Hogia Lön Här följer en sammanställning av programförändringar i Hogia Lön version 2014.2 Innehåll Nyheter 2014.2... 1 Bilförmånsberäkning... 1 Anställningsnummer i anställdaregistret... 2 Uppdaterat filformat export/import av anställda... 3 Detaljerad information om förändringar i textbaserade filformatet... 3 Detaljerad information om förändringar i xml-baserade filformatet... 3 Nytt textbaserat filformat för import till löneberedningen 214031... 4 Koppling till OpenHR... 4 Uppdaterat grundregister och övningsföretag i Hogia TransportLön... 4 Import löneberedning - Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer... 5 Nyheter 2014.2 Bilförmånsberäkning På fliken Bilförmån i anställdaregistret har det tillkommit ett sökfält för bilkod. Om du enbart har bilkoden för förmånsbilen får du hjälp med att automatiskt hämta tillverkningsår, märke och modell. För att kunna se bilar med långa modellnamn skrivs namnet ut sin helhet under fältet Modell. www.hogia.se Hogia HR Sida 1 av 5
Anställningsnummer i anställdaregistret I anställdaregistret kan du numera lägga upp anställda med anställningsnummer som är upp till 13 tecken. I tidigare versioner gick det att lägga upp anställningsnummer med max 10 tecken. Det innebär att det exempelvis fungerar att lägga upp ett anställningsnummer som består av ett personnummer med sekelsiffra samt med utrymme för ett löpnummer. Om du kommer att ange anställningsnummer som är längre än 10 tecken fungerar överföringar till/från Hogia Resa, MyTime eller OpenHR. När det gäller Hogia Personal behöver du uppdatera till version 14.2 och om du hämtar tidsunderlag från Hogia Ekonomi måste du uppdatera till version 14.2. OBS! Om du har ett försystem till löneprogrammet och importerar de anställdas löneunderlag i löneberedningen eller om du exporterar dina anställda till andra system behöver du säkerställa att dessa hanterar 13 tecken i anställningsnummer innan du börjar lägga upp anställningsnummer som överstiger 10 tecken. Utökningen till 13 tecken i anställningsnummer påverkar våra filformat för export/import av anställda och det har även tillkommit ett nytt textbaserat filformat för import till löneberedningen. Vi har skickat ett informationsmail till de systemleverantörer som vi vet har en koppling till löneprogrammet så att de har möjlighet att göra anpassningar i sina system. Om du vill ha detaljerad information om vilka förändringarna är i filformaten kan du läsa mer i styckena nedan. www.hogia.se Hogia HR Sida 2 av 5
Uppdaterat filformat export/import av anställda Våra filformat för export/import av anställda är uppdaterade med anledning av att anställningsnumret har utökats till 13 tecken och för att sekelsiffra för personnummer inkluderas. Dessa förändringar påverkar filformaten, gäller både txt och xml-filer. Detaljerad information om förändringar i textbaserade filformatet Anställningsnummer med plats upp till 13 tecken. Nytt fält Sekelsiffra. Om det inte finns en sekelsiffra på en person i importfilen väljer programmet sekelsiffra beroende på vilket födelseår som den anställde har. Är födelseåret 14 eller tidigare sätts 20 och är födelseåret 15 eller senare sätts 19. En exempelfil får du genom att skapa en exportfil med anställda efter uppdatering till version 2014.2 under menyn Arkiv - Export - Anställda. Filen som skapas heter Anställda.txt Exempel Anställda.txt: Detaljerad information om förändringar i xml-baserade filformatet Hanterar anställda med anställningsnummer upp till 13 tecken. Ny tagg sekelsiffra. Om det inte finns en sekelsiffra på en person i importfilen väljer programmet sekelsiffra beroende på vilket födelseår som den anställde har. Är födelseåret 14 eller tidigare sätts 20 och är födelseåret 15 eller senare sätts 19. För programvaruleverantörer ligger det nya Xml-schemat Anställda.xsd i mappen System som ligger under löneprogrammets programmapp. Programsökväg ser du under menyn Hjälp - Om Hogia.. En exempelfil får du genom att skapa en exportfil med anställda efter uppdatering till 2014.2 under menyn Arkiv - Export - Anställda. Filen som skapas heter Anställda.xml www.hogia.se Hogia HR Sida 3 av 5
Exempel Anställda.xml Nytt textbaserat filformat för import till löneberedningen 214031 Vi har kompletterat med ytterligare ett txt-baserat filformat för import till löneberedningen med anledning av att anställningsnummer har utökats till 13 tecken. Det nya filformatet heter 214031. OBS! Om ni kommer att lägga upp anställningsnummer som är mer än 10 tecken behöver ni använda det nya filformatet 214031 för kunna importera löneunderlag till löneberedningen. Vi har skickat ett informationsmail till de systemleverantörer som vi vet har en koppling till löneprogrammet så att de vet om att det finns ett nytt filformat som hanterar upp till 13 tecken i anställningsnummer. Kontrollera med er leverantör om de gjort anpassningar för det nya filformatet. De övriga filformaten som löneprogrammet har stöd för är 214001, 214002 och 214003. I dessa filformat är det inga förändringar och de hanterar anställningsnummer upp till 10 tecken. Om du är en programleverantör som vill uppdatera era filer enligt det nya filformatet 214031 så finns beskrivning på Kundtorget och även i mappen Dokument, som ligger under löneprogrammets programmapp. Programsökväg ser du under menyn Hjälp - Om Hogia.. Koppling till OpenHR OpenHR är ett molnbaserat personalsystem från Hogia. I löneprogrammet kommer du att kunna skicka dina anställda till OpenHR vid uppstart och hämta nya/ändrade anställda till löneprogrammet. De ändringar som avser de personliga lönefälten kommer sparas till Personalhistoriken. Uppdaterat grundregister och övningsföretag i Hogia TransportLön Grundregistret och Övningsföretaget Transport i Hogia TransportLön är uppdaterat med nya timbelopp enligt förändring i Transportavtalet fr o m 2014-04-01. Gäller lönearter för OB-tillägg, förberedelse/avslutningsarbete och passningstjänst. Obs! Du måste själv utföra förändringarna på lönearterna i ditt eget företag. www.hogia.se Hogia HR Sida 4 av 5
Import löneberedning - Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer För dig som importerar löneunderlag från tidssystem under menyn har möjlighet att välja Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer under menyn Arbeta med Import lönebredning. Tidigare skedde denna kontroll per automatik vid import men du kan nu själv välja om detta ska ske eller ej. Grundinställningen är att rutan är markerad. Om det inte finns någon person med det anställningsnummer som finns på transaktion i importfilen söker programmet istället efter person i anställdaregistret med motsvarande personnummer. Det är personens anställningsnummer i anställdaregistret som visas i importvyn. Det kan vara praktiskt att ha en markering i rutan Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer när anställningsnummer eventuellt skiljer sig åt i tidssystemet och löneprogrammet. Ett exempel kan vara att anställningsnummer blivit felaktigt registrerat i något av systemen. Om du väljer att inte markera Saknas anställningsnummer i anställdaregistret sök på personnummer kommer transaktionsraden till den anställde att markeras som en felpost i importvyn. I detta fall måste den anställde läggas upp i anställdaregistret för att importen ska kunna genomföras. Hogia Business Products 2014-04-10 www.hogia.se Hogia HR Sida 5 av 5