Förord Framtidens sjukvård står inför många möjligheter men också flera utmaningar. Forskning, teknisk utveckling och sociala innovationer skapar nya möjligheter till en högkvalitativ vård, ökad patientmedverkan och modernare arbetsorganisation. Samtidigt kommer en växande och åldrande befolkning, fler välinformerade patienter och den medicintekniska utvecklingen öka efterfrågan på vård och omsorg. En av de största utmaningarna för sjukvården handlar om att klara framtidens kompetensförsörjning. Det kommer att finnas en ökad efterfrågan på personal med olika kompetenser, vilket ökar behovet av olika vårdutbildningar. Fler utbildningsplatser är emellertid ingen tillräcklig lösning. Det kommer också att krävas en rad insatser kopplade till sjukvårdens organisation. Det kan handla om insatser för att kompetensutveckla befintlig personal, se över administrativa rutiner och frigöra resurser genom nya tekniska lösningar. Det finns också möjligheter att utveckla Inom Region Skåne arbetsmiljön och skapa fler karriärvägar. Följande rapport är utarbetad på uppdrag av Koncernrådet för utbildning och strategisk kompetensförsörjning. Rapporten beskriver tillgången och efterfrågan på sjuksköterskor och undersköterskor i Skåne på kort och lång sikt. Rapporten pekar på ett behov av ett mer systematiskt arbete med kompetensförsörjning inom vården på flera nivåer och både pågående och förslag på nya insatser redovisas. Rapporten är tänkt att fungera som ett kunskaps- och diskussionsunderlag för Region Skånes långsiktiga strategiska arbete med de kompetensutmaningar som finns. De slutsatser och förslag som presenteras i rapporten är resultatet av koncernrådets gemensamma arbete under åren 2014 2015. Anders Axelsson (Näringsliv Skåne) har fungerat som redaktör och huvudförfattare till rapporten. Lisa Davidsson (Koncernstab HR) och Carina Nordqvist Falk (Avd. för Hälso- och Sjukvårdsstyrning) har ansvarat särskilt för kapitel 12 om Strategiska insatser och kapitel 13 om Framtidens sjukvård. Ett särskilt tack riktas till Oskar Nilsson på Statistiska Centralbyrån (SCB) som tagit fram de statistiska underlagen till rapporten och varit behjälplig med metodstöd och kloka synpunkter under arbetet med rapporten. Malmö 2015-xx-xx Kunskapsöversikt för SJUKFRÅNVARON Ann-Sofi Bennheden HR-direktör i Region Skåne Karin Ernhagen, oktober 2015 1
Innehåll 1. Inledning... 3 2. Sammanfattning... 3 3. Läget Sverige... 4 a) Regeringens mål b) Försäkringskassans prognoser c) Vad kännetecknar och är specifikt för friska och sjuka verksamheter? d) Sjukfrånvaromönster 4. Läget Landsting... 9 5. Läget Region Skåne... 10 7. Konsekvenser för Region Skåne... 14 8. Stödjande verktyg och uppföljningsmetoder... 15 9. Vägen framåt Fortsatt arbete... 16 10. Bilaga 1. Bra exempel från förvaltningarna... 18 11. Bilaga 2. Antal anställda/personalgrupp jan-juli 2015...22 2
Inledning Personalnämnden gav HR-direktören ett uppdrag 2015-05-20 att ta fram en kunskapsöversikt för sjukfrånvaron samt att belysa det hälsofrämjande- och rehabiliterande arbete som bedrivs inom Region Skåne. Anledningen är att sjukfrånvaron inom Region Skåne, precis som för riket i övrigt, har ökat under de senaste åren, både i antal fall och i längd, trots ett kontinuerligt hälsofrämjande- och rehabiliterande arbete. Kunskapsöversikten har som syfte att beskriva situationen och att analysera läget för framtida åtgärder. Sammanfattning Olika intressenter; arbetstagare och arbetsgivare samt deras representanter, politiker, myndigheter, journalister och forskare i samhället, internationellt såväl som nationellt, uppvisar idag ett stort engagemang för sjukfrånvaron. Anledningen är att den sedan ett antal år tillbaka ökar och att olika uppföljningar, bl. a Försäkringskassans 1, presenterar ett förändrat sjukfrånvaromönster. Det uppvisar en ökning av andelen sjukskrivna i psykiska diagnoser, sjukfallen blir både fler och längre och andelen sjukfrånvarande med högre utbildning har ökat. Kvinnors frånvaro pga. sjukdom ökar mer än männens. Nytt är också att även för män är nu psykisk ohälsa den främsta orsaken till sjukskrivning. Bland kvinnor beror numera 46 procent av de längre sjukfallen på psykisk ohälsa, hos männen är det 37 procent. Människor med högre utbildning upplever otillräcklighet, att kraven i arbetet överstiger prestationsförmågan. Många psykiskt ansträngande jobb inom sociala yrken, såsom vård, omsorg och skola där kvinnor ofta finns, kräver att man orkar möta människor, vilket försvåras om man inte psykiskt mår bra. En färsk rapport (SBU 2014) visar att det finns vetenskapligt stöd för sambandet psykisk ohälsa och - små möjligheter till påverkan i kombination med höga krav - pressande arbete och liten belöning i förhållande till ansträngning - osäkerhet i anställningen; nedläggningshot - upplevd brist på medmänsklighet på arbetsplatsen En viktig förutsättning för en god kompetensförsörjning och därmed en god arbetsmiljö är att det finns bra ledare och chefer med rimliga åtaganden. Arbetsledare inom vård och omsorg har ofta många underställda medarbetare, ofta fler än i exempelvis privat sektor 2. Inom regioner och landsting, inkluderat Region Skåne, pågår en diskussion om vad som kan vara ett rimligt uppdrag. SUS har redan definierat en maxgräns för antal medarbetare/chef. Sjukfrånvaro får konsekvenser för verksamhet, relationer, medarbetare, kostnader samt varumärke, varför det är viktigt att agera snabbt och med rätt insatser. Inom Region Skåne pågår många initiativ i syfte att öka frisknärvaro och minska sjukfrånvaron. 1 https://www.forsakringskassan.se/wps/wcm/connect/ebd65cfa-5711-44f5- b1240ceb7a358f31/socialforsakringsrapport-2014-17.pdf?mod=ajperes 2 http://www.socialstyrelsen.se/lists/artikelkatalog/attachments/10803/2003-131-23_200313123.pdf 3
Utifrån Region Skånes vision, vår personalidé samt policy för hälsofrämjande arbetsplats kan kraft tas för fördjupning och fortsatta initiativ samt adekvata åtgärder för att skapa bra och bättre förutsättningar för våra medarbetare. Läget Sverige - Sjukfrånvaroutvecklingen Regeringens mål Regeringens aktuella mål är att frånvaron från arbete på grund av sjukdom ska ligga på en långsiktigt stabil och låg nivå. Sjukfrånvaron ska inte variera mer än inom ramen för normala säsongsvariationer, osakliga regionala skillnader i sjukfrånvaron ska inte förekomma och nivån på sjukfrånvaron ska vara i linje med motsvarande system och förmåner inom EU och OECD. Regeringen trycker också på att skillnaden i sjukfrånvarons omfattning för män respektive kvinnor bör minska. Försäkringskassans prognoser Enligt försäkringskassans analyser ligger sjukfrånvaron idag på en låg nivå, både jämfört med tidigare år och i jämförelse med andra länder. Men de senaste åren har antalet fall med sjukpenning ökat och sjukfallen har blivit längre. Försäkringskassan prognosticerar en ökning t.o.m. 2019, vilket är så långt deras prognos sträcker sig 3. I den offentliga debatten nämns flera tänkbara orsaksfaktorer till ökningen: Samspelet mellan förtidspensionssystemet och regelförändringar i sjukförsäkringen o Nuvarande uppgång i sjukfrånvaron kan hänföras till att individer under nuvarande regelverk kvarstår i sjukskrivning i stället för att flyttas över till sjukersättningen (förtidspension). Arbetsmarknadsläget o Sjukfrånvaron påverkas av konjunkturläget och samband finns att sjukfrånvaron är högre i högkonjunktur och vice versa. Den ena förklaringen är att de anställda blir mindre benägna att vara borta från jobbet när arbetsmarknadsläget försämras, eftersom arbetslöshetsrisken då är större (s.k. disciplineringshypotes). Den andra förklaringen är att personer med högre risk för sjukfrånvaro är sysselsatta i mindre utsträckning under lågkonjunkturer och sjukfrånvaron blir följaktligen lägre när endast de med lägre risk för sjukfrånvaro arbetar (s.k. sammansättnings-hypotes) 4. Attityder o Flera studier har belyst betydelsen av normer och sociala interaktioner som förklaring till sjukfrånvaronivån och förändringarna över tiden (IFS, Rapport 2012:15) En analys 5, utförd av ISF, fastslår att det även finns en handläggareffekt, som påverkar sjukskrivningstider. Sjukskrivningstiderna blir kortare hos de handläggare som har en positiv attityd till regelverket och upplever uppställda verksamhetsmål som legitima. 3 Anslagsuppföljning, Anslagsbelastning och prognos för anslag inom Försäkringskassans ansvarsområde budgetåren 2015 2019 4 ISF, Rapport 2012:15 5 http://www.inspsf.se/digitalassets/1/1717_19985_ifs_web.pdf 4
Olika aktörers medvetna arbete att utveckla sjukförsäkringsprocessen o Det försäkringsmedicinska beslutsstödet som bidrog till mer enhetliga sjukskrivningslängder över landet är ett exempel. o Rehabiliteringskedjans fasta tidsgränser, som är ytterligare exempel, har också bidragit till en mer stabil utveckling av sjukfrånvaron. Samtidigt som sjuktalen ökar framträder ett förändrat sjukfrånvaromönster; andelen sjukskrivna i psykiska diagnoser ökar 6. Sjukfallen blir också både fler och längre. Man kan också se ett förändrat socioekonomiskt mönster i att andelen sjukfrånvarande med högre utbildning har ökat. Den teknologiska utvecklingen har i många sammanhang omvandlat enklare arbetsuppgifter till mer kunskapskrävande och därmed har kraven på produktivitet och kvalitet ökat inom alla sektorer. Denna utveckling har också medfört krav i arbetslivet som gör att personer med lägre utbildning och sämre hälsa lättare blir marginaliserade, vilket inte minst gäller personer med psykiska sjukdomar. 7 Ökningen totalt sett är störst för kvinnorna. För män är nu, för första gången någonsin, psykisk ohälsa den främsta orsaken till sjukskrivning. I Sverige bland kvinnor beror numera 46 procent av de längre sjukfallen på psykisk ohälsa, hos männen är det 37 procent. Individer med högre utbildning upplever otillräcklighet, att kraven i arbetet överstiger prestationsförmågan. För kvinnor med familj och barn ökar risken än mer för sjukfrånvaro p.g.a. psykisk diagnos. Den dubbla arbetsbördan, som oftast landar på kvinnan, blir tydligt kännbar ca två år efter andra barnets födelse då oftast båda föräldrarna åter börjat förvärvsarbeta och livspusslet ska läggas. Initiativ på myndighetsnivå, den s.k. Sjukskrivningsmiljarden, har också uppmärksammat kvinnors högre sjukskrivningstal genom satsning på en mer jämställd sjukskrivningsprocess. Psykisk ohälsa är inte ett svenskt fenomen. Internationella arbetsorganisationen, ILO, skriver, i en rapport, att psykisk ohälsa är en av de tre främsta orsakerna till funktionsnedsättningar, och en av de främsta till sjukskrivningar och förtidspension i många länder. Kostnaden motsvarar 3 4 procent av BNP i EU:s medlemsländer. Över tid kan alltså noteras att sjukfrånvaron går upp och ner och vad som egentligen är normal nivå är outtalat. Som arbetsgivare är det viktigt att titta på trender i frånvaromönster samt att analysera dessa och agera med rätt insatser. Tydligt mönster för närvarande är dock att frånvaron ökar, fr. a den längre och att ökningen är störst för kvinnor. De psykiska diagnoserna ökar och utgör nu den största andelen av sjukfrånvaron i Sverige, men det finns fortfarande också en hög sjukfrånvaro i de arbeten som är fysiskt belastande. 6 Socialförsäkringsrapport 2015:6 7 Socialförsäkringsrapport 2014:17 5
Vad kännetecknar och är specifikt för friska och sjuka verksamheter? I olika forskningsprojekt och forskningsrapporter, t ex genom Hälsa och framtid (Karolinska, Uppsala universitet, AFA försäkring, m fl.), har man studerat vad som kännetecknar organisationer med friska och sjuka medarbetare 8. För att nå en frisk organisation framkommer att det är mycket viktigt att det finns genomtänkta och tydliga strukturer för: Ledarskap Kompetensförsörjning Kommunikation Delaktighet Hälsa och sjukfrånvaro. Generella orsaker till sjukskrivningar speciellt inom kommun och landsting presenteras i Hälsa och framtid, en rapport från 2013 9. Det anges att orsaken till sjukskrivning, bortsett från diagnosen, ofta är komplex men brukar innefatta en eller flera komponenter av: Arbetsförhållanden Livsförhållanden Normer och attityder Sjukförsäkringssystemets utformning m m. Sjukfrånvaromönster Mönstret med högre risk för sjukfall bland offentliganställda, särskilt med psykisk diagnos, är detsamma för både kvinnor och män. Dock är riskskillnaderna mellan privatanställda och offentliganställda betydligt större för männen. En möjlig förklaring till skillnaderna mellan olika sektorer är skillnader i arbetsmiljö. Jobbhälsobarometern visar att privatanställd vårdpersonal i större utsträckning har varit helårsfriska senaste året jämfört med sina offentliganställda kollegor 10. Orsaker som nämns är en obalans mellan psykiska krav i arbetet och kontrollen över arbetssituationen, men även att en obalans mellan belöningar (arbetstillfredsställelse, utvecklingsmöjligheter, lön och status) och de ansträngningar som arbetet kräver kan ge upphov till psykisk ohälsa. 11 8 PM NR 1/2014, Sjukfrånvaron i Region Skåne - förstudie 9 Rapport från Arbets och miljömedicin 1/2013, Hälsa och framtid i kommuner och landsting 10 FÖRBÄTTRAD VÄLFÄRD SANT OCH FALSKT OM FÖRETAGANDE I VÄLFÄRDEN, HUI 2015 11 http://www.forskasverige.se/wp-content/uploads/sjukfranvaro-psykiska-diagnoser-2014.pdf 6
I figur 1 och 2 nedan redovisas den relativa risken för att påbörja sjukfall i samtliga diagnoser samt psykiska diagnoser efter anställningssektor och efter yrke. 12 Anställda i offentlig sektor har en högre risk att påbörja sjukfall oavsett sjukskrivningsorsak (diagnos) jämfört med anställda i privat sektor även efter kontroll för en mängd faktorer (såsom ålder, utbildning, inkomst och yrke), se figur 1. I figur 2 redovisas risken för sjukfall, tillsammans med olika yrkens relativa storlek. En kvinnodominerad yrkesgrupp som är stor och därför bör lyftas fram är SCBs yrkesgrupp Vård- och omsorgspersonal som har en generell risk för sjukskrivning 8 procent över genomsnittet och 11 procent över genomsnittet för psykisk sjukdom. För män inom vård och omsorg är risken för psykisk diagnos något högre, 16 procent. Figur 1. Relativ risk (RR) för att påbörja sjukfall i samtliga diagnoser (lodrät axel) och i psykiska diagnoser (vågrät axel) efter anställningssektor (Privata företag utgör referenskategori = 1) Figur 2. Relativ risk (RR) för att påbörja sjukfall i samtliga diagnoser (lodrät axel) och i psykiska diagnoser (vågrät axel) efter yrke (genomsnittet för alla yrken utgör referenskategori = 1) 12 SSYK 2012 gr 513, nu 53 http://www.scb.se/statistik/_publikationer/ov9999_2012a01_br_x70br1201.pdf 7
I Arbetsmiljöverkets rapport Arbetsorsakade besvär 2014 framgår det att nästan var fjärde sysselsatt svensk någon gång under det senaste året upplevt att de har fysiska eller psykiska besvär som orsakats av deras arbete. Jämfört med motsvarande studie år 2012 innebär detta en betydande ökning. Det gäller framför allt bland kvinnor, där andelen ökat från 22 till 28 procent, men även för männen är ökningen tydlig. Det är, som tidigare nämnts, främst andra besvär än kroppsliga som ökat sedan förra mätningen. Det är besvär relaterade till stress och andra psykiska påfrestningar, som exempelvis kan bero på arbetets innehåll, arbetets organisation, känsla av kontroll relaterat till kraven, stöd i arbetet, dåliga relationer till chefer och arbetskamrater, hot och våld etc. Figur 3 visar andel kvinnor och män som upplevt besvär orsakade av arbetet under det senaste året, år 1998 2014. Med anledning av att Landstingen och så även Region Skåne i alla väsentligheter följer den nationella utvecklingen för sjukfrånvaro, så kan ett antagande om att liknande förhållande gäller även i detta fall. Figur 3. Andel kvinnor och män som upplevt besvär orsakade av arbetet under det senaste året, år 1998 2014 13 13 http://www.scb.se/sv_/hitta-statistik/artiklar/besvar-av-stress-okar-iarbetslivet/ 8
Läget Landsting Landstingen i stort uppvisar samma historiska mönster som riket i övrigt om än med något högre siffor. Sjukfrånvaron bland de anställda i landsting och kommuner ökar från 2010 och prognosen visar på fortsatt ökning, som tidigare nämnts. Figur 4 nedan visar på sjukfrånvarons utveckling för tiden 2007-2014 för de tre största regionerna/landstingen, SKL totalt samt för samtliga i Sverige. 14 Figur 4. Sjukfrånvarons utveckling 2007-2014 Tabellen, figur 5, uppvisar sjukfrånvaron under helår 2014 för de tre största regionerna/landstingen och hur denna är uppdelad i längd och i åldersintervall. Tydligt mönster är att den totala sjukfrånvaron är lägre i Region Skåne(RS) men att långtidsfrånvaron för Region Skåne ligger högt och högre än Stockholms läns landsting (SLL) och Västra Götalandsregionen (VGR). Samtliga uppvisar att kvinnors frånvaro i stort är dubbelt så hög som männens. De äldre, >50 år, har högsta andelen frånvarande pga. sjukdom. Region Skåne har en hög andel kvinnor i sina verksamheter, vilket naturligt påverkar statistiken. Generellt sett har Sverige både fler äldre och fler kvinnor i arbetskraften än övriga länder, vilket också ska tas hänsyn till i en internationell översyn. Figur 5 visar på sjukfrånvaron i RS, SLL och VGR, fördelad på lång frånvaro, 60 dagar eller mer, kön, ålder i tre intervall. Nyckeltalens definitioner beskrivs i dialogrutan nedan. 14 http://skl.se/ekonomijuridikstatistik/statistiknyckeltaljamforelser/personalstatistik/sjukfranvaroredovisningen 9
Figur 5. Nyckeltal obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen Nyckeltalens definitioner: 1) Total sjukfrånvarotid / Sammanlagd ordinarie arbetstid 2) Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) / Total sjukfrånvarotid 3) Summa sjukfrånvarotid för kvinnor / Sammanlagd ordinarie arbetstid för kvinnor 4) Summa sjukfrånvarotid för män / Sammanlagd ordinarie arbetstid för män 5) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 30-49 år 7) Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre / Sammanlagd ordinarie arbetstid i åldersgruppen 50 år eller äldre Läget Region Skåne Region Skånes vision Livskvalitet i världsklass erhålls genom följande mål: Nöjda medborgare En effektiv verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Verksamhet och resultat i fokus Långsiktigt stark ekonomi Förutsättningar för att uppnå målen är medarbetare som är kompetenta, stolta, motiverade och inte minst friska att säkerställa produktion och leverans till rätt kvalitet, i rätt tid och till rätt kostnad. Därför är det ytterst viktigt att följa upp, analysera medarbetarstatus, men att snabbt agera på negativa mönster oavsett orsak eller symtom. I tabellen, figur 6, redovisas sjukfrånvaron i procent januari-juli 2014 och 2015 på förvaltningsnivå med fördelning mellan män och kvinnor. Redovisningen för den långa sjukfrånvaron över 60 dagar åskådliggörs i figur 6a. Fördelningen av sjukfrånvaron mellan Region Skånes förvaltningar påvisar att högst andelar sjukfrånvarande återfinns i Region Service, med traditionellt tungt och belastande arbete. Därefter kommer de tre mest vårdintensiva förvaltningarna, som till stora delar bemannas av sjukvårdspersonal. 10
Figur 6. Sjukfrånvaro i % av arbetad tid på respektive förvaltning Figur 6a. Sjukfrånvaro 60 dagar eller mer av total sjukfrånvaro Region Skåne: Långtidssjuk i genomsnitt (över 60 dagar av total sjukfrånvaro) jan-juli 2015 11
Sjukfrånvaron inom Region Skåne följer samma mönster som riket i övrigt vad beträffar diagnoser, vilket figur 7 visar. Figur 7. Andel diagnoser Andel - diagnoser 2015-06 Region Skåne 7,6% Tumörer 24,6% 20,4% 47,3% + 6,8 % ökning från 2013 Psykiska sjukdomar och syndrom samt beteendestörningar Sjukdomar i muskuloskeletala systemet och bindväven Övriga 90 % i gruppen med psykiska diagnoser utgörs av kvinnor Riket 2014 (FK) 5% Tumörer 33% 22% 40% Psykiska sjukdomar och syndrom samt beteendestörningar Sjukdomar i muskuloskeletala systemet och bindväven Övriga 12
Figur 8 visar sjukdagar för Region Skånes yrkesgrupper, med fler än 200 anställda, för T1 2014 respektive 2015. I grupper med population på 200 medarbetare kan en individ med långtidssjukfrånvaro märkbart påverka totalen, vilket man måste ta i beaktande. Om man ser trenden över tid, så följer Region Skåne nationella mönster med ökning i de traditionellt utsatta grupperna med tung belastning fysisk såväl som psykisk, men sedan kortare tid bakåt ser vi även ökning för administrativa grupper. Barnmorskor är den grupp vi ser har ökat mest mellan 2014 och 2015. Personal inom Köks- och måltidsarbete är den grupp, som för samma tidpunkt, har minskat mest. HR-specialisternas nära och aktiva stöd till cheferna, inom Region Service, i svåra rehabiliteringsfall ses som en framgångsfaktor och som har resulterat i att man har funnit lösningar på flera långa sjukskrivningar. Figur 8. Snitt antal sjukdagar per medarbetare i personalgrupper, jan-juli 2014/2015. För antal medarbetare/personalgrupp se Bilaga 2. 13
Förvaltningarna har i sina kommentarer till sjukfrånvarons utveckling under året tagit upp möjliga orsaker till arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Exempel på orsaker som anges är personalbrist, ökad vårdtyngd, ökad arbetstakt och olika problem kopplat till organisatoriska förändringar. Även att yngre medarbetare inte tillräckligt snabbt har kommit in i arbetsmarknadens regelverk, vilket inom vissa verksamheter påverkar fr. a korttidsfrånvaron. Kombinationen mellan privata och arbetsrelaterade orsaker till sjukfrånvaron lyfts också fram. I sammanhanget bör påpekas att det inte finns faktaunderlag för att redovisa vad som är arbetsrelaterad sjukfrånvaro eller inte. Konsekvenser för Region Skåne Sjukfrånvaro får konsekvenser för verksamheten på olika sätt. Förutom konsekvenser för medarbetare och patienter påverkas även kostnadsflödet negativt. Schablonberäkning har gjorts nedan, figur 9, för en styck frånvarodag för att få en känsla av vad sjukfrånvaron kostar. Kostnaden är minst 10 % för en dags kortidssjukskrivning (dag 1-14 även om dag 1 är karensdag utgör den en kostsam störning för verksamheten, som ska tas med vid schablonuträkning). Beräkning är gjord utifrån en snittlön på 25 000 kr. Korttidsfrånvaro kostar cirka 10 procent av medarbetarens månadslön per sjukdag. Schablon: Månadslön x 0,1 = Kostnad per sjukdag (dag 1-14). Långtidsfrånvaro kostar cirka 2,5 procent av medarbetarens månadslön per sjukdag. Schablon: Månadslön x 0,025 = Kostnad per sjukdag (dag 15-90). I schablonen ingår kostnader för särskild sjukförsäkringsavgift, faktisk arbetsgivaravgift och semesterlön. Som overheadkostnad räknas 20 procent av sjuklönekostnaden. 15 Figur 9. Schablonkostnad för sjukfrånvaron i Region Skåne jan-juli 2015 SCHABLONKOSTNAD FÖR SJUKFRÅNVARON I REGION SKÅNE JAN-JULI 2015 I MILJONER SEK Kostnad lång sjukfrånvaro; 172 Kostnad kort sjukfrånvaro; 296 15 Hälsoekonomen Stefan Lundström, http://www.ekodemos.se/ Effektiv friskvård - Lönsammare företag; Andersson, Johrén, Malmgren. Skrift från Prevent 2004. Personalekonomi idag, Anders Johrén och Ulf Johanson 2011 14
Utöver de kostnader som sjukfrånvaron medför uppstår, som sagt, även andra konsekvenser. Dessa kan se olika ut beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Exempel på konsekvenser är produktionsbortfall, minskad tillgänglighet i vården, att resurser inte kan användas optimalt (kan medföra för hög arbetstakt alternativt för låg arbetstakt för medarbetare i tjänst), ökade insatser för introduktion alternativt att denna inte hinns med, relationer, ökat utnyttjande av bemanningsföretag och bristande förutsägbarhet för planering. Ur varumärkesperspektivet kan rykte om arbetsmiljö som skapar ohälsa få konsekvenser för t ex rekrytering. Stödjande verktyg och uppföljningsmetoder Inom Region Skåne finns ett antal följande stödjande verktyg i rehabiliteringsarbetet. Region Skånes rehabiliteringsprocess och medarbetarhandbok är utgångspunkter för hur rehabiliteringsarbetet, på ett enhetligt och effektivt sätt, ska bedrivas i regionen. Adato utgör ett systemstöd för chefer och tillhandahåller påminnelser, stödjande mallar och dokumentationsstöd. AviC är ytterligare systemstöd för avvikelser i verksamheten, bl. a avseende tillbud och arbetsskador. Kontinuerligt och inför förändringar i verksamheten som kan komma att innebära risker av olika karaktär, finns rutiner för riskbedömningar, vilka ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utöver ovanstående finns upphandlad företagshälsovård och tjänster för arbetsförmågeutredning och missbruksbehandling. UPPFÖLJNING Sjukfrånvaron följs upp i såväl årsredovisning som tertialrapporter. Region Skåne har ett mål på sjukfrånvaron på genomsnittligt 14 kalenderdagar per medarbare och år. Detta mål är föremål för översyn då det med utgångspunkt i sjukfrånvarons utveckling inom Region Skåne och nationen i stort samt Försäkringskassans prognos inte kan anses realistiskt. Det görs också en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Medarbetarenkäten är vidare ett sätt att följa upp arbetsklimat och ta tempen på verksamheten. 15
Vägen framåt - fortsatt arbete Vägen framåt har sin utgångspunkt i de strategiska mål som Region Skåne har och aktuell forskning inom området med syfte att ge stöd till och sprida goda resultat inom Regionens förvaltningar. Arbete med olika aktiviteter i syfte att stärka och stödja det hälsofrämjande arbetet pågår redan; såväl regionalt som lokalt. Viktiga områden att fortsatt lyfta fram i det framåtriktade arbete är de som kännetecknar en frisk arbetsplats: gott ledarskap, fungerande ledningsstruktur bra kommunikation delaktighet hälsofrämjande arbete strukturerat arbete med kompetensförsörjning Grundläggande för ett strukturerat arbete med sjukfrånvaro är kunskap, tydliga processer och kontinuerlig uppföljning och analys på samtliga ledningsnivåer. Enskilda verksamheters/arbetsplatsers förutsättningar och behov ska styra insatser på individ-och gruppnivå. En hälsofrämjande och frisk arbetsplats förutsätter systematik, uppföljning och styrning av: Organisation, ledarskap och medarbetarskap, vilka har en avgörande betydelse för en hälsofrämjande arbetsplats. Främja hälsa Förebygga Rehabilitera och anpassa 16 För att underlätta och skapa stöd för verksamheterna bör det fortsatt vara fokus på samtliga områden nedan nämnda. Arbetsmiljökompetens hos chefer och HR o Obligatoriska arbetsmiljöutbildningar för samtliga chefer är en förutsättning för den friska arbetsplatsen. o Vaksamhet och insatser både vad avser regelverk och medarbetares hälsa. Kunskap inom och stöd i rehabiliteringsområdet o Ett tidigt och aktivt rehabiliteringsarbete är avgörande för återgång i arbete. 16 Policy för hälsofrämjande arbetsmiljö, Region Skåne 16
o Ett kvalitetssäkrat rehabiliteringsarbete enligt Region Skånes beslutade rehabiliteringsprocess. Medarbetarundersökningar. o Framtagande av handlingsplaner och verksamhetsutveckling med utgångspunkt i resultaten. o Att arbeta med resultaten från medarbetarundersökningen är ett sätt att utveckla verksamheten genom medarbetarna och därmed öka delaktighet och påverkansmöjlighet. Hälsofrämjande aktiviteter o Arbeta aktivt för att stimulera uttag av friskvårdsersättning och stöd vid tobaksavvänjning. o I olika aktiviteter från medarbetarsamtal till utvecklingsinsatser prata om hur hälsan kan påverkas. Specifika förbättringsåtgärder har initierats avseende integration av patientsäkerhet och arbetsmiljö och arbetsmiljödelen är numera obligatorisk även i den regionala basutbildningen för nya chefer. 17
Bilaga 1 Bra exempel från förvaltningarna - med egna ord Region Service Kortsiktigt HR-specialisterna arbetar aktivt som stöd till cheferna i svåra rehabiliteringsfall. Vi har sett att det resulterar i att arbetet kommer vidare och de senaste månaderna har Region Service funnit lösningar på flera långa sjukskrivningar vilket förväntas kommer synas i statistiken inom de närmsta månaderna. Region Service kan se att de enheter som arbetat aktivt med samtal och förstadagsintyg har sänkt sin korttidssjukfrånvaro, HR-specialister arbetar aktivt med att sprida kunskap till chefer om vad olika insatser kan resultera i. Region Service har på något affärsområde sett att frisknärvaron minskat kraftigt, på detta område görs nu insatser för att utreda vad minskningen beror på. Företagshälsovården är inkopplad. Långsiktigt HR-avdelningen tillsammans med företagshälsovården anordnar en utbildning i praktisk rehabilitering för chefer. HR-avdelningen utbildar chefer och chefstöd i Qlikview, HR-fönster och Adato samt hur de kan använda system som stöd för operativt och strategiskt arbete. Regionservice startar en servicepool, ett internt bemanningsföretag, som vikarierar för sjuk personal. Att inte behöva söka rätt på ersättare frigör tid och avlastar cheferna. Region Service tror att detta bidrar till en bättre arbetsplats och även att belastningen minskar på befintlig personal. Regionservice arbetar aktivt med hälsoinspiratörer på arbetsplatserna. HR-avdelningen skickar månatligen ut rapporter med frisk- och sjukstatistik till divisionschefer och affärsområdeschefer. HR-avdelningen deltar i flera ledningsgruppsmöten och samverkansmöten där det bland annat diskuteras sjukfrånvarons orsaker och vad som kan göras för att komma tillrätta med den. Regionservice arbetar med chefsdagar och ledarskapsutbildningar. Ett bra ledarskap bidrar till högre trivsel och lägre sjukfrånvaro. Hälsostaden Under 2015 har Hälsostaden genomfört följande utbildningsåtgärder. Utbildning i rehabiliteringsprocessen för alla chefer. o Nya kontaktpersoner på Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Företagshälsan och även HR-specialist från Sund, som jobbat mycket med rehabilitering bjöds in. Utbildningen tog avstamp från teori och case i syfte att öka förståelsen, stärka rutiner, bättre användande av Adato och mallar inom rehabilitering samt stärka samarbetet med bland annat Försäkringskassan. 18
Utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete för alla chefer och skyddsombud. o Arbetsmiljöcontroller på Sund körde samma koncept som de har. Ergonomiutbildningar för hela slutenvården. o De har blivit mer samordnade på förvaltningen och genomförs regelbundet. För närvarande genomförs en systematisk genomgång av långtidssjuka över 180 dagar, vilken görs i nära samarbete med fackförbunden Sedan januari 2015 har HR-enheten avgångssamtal med alla tillsvidareanställda som själva väljer att avsluta sin anställning vilket ger ett underlag för att arbeta med arbetsmiljö och kompetensförsörjning. Stress och psykisk ohälsa är något som kommer att vara fokus framöver. Koncernkontoret Hälsofrämjande insatser genomförs under 2015 och 2016 för en grupp där sjukfrånvaron är som högst. I HR:s arbete med ledningsinformation ingår utökad uppföljning och analys av förändringen i sjukfrånvaron tre gånger per år. Likaså genomförs årligen arbetsmiljöutbildningar och diplomering av chefer och arbetsmiljöombud. Kryh Som exempel på hälsofrämjande arbete inom förvaltningen kan nämnas införande av RAK-projekt (Rätt Använd Kompetens), introduktionsprogram för nya sjuksköterskor, uppdatering av rutin vid överbeläggning samt implementering av ändrat regelverk för schemaläggning i samband med införande av onlinebokning vilket förväntas ge utjämnad produktion, minskad administration och bättre framförhållning för chefer och medarbetare. RAK handlar om smartare arbetssätt där varje medarbetares kompetens används på bästa sätt. Ledarskap, kommunikation, delaktighet och hälsa är några av de viktiga komponenter som kännetecknar en frisk organisation. Ett framgångsrikt arbete med enheternas resultat efter 2014 års medarbetarundersökning tros kunna påverka sjukfrånvaron positivt. Uppföljning av enheternas handlingsplaner sker i samband med årets andra tertialuppfölning. Region Skåne har sedan 2014 ett regionövergripande system för arbetsskadeanmälningar, Avic, vilket Kryh ser som en möjlighet att tillföra ytterligare systematik i det förebyggande rehabiliteringsarbete utifrån rapportering och uppföljning av tillbud och arbetsskador. Kryh deltog under 2014 i den undersökning av barnmorskornas upplevda arbetsmiljö som utfördes i samarbete med företagshälsovården. Under hösten 2015 planeras en träff med berörda chefer inför uppföljning och diskussioner kring hälsofrämjande åtgärder på enhetsnivå. Till våren 2016 planeras en utbildning i hälsa och arbetstider för chefer, schemaläggare, HR och huvudskyddsombud. Till utbildningen ska det kopplas på en utbildningsdel som även riktar sig till medarbetarna. 19
Arbetet med att införa förflyttningsnätverk, d v s specialister i ergonomi och förflyttningsteknik, inom hela Kryh pågår och förflyttningsinstruktörer utbildas inom varje förvaltning. Skånevård Kryhs chefer bedriver, med stöd av HR, ett aktivt rehabiliteringsarbete och alla chefer erbjuds kontinuerligt utbildning i rehabiliteringssystemet Adato och Region Skånes rehabiliteringsprocess. Grundutbildning i arbetsmiljö och hälsa arrangeras för nya chefer och skyddsombud tre gånger per år. I alla utbildningsinsatser framhävs vikten av ett tidigt och systematiskt rehabiliteringsarbete och hälsofrämjande åtgärder. Den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet visar att 100 % av enheterna använder sig av företagshälsovården när behov föreligger. Det är dock önskvärt att antalet rehabiliterande tjänster ska minska till förmån för mer förebyggande, men framförallt hälsofrämjande åtgärder. För att bli bättre på att fånga upp tidiga signaler på ohälsa och sätta in företagshälsovårdsinsatser tidigare pågår just nu ett arbete med att se till att chefer är uppdaterade i företagshälsovårdens tjänsteutbud. Medicinsk Service Förvaltningen har tillsammans med fackliga representanter undersökt möjliga åtgärder för friskare medarbetare. F.n. har förvaltningen ett 13 punktsprogram med åtgärder. Exempel på punkter: HR följer upp sjukfrånvaron kontinuerligt tillsammans med respektive chef årligen. Regionens rehabiliteringsprocess utgör utgångsläge för hur rehabiliteringsarbetet bedrivs. HR utbildar chefer i ämnet, för att säkerställa att rehabiliteringsprocessen är känd för alla. Medarbetarundersökningen, uppföljning av genomförda aktiviteter på ett strukturerat sätt. Motivera medarbetarna att använda friskvårdersättningen i praktiken. Företagshälsovåden används vid behov. I samband med samlokalisering av Labmedicin i Lund har företagshälsovården använts för att förbereda medarbetarna i förändringsarbete. Utbildning i Adato, ett systemstöd i rehabiliteringsarbetet, erbjuds kontinuerligt, främst till nya chefer. Nya chefer och skyddsombud erbjuds årligen arbetsmiljöutbildning med diplomering via företagshälsovården. Skåne Trafiken Effekter av förvaltningens insatser avseende långtidssjukskrivningar som förvaltningen haft som fokusområde under året verkar ännu inte synas i statistiken. I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsprocessen. HR informerar ansvariga i verksamheterna fortlöpande om den statistiska utvecklingen för deras verksamheter genom diskussioner om aktiva åtgärder såväl vid chefsdialog, månadsstatistik och vid direkt handläggning. Sjukfrånvaron följs och analyseras kontinuerligt vid förvaltningens arbetsmiljömöten tillsammans med de fackliga organisationerna och det har inte kunnat skönjas någon koppling mellan sjukfrånvaro kopplat till arbetsmiljö. I den mån samband kan skönjas föreligger det kopplingar till psykosociala området på individnivå. 20
Sund SUND fortsätter det påbörjade arbetet med att uppmärksamma chefer på vikten av att arbeta med rehabiliteringsprocessen för att säkerställa att det sätts in adekvata åtgärder i tid för de sjukskrivna. Förvaltningen startade upp en övergripande arbetsgrupp tillsammans med de fackliga organisationerna i början på sommaren 2015 för att hitta vägar att mot en mer hälsofrämjande arbetsmiljö och därigenom sänka sjukfrånvaron. Ambitionen är att i slutet av året ha en första rapport som kan leda till olika åtgärder för det fortsatta arbetet. Arbetssituationen för förvaltningens chefer, fr.a. 1:a linjen, har också uppmärksammats både ur deras egna arbetsmiljöperspektiv och ur perspektivet hur deras förutsättningar ser ut att kunna stötta medarbetarna och bidra till den hälsofrämjande arbetsplatsen. SUND har haft ett antal fokusgrupper där chefer från olika delar av våra verksamheter har fått träffas och diskutera/beskriva sin situation under ledning av samtalsledare från förvaltningens HR enhet. SUS Exempel på förvaltningsnivå. Alla chefer och skyddsombud ges fortlöpande arbetsmiljöutbildning och utbildning om Region Skånes rehabiliteringsprocess. Även andra åtgärder har också stor betydelse för att minska ohälsa och sjukfrånvaro. Exempelvis förvaltningens kraftsamling för en förbättrad bemannings- och vårdplatssituation. Exempel inom divisoner. Rehabiliterings-och arbetsmiljöutbildning för chefer har påbörjats februari 2015. HR- och chefsgenomgång av individuella rehabiliteringsärenden. Fokus på grupper som har ett högre genomsnittligt värde avseende sjukdagar. Rehabiliteringsutbildning i samarbete med försäkringskassa för att säkra rehabiliteringsprocessen. Utbildning i Adato för samtliga chefer inom divisionen. Extra rehabiliteringsutbildning samt kartläggning av sjukfrånvaro som ingår i gruppen hög sjukfrånvaro. Individuell handledning och grupphandledning för chefer i rehabiliteringsarbetet för att ta fram individuella handlingsplaner för att minska sjukfrånvaron. Exempel inom verksamhetsområden. Handlingsplan för tidig och fortlöpande kontakt med sjukskrivna för att minska sjukfrånvaro. Handlingsplan för att minska arbetsbelastning. Insatser för att öka bemanningen och att motivera personal att fortsätta arbeta i en hårt ansatt arbetssituation i avvaktan på att bemanningen blir bättre. Handlingsplaner för att minska ohälsa vid enheter som har hög sjukfrånvaro. Åtgärderna är inte specifikt kopplade till just hög sjukfrånvaro utan istället ett allmänt behov av att förbättra arbetsmiljön. 21
Bilaga 2 Antal anställda i genomsnitt Personalgrupp jan-juli 2015 Ledningsarbete 1 716 Handläggararbete 1 592 Administratörsarbete 1 244 Medicinsk sekreterare 2 089 Spec.komp. Läkare 2 636 Icke spec.komp. Läkare 1 607 Psykolog 522 Psykoterapeut 13 Barnmorska 606 Sjuksköterska 8 697 Usk/Skötare m.fl 6 138 Sjukh.tekn/lab.pers 439 Biomedic. Analyt. 957 Tandläkare 356 Tandsköterska 573 Tandhygienist 236 Arbetsterapeut 347 Sjukgymnast 750 Logoped 139 Dietist 112 Rehab/förebygg övr 160 Soc. Kurativt.arb 669 Skol o barmomsor.arb 109 Kultur, turism, fritdsarb 31 Ingenjörer m.fl 213 Tekniker 180 Hantverksarb. 460 Köks och måltidsarb 248 Städ, tvätt o renhållningsarb 485 TOTALT RS 33 323 22