Utrymme för fler! Utvecklingsarbete på BUP Mellanvård Nordost Vendevägen 90, 182 32 Danderyd

Utrymme för fler! Utvecklingsarbete på BUP Mellanvård Nordost Vendevägen 90, 182 32 Danderyd

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning 3 Upptagningsområde och uppdrag 3-4 Problembeskrivning 4 Mål och delmål 5 Bilbokning 6 Besöksbokning 7 Rätt insats 8 Rätt kompetens 9 Samverkan med öppenvården 9 Resultat 10 Hur går vi vidare och reflektion 11 Bilgor: 1. Flödesschema 12 2. Enkät till öppenvården 13 3. Lägesrapport 14 2

Utrymme för fler! Sammanfattning Sedan starten, hösten 2005, har efterfrågan på våra tjänster stadigt ökat. Under 2008 kommer sannolikt antalet patientbesök att öka med 50 % jämfört med år 2006. Vi välkomnar fler barn och ungdomar och vi ska klara av att ta emot dem utan väntetider och samtidigt behålla den låga stressnivån hos personalen! Mellanvårdsenheten är en del av BUPs öppenvård och har ett stort upptagningsområde som sträcker sig från Norrtälje, Sigtuna och Åkersberga till Danderyd. I fokus för utvecklingsarbetet står tillgänglighet. Teamets medlemmar Catharina Wahlqvist, enhetschef Gunilla Carlman- Söderkvist, sjuksköterska/behandlare Eva Askebris, behandlare Inger Lundgren, behandlare/kontaktperson tel. 08 51452166 inger.lundgren@sll.se Barn- och ungdomspsykiatrins målgrupp Barn och ungdomar upp till och med 17 år med psykisk störning, sjukdom eller relationsproblem, som utgör hinder för personlig växt och mognad. Upptagningsområdet Mellanvårdens befolkningsansvar omfattar kommunerna i nordost; Norrtälje, Österåker, Täby, Sollentuna, Upplands-Väsby, Sigtuna, Danderyd, Vallentuna och Vaxholm. Antalet barn och ungdomar 0-18 år är ca 96.700. Vårt uppdrag Mellanvård är en del av öppenvården och vi förstärker de fyra lokala öppenvårdsmottagningarna. Patienter kan inte söka direkt till oss och vi har inte heller eget akutansvar. Vi träffar barn/ ungdomar/ familjer som har ett stort behov av stöd, men där heldygnsvård inte är nödvändig. Vi ger ofta insatser i hemmet eller andra vardagsmiljöer. Vårt arbete är intensivt och flexibelt. Vi erbjuder akuta och snabba insatser såväl som planerade. Insatserna är tidsbestämda och vi ska kunna påbörja nya uppdrag utan väntetid. Bemanning Personalen består av psykologer, socionomer, sjuksköterskor, mentalskötare, behandlare, specialpedagog, speciallärare, assistenter, enhetschef samt barnpsykiater på konsulttimmar, c:a 23,5 tjänster motsvarande heltid. Patientflöde Antal nybesök under 2007 var 166 stycken (en ökning med 25 nybesök jämfört med 2006). Antal pågående ärenden var 240 (en ökning med 62 patienter). Antal besök var 2 424 (en ökning med 727). Antal besök /behandlare var 3 890 ( en ökning med 1 154). I regel arbetar två personer i varje ärende, därav den högre siffran. Patienterna får i genomsnitt 13 besök. Högsta antal besök är 114. Uppskattningsvis pågår våra kontakter tre månader. Våra insatser ska vara tidsbegränsade. Dock har våra patienter ofta en svår och komplex problematik. Därför är det inte alltid enkelt att ge en avgränsad insats. Enstaka kontakter har varat i c:a två år. 3

Rutiner kring uppdrag från öppenvården Vid behov av förstärkning från mellanvården kontaktar personal från öppenvårdsmottagningen i första hand en av våra två teamsamordnare. Beredningsgruppen, som består av teamsamordnarna och enhetschefen går igenom förfrågningarna en gång i veckan. Ärendena sorteras utifrån arbetsbelastning och kompetens till de två teamen. Sen fördelas de till behandlarna vid behandlingskonferensen i resp. team. I akuta eller brådskande fall delas ärenden ut direkt till behandlare. Första steget i kontakten är oftast att personal från mellanvården och öppenvården träffas tillsammans med familjen på öppenvårdsmottagningen. Vid detta möte bestäms vårdplan och tider för gemensamt uppföljningsmöte. I vissa fall har man ett tjänstemannamöte innan man träffar patienten. Problembeskrivning Barnpsykiatrin i Stockholm omorganiserades 2005. Slutenvården samlades i en klinik. Öppenvårdsmottagningar slogs samman till större enheter. Fyra mellanvårdsmottagningar skapades, en i varje geografiskt verksamhetsområde. BUP Mellanvård Nordost startade 1:a september 2005. Under uppbyggnadsskedet har det varit relativt oproblematiskt att fullfölja uppdraget. I medarbetarenkäterna har personalen uppgett låg stressbelastning. Med ökat antal ärenden finns risken att flexibiliteten minskar, väntetider uppstår och att personalen upplever mer stress. Denna tillväxt kräver att logistiken i bilbokning/resor förbättras Bilarna bokas främst utifrån patientens/öppenvårdsmottagningens önskemål om tid och regeln först till kvarn gäller. Det inträffar att bilarna inte räcker till, vilket leder till frustration och långa transporttider. arbetssätten på mottagningen ses över Vi är indelade i två team. Som regel arbetar två behandlare från samma team i ett ärende. I vissa fall är det ett fast par som tar hand om vissa typer av patienter tex barn med Aspergers syndrom. Arbetet går smidigt; man har samma syn på arbetsmetod, lätt att hitta gemensamma tider etc. I andra fall skiftar paret från ärende till ärende. Då händer det att man inte förstår varandras arbetssätt, får svårt att hitta gemensamma tider osv. Båda teamen ansvarar för hela upptagningsområdet och alla har många kontakter; på öppenvårdsmottagningarna, inom skola, socialtjänst mm i de olika kommunerna. Vi som jobbar på mellanvården kommer från många olika tidigare arbetsplatser och har skiftande erfarenheter, kunskaper och rutiner kring både patientarbete och administration. samverkan med öppenvården förenklas Öppenvårdmottagningarna är belastade och har ofta svårt att boka samverkansmöten snabbt eller flexibelt och det påverkar våra möjligheter till snabba, flexibla insatser. Det är krångligt att nå varandra via telefon, ibland pratar vi bara med varandras röstbrevlåda. 4

Syfte och mål Huvudmål Den 1:a januari 2009 ska vi ha samma tillgänglighet som idag och en bibehållen låg stressnivå hos personalen, trots en beräknad ökning av patientbesöken med c:a 50% jämfört med år 2006. Patientbesök 2006 & 2007 samt prognos för 2008 (en ökning med 53,4 % från 2006-2008) 3000 2603 2500 2423 2000 1697 1500 1000 500 0 2006 2007 2008 Delmål Inga väntetider som beror på mellanvården Rätt insats Rätt kompetens 5

Delmål: inga väntetider som beror på mellanvården 1. Optimal användning av reseresurser 2. Jämnare patientflöde 3. Optimal besöksbokning Optimal användning av reseresurser En förändring och en klar förbättring är att bilar bokas via datorn i stället för i en papperskalender. Bokningarna finns överskådligt på en bildskärm i personalens kapprum. Vi har sett över logistiken kring resandet, med målsättningen att undvika krockar och att våra tre bilar används optimalt till de besök som är svåra att ta sig till kommunalt. Under två veckor gjorde vi en kartläggning av tid och färdsätt vid besök. Som framgår av diagrammet nedan skulle bilarna kunna användas mer effektivt. 14 Bilbokning veckorna 49 och 50 12 10 8 6 4 2 0 03-dec 04-dec 05-dec 06-dec 07-dec 08-dec 09-dec 10-dec 11-dec 12-dec 13-dec 14-dec Efter en månad gjorde vi en mätning under ytterligare två veckor då man även fick fylla i tidsvinst vid bilåkning i förhållande till att resa kommunalt. Vid beräkning av tidsvinst användes SL: s Reseplanerare. Resultatet visade, som förväntat, att bilresor generellt innebär en stor tidsvinst. Det framkom också att bilarna emellanåt används till korta resor där man kunde åka kommunalt, vilket medförde att egna bilar används till längre resor då enhetens bilar är upptagna. En bieffekt är att personalen lärt sig söka i reseplaneraren och att åka kommunalt där tidsvinsten inte är så stor med bil. Vidare ger kartläggningen och mätningen en bra överblick över hur bilarna brukar användas. Planeringen för den enskilde behandlaren förenklas när man vet att bilarna utnyttjas mindre en viss veckodag. Ett maximalt utnyttjande av bilarna begränsas av att personalen har fasta konferenstider, handledning etc. Vi har formulerat riktlinjer för vilket färdsätt man bör välja till olika områden. 6

Jämnare patientflöde För att identifiera eventuella bromsklossar har vi ritat ett flödesschema över patientens kontakt med mellanvården (bil 1). Vi gör inga förändringar, eftersom vi tycker att flödet är bra och tillräckligt slimmat. Dock är schemat användbart för att ge personalen en överblick, introducera nya medarbetare och som information till öppenvården. Antal besök vecka för vecka år 2006 och 2007 samt en prognos för 2008 160 140 120 100 80 2006 2007 Prognos-08 60 40 20 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 Diagrammet ovan har tagits fram för att belysa ökningen av ärenden, men också för att se hur besöken fördelar sig över året. Som framgår är belastningen ojämnt fördelad. Vid en jämförelse med BUP Danderyds kurva har det visat sig att den ser nästan exakt likadan ut. Förmodligen är det samma sak på övriga öppenvårdsenheter. Det betyder att det är svårt att göra några större omfördelningar av patientbesöken, men man kan ha en framförhållning vid schemaläggning av planeringsdagar, semester osv. Optimal besöksbokning Öppen tidbok testas av sex medarbetare, vi använder oss av gruppkalendern i vårt mailprogram Lotus. När det har införts på hela enheten ska det förhoppningsvis hjälpa oss i logistiken att boka tider för hembesök och gemensamma möten. Antal personer och kompetens i de två teamen har under senare tid blivit ojämnt fördelad pga föräldraledigheter och annat. Därför har en förändring av sammansättningen behövts. Vi planerade att göra en litet försök med fyra personer att bilda ett geografiskt team med två fasta behandlarpar. Tanken var att pröva om detta kunde vara ett effektivt arbetssätt. Vi stötte på patrull! Det uppfattades inte som en god idé. En del i personalgruppen ville ha en stor förändring direkt. Det har varit mycket arbete för att pussla med variabler som geografi, grundutbildning, metod. Flera diskussioner och olika förslag om hur teamen skulle se ut har lett till att vi ännu inte gjort någon förändring av teamen. 7

Delmål: rätt insats Rätt uppdrag minskat bortfall, noggrannhet vid behandlingsplanering och avslutning när uppdraget är slutfört Förfrågningar Vi har gått igenom ett års förfrågningar från öppenvården, för att se om vi får rätt ärenden och hur stor procent bortfall det varit. Det visade sig att c:a 15% av förfrågningarna inte ledde fram till något uppdrag. När vi har synat dem närmre visar det sig att anledningen varit att klinikinläggning bedömdes som en mer adekvat åtgärd eller att patienten inte varit motiverad, har flyttat, vill avvakta etc. Vi inser att det handlar om situationer som vi inte kan påverka särskilt ofta och att vi får acceptera ett visst svinn. Ofta handlar det dessutom snarare om konsultationer där öppenvården förutsättningslöst vill samråda med mellanvården och kliniken. De mötena är ett positivt tillskott för samarbetet i vårdkedjan. Behandlingskonferens Vi har infört bättre struktur vid dragning av ärenden under behandlingskonferens. Teammedlemmarna är mer förberedda och vi anstränger oss om större noggrannhet vid behandlingsplanering, mer konkret formulerad vårdplan, planering av avslutningtämningsmöten samt när uppdraget är slutfört relaterat till vårdplanen. Inplastade C- GAS protokoll har delats ut till alla. Likaså har alla fått manual till vårt patientadministrativa system, Pastill. Vi har också haft gemensam information om Pastill. Teamsamordnarna får listor över samtliga patienter en gång i månaden för genomgång av kontakterna i samband med behandlingskonferens. Behandlarna drar ut listor över sina egna patienter för ha bättre kontroll över besök, vårdplan mm. Dessutom ser assistenterna, månatligen, över att alla patienter, som haft fler än tre besök, har en vårdplan. Vi införde att en assistent finns med i varje team under behandlingskonferenser. Uppgiften är att föra in vårdplan, C- GAS mm i patientjournalerna. Förändringen har lett till bättre struktur och större patientsäkerhet. Vi gjorde testet i ett team först. Eftersom det visade sig fungera bra ville även det andra teamet införa det. Journalmall En ny journalmall med stödord har utarbetats i syfte att ge enhetlig och enklare dokumentation. En förhoppning är också att den kan förbereda och underlätta övergången till ett datoriserat journalsystem. Två personer har testat mallen. Därefter har vissa revideringar gjorts. En manual till journalmallen och riktlinjer för journalskrivning har gjorts. Hela personalgruppen använder nu journalmallen i alla nya ärenden. Uppföljning att nya journaler skrivs korrekt görs kontinuerligt av våra assistenter som också är behjälpliga för behandlarna. En utvärdering av mallen med all personal har skett och smärre förändringar kommer att göras. Assistenterna har besökt BUP Norrtälje, som har journalsystemet Take Care. Avsikten har varit att få en inblick i det system som förmodligen kommer att införas inom BUP. DSM-IV Var och en av behandlingspersonalen har fått ett exemplar av boken: Diagnostiska kriterier enligt DSM-IV. Vi kommer att ha en intern föreläsning om diagnostik till hösten för att skärpa vår förmåga till korrekta bedömningar. 8

Delmål: rätt kompetens Ökad styrning av kompetens i förhållande till patientens problem, utveckling av vårdprogram användning av dessa samt ta till vara och utveckla kompetens För att bättre kunna planera vårt arbete har teamsamordnarna börjat ta mer bakgrundsinformation i samband med nya förfrågningar. Beredningsgruppen anstränger sig att matcha behandlare med rätt typ av ärende. Metodutvecklingsgrupper som skriver lokala vårdprogram om sin specialitet har skapats. Många ur personalen tyckte att det var svårt att skriva ned sin kunskap. Det har vi löst genom att en som har lättare att uttrycka sig i skrift har intervjuat gruppmedlemmarna om deras område och sedan dokumenterat detta. Vi har utökat vårt behandlingsutbud. En grupp med samspelsbehandling för barn 0-2 år och deras föräldrar har startat. Dagvård pågår med en ungdom under våren och vi har en grupp för patienter med social fobi. Verksamheterna ska utvärderas under våren. När vi tog fram statistik över våra ärenden såg vi att vi fick färre uppdrag, i relation till befolkningsunderlaget, från en av öppenvårdsmottagningarna. Vi gjorde därför några extra informationsbesök på den mottagningen. Resultatet blev fler uppdrag och en jämnare fördelning mellan öppenvårdsenheterna. Samverkan med öppenvården En smidig kommunikation och välfungerande samverkan med öppenvården är en förutsättning för vårt arbete och en välfungerande vårdkedja för våra patienter. Varje termin brukar vi ha uppföljningsmöten med de enskilda mottagningarna för att diskutera övergripande frågor. Deltagare är enhetschef, teamsamordnare och en eller fler behandlare på resp. enhet. Inför vårens uppföljningsmöten skickade vi ut en enkät med några frågor som personalen på öppenvården kunde diskutera i förväg (bil 2). Vid mötena gick vi muntligt igenom svaren. Resultatet är att vi kommit till rätta med missuppfattningar och hittat förbättringsförslag kring kommunikation, kunskapsöverföring och patientregistrering. Exempel på förändringar är rapportering via mail och att ta hjälp av assistenterna för att få tillgång till journaler och patientdata. Vi har också insett att vi behöver fördjupa vår information kring behandlingsplanering för olika patientgrupper som hemmasittare eller patienter med OCD. Vidare har vi för avsikt att ha öppet hus till hösten för nyanställd personal. 9

Resultat Antal besök under 2008 överstiger hittills prognosen! Trots det har vi inte väntetider utan kan påbörja nya uppdrag direkt. Det är sällan brist på bilar utan bilbokningen fungerar bra och det är sällan som privatbilar används. Fler har fått upp ögonen för att kommunala resor ofta är ett gott alternativ. Antal besök vecka för vecka 2006, 2007, en prognos för 2008 samt faktiskt antal besök hittills under 2008 160 140 120 100 80 2006 2007 Prognos -08 2008 60 40 20 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 Stressnivån I SLSO`s årliga medarbetarenkät finns ett antal frågor som behandlar stressnivån hos personalen. Vi ville ha tätare mättillfällen och valde därför ut 3 stressrelaterade frågor från medarbetarenkäten till en Lägesrapport att (anonymt) besvara i samband med APT en gång per månad. Stapeldiagram över resultatet har satts upp på anslagstavlan efter konferensen för en omedelbar feedback till medarbetarna. Lägesrapporten finns i bilaga 3. Medarbetarenkätens resultat på de tre frågorna åren 2007 och 2008 var i genomsnitt 78 resp 78,6. Dessa värden motsvarar en låg stressnivå. Lägesrapporten har hittills genomförts tre gånger. Medelvärdet för dessa mätningar ligger på 4,5, vilket är ett tillfredsställande lågt värde. Det går inte att utläsa någon relation mellan arbetsbelastning och stressnivå. 10

Hur går vi vidare? Vi planerar att utöka kalenderanvändandet genom att introducera nya medarbetare allteftersom. Regelbundna Öppet hus planeras för att öppenvårdens nya medarbetare ska få kännedom om vår verksamhet. Utvecklingen av behandlingsmodeller, lokala vårdprogram fortsätter. Delar av personalgruppen ska påbörja utbildning i samspelsbehandling resp funktionell familjeterapi (FFT) till hösten. Dessutom har vi mängder av idéer i vår idébank, som vi successivt kommer att pröva. Reflektion Det är viktigt att avsätta tid för projektgruppens arbete och information under APT integrera övriga medarbetare i förändringsarbetet använda förändringsmodellen efter projekttidens slut 11

Bilaga 1 Flödesschema för patienter till Mellanvård NO Familjen får info om MV Träffar personal från ÖV + MV vanligast på ÖV, ibland hemma eller kliniken ÖV Beslut Kliniken Gemensam vårdplan Fam., ÖV, MV, (Klin) Ingen BUPkontakt/annat Hembesök Besök MV Nätverk, Grupp Journalföring Grupp Avstämning Familj, MV, ÖV, (Klinik) Mål nått? ja Avslut MV ÖV (Klinik) nej Uppföljning vårdplan Hembesök etc. Avstämning Beslut Avslut MV ÖV (Klinik) 12

Bilaga 2 Enkät till Öppenvårdsmottagningarna 1. Finns det någon medarbetare som aldrig har varit i kontakt med MV kring något ärende? Om ja, varför? 2. Utifrån MV s uppdrag, vad är ni nöjda resp mindre nöjda med beträffande våra insatser/samarbetet/kommunikationen? 3. Är det något ni skulle vilja ändra på i samarbetet och arbetssättet? 13

Bilaga 3 Lägesrapport Ringa in det alternativ som stämmer bäst när du tänker på hur det har varit för dig den senaste veckan Jag har tillräcklig tid att utföra mina uppgifter på ett sätt som jag är nöjd med. Stämmer inte alls 1 2 3 4 5 6 Stämmer mkt bra Jag känner att jag kan koppla av från mitt arbete när jag är ledig. Stämmer inte alls 1 2 3 4 5 6 Stämmer mkt bra Det är roligt att gå till jobbet. Stämmer inte alls 1 2 3 4 5 6 Stämmer mkt bra Eventuella kommentarer 14