Lathund Bokning Senselogic AB Version 2.3
Innehållsförteckning 1 Bokning... 1 1.1.1 Användningsområde... 1 1.1.2 Inställningar för Bokning... 2 Fliken Resurs, Kategori och Plats... 2 Fliken Formulär... 3 Fliken Bokning... 4 Fliken Avbokning... 5 Fliken E-post... 5 Fliken Utseende... 6 Fliken Behörighet... 6 Fliken Övrigt... 8 1.2 Administration On-line... 8 1.2.1 Administrera bokningar... 9
1 Bokning 1.1.1 Användningsområde Bokning används för att användare skall kunna boka resurser som tex bilar och konferensrum via webbsidan. Man kan kombinera bokningen med ett formulär där användaren kan fylla i uppgifter som kan vara bra att ha i samband med bokningen. Tex kan det vara anledning till att man lånar företagsbilen. Det kan också vara önskemål från användaren som att bilen skall vara fulltankad och innehålla mobilladdare. Klickar man på en resurs tex Stora salen öppnas ett nytt fönster där man ser de inställningar (resurs, beskrivning, kategori, plats och ev bild) som är gjorda för den resursen: Klickar man på en bokning (man ställer in olika färger för egna resp andras bokningar) så kan man se mer detaljer om den bokningen: När en användare vill boka t.ex. ett konferensrum bläddrar de fram rätt datum, väljer rätt resurs och klickar på den tid som önskas. Ett nytt fönster öppnas där användaren får välja hur lång tid bokningen skall vara, ge en Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 1
beskrivning av bokningen. Ytterligare information kan anges om man byggt upp ett formulär i samband med bokningen. 1.1.2 Inställningar för Bokning Fliken Resurs, Kategori och Plats Här kan man lägga till de resurser man kan boka, vilka kategorier de tillhör och på vilka platser de finns. Dessa tre flikar är uppbyggda på samma sätt. Resurs: Här fyller man i de olika tillgångarna som man skall kunna boka exempelvis registreringsnumret om det gäller bilar eller namn på konferensrum. Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 2
Kategori: Här fyller man i om man kan boka flera olika saker under en och samma bokning som exempelvis bilar, konferensrum, utrustning osv. I bokningen kan man sedan välja att visa de olika kategorierna för sig. Plats: Här fyller man i var resursen finns någonstans. Exempelvis om man har kontor på flera orter så är en företagsbil knuten till en viss ort, ett konferensrum kan ligga i olika byggnader osv För att lägga till de resurser som skall vara bokningsbara klickar man på plusknappen, då öppnas ett nytt fönster: Namn: Här fyller man i namnet på resursen som bör vara unikt, det räcker inte att skriva Volvo ifall företaget köper in fler Volvo. Beskrivning: Här fyller man i en beskrivning om man önskar (det är valfritt), det är tex bra att tala om hur många platser det finns i ett konferensrum. Detta syns när man klickar på resursens namn när man bläddrar bland resurserna i on-lineläge. Då får man upp ett fönster med beskrivning (även bild om man har valt det). Bild: Här kan man visa en bild på resursen. Tex kan det vara bra att se hur de olika konferensrummen ser ut innan man bokar dem. OBS! Lägg till bilden efter att du har skapat resursen! Dvs fyll i Namn, Beskrivning, Tillhör kategori, Finns i plats och klicka OK. Därefter dubbelkickar man på resursen och lägger till bild. Tillhör kategori: Här visas de kategorier man fyllt i under fliken Kategori, det förutsätter att man gjort det först. Därför är det bra att börja med att skapa kategorier och platser innan man fyller i resurserna. Finns i plats: Här visas de kategorier man fyllt i under fliken Plats, det förutsätter att man gjort det först. I övrigt kan man ta bort resurser/kategorier/bokningar med minustecknet och flytta ordningen på resurserna med pilarna. Man kan också se egenskaperna för varje resurs, vilket är samma info som övriga flikar under bokning. Fliken Formulär Här kan man skapa ett formulär med frågor (samma frågor som e-postformulär, se avsnitt 5.3) som användaren kan besvara i samband med bokning. Som standardinställning ligger alltid fältet beskrivning i formuläret. För att lägga till en fråga klickar man på plustecknet och då öppnas ett nytt fönster Lägg till fråga där man kan välja bland olika frågor. Till vänster väljer man frågetyp: Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 3
Textfråga: Textfråga är en fråga där deltagaren får skriva in ett svar själv. Envalsfråga: Envalsfråga är en fråga där deltagaren väljer ett alternativ som svar från en lista med flera alternativ. För att lägga till alternativ klickar man på fliken Alternativ och därefter på plustecknet. Flervalsfråga: Flervalsfrågan fungerar precis som en envalsfråga med skillnaden att flera alternativ kan väljas som svar samtidigt. Kommentar: En kommentar används för att infoga information i undersökningen för att beskriva/kommentera något speciellt eller om man vill infoga en rubrik i formuläret. Bifogad fil: Bifogad fil används om man tex vill att deltagaren skall bifoga en fil i formuläret. E-postmottagare: E-postmottagare används när man vill att svaret på ett e-postformulär skall skickas till olika e-postadresser när det gäller tex olika områden. Om det är ett formulär där man anmäler sitt intresse gällande information om olika avdelningar i företaget så kan man ställa in att om deltagaren har fyllt i IT så skickas formuläret till IT-avdelningen. E-postmottagare (kopia): De e-postadresser man fyller i här får en kopia på bokningen via e-post. Beställningsfråga: Denna fråga gör att man kan lägga till varor som man kan beställa samt lägga till ett pris på dessa. När man beställer varan så summeras slutsumman av varorna. Här finns också en flik E-post där man kan välja att lägga till e-postadresser som skall bli notifierade av bokningen ex cafeterian. Fliken Bokning Här kan man ange tidsrestriktioner, allt från veckor till minuter, när man lägger upp en bokning. Bestäm hur långt fram i tiden bokningar kan göras: Om man kryssar för detta alternativ kan man bestämma en tid som gäller för tidigast anmälan. Om man anger en tidsrestriktion kan det vara lättare att administrera. Bestäm hur lång/kort en bokning får vara: Kryssar man för denna kan man bestämma hur lång respektive kort en bokning får vara. Ett konferensrum kanske bara får bokas en dag och minimitiden för att boka en bil kanske är en timme. Bokning/avbokning kan även göras på resurs och kategorinivå. Detta ställer man in genom att dubbelklicka på aktuell resurs eller kategori, under fliken Bokning resp Avbokning. Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 4
Fliken Avbokning Under avbokning kan man ställa in hur nära bokningsdatumet som en avbokning kan göras. Ex kan man bara avboka senast 2 dagar innan kurs. Fliken E-post Här kan man välja att skicka notifieringar med e-post till de som berörs av bokningen. Exempelvis om receptionen har hand om bokningar av konferensrum så bör det gå ett e-post till receptionen. Genom att klicka på plustecknet kan man lägga till nya e-postadresser. Standardinställningen är att det alltid skickas en bekräftelse med e-post till den användare som gjorde bokningen. Notifieringar kan även göras på resurs och kategorinivå, på så sätt kan man se till att notifieringar enbart skickas iväg om vissa resurser/kategorier bokas. Detta ställer man in genom att dubbelklicka på aktuell resurs eller kategori, under fliken E-post. Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 5
Fliken Utseende Här kan man ställa in formatmallar och färger för hela bokningsmodulen. Formatmallar: Här kan man ändra formamallar för etiketter (frågans namn), texter (vanlig text och frågor) samt för inmatningsfältet. Färger: Här kan man välja färginställningar för tabellhuvud och rader. Man kan också bestämma färg på egen bokning samt andras bokningar. Fliken Behörighet Här bestämmer man vilka som har behörighet att göra något i bokningen. Två behörigheter finns som standard: Anonymous: Som har rollen Visa bokningar. Den är förinställd på att personer som inte är inloggade kan titta på bokningar, egna och andras. För att man skall kunna boka måste man vara inloggad i SiteVision. Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 6
Samtliga inloggade användare: Som har rollen Boka. Den är förinställd på att inloggade användare har rätt att göra allt som har med bokning att göra utom administration av bokning. Genom att klicka på ikonen Egenskaper vid rollerna kan man se vilka behörigheter som ingår i den rollen. Det går att ändra vad de två olika grupperna, inloggade och inte inloggade, får göra i bokningsmodulen. Vill man ändra på rollen, klickar man på Egenskaper och väljer att kryssa i de rutor som skall gälla för rollen. Vill man inte att alla inloggade användare skall få göra en bokning utan bara vissa användare så tar man bort standardinställningen (med minustecknet) och lägger till de användare som skall få behörighet i modulen. Därefter klickar man på Lägg till roll. Här bestämmer man vilka rättigheter som en grupp användare skall få. Namnsätt rollen och markera de rättigheter som skall ingå i rollen Visa resurs: Denna väljer man om man vill att användarna bara ska kunna se om det gjorts några bokningar eller ej (dvs inga detaljer). De har inte tillåtelse att boka resursen. Boka resurs: Om man vill att användare skall få tillåtelse att boka en resurs. Avboka: Ger användaren möjlighet att avboka sina egna bokningar Ändra egna bokningar:man har möjlighet att ändra sina bokningar Visa egna bokningar: Man ser sina egna bokningar i bokningsmodulen. Används om man har en användare som delas av flera personer och man ej vill att de skall kunna visa/ändra på bokningarna. Visa andras bokningar: Man ser andras bokningar i bokningsmodulen. Administration: Tillåtelse att gå in och administrera alla resurser, tex avboka andras bokningar, ändra osv. OBS! Om man har skrivrättigheter på webbsidan så har man automatiskt rätt att administrera ALLA bokningar! Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 7
Fliken Övrigt Benämning av datum: Om man vill ändra benämningen på datum som syns högst upp i bokningen. Uppdatera automatiskt när datum väljs: Kryssar man i denna knapp behöver man inte klicka på knappen Visa efter att man har valt datum. Uppdateras automatiskt när man har valt ett datum. 1.2 Administration On-line Bokningen administreras genom gränssnittet i on-line läge, precis som enkäten. De som har skrivrättigheter på sidan har rätt att administrera bokningen. I detta exempel är egna bokningar markerade med gult och andras bokningar med grönt. För att se vem som gjort den andra bokningen kan man klicka på det gröna fältet. Ett nytt fönster öppnas: Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 8
1.2.1 Administrera bokningar Klicka på ikonen Administration av bokningar, till höger om datumet. Då visas en ny vy: Här går det att få fram olika vyer beroende på det urval (kategori/plats/resurs/datum) man gjort. Det går också att välja om man skall se bokningar, avbokningar eller båda. Skriv ut bokningarna: Skriver ut bokningarna enligt det urval man gjort (med alternativet bokningar datum 11 aug 25 aug) Exportera bokningarna till Excel: Exporterar alla information om bokningarna till Excel. Exporterar det urval som man gjort. Visa bokningar: Visar den vanliga vyn som man ser när man kommer till bokningssidan. Det går också att klicka på ikonen Visa bokning för att få fler alternativ. Ett nytt fönster öppnas (samma som när man klickade på en annans bokning). Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 9
Ändra: Här kan man ändra formuläret som fylldes i vid bokningen. Avboka: Här kan man avboka andras bokningar. Ett nytt fönster öppnas: Skriv Ut: Här kan man få en utskrift på enbart denna bokning: Stäng: Stänger fönstret. Senselogic Lathund Bokning, Version 2.3 10