Kontrollrapport Intern kontroll

Tjänsteskrivelse 2007-03-08] Dnr: 2007/126 Tillhör KS 113/2007. Bilaga 1 Kommunledningsenheten Mats Westrin utredare Tel: 0457 61 68 88 E-post: mats.westrin@ronneby.se Till: Kommunstyrelsen Kontrollrapport Intern kontroll Process (rutin/system): Arkivering Efterlevnad av lagstiftning och arkivplan. Kartläggning av nuvarande rutiner samt stickprov på minst fem verksamheter. Nämnd/verksamhet: Kommunledningsenheten Ekonomienheten Personalenheten Fritids- och turismenhet Samhällsbyggnadsenheten Resultat iakttagelser: Ja Nej Kommentar Dokumenterad rutinbeskrivning finns X X Har varit ofullständiga Rutinen fungerar enl beskrivning X I den mån de funnits Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Se nedan Kommentarer: Arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 1996-03-25 23 är fortfarande relevant med hänsyn till lagstiftning. Översyn av dokumenthanteringsplaner och anpassning av dessa till en decentraliserad organisation, där även handläggare ska registrera handlingar, pågår. Arbetet kommer även att leda till aktuella arkivbeskrivningar. Grunddokument för Ronneby kommun antaget av kommunfullmäktige 2006-12-14 246, innebär att rutiner och riktlinjer är aktuella och ansvaret tydligt. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: Handläggare ser inte alltid till att handlingar registreras i den utsträckning som är önskvärt, vilket gör att arkivförteckningar inte alltid är kompletta. Det pågår processer för att tillse att registrering sker i den utsträckning som krävs. Förslag till åtgärder: Översyn av dokumenthanteringsplan pågår Implementering av Grunddokument sker under år 2007. Brister påtalas vid enhetsträffar. Förnyad kontroll föreslås tidigast år 2008. Kontroll utförd augusti 2006 februari 2007

Kontroll utförd av Mats Westrin/Kommunledningsenheten

Kontrollrapport Intern kontroll Process (rutin/system): Posthantering Efterlevnad av lagstiftning. Kartläggning av nuvarande rutiner. Nämnd/verksamhet: Kommunledningsenheten Övergripande, Ronneby Kommun Resultat iakttagelser: Ja Nej Kommentar Dokumenterad rutinbeskrivning finns X Har varit ofullständiga Rutinen fungerar enl beskrivning X I den mån de funnits Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Se nedan Kommentarer: Gemensamma rutiner har saknats och de som funnits har varit ofullständiga. Grunddokument för Ronneby kommun antaget av kommunfullmäktige 2006-12-14 246, innebär att rutiner och riktlinjer är aktuella och ansvaret tydligt. Av dokumenthanteringsplanerna kommer det att framgå vad som ska tas ut på arkivbeständigt papper. Så sker för protokoll etc. Enheterna måste dock göra tydligt vem som ska dra ut materialet och lägga i akten. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: Utgående post lämnas vanligen till registrator för registrering. Förbättringar kan dock ske för att lagstiftningen ska följa ännu bättre. Direktadresserad E-post, till och från handläggare, registreras inte alltid på det sätt lagstiftningen kräver. Förslag till åtgärder: Implementering av Grunddokument sker under år 2007. Brister påtalas vid enhetsträffar. Förnyad kontroll föreslås tidigast år 2008. Kontroll utförd augusti 2006 februari 2007 Kontroll utförd av Mats Westrin/Kommunledningsenheten

Kontrollrapport Intern kontroll Process (rutin/system): Fakturahantering, inkommande Fakturans riktighet Kontering Registrering Nämnd/verksamhet: Kommunstyrelsens verksamheter Bygg- och fastighetsenhet Fritids- och turismenhet Ankomstregistrering Attest Utbetalningsmoment Gymnasie- och vuxenutbildningsenheten Äldre- och handikappomsorg, Vidablick För- och grundskoleenheten, kansli & Kallinge högstadium Resultat iakttagelser: Dokumenterad rutinbeskrivning finns Rutinen fungerar enl beskrivning Rutinen fungerar men behöver utvecklas Ja Nej Kommentar X X - - Kommentarer: Samtliga102 st granskade fakturor är riktiga. Samtliga konteringar bedöms som riktiga. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: Avvikelser från attestrutinerna (fullständig beslutsattest saknas) har konstaterats på två fakturor som ska delas mellan olika enheter. De upptäckta felen har ringa betydelse men har påtalats för att upprepningar inte ska ske. En felaktig utbetalning kan konstateras. Felaktigheten upptäcktes dock och rättades till inom ramen för de normala rutinerna. Felet ledde dock till för sen utbetalning. Sju fakturor har betalats för sent. Kontrollmomentet har kompletterats med uppföljning av årsbeloppen för dröjsmålsräntor. Under åren 2001 till 2005 har dessa uppgått till mellan 7.500:- och 17.100 kr (omk 0,0005 0,001 procent av omsättningen). Jan-nov år 2006 uppgår kostnaden för dröjsmålsräntor till 2 874:- (c:a 0,0003 procent av omsättningen). Sen utbetalning har ringa betydelse. Förslag till åtgärder: Kontrollen ger inte anledning till några generella nya åtgärder, kostnaden för ökad kontroll skulle kosta mer än den effekt som kan förväntas. Iakttagelserna kommer att lyftas upp och belysas vid de återkommanden utbildningarna för ekonomihandläggarna. Kontroll utförd november 2006 Kontroll utförd av Peter Nordberg / Ekonomienheten

Kontrollrapport Intern kontroll Process (rutin/system): Momshantering Utgående moms (fakturering intern/extern) Stickprovkontroller på faktureringar 2006. Nämnd/verksamhet: Fritids- och Turistnämnden Biblioteks- och Kulturnämnden Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Byggnadsnämnden Förskole- och Grundskolenämnden Gymnasie- och Vuxenutbildningsnämnden Tekniska nämnden /Gatu-, Park-, och Bygg och Fastighetsenheterna Socialnämnden Individ o Familjeomsorgen Kommunstyrelsen /Ekonomi-, Kommunledningsenheterna Resultat iakttagelser: Ja Nej Kommentar Dokumenterad rutinbeskrivning finns X Momsbroschyren, infoblad Rutinen fungerar enl beskrivning X I stort men frågetecken finns Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Fortlöpande Kommentarer: Rutinbeskrivningar finns i form av Skatteverket momsbroschyr, informationsblad från ekonomienheten. Det anordnas en kurs- infodag om momsregler vartannat år där all berörd personal som önskar har möjlighet att deltaga. Därutöver är ekonomienheten behjälplig vid olika frågeställningar. Det kan konstateras att de momsregler som finns följs. För intern fakturering har kontrollerats att ingen moms funnits med. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: I stort finns mycket få avvikelser. Det finns några mindre problem med olika uppfattningar om när tjänster och varor är momspliktiga som lett till olika tillämpningar i momshänseende främst inom Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och till en mindre del inom Fritids- och turistnämnden. De frågetecken som finns kommer att gås igenom. Enstaka mindre fel har funnits, dessa har åtgärdats. Specificerad avvikelselista finns för varje nämndsområde ovan. Förslag till åtgärder: Under mars 2007 kommer det att anordnas en ny kurs- infodag kring moms. Fortsatt uppföljning kommer att ske på de områden där tveksamheter i tillämpning finns.

Kontroll utförd Dec 2006 Feb 2007 Kontroll utförd av Respektive kontaktekonom med sammanställning av Elizabeth Olsson Kontrollrapport Intern kontroll Process (rutin/system): Lönehanteringsrutinen Registrering av anställning/anställda Utbetalning av lön; kontroll av fellistor, frånvaro, utbetalda ersättningar, införsel, avdrag, bevakningslista, anställda Kravrutiner för lönekrav Schema kontroll Avstämning av lön Avstämning av konto Redovisning av skatter, AG-avgifter Slutredovisning, inrapportering till bank och FK. Redovisning till ekonomienheten Kontroll av %-sats och BSK Nämnd/verksamhet: I inter kontrollplan för år 2006 anges att en internkontroll av lönehanteringsrutinen ska ske en gång under hösten-06 genom minst 75 stycken stickprov på minst fem stycken verksamheter. Personal- och löneenheten har genomfört en intern kontroll av lönehanteringsrutinen, men inte i detalj följt KS beslut enligt ovan. Anledningen till detta är att stickprov som metod inte är tillämplig för kontroll av hela lönehanteringsrutinen som sådan. Stickprovskontroller är däremot tillämpligt för vissa enstaka delmoment ingående i lönehanteringsrutinen. Enheten har i stället genomfört fortlöpande kontroller av de olika delmomenten syftande till kontroll av hela lönehanteringsrutinen. Resultat iakttagelser: Ja Nej Kommentar Dokumenterad rutinbeskrivning finns X Interna checklistor m.m. finns Rutinen fungerar enl beskrivning X Rutinen fungerar enl. checklistor etc. Rutinen fungerar men behöver utvecklas X Kommentarer: Kontrollen visar att lönerutinen fungerar tillfredställande. Genomgången av internt utarbetade checklistor samt arbetssättet visar att rutinerna, med beaktande av nuvarande personals erfarenhet (kontrollmiljön), är tillräckliga i nuläget. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: Inga som inte upptäcks med nuvarande rutiner. Förslag till åtgärder: Dokumentation av metoder(rutiner) för att minska sårbarheten.

Metoder (rutiner) för att revidera arbetssätt. Kontroll utförd november 2006 Kontroll utförd av Sammanställd av Tore Rova / Personalchef

Tillhör KS 117/2007. Bilaga 2 Utgivare: Kommunledningskontoret (Personalchefen) Gäller från: Förslag 1 april 2007 Antagen: KF 2006 KONCEPT STYRDOKUMENT POLICY KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING Förslag till Policy avseende kränkande särbehandling för Ronneby kommun Tillämpning Policy för Ronneby kommuns verksamheter och bolag Föreliggande policy skall ses som ett stöd för verksamheterna och bolagen i deras arbete med arbetsmiljöfrågor vilket innefattar kränkande särbehandling. Definition Med kränkande särbehandling avses återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda medarbetare på ett kränkande sätt och kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap (AFS 1993:17). Kränkande särbehandling i form av olika klandervärda beteenden kan utföras av arbetstagare såväl som av arbetsgivarens företrädare. De företeelser som i dagligt tal kallas vuxenmobbning, psykiskt våld, social utstötning eller trakasserier - även sexuella trakasserier - har alltmer framstått som särskilda problem i arbetslivet och kommer här sammanfattande att benämnas kränkande särbehandling. Syfte Denna policy syftar till att redovisa arbetsgivaren Ronneby kommuns övergripande syn på de arbetsförhållanden som skall råda i verksamheterna inklusive bolagen. Policyn gäller för hela kommunen. Varje verksamhet/enhet / arbetsplats kan förtydliga och komplettera denna utifrån egna förutsättningar och inarbeta dessa i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Mål Alla medarbetare skall arbeta i en arbetsmiljö, där det inte förekommer någon form av kränkande särbehandling.

RONNEBY KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING KONCEPT POLICY - KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING Genomförande Kränkande beteende eller bemötande kan aldrig accepteras oavsett vem det gäller eller vilka som drabbas. Alla medarbetare har skyldighet att motarbeta kränkande särbehandling. Arbetet inom varje verksamhet skall planeras och organiseras så att kränkande särbehandling så långt som möjligt förebyggs. I detta ingår att arbeta fram rutiner för att på ett tidigt stadium fånga upp signaler om och åtgärda sådana otillfredsställande arbetsförhållanden, problem i arbetets organisation eller missförhållanden i samarbetet, vilka kan ge grund för kränkande särbehandling. Om tecken på kränkande särbehandling visar sig, skall motverkande åtgärder snarast vidtas och följas upp. Därvid skall särskilt utredas om orsakerna till brister i samarbetet står att finna i arbetets organisation. Ansvaret för att åtgärder snabbt sätts in åvilar närmaste chef. Medarbetare som utsatts för kränkande särbehandling skall snabbt få hjälp eller stöd. Arbetsgivaren ska ha särskilda rutiner för detta. Förslag till ny text efter Kommunfullmäktiges behandling KF 139/2005 Medarbetare som utsatts för kränkande särbehandling skall snabbt få hjälp eller stöd. Arbetsgivaren ska ha särskilda rutiner för detta. Arbetsgivaren har stöd i gällande lagstiftning för arbetsrättsliga åtgärder som kan behöva vidtas. I det fallet en drabbad medarbetare själv önskar göra en polisanmälan av händelsen så ska arbetsgivaren (närmaste chef) lämna erforderligt stöd till denne. Personalenheten, fackliga företrädare och företagshälsovården är en resurs i arbetsmiljöarbetet. Uppföljning Samtliga verksamheter/enheter/arbetsplatser inom kommunen skall ha rutiner för att förebygga, åtgärda och följa upp kränkande särbehandling (systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1). 2

RONNEBY KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING KONCEPT POLICY - KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING Bilaga Inledning Denna bilaga är ett hjälpmedel för arbetsgivare, fackliga företrädare och övriga medarbetare för att konkretisera innehållet i policyn, Kränkande särbehandling. Vad är kränkande särbehandling? Med kränkande särbehandling avses enligt Arbetarskyddsstyrelsens föreskrift Kränkande särbehandling i arbetslivet (AFS 1993:17) återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda arbetstagare på ett kränkande sätt och kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. De företeelser som i dagligt tal brukar kallas för bl a vuxenmobbning, psykiskt våld, social utstötning och trakasserier även sexuella trakasserier - har alltmer framstått som särskilda problem i arbetslivet och kommer här sammanfattande att benämnas kränkande särbehandling. När man talar om vuxenmobbning menas inte tillfälliga konflikter och meningsmotsättningar utan beteende som präglas av grov respektlöshet och som bryter mot allmänna moralbegrepp och som pågår under en längre tid. Kränkande särbehandling föreligger först när personkonflikter förlorar sin prägel av ömsesidighet och respekten för människors rätt till personlig integritet inte längre finns. Några exempel på kränkande särbehandling är att förtala och nedvärdera, medvetet undanhålla information eller ge felaktig information, kritisera eller förlöjliga någon inför andra, förolämpa, sabotera eller försvåra arbetets utförande, utesluta från gemenskapen. Insatser för att förebygga kränkande särbehandling Chefer och arbetsledande personal har nyckelroller när det gäller att forma den atmosfär och de normer som skall gälla på arbetsplatsen. De bästa förutsättningarna för att uppnå ett bra klimat fås när chefen genom sitt agerande skapar delaktighet, förtroende och grund för ömsesidig dialog. Exempel på åtgärder som förebygger kränkande särbehandling: Skapa normer som uppmuntrar ett vänligt och respekterande klimat på arbetsplatsen. Alla har genom sitt beteende ansvar för ett bra klimat. Utbildning och handledning till chefer och arbetsledande personal i frågor kring kränkande särbehandling. Ge nyanställda en god introduktion som gör att man känner sig välkommen till arbetsplatsen och i arbetsgruppen. Visa en fast och bestämd attityd mot förtal, skvaller och spekulationer om enskilda personer och leva upp till denna hållning. 3

RONNEBY KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING KONCEPT POLICY - KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING Ge alla medarbetare möjlighet att känna att de utför ett arbete som är meningsfullt och att deras åsikter respekteras. Alla medarbetare skall erbjudas regelbundna medarbetarsamtal. Åtgärder vid kränkande särbehandling Om kränkande särbehandling ändå skulle inträffa skall alla inblandade ges möjlighet till adekvat hjälp. Dessutom bör det utredas om orsakerna till det bristande samarbetet beror på arbetets organisation. Råd till chefer om hur man hanterar fall av kränkande särbehandling: 1. Vänta inte! Prata först enskilt med den som är utsatt för kränkningarna. Ta reda på så mycket som möjligt. Var objektiv och saklig. Vidta inga åtgärder över huvudet på den drabbade. 2. Gör i ett tidigt skede en bedömning av vilken hjälp du behöver av din chef, personalsekreterare och/eller företagshälsovård. 3. Undvik att samla hela arbetsgruppen i första skedet. Risken kan vara stor att diskussionen kommer att handla om enskilda personers skuld. 4. Prata enskilt med var och en av de berörda. Samla in så mycket fakta som möjligt. Gör inga ställningstaganden för eller emot någon. Styr in samtalen på eventuella brister i organisationen, hög arbetsbelastning, stress eller önskemål om konkreta förbättringar på arbetsplatsen. 5. Viktigt för snabb återanpassning är att inte släppa kontakten med den enskilde (sjukskriven eller ej) och att denne får goda möjligheter till enskilda samtal om det som hänt, med både arbetskamrater och arbetsgivare. 6. Försök hitta samrådslösningar där hänsyn tas främst till den som är utsatt för kränkningar men även till övriga medarbetare. 7. Om kränkande särbehandling har pågått så länge att det har blivit låsta positioner mellan de inblandade, så kan omplacering övervägas som en lösning på den uppkomna situationen. Förslag till ny text efter Kommunfullmäktiges behandling KF 139/2005 Om kränkande särbehandling har pågått så länge att det har blivit låsta positioner mellan de inblandade, så kan omplacering övervägas som en möjlig arbetsrättslig åtgärd för att lösa den uppkomna situationen. 8. Åtgärda de brister i arbetsmiljön som legat till grund för att situationen uppstått. Här kan det vara bra att samla hela arbetsgruppen för att diskutera arbetsrutiner, normer mm för att få alla delaktiga i förändringar som är nödvändiga för att förebygga uppkomst av kränkande särbehandling. 4

RONNEBY KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING KONCEPT POLICY - KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING Den drabbade Alla medarbetare kan drabbas av kränkande särbehandling. Särskilt utsatta är medarbetare som hotar arbetsgruppens värderingar och normer genom avvikande gruppbeteende vilket skapar kollektiv ångest hos gruppen. Råd till den drabbade: 1. Försök påtala problemet med den eller de som utsatt dig. Berätta hur du har uppfattat situationen eller händelsen och att du vill att det genast ska upphöra. 2. Sök kamratstöd. 3. Skildra skeendet som varit, anteckna när, var och hur. 4. Kontakta närmast ansvarig chef. 5. Begär möjlighet till enskilt samtal, analysera situationen. 6. Ta emot erbjudande om bearbetning. 1. Sök vid behov hjälp hos andra aktuella aktörer, t.ex. personal- och löneenheten, facklig representant, skyddsombud och företagshälsovården. 5

Tillhör KS 130/2007. Bilaga 3 2007-03-26 Dnr: 2007/141 Kommunledningsenheten Mats Westrin, Utredare E-post: mats.westrin@ronneby.se Förslag till plan för särskild uppföljning av intern kontroll för kommunstyrelsens verksamheter år 2007 Rubricerade områden har bedömts som väsentliga att kontrollera efter genomförd riskanalys. Inköp Kontrollmoment: Kontrollansvar: Köptrohet mot avropsavtal Utses av kommundirektören Frekvens: En gång perioden april - aug 07 Metod: Rapportering: Stickprov minst 10 avtal. Kartläggning. Bedömning av kontrollmöjligheter och kontrollansvar. Kommundirektör Verksamhetsstödjande rutiner inom kostenheten Kontrollmoment: Processer och rutiner Kontrollansvar: Utses av kommundirektören Frekvens: En gång perioden april - aug 07 Metod: Rapportering: Kartläggning och bedömning Kommundirektör Underlag till planering av kostvolymer Kontrollmoment: Rutiner och underlag Kontrollansvar: Utses av kommundirektören Frekvens: En gång våren 2007 Metod: Rapportering: Kartläggning och bedömning Kommundirektör

2 IT Kontrollmoment: Kontrollansvar: Efterlevnad av IT-policy Utses av kommundirektören Frekvens: En gång perioden april - aug 07 Metod: Rapportering: Kartläggning på nämnder och bolag.. Kommundirektör Hantering av personbilder Kontrollmoment: Efterlevnad av lagar, riktlinjer och villkor Kontrollansvar: Informationschefen Frekvens: Hösten 2007 Metod: Rapportering: Stickprov på webb och i bilddatabas, bedömning av rutiner och riktlinjer Kommundirektör Personalenheten anmodas att dokumentera och revidera lönehanteringsrutiner i enlighet med förslagen till åtgärder i uppföljningen av intern kontroll år 2006. Kommunledningsenheten anmodas att vidta åtgärd inom områdena posthantering och arkiv i enlighet med förslagen till åtgärder i uppföljningen av intern kontroll år 2006. 2