasen Nu är det dags att jämföra resultat med de mål som vi ställde upp för varje test. 1. Studera, analysera och tolka våra data. 2. Sammanfatta vad vi lärt oss. 3. Var förändringen en förbättring? Räcker våra data för att bedöma detta eller behöver vi göra fler tester för att hitta en förändring som verkligen blir en förbättring? Agera/lära-fasen Vilka slutsatser kan vi dra av testerna? Räcker våra data för att bedöma det eller behöver vi göra fler tester? Behöver vi testa i större skala? Vilka förändringar ska införas och permanentas mot bakgrund av de resultat vi fick? Hur kan vi tänka oss att sprida det goda resultatet till andra enheter? Vi kan testa flera olika saker samtidigt, var och en med eget PGSA-hjul. Den första cykeln för varje PGSA-hjul ger en baslinje. Sedan testar vi förändringar i flera omgångar vilket ger oss ökat lärande för varje cykel. När vi är säkra på att vi kommer att uppnå det vi vill kan vi införa eller permanenta det vi testat. När vi permanentar det nya arbetssättet kan vi gå ytterligare några varv i hjulet för att se hur vi lyckas även med detta.

8