Whitepaper Hej klimatsmart samhälle! Ett whitepaper om Samordnad Varudistribution 93% minskning av koldioxidutsläpp i Växjö kommun efter införande av samordnad varudistribution. Läs mer på visma.se/proceedo
Ovan ser du hur flödet förenklas med en distributionscentral, antalet transporter minskas ned drastiskt och det ger goda resultat både för miljö och ekonomi. Sammanfattning Varutransporter är en helt nödvändig funktion för ett fungerande samhälle, men de medför också en del negativa effekter. Vägtransporter utgör till exempel 30 procent av alla koldioxidutsläpp i Sverige. Dessutom utgör lastbilstransporter en trafiksäkerhetsrisk, speciellt i mycket och tung trafik nära skolor där många oskyddade trafikanter befinner sig. Att få ner antalet lastbilstransporter är därför positivt för alla kommuner. Traditionellt ansvarar leverantören av en viss produkt också för leveransen till varje leveransadress. Det medför många transporter plus att bristen på samordning mellan leverantörerna innebär att personalen ute på verksamheterna får ta emot leveranser vid många olika tillfällen. En lösning på mycket av denna problematik är att införa samordnad varudistribution i kommunen. Istället för att varje leverantör själv ansvarar för transporterna ut till leveransställena går allt till en distributionscentral. Alla lämpliga produktleveranser går till distributionscentralen där varorna packas om och sedan sköter en distributör med sina bilar transporten den sista biten ut till varje beställningspunkt. Genom att ruttoptimera transporterna från distributionscentralen går det att få ner antalet transporter högst väsentligt, vilket ger klara miljövinster i form av minskade utsläpp. Dessutom går det att planera transporterna bättre så att verksamheterna inte behöver ta emot varor vid lika många tillfällen. Minskningen av antalet lastbilstransporter inom kommunen ger också ökad trafiksäkerhet. Något som blir väldigt tydligt vid transporter till skolor, där det blir betydligt enklare att planera så att alla transporter sker när barnen inte vistas ute på skolgården. Ytterligare en stor fördel är ökad konkurrens bland leverantörerna då även mindre, lokala leverantörer, som av logistikskäl inte kan delta i upphandlingar, nu kan istället kan delta eftersom de endast behöver leverera till en enda adress. Initialt innebär samordnad varudistribution en kostnad för kommunen, men besparingarna blir desto större. I detta whitepaper fokuserar vi på Växjö kommun och där ligger besparingarna på gott och väl det dubbla jämfört med kostnaderna. Sammanfattning av besparingar i siffror för Växjö kommun n 81% minskning av antalet leveranser till beställningsadress n 180 timmar per vecka som kan ägnas åt annat än att ta emot varor n 93% minskning av koldioxidutsläpp eller 43 000 kilo per år n 15 miljoner kronor genom kombination av e-handel och samordnad varudistribution Med Visma får du en partner med sunda finanser för att säkerställa ett långt och stabilt samarbete. Fler White Papers inom avtals-, inköp och fakturahantering finner du på visma.se/proceedo 2
E-handel + samordnad varudistribution Om vi ser inköpen från beställarens sida blir det inga enorma skillnader med samordnad varudistribution, men bakom scenen har mycket förändrats. En stor förändring för en beställare står e-handelssystemet för. E-handelssystemet är en förutsättning för att samordnad varudistribution ska fungera optimalt. En stor fördel är också att beställarna inte längre behöver hålla reda på alla avtal som kommunen har. Det kan annars vara ett problem när en beställare ska köpa en vara och inte vet om att kommunen har ett avtal med en viss leverantör. Det kan vara en vara som beställaren inte beställt förr eller där beställaren utgår från att likartade varor alltid kommer från samma leverantör, fastän kommunen kanske har ett avtal för mjölk och ett annat för yoghurt. Med många avtal och utan ett e-handelssystem blir det lätt så att beställaren utan vetskap köper från fel leverantör, och potentiellt till en högre kostnad. beställningen mottagits. Kvittensen görs direkt i e-handelssystemet. Därefter kan den inkommande fakturan hanteras automatiskt genom att matcha mot order och leveranskvittens. För att det ska fungera optimalt krävs det att alla leverantörer kan hantera e-fakturor. Den här arbetsgången minimerar felkällorna och ger stora processbesparingar. Order går iväg automatiskt Med e-handelsystemet kan kommunens upphandlingsenhet lägga in alla gällande avtal i systemet och varje order går automatiskt till den leverantör som har avtalet för just den varan. Ur beställarperspektiv ser ett e-handelssystem ut som vilken webbshop som helst och är lika enkel att använda. En annan förändring är att beställningarna nu förattesteras. När en beställning läggs in i e-handelssystemet går en attestbegäran automatiskt till den som har attesträtt för enheten i fråga. En fördel med denna procedur är att en chef kan se om det är något som inte stämmer innan leveransen är gjord och ändra beställningen innan fakturan ska betalas. Dessutom kan beställningar till flera olika leverantörer attesteras på samma gång, vilket ger en effektivare processgång. Beställningen går sedan iväg elektroniskt till leverantören som levererar till distributionscentralen. Där lastas varorna om för att få en optimal transportrutt och transporteras slutligen ut till beställningsstället. Där gör beställaren en leveranskvittens som visar att Leverantörerna får in de elektroniska beställningarna från kommunens verksamheter och kan med ledning av önskade leveranstider planera sina körningar så de minimerar antalet transporter. Alla transporter till kommunen går sedan till distributionscentralen. På distributionscentralen lastar distributören, som kan vara en extern aktör eller eventuellt skötas internt av kommunen, om varorna till egna bilar. Med ett ruttoptimeringsprogram kan distributören hitta de mest effektiva körvägarna för att köra så få transporter som möjligt. Transporter från olika leverantörer till ett och samma beställningsställe samlas i en enda bil. Istället för att kanske fem olika leverantörer kör ut varor under en dag kommer nu bara en enda transport till leveransstället. Förutom miljövinsterna gör detta det enklare för personalen på beställningsstället att planera mottagning av leveransen. Transporter från olika leverantörer till ett och samma beställningsställe samlas i en enda bil. 3
Fördelar med samordnad varudistribution Det finns i huvudsak fyra stora fördelar med att införa samordnad varudistribution: miljö, ekonomi, trafiksäkerhet och näringslivspolitik. Miljö Miljövinsterna med samordnad varudistribution är uppenbara. Med samleveranserna kan många separata transporter nu samlas i en och samma, vilket får ner antalet transporter betydligt och därmed också utsläppen. Växjö kommun är ett bra exempel på ett lyckat införande av samordnad varudistribution. Växjö har troligen längst erfarenhet av samordnad varudistribution bland kommunerna i Sverige. När Växjö kommun införde samordnad varudistribution minskade antalet leveranser till deras 450 enheter från 1 900 leveranser till 350 leveranser i veckan. Enligt en analys som Växjö kommun har gjort tar det i snitt sju minuter för personalen på ett beställningsställe att ta emot en beställning. Med den stora minskningen av antalet transporter sjönk den totala mottagningstiden för kommunens personal från 221 timmar i veckan till 41 timmar i veckan. En tidsbesparing på 180 timmar i veckan som personalen nu kan lägga på sitt verkliga arbete istället för att hantera leveranser. Distributören som skötte leveranserna från distributionscentralen kunde hantera alla leveranser med bara fem bilar och kunde investera i bilar som använde RME, ett biobaserat drivmedel som kan användas i dieselmotorer och som minskar utsläppen. Innan Växjö kommun började med samordnad varudistribution låg CO2-utsläppen för ett ton levererat gods på 61 kilo. Med samdistributionen är den siffran nu nere på 4 kilo. Halmstad kommun som också infört samordnad varudistribution kan även de visa upp liknande siffror. De halverade sina transporter, vilket motsvarar en minskning med 30 000 transporter på ett år. Utsläppen minskade med 43 000 kilo koldioxid per år. I och med att det bara finns en part som ansvarar för distributionscentralen går det också att ställa högre miljökrav än vad som är praktiskt möjligt med kanske flera hundra leverantörer. Halmstads kommun ställde till exempel krav på att alla fordon ska uppfylla kraven för Miljöklass 2005 och att alla nyanskaffade fordon ska ha bästa möjliga miljöklass. Dessutom ska samtliga förare vara utbildade i sparsam körning vid trafikstart. Ekonomi Att införa samordnad varudistribution innebär en del initiala kostnader. Kommunen måste upphandla och bekosta en distributionscentral, det behövs ett e-handelssystem och det tillkommer personalkostnader eftersom e-handelsystemet måste uppdateras med nya leverantörer och villkor. Fördelar med samordnad varudistribution: n Miljö n Ekonomi n Trafiksäkerhet n Näringslivspolitik och ökad konkurrens Initialt innebär detta att samordnad varudistribution är en kostnad, men besparingspotentialen är mångdubbelt större. Att beställarna automatiskt väljer rätt avtal när de använder e-handelssystemet är en viktig källa till besparingar. Enligt analysen Växjö kommun gjort har de en årlig besparingspotential på 3,75 miljoner kronor bara på att rätt avtal väljs vid alla beställningstillfällen. Ännu större besparingspotential får vi genom att konkurrenssituationen mellan leverantörerna skärps. Samordnad varudistribution gör att det går att få in fler, ofta mindre och lokala, leverantörer som konkurrerar om varje avtal. Vi återkommer till det längre fram. 93% minskning av koldioxidutsläpp. 180 timmar/vecka sparas in och kan ägnas åt annat än att ta emot varor. 4
E-handelssystemet är en förutsättning för att samordnad varudistribution ska fungera optimalt. Fördelar med samordnad varudistribution Här räknar Växjö kommun med att det går att sänka kostnaderna med 15 miljoner kronor per år, baserat på en total inköpsvolym på 300 miljoner inom ramavtalen. Det finns även goda möjligheter till processbesparingar med samordnad varudistribution. Förattester som avslöjar fel innan leveransen sker, attestering av order till flera leverantörer på en gång, automatisk betalning av faktura efter leveransmottagande är några av de faktorer som spelar in här. Växjö Kommuns analys visar att de sparar 50 kronor på varje order som hanteras via e-order med förattest. Med 65 000 order per år motsvarar det en besparing på 3,25 miljoner kronor. Ordermatchning mot e-faktura innebär att hela den traditionella fakturahanteringen elimineras för de som levererar till distributionscentralen. Man behöver inte längre hantera pappersfakturor som ska skickas till rätt person för attest för att sedan skickas tillbaks till ekonomiavdelningen och manuellt läggas in i affärssystemet. Växjö kommun får nu in e-fakturor från alla leverantörer som levererar till distributionscentralen, 72 000 om året, vilket ger en besparing på 3,6 miljoner. Totalt räknar Växjö kommun med att besparingspotentialen för samordnad varudistribution ligger på 27,1 miljoner per år. Den årliga kostnaden ligger på drygt 12 miljoner så totalt kan Växjö kommun spara 15 miljoner kronor per år. Till det kommer andra processbesparingar som att färre leveranser innebär färre avbrott i verksamheterna. Det blir också färre fel i leveranserna eftersom alla varor besiktigas på distributionscentralen och eventuella fel i leveransen upptäcks innan transporten ut till beställaren. Personalen på beställningsställena behöver därmed inte hantera felanmälningar lika ofta. Trafiksäkerhet Ju färre transporter på vägarna desto färre olyckstillfällen, så bara genom att det blir färre transporter med samordnad varudistribution ökar trafiksäkerheten. Det blir också mycket enklare att lägga transporterna till bestämda dagar och tider varje vecka. Gäller det en skola kan transporterna läggas på tider då det inte finns några barn ute, vilket klart minskar olycksrisken. Distributören kan även planera så att samma chaufför alltid levererar till samma ställen. På så sätt lär sig chauffören var de eventuella olycksriskerna finns och för mottagarna blir det tryggare när de alltid känner igen den som levererar varor. Precis som med miljökraven kan en kommun också ställa högre krav på trafiksäkerhet mot en distributör än mot hundratals mindre leverantörer. Halmstads kommun ställer till exempel krav på att samtliga av distributörens fordon ska vara utrustade med alkolås och backkamera eller liknande som ger föraren god uppsikt runt hela fordonet. Dessutom ska varje förare genomgå en hälsokontroll för att visa att det inte råder några hälsomässiga tveksamheter om förarens lämplighet. Näringslivspolitik och ökad konkurrens Med samordnad varudistribution behöver leverantörerna inte längre kunna hantera leveranser till hundratals leveransställen. De behöver bara leverera till distributionscentralen. Det öppnar upp för mindre lokala leverantörer som inte längre faller på logistiken när de ska lämna anbud. I och med att e-handelssystemet garanterar att alla inköp går via gällande avtal finns det ingen oro att beställarna får för många avtal att hålla reda på. Kommunen kan därmed dela upp upphandlingarna i mindre delar för att ge mindre aktörer bättre chans att vara med i upphandlingarna. Det ger bättre möjligheter att köpa närproducerat och fler leverantörer ökar konkurrensen, vilket ger möjlighet både till besparingar och till kvalitetshöjningar. 5
Nyckelfaktorer För att lyckas med samordnad varudistribution är det några faktorer kommunen bör tänka på innan de inleder arbetet. Förankring Att införa samordnad varudistribution kan ge stora fördelar, men det kommer att ta tid och kräva investeringar. När Växjö kommun arbetade med införandet jobbade två personer i stort sett heltid i 1,5 år med att upphandla distributionscentralen och e-handelssystemet. Idag, när allt är i drift, krävs det tre heltidsanställda som arbetar med att hantera nya leverantörer, priser, villkor med mera. Det är därför viktigt att de som ska leda arbetet får mandat från ledningen och att det finns en uthållighet från ledningens sida. Det finns ekonomiska vinster med samordnad varudistribution, men det kan vara bättre att se det som en investering i att förbättra miljön och trafiksituationen. Den ekonomiska vinsten blir då ett sätt att i förlängningen finansiera satsningen på miljön och trafiksäkerheten. Samordnad varudistribution ger också stora processbesparingar, vilket Det finns ekonomiska vinster med samordnad varudistribution, men det kan vara bättre att se det som en investering i att förbättra miljön och trafiksituationen. innebär att personalen får mer tid att sköta andra arbetsuppgifter än att lägga beställningar, ta emot varor och attestera fakturor. Ett starkt mandat från högsta ledningen Nyckelfaktorer för att lyckas med samordnad varudistribution är förankring, inventering, dialog och IT-lösning. gör det också enklare att kunna genomdriva de nödvändiga förändringarna i inköpsbeteendet ute i verksamheterna. Inventering För att veta vilka vinster samordnad varudistribution kan ge gäller det att först undersöka hur situationen ser ut idag. Hur många transportställen finns det inom kommunen? Hur många transporter genomförs till dessa ställen? Hur mycket utsläpp orsakar dessa transporter? Hur mycket tid lägger personalen på att beställa varor, attestera fakturor, ta emot leveranser med mera? Hur många leverantörer klarar logistiken att leverera till alla leveransställen? Vilket it-stöd finns idag och vad kommer att behövas för att kunna dra full nytta av samordnad varudistribution? Detta är några av de frågor som bör finnas med i en utredning innan det fattas ett beslut om att gå vidare med samordnad varudistribution. För att få fram relevanta svar på frågorna kan det behövas studiebesök hos kommuner som redan genomfört samordnad varudistribution, enkäter och fokusgrupper bland personal och leverantörer samt loggning av leveranser. Dialog Samordnad varudistribution kräver ett förändrat arbetssätt där de som beställer varor gör det på ett mer organiserat sätt via ett centralt inköpssystem. Det kan dock finnas ett visst motstånd mot förändringar. Genom att ha en dialog med beställarorganisationen om vad målet med förändringen är, i god tid innan den genomförs, går det både att lindra oron och få fram förslag på förbättringar ur den lokala personalens perspektiv. Även för leverantörerna kommer samordnad varudistribution att innebära förändringar. De är också experter på transporter så en dialog med dem kan ge en större insikt i hur arbetet bör organiseras för att få bästa möjliga utväxling av samordnad varudistribution. IT-lösning Ett e-handelssystem är en av grundbultarna i en lyckad satsning på samordnad varudistribution. Det ger möjlighet att styra beställningarna så att de alltid går till leverantörer som har avtal för en viss produkt. E-handelssystemet är också en förutsättning för att kunna genomföra samlastning, vilket i sin tur är förutsättningen för att kunna få in leverantörer som inte kan vara med i traditionella upphandlingar eftersom de inte har resurser att levererar till alla leveransställen. 6
Att tänka på Det finns mycket att tänka på när det gäller samordnad varudistribution och här följer några saker som kan vara bra att ha i minnet. n Jobba med styrning av inköpsverksamheten och om möjligt implementera effektiv e-handel/inköpssystem innan man startar samordnad varudistribution. n Implementera e-handelssystemet åtminstone ett halvår innan distributionscentralen drar igång. Verksamheten får då möjlighet att hantera det nya systemet samtidigt som upphandlingsenheten får ett bra underlag av vilka inköp som faktiskt görs. n Förankra på ledningsnivå, skaffa mandat för att få genomföra förändring, avsätt tid och mobilisera resurser för att kunna genomföra projektet. n Förankra det nya arbetssättet hos både beställare och leverantörer. Kommunicera och informera mycket och i god tid så att alla får tid att vänja sig vid att det kommer en förändring och får chansen att få svar på sina frågor. n Ta införandet stegvis. Ta in olika varugrupper succesivt. n Undersök hur möjligheterna till förvaring ser ut ute hos verksamheterna. Om de tidigare fått mindre leveranser flera gånger i veckan kanske det inte finns tillräckliga lagringsutrymmen för att lagra alla varor när allt kommer i större men färre leveranser. n Ta lärdom av andra kommuners erfarenheter. Idag har 10-15 kommuner genomfört eller är på väg att genomföra samordnad varudistribution. Uppfinn inte hjulet en gång till! Vill du veta mer om hur Visma kan hjälpa er med samordnad varudistribution kontakta Visma på http://www.visma.se/proceedo. Läs mer om Visma Proceedo på visma.se/proceedo och dela detta whitepaper på 7