Datum 2010-07-07 Sista anbudsdag 2010-08-20 Ref nr: Upphandlingsform ITN -2010-00120 Förenklad upphandling Anbudets giltighet 2010-10-30 Härmed inbjuds Ni att lämna anbud för Kursgård förlagd i Norra Bohuslän Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av kursgård, för en internationell sommarskola anordnad av Linköpings universitet.
1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 INLEDNING BAKGRUND Linköpings universitet (LiU) har 3 500 anställda, 1400 forskarstuderande och 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. En internationell sommarskola (InterCultural DesignCamp) kommer nästa år (2011) att hållas i norra Bohuslän. Sommarskolan är ett samarbetsprojekt mellan 4 universitet i Europa. Hochschule der Medien, Stuttgart, Tyskland, Artevelde Hogeschool, Gent, Belgien, University of the West of Scotland, UK och Linköpings universitet. Totalt kommer 30 studenter från de 4 universiteten och ca 10 lärare, specialiserade inom visuell kommunikation, interkulturell kommunikation, medieteknik och informationsdesign. Till denna sommarskola har vi behov av logi med matlagningsmöjligheter för studenter och lärare, och servering. Kursgården skall vara belägen i norra Bohuslän. Med bakgrund av ovanstående genomför LiU en förenklad upphandling då det statliga ramavtalet omfattar detta. 1.2 UPPHANDLANDE ENHET Linköpings universitet Institutionen för teknik och naturvetenskap (ITN) 601 74 Norrköping 1.2.1 Kontaktperson: Magnus Glänneskog magnus.glanneskog@liu.se 1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter, kravspecifikation, kommersiella villkor(detta dokument) Bilaga 1 SKV4820 Bilaga 2 Sanningsförsäkran Bilaga 3 Uppgifter om anbudsgivaren Bilaga 4 Offertunderlag Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material. 1.4 UPPHANDLINGSFORM Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091). 1
1.4.1 Frågor avseende förfrågningsunderlaget 2010-07-07 Frågor om upphandlingen besvaras av ovanstående kontaktperson. Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e-post. Begäran skall ställas, senast 2010-08-10. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på www.liu.se/upphandlingar. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material. 1.8 FORMELLA KRAV PÅ ANBUDET 1.8.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav, bör krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Bör kraven är viktiga att uppfylla och kan vara avgörande vid valet av leverantör. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.8.2 Anbudets giltighet Anbudet skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se Bilaga 2 Sanningsförsäkran. vara inkommet till Linköpings universitet, senast 2010-08-20, anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande till och med 2010-10-30, vilket skriftligen skall bekräftas i Bilaga 3 (Uppgifter om anbudsgivaren). 1.8.3 Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud inges i original och en (1) kopia, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen. 2
1.8.4 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. 2010-07-07 Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet ITN Monica Johansson Bredgatan 33-34 (Öppettider: mån-fre 09.00-15.30) 601 74 Norrköping 602 21 Norrköping En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretessen då inte kan garanteras. 1.9 UTVÄRDERING Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.8) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. 1.9.1 Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denna inte har några restförda skulder avseende skatter och avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att själv fylla i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter (se bilaga 1). Blanketten sänds sedan för ytterligare ifyllnad till Skatteverket. Komplett ifylld blankett skall bifogas tillsammans med anbudet till Linköpings universitet. Blanketten får ej vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på- eller översatt till svenska. Registreringsbevis - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet för att bl.a. visa vem som är firmatecknare för företaget. Motsvarande krav ställs på utländsk anbudsgivare. Sanningsförsäkran - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga korrekt ifylld blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 2). Uppgifter om anbudsgivaren - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (se bilaga 3) 3
1.9.2 Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, som återstår i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. 2010-07-07 Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Anbuden värderas efter kriterierna med olika viktning enligt nedan. 1.9.3 Utvärderingskriterium Vikt Totalpris enligt 2 Kravspecifikation 85 % Övriga önskemål poängsatta enligt kap 2. Kravspecifikation 15 % De ställda kriterierna kommer att utvärderas på följande sätt. Pris Totalpris skall anges enligt 2. Kravspecifikation. Dessa kommer att jämföras inom respektive del och poängsättas så att lägst pris får 10 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: lägst summa/offererad summa x 10. Resultatet kommer att viktas med viktfaktorn för pris. Övriga önskemål Bedömning av övriga krav baseras på uppgifter lämnade i kravspecifikationen. Inom respektive område kan ett maximalt antal poäng erhållas. Normering av poäng kommer att göras innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Det sker enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximal poängsumma x 10. Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för övriga krav. Val av leverantörer. Efter viktning av de olika kriterierna räknas en totalsumma fram. Denna totalsumma blir sedan grunden för urvalet. Om två anbudsgivare hamnar på samma poäng kommer de att prioriteras enligt följande: 1: Bäst poäng på pris, 2: Bäst poäng på övriga krav. 1.10 BESLUT Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 4
1.11 SEKRETESS/OFFENTLIGHET I UPPHANDLINGSÄRENDEN Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s k kommersiell sekretess efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 5
2. KRAVSPECIFIKATION En internationell sommarskola (InterCultural DesignCamp) kommer nästa år (2011) att hållas i norra Bohuslän. Sommarskolan är ett samarbetsprojekt mellan 4 universitet i Europa. Hochschule der Medien, Stuttgart, Tyskland, Artevelde Hogeschool, Gent, Belgien, University of the West of Scotland, UK och Linköpings universitet. Totalt kommer det 30 studenter från de 4 universiteten och ca 10 lärare, specialiserade inom visuell kommunikation, interkulturell kommunikation, medieteknik och informationsdesign. 2.1 BESKTIVNING AV UTFÖRANDE, SKALL KRAV OCH BÖR KRAV Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall-krav, bör-krav eller att anbudsgivaren ombeds ange eller beskriva något. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående tabell, samt att ange beskrivning där sådan efterfrågas. I svarsrutorna står angivet, rörande frågor som kommer att utvärderas, vilken poäng anbudsgivaren kan erhålla på respektive fråga. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej-svar. 2.2 GEOGRAFISK PLACERING Förläggningen skall vara placerad i Norra Bohuslän Ja Nej 2.3 TID FÖR GENOMFÖRANDE AV SOMMARSKOLA Kursgården skall vara tillgänglig följande datum: Ja Nej Ankomstdag: 7 augusti Avresedag: 21 augusti 2.4 HUVUDSPECIFIKATION 2.4.1 Boende Förläggningen skall erbjuda: 30 st Studenter 1-bädds till 4-bädds (möjligen 5-bädds) rum (14 nätter) Redovisa vad ni erbjuder. 13 st Personal 4 lärare stannar 14 dagar (hela tiden) och bör få enkelrum 8 lärare stannar 7 dagar 1 lärare stannar 4 dagar För dem som är där kortare tid kan flerbäddsrum (2 sängplatser) diskuteras. Vi vet inte i nu-läget hur stort överlappet blir mellan de som stannar kortare tid. Ni skall lämna pris på worst case. Dvs: natt 1-4 13 personer natt 5-8 12 personer natt 9-14 12 personer I god tid innan vistelsen kommer vi att redogöra för hur många plaster och när vi behöver dem. Redovisa hur ni kommer att placera personalen. 6
2.4.2 Förplägnad Förläggningen skall erbjuda: Frukost För samtliga personer samtliga dagar (14 dagar). Se boendet vad gäller antal och dagar. Lunch (alt 1) Köksmöjligheter, för att själva ordna med detta gruppvis. Redovisa för hur köksmöjligheterna att laga lunch gruppvis ser ut. Middag 8 stycken middagar med 40 personer närvarande. Middag Möjlighet att kunna laga maten själva eller tillsammans med ordinarie personal vissa dagar (4), då studenterna och lärarna från respektive land står för middagen. 2.4.3 Option Förplägnad Förläggningen bör kunna erbjuda: (detta pris kommer ej att utvärderas, ange pris under punkt 2.5) Option 1 För samtliga personer vid 8 tillfällen. Lunch (alt 2) Ange pris per person. Option 2 Fika Eventuellt är vi intresserade av fika förmiddagar och eftermiddagar. Ange pris per person. 2.4.4 Undervisningslokaler mm Förläggningen skall erbjuda: Större mötessal med normal A/Vutrustning inkl. dataprojektor, blädderblock. För minimum 50 personer 7 grupprum för 4-5 personer i varje grupp 1 arbetsrum för lärare för minimum 12 personer Att användas för föreläsningar, presentationer och redovisningar (se preliminära tider i bilaga). Att användas av studenterna i grupparbetet (40 % av tiden kommer de att arbeta i sina grupper) Dels som arbetsrum för lektionsförberedelser, men även för lärarseminarier (egen kunskapsinhämtning). A/V-utrustning i form av dataprojektor samt blädderblock, m.m. 2.4.5 Övrig utrustning (2p) Förläggningen skall erbjuda: Utskriftsmöjligheter i färg, A4 (Utskrift i färg A3, ger 1p) Redovisa vad ni kan erbjuda WLAN eller LAN i samtliga utrymmen där vi arbetar. (Nätverskuppkoppling på rummen där vi bor ger 1p) Redovisa vad ni kan erbjuda 7
2.4.6 Pedagogisk miljö (2p) Beskriv här hur en sommarskola skulle fungera hos er. 2.4.7 Avskildhet (1p) Beskriv hur studenterna kan arbeta i relativ ostördhet på dagarna. 2.4.8 Övrig information (1p) Kursgården skall ha närhet till allmänna kommunikationer som buss/tåg Ange avstånd till allmänna kommunikationer, redovisa avstånd till närmaste livsmedelsaffär för inköp av ev. lunchmat, fika, m.m. 2.5 PRIS Totalt pris enligt ovan specifikation Pris: Pris Option 1 Pris Option 2 2.6 ÖVRIGA ÖNSKEMÅL Beskriv på vad sätt ni kan hjälpa till med nedanstående: Gästföreläsare Bohusläns kultur- och ekonomihistoria (forntid till nutid), 2p Bohusläns konsthistoria (mer än bara Göteborgskolorister och Wilhelmsson), 1p Hur västkusten/bohuslän/norra delen marknadsförs idag och varför. Vilken bild kommuniceras internationellt. 4p Bohusläns historia vad gäller handel, turism och internationella kontakter 3p Hjälp med kontakter av andra intressenter Vi vill gärna få hjälp med att komma i kontakt med: regionala och lokala företrädare för turism, museer, kultur 4p reklam- och kommunikationsbyråer som jobbar med marknadsföringen av turism i norra Bohuslän 4p Tjärnö Marinbiologiska laboratorium 1p Anledningen till ovanstående är för att få göra studiebesök hos intressanta aktörer såsom museer, turistbyråer, reklambyråer, kommunikationsbyråer, avdelningar på kommunkontor som är ansvariga för turism, m.m. Vi önskar också få med företrädare för kommunala/regionala turistorganisationer, museer, byråer eller motsvarande på vissa seminarier och slutredovisningar. Egna tillägg Möjlighet till rekreationer Vi är tacksamma för förslag på aktiviteter (bad, kultur, egna specialiteter, m.m.) som dels kan vara till stöd för själva kursen, men också andra mer fritidsbetonade aktiviteter för studenter och lärare. Ange eventuella extra kostnader för dessa. 8
3. KOMMERSIELLA VILLKOR De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget accepteras i sin helhet. Ja Nej 3.1 AVTALSHANDLINGAR/RANGORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet et, daterat 2010-07-07 Leverantörens anbud 3.2 FAKTURERING OCH BETALNING Fakturan skall delas mellan samtliga inblandade universitet (4) utifrån antal personer från varje universitet. Dokumentation över hur fakturan skall fördelas erhålls senare från Linköpings Universitet. Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions- och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer. 3.3 IINFORMATION Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka uppdraget. 3.4 KONRAKTPERSONER Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 3, Uppgifter om anbudsgivaren till förfrågningsunderlaget 3.10 AVBOKNINGSREGLER I enlighet med vad som angetts i leverantörens anbud. 3.11 FORCE MAJEURE Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 9
3.14 UPPSÄGNING OCH HÄVNING 2010-07-07 Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter. 3.15 MARKNADSFÖRING Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 3.16 TVIST Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 10