Kommunstyrelsens kansli Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Förvaring i Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet Cirkuläransvarigs rum Papper, digitalt i Ja 5 år Kansliets assistents rum Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet Respektive handläggares rum Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet Respektive handläggares rum Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet Respektive handläggares rum Kansli Anonyma inkommande handlingar Papper Bevaras Pärm hos kansliets assitent Kansli Skyddsrondsprotokoll Digitalt Det aktuella och Kansliets digitala föregående protokollet mapp sparas Kansli Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Kansliets digitala Arbetsplatsmöten mapp Kansli Minnesanteckningar - Kommundirektörens ledningsgrupp (KDL) Kansli Minnesanteckningar - Kommunala ledningsgruppen (KLG) Digitalt 5 år Kansliets assistents rum Digitalt 5 år Kansliets assistents rum centralarkiv för förvaring När pärmen är full Kansli Minnesanteckningar - Styrgrupper Papper Ja Bevaras 2 år Kansli Solna och Sundbybergskommittén - kallelse, föredragningslista, protokoll Papper Ja Bevaras Kansliets närarkiv Med diarieförda med bilagor Kansli Arkivbeskrivning Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Kansli Arkivförteckningar Digitalt Ja Bevaras Arkivförteckningspr ogram Löpande förteckning.
Kommunstyrelsens kansli Förvaring i centralarkiv för förvaring Kansli Arkivreglemente Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Kansli Medborgarförfrågan, synpunkter och Papper, digitalt i Ja Bevaras Pärm hos kansliet När pärmen är full klagomål som genererat svar från komunstyrelsens ordförande Kansli Synpunkter och klagomål från e- tjänster Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Kansli Förteckning över förtroendevalda - digitala personkort KF/KS Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige KF/KS Anslag - kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt kommunstyrelsens utskotts kallelser och protokoll som är förstasida av föredragningslista KF/KS Kommunala råd och kommittéer - Kallelse, föredragningslista, protokoll med bilagor KF/KS Kommunfullmäktige - kallelse, föredragningslista och protokoll Digitalt Bevaras Troman Levereras på papper när förtroendevalds samtliga uppdrag avslutats På papperskvalitet svenskt arkiv. Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv. Papper Vid inaktualitet Kommunens anslagstavla Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, med diarieförda Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år På papperskvalitet svenskt arkiv. Orginalen binds in. KF/KS Delegationsbeslut Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år Med diarieförda KF/KS Kommunstyrelsen - föredragningslista samt protokoll med protokollsregister. Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år På papperskvalitet svenskt arkiv. Orginalen binds in.
Kommunstyrelsens kansli KF/KS Styrnings- och ägarutskottet - kallelse, föredragningslista och protokoll Förvaring i Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år centralarkiv för förvaring KF/KS KF/KS Exploateringsutskottet - kallelse, föredragningslista och protokoll Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år Kommunstyrelsens utskott för vissa Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år jämställdhets-, upphandlings-, måltids-, och personalfrågor - kallelse, föredragningslista och protokoll KF/KS Anslag - Krisledningsnämnden Papper Vid inaktualitet Kommunens anslagstavla KF/KS Krisledningsnämnden - Papper Ja Bevaras Kansliets närarkiv 2 år föredragningslista, protokoll och bilagor KF/KS Motioner till kommunfullmäktige Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Interpellationer, frågor Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Medborgarförslag Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Remisser Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Avsägelser och sammanräkningsprotokoll från Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Länsstyrelsen KF/KS Detaljplaner med tillhörande handlingar Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Styrande dokument Papper, digitalt Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda KF/KS Reglementen för alla nämnder Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda
Kommunstyrelsens kansli KF/KS KF/KS KF/KS Projekthandlingar -diarieförda och allmänna handlingar Projekthandlingar - ej allmänna handlingar Videoinspelningar av kommunfullmäktiges sammanträden Förvaring i centralarkiv för förvaring Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år Med diarieförda Papper, digitala format Bevaras Respektive När projektet avslutats handläggares rum Digitalt Bevaras På server Avi-format, sikte på digitalt långtidsbevarande
IT-avdelningen Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Förvaringsplats i Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Papper, digitalt i Ja 5 år På avdelningen Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen centralarkiv för förvaring Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet På avdelningen IT Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv IT Avtal - service, drift, maskin- och programuppdateringar, intern drift Papper 10 år efter avtalstidens slut På IT-avdelningen IT Backupband Bandkassetter 1 år Serverhall på Ekbacken IT Beställning enligt leasingavtal Digitalt 2 år efter avtalstidens På IT-avdelningen utgång IT Beställning enligt ramavtal (Vervas och Digitalt 2 år På IT-avdelningen stadens egna) En kvartalsbackup sparas under ett år. Vid behov sparas backup längre. IT Cookiefiler Digitalt Gallras vid inaktualitet Respektive användarkonto IT Felanmälningar till Servicedesk Digitalt Gallras vid inaktualitet, I (Inga förslag) dock tidigast efter 2 år ärendehanteringssy stem IT E-postkonton (avslutade användare i nätverket) Digitalt 2 år efter anställnings upphörande På server
IT-avdelningen Förvaringsplats i centralarkiv för förvaring Loggar - e-post Digitalt 1 år På server In och utgående från kommunen, samt mellan de olika förvaltningarna. Loggar - internetacces Digitalt Löpande efter 60 dagar På server IT Loggar - inloggar i AD Digitalt 1 år På server Inloggning på användarkonton IT Mappar (avslutade användare i Digitalt 2 år efter anställnings På server nätverket) upphörande IT Statistik, egenproducerad Digitalt/papper Vid inaktualitet Hos IT-avdelningen, i digitala mappar eller i pärmar IT Systemförvaltningsavtal Papper, digitalt i Ja Bevaras Pärmar på ITavdelningen IT Systemdokumentation Digitalt/papper Gallras när information Hos IT-avdelningen, från systemet inte längre i digitala mappar behöver återskapas. eller i pärmar Överlämnas årsvis
Kommunikationsavdelningen Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Förvaringsplats i Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Papper, digitalt i Ja 5 år På avdelningen Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen centralarkiv för förvaring Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet På avdelningen Kommunikation Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Kommunikation Broschyrer, upprättade för Sundbybergs stad Papper Bevaras Se anmärkning 2 exemplar lämnas till centralarkivet vid upprättande Digitalt Vid inaktualitet SKOBA Kommunikation Fotografier, digitalt upprättade av Sundbybergs stad Kommunikation Fotografier, papper upprättade av Sundbybergs stad Kommunikation Hemsidan www.sundbyberg.se Digitalt Vid inaktualitet. Inför nylanseringar bevaras skärmdumpar av Papper Vid inaktualitet Vaktmästarens arkiv Digitalt Bevaras i tiff-format Kommunikation Nyhetsarkiv på webben Digitalt huvudsidorna. 2 år På hemsidan Kommunikation Nytt från Sundbybergs stad, till Papper Bevaras Se anmärkning 2 exemplar lämnas till Bilaga i "Mitt i" invånare och företag centralarkivet vid upprättande Kommunikation Pressmeddelanden Digialt Bevaras Digialt hos Infopack 5 år Digialt hos Cision Kommunikation Utgående inlägg på sociala medier Digialt Vid inaktualitet Respektive medie Kommunikation Inkommande kommentarer på sociala medier av tillfällig betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Digitalt Vid inaktualitet Respektive medie
Kommunikationsavdelningen Förvaringsplats i Kommunikation Inkommande/utgående SMS av tillfällig Digitalt Vid inaktualitet Anställdas telefoner betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Vigselförättning Hinderprövning Papper Ja Bevaras Arkiv plan 5 5 år Vigselförättning Intyg vigsel Papper Ja Kopia bevaras, original till Arkiv plan 5 5 år Skatteverket Vigselförättning Vigselprotkoll Papper Ja Kopia bevaras, original till Arkiv plan 5 5 år länsstyrelsen Vigselförättning Register över vigselförättare Digitalt Vid inakutalitet Listas på hemsidan centralarkiv för förvaring
Måltidsservice Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Papper, diverse digitala format Papper, digitalt i Public 360 Papper, diverse digitala format Förvaringsplats i Vid inaktualitet Vid respektive verksamhetsställe Ja 5 år Vid respektive verksamhetsställe Vid inaktualitet Vid respektive verksamhetsställe centralarkiv för förvaring Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala Vid inaktualitet Vid respektive format verksamhetsställe Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet Vid respektive verksamhetsställe Måltidsservice Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Måltidsservice Journaler över egenkontroll 2 år Måltidsservice Verifikationer 10 år Måltidsservice Anställningsbevis Vid anställningens avslut
Näringsliv och exploatering Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Papper, diverse digitala format Papper, digitalt i Public 360 Papper, diverse digitala format Förvaring Vid inaktualitet På avdelningen Ja 5 år På avdelningen Vid inaktualitet På avdelningen centralarkiv för förvaring Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala Vid inaktualitet På avdelningen format Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet På avdelningen Näringsliv Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Näringsliv Företags- och markförfrågningar Papper, digitalt Ja 5 år Exploatering Näringsliv Minnesanteckningar från Papper, digitalt Ja Bevaras Kansliets aktskåp 1 år Näringslivsrådets möten Näringsliv Näringslivsrådet- kallelse, föredragningslista, protokoll med Papper, digitalt Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda bilagor Näringsliv Nyhetsbrev till företagen Papper Bevaras Näringsliv 2 exemplar till arkivet vid publicering Näringsliv Serviceenkät till företagare - Papper Ja Bevaras Näringsliv 5 år sammanställning Mark Avtal om fastighetsreglering Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Försäljning av fastigheter Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Förvärv av fastigheter Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda
Näringsliv och exploatering Förvaring centralarkiv för förvaring Mark Intentionsavtal, genomförande- och samarbetsavtal Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Markanvisningsavtal Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Miljödoms Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Minnesanteckningar från partsgemensamma möten Digitalt Bevaras I Ursviksprojektets digitala mapp 2 år, tas ut på papper Mark Planuppdrag Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Servitutsavtal Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Tomrätter, omprövning av avgälder Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark Tomträttsavtal Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda
Personal Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Papper, diverse digitala format Förvaringsplats i Vid inaktualitet På avdelningen centralarkiv för förvaring Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Papper, digitalt i Papper, diverse digitala format Ja 5 år På avdelningen Vid inaktualitet På avdelningen Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet På avdelningen Personal Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Anställning Besked om att visstidsantällning Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt upphör Anställning Besked om företrädesrätt Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Beslut om avsked eller uppsägning Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Beslut om förstadagsintyg Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid omplacering Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid varning, Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt avstängning, förhandling, kontakter med facket mm Anställning Efterlevnadspension vid dödsfall Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Enskilda överenskommelser Papper Bevaras I personakt Med personakt
Personal Anställning Information om anmälningsskyldighet Anställning Lönebeslut - ej ordinarie löneöversyn Förvaringsplats i centralarkiv för förvaring Papper Bevaras I personakt Med personakt Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Pensionsbrev Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Anställning Personakt Papper Ja Bevaras Lönekontorets närarkiv Efter att obligatorisk pensionsålder inträtt Anställning Rehabiliteringsutredningar, Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt pappersunderlag Anställning Rehabiliteringsutredningar, skannade handlingar Digitalt Vid inaktualitet Adato Anställning Tjänstledighetsansökan för ledigheter längre än 6 månader Papper/digitalt Bevaras I lönessystemet, pärm hos lönekontoret Bevaras i nuläget i systemet Anställning Information om tystnadsplikt Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Uppsägningar Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Löneunderlag Analyslistor - utbetalning av lön Papper 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive chef Löneunderlag Ansökan om kompensation för Papper 2 år Lönekontorets närarkiv kostnader för sjukdom Löneunderlag Arbetsställeförteckning SCB Papper Vid inaktualitet Pärm hos lönekontoret Löneunderlag Aviseringar till SCB rörande sjukskrivningar Löneunderlag Beslut om sjuk- och aktivitetsersättning Löneunderlag Ersättning vid sammanträde - förtroendevalda Fackligt arbete: anmälan om facklig förtroendeman Fackligt arbete - tidrapporter facklig ledighet Handlingar rörande anställa i arbetsmarknadspolitiska åtgärder Digialt Vid inaktualitet I systemet Papper Bevaras I personakt Med personakt Papper 2 år Pärm hos lönekontoret Papper 2 år Pärm hos personavdelning Papper 2 år Pärm hos lönekontoret Papper 2 år I personakt Med personakt
Personal Förvaringsplats i Införsel i lön, beslut Papper 2 år Pärm hos lönekontoret Kontrolluppgift Digitalt 10 år I systemet Kvittenser vid resor och kurser Papper/digitalt 10 år I lönessystemet, pärm hos lönekontoret centralarkiv för förvaring Körjournaler (underlag för bilersättning) Papper/digitalt 2 år I lönessystemet, pärm hos lönekontoret Ledighetsansökan Papper/digitalt 2 år I lönessystemet, pärm hos lönekontoret Loggning i självservice Digitalt Bevaras I systemet Loggar över anställningstid i Winlas Digitalt Bevaras I systemet, alla förändringar tas ut och läggs till personakten Läkarintyg Papper Vid inaktualitet Pärm hos lönekontoret Med personakt Löneavdrag - privata telefonsamtal eller liknande Papper 2 år Pärm hos lönekontoret Lönelistor Digitalt Bevaras I lönessystemet Bevaras i nuläget i systemet Matrikel vid avslut Papper Bevaras I personakt Med personakt Pensionskostnad och löneskatt, årlig redovisning Digialt 10 år I systemet Redovisade avdrag för Papper 10 år Pärm hos lönekontoret löneutmätning Rese- och traktamentersättningar Papper/digitalt 2 år I lönesystemet, pärm hos lönekontoret Rättelseunderlag vid justering Papper 5 år Pärm hos lönekontoret
Personal Förvaringsplats i Sjukanmälan Digitalt 2 år I lönesystemet Sjukförsäkran Papper 2 år Pärm hos lönekontoret Skattesedlar Papper 6 år Pärm hos lönekontoret PA Skatteuppgifter från Skatteverket Digitalt Vid inaktualitet I lönesystemet centralarkiv för förvaring PA Avtal för intermittenta vikarier Papper Lönekontorets närarkiv Vid behov PA Timrapporter för intermittenta vikarier Papper/digitalt Bevaras, se anmärkning Lönekontorets närarkiv Vid behov Måste bevaras om anställningsavtal inte upprättas med timanställda PA Återbetalda löneskulder Papper 2 år Pärm hos lönekontoret PA Övertids- och jourtidsjournal Papper/digitalt 2 år I lönesystemet PA Övertidsrapporter Papper/digitalt 2 år I lönesystemet, pärm hos lönekontoret PA Arbetsmiljöstatistik Papper Bevaras Med samverkansprotokoll Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet förvaras tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens PA PA Arbetsskadestatistik, kvartalssammanställningar Avstämningslista, pensionsinbetalning per individ samverkansgrupp. Papper Bevaras Med Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet samverkansprotokoll förvaras tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens samverkansgrupp. Digitalt Vid inaktualitet I lönesystemet
Personal Förvaringsplats i PA Kollektivavtal, centrala Papper Vid inaktualitet Pärm på personalavdelningen centralarkiv för förvaring PA Kollektivavtal, lokala Papper Ja Bevaras Pärm på personalavdelningen När ett nytt avtal träder i kraft PA Liggare för personal och Inbunden Bevaras Kansliets aktskåp När den är full förtroendevalda som fått förtjänstutmärkelse PA Löneöversyn: protokoll från överläggning, attesterade lönebeslut, avstämning från fackliga möten, utfall för kommunkontoret samt sammanfattning hela kommunen Papper Ja Bevaras I kansliets närarkiv 5 år PA Pensionsavtal KPA, original Papper Ja Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda PA Pensionsbrev Papper Bevaras I personakt Med personakt PA Protokoll - Centrala Papper Ja Bevaras Kommunstyrelsens 1 år Samverkansgruppen kansli PA Tvisteförhandlingar (MBL) - protokoll Papper Ja Bevaras I personakt, kopia i kommunstyrelsens aktskåp Med personakt, kopia tillsammans med kommunstyrelsens protokoll PA Tvisteförhandlingar (MBL) - Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt kallelser PA Varsel Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Rekrytering Annonser Papper/digitalt Ja 4 år Rekrytering Anställningavtal Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt Rekrytering Ansökningshandlingar - antagna Papper Ja Bevaras I personakt Med personakt
Personal Förvaringsplats i Rekrytering Ansökningshandlingar, ej antagna Papper/digitalt 4 år Rekryteringsbrevlåda (digitalt) eller hos extern rekryteringskonsult centralarkiv för förvaring Rekrytering Brev om vem som fått tjänsten Digitalt Ja 4 år I gemensam mapp Rekrytering Kravspecifikation, grund för annons Papper/digitalt Ja Bevaras I personakt Med personakt
Resusrsplanering- och Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i Cirkulär och nyhetsbrev, från externa Papper, diverse digitala format Vid På avdelningen organisationer m.m. inaktualitet Inkommande och utgående fristående Papper, digitalt i Ja 5 år På avdelningen handlingar Inkommande och utgående Papper, diverse digitala format Vid På avdelningen handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för inaktualitet Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid På avdelningen inaktualitet Tidningar och tidskrifter Papper Vid På avdelningen inaktualitet Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Avstämningar under året (bevakade betalningsuppdrag) - betalningskörning centralarkiv för förvaring Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Papper, digitalt Vid inaktualitet I pärm samt i ekonomisystem Bokföringsorder Digitalt 10 år I ekonomisystem Bokslut/budgetutfallsprognoser Papper, digitalt i Bevaras I kansliets aktskåp Med diarieförda. Års-, kvartals- och månadsboklsut och rapporter Bokslutsbilagor Papper 10 år På avdelningen Borgensförbindelse Papper, digitalt Ja Bevaras Kassaskåp
Resusrsplanering- och Budgethandlingar, inklusive motiveringar och tryckta handlingar Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i centralarkiv för förvaring Papper, digitalt i Ja Bevaras I kansliets aktskåp Med diarieförda Budgetunderlag Papper, digitalt Ja Bevaras I kansliets aktskåp Med diarieförda Budgetverifikationer Digitalt 10 år I ekonomisystem Dagrapporter för in- och utbetalningar Digitalt 10 år I ekonomisystem Deklarationer Papper 10 år På avdelningen Delårsrapporter, ekonomiska Papper, digitalt 2 år I ekonomisystem Följesedlar, bifogas faktura Papper 10 år Respektive avdelning Försäkringshandlingar Papper 10 år Respektive avdelning Huvudböcker Digitalt Bevaras I ekonomisystem Planeras avställas från ekonomisystemet Kontoutdrag, bank- och postgiro Digitalt 10 år I ekonomisystem Kravjournal till Svea Inkasso Digitalt 2 år I ekonomisystem Kundfakturor Digitalt 10 år I ekonomisystem samt pärm Leverantörsfakturor Digitalt 10 år I ekonomisystem samt pärm Likviditetsplanering Digitalt 2 år I avdelningens G- mapp Logglistor Digitalt Så länge I ekonomisystemet systemet är i drift
Resusrsplanering- och Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i Låneförbindelser Pappper 10 år Kassaskåp Lånereverser Papper 10 år Kassaskåp Momsredovisning Digitalt 10 år I ekonomisystemet centralarkiv för förvaring Obligationslån, bankens redovisningar Papper 10 år På avdelningen OCR-listor, betalning av kundfakturor Papper, digialt 10 år I ekonomisystemet samt pärm Rekvisioner Papper Vid På avdelningen inaktualitet Resultatrapporter Papper 10 år På avdelningen Statliga lån och bidrag - ansökan och Papper Ja 10 år I pärm på beslut avdelningen Stiftelsehandlingar Papper, digitalt Ja Bevaras I kansliets aktskåp Med diarieförda Systemdokumentation Papper Vid inaktualitet Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor På avdelningen Digitalt 2 år I ekonomisystemet Underlag till fakturor Digitalt 10 år I ekonomisystemet Svea inkasso Betalningsförelägganden Papper 10 år Hos Svea Inkasso Svea inkasso Betalningspåminnelser Papper 10 år Hos Svea Inkasso Svea inkasso Dröjsmålskrav och inkasso Papper 10 år Hos Svea Inkasso Svea inkasso Erinran från gäldenär Papper 10 år Hos Svea Inkasso
Resusrsplanering- och Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i Svea inkasso Fordringshandlingar Papper 10 år Hos Svea Inkasso Svea inkasso Inkasso Papper 10 år Hos Svea Inkasso Svea inkasso Utslag från kronofogdmyndighet Papper 10 år Hos Svea Inkasso centralarkiv för förvaring
Upphandlingsavdelningen Bevarande eller Förvaring i gallring av verksamehten centralarkiv för förvaring Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Inkommande och utgående fristående handlingar Papper, digitalt i Ja 5 år På avdelningen Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Papper, diverse digitala format Reklam, kursinbjudningar Papper, diverse digitala format Vid inaktualitet På avdelningen Vid inaktualitet På avdelningen Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet På avdelningen Upphandling Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Papper, digitalt i Ja Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Upphandling Anbud, antagna - entreprenader avseende kommunal verksamhet Papper Ja Bevaras Med diarieförda, kansliets aktskåp Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Anbud, antagna - varor och tjänster Papper Ja 6 år Pärm hos upphandling Upphandling Anbudsbegäran/anbudsförfrågan, anbudsinfordran Papper Ja 6 år Pärm hos upphandling
Upphandlingsavdelningen Bevarande eller Förvaring i gallring av verksamehten centralarkiv för förvaring Upphandling Anbudsförteckningar, Papper Ja 6 år Pärm hos upphandling anbudssammanställningar, öppningsprotokoll Upphandling Annonser avseende anbud Papper 6 år Pärm hos upphandling Upphandling Avtal/Kontrakt Papper Ja Bevaras Med diarieförda, kansliets aktskåp Upphandling Tilldelningsbeslut Papper Ja Bevaras Med diarieförda, kansliets aktskåp Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag Digitalt Bevaras I upphandlingssystem Bevaras i loggen i verksamhetssystemet Upphandling Broschyrer, information från Papper 6 år Pärm hos upphandling anbudgivare - antagna Upphandling Förtydliganden och kompletteringar Papper 6 år Pärm hos upphandling Upphandling Förhandlingsprotokoll och Papper Ja 6 år Pärm hos upphandling anteckningar Upphandling Loggar i verksamhetssystem Digitalt Bevaras så länge systemet är i drift I systemet
Upphandlingsavdelningen Bevarande eller Förvaring i gallring av verksamehten centralarkiv för förvaring Varor/tjänster Garantier Papper 6 år Pärm hos upphandling Varor/tjänster Leverantörsvärderingar, Papper, digitalt Vid inaktualitet Pärm hos upphandling soliditetsupplysningar Varor/tjänster Skatter- och registreringskontroll Papper, digitalt Vid inaktualitet Pärm hos upphandling Varor/tjänster Varor/tjänster Underrättelse att anbud antagits/ ej antagits Tjänsteanteckningar, kontakt med entreprenör, leverantör, konsulter Papper 6 år Pärm hos upphandling Papper 6 år Pärm hos upphandling Varor/tjänster Utvärdering/bedömningsunderlag Papper 6 år Pärm hos upphandling Varor/tjänster Fullmakt att teckna avtal Papper Ja Bevaras Kansliets närarkiv Bevaras tillsammans med bilagorna till kommunstyrelens protokoll Varor-Tjänster Rättegångsfullmakter Papper Ja Bevaras Kansliets närarkiv Bevaras tillsammans med bilagorna till kommunstyrelens protokoll