Stora e-upphandlings- dagen Nalen 15 maj 2008

Stora e-upphandlingsdagen Nalen 15 maj 2008 2008-05-16 1

Vad är eupphandling Hur ser de nya reglerna ut? ~ Några frågor & svar på Stora e-upphandlingsdagen den 15 maj 2008 Advokat Carl Bokwall och Jur. kand. Sara Bergdahl I SAMARBETE MED OPIC OCH UPPHANDLING 24

Vad är eupphandling Hur ser de nya reglerna ut? ~ Några frågor & svar på Stora e-upphandlingsdagen den 15 maj 2008 INLEDNING Carl: God morgon och välkomna till Nalen! Jag heter Carl Bokwall och det här är min kollega Sara Bergdahl. Vi kommer från Advokatfirman Cederquist och tycker det är kul att så många kunde komma idag när vi skall prata e-upphandling. Sara har som kanske många andra en del frågor om e-upphandling. Sara har skrivit ner och sparat sina frågor för att ställa dem här idag. Kanske har ni samma frågor som Sara? Förhoppningsvis kan då en del av era frågor besvara idag Vad är det då du har gått och grunnat på Sara?

FRÅGOR & SVAR Sara: Den första kanske självklara frågan är vad ryms i begreppet e-upphandling? Carl: Begreppet e-upphandling rymmer egentligen två olika typer av processer, dels en elektronisk anbudshantering och dels elektroniska auktioner. Om vi börjar med elektronisk anbudshantering är detta elektronisk hantering av annonsering, mottagande anbud och hantering av frågor och svar och förtydliganden och kompletteringar under upphandlingen. E-upphandling handlar om extern kommunikation varför myndighetsinterna åtgärder inom ramen för e-förvaltning INTE ingår i begreppet. Sara: OK, eftersom det handlar om offentlig upphandling antar jag att det finns en uppsjö av paragrafer som detaljreglerar processerna? Carl: Både ja och nej. De vanliga reglerna i LOU och LUFS gäller även e-upphandling. Så de grundläggande principerna om öppenhet/transparens, likabehandling, proportionalitet, icke-diskriminering och ömsesidigt erkännande gäller även för den elektroniska upphandlingsprocessen. På EU-nivå finns specialregler för båda processerna. I Sverige finns det dock ännu bara regler om elektronisk anbudshantering och annonseringstider. Men inga regler för e-auktioner. Sara: Kan du förklara närmare? Carl: Enligt lagen får nu en upphandlande myndighet en uttalad rätt att bestämma att anbudsansökningar och anbud skall lämnas elektroniskt. De elektroniska kommunikationsmedel som används skall då vara icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga och kompatibla med normalt använd program- och maskinvara.

Sara: Vilken typ av IT-system får man då använda och hur säkerställs t.ex. korrekt anbudsöppning och anbudssekretess, duger vanliga e-mail? Carl: Ja, som en utgångspunkt skulle man kunna tänka sig att vanlig e-mail med anbud kunde lämnas oöppnade till öppningsdagen utan några särskilda spärrar. Detta sker ju med pappersanbud och borde inte leda till en större osäkerhet vid elektroniska anbud. Kraven på allmän tillgänglighet och kompabilitet antyder ju även att vanligen i näringslivet förekommande kommunikationsteknologi, vanlig e-mail, utgör acceptabla elektroniska kommunikationsmedel i lagens mening. Så är det dock nog inte. Sara: Vad menar du? Carl: Både EU-direktiven och de svenska upphandlingsreglerna ålägger upphandlande myndigheter att ha sådan utrustning att den elektroniskt kan ta emot anbudsansökningar, anbud, ritningar och planer på ett säkert sätt. IT-utrustningen skall därför ha särskilda s.k. säkerhetsanordningar som skall säkerställa: 1. att bara behöriga personer får tillgång till uppgifterna; 2. att obehörig access till uppgifterna kan spåras; 3. att få fram en exakt tidpunkt när handlingarna togs emot; 4. att säkerställa att ingen har tillgång till de uppgifterna innan angivna tidsfrister har löpt ut; 5. att access bara är möjlig om behöriga personer agerar samtidigt; 6. att anbuden inte är tillgängliga förrän efter det bestämda datumet. Sara: Innebär inte detta att det ställs högre krav på e-upphandlingsprocessen än traditionell upphandling? Carl: Jo, det gör det vilket är lite märkligt. Kraven som är något otydliga och delvis överlappande medför t.ex. att det måste finnas elektroniska spärrar så att den virtuella upphandlings-siten / inkorgen inte är åtkomlig förrän på öppningsdagen. Kravet på ett samtidigt öppnande av behöriga personer tycks kräva simultan inmatning av olika lösenord eller kodnycklar vilket känns överdrivet. Kommissionen menar dock att en fördröjning på fem minuter kan accepteras. En mer pragmatisk inställning är att kravet är uppfyllt om en person läser över axeln på den som öppnar anbuden.

Även om en del av kraven på säkerhetsanordningarna känns lite överdrivna är det ju inget fel i sig att höja ribban om nu tekniken medger detta. Men då borde samma ribba gälla för traditionell upphandling kan man tycka. Sara: OK, om jag då bestämmer mig för att köra upphandlingen elektroniskt, vilka annonserings- och tidsregler gäller då? Carl: Man får förkorta gällande tidsfrister om annonser och anbudsinbjudningar skickas ut elektroniskt. Vid e-upphandlingar enligt LOU får tidsfristerna för att inkomma med anbud vid öppet förfarande och anbudsansökningar vid selektivt eller förhandlat förfarande förkortas med 7 dagar. Tiden får kortas ytterligare 5 dagar OM leverantören får fri tillgång till förfrågningsunderlaget + alla kompletterande handlingar med elektroniska medel. Om det vid selektivt eller förhandlat förfarande pga. tidsbrist inte är möjligt att tillämpa de normala tidsfristerna får en 10-dagars frist tillämpas räknat från att annons eller anbudsinbjudan gick ut elektroniskt (det är 15 dagar vid vanlig upphandling). Inga särskilda regler vid upphandlingar enligt 15 kap (förenklad upphandling under tröskelvärdena eller av B-tjänster). Skälig tid gäller dock ALDRIG kortare än 10 dagar. I stort sett samma regler gäller vid e-upphandlingen under LUFS/försörjningslagen. Sara: E-auktioner då, vad är det egentligen? Carl: Enligt legaldefinitionen är en e-auktion en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för att presentera nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av anbuden som genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden och möjliggör en rangordning på grundval av automatiska utvärderingsmetoder. En e-auktion är alltså inte ett självständigt upphandlingsförfarande utan en fortsättning på ett upphandlingsförfarande t.ex. en förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal eller inbjudan att lämna anbud i ett dynamiskt inköpssystem. Sara: När är det tänkt att e-auktioner skall få användas?

Carl: EU-reglerna och de tänkta svenska reglerna säger att e-auktioner bara får användas när det kan fastställas exakta specifikationer på det som upphandlas. Dvs. endast sådana anbudsparametrar som kan utvärderas automatiskt på elektronisk väg (kvantifierbara i siffror eller procent) får användas. Rangordning mellan anbudsgivarna måste då kunna fastställas under hela e-auktionen. Och varje anbudsgivare skall veta sin placering. Upphandlaren får lämna ut upplysningar om t.ex. de priser som lämnats och antalet deltagare förutsatt att om det angivits i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivarnas identitet får dock inte röjas. Sara: Låter som en bra nyhet. Får man köra e-auktioner i Sverige idag då? Carl: Eftersom det finns regler på EU-nivå kunde man tycka att det skulle vara fritt fram. Men den svenska sekretesslagen har ännu inte anpassats efter EU-reglerna om e-auktioner. Pga. den absoluta upphandlingssekretessen får inte anbudsgivare veta hur de ligger till i budgivningen eller vilka eller hur många andra företag som deltar. Det är bara vid förhandlande upphandlingar som en viss dialog kan förekomma. I upphandlingar av A-tjänster över tröskelvärdena kan alltså en e-auktion bara köras om de rätt strikta förutsättningarna för förhandlat förfarande är för handen. Under tröskelvärden och för upphandling av B-tjänster förefaller utrymmet vara större eftersom förhandling får ske vid all sådan upphandling. Summa summarum är utrymmet för e-auktioner fortfarande begränsat idag. Sara: Man kan väl utgå från att de svenska reglerna så småningom helt kommer att anpassas så att e-auktioner kan användas utan någon osäkerhet? Carl: Ja, absolut. Målet är år 2010. Sara: Vilka är då fördelarna med e-upphandling? Carl: Förväntade fördelar är många, bl.a.

Ökad tillgänglighet och konkurrens Förbättrad effektivitet - Besparing i tid & kostnader Ökad öppenhet Bättre kontroll, färre misstag för alla inblandade Spårbarhet Ökad möjlighet till integration av processerna upphandling beställning fakturering - leveranskontroll statistik Sara: Det låter ju lovande. Ser du inte några risker med t.ex. e-auktioner? Carl: Jo, det gör jag. Jag ser främst två risker med just e-auktioner: 1. För stort fokus på pris riskerar att andra viktiga värden i en leverans att komma i skymundan såsom kvalitet, leveranssäkerhet etc. Alla bra avtal bygger på balans mellan parternas intressen. En alltför hårt pressad leverantör är kanske inte en bra leverantör eftersom kvaliteten möjligen inte alltid hänger med leverantörens iver att vinna upphandlingen 2. Kraftig prispress i ett snabbt förfarande riskerar att slå ut alla anbudsgivare förutom de största och starkaste aktörerna på marknaden. På sikt begränsar ju detta konkurrensen. AVSLUTNING Sara: Tack, då har jag fått svar på mina frågor. Carl: Utmärkt. Som ni säkert förstår har Sara egentligen inte undrat över dessa frågor. Hon kan redan det här. Vi hoppas att NI har fått svar på några av ERA frågor om e-upphandling. Tiden har varit knapp och om vi inte tagit upp just dina frågor får du gärna hugga tag i Sara eller mig. Vi och våra kollegor finns i Cederquists monter. Välkomna dit! Vi pratar gärna mer upphandling med er både e-typen och den traditionella sorten. Tack för visat intresse! Carl Bokwall carl.bokwall@cederquist.se Sara Bergdahl sara.bergdahl@cederquist.se

Regeringens handlingsplan för eförvaltningen Urban Funered Ämnessakkunnig, Finansdepartementet Maj 2008 Finansdepartementet

Allmänna utgångspunkter Sverige har en väl utvecklad och decentraliserad förvaltning med lång tradition och gamla anor Det synes finnas ett samband att länder med väl utvecklad ekonomi normalt även har en effektiv förvaltning Sverige arbetade relativt framgångsrikt med en decentraliserad eförvaltningsmodell Men tiderna förändras Globalisering Samarbetskrav Effektiviseringskrav Finansdepartementet -5 -

Regeringens arbete med e-förvaltningen Alliansregeringen uttryckte tidigt att man ville stärka styrningen av eförvaltningen Statssekreterargrupp och arbetsgrupp tillsattes i mars 2007 för att stärka samordningen inom Regeringskansliet av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning Regeringsbeslut om handlingsplanen fattades 17 januari 2008 Den förbättrade samordningen är bara ett första steg varefter i ett andra steg olika regeringsuppdrag och initiativ tas fram för att genomdriva olika delar av handlingsplanen Finansdepartementet -6 -

och myndigheternas Viktigt med aktivitet och engagemang bland myndigheter och kommuner 70 ska redovisa åtgärder som vidtagits och som planeras inom e-förvaltningsområdet 2008 2011 Verva har utvecklat riktlinjer för redovisning och kommer att avge rapport till Regeringskansliet den 15 oktober 2008 Finansdepartementet -7 -

Målet: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt År 2010 ska det vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska Sverige återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. Finansdepartementet -8 -

Fyra insatsområden FÖRUTSÄTTNINGAR Insatsområde 1: Regelverk för myndighetsövergripande samverkan och informationshantering Insatsområde 2: Tekniska förutsättningar och it-standardisering PROCESSER Insatsområde 3: Gemensamma verksamhetsstöd, kompetensförsörjning och samlad uppföljning RESULTAT Insatsområde 4: Förvaltningens kontakter med medborgare och företagare ÅTERKOPPLING Finansdepartementet -9 -

1. Regelverk för myndighetsövergripande samverkan och informationshantering Effektivare informationshantering Enklare regelverk för samverkan kring IT-baserad verksamhetsutveckling Säkerställande av en korrekt hantering av programvarulicenser Ny patientdatalag Förenklad tillgång till statliga databaser Utökade möjligheter till elektroniskt informationsutbyte PSI-direktivet, Tjänste- och Inspire-direktivet. Förenklade regelverk för myndighetssamverkan Offentlig Privat Samverkan Lokala servicekontor) Myndigheternas hantering av programvarulicenser Myndigheterna har regelverk som möjliggör en effektiv informationshantering med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter. Myndigheterna har regelverk som möjliggör sektorsvis samverkan kring e-förvaltning. Myndigheterna har regelverk och verktyg som möjliggör korrekt hantering av licenser Finansdepartementet - 10 -

2. Tekniska förutsättningar och IT-standardisering Effektiv och framtidssäker infrastruktur för elektronisk kommunikation Hög informationssäkerhet Högre grad av samordning av IT-standardisering Tillgänglighet och öppenhet i elektroniska kommunikationsnät Robusta elektroniska kommunikationsnät Uppföljning av Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) Framtidens e-legitimationer IT-säkerhet Infrastruktur för försörjning av geodata Samordnad IT-standardisering & ramverk för interoperabilitet Tydliggörande av ansvar för standardiserade informationstjänster och begreppsmodeller En effektiv, robust och framtidssäker infrastruktur för elektronisk kommunikation Myndigheterna har en säkerhetsnivå som skapar ett högt förtroende för e-förvaltningen. Teknisk och semantisk samverkansförmåga Finansdepartementet - 11 -

E-legitimationer Moment 22 1. Färdplan 2007 2. Gemensam målbild februari 2008 3. Verva rapport juni 2008 4. Hållbar lösning Finansdepartementet - 12 -

3. God hushållning och produktivitet i verksamhetsprocesser Utveckling av gemensamma verksamhetsstöd Automatisering av ärendehantering (bl.a. tjänstedirektivet) Elektroniska inköp Säker elektronisk kommunikation i små och medelstora företag Koncentration av stödprocesser Kompetensförsörjning Uppföljning av myndigheternas kompetensförsörjning Bättre uppföljning av statens samlade ITkostnader Socialstyrelsens kartläggning av effekterna av IT-strategin för vård och omsorg Generell kartläggning av myndigheternas ITkostnader Förbättrad förmåga till uppföljning av statens samlade IT-kostnader Verksamhetsstöd som är gemensamma för myndigheterna harmoniseras och automatiseras i lämplig grad De anställda har nödvändig kompetens för att följa och driva utvecklingen. Statens samlade ITkostnader följs löpande upp. Finansdepartementet - 13 -

Samverkan mellan myndigheter förenklar för medborgare och företag Geodataporta l Företagsportal Geodata Mitt företag Tjänstetillstånd s portal Tjänste direktivet Körkortsport al Lst 24/7 Finansdepartementet - 14 -

4. Medborgarnas och företagarnas kontakt med förvaltningen Ökad tillgänglighet Högre användbarhet Genomförande av nationell vårdportal Utnämnande av fler sektorsvis samverkansansvariga myndigheter (kluster med portaler) Tredje partssamarbeten Regelförenkling Parrallellt med lokala servicekontor eserviceåtaganden epaneler Standardiserade gränssnitt för utbytbarhet Medborgare och företagare kan på ett enkelt sätt utföra och följa ärenden samt ha tillgång till förvaltningens samlade tjänster och information. Finansdepartementet - 15 -

patientsäkerhe t Handlingsplanen en del i ett pussel - exempel Socialdepartementet öppna jämförelser patientdatalag nationell IT-strategi för vård och omsorg framtidens apotek tandvårdsreform valfrihet och etableringsfrih et nationell sjukvårdsrådgiv ning via webb och telefon handlingsplan för eförvaltning lagstadgad vårdgaranti mångfaldssatsningar Finansdepartementet - 16 -

Hurärläget? En stor del av myndigheternas ärenden hanteras helt eller delvis automatiserat cirka 450 miljoner ärenden per år Samtliga myndigheter har infört eller håller på att införa elektronisk fakturahantering Få myndigheter har idag tillgång till system för elektroniska anbud och avrop de som finns används i mycket liten omfattning Besparingarna är f n svåra att beräkna en utmaning att e- tjänster kan mindre eller inga besparingar åt den egna myndigheten men mer åt andra Besparingarna avgörs i praktiken av användningsgraden d v s hur många som faktiskt använder e-tjänsterna i värsta fall kan de totala kostnaderna öka Finansdepartementet - 17 -

Automatiseringsgrad 90% 84% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 30% 52% Antal Volym 20% 15% 18% 10% 0% 1% Helt Delvis Inte alls Finansdepartementet - 18 -

Arbetet inom EU e-förvaltningsarbete pågår inte bara i Sverige en del av det vi gör är baserat på direktiv och överenskommelser inom EU Inspire (Geodata) Tjänstedirektivet PSI EU:s handlingsplan på e-området sträcker sig fram till 2010 vad händer sedan? Förvaltningsministermöte och e-governmentkonferens under det svenska ordförandeskapet (november 2009) Finansdepartementet - 19 -

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Finansdepartementet - 20 -

Elektroniska inköp steget före e-fakturan Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008 2008-05-16 Sid 22

Bakgrund Politiska mål för e-förvaltning Strategi och nationell handlingsplan Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet för upphandlingsrätt på Finansdepartementet Sammanslagning av NOU och KKV Obligatoriska delar av EG-direktiv från 2004 Nya rättsmedelsdirektiv och frivilliga delar av EG-direktiv från 2004 Drivkrafter och utvecklingstrender 50% slutar inom 20 år Självbetjäning och automatisering Processorientering och optimering Samordning av stödprocesser IT-standardisering IT-standardiseringsutredningen Branschorganisationer för e-handel Fortsättning på Vervas e-handelsuppdrag 2008-05-16 Sid 23

Syfte Regeringens målsättning är en väl fungerande offentlig inköpsprocess som bidrar till den statliga förvaltningens effektivisering. Genom att med stöd av IT utveckla myndigheternas inköpsprocesser uppnås Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service Regeringen har beslutat att: ett av målen för den elektroniska förvaltningen är att den statliga förvaltningen år 2010 bör ha kapacitet att hantera sina inköp elektroniskt. 2008-05-16 Sid 24

ESV:s uppdrag Standarder - Tillämpning av standarder - Förvaltning & utveckling av standarder Kostnad & nytta - Beräkna kostnad & nytta - Förslag till hur effekter hämtas hem - Analysera & redovisa kvalitetsvinster Kartläggning - Myndigheternas interna arbetsprocesser - Problem hos myndigheterna - Inköpsmönster - Leverantörers förutsättningar att möta krav Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska inköp i staten - Hur uppnå effektivitetsvinster - Områden i behov av reglering - Enhetliga förslag, offentlig sektor samt leverantörer av varor och tjänster 2008-05-16 Sid 25

Problembild i nuläget Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandling & avtal Avropa & beställa Leverans & fakturahantering Bristande styrning mot det ekonomiskt mest fördelaktiga avtalet För lite tid läggs på strategiskt inköpsarbete Bristfälligt stöd för inköpsplanering och uppföljning Nyckeltal och mål saknas Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, Behovet är inte ordentligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket Bristfällig överblick av avtal, leverantörer och sortiment Rutiner för styrning och utveckling av leverantörer saknas Kontroll mot ramavtal sker inte Det är svårt att följa upp gjorda inköp Ramavtalen är svårtolkade för beställaren Hög andel av icke godkända inköp, så kallade otillåtna direktupphandlingar 2008-05-16 Sid 26 Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid avrop Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid kontroll av faktura mot beställning

Inköpsprocessen med elektroniska inköp Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Avropa & beställa Leverans- & fakturahantering Marknadsanalys Upphandla Avancerade e-inköp Bekräfta leveransens kvalitet Behovsanalys Tillhandahålla avtal Enkla e-inköp Matcha inköp & faktura Planering & uppföljning Förvalta avtal Övriga inköp Hantera & betala faktura Utforma regler, rutiner & policies Förvalta stöd & process 2008-05-16 Sid 27

Utmaningar hos myndigheterna vid införande Bristande ledningsstöd Teknikfokuserad utveckling Otillräcklig delaktighet hos medarbetarna Bristande samordning Bristfällig teknik 2008-05-16 Sid 28

Framgångsfaktorer Ett aktivt och uttalat stöd från ledningen Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov Samverkan är viktig Gemensamma standarder Tillgång till lämpliga verktyg 2008-05-16 Sid 29

Sammanställning leverantörer 2008-05-16 2008-03-10 Sid 30

Sammanställning belopp Fakturerat belopp 88% Svenska företag Statliga myndigheter Kommun & Landsting Vissa offentliga rättssubjekt Enskilda firmor/privatpersoner 2% 4% 1% 5% 0% Utländska firmor 2008-05-16 Sid 31

Nyttan uppstår i användningen! Mål Varför Vilka Mätpunkt Mätpunkt 1 Mätpunkt 2 Mätpunkt 3 Önskade effekter Vad Mätpunkt Hur 2008-05-16 Sid 32

Varför? Övergripande mål Politiskt prioriterat Efterfrågan hos myndigheterna Bidrar till att uppfylla ESV:s uppdrag Syftet med effektiva inköpsprocesser Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service 2008-05-16 Sid 33

Vilka bidrar till att skapa effekterna? Regeringen Stabsmyndigheter ESV Kammarkollegiet Verva Offentlig sektor Myndighet Kommuner och landsting Leverantörer Varu- och tjänsteleverantörer Systemstödsleverantörer 2008-05-16 Sid 34

Vad vill/behöver målgrupperna? Ledningens stöd och styrning Strategisk inköpsplanering & styrning Inköpsprocessen Upphandla & hantera avtal Avropa & beställa Leverans & fakturahantering Involvering Strategi Process Organisation Verktyg Kompetens 2008-05-16 Sid 35

Hur ska elektroniska inköp genomföras? Ledningens stöd & styrning Åtgärd 1 Åtgärd 2 Åtgärd Förståelse Strategi Process Organisation Verktyg Kompetens Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd Åtgärd Åtgärd Åtgärd Ågärd Åtgärd 2008-05-16 Sid 36

Välkomna med frågor och synpunkter! Anders Nyström 08-690 45 11, 0708-90 45 11 anders.nystrom@esv.se Myndigheter - www.esv.se/e-fakturering SFTI - www.sfti.se Svefakturan - www.svefaktura.se Näringsliv - www.e-fakturera.nu Frågor e-faktura@esv.se 2008-05-16 Sid 37

Upphandling 08 Halvdagskonferens Galamiddag med underhållning Prisutdelning Årets upphandling Årets upphandlingschef Årets förnyare Årets opinionsbildare Stockholm 4 december 2008 2008-05-16 39

Elektronisk upphandling Jönköpings kommun Björn Isaksson Upphandlingschef Tend&Sign Infört november 2003 ca 30 användare STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Egenutvecklade INKA II omodernt, saknade: Process/projektstöd Dokumentation av processen Distribution av förfrågningsunderlag Utvärderingsstöd Vi ville dessutom: Standardisera upphandlingarna Dokumentera direktupphandlingarna Presentera ramavtalen på intranätet Minska eller avveckla pappershanteringen Begränsa informationsöverflödet STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Kravspecifikation Processtöd för alla upphandlingsformer Annonsering, frågor & svar, massbrev, dokumentation, rapporter, övrigt. Utvärderings- och simuleringsstöd Ramavtalspresentation Avtalshantering Processtöd för direktupphandling Webbaserat system STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Systeminförande Lägga upp alla ramavtal Nyttja processtödet Annonseringen Distribution av gamla förfrågningsunderlag Ta emot e-anbud i dokumentform Utvärderingsstöd vid enkla upphandlingar Fullt ut med strukturerade dokument, frågor och svar, massbrev och utvärdering STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Vad hände? Mer arbete innan annons Utvärderingsmatris klar Avtalsutkast klart Mindre utvärderingsarbete Anbudsgivarna fyller i utvärderingsmatrisen Mindre nollställningsproblematik Enklare avtalshantering Skapar avtal Påminnelser Journal/Forum STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Effekter? STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Bättre kriterier Tydliga Mätbara Simulering av rimligheten STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Transparenta krav och tilldelningskriterier. Grundläggande funktionskrav För att maskinen ska tas upp till bedömning skall följande krav vara uppfyllda: Dubbelsidig dokumentmatning, dubbelsidig kopiering och utskrift, sortering och hantering av A3 och A4 papper. Uppfylls de grundläggande funktionskraven ovan? Ja/Nej svar Ja som svar krävs Upplösning Ange maximal högsta upplösning. 1200* 1200 dpi eller mer(100), Mer än 600 * 600 dpi(50), 600 * 600 dpi(0) STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Transparens Öppet Möjligt räkna ut sitt anbuds värde STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Bättre anbud Anbudsgivaren nyttjar spelplanen Testa olika alternativ Korrekta svar Påminnelse vid uteblivna svar STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Enklare utvärdering/ tidsbesparande Mycket är utvärderat vid anbudsöppnandet Slutlig utvärdering av möjliga vinnare, övriga simuleras Mindre överskottsinformation STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

Efter tre års användande: Från 100 till 180 Fler anbud Få överprövningar Vunna överprövningar Färre supportsamtal från avropare Nöjda anbudsgivare STADSKONTORET Upphandlingsenheten, 2007-06-28

2008-05-16 54

Har metoden att svara med elektronisk enkät inneburit tidsbesparingar jämfört med manuell anbudslämning? 2008-05-16 55

Uppskattad tidsåtgång för att lämna anbud. 2008-05-16 56

Lämna gärna förslag till förenklingar/förbättringar av framtida förfrågningsunderlag. 2008-05-16 57

Svar 4 av 5 leverantörer anser att det förenklar eller sparar tid 2008-05-16 58

Orsaker till svårigheter 2008-05-16 59

Bråttom 2008-05-16 60

Utnyttjar inte systemet 2008-05-16 61

Rädd för att göra fel 2008-05-16 62

Anser att förfrågningsunderlaget är dåligt i sig 2008-05-16 63

Stöter på tekniska problem för sent, 23:45 sista anbudsdag 2008-05-16 64

2008-05-16 65

2008-05-16 66

2008-05-16 67

2008-05-16 68

2008-05-16 69

2008-05-16 70

2008-05-16 71

2008-05-16 72

2008-05-16 73

2008-05-16 74

2008-05-16 75

2008-05-16 76

2008-05-16 77

2008-05-16 78

2008-05-16 79

2008-05-16 80

2008-05-16 81

2008-05-16 82

2008-05-16 83

2008-05-16 85

2008-05-16 86

2008-05-16 87

2008-05-16 88

2008-05-16 89

2008-05-16 90

2008-05-16 91

2008-05-16 92

magnus.hoij@idg.se 08-453 6117 2008-05-16 93

Små företag och offentlig upphandling - med fokus på E-upphandling Ulrica Dyrke Företagarna Stora E-upphandlingsdagen 15 maj 2008 5/16/2008 95

Både offentlig upphandling och små företag är viktiga Den offentliga upphandlingen är omfattande och betydelsefull De små företagen är många och viktiga för konkurrensen vid offentlig upphandling 5/16/2008 96

Små företags deltagande i offentlig upphandling Regeringen vill öka förutsättningarna för små företag att delta i offentliga upphandlingar Endast 27 % av de små företagen deltar, enligt Företagarnas rapport Små företag och offentlig 5/16/2008 97 upphandling (mars 2008)

Företagarnas rekommendationer för att åtgärda det låga deltagandet Dela upp stora upphandlingar, produktmässigt eller geografiskt. Krångliga upphandlingar som tar lång tid är ett problem. Förfrågningsunderlagen kan och bör göras enklare. Kravställandet spelar stor roll. Ställ relevanta och proportionerliga krav. Följ upp de krav som ställs. 5/16/2008 98

E-upphandling E-upphandling är på gång E-upphandling kan effektivisera för offentliga inköpare Kan även underlätta för små företag, förutsatt att de kan vara med i det elektroniska systemet Viktigt att i tid beakta små företags situation vid systemutformning etc 5/16/2008 99

E-upphandling: Att tänka på ur ett småföretagsperspektiv Utformningen av elektroniska systemen är viktig Tillgänglighet och kompatibilitet (jfr 9 kap 2 LOU) Rimliga villkor för tillträde till systemen också betydelsefullt 5/16/2008 100

Spännande framtid inom området Regeringen behandlar förslag om bl.a. - elektronisk auktion - dynamiskt inköpssystem Rätt utformat kan E-upphandling bidra till en effektivare offentlig upphandling - till nytta för både upphandlande 5/16/2008 101

www.foretagarna.se 5/16/2008 102

Vision 2010 Strategiskt IT-inköp för stat, kommun och landsting Jan Schönbeck, Strategiskt IT inköp, Verva Stockholm 2008-05-15

Agenda Nuläge Vår målsättning Våra utmaningar Vägen dit

Våra uppdragsgivare / kunder är stat, kommun och landsting Våra uppdragsgivare / kunder är stat, kommun och landsting Verva har ca 668 potentiella uppdragsgivare It-upphandlingens fördelning 2007 400 4 500 000 000 kr 350 4 000 000 000 kr 300 3 500 000 000 kr 250 3 000 000 000 kr 200 150 2 500 000 000 kr 2 000 000 000 kr 1 500 000 000 kr 100 1 000 000 000 kr 50 500 000 000 kr 0 Myndigheter Kommuner Landsting - kr Staten Landsting Kommuner, övriga Verva hanterar 688 potentiella kunder som svarar för 7 miljarder Verva hanterar 688 potentiella kunder som svarar för 7 miljarder

Statens totala inköpsvolym är är 400 miljarder Itupphandlingen svarar för knappt 2% It- Statens totala inköpsvolym är 400 miljarder Vervas It-upphandlingar svarar för 7 % 5 största ramavtalsområdena svarar för 60 % av inköpsvolymen 2 500 000 000 7% 2 000 000 000 1 500 000 000 1 000 000 000 500 000 000 0 393% PC 2005 TEDA 2005 Servrar, Lagring o tj 2005 Skrivare o Kopiatorer 06 Programvaror/P 2004 5 största ramavtalsområden svarar för 60% av volymen 5 största ramavtalsområden svarar för 60% av volymen