P r o j e k t r a p p o r t p e r 101231

Bromma stadsdelsförvaltning P e r s o n a l e n h e t e n sid 1 (8) 2011-01-28 P r o j e k t r a p p o r t p e r 101231 Projektnamn Ett friskare Bromma Datum för projektets start och slut 2009-05-01-2010-12-31 Projektledare Personalenheten Förvaltning Bromma stadsdelsförvaltning Datum 2011-01-26 1. Projektbeskrivning... 2 Inledning... 2 Sammanfattning av projekt... 2 2. Syfte... 3 3. Mål... 3 Projektmål... 4 Effektmål... 4 4. Resultat... 4 Analys... 6 Slutsatser och erfarenheter... 6 Kostnad för samtliga projektinsatser... 7 Bilaga 1. Finansiering... 8 Kostnad per projektinsats... 8 1

1. Projektbeskrivning Inledning Ett av stadens viktigaste mål är minska sjukfrånvaron. Målsättningen var att komma under 5 % vid utgången av år 2010. Bromma stadsdelsförvaltning ville 2008 intensifiera arbetet med sjukfrånvaroproblematiken genom att arbeta utifrån ett brett perspektiv, med främjande, preventiva samt rehabiliterande insatser för anställda med korttidsfrånvaro och anställda med hel tidsbegränsad sjukersättning. Stadsdelen ansökte och fick projektbidrag från stadsledningskontoret och projektet startade under våren 2009. Förhoppningen var att projektinsatserna skulle ha effekt på både korttidsfrånvaron och långtidsfrånvaron. Enheternas målinriktade arbete i kombination med centralt stöd och projektinsatser resulterade i en betydande minskning av frånvaron under projekttiden. 31/12 2008 var sjukfrånvaron i Bromma 9,2 % och vid utgången av 2010 var sjukfrånvaron 6,9 %. Sammanfattning av projekt Projektet Ett friskare Bromma kom igång i maj 2009 och innefattade främjande, preventiva samt rehabiliterande insatser. De främjande och förebyggande insatserna valde stadsdelen att rikta dels mot strategiskt viktiga nyckelpersoner i förvaltningen - chefer, hälsocoacher samt skyddsombud - och dels mot anställda med korttidsfrånvaro på fem tillfällen eller mer. Bromma stadsdelsförvaltning ville kompetensutveckla chefer, hälsocoacher och skyddsombud samt stödja dem i deras interna samarbete i syfte att utveckla det hälsofrämjande och preventiva arbetet, vilket förväntades ge effekt på frisknärvaro och korttidsfrånvaro. Kompetensutvecklingsinsatserna bestod av utbildningar av olika slag: hälsocoachutbildning för medarbetare, hälso- och arbetsmiljödiplomering för chefer och skyddsombud, utbildning för chefer i hälsofrämjande ledarskap samt en halvdag i syfte att utveckla samarbetet mellan chefer, hälsocoacher och skyddsombud. Utbildningarna hölls av konsulter från Previa samt av personalenheten i Bromma stadsdelsförvaltning. Insatserna för anställda med korttidsfrånvaro innefattade s.k. hälsosamtal. Hälsosamtalen erbjöds anställda med en korttidsfrånvaro på fem tillfällen eller mer, där berörd chef bedömde åtgärden som lämplig. Syftet var att uppmärksamma den anställdes hälsa samt utröna vad som kunde göras i den anställdes arbetssituation för att förbättra hälsan och minska frånvaron. De rehabiliterande insatserna syftade till att intensifiera arbetet med att minska antalet anställda med tidsbegränsade sjukersättningar på heltid i stadsdelen. Previas resursteam har under projekttiden haft nära kontakt med berörd chef, personalenheten och försäkringskassans samordnare och genomfört djupgående,

riktade helhetsbedömningar samt vid behov coachande samtal som syftat till att utröna och bedöma den anställdes möjlighet till återgång i arbete. Här följer en sammanställning av projektinsatserna under 2009 och 2010: Hälsocoachutbildning: Två utbildningar gavs under projekttiden, i maj 2009 och i juni 2010. Totalt utbildades 29 medarbetare vid dessa utbildningar. Hälsofrämjande ledarskap: En utbildning anordnades i oktober 2009 med 12 deltagare. Hälso- och arbetsmiljödiplomering: En utbildning anordnades för chefer och skyddsombud i september 2009. Utbildningen hade 25 deltagare, varav 8 var chefer och 17 var skyddsombud. En utbildning planerades under 2010 men ställdes in på grund av för få deltagare. En utvecklingsdag för hälsocoacher, skyddsombud och chefer gavs den 1 oktober 2009. Totalt deltog 32 medarbetare (10 chefer, 15 hälsocoacher och 7 skyddsombud) från 6 enheter i förvaltningen. Hälsosamtal: Under 2009 genomfördes 24 hälsosamtal och under 2010 genomfördes 61 samtal. Många av samtalen resulterade i uppföljningssamtal, vilket innebar att totalt ca 170 samtal genomfördes under projekttiden. Djupgående och riktade helhetsbedömningar: Under 2009 genomfördes 3-5 bedömningar och under 2010 11 st. 2. Syfte Syftet med detta projekt har varit att minska sjukfrånvaron i stadsdelen under det uppsatta årsmålet. Projektets främjande och preventiva insatser har syftat till att gynna medarbetare som är friska och arbetar i stadsdelen och därmed minska tillflödet av kort- och långtidsfrånvaro. De rehabiliterande insatserna har syftat till att anställda som har hel tidsbegränsad sjukersättning skall kunna återgå i arbete på hel- eller deltid. 3. Mål Detta projekt har varit är en del i arbetet med att skapa en hållbar struktur för hälso- och arbetsmiljöarbetet i stadsdelen och på så sätt generera en friskare och mer stabil organisation. Målsättningarna har delats in i specifika projektmål (som utvärderats 091231) och effektmål (som utvärderats 101231) som har handlat om att sänka sjuklönekostnaderna, minska antalet anställda med korttidsfrånvaro samt att minska antalet anställda med tidsbegränsad sjukersättning. Projektmål och effektmål framgår nedan.

Projektmål Mål för 2009 års projektverksamhet 1. Sjuklönekostnaderna ska ha minskat med minst 3 % t.o.m. 31/12 2009, jämfört med sjuklönekostnaderna den 31/12 2008. 2. Antalet anställda med korttidsfrånvaro (fem sjuktillfällen eller mer under den senaste 12 månadersperioden) ska ha minskat med minst 25 personer vid en jämförelse 31/12 2008 och 31/12 2009. 3. Antalet anställda med tidsbegränsad sjukersättning på heltid ska ha minskat med minst 7 personer vid en jämförelse 31/12 2008 och 31/12 2009. Effektmål Målsättningar för 2010 års projektverksamhet. 1. Sjuklönekostnaderna ska ha minskat med minst 7 % t.o.m. 31/12 2010, jämfört med kostnaderna den 31/12 2008 2. Antalet anställda med korttidsfrånvaro (fem sjuktillfällen eller mer under den senaste 12 månadersperioden) ska ha minskat med minst 20 personer vid en jämförelse 31/12 2009 och 31/12 2010. 3. Antalet anställda med tidsbegränsad sjukersättning på heltid ska ha minskat med minst 15 personer under perioden 1/5 2009 31/12 2010. 4. Resultat Ett mål var att minska sjuklönekostnaderna med minst 7 % under projekttiden. Den 31/12 2008 uppgick dessa kostnader till 8,2 mnkr. Under 2009 lyckades förvaltningen minska kostnaderna till 7,5 mnkr, en minskning motsvarande 8,5 %. Under 2010 ökade dock kostnaden igen och motsvarade den 31/12 2010 7,9 mnkr. Den sammantagna minskningen av sjuklönekostnader motsvarade vid projekttidens slut därför bara 3,7 %. Ytterligare en målsättning var att minska antalet anställda med fem sjuktillfällen eller mer med 25 personer under 2009 och med ytterligare minst 20 personer under 2010. Under 2009 lyckades förvaltningen minska antalet anställda med fem sjuktillfällen eller mer med 13 personer, vilket innebar att projektmålet inte uppfylldes. Under 2010 var minskningen desto större och uppgick vid årets slut till 34 personer, varvid effektmålet uppfylldes. Den totala minskningen under 2009 och 2010 uppgick till 47 personer. Previas återkoppling kring hälsosamtalen, som var en insats i syfte att minska antalet anställda med fem sjuktillfällen eller mer, visade att i stort sett ingen av de medarbetare som varit på hälsosamtal hade problematik relaterad till arbetsmiljön på arbetsplatsen, utan i stort sett samtliga hade en livsstilsrelaterad problematik.

Slutligen ville förvaltningen minska antalet anställda med tidsbegränsad sjukersättning på heltid. Projektmålet för 2009 var att minska antalet med 7 personer. Den 31/12 2008 hade 43 personer tidsbegränsad sjukersättning på heltid. Antalet minskade under året och var den 31/12 2009 31 personer, en minskning motsvarande 12 personer, vilket innebar en uppfyllelse av projektmålet. Effektmålet, en minskning av antalet anställda med tidsbegränsad sjukersättning på heltid under perioden 1/5 2009 till och med 31/12 2010 med minst 15 personer kan sägas vara uppfyllt då minskning enbart under 2010 motsvarande 17 personer. Den 31/12 2010 återstod endast 14 personer med tidsbegränsad sjukersättning på heltid. Tabellerna nedan anger resultat samt måluppfyllelse av projektmål respektive effektmål i projektet. Projektmål Uppföljning per 2009-12-31 Resultat 1. Minskning minst 3 % Minskning 8,5 % Ja 2. Minskning minst 25 personer Minskning 13 personer Nej 3. Minskning minst 7 personer Minskning 12 personer Ja Måluppfyllelse Effektmål Resultat Måluppfyllelse Uppföljning per 2010-12-31 1. Minskning minst 7 % Minskning 3,7 % Nej 2. Minskning minst 20 personer Minskning 34 personer Ja 3. Minskning minst 15 personer Minskning > 15 personer Ja Av resultaten framgår att stadsdelen lyckades uppfylla projektmål ett och tre per den 31/12 2009. Projektmål två uppfylldes dock inte. Effektmålen som utvärderades den 31/12 2010 visar att stadsdelen lyckades uppfylla effektmål två och tre, dock inte effektmål ett. En analys av resultatet och måluppfyllelsen sker under Analys nedan.

Analys Under 2009 uppfylldes projektmål ett och tre. En anledning till att projektmål två inte uppfylldes kan vara att hälsosamtalen, en åtgärd som genomfördes i syfte att minska antalet anställda med korttidsfrånvaro på fem tillfällen eller mer, inte utnyttjades i lika stor utsträckning under 2009 som under 2010. Hälsosamtalen var en ny åtgärd och trots information inför projektstarten om denna möjlighet tog det några månader innan medarbetare erbjöds hälsosamtal. En jämförelse visar att 24 samtal gavs under 2009 och 61 samtal gavs under 2010. Av effektmålen uppfylldes mål två och tre, dock inte mål ett som handlade om att sjuklönekostnaderna skulle ha minskat med minst 7 % t.o.m. 31/12 2010. Sjuklönekostnaden minskade med 8,5 % mellan den 31/12 2008 och 31/12 2009. Däremot ökade kostnaden igen under 2010 och motsvarade 7,9 mnkr per 31/12 2010. Den totala minskningen 2008-12-31 till 2010-12-31 motsvarar därför bara 3,7 %. Det finns flera förklaringar till att sjuklönekostnaderna ökade under 2010. Bland annat har kostnaden för korttidsfrånvaro (dag 2-14) ökat under året, kostnader för mellanskillnadsersättning (AB 28, moment 7) samt utbetalningar av sjuklön vid indragen sjukpenning av försäkringskassan. Slutsatser och erfarenheter Projektet har medfört att en djupare genomlysning av frånvaron i stadsdelen har gjorts. Det har blivit tydligt att sjukfrånvaro är komplext och att det krävs arbete av främjande, preventiv och rehabiliterande karaktär för att uppnå en långvarig effekt och lägre frånvaro. Previas återkoppling kring de genomförda hälsosamtalen visade att i stort sett samtliga medarbetare som var på hälsosamtal hade en livsstilsrelaterad problematik som orsakade frånvaron. Förvaltningen gjorde även i början av 2009 en uppföljning av korttidsfrånvaron, där man undersökte om det förelåg någon skillnad i korttidsfrånvaro hos enheter med hälsoutbildade chefer och/eller medarbetare jämfört med enheter som inte hade medarbetare med hälsokompetens. Förvaltningen noterade då att de arbetsplatser som hade både hälsocoach och chef som gått hälsofrämjande ledarskapsutbildning tenderade att ha färre korttidsfrånvarotillfällen. Detta påvisar vikten av ett främjande och preventivt arbete med hälsofrågor, exempelvis genom att ha hälsoutbildade chefer och hälsocoacher som har kunskaper om hur man skapar en hälsofrämjande arbetsplats och kan motivera samt stimulera till en sund livsstil. På så sätt kan korttidsfrånvaro förebyggas. Av de djupgående och riktade helhetsbedömningarna som genomfördes under projekttiden resulterade en i återgång i arbetsträning, vilket tydliggör svårigheten för medarbetare med så ringa arbetsförmåga att återgå i något ledigt arbete i staden. Projektuppföljningen har tydliggjort att analys av sjuklönekostnader kan vara ett bra komplement till förvaltningens månatliga uppföljning av sjukfrånvaron nedbrutet i antal och period per enhet. Det är av intresse att fortsätta att göra

analyser av hur olika främjande, förebyggande och rehabiliterande insatser relateras till kostnader och effekter avseende sjukfrånvaron. Kostnad för samtliga projektinsatser Projektinsats Kostnad 2009 Kostnad 2010 Total kostnad Hälsocoachutbildning 37.000 37.000 74.000 Utvecklingsdag 12.000-12.000 Hälsofrämjande 69.000-69.000 ledarskap Diplomeringsutbildning 77.000-77.000 Hälsosamtal 98.600 248.000 346.600 Riktade helhetsbedömningar Summa samtliga insatser 100.000 300.000 400.000 393.600 585.000 978.600 Kostnaden för samtliga projektinsatser motsvarade ca 980.000 kr, vilket motsvarar de budgetberäkningar som gjordes i projektansökan.

Bilaga 1. Finansiering Enligt beräkningar innan projektstart skulle projektet kosta 980.750 kr. Stadsdelen ansökte om projektmedel från stadsledningskontoret och beviljades en subvention på hälften av projektbudgeten. Kostnad per projektinsats Hälsocoachutbildning Två utbildningar á 3 dagar (18 deltagare 2009 och 11 deltagare 2010) Pris: 37.000 kr/utbildning = 74.000 kr Utveckling av samarbete chefer, hälsocoacher och skyddsombud. ½ dag 2009 (32 deltagare) Pris:12 000 kronor Hälsofrämjande ledarskap En utbildning 2009 (12 deltagare) Pris: 69. 000 kronor Diplomeringsutbildning Hälsa- och arbetsmiljö En utbildning 2009 (25 deltagare) Pris: 77. 000 kronor Hälsosamtal 2009 var kostnaden för hälsosamtal 1350 kr. Under året hölls 24 samtal samt uppföljningar för de med behov. Pris inklusive administration och återkoppling till chefer: 98.600 kr 2010 var kostnaden för hälsosamtal 1500 kr. 61 stamtal med 1-2 uppföljningar/medarbetare hölls under året. Pris inklusive administration och återkoppling till chefer: 248.000 Djupgående och riktade helhetsbedömningar samt coachande samtal vid rehabilitering av anställda med hel tidsbegränsad sjukersättning Pris för en bedömning har varit 25.000:-/anställd. Tid för dokumentation, samordning, återkoppling och utvärdering: 25.000 kr Under 2009 genomfördes 3 5 djupgående riktade helhetsbedömningar vilket motsvarade en kostnad på ca 100.000 kr Under 2010 genomfördes 11 djupgående riktade helhetsbedömningar vilket motsvarade en kostnad på ca 300.000 kr