Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post. Syftet med dessa riktlinjer är att skydda kommunen och kommunens varumärken, tredje man, enskilda användare samt att säkerställa en god driftsäkerhet. Använd rätt kommunikationskanal E-post passar bäst för korta meddelanden. Tänk på att det du skriver kan låta mycket hårt och onyanserat och är du osäker på hur det kan tolkas är det bättre att du för en dialog via ett fysiskt möte eller per telefon. Att skicka kopior & bifogade filer Var restriktiv när du skickar kopia. Fundera på målgruppen, vilka som verkligen behöver läsa din e-post. Är e-post rätt kanal att välja för ditt budskap eller är Kanalen mer lämplig om du vill att många ska nås av ditt meddelande? Undvik distributionslistor. Var restriktiv med att bifoga filer. Är innehållet i det bifogade dokumentet verkligen av intresse för läsaren, eller kan det förmedlas på ett snabbare och enklare sätt i brevtexten? Tänk också på att många avstår från att öppna bifogade filer eftersom de kan sprida virus. Virus Om du mottar e-post som innehåller bilagor som är uppenbart virussmittade så skall du inte öppna bilagorna utan omgående radera dem och e-posten. Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159

Om du enbart misstänker att en e-post kan innehålla virus så skall du kontakta Helpdesk innan du kan ta beslut om e-posten skall raderas eller ej. Åtgärder vid hot eller trakasserier via e-post Det kan förekomma att hot eller trakasserier framförs via e-post. Om du blir drabbad ska du göra följande: Spara meddelande. Kontakta närmaste chef och säkerhetschefen även om du vet vem som utfört handlingen. Avsändare För att vår e-post ska ha en tydlig avsändare ska det alltid klart framgå att det är Södertälje kommun som är avsändare av en viss information. Din signatur ska alltid se ut enligt följande: Namn Titel Arbetsplats, enhet Södertälje kommun Fullständigt telefonnummer e-postadress www.sodertalje.se Information om hur du infogar en signatur i ett meddelande finns på Intranätet, Kanalen, under rubriken IT och telefonistöd/instruktioner och handledningar. Svarstid för extern e-post Extern e-post (ej reklam) som kräver svar ska du alltid besvara inom 2 dagar. Om du inte hinner ta fram besked eller fakta kring eventuell frågeställning ska du besvara med ett besked om när du återkommer med konkret svar/besked. Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159

Vid frånvaro bör du alltid aktivera frånvarohanteraren i Microsoft Outlook och antingen vidarebefordra din e-post eller via Outlook delegera rätten att läsa din e-post till annan person. Svarstid för intern e-post För att underlätta hanteringen av inkommande e-post måste vi tydliggöra prioritetsgrad när vi skickar e-post internt. När du skickar e-post internt där du kräver åtgärd inom senast 2 dagar, markerar du dessa med ett utropstecken som innebär hög prioritet. Övrig intern e-post ska läsas inom 5 arbetsdagar. Organisatorisk e-postlåda Om kontoret har en organisatorisk e-postlåda skall den kontrolleras minst en gång varje arbetsdag. Om registrator eller motsvarande är frånvarande så ansvarar kontorschefen för att en vikarie kontrollerar e-postlådan. Lagar och regler Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller registrering/diarieföring, arkivering och vad som är allmän handling. De bestämmelser som styr finns främst i Tryckfrihetsförordningen, Sekretesslagen, Arkivlagen samt i kommunens arkivreglemente. Det är mycket viktigt att allmänhetens rätt till insyn enligt offentlighetsprincipen inte försämras när e-post används. Det är förbjudet att sprida e-post med sexistiskt, pornografiskt eller rasistiskt innehåll. Allmän handling En handling är enligt Tryckfrihetsförordningen allmän om den är - förvarad hos kommunen - och inkommen till eller upprättad hos kommunen Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159

Huvudregeln är att allmänna handlingar skall sändas till registratorn eller motsvarande för diarieföring och arkivering. I dessa riktlinjer används termen diarieföring för både diarieföring och registrering på postlista. När det gäller e-post är det viktigt att tänka på att inkorgens register över inkomna brev räknas som allmän handling. Det är du som e-post användare som själv avgör vad som behöver registreras. E-post som ska diarieföras ska skrivas ut på papper. Kontoret väljer om varje enskild tjänsteman ska skriva ut sin egen e-post eller om kontorets anställda ska ha möjlighet att elektroniskt vidarebefordra e-post till en organisatorisk e-postlåda som bevakas av registrator eller motsvarande. Registrator skriver sedan ut den e-post som ska diarieföras. Handlingar som ska diarieföras Allmänna offentliga handlingar och handlingar som berörs av sekretess, skrivs ut på papper. Exempel: - Beslut - Instruktioner - Remisser med svar - Svar på från oss utskickade enkäter - Inkommande eller utgående handlingar som kräver handläggning - Handlingar som berörs av sekretess ska alltid diarieföras Handlingar som inte behöver diarieföras Allmänna offentliga handlingar ordnade på annat sätt Om en handling inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess behöver inte handlingen diarieföras om handlingen hålls ordnad så att det är lätt att se om en handling har inkommit eller upprättats. Detta gäller exempelvis fakturor och protokoll. Dessutom är en handling att anses som diarieförd om den registreras i ett verksamhetssystem såsom t ex Procapita och behöver då inte diarieföras. Allmän handling som är av uppenbart tillfällig eller ringa betydelse Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159

Exempel: - Kallelser/föredragningslistor (undantaget kallelser/föredragningslistor till nämnd/styrelse eller facklig samverkan som bör bevaras) - Enklare förfrågningar från allmänhet som direkt kan besvaras utan egentlig handläggning - Reklam - Handlingar som endast inkommit för kännedom - Inkomna handlingar med obegripligt eller meningslöst innehåll - Inkomna handlingar som inte rör kommunens verksamhet. De skall dock, om möjligt, vidarebefordras till korrekt adressat Ej allmänna handlingar Exempel: - Utkast till beslut eller skrivelser som skickas till en annan myndighet eller enskild för synpunkter blir inte allmän handling vare sig hos avsändare eller mottagare. Observera skillnaden gentemot remisser som är färdigställda handlingar som expedieras för synpunkter och därför blir allmänna handlingar. - Arbetspapper, dvs. handlingar som inte har expedierats och/eller färdigställts. - Minnesanteckningar och interna meddelanden som inte tillför ett ärende nya sakuppgifter. Gäller inte minnesanteckningar som ersätter protokoll. - Privata meddelanden som inte rör kommunens verksamhet. Sekretessbelagd information Observera att e-post eller fax inte får användas för att förmedla sekretessbelagd information utan att man först har säkerställt att rätt mottagare har vidtagit erforderliga säkerhetsåtgärder och att överföringen sedan sker på sådant sätt att sekretessbelagda uppgifter inte röjs. Hantering av information som är känslig ur spridningssynpunkt, är enbart tillåten då det finns särskilda funktioner för att förhindra obehörig åtkomst. Om dessa funktioner saknas får inte denna information hanteras i e- postsystemet. Alla sekretessbelagda allmänna handlingar skall diarieföras. Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159

Ordning i inkorgen E-postens inkorg är endast en tillfällig förvaringsplats. För att den inte ska bli ohanterlig, tänk på att: Handlingar som skrivits ut för diarieföring raderas från e-postens inkorg. Extra viktigt när det gäller sekretessuppgifter. Dokument gällande tjänsteärenden ska sparas på gemensam mapp eller i dokumenthanteringssystem, såväl brev som bilagor. Privat post ska raderas och/eller sparas i hemkatalog. Reklam, överflödigt arbetsmaterial osv ska raderas. Övrig e-post ska städas bort med förnuft så att endast e-post som väntar på att besvaras finns kvar i inkorgen. Om användaren av olika orsaker saknar möjlighet att spara på filserver bör posten organiseras med undermappar i brevlådan. Med jämna mellanrum bör äldre post arkiveras med e-postens arkiveringssystem. När du avslutar en tjänst inom Södertälje kommun ska din inkorg vara tömd. Besöksadress www.sodertalje.se 151 89 Södertälje Org-nr 212 000-0159