Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting Detta dokument är en bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting. Planen gäller retroaktivt från och med 1976 och den inkluderar Färdtjänstens föregångare Legitimeringsnämnden vars verksamhet startade det året. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukreseenheten i Färdtjänsten. De handlingar som Sjukreseenheten producerar från och med den 1 januari 2007 ingår därför i denna bevarande- och gallringsplan. Bevarande- och gallringsplan är uppdelad i två huvudavdelningar: o Administrativa handlingar och verksamhetshandlingar o Ekonomihandlingar Planen innehåller handlingar för all verksamhet som Färdtjänsten bedriver, med vissa undantag. För färdtjänstansökningar och verksamhetsstatistik ur Färdtjänstens datasystem hänvisas till bevarande- och gallringsplan för färdtjänsthandlingar (LA 0105-2049) och för personalhandlingar hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner. Allmänna handlingar som inte är upptagna i Färdtjänstens eller Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut fattats. Övriga antagna gallringsplaner och skrifter som hänvisas till är; o För Sjukreseenhetens handlingar innan den 1 januari 2007 hänvisas till Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten 1992-2006 o Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns landsting o Bevarande- och gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse o Arkivhandbok för Stockholms läns landsting Motivering för bevarande och gallring Färdtjänsten är som offentlig förvaltning inom Stockholms läns landsting underställd arkivlagen och landstingets arkivreglemente. Detta betyder att man måste ta hänsyn till följande tre punkter när det gäller bevarande och gallring: o o o Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Sådana handlingar bevaras som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska/ekonomiska/rättsliga ställningstaganden och liknande. Forskningens behov av att få tillgång till handlingar från myndighetens arkiv. innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter ett visst antal år. För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister. I denna plan används tidsperioderna 2 år, 3 år, och (gallras vid inaktualitet). Gallringsfristen räknas från året efter det aktuella verksamhetsårets utgång. En handling som upprättas 2006 och som har en gallringsfrist på två år, kan gallras tidigast 2009-01-01. En 1
gallringsfrist på innebär att samma handling kan gallras tidigast 2017-01-01. Samtliga frister gällande ekonomihandlingar avser tid efter avslutad revision och efter det att revisionsberättelse avgivits. - Gallras vid inaktualitet - innebär att den berörda handlingen kan gallras när den inte längre har någon betydelse för verksamheten, d.v.s. när den inte längre behövs för arbetets gång. Kopior, med undantag av arkivexemplar av utgående handlingar, rensas vid inaktualitet. Detta gäller under förutsättning att de inte innehåller anteckningar som har betydelse för ett ärende. Sådant som t.ex. skall rensas bort ur akter är utkast, post it-lappar, plastfickor, gem samt arbetspapper som inte tillför ärendet några sakuppgifter. Bevarande- och gallringsplanen är mediaoberoende. Detta innebär att den gäller såväl för pappershandlingar som för digitala handlingar. Det som styr huruvida en handling skall bevaras eller kan gallras är informationen, inte om handlingen är utskriven på papper eller finns på en dators hårddisk. Även sådana medier som videoupptagningar och fotografier omfattas av denna bevarande- och gallringsplan. I varje enskilt fall har också en värdering gjorts av handlingens potentiella betydelse för framtida forskning. De handlingar som satts upp för gallring är sådana som, med dagens sätt att se, bedöms sakna forskningsvärde. Daniel Åstrand, arkivarie 2007-10-29 2
Administrativa handlingar och verksamhetshandlingar Handlingens namn Gallringsfrist Anmärkning Adressregister Uppdateras kontinuerligt Akter till diariet Anbud/offerter Antagna Ej antagna eller för sent inkomna 2 år efter avtalstidens slut Anbudsförfrågningar Till anbudsförfrågan hör ett antal bilagor, bl.a. sortimentsförteckning/ kravspecifikation och utsändningslista. Anbudsprotokoll/öppningsprotokoll Anbudssammanställningar Bifogas tjänsteutlåtande eller kopia av beslutet. Anmälningar om brott/händelse Annonser/artiklar, egenproducerade Ansökningar om reseersättning ärendet avslutats Arkivbeskrivningar Ett exemplar av varje version Arkivförteckningar Ett exemplar av varje version Attestansvariga, förteckningar över Kopia Original Avtal Varaktig betydelse Tillfällig betydelse Begäran om intyg Behörighetsblanketter avseende IT-system 2 år efter avtalstidens utgång ärendet avslutats 2 år efter avslutad behörighet T.ex. service- leasing-, konsultavtal Skickas till resenär då ansökan om reseersättning är ofullständig Gäller system där IT-gruppen har ansvar för tillträde Beslut, egna Beslutsregister Beställningar av sjukresa ärendet avslutats Bevarande- och gallringsplaner Ett exemplar av varje version. Broschyrer och trycksaker, egenproducerade Broschyrer och trycksaker, inkomna Databas SRS, Sjukresesystemet Ett exemplar av varje version. 3
Statistik till årsredovisning Uppgifter om resenärers historik Övrig information av varaktig betydelse Information av ringa eller tillfällig betydelse 2007-10-29 Delegationsbeslut Delegationsordningar. Med regler för bl.a. attestinstruktion, riktlinjer för representation, resor i tjänsten Diarier Enkäter T ex till resenärer och vårdgivare. Underlag Underlag till rapporter etc. Gallras vid inaktualitet under förutsättning att sammanställning är gjord. Sammanställningar, slutrapporter Fotografier, egna Varaktig betydelse Fotografier av resenärer 3 månader Avser fotografier som skannas in i SeKund. Färdtjänstansökningar med bilagor, tillstånd 2 år efter För digitala Färdtjänstansökningar, se och tilldelningar, mikrofilmade ärendets avslut Bevarande- och gallringsplan för färdtjänsthandlingar (LA 0105-2049). Med avslut menas att tillståndet upphört av någon anledning eller att ansökan Färdtjänstansökningar med bilagor, tillstånd och tilldelningar, pappersunderlag till ansökningar som mikrofilmats 3 månader efter det datum de mikrofilmats avslagits. Gallringsfristen gäller under förutsättning att filmens läsbarhet har kontrollerats och att filmen förvarats på ett betryggande sätt. Se även Bevarande- och gallringsplan för färdtjänsthandlingar (LA 0105-2049).. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning T.ex. underlag till rapporter, förslag, beslut etc. Informationsmaterial, egenproducerat T.ex. informationsbroschyrer rörande Färdtjänstens verksamhet, och trycksaker rörande utbildningar som anordnats av Färdtjänsten Ett exemplar av varje version Inspektionsrapporter, färdtjänstbussar 2 år Checkningslistor vid inspektion Intyg från vårdgivare 3 år Intyg som ligger på bevakning i väntan 4
på att kvitton inkommer. Inventarieförteckningar T.ex. anläggningsregister; utskrift per 31/12 IT-supportrapporter T ex anmälan av datorfel Kallelser till möten och sammanträden Klagomålshandlingar Varaktig betydelse T.ex. klagomål på Färdtjänstens verksamhet eller enskilda förare. Tillfällig betydelse T.ex. klagomål på förseningar Korrespondens Som tillför ett ärende sakuppgift Av tillfällig eller ringa betydelse Gällande sjukreseersättning Manualer Original Kopior ärendets avslut T.ex. avslag, komplettering av intyg m.m. Gäller t.ex. SjukReseSystemet, och andra egna system. Till system som förvaltas av LSF, t.ex. Raindance, Palett och Contempus Minnesanteckningar T.ex. avdelningsmöten, arbetsplatsträff (APT) mm. Mål- och verksamhetsplaner Postlistor 2 år Under förutsättning att handlingarna inte behövs för att återsöka information. Pressklipp Projekthandlingar Administrativt material T.ex. projektplan och beskrivning, minnesanteckningar från möten Arbetsmaterial Redovisningsmaterial Delrapporter samt slutrapporter. Protokoll T.ex. Färdtjänstnämndens protokoll, Ledningsgruppsprotokoll mm. Rapporter/utredningar T.ex projektrapporter, konsultrapporter.. Remisser, inkomna 3 år Avser läkarremisser som skannas in i Sjukresesystemet Skattekontroller i upphandlingsärenden Statistik, egenproducerad Sammanställning av Underlag 2 år efter avtalstidens utgång Begäran till skattemyndigheterna vid upphandling. Skattekontroll av transportörer i upphandlingsärenden. T.ex. till Statistisk årsbok, månads- och årsredovisning. 5
Styrdokument Egenproducerade samt av varaktig betydelse Tillfälliga eller av ringa betydelse Systembeskrivningar/systemdokumentation, 2007-10-29 T.ex. policys, informationspärmar, rutin- /arbetsbeskrivning, handböcker, manualer, arbetsplan, styrkort Ett exemplar av varje version. T.ex. användarinstruktion för Raindance Ett exemplar av varje version. egna Sökregister Som behövs för återsökning. Annars Tidskriften Din Färdtjänst Ett exemplar av varje nummer Tillstånd för sjukvårdsresor ärendet avslutats Tjänsteutlåtanden Utbildningar/kurser, egna Anmälningar Arbetsmaterial och underlag Deltagarförteckningar Kurskataloger. egenproducerade Kursplaner, scheman Utbildningsmaterial Webbsidor Information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Information av varaktig betydelse som återfinns någon annanstans Information av ringa och tillfällig betydelse Förstasida/layout Med avslutats menas att tillståndet upphört eller att ansökan avslagits. Material som delas ut till deltagare. Ett exemplar av varje version. Sjukresors webbsida ingår i SLL-nätet. Administreras av Sjukresor och bevaras lokalt. En webbsidas utseendet/layout bevaras genom att sparas en gång per kvartal eller vid större förändringar. 6
Ekonomihandlingar: Handlingens namn Gallringsfrist Anmärkning Analyslistor Kopior inkomna för kännedom Anläggningsregister Per 31/12 Avskrivningar, dokumentation av T.ex. avskrivningar över fordringar och inventarier. Avstämningshandlingar 2 år Gäller ej handkasse- och kontoavstämmingar. Balans- och resultaträkningar Månatlig Delårs Årlig 2 år Ingår per 31/12 i årsredovisning. Beställningar/inköpsuppdrag Beslut i inköpsärenden, varaktiga Beställningar av tillfällig betydelse Beställningsunderlag som t ex ordersedlar. Gäller beslut över 25.000. T.ex. kontorsmaterial Betalningspåminnelsejournaler 2 år Mot resenär Betalningspåminnelser från leverantör Bevakningslistor Uppdateras kontinuerligt Bokföringsfiler, originalfiler från andra system än ekonomisystemet Bokföringsorder/-underlag Bokslut/årsredovisningar Helårs Kontoavstämningar Miljöredovisning Månads-, med årsprognos Delårs Underlag Verksamhetsberättelser/ Förvaltningsberättelser Årsredovisningar Budget Prognoser 3 år Ingår i årsredovisning. Ingår i årsredovisning Ingår i årsredovisning. Görs i samband med månadsbokslut Underlag Årsbudget 3 år Fakturor, samtliga Fakturakopior 2 år Fellistor/signallistor Följesedlar, samtliga /2 år gäller om följesedeln är bilaga till fakturan, annars 2 år. 7
Grundböcker Handkassor, inventeringar och redovisningar Avstämningar Redovisningar Utbetalningsorder Huvudböcker Inbetalningar, listor över Inkassoärenden 2 år Efter betalning eller avskriven fordran. Hanteras av inkassoföretag. Internbankslistor 2 år Från lönesystemet Kodplaner/kodförteckning Kontoutdrag, samtliga Kontoplaner Inklusive beskrivningar; per 31/12 Kvittenslistor 2 år efter För t.ex. Rikskuponger inaktualitet Kvitton Kvitton inkomna från resenärer för utlägg av sjukresa. Ledighetsskuldlistor Leverantörs- och kundreskontrajournaler Per 31/12 Leverantörsregister Likviditetsbudget - Betalningsplaner/prognoser månad - Betalningsplaner/prognoser år Listor över löneavdrag 2 år För t.ex. rikskuponger, busskort, hem- PC. Listor över överföring mellan löne- och 2 år Verifikationer finns i ekonomisystemet ekonomisystem Listuttag, spontana Loggar, förändringar T.ex. behörighetsförändringar, upplägg av leverantörer, utbetalningsjournaler. Momsdeklarationer, handlingar rörande Reskontrajournaler I ekonomisystemet Revisionsrapporter/-berättelser Ränteberäkningsrapporter för koncernkontoräntor från banken Tabellutskrifter Gäller ej kontoplaner Utanordnare, förteckningar över Finns bland delegationsbeslut. Utanordningsjournaler, signerade och Från ekonomisystemet debiteringsbemyndigande Utbetalningsorder T.ex. förskott, kvittenser vid resor och kurser Utbetalningslistor, bankgiro Verifikationer, samtliga 8