För kännedom Nämnden för Habilitering och hjälpmedel T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen Förvaltningschef Eva Andrén Ekonomichef Jan-Erik Johansson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE53 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juli 2012. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia och hantering av friskvårdskostnader. Vi har noterat att landstingets anvisningar för representation behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatser för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har även försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av att informationen i rapporten inte är komplett. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Friskvård Ej tillfredsställande Ej helt tillfredsställande Tillfredsställande God Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-24 59 32 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)
Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare är god liksom vid föregående granskning. Rutiner kring att kontraattestera fakturor av överordnad och leverantörsfakturans formalia har stärkts jämfört med tidigare granskning. Förvaltningen har skriftliga rutiner avseende friskvård och tillämpning av regelverket bedöms att fungera bra. Regelverket är inte helt i linje med Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar 1 och därför bedöms hantering av friskvårdskostnader som tillfredställande. lämnar inga rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser. IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av 92 transaktioner på tillsammans 340 tkr. Vi har granskat 7 verifikat. Vår granskning visar att det framgår mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser. Kontraattester har inte varit aktuella i dessa fakturor. Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 6 fakturor på tillsammans 10 tkr. Vi har granskat 3 verifikat. Granskningen visar att av två underlag framgår tydligt syfte och mottagare samt blankett för information om representation har använts. 1 Koncernpolicy Friskvård, 2005-09-15, http://insidan.dll.se/sv/minanstallning/fritidsforeningarna/ 2 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 2(6)
Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 6 fakturor på tillsammans 91 tkr. Vi har granskat 3 verifikat och noterat följande; Verifikat 12005560 saknar kontraattest. Verifikat 12030908, PA Catering AB, avser måltidskostnader. Av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare samt blankett för information om representation har använts. Kontraattest återfinns. Momskorrigering har skett enligt anvisningarna men för mycket moms har dragits av. Landstingets anvisningar för representation behöver kompletteras på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 52 transaktioner på tillsammans 73 tkr. Vi har granskat 3 verifikat och har inget att anmärka på. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En genomgång av verifikaten visar att kontot används enligt anvisningarna. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Kontot består av 62 transaktioner på tillsammans 234 tkr. Vi har granskat 5 verifikat och granskningen visar att av underlagen framgår tydligt uppgifterna samt kontraattester finns när dessa varit nödvändiga. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 2 transaktioner på tillsammans 0,5 tkr. Vi har granskat de båda verifikaten och har inget att anmärka på. Avdragsgill moms understiger gränsvärdet. Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov på följande konton; SID 3(6)
Konto 4351 Arvode uppdragstagare På kontot finns 7 tkr bokförda och arvoden har hanterats via lönesystemet Heroma. Konto 4612 Extern föredragshållare På kontot finns 50 tkr bokförda. Vi har granskat 2 av de 3 fakturor som bokförts på kontot. Vår granskning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura. Ett ytterligare steg för att förbättra underlagen är att bifoga även avtal, överenskommelse eller liknande till fakturan. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 205 tkr bokförda. Vi har granskat 2 av de 3 fakturorna och har inget att anmärka på. Konto 7595 Extern handledning På kontot finns 252 tkr bokförda. Vi har granskat 5 av 32 verifikat och har inget att anmärka på. Friskvård Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av förvaltningens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på följande konto; Konto 4661 Friskvård På kontot finns 39 tkr bokförda avseende friskvård. Vi har granskat 3 av de 13 verifikat som bokfört på kontot. Verifikaten avser massage. Vår granskning visar att verifikaten uppfyller informationskraven. Vi bedömer att förvaltningens hantering av friskvård följer förvaltningens rutiner och Skatteverkets regelverk för en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan friskvård som exempelvis s.k. kontorsmassage. Det finns reglering vad som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn vilken aktivitet som betalas. SID 4(6)
Förvaltningen har skriftliga rutiner för hantering av friskvård men det saknas anvisningar för massage. Vi har mottagit ett dokument där rutinerna finns beskrivna. Vi har inte kunnat finna dessa rutiner för hantering av personalens friskvård på Insidan (landstingets intranät) förutom rutiner för motionskort. Förvaltningens rutiner är inte helt i linje med den Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar 3 som finns. Av Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar framgår bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter. Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte förekomma. Inköp och avtalstrohet Vi har tidigare år granskat avtalstrohet genom att göra stickprov bland inköpen inom olika kostnadsslag. I landstingets delårsrapport 1, 2012 4, rapporterades att det under 2011 installerats ett verktyg i rapportsystemet Måttdatabasen som kan mäta avtalstrohet. Köptrohet till ramavtal ska följas upp under året så att landstinget når målet på 95 %. Ekonomicheferna har varit piloter för projektet och med hjälp av verktyget kan det nu sättas mål och göras uppföljningar ute på verksamheterna. I år har vi därför använt oss av informationen i Måttdatabasen. Rapporten avseende förvaltningens inköp under perioden januari-juli 2012 visar att förvaltningens inköp sker 82 % mot avtalade leverantörer alternativt är inte upphandlingspliktigt. Enligt information från ekonomienheten finns identifierade avgränsningar och felkällor i rapporten. Informationen i rapporten upplevs som otillförlitlig. Meningen är att rapporten ska användas som ett underlag för diskussion kring frågor om avtalstrohet. Rapportens utveckling i Måttdatabasen anses inte vara aktuell utan lösningen förväntas finnas i det nya E-handelssystemet. Upphandling av E-handelssystemet pågår och beräknas att vara klar i januari 2013. 3 Koncernpolicy Friskvård, 2005-09-15, http://insidan.dll.se/sv/minanstallning/fritidsforeningarna/ 4 Landstingsfullmäktiges beslut 40/2012, Landstingets delårsrapport 1, 2012, sid. 18, under miljöperspektiv SID 5(6)