Utbildningsnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-02-02 7 Internkontrollplan avseende kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter 2016 UN-2015/345 Beslut Arbetsutskottet föreslår utbildningsnämnden besluta att godkänna Internkontrollplan avseende kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter 2016, samt att anmäla internkontrollplanen avseende kvalitet till kommunstyrelsen. Ärende Tjänsteskrivelse 2015-12-18, Internkontrollplan samt Riskanalys har varit utsända.
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Anna Landerholm Datum UN-2015/345 Verksamhetscontroller 2015-12-18 Utbildningsnämnden Internkontrollplan avseende kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter 2016 UN-2015/345 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna Internkontrollplan avseende kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter 2016, samt att anmäla internkontrollplanen avseende kvalitet till kommunstyrelsen. Sammanfattning De särskilda kontroller som ska göras enligt hösten 2015 års internkontrollplan är: Registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux - Att fungerande system finns och följs för registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux. Hot och våld samt kränkande behandling - Att barn, ungdomar och personal känner sig trygga vad gäller risker för hot, våld och kränkande behandling och att handlingsplaner mot hot, våld och kränkande behandling är fungerande. Upphandlingar - Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter. Dessutom ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med delårsbokslut samt i verksamhetsberättelsen. Synpunkter och klagomål rapporteras årligen. Under året görs också flera mätningar av kundnöjdheten i nämndens verksamheter. Bakgrund Enligt kommunallagen och kommunens reglemente för internkontroll avseende kvalitet ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Internkontrollplanen för 2016 visar vilka aktiviteter som kommer att utföras för att förebygga fel och för att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler. Internkontrollplanen är baserad på en riskanalys utförd av utbildningsnämndens arbetsutskott i samarbete med förvaltningen.
Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Hans Åhnberg Utbildningschef Lena Larsson Fritid- och kulturchef Beslutet ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen
Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Utbildningsnämndens internkontrollplan avseende kvalitet för 2016 syftar till att säkerställa ändamålsenlighet, kostnadseffektivitet, tillförlitlig rapportering och information, säkerhet, att lagar, regler och beslut efterlevs och att allvarliga brister upptäcks. Beslutet om att godkänna utbildningsnämndens internkontrollplan avseende kvalitet bedöms inte påverka barn på ett direkt sätt, utan handlar om att vidmakthålla ett fungerande internkontrollsystem och i förlängningen bidra till en hög kvalitet i verksamheterna. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Dnr UN-2015/345 Internkontrollplan avseende kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter 2016 Särskilda granskningar, uppföljningar och utvärderingar Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux Hot och våld samt kränkande behandling Upphandlingar Tillsyn förskola/skola Att fungerande system finns och följs för registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux. Att barn, ungdomar och personal känner sig trygga vad gäller risker för hot, våld och kränkande behandling och att handlingsplaner mot hot, våld och kränkande behandling är fungerande. Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter. Uppföljning och analys utifrån granskning och intervjuer Översyn av handlingar, intervjuer och enkäter (inom skola, förskola, kulturskolan, ungdomsverksamheten) Stickprov och granskning Årligen återkommande granskningar, uppföljningar och utvärderingar Redovisning till nämnd Bedömning riskanalys Verksamhetscontroller November Samlad risk: 6 Verksamhetcontroller December Samlad risk: 8 Verksamhetscontroller November Samlad risk: 6 Kontrollområde Kontrollmoment Kontrollmetod Kontrollansvarig Redovisning till nämnd Att förskolor och skolor i Knivsta kommun, såväl Löpande under 2016 i enlighet med Dokumentationsgranskning, fristående som kommunala, Verksamhetscontroller tidplaner för tillsyner och intervjuer och auskultationer följer Skollagen och egentillsyner Läroplaner. Mål och budget Att planering och utförande i verksamheterna sker enligt angivet uppdrag samt ekonomiska ramar. Uppföljning och analys av resultat utifrån mål och budget Utbildningschef/Fritidoch kulturchef Avrapportering per augusti 2016 i samband med delårsbokslut och i verksamhetsberättelsen i samband med årsbokslutet för 2016
Kvalitetsredovisning Verksamhetsberättelse inklusive synpunkter och klagomål Kundnöjdhet Att verksamheterna håller god kvalitet utifrån kommunens styr- och kvalitetssystem samt kommunfullmäktiges kvalitetsuppdrag Att verksamheterna utförts i enlighet med fastställd verksamhetsplan och beslutad budget. Dessutom görs en beskrivning av hur verksamheten påverkats av händelser under året. I sammanställningen av synpunkter och klagomål görs en uppföljning av vilka områden som berörts samt hur hanteringen har fungerat. Att handläggning, beslut, information och bemötande håller hög kvalitet utifrån ett kundperspektiv. Utvärdering utifrån jämförelser, resultat av granskningar, intervjuer, brukarundersökningar (bl.a. KKIK, medborgarundersökningen) mm. för 2015 Uppföljning och utvärdering av verksamhetens aktiviteter och resultat, samt sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Rapportering utifrån genomförda enkäter till elever och föräldrar. Verksamhetscontroller Första halvåret 2016 Utbildningschef/Fritidoch kulturchef/verksamhets controller Verksamhetscontroller Redovisas i samband med årsbokslutet för 2016 Sammanställning av resultaten i kvalitetsredovisningen för 2015 (redovisas våren 2016). Särskild rapportering av resultatet görs till nämnd första halvåret 2016
Plan för egentillsyn av förskolor och grundskolor i Knivsta kommun Förskola Egentillsyn 1 Egentillsyn 2 Gredelby 2005 2018 (vår) Västra Ängby 2005 Myrstacken/Lilla Brännkärr 2006 Tallbacken 2007 Trollskogen 2008 Skutan 2009 Spillkråkan 2011 Verktygslådan 2012 Tärnan 2014 Citronen 2015 Lagga 2017 (höst) Långhundra 2016 (vår) Diamanten 2018 (höst) Grundskola Egentillsyn 1 Egentillsyn 2 Segersta 2006 2013 Ängby 2007 2014 Alsike 2008 2016 (höst) Thunman 2009 2017 (vår) Lagga 2010 2017 (höst) Långhundra 2012 2016 (vår) Gredelby 2011 Brännkärr 2015
Tidplan för tillsyn av fristående förskolor och pedagogisk omsorg i Knivsta kommunen Förskola Tillsynsbesök 1 Uppföljande Förenklad Tillsynsbesök 2 tillsyn* tillsyn Ballongen 2006 2011 2014 Ekorren 2004 2015 2010 2017 (vår) Hasselbacken 2007 2010 2014 Hjärtstenen 2010 2013 2018 (höst) Nyckelpigan 2009 2012 2016 (vår) Piratskeppet 2005 2011 2017 (höst) Solhatten 2005 2010 2017 (höst) Solstigen 2004 2006, 2009, 2015 2013 S:ta Maria; Alsike 2012 2015 Vassunda 2012 2015 2018 (höst) Villa Villekulla 2008 2011 2018 (vår) Pedagogisk Tillsynsbesök 1 Uppföljande Förenklad Tillsynsbesök 2 omsorg tillsyn* tillsyn Trollsvansarna Lagga/ Långhundra 2016 (höst) * med anledning av i tillsynen uppdagade brister, stora utvecklingsbehov eller inkomna klagomål Tillsynen genomförs av controllergruppen i samarbete med sakkunnig inom förskolans verksamhetsområde.
UN-2015/345 Riskanalys inför utbildningsnämndens internkontrollplan avseende kvalitet 2016 Matris för riskanalys Vid riskanalys ska följande matris användas för att bestämma sannolikhet och konsekvens. Risktal 1-2 innebär att risken är så låg att den kan accepteras och inte behöver åtgärdas. Risktal 3-6 innebär en medelhög risk, denna risk kan man behöva åtgärda men risken är inte akut. Eventuella åtgärder kan dock vara aktuella beroende på riskens art. 4: Allvarlig 4 8 12 16 Konsekvens 3: Kännbar 3 6 9 12 2: Lindrig 2 4 6 8 1: Försumbar 1 2 3 4 1: Osannolik 2: Mindre sannolik 3: Möjlig 4: Sannolik Sannolikhet Risktal 8-16 innebär en mycket hög risk. Risken bör åtgärdas och analyseras ytterligare. Dessa risker bör tas med i internkontrollplanen. Sannolikhet 4 - Det är mycket troligt att fel ska uppstå (Sannolik) 3 - Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå (Möjlig) 2 - Risken är mycket liten för att fel ska uppstå (Mindre sannolik) 1 - Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå (Osannolik) Konsekvens 4 - Är så stor konsekvens att det helt enkelt inte får hända (Allvarlig) 3 - Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (internt och externt) (Kännbar) 2 - Uppfattas som liten av alla berörda (Lindrig) 1 - Uppfattas som obetydlig av alla berörda (Försumbar)
Bedömningen av sannolikheten, konsekvensen och den samlade risken för respektive område anges i tabellen nedan. Resultatet ska sedan ligga till grund vid framtagande av internkontrollplan avseende kvalitet. För varje kontrollområde/kontrollmoment ska en siffra mellan 1-4 fyllas i dels för sannolikheten att påståendet inte uppfylls och dels för vilken konsekvens det skulle få. Siffran för sannolikheten multipliceras med siffran för konsekvensen vilket ger ett samlat risktal. Kontrollområde/Kontrollmoment Sannolikhet Konsekvens Samlad risk Kontrollområde: Registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux. Kontrollmoment: Att fungerande system finns och följs för registrering och uppföljning av elevers studier inom Komvux. (Från 2015 års internkontrollplan) 3 2 6 Kontrollområde: Översyn av barn- och elevpeng Kontrollmoment: Att barn- och elevpengen är utformad på ett sätt som säkerställer lika villkor utifrån lagstiftningen. (Från 2015 års internkontrollplan) Kontrollområde: Upphandlingar Kontrollmoment: Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter. Kontrollområde: Hot och våld samt kränkande behandling Kontrollmoment: Att handlingsplanerna mot hot och våld samt kränkande behandling är uppdaterade och fungerande. Kontrollområde: Dagkassan i ungdomsverksamheten Kontrollmoment: Att hanteringen med dagkassan i ungdomsverksamheten är säker och fungerande. 2 3 6 3 2 6 2 4 8 3 2 6 Kontrollområde: Hot och våld Kontrollmoment: Att personalen i ungdomsverksamheten känner sig trygg i mötet med invånarna vad gäller risker för hot och våld. Kontrollområde: Kulturskolans anmälningsoch betalningssystem Kontrollmoment: Att processerna och rutinerna som är kopplade till Kulturskolans anmälningsoch betalningssystem är fungerande. 2 4 8 2 2 4