Upphandling av ramavtal avseende strategiskt och operativt kommunikationsstöd Dnr 10-10450

Datum 2010-12-15 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ramavtal avseende strategiskt och operativt kommunikationsstöd Dnr 10-10450

Upphandling av ramavtal avseende strategiskt och operativt kommunikationsstöd Diarienummer 10-10450 Författare Caroline Sandlin Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2

Innehåll Om PTS 5 1 Upphandlingens syfte 6 2 Krav på anbudsgivaren 7 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 7 2.1.1 Beskrivning av företaget 7 2.1.2 Konsulter och kapacitet 7 2.1.3 Underleverantörer 7 2.2 Juridisk ställning 8 2.2.1 Registreringsbevis 8 2.2.2 Skattekontroll 8 2.2.3 Sanningsförsäkran 8 2.3 Ekonomisk ställning 9 2.3.1 Kreditupplysning 9 3 Krav på uppdraget 10 3.1 Kravspecifikation för uppdraget 10 3.1.1 Beskrivning av strategiskt kommunikationsstöd 10 3.1.2 Projektledarens roll 10 3.1.3 Krav på projektledaren för strategiskt kommunikationsstöd 10 3.1.4 Presentation 11 3.1.5 Beskrivning av operativt kommunikationsstöd 11 3.1.6 Medarbetarens roll 12 3.1.7 Krav på medarbetaren för operativt kommunikationsstöd 12 3.1.8 Arbetsprov 12 4 Formella krav 13 4.1 Språk 13 4.2 Ersättning/ angivande av pris 13 4.3 Acceptans av villkor 13 4.4 Avtalsperiod 14 4.5 Svarsmall 14 4.6 Kommersiella villkor i övrigt 14 4.7 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid 14 4.8 Undertecknande, behörig företrädare 14 5 Utvärdering 15 5.1 Utvärderingsmodell 15 5.2 Kvalitet 70 % 16 5.2.1 Presentation (27 poäng) 16 5.2.2 Arbetsprov (36 poäng) 17 5.3 Pris 30 % 17 5.4 Exempel på utvärdering 18 5.5 Lika poäng efter utvärdering 19 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 20 6.1 Upphandlingsform 20 6.2 Anbudets form och antal 20 6.3 Frågor och svar 20 6.4 Sekretess 20 6.5 Kontaktperson 21 6.6 Inlämnande av anbud 21 Post- och telestyrelsen 3

Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Avtal 2. PTS allmänna avtalsvillkor för konsultuppdrag 3. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren 4. Svarsmall - fylls i av anbudsgivaren 5. Agenda för projektledarens presentation 6. PTS rapport om nummerspärrar och kreditspärrar Post- och telestyrelsen 4

Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare www.pts.se. Post- och telestyrelsen 5

1 Upphandlingens syfte PTS kommunikationsavdelning levererar löpande strategiskt och operativt kommunikationsstöd till myndigheten. Avdelningen består av tio personer, däribland fem informatörer, en omvärldsanalytiker och en presschef. Avdelningen leds av informationschefen, som också sitter i PTS ledningsgrupp. Vid hög belastning eller när det kan vara en fördel att använda en extern leverantör, tar avdelningen in kommunikationskonsulter. Dessa leds av, och rapporterar till, någon på kommunikationsavdelningen, men har ofta direktkontakt med experter på den avdelning på PTS som är i behov av externt kommunikationsstöd. När flera konsulter har uppdrag på PTS, exempelvis en kommunikationskonsult och en formgivare, har kommunikationsavdelningen dessutom en koordinerande roll. Det är en förutsättning att den/ de av den vinnande anbudsgivaren offererade konsulten/ -erna kan samarbeta med PTS andra konsulter när så behövs. Upphandlingen syftar till att täcka PTS behov av externt kommunikationsstöd. PTS ser effektivitetsfördelar med att samma företag levererar både strategiskt och operativt kommunikationsstöd till myndigheten. PTS har därför för avsikt att teckna avtal med en och samma leverantör för dessa två områden. Ett anbud som endast offererar det ena av de två områdena kommer inte att utvärderas. Omfattningen av kommande uppdrag är svår att uppskatta och PTS förbinder sig inte till några volymer. För information kan nämnas att kommunikationsavdelningen under 2010 använde externt strategiskt kommunikationsstöd i tre större projekt. Ett av dessa var lanseringen av tjänsten Ledningskollen (www.ledningskollen.se). Post- och telestyrelsen 6

2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, samt uppgift om hur länge företaget bedrivit efterfrågade verksamhet. För uppdraget relevanta arbetsmetoder ska redovisas. 2.1.2 Konsulter och kapacitet Anbudsgivaren ska i anbudet offerera en projektledare för det strategiska kommunikationsstödet och en medarbetare för det operativa kommunikationsstödet. Dessa två konsulter kommer att representera anbudsgivaren vid anbudsutvärderingen och namnges vid ett eventuellt avtalstecknande. Observera att anbud som endast offererar en av de två efterfrågade konsultrollerna kommer att förkastas. Det är tillåtet att offerera samma konsult för de två olika konsultrollerna förutsatt att denne uppfyller samtliga krav som anges nedan i avsnitten 3.1.3 och 3.1.7. Observera dock att de olika konsultrollerna ska prissättas separat, se vidare om hur ersättning ska anges i avsnitt 4.2 samt om hur utvärderingen går till i avsnitt 5. Då det är viktigt för PTS att ha tillgång till externt strategiskt och operativt kommunikationsstöd ska anbudsgivaren omgående kunna ersätta den/de offererade konsulten/-erna för det fall att denne/dessa inte kan fullgöra uppdraget. Ersättaren ska uppfylla de krav som ställs på projektledaren och/eller medarbetaren nedan i avsnitten 3.1.3 och 3.1.7 samt godkännas av PTS. 2.1.3 Underleverantörer Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivaren avseende kraven i avsnitten 2.2.2 Skattekontroll och 2.3.1 Kreditupplysning. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. Post- och telestyrelsen 7

2.2 Juridisk ställning 2.2.1 Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativ, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete. 2.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtas av PTS. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 8

2.3 Ekonomisk ställning 2.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. D.v.s. ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. Post- och telestyrelsen 9

3 Krav på uppdraget 3.1 Kravspecifikation för uppdraget 3.1.1 Beskrivning av strategiskt kommunikationsstöd Med strategiskt kommunikationsstöd avses exempelvis: förstudier inför kommunikationsinsatser, exempelvis målgruppsanalyser. rådgivning vid kommunikationsinsatser. Detta kan bland annat innebära framtagning av kommunikationsplaner, budskapsträning eller annan strategisk rådgivning. utvärdering och uppföljning av kommunikationsinsatser samt förslag till åtgärder. att stödja PTS presstjänst i enskilda projekt och under begränsad tid. 3.1.2 Projektledarens roll För att fullgöra uppdraget ska projektledaren: utföra uppdrag av den typ som specificeras ovan i avsnitt 3.1.1. planera, genomföra och utvärdera det strategiska kommunikationsarbetet fram till ett resultat som PTS godkänner. när arbetet kräver det samarbeta med PTS övriga leverantörer. påbörja arbetet med ett uppdrag inom fem arbetsdagar från mottagen beställning. 3.1.3 Krav på projektledaren för strategiskt kommunikationsstöd Projektledaren ska behärska svenska språket i tal och skrift. Projektledaren ska sammanlagt ha minst fem års erfarenhet av strategiskt kommunikationsarbete. Minst två av dessa fem år ska avse strategiskt kommunikationsarbete utfört på uppdrag av, eller som anställd på, myndighet, kommun eller annan del av offentlig sektor. Med anbud ska bifogas CV för projektledaren som ska styrka den efterfrågade erfarenheten. Vidare ska projektledaren ha genomfört minst tre strategiska kommunikationsuppdrag, av typen som specificeras ovan i avsnitt 3.1.1, åt företag, myndigheter eller organisationer verksamma inom IT- och/eller telekomsektorn. Kommunikationsuppdragen ska ha utförts under de senaste tre åren räknat från tidpunkten för anbudsinlämnande. Post- och telestyrelsen 10

Med anbud ska bifogas lista över ovan nämnda kommunikationsuppdrag. För varje uppdrag ska minst anges: vilken typ av uppdrag som projektledaren har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets innehåll. period för utförande (start- samt sluttidpunkt). uppdragsgivare. Om denne inte är officiell ska anbudsgivaren ange vilken typ av uppdragsgivare det handlar om (exempelvis telebolag ). Minst ett kommunikationsuppdrag ska dock vara officiellt, d.v.s. minst en uppdragsgivarens namn ska anges. Detta för att anbudsgivaren ska kunna genomföra en presentation av ett strategiskt uppdrag enligt avsnitten 3.1.4 samt 5.2.1. 3.1.4 Presentation Samtliga anbudsgivare som klarar kvalificeringen kommer att få tillfälle att komma till PTS och genomföra en presentation av ett officiellt/namngivet strategiskt kommunikationsuppdrag (ett av de uppdrag som ska anges och beskrivas i anbudet enligt krav 3.1.3 ovan). Presentationen ska hållas av den projektledare som anbudsgivaren offererat och presentationen får inte överstiga 60 minuter. Observera att utebliven presentation kommer att leda till att anbud förkastas. Projektledaren ska vid presentationen utgå från den agenda och de förhållningsregler som anges i bilaga 5, Agenda för projektledarens presentation. PTS intention är att samtliga presentationer ska vara genomförda senast den 1 mars 2011. Datum och tidpunkt för presentationen kommer att bestämmas med de leverantörer som kvalificerat sig så snart som möjligt efter att PTS genomfört leverantörskvalificeringen. För hur presentationen kommer att bedömas se avsnitt 5.2.1. 3.1.5 Beskrivning av operativt kommunikationsstöd Med operativt kommunikationsstöd avses exempelvis: produktion av texter, exempelvis broschyrtexter, artiklar och pressmeddelanden. arrangera möten, till exempel presskonferenser och möten med analytiker. sköta kontakter med underleverantörer, exempelvis fotografer, formgivare och illustratörer. Post- och telestyrelsen 11

3.1.6 Medarbetarens roll För att fullgöra uppdraget ska medarbetaren: utföra uppdrag av den typ som specificeras ovan i avsnitt 3.1.5. planera, genomföra och utvärdera det operativa kommunikationsstödet fram till ett resultat som PTS godkänner. när arbetet kräver det samarbeta med PTS övriga leverantörer. påbörja arbetet med ett uppdrag inom fem arbetsdagar från mottagen beställning. 3.1.7 Krav på medarbetaren för operativt kommunikationsstöd Medarbetaren ska behärska svenska språket i tal och skrift. Medarbetaren ska sammanlagt ha minst tre års erfarenhet av operativt kommunikationsarbete. Minst ett av dessa tre år ska avse operativt kommunikationsarbete utfört på uppdrag av, eller som anställd på, myndighet, kommun eller annan del av offentlig sektor. Med anbud ska bifogas CV för medarbetaren som ska styrka den efterfrågade erfarenheten. 3.1.8 Arbetsprov Till anbudet ska bifogas ett arbetsprov i form av ett pressmeddelande som den offererade medarbetaren har skrivit. Underlag för pressmeddelandet ska vara PTS rapport om nummerspärrar och kreditspärrar, se bilaga 6. Pressmeddelandet ska vara riktat till konsumentmedier. För hur arbetsprovet kommer att bedömas se avsnitt 5.2.2. Post- och telestyrelsen 12

4 Formella krav 4.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 4.2 Ersättning/ angivande av pris Anbudsgivaren ska, i anbudet, ange pris per timme för både projektledaren och medarbetaren i svenska kronor. För att undvika prisdumpning av offererade timpriser får det högsta timpriset inte vara högre än 150 % av det lägre timpriset, d.v.s. om anbudsgivaren har offererat 700 kronor för operativt kommunikationsstöd så är det inte tillåtet att offerera mer än 1 750 kronor för det strategiska kommunikationsstödet. Ersättningen ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. Timpriserna kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt 5.3. 4.3 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare anger priset baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag och bifogade avtal (bilaga 1 och 2). Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. Post- och telestyrelsen 13

4.4 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av två år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter, dock tidigast den 15 februari 2011. Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett år i taget, om PTS senast tre månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt två år. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 4.5 Svarsmall Anbudsgivare ska bekräfta att villkoren och kraven i detta förfrågningsunderlag accepteras och uppfylls, genom att fylla i bilaga 4, Svarsmall, och foga denna bilaga till anbudet. Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 4.6 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal inklusive PTS allmänna avtalsvillkor för konsultuppdrag ska gälla, se bilaga 1 och 2. 4.7 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 1 februari 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 1 juni 2011. För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 4.8 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 14

5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen, som innebär att PTS kontrollerar om samtliga ställda ska-krav i avsnitt 2 uppfylls. Om anbudsgivaren klarat leverantörskvalificeringen genomförs den s.k. anbudsprövningen, som innebär att PTS kontrollerar huruvida ställda ska-krav i avsnitt 3 (dvs. kraven i kravspecifikationen) och avsnitt 4 uppfylls. Först i ett tredje steg, om anbud klarat båda de tidigare stegen, kommer anbud att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 5.1. 5.1 Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på utvärderingskriterierna kvalitet och pris enligt följande: Utvärderingskriterier Viktning 1.Kvalitet 70 % 1 a) Presentation 60 % 1 b) Arbetsprov 40 % 2. Pris 30 % Följande modell kommer att användas för att räkna ut utvärderingspriset: Utvärderingspris = Sammanlagt timpris x (1+procentuellt påslag) Procentuellt påslag = ((maxpoäng för kvalitet anbudsgivarens poäng för kvalitet) / maxpoäng för kvalitet) x uppräkningsfaktor Uppräkningsfaktor = kvalitetens vikttal/ prisets vikttal Post- och telestyrelsen 15

För exempel på hur utvärderingen kommer att gå till, se avsnitt 5.4. Det anbud som har lägst utvärderingspris efter uppräkningen kommer att tilldelas kontrakt. 5.2 Kvalitet 70 % 5.2.1 Presentation (27 poäng) Vid presentationen kommer en referensgrupp om tre personer från PTS kommunikationsavdelning att närvara. Denna referensgrupp kommer, utifrån projektledarens presentation, att bedöma hur väl projektledaren kan antas utföra det för upphandlingen aktuella uppdragen för PTS genom att bedöma följande kriterier: Hur väl projektledaren har genomfört det strategiska uppdraget. Vilken förståelse projektledaren har visat för IT- och/eller telekomfrågor. Hur väl projektledaren genomför presentationen. Varje kriterium kommer att poängsättas individuellt av de tre personerna i referensgruppen i en skala 0-3, där 3 är högst. 3 mycket väl, projektledarens presentation är helt tillfredsställande 2 väl, det finns inga brister av betydelse i projektledarens presentation 1 tillräckligt bra, men det finns en viss förbättringspotential 0 ej tillräckligt bra, projektledarens presentation är inte godkänd Poängen från de tre referenspersonerna kommer sedan att räknas samman till en poängsumma. Maximalt kan nio poäng (3+3+3) erhållas för varje kriterium. Den totala poängsumman från de tre kriterierna kommer att utgöra den poäng som anbudsgivaren får tillgodoräkna sig i utvärderingen. Maximalt kan 27 poäng erhållas för presentationen. De tre referenspersonerna kommer vid presentationen inte att veta vad respektive leverantör har offererat för timpriser. Detta för att timpriserna inte ska påverka deras bedömning. Post- och telestyrelsen 16

5.2.2 Arbetsprov (36 poäng) Arbetsprovet (pressmeddelandet) kommer att bedömas av referensgruppen utifrån följande kriterier: nyhetsvärdering målgruppsanpassning disposition språk Varje kriterium kommer att poängsättas individuellt av de tre personerna i referensgruppen i en skala 0-3, där 3 är högst. 3 mycket väl, arbetsprovet visar ett resultat som är helt tillfredsställande 2 väl, arbetsprovet har inte några brister av betydelse 1 tillräckligt bra, men arbetsprovet har viss förbättringspotential 0 ej tillräckligt bra, arbetsprovet visar ett reslutat som inte är godkänt. Poängen från de tre referenspersonerna kommer sedan att räknas samman till en poängsumma. Maximalt kan tolv poäng (3+3+3+3) erhållas för varje kriterium. Den totala poängsumman från de fyra kriterierna kommer att utgöra den poäng som anbudsgivaren får tillgodoräkna sig i utvärderingen. Maximalt kan 36 poäng erhållas för arbetsprovet. De tre referenspersonerna kommer vid bedömningen av arbetsproverna inte att veta vad respektive leverantör har offererat för timpriser. Detta för att timpriserna inte ska påverka deras bedömning. 5.3 Pris 30 % Priset som kommer att utvärderas är det sammanlagda timpriset för de båda konsultrollerna. Observera att av de två offererade timpriserna för konsultrollerna får det högsta timpriset inte vara högre än 150 % av det lägre timpriset, d.v.s. om anbudsgivaren har offererat 700 kronor för operativt kommunikationsstöd så är det inte tillåtet att offerera mer än 1 750 kronor för det strategiska kommunikationsstödet. Post- och telestyrelsen 17

5.4 Exempel på utvärdering Anbudsgivare A Offererat timpris för projektledaren/medarbetaren = 1 650/800 kronor Sammanlagt timpris = 2 450 kronor Maxpoäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 27/36 poäng Anbudsgivarens poäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 22/28 poäng Viktning för presentation/arbetsprov = 60 %/40 % 22/27 x 60 = 48,89 poäng (poäng för presentation) 28/36 x 40 = 31,11 poäng (poäng för arbetsprov) Maxpoäng för kvalitet = 100 Anbudsgivarens totala poäng för kvalitet: 48,89 + 31,11 = 80,00 Uppräkningsfaktor = 70/30 = 2,333 Procentuellt påslag = ((100 80,00)/100) x 2,333 )= 0,467 Utvärderingspris = 2 200 x (1 + 0,467) = 3 593 Anbudsgivare B Offererat timpris för projektledaren/medarbetaren = 1 400/700 kronor Sammanlagt timpris = 2 100 kronor Maxpoäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 27/36 poäng Anbudsgivarens poäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 20/24 poäng Viktning för presentation/arbetsprov = 60 %/40 % 20/27 x 60 = 44,44 poäng (poäng för presentation) 24/36 x 40 = 26,67 poäng (poäng för arbetsprov) Maxpoäng för kvalitet = 100 Anbudsgivarens totala poäng för kvalitet: 44,44 + 26,67 = 71,11 Uppräkningsfaktor = 70/30 = 2,333 Procentuellt påslag = ((100 71,11)/100) x 2,333 )= 0,674 Utvärderingspris = 2 200 x (1 + 0,674) = 3 516 Anbudsgivare C Timpris för projektledaren/medarbetaren = 1 200/600 Sammanlagt timpris = 1 800 Maxpoäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 27/36 Anbudsgivarens poäng för kvalitet: presentation/arbetsprov = 16/20 Viktning för presentation/arbetsprov = 60%/40% Post- och telestyrelsen 18

16/27 x 60 = 35,56 poäng (poäng för presentation) 20/36 x 40 = 22,22 poäng (poäng för arbetsprov) Maxpoäng för kvalitet = 100 Anbudsgivarens totala poäng för kvalitet: 35,56 + 22,22 = 57,78 Uppräkningsfaktor = 70/30 = 2,333 Procentuellt påslag = ((100 57,78)/100) x 2,333 )= 0,985 Utvärderingspris = 1 800 x (1 + 0,985) = 3 573 Resultat: Anbudsgivare B erhåller lägst utvärderingspris om 3 516 och kommer därmed tilldelas kontrakt. 5.5 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS i första hand att skilja anbuden åt genom att anta det anbud som tilldelats högst poäng på presentationen. Om detta inte skiljer anbudet åt kommer PTS i andra hand att anta det anbud som har tilldelats högst poäng på arbetsprovet. I tredje hand kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 19

6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen har påbörjats efter den 15 juli 2010. 6.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1 och 2.3.1 kan lämnas i ett exemplar. 6.3 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till handläggaren Caroline Sandlin. E-post: caroline.sandlin@pts.se Postadress: PTS, att. Caroline Sandlin, Box 5398, 102 49 Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 25 januari för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling. Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 6.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller Post- och telestyrelsen 20

driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 6.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 6.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av ramavtal avseende strategiskt och operativt kommunikationsstöd, Dnr 10-10450 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 15 december 2010 Caroline Sandlin Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 21