Flytt av e-post till OCS GU gemensam e-post och kalender Sidan 1 av 7
Innehållsförteckning: 1. Syfte med dokumentationen... 3 2. Flytt av poppad e-post till en.pst-fil... 3 2.1. Flytt av (poppad) Eudora till Outlook Express... 3 2.2. Flytt från Outlook Express till Outlook... 3 2.3. Hitta sökvägen till befintlig Outlook.pst-fil... 3 3. Flytt av e-post från Outlook (kopplad mot exchange)... 4 4. Komma åt pst-arkivet i Outlook OCS... 5 4.1. Import av data till portalen mapp för mapp.... 5 4.1.1. Drag och släpp, klippa och klistra... 5 4.1.2. Import-/exportguiden... 6 4.2. Automatisk Import av pst-filen, rekommenderas inte... 7 Sidan 2 av 7
1. Syfte med dokumentationen För tekniker och avancerade användare. Detta dokument beskriver manuell flytt av poppad mail. 2. Flytt av poppad e-post till en.pst-fil Innan exporten bör användaren rensa sin brevlåda och tömma borttaget mappen och skräpmappen för att slippa exportera mail i onödan. Gör detta innan OCS-connectorn för Outlook installeras. (info: pst står för Personal Storage) 2.1. Flytt av (poppad) Eudora till Outlook Express 1) Stäng Eudora. 2) Starta Outlook Express. 3) Gå in under Arkiv och sedan Importera. 4) Välj sedan Meddelanden. 5) Välj Eudora Pro eller Light, [Nästa]. 6) Bläddra till mappen som innehåller Eudoraprofilen. Denna kan ligga under c:\program\qualcomm\eudora, eller under profilen c:\documents and Settings\ Användarnamn \Application Data\Qualcomm\Eudora. 7) Välj Nästa. 8) Välj Alla mappar, [Nästa]. 9) Gör om samma moment igen, fast denna gång med Adressboken (välj Annan Adressbok ). 10) Kontrollera att alla mail kommit in i Outlook Express, och att kontakterna kom med. 11) Stäng Outlook Express. 12) Kom ihåg att tala om för användaren om var bifogade mail finns. 13) Fortsätt med del 2. 2.2. Flytt från Outlook Express till Outlook 1) Starta nu Outlook. 2) Gå in under Arkiv och sedan Importera och Exportera. 3) Välj Importera från ett annat program eller annan fil. 4) Välj sedan Outlook Express 4.x, 5.x, [Nästa]. 5) Svara JA på frågan om du vill importera. 6) Kontrollera att mail och kontakter finns med i Outlook. 7) Stäng Outlook. 8) Fortsätt med del 3. 2.3. Hitta sökvägen till befintlig Outlook.pst-fil 1) Starta Outlook. 2) Högerklicka på Personliga mappar, och välj Egenskaper för personliga mappar. 3) Klicka på knappen Avancerat, och skriv ner sökvägen till den personliga mappen (*.pst). 4) Stäng Outlook. Detta gör att du hittar.pst-filen som senare kan importeras in i Outlook. Sidan 3 av 7
3. Flytt av e-post från Outlook (kopplad mot exchange) Dvs allt som inte redan ligger i en befintlig PST-fil. Innan exporten bör användaren rensa sin brevlåda och tömma borttaget mappen och skräpmappen för att slippa exportera mail i onödan. För att kopiera den befintliga e-posten i Outlook gör så här: 1) Starta Outlook, klicka på Arkiv Importera Exportera 2) Välj Exportera till en fil [Nästa] 3) Personlig Mappfil (.pst) [Nästa] 4) Välj användarens egen postlåda (högst upp), kryssa i rutan Inkludera undermappar [Nästa] 5) Klicka på bläddra för att välja plats och namn enligt nedan: o Döp filen (tex. Gammal e-post) och lägg den i Mina dokument, Skrivbordet eller någon annan plats där du hittar den senare när den skall importeras eller säkerhetskopieras. Ändra inte på alternativen [Slutför] 6) Du kan välja nytt namn, men det behövs inte, ändra till Ingen Kryptering [OK] o Det tar en stund innan filen är klar. Nu skapas en.pst-fil på skrivbordet som senare kan importeras in i Outlook. Sidan 4 av 7
4. Komma åt pst-arkivet i Outlook OCS Grundkrav: Ha en installerad OCS Connector via Göteborgs universitets Outlook e- postinstallations-/konfigurationsprogram. Starta upp Outlook. Välj profilen GU-OCS om det inte sker automatiskt. Första gången hämtas den globala adressboken hem, det tar en minut eller två. Du får tillgång till gamla mail i pst-filen enklast genom att öppna filen som ett fristående arkiv på detta sätt: Välj Arkiv Öppna Outlook-datafil. Bläddra fram till den filen som skapats och öppna den. Då kommer det upp som ett separat arkiv till vänster under användarens Oracle- brevlåda. 4.1. Import av data till portalen. Detta kan göras på 2 olika sätt i Outlook: 4.1.1. Drag och släpp, klippa och klistra Klicka på Mapplista för att se alla mappar. Gå in i den arkiv-mapp du vill kopiera ifrån. Markera alla mail eller objekt du vill kopiera, högerklicka på ett markerat objekt och välj kopiera. Gå till rätt mapp dit du vill kopiera till, högerklicka, välj klistra in. Om du bara drar så flyttas objektet från arkivet. För att att kopiera håll Ctrlknappen nere innan du släpper över objekten (du ser då ett litet plus vid muspekaren). Flytta alla mappar i arkivet till 1 mapp i arkivet och dra därefter den mappen till Oracle-postlådan. Sidan 5 av 7
4.1.2. Import-/exportguiden Främst för Kalendern. Övriga mappar kan man göra enligt tidigare punkt. Ställ dig i Mapplistan på mappen du vill kopiera till, välj därefter Arkiv Importera och Exportera. Välj Importera från ett annat program eller en annan fil Klicka Nästa. Välj Personlig mappfil (.pst) Klicka Nästa Sidan 6 av 7
Här klickar du Bläddra och letar fram filen du skapat tidigare. Välj lämpligt alternativ för dubbletter. Klicka Nästa. Här kan du välja vilken mapp som ska importeras till den mappen du valde inledningsvis. Två alternativ finns: Importera objekt till den aktuella mappen Väljs i de fall mapparna har olika namn (Kalender vs Calendar, Kontakter vs Contacts). Importera objekt till samma mapp i: Väljs i övriga fall. En varning kan komma upp. Klicka Ok. Fortsätt med detta steg tills du importerat de mappar du vill ha in till OCSpostlådan, det vill säga servern. 4.2. Automatisk Import av pst-filen, rekommenderas inte Automatisk import av pst-filen rekommenderas inte. Det går att importera alla objekt samtidigt genom att välja den översta mappen, dvs hela tidigare brevlådan och markera Importera objekt till samma mapp i: men detta leder tyvärr till en massa problem med olika namn på mappar mm. Till exempel objekt som inte kan importeras för att det finns OLE-objekt i dem (kontakter m extrainfo typ bilder). Om man gör en automatisk import och det efter importen saknas filer i mappar måste man göra manuell flytt/kopiering mapp för mapp samt att det kan vara olika namnstandarder Svenska och Engelska vilket ger fler mappar. Sidan 7 av 7