1(8) Heroma Resurshantering VGR-utb Chef webb Reviderad 2016-05-04
2(8) Orientering i Resurshantering Öppna olika arbetsytor genom att klicka på menyvalen vänstermenyn. Stäng arbetsytor genom att klicka på krysset i områdesfliken eller klicka med scroll-hjulet på fliken. Allmänt Personurval Mina inställningar Beställningar Ansvar Personer Bevakningar Resurshanteringen Person Personadmin Lönehantering Rapporter Lön Administration Signering Rapporter Tjänstgöringsuppgift Arbetsförändringsöversikt Frånvaroöversikt Semesteröversikt Namn och Adress Barn Övertid enl ATL Komptid Anställning Grundlista del 1 Personalstat Semester Komptidslista Skapa underlag för signering Sök/Visa skapade dokument Rapporter - utanordningslista 1. Kontroll av personer som ligger under mitt ansvar Gå in i produktion och kontrollera vilka personer som ligger under ditt ansvar. Om det inte stämmer, meddela Specialist-supporten 1. I personurvalslisten finns Mina Medarbetare, kontrollera att det är de personer du är chef för 1.Allmänt Mina inställningar Ansvar 2. Klicka på fliken Personer 3. Kontrollera att personerna som ligger här stämmer med de personer du är chef för under ditt ansvar 4. Om du är chef för personer som ligger under annat ansvar, kontrollera under fliken Extrapersoner
3(8) 2. Skapa personurvalsgrupp 1. Allmänt - Personurval 2. Klicka på Ny 3. Till vänster finns möjlighet till Enkel och Avancerad sökning. Har du en begränsad behörighet räcker det att du klickar på sökknappen. Har du större behörighet kan du välja att söka efter personerna via deras namn. 4. De hittade personerna enligt din sökning dyker upp i den övre högra panelen Hittade Personer. 5. Välj vilka personer som skall vara med i din grupp genom att bocka i rutan framför personuppgifterna. Bir det bara en träff blir den automatiskt vald. 6. De valda personerna hamnar i panelen Valda Personer. 7. Vill du att personerna skall läsas in i en viss ordning kan du ändra ordningsföljden genom att markera en person och klicka på de gröna pilarna. Personen flytta då upp eller ner bland de valda personerna. 8. När du har valt färdigt klickar du på knappen Spara som grupp 9. Du hamnar nu åter i arbetsytan som visar alla personurvalsgrupper. Du måste namnge din grupp. 10. Klicka i fältet Benämning. Namnge gruppen. 11. Sätt JA för Verktygsrad. 12. Sätt alltid JA för Gemensam. 13. JA om gruppen skall Visas för anställd i självservice. Stäng inte ner rutan som kommer upp utan bocka i din förvaltning i organisationsträdet, klicka OK. Ändra nu till JA. 14. Spara. 3. Ändra en personurvalsgrupp 1. Allmänt - Personurval 2. Markera den grupp som du vill ändra och klicka på Visa/Ändra 3. I panelen Valda personer ser du vilka som finns i gruppen. 4. Du ska lägga till en person. Skriv in förnamn på någon av dina medarbetare, Klicka på Sök 5. De personer som du är behörig till med samma namn syns i övre högra hörnet, hittade personer. Bocka i och välj den medarbetare som du skall lägga till 6. Han/hon hamnar i gruppen för valda personer. Sortera genom att flytta dem med de gröna pilarna. Klicka på Spara som grupp 7. Spara. 8. Stäng arbetsytan genom att klicka på krysset i fliken Personurval Alla eller klicka med scroll-hjulet på fliken
4(8) 4. Bevakningar 1. Allmänt Mina inställningar - Ansvar 2. Fliken Bevakningar, klicka på Ny 3. Klicka i den tomma rutan under Benämning och välj den bevakning du vill ha. 4. Klicka i fältet Inställningar, välja bevakningsmånad, antal tillfällen, månader och personurval 5. Klicka Ok 6. JA i E-post skickar bevakningsträff till din e-mail 7. Klicka på SPARA 8. Bevakningsträffar hamnar i Meddelande i Heroma och i Självservice 5. Ta fram en tjänstgöringsuppgift Ta fram en tjänstgöringsrapport för innevarande månad på en anställd/timanställd och se att timlön registrerats för timmarna. Förslag på Inställning: Aktiv tid, Pers nr, Summering av ersättningar per kontering (löneunderlag, lista) Saldo. Om man har läkare behöver man även bocka i Bunden tid Del av pass, Notering Ersättning per dag Läkare, OBS! Det är på tjänstgöringsuppgiften du ser underlaget till lön, felsignal på sista sidan 1. Resurshantering - Rapporter 2. Välj Tjänstgöringsuppgift 3. Välj Personurvalsgrupp och läs ner på gröna strecken 4. Valt Datumintervall Välj Innevarande månad 5. Välj person Välj inställningar 6. Skapa. Rapporten skapas. Titta på informationen och stäng Rapporten
5(8) 6. Beställ Rapporten Tjänstgöringsuppgift för elektronisk signering Varje månad ska rapporten Tjänstgöringsuppgift signeras elektroniskt av anställd Lägg in en beställnings av rapporten som ska skapas runt den 12:e varje månad 1. Administration Signering Skapa underlag för signering 2. Markera rapporten Tjänstgöringsuppgift 3. Välj Personurvalsgrupp du ska skapa rapporten för med valet Alla personer i aktuell grupp. Beställningen uppdateras vid förändring i personurvalsgruppen. 4. Välj signeringssteg. Steg 1- Anställd, Steg 2 - Dokumentägare 5. Välj period Föregående månad 6. Gör urval i Inställning vad du vill ha med på rapporten. 7. Klicka på Beställ 8. Bilden periodicitetsinställningar öppnas. 9. Namnge beställningen 10. Ange Periodiseringstyp till månad 11. Ange vilket klockslag rapporten ska köras 12. Ange from till den 12:e och tom året ut eller datum om t ex 1 år. 13. Klicka på Beställ 14. Du får besked att beställningen är registrerad och är åter i arbetsytan för Rapporturval 15. Stäng Rapporturval 7. Skapa en tjänstgöringsuppgift för elektronisk signering för enstaka personer 1. Administration - Signering Skapa underlag för signering. 2. Markera Tjänstgöringsuppgift 3. Signeringssteg, Steg 1 Anställd, steg 2 Dokumentägare 4. Välj datumintervall 5. Läs ner Personurval och markera aktuell person 6. Klicka på Skapa.
6(8) 8. Kontrollera signering av tjänstgöringsuppgift Vill man se vem som har signerat sin tjänstgöringsuppgift, vilken status rapporten har så går man in under Administration Signering Sök/Visa skapade dokument Steg 1 = ligger i självservice för signering av medarbetaren Färdigsignerad = signerad av medarbetare 1. Administration Signering Sök/Visa skapade dokument 2. Sätt Dokumenttyp Tjänstgöringsrapport 3. Sätt Status Tjänstgöringsrapport, visar alla skapade rapporter och aktuell status, Alternativ: Steg 1- Tjänstgöringsrapport eller Färdigsignerad Tjänstgöringsrapport 4. Välj period år och månad 5. Välj organisation eller läs ner din personurvalsgrupp 6. Markera personerna och tryck på Sök 7. Fält öppnar sig med information vilka steg som signeringen är på 9. Ta bort beställning av tjänstgöringsuppgift 1. Allmänt - Mina Inställningar - Beställningar 2. Arbetsytan för mina beställningar öppnas. Ytan består av två paneler. Mina beställningar - där ser man vilka beställningar som finns samt när beställningar kommer att utföras nästa gång. Resultat där ser man resultatet av genomförda beställningar 3. När rapporten Tjänstgöringsuppgift är körd och klar, kommer den även att visas på Startsidan i Panelen Beställningar 4. Om du inte ser din beställning på tjänstgöringsuppgift klicka på Uppdatera 5. Markera beställningen Tjänstgöringsuppgift 6. Klicka på Ta bort 7. Spara 8. Stäng Mina beställningar
7(8) 10. Skapa en Utanordningslista för utskrift 1. Administration Signering Rapporter 2. Markera utanordningslista 3. Period välj Senaste löneperiod 4. Sök på ansvarsnummer i rutan Organisationsträd, klicka på SÖK. Bocka i rutan framför din enhet. 5. Klicka på Skapa, skriv ut 6. Vill man ha utanordningslista på beställning. Klicka på Beställ Benämning: Kan lägga till vilken enhet det gäller Periodicitetstyp: Månad Svarstyp: Kan välja E-post Klocka: Ange klockslag rapporten ska köras Period: Tidigast 25:e och tom året ut eller om t.ex. 5 år Klicka på Beställ Självservice 11. Information i självservice 1. Personligt innehåller E-lönespec, Löneuppgifter, Frånvaro, Anställning, Namn och adress, Skatteuppgifter 2. Arbetstider innehåller Arbetsöversikt grupp, Översikt stämplingar och Saldo/stämplingar 3. Mina arbetsuppgifter här når chefer ärenden från medarbetare 4. Saldo/ackar finns på startsidan 5. E-lönespec skriv in mailadress i Namn och Adress och markera att e-lönespec skall skickas till mailadress. Under Personligt markeras den e-mailadress som e-lönespec skall skickas till 12. Ärenden från Medarbetare Klicka på Mina Arbetsuppgifter. Under Aktuella ärenden ser du ansökningar som skickats till dig. Dubbelklicka på ärende du vill bearbeta, granska, klicka på Beräkna klicka på Godkänn. Om Post-it markör i Logg-kolumnen finns det notering från medarbetaren. Om du avslår ett ärende kan du skriva en notering i loggen.
8(8) Checklista när chef börjar 1. Skicka in behörighetsblankett till Specialist-supporten 2. Skapa en ny personurvalsgrupp 3. Lägg beställning på tjänstgöringsuppgift och utanordningslista 4. Lägg upp önskade bevakningar Checklista när chef slutar 1. Avsluta pågående ärende 2. Ta bort personurvalgrupp eller att man tar bort sig som ägare för gruppen 3. Ta bort beställning av tjänstgöringsuppgift och utanordningslista 4. Ta bort bevakningar 5. Ange på behörighetsblankett att befattning upphör