Anvä ndärmänuäl AcädeMediä RP Prognosmanual för Enhetschefer 0
Innehållsförteckning Inloggning i AcadeMedia RP (genom fjärrskrivbordet)... 2 Prognos i RP Vad ska jag som enhetschef göra?... 2 Starta arbetet med Prognos... 2 Grundläggande funktioner i RP... 2 Prognos Enhet Översikt över inmatad prognos... 3 Sammanställning... 3 Prognos per månad... 3 Budget - Prognos per månad... 3 Utfall per månad... 3 Inmatningsmallar och beräkningsstöd... 4 Intäkter/Elevantal/Elevkostnader... 4 Elever för-och grundskola samt fritids och föräldraavgift... 4 Elever gymnasieskola... 4 Elevantal per månad... 5 Inmatning skolmåltid... 5 Intäkter och försäkring... 6 Personal... 6 Personal grunduppgifter... 6 Bemanning... 7 Lönekostnader... 8 Personalkostnader... 8 Investeringar... 8 Nya investeringar (inmatade i budgetmall)... 8 Kontoinmatning... 9 Kontoinmatning... 9 Administration kontoplan... 9 Stäng/logga ut från AcadeMedia RP och fjärrskrivbordet... 10 1
Inloggning i AcadeMedia RP (genom fjärrskrivbordet) För att kunna logga in i AcadeMedia RP måste du först vara inloggad på fjärrskrivbordet, acatsfarm64. Se separata manualer som visar hur du går tillväga för att logga in och spara ner filer på din egen dator från RP. Nu när du är inloggad på fjärrskrivbordet är det bara att dubbelklicka på ikonen för AcadeMedia RP för att logga in. Du kommer då få upp en inloggningsruta där du i domän/användarnamn fyller i samma användarnamn som du använder för att logga in i OPTO med, samt ditt lösenord. Klicka på knappen logga in. Observera att du loggas ut per automatik om du är inaktiv efter ca 45 minuter. Om detta händer är det bara att du loggar in på nytt, så kommer du tillbaka till startsidan igen. Om du inte har sparat dina inmatningar kommer dessa dock inte vara kvar, så därav är det mycket viktigt att spara kontinuerligt. På SupportWebben finns filmer och manualer och hur du loggar in, samt som kan ge ytterligare behjälplighet med att komma igång och använda AcadeMedia RP. Prognos i RP Vad ska jag som enhetschef göra? Din prognos 1 består av Utfall 3 månader + Inmatad prognos 9 månader. I beräkningsstöden kommer du finna din budget förinmatad som stöd och grund för vidare arbete. Din prognos 2 består av Utfall 6 månader + inmatad prognos 6 månader. I beräkningsstöden kommer du här istället finna din tidigare inmatade prognos 1 förinlagd som stöd. Vid prognosarbetet finner du beräkningsstöd för intäkter/elevtal och personal. Övriga konton är möjliga att ändra i via knappen kontoinmatning. Investeringar som matades in vid budget kan även justeras vid behov. Starta arbetet med Prognos När du loggat in på fjärrskrivbordet och sedan i AcadeMedia RP finner du på din en knapp som avser prognos. Klicka på den. Börja sedan med att välja kostnadsställe uppe i vänstra hörnet. Genom att göra detta slipper du välja kostnadsställe sedan i varje steg. Klicka på knappen Prognos Enhet och påbörja ditt prognosarbete! Grundläggande funktioner i RP Tänk på att välja kostnadsställe på startsidan, så behöver du inte uppdatera på varje knapp. Varje knapp öppnar sig som en ny flik, vilket möjliggör att du kan ha flera vyer öppna samtidigt. Tänk på att om två vyer är öppna och en ändring görs i den ena behöver den andra uppdateras (F9 eller Recalculate se nedan) Gulmarkerade celler är inmatningsbara 2
När ett värde är inmatat, samt att du tryckt Enter, kommer denna nu visas som grön, vilket betyder att den ännu inte är sparad. För att spara inmatade värden alternativt uppdatera en vy använd tangenten F9 eller knappen Recalculate som du alltid finner uppe verktygsfältet. o o Sparade värden i RP visas som svarta. Tänk på att spara kontinuerligt. Samtliga mallar går att ta ut till Excel eller PDF. Klicka på den blå pilen uppe i verktygsfältet och välj Snapshot to Excel för Excel eller Export to PDF för PDF. Prognos Enhet Översikt över inmatad prognos Bakom knappen Prognos Enhet finner du fyra olika flikar, vilka syftar till att ge en helhet och bra översikt över prognosen som du lagt för kommande år. Här ifrån finner du även knappar till inmatningsmallar och beräkningsstöd. Sammanstälning Här visas resultatrapporten med intäkter och de olika TB nivåerna ner till TB enhet för det valda kostnadsstället. Här ges en bra överblick av helårsvärden för inmatad prognos, innevarande års budget, samt utfall föregående år. Till höger följer ackumulerade värden, för utfall och budget detta år, t.o.m. aktuell period som visas i kolumnrubriken, med en differenskolumn samt föregående års utfall. Scrolla ner och där följer Nyckeltalen, med antalet elever och medarbetare, investeringar, samt resultaträkning per elev/barn, budget per elev/barn, samt föregående år per elev/barn. Här finns knapp med länk till grafrapport för överblick per månad. Prognos per månad Här visas resultatrapporten för prognos per period, vilket ger en bra överblick över periodiseringen. Budget - Prognos per månad Vid Prognos 1 visar här periodiserad budget för innevarande år och vid prognos 2 visas då prognos 1. Utfall per månad Visar utfall per månad för innevarande år t.o.m. angiven period. 3
Inmatningsmallar och beräkningsstöd Intäkter/Elevantal/Elevkostnader Bakom denna knapp finns olika flikar för inmatning av antalet elever (skolpeng), samt matkostnad. Som stöd är din budget (vid P1) och P1 (vid P2) förinmatad. Notera att gråmarkerade celler avser siffror för tidigare budget/prognosperiod, vilka endast visas som stöd och inte tas med i beräkning av prognos. Elever för-och grundskola samt fritids och föräldraavgift Denna flik avser inte gymnasieverksamheterna. Högst upp på sidan innan inmatningsdelen visas den procentuella ökning av skolpengen som beräknas per 1 januari detta läsår. Nedan följer inmatningssektioner med intäktskonton. 3010-Barnomsorgspeng 1-5år 3110-Föräldraavgift 3020-Skolbarnomsorg 6-9år 3030-Skolpeng 6 år 3070-Skolpeng skolår 1-9år Notera att exempelvis intäkt för särskilt stöd och socioekonomiskt index inte anges här, se avsnitt om Kontoinmatning. Gula celler är inmatningsbara. För att justera elevtalen ändra i budgetsiffrorna som du finner förinmatade från din budgetmall. För att lägga till en ny rad; klicka på pilarna och välj en ny rad samt sedan ålder/årskurs. Fyll eventuellt i omsorgstid och kommentar samt snittintäkt/årspeng per år i kronor. Lägg sedan in elevtal per månad. Nu kommer värden att vara gröna vilket betyder att de ännu inte är sparade. Tryck F9 eller klicka på Recalculate för att spara inmatade siffror. Du kommer nu se att dessa sparade värden lägger sig i listan under. Till höger om de inmatade värdena finner du snittintäkten per månad för dina prognosvärden. Orsaken till att ett radnummer väljs för att mata in en ny rad är för att möjliggöra olika snittintäkter för elever/barn i samma ålder/årskurs. Längst ner på sidan visas summan av inmatade elever/barn och årstillväxt i procent. Elever gymnasieskola Denna inmatning avser inte för- och grundskoleverksamheter. 4
Högst upp på sidan innan inmatningsdelen visas den procentuella ökning av skolpengen som beräknas per 1 januari detta läsår. Nedan följer en inmatningssektion med intäktskontot för skolpeng. För att lägga till en ny rad; klicka på pilarna och välj årskurs och program i rullistorna, samt fyll eventuellt i programnamn i detalj och övrig information. Fyll i inmatning av elevantal per månad. Du kommer nu se att värdena är gröna, vilket betyder att de inte är sparade. För att spara inmatade värden tryck på F9 eller klicka på Recalculate. Raden kommer nu att flyttas ner till listan med dina inmatade värden nedan. Samtliga värden är svarta, vilket betyder att de är sparade. Det går även bra att ändra redan inmatade rader genom att göra justeringar nere i de gula cellerna. För att göra en justering; skriv in ett nytt värde/text och klicka på Enter. Värden är nu gröna. För att spara tryck F9 eller klicka på Recalculate. Snittintäkt per år i kronor är inlagt av din controller och går inte att ändra i denna vy. För att justera denna siffra kontakta din controller. Till höger om dina inmatade värden finner du intäkt per månad för din prognosvärden. Längst ner på sidan visas summan av inmatade elever/barn och årstillväxt i procent. Elevantal per månad Vid denna flik visas en översikt över dina inmatade elevantal. Om en justering görs i en annan flik, klicka på Uppdatera värden för att dessa ska visas i denna vy. Inmatning skolmåltid På denna flik avser skolmåltid, konto 4010 och 4020. Notera att kostnad per månad för råvaror (konto 4010) matas in med minustecken (avser förskola, fritids och grundskola). Kostnad för catering (konto 4020) justeras genom att kostnad per portion och andel ätande ändras. Elevsnittet är här baserat på budget istället för utfall de första tre månaderna, vilket gör att du kan behöva justera i procentsatsen för andel ätande för att kostnaden slutligen ska bli korrekt. Fyll i ny inmatning av värden genom att skriva in ett värde och tryck Enter. Siffran visas nu som grön vilket betyder att den inte är sparad. För att spara tryck F9 eller klicka på Recalculate. Dina inmatade värden visas till höger som fördelat per månad baserat på antalet skoldagar. Den periodiserade kostnaden visas i din resultaträkning för konto 4010 och 4020. För mer information om skolmåltidskostnader just för er, kontakta din controller. 5
Intäkter och försäkring Denna flik är enbart en översikt över inmatade värden och information avseende skolpeng och försäkring. Ingen inmatning krävs. Personal Bakom denna knapp finner du vidare knappar att gå vidare till bemanning, lönekostnad och personalkostnad. Nedan följer närmare beskrivning av de olika delarna bakom Personal. Personal grunduppgifter Denna flik är förifylld med den personal som registrerades i budgetmallen som grund att arbeta vidare med vid prognos. Listorna är fördelade utefter det konto som lönen bokas mot. De gulmarkerade och gröna cellerna är möjliga att ändra. Längre till höger går det bra att lägga till eventuellt lönetillägg i belopp samt med ett fr.o.m. och t.o.m. datum. Även att lägga en kommentar är möjligt. För att lägga till en person som saknas eller ska nyanställas välj först rad i rullistan. Fyll sedan i de gula cellerna; namn (efternamn förnamn), personnummer, månadslön och typ av semester. Det är viktigt att personnummer fylls i så att rätt procent för de sociala kostnaderna beräknas. Typ av semester måste anges för att lönekostnaden skall beräknas. S=Semester och F= Ferieanställd. När du väljer semestertyp kommer en ruta upp, vilken frågar om du vill spara dessa ändringar Tryck Yes. Den inmatade raden blir nu svarta och flyttas ner till listan längst ner. 6
Där kan du fylla i om personens sysselsättningsgrad enligt avtal, samt eventuellt lönetillägg inkl. fr.o.m. och t.o.m. datum samt kommentar. Då värdena är gröna betyder det att de inte är sparade. För att spara tryck F9 eller klicka på Recalculate och de visas nu som svarta. Bemanning Här visas den personal som lagts in på flik Personal, även här fördelat utefter det konto som lönen bokas mot. Inmatad bemanning i budgetmallen är förinlagd som stöd och grund för vidare justering vid prognos. Gråmarkerade celler visar förinmatad information från budgetmallen som stöd. Gulmarkerade celler är inmatningsbara. Ändra bemanning per person i procent i delen benämnd bemanning. Notera att kostnaden per månad går att se i fliken Lönekostander. Ange bemanning per månad för varje person och uppdatera med F9 eller Recalculate. (Till höger finner ni att delen benämnd Frånvaro, som användes i budgetmallen för ifyllnad av föräldraledighet eller långtidssjuk max 180 dagar, nu är blank. Detta då denna information då fylldes i för att beräkna den intjäning av semesterdagar som blir en kostnad för enheten. Vid prognos ligger inte fokus på dessa delar och eventuell överstyrning av dessa kostnader sköts av din controller.) Längst ner på sidan finner ni ett avsnitt för 7699 Lönebidrag. Här läggs eventuella lönebidrag in, genom att fylla i namn och sedan bidrag per månad. För att spara inmatade siffror tryck F9 eller klicka på Recalculate. Notera att inmatning görs i kronor. 7
Lönekostnader Denna flik ger en översikt över enbart lönekostnaden per person utifrån den angivna bemanningen. Även här är personallistorna fördelade utefter konto. Notera att inga justeringar kan göras på denna flik. Personalkostnader Denna flik ger en översikt över hela kostnaden per person och månad för lön, pension, semester/ferie och arbetsmarknadsförsäkring. Även här är personallistan fördelat per konto. Notera att inga justeringar kan göras på denna flik. Längst upp visas information om försäkringar och sociala kostnader. Pensionskostnaden är baserat på en schablon för hela enheten och stämmer inte alltid på individnivå. Notera att semester tillägget är kopierat från budgetmallen, då ingen justering av semesteruttag görs vid prognos. Investeringar Bakom denna knapp finns fem olika flikar vilka avser nya inmatade vid budget och tidigare befintliga investeringar. Nya investeringar (inmatade i budgetmall) Här ges möjlighet att justera de investeringar som lades in vid budget, genom att antingen justera beloppet eller flytta investeringar till korrekt månad. På så vis blir den kostnad för leasing eller avskrivning som härefter beräknas korrekt. Exempelvis om investeringen i budgetmallen lades in som beräknad i augusti, men nu inte beräknas förrän i november ändra det verkliga värdet i augusti till noll och lägg det istället i november månad. Uppdatera via F9 eller Recalculate. För att mata in ett helt nytt inköp; klicka på pilarna och välj en ny rad, fyll i en beskrivning och belopp per månad. Inmatade siffror visas som gröna tills att de sparats. För att spara tryck F9 eller klicka på Recalculate. Den inmatade raden flyttas nu ner till listan under. Det går bra att ändra ett inmatat värde i listan. 8
Kontoinmatning Kontoinmatning På denna flik görs inmatningar på alla konton som ej kommer från personal, elever och investeringar. Inmatningar avseende dessa görs via specifika knappar, se tidigare avsnitt om Intäkter/elevantal/elevkostnader, Personal och Investeringar. De inmatningarna visas dock även per konto på denna flik för att ge en korrekt total TB enhet. Inmatningsmallen är uppbyggd som resultaträkningen med dess olika kontogrupper fördelat utefter intäkter, direkta kostnader, rörliga kostnader och fasta kostnader ner till TB enhet i tkr och procent. Bredvid varje konto visas din helårsprognos samt budget innevarande år, följt av din prognos per månad och kommentarer Längst till höger visas jämförelsetal i form av utfall föregående år, samt ackumulerad budget och utfall detta år t.o.m. den angivna perioden. Endast gulmarkerade celler är inmatningsbara. Där kan du justera ett värde eller lägga in ett nytt i tkr i valda månader, samt eventuellt en kommentar till höger om periodiseringen. Gröna värden är ännu inte sparade. För att spara tryck F9 eller klicka på Recalculate och de sparade värdena visas nu som svarta. Tänk på att kostnader läggs in med minustecken. Administration kontoplan Bakom denna knapp visas hela kontoplanen med information om varje konto huruvida det är i prognos nu, är aktivt för utfall, samt aktivt för prognos. Om ett Ja visas i kolumnen avseende om kontot är i prognos nu betyder det att kontot visas i fliken Kontoinmatning. På denna flik går det att lägga till konton som saknas i Kontoinmatning, men som man vill visa för att lägga budget på. Notera att endast konton som är aktiva för prognos går att välja och markeras som gula. För att lägga till ett konto Välj Ja i rullistan i den gula cellen och ett Ja kommer nu att visas i kolumn I prognos nu. Gå till flik Kontoinmatning och se att konton nu finns tillagt och går att lägga budget på. För att ta bort ett konto välj Nej i rullistan och konton försvinner från Kontoinmatning. 9
Stäng/logga ut från AcadeMedia RP och fjärrskrivbordet För att stänga ner AcadeMedia RP klicka på Log out längst upp i högra hörnet Glöm dessutom inte att alltid även logga ut från fjärrskrivbordet. Om du bara klickar på krysset kommer nämligen programmet fortfaranden köras i bakgrunden. Klicka på startmenyn och sedan på Log off. Lycka till med ditt prognosarbete! På SupportWebben finns manualer som kan ge ytterligare behjälplighet med att komma igång och använda AcadeMedia RP. Har du ytterligare frågor kring ekonomisk rapportering och planering så vänder du dig främst till din controller. Om du har problem med ditt inlogg så vänder du dig till IT s Servicecenter. Vi tar gärna emot förslag till förbättringar på email academediarp@academedia.se 10