HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Ekonomiavdelningen Linda Sörensen, Ekonomichef UPPFÖLJNING 2012-09-12 GEA 69 1 (8) Enhetschef för gemensamma förvaltningen Uppföljning verksamhetsplan för ekonomiavdelningen 2012 (per augusti) Uppdrag Ekonomiavdelningen är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet inom områdena ekonomi, upphandling och inköpssamordning, lokalförsörjning samt miljö. Detta omfattar: bokslut och finansiella dokument i årsredovisning rapportering till statsredovisning extern rapportering (t ex till HSV, Skatteverket, Riksgälden) löpande redovisning (kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning mm) utveckling och underhåll av ekonomiadministrativa rutiner utveckling och underhåll av högskolans redovisningsmodell (kontoplan, objektplaner mm) utveckling och underhåll av högskolans ekonomisystem (Agresso och Agresso EFH) budget, prognos- och uppföljningsstöd för högskolegemensam verksamhet stöd i kalkyl- och redovisningsfrågor för externfinansierad verksamhet upphandlings- och inköpsstöd lokalförsörjning inkl lokalplanering, ombyggnationer och fysisk säkerhet lokalvård planering och inköp av inredning och utrustning, budgetering av standardinredning och gemensam utrustning samordning av högskolans risk- och säkerhetsarbete samordning av GFs miljöarbete och HBs arbete med energieffektivisering intern utbildning, rådgivning och information rörande avdelningens ansvarsområden leda/delta i högskoleövergripande utredningar och utvecklingsprojekt Nyckeltal för att beskriva verksamheten 2009 2010 2011 Antal aktiva externfinansierade projekt 199 222 226 Antal utbetalningar 15 274 17 501 23 134 Antal inbetalningar 4 663 5 679 5 383 Antal upphandlingar 5 7 3 Det förutses inte någon större förändring i nyckeltalen de närmsta åren.
2 (8) Mål Övergripande mål/vision Det övergripande målet för ekonomiavdelningen är en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad administration för hela högskolan inom områdena ekonomi, upphandling och inköp, lokalförsörjning samt miljö. Dessutom ska avdelningen kännetecknas av en god arbetsmiljö. Mål för 2012 Mål Samordnad, kvalitetssäkrad och effektiv inköpsprocess för hela högskolan samt höjd kompetens hos inköparna. Tillhandahålla ändamålsenliga och moderna lokaler för högskolans verksamhet. Samordnat risk- och säkerhetsarbete för hela högskolan. Samordnat miljöarbete på GF samt ökad medvetenhet om miljöpåverkan. e-handelsmodulen till Agresso är inköpt och implementeras under hösten 2012. Översyn och utveckling av högskolans inköpsorganisation sker under 2013. Ny policy och utbildning under 2014. Hittills under 2012 har A5 och A6 i Balder byggts om. En arbetsgrupp arbetar med att fram ett ramverk i form av riktlinjer och rutiner. Gemensam tidplan och arbetssätt för genomförande av riskanalyser kommer att tas fram under året. Utbildningsinsatser planeras till början av 2013. Klart. Miljöarbetet samordnas på GF genom Miljögruppen som träffas regelbundet. Arbetet utgår ifrån GF:s handlingsplan för miljömålsarbetet och HB:s åtgärdsplan för energianvändning. Uppfylla de krav och förväntningar som a. Ren revisionsberättelse 2011 finns på högskolans ekonomiadministratio b. Ingen rapport 2011 genom goda externa omdömen avseende c. Inga väsentliga iakttagelser.. ekonomiavdelningens verksamhet i: d. Iakttagelser i PM 2011: a. revisionsberättelse - inköps- och upphandlingsrutiner b. revisionsrapport (ingen rapport) - efterkalkyler av projekt c. iakttagelser i PM från Riksrevisionen e. 31/32 i relativ poäng (inga väsentliga iakttagelser) d. iakttagelser i PM från internrevision (inga väsentliga iakttagelser) e. EA-värde från Ekonomistyrningsverket (max på relativ poäng). Ständig förbättring genom att bedriva utvecklingsprojekt, kvalitetsarbete och arbetsmiljöarbete. redovisas under rubriken verksamhetsutveckling.
3 (8) Verksamhetsutveckling Ekonomiavdelningen bedriver verksamhetsutveckling genom utvecklingsprojekt, fokusområden inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet samt kompetensutveckling. Utvecklingsarbete En stor del av avdelningens utvecklingsarbete bedrivs i projektform. Projekten har uppdragsbeskrivning, projektledare, arbetsgrupp och för större projekt styrgrupp och referensgrupp. För mindre projekt ersätter ekonomichefen styrgrupp. i pågående utvecklingsprojekt 2012 Projekt Syfte Projektledare Kommentar Förbindelse Balder- Sandgärdet Betalningstjänster Inläsning av THSkundfakturor i Agresso Byte av anläggningsmodul Ombyggnationer och omflyttningar utifrån inplaceringstest 2008 Simonslandsprojektet Projektering av bro LM mellan kvarteren Balder och Sandgärdet. Uppförande av bro om beslut om detta fattas. Teckna nya avtal för och AED 10 Klart. implementera nya betalningstjänster utifrån nytt ramavtal. Ta fram en teknisk JET 10 Klart. lösning så att kundfakturor till studenter på THS kan läsas in via fil i Agresso. Byte av MAN 10 Klart. anläggningsmodul i Agresso. Leverantören utvecklar inte längre den nuvarande modulen. Genomföra LM ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest 2008. I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. Nya och ändamålsenliga LM 7 lokaler för THS i Simonsland. 10 Projektering är klar. 8 Ombyggnation av B5 återstår.
4 (8) Projekt Syfte Projektledare Översyn av lokalbehov 2011-2012 e-handel Metod- och systemstöd för budget- och prognosarbete Policy och riktlinjer för inköp/upphandling Dokumentation av frågor i Agresso Hantering av kundfordringar/kundförluster Ombyggnationer och omflyttningar utifrån inplaceringstest 2012 Genomföra översyn av lokalbehov. Genomföra inplaceringstest där behov av förändring finns. Uppfylla kommande lagkrav och införa ett systemstöd för e- beställningar (inköpssystem) inklusive nytt e- fakturahanteringssystem. Uppdraget innebär att utveckla en gemensam metod för högskolans budget- och prognosarbete och att införa ett systemstöd för detta Skapa policy och riktlinjer för upphandling och inköp av såväl varor och tjänster. Dokumentera de frågor som finns tillgängliga i Agresso. Ta fram rutinbeskrivningar över hur kundfordringar och kundförluster ska hanteras. Genomföra ombyggnationer och omflyttningar utifrån genomfört inplaceringstest 2012. I samband med ombyggnationer sker utbyggnad av säkerhetssystem och anpassningar för att öka tillgängligheten för funktionshindrade. LM APOS 5 AKS APOS 3 JET 3 AED 0 LM 0 Kommentar 6 Lokalprogrammet är klart. Inplaceringstest under hösten. 4 Vilande.
5 (8) Kvalitetsarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt kvalitetsarbete med GFs plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Fortsätta arbetet med att dokumentera rutiner och identifiera behov av nya rutiner. Undersöka möjligheten att presentera en del rutiner i en ekonomihandbok på högskolans webb. Utveckla samordning, struktur och organisation för högskolans risk- och säkerhetsarbete. Utveckla samordning, struktur och organisation för GFs miljöarbete. Diskutera hur ekonomiavdelningen kan bidra till högskolans arbete med en ökad samordning och gemensam prioritering av stödverksamheten. Arbete pågår med att dokumentera rutiner. Rutinerna kommer sedan att anpassas efter den mall för rutiner som GF ska ta fram och kommer att publiceras på det sätt som bestäms på GF (vilket ev. ersätter en ekonomihandbok på webben). En arbetsgrupp arbetar med att fram ett ramverk i form av riktlinjer och rutiner. Gemensam tidplan och arbetssätt för genomförande av riskanalyser kommer att tas fram under året. Utbildningsinsatser planeras till början av 2013. Klart. Miljöarbetet samordnas på GF genom Miljögruppen som träffas regelbundet. Arbetet utgår ifrån GF:s handlingsplan för miljömålsarbetet och HB:s åtgärdsplan för energianvändning. Ej påbörjat. Avdelningen informeras löpande om det arbete som pågår med en gemensam verksamhetsplan för verksamhetsstödet. Arbetsmiljöarbete Ekonomiavdelningen bedriver sitt arbetsmiljöarbete med GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete som utgångspunkt. Hänsyn tas även till resultatet av genomförda medarbetarenkäter. planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Fortsätta arbetet med former för informationsspridning inom avdelningen, med särskilt fokus på struktur för avdelningsmötena. Klart. Ny struktur för avdelningsmöten har arbetats fram och används from december 2011.
6 (8) Planerad åtgärd Införa gemensam avdelningsfika på måndagar för att diskutera/informera varandra om vad som är aktuellt i veckan som kommer. Klart. Gemensamt avdelningsfika genomförs sedan årsskiftet. Hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald planerade åtgärder 2012 Planerad åtgärd Diskutera hur ekonomiavdelningen kan arbeta för att minska sin miljöpåverkan. Klart. På avdelningens utvecklingsdagar i augusti fick avdelningen en föreläsning i miljöpåverkan. Kompetensutveckling Ekonomiavdelningen definierar kompetensutveckling enligt följande: Utbildning/kurser Samverkan/nätverk Deltagande i projekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen Backup för varandra Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Ekonomiavdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverken har årligen återkommande konferenser samt leder till informella kontakter och direkta arbetsgrupper. Nätverk: HfR-konferens anordnad av SUHF 2ggr årligen (LIS och controller) Nätverk ekonomichefer vid små och medelstora högskolor årligen (LIS) Nätverk fastighetschefer vid små och medelstora högskolor årligen (LM) Forum för lokalförsörjning (LM) Årlig säkerhetskonferens (CHLI, LM) EUFOU nätverk för EU-handläggare mfl. årligen (LIS) SUSU-konferens (upphandling och inköp) årligen (APOS) Nätverk GU upphandling (APOS) Nätverk interna miljörevisorer (CHLI) Månatliga ekonomimöten mellan ekonomiavdelningen, institutionsekonomer och controllerfunktionen.
7 (8) Genomförda kompetensutvecklingsinsatser Upphandlingsdagarna (APOS) Möbelmässan (CHA, LM) Utbildning i Excel (CHA) Konferens om miljöfrågor vid upphandling (APOS) Utbildning i bättre arbetsmiljö (CHLI) Projekt i praktiken (AED, CHA, JET, MAN) Utbildning i systematiskt brandskyddsarbete (CHLI) Utbildning i e-handel (APOS) Agresso användarförening (AED, AKS, INO, JET, MAN) Utbildning i MBL (LIS) Miljöutbildning (hela avdelningen) Utbildning i personlig effektivitet (hela avdelningen) Resurser Ekonomiavdelningen består under 2012 av 11 tillsvidareanställda medarbetare och en timanställd, enligt prognos motsvarande 9,60 årspersoner. Årspersoner: 2008 2009 2010 2011 2012 budget 2012 prognos 7,11 7,07 6,32 9,01 9,85 9,60 Fr.o.m. 2011 tillhör lokalförsörjningsfrågor, inkl. Simonslandsprojektet, avdelningen. De rekryteringar som genomfördes under 2011, upphandlingsjurist och fastighetsekonom, får helårseffekt fr.o.m. 2012. Avdelningen köper varje år in upphandlingsstöd som en tjänst från Göteborgs universitet. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Ekonomiområdets kvalitet utvärderas årligen av externa bedömare, dels genom Riksrevisionen och internrevisorer, dels genom Ekonomistyrningsverkets EAvärde. För att komplettera dessa övergripande nyckeltal tar ekonomiavdelningen fram interna nyckeltal. Nyckeltal 2009 2010 2011 Goda omdömen i revisionsberättelse (ren revisionsberättelse) avseende ekonomiavdelningens verksamhet. Ja Ja Ja Goda omdömen i revisionsrapport (ingen rapport) avseende ekonomiavdelningens verksamhet. Ingen rapport Ingen rapport Ingen rapport
Budget och ekonomisk utveckling Bilaga 1 Utfall tom juli Res EA (tkr) 101001 101371 Anslag 5 233 5 836 3 404 58,3% -5 836 877 1 014 591 58,3% -1 014 Externa intäkter 23 0 1 0 0 0 0 0 Interna intäkter 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa intäkter -5 256-5 836-3 404 58,3% -5 836-877 -1 014-591 58,3% -1 014 Lön och lönepålägg 4 260 4 952 2 728 55,1% 4 784 0 0 0 0 Internt köpt personal 0 0 0 0 0 0 0 0 Bemanningsföretag 0 0 0 0 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiseringar 155 0 0 0 0 0 0 0 Summa personal 4 414 4 952 2 728 55,1% 4 784 0 0 0 0 Lokalhyra 656 680 397 58,3% 680 0 0 0 0 Utbildning, resor, representation 170 148 111 74,5% 191 0 0 0 0 Programvara, licencavgifter etc. 0 0 0 0 483 890 387 43,5% 609 Utrustning 35 30 10 31,7% 31 0 0 0 0 Övrigt 40 26 5 19,1% 11 67 65 61 93,8% 65 Avskrivningar 0 0 0 0 97 58 45 76,8% 115 Summa övrigt 900 884 522 59,0% 913 647 1 014 493 48,7% 790 Årets kapitalförändring 59 0-154 -140-229 0-98 -224 Årets anskaffning 100 0 Snurra Summa EA Res EA (tkr) Anslag 244 244 142 58,3% -244 6 353 7 094 4 138 58,3% -7 094 Externa intäkter 507 530 408 77,1% -470 530 530 408 76,9% -470 Interna intäkter 96 679 96 442 55 730 57,8% -96 442 96 679 96 442 55 730 57,8% -96 442 Summa intäkter -97 429-97 216-56 281 57,9% -97 156-103 562-104 066-60 276 57,9% -104 006 Lön och lönepålägg 0 0 0 0 4 260 4 952 2 728 55,1% 4 784 Internt köpt personal 0 0 0 0 0 0 0 0 Bemanningsföretag 0 0 0 0 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiseringar 0 0 0 0 155 0 0 0 Summa personal 0 0 0 0 4 414 4 952 2 728 55,1% 4 784 Lokalhyra 69 265 69 915 40 414 57,8% 69 915 69 921 70 595 40 811 57,8% 70 595 Utbildning, resor, representation 0 0 4 0 170 148 114 77,1% 191 Programvara, licencavgifter etc. 261 75 50 66,6% 80 744 965 437 45,3% 689 Utrustning 2 483 1 500 822 54,8% 1 710 2 518 1 530 832 54,4% 1 741 Övrigt 10 672 13 166 5 910 44,9% 12 722 10 779 13 257 5 976 45,1% 12 798 Avskrivningar 7 661 12 560 4 970 39,6% 9 790 7 758 12 618 5 015 39,7% 9 905 Summa övrigt 90 343 97 216 52 170 53,7% 94 217 91 890 99 114 53 185 53,7% 95 919 Årets kapitalförändring -7 087 0-4 110-2 939-7 257 0-4 363-3 303 Årets anskaffning 13 488 28 200 6 997 6 997 101492 Simonsland-projektering 101526 Simonsland vision och innehåll Res EA (tkr) Anslag 1 340 1 615 0 0,0% -1 493 554 341 0 0,0% -332 Externa intäkter 0 0 0 0 0 0 0 0 Interna intäkter 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa intäkter -1 340-1 615 0 0,0% -1 493-554 -341 0 0,0% -332 Lön och lönepålägg 741 669 417 62,3% 663 303 141 50 35,8% 112 Internt köpt personal 0 0 0 0 0 0 0 0 Bemanningsföretag 0 0 0 0 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiseringar 0 0 0 0 7 0 7 0 Summa personal 742 669 417 62,3% 663 296 141 58 41,1% 112 Lokalhyra 65 65 0 0,0% 0 0 0 0 0 Utbildning, resor, representation 4 0 3 0 9 100 0 0,0% 10 Programvara, licencavgifter etc. 0 0 0 0 0 0 0 0 Utrustning 20 0 7 0 0 0 0 0 Övrigt 509 881 506 57,4% 830 249 100 2 2,0% 210 Avskrivningar 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa övrigt 598 946 509 53,8% 830 259 200 2 1,0% 220 Årets kapitalförändring 0 0 926 0 0 0 60 0 Res EA (tkr) Utfall 2011 Budg. 2012 Summa Simonsland Utfall 2012 Utfall i % av budget Anslag 1 894 1 956 0 0,0% 1 825 Externa intäkter 0 0 0 0 Interna intäkter 0 0 0 0 Summa intäkter -1 894-1 956 0 0,0% -1 825 Lön och lönepålägg 1 045 810 467 57,7% 775 Internt köpt personal 0 0 0 0 Bemanningsföretag 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiseringar 7 0 7 0 Summa personal 1 037 810 475 58,6% 775 Lokalhyra 65 65 0 0,0% 0 Utbildning, resor, representation 13 100 3-3,1% 10 Programvara, licencavgifter etc. 0 0 0 0 Utrustning 20 0 7 0 Övrigt 758 981 508 51,8% 1 040 Avskrivningar 0 0 0 0 Summa övrigt 857 1 146 511 44,6% 1 050 Total för EA Årets kapitalförändring 0 0 986 0-7 257 0-3 377-3 303