JITSY FÖRVALTNINGSPLAN 2011

JITSY FÖRVALTNINGSPLAN 2011 Filnamn: Bilaga 5 -.docx1 Författare: NN Sidan 1 av16 2011-08-26

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 4 1.1 SYFTE MED FÖRVALTNINGSPLANEN... 4 1.2 BAKGRUND... 4 1.3 OMFATTNING AV FÖRVALTNINGSOBJEKTET... 5 1.3.1 Uppdrags- och stödverksamhet på juridiska avdelningen... 5 1.3.2 Teknisk uppbyggnad av ärendehanteringssystemet Jitsy... 5 1.3.3 Schematisk översikt över systemet... 6 1.3.4 Jitsy en del i en gemensam förvaltning... 7 2 FÖRVALTNINGSUPPDRAGET... 8 2.1 FÖRVALTNINGSAKTIVITETER... 8 2.2 UPPDRAGSTYPER... 9 2.3 LEVERANSPLANERING... 9 3 MÅL MED FÖRVALTNINGSARBETET... 10 3.1 ÖVERGRIPANDE MÅL... 10 3.2 MÅL MED FÖRVALTNINGSARBETET 2011... 10 3.2.1 Användarstöd... 10 3.2.2 Planerbara ändringar... 11 3.2.3 Icke planerbara (akuta) uppdrag/ändringar... 11 3.2.4 Förvaltningsstyrning... 12 3.2.5 Drift... 12 4 ORGANISATION... 12 4.1 FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN PÅ FÖRVALTNINGSARBETET... 12 4.2 BEMANNING... 13 4.3 ROLLBESKRIVNINGAR... 13 4.4 BESLUTS- OCH ARBETSGRUPPER... 14 4.5 STYRGRUPPENS MEDLEMMAR... 14 4.6 OPERATIVA GRUPPEN... 14 4.7 KONTAKTLISTA FÖR RESURSER FÖR JITSY FÖRVALTNING... 14 5 RESURSPLANERING... 15 5.1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 15 5.2 BUDGET FÖR JITSY... 15 5.3 RESURSBEHOV FÖR FÖRVALTNINGSARBETET PÅ JURIDISKA AVDELNINGEN... 15 6 MÖTEN... 16 7 GRAF ÖVER FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN FÖR JITSY... 16 2 av 16

Bilagor finns i dokumentarkivet på verksgemensamt Nr Titel 1 146-Iitsy - Systembeskrivning v 1.0.doc Ändringsförteckning Version När Vem Vad 0.1 2011-01- 11 MSW Skapat dokumentet utifrån förvaltningsplanen för 2011 0.2 2011-02- M SW Fastställd av styrgruppen Distributionslista Datum Vem Organisation/Företag Styrgruppen för Jitsy Högskoleverket, IdaInfront Förvaltningsgruppen Högskoleverket, IdaInfront 3 av 16

1 Inledning 1.1 Syfte med förvaltningsplanen Förvaltningsplanen syftar till att klargöra hur förvaltningen ska fungera och är ett underlag för överenskommelser mellan berörda parter. För att säkerställa att förvaltningsarbetet bedrivs med fokus på verksamhetsnytta samt med ordning och reda har denna förvaltningsplan tagits fram. Då de krav som olika intressenter ställer ändras över tiden är det viktigt att planen uppdateras inför varje nytt budgetår/förvaltningsperiod (12 månader), och därmed blir en levande beskrivning. Strategiska förändringar ska beslutas av styrgruppen. Förvaltningsplanen ägs av systemägaren och förvaltas av systemförvaltaren. Denna version av förvaltningsplanen gäller från 2011-01-01--2011-12-31. 1.2 Bakgrund Högskoleverket tog våren 2006 ett beslut att införa elektronisk ärendehantering för att ge ett bättre stöd för handläggningarna inom Högskoleverket och minska pappershanteringen. Den avdelning man valde att börja med var bedömningsavdelningen, och att systemet därefter skulle vidareutvecklas för andra avdelningar. Som steg två valde man att införa elektronisk ärendehantering på juridiska avdelningen. Syftet med ett ärendehanteringssystemet Jitsy, utvecklat för juridiska avdelningen, är att öka effektiviteten för handläggning av ärenden för juridiska avdelningen öka servicen till myndigheternas målgrupper att få ett system som stödjer ett nytt arbetssätt och därmed ersätta vissa manuella hanteringar att ge stöd för externa förfrågningar som ofta inkommer via e-post ge ökade möjligheter för att ta fram statistik 4 av 16

1.3 Omfattning av förvaltningsobjektet Genom att beskriva förvaltningsobjektet, såväl ur verksamhets- som IT-perspektiv, går det att säkerställa att hela objektet förvaltas, vilket i sin tur bidrar till en högre sannolikhet att applikation och teknisk plattform stödjer verksamheten i form av verksamhetsnytta och process/uppgifter. 1.3.1 Uppdrags- och stödverksamhet på juridiska avdelningen Applikationen Jitsy har uppdraget att stödja juridiska avdelningen inom Högskoleverket. Jitsy ska i första hand stödja handläggningen av tillsynsärenden men även andra frågor av juridisk karaktär liksom egeninitierade ärenden och projekt kan få stöd i Jitsy. De ärendetyper som stöds av Jitsy är: Dossier 30 Allmänna frågor (bl.a. föreskrifter) Dossier 31 Tillsynsärenden Dossier 39 Övrigt Även externa förfrågningar hanteras av Jitsy. Dessa diarieförs inte och finns därför inte i dossierplanen men en angiven dossier. 1.3.2 Teknisk uppbyggnad av ärendehanteringssystemet Jitsy Jitsy bygger på produkten iipax från Ida Infront Ab samt är beroende av ett antal tredjepartsprodukter. I produkten iipax finns ett antal servrar för bl.a. dokument- och ärendehantering. Dessa komponenter utgör grunden för webbapplikationen Jitsy. Applikationen i sin tur består av både server- och klientkomponenter. Systemet har också beroenden till olika tredjepartsprodukter t ex databashanterare, applikationsserver, olika open-source ramverk och tekniker. 5 av 16

1.3.3 Schematisk översikt över systemet Jitsy samverkar med flera externa program och komponenter. Nedanstående bild visar en schematisk översikt. Vissa delar är gemensamma med övriga ärendehanteringssystem på Högskoleverket inom Itsy-systemet. För en mer detaljerad beskrivning hänvisas bilaga 1, 146-Bitsy - Systembeskrivning v 1.0.doc. Bilaga 1 beskriver hur systemet Bitsy är uppbyggt tekniskt och Jitsy är uppbyggt av samma systemmoduler varför vi inte tagit fram en systembeskrivning enbart för Jitsy. Skanner Skrivare Användakatalog (Ldap) Dokumentvisningsprogram (DI) Webbanmälan på HSV Direkt (Site Vision) Informationsmottagare (Broker) Tillitsy Jitsy Utvitsy Gemensam kod Iipax Suite Bitsy Iipax Analyser Statistikverktyg Mailserver Stödlistor Diarium Figure 1 Systemet och externa komponenter och program - Användarkatalog En global användarkatalog, LDAP används för administration av användarkonton. - Diabas API För integrationen med Högskoleverkets diarieföringssystem Diabas används en tredjepartsprodukt som heter Diabas API. - Skanner För integration med skanner finns ett program som läser av den katalog man vill använda för inskannade filer och lägger in dem i systemet. - SiteVision Webbformulär byggda i SiteVision som omvandlar ifyllt formulär till e-post som tas om han av Tillitsy för att skapa tillståndsärenden. - E-postserver Det finns två programmoduler (MailPollerCronJob och MailPushPlugin) som automatiskt skickar respektive hämtar e-post från HSV:s mailserver. 6 av 16

1.3.4 Jitsy en del i en gemensam förvaltning För att få till stånd en effektiv förvaltning och underlätta nyutveckling av ärendehanteringssystem till andra avdelningar på Högskoleverket, har beslut fattats om att så mycket som är möjligt och rimligt skall utgöra gemensam förvaltningsgrund. Ett arbete har genomförts att bryta ut en generell kodbas för Högskoleverket Itsy. Fördelarna med detta är flera. - När beslut har fattats om kodändring i de gemensamma delarna, så behöver ändringen bara utföras på ett ställe. Risken för att något delsystem inte får med rättningen minskar. - Kostnaden för att ta fram nya ärendehanteringssystem för andra avdelningar minskar om man har kommit överens om en standard där mycket går att återanvända. - Kostnaden totalt sett för Högskoleverket minskar om produktuppgraderingar eller teknikskiften som kräver portningsarbete (anpassningar till ändrad teknik) kan göras på en gemensam grund istället för på flera olika ställen. - Möjlighet finns också att i framtiden bygga ihop systemen och behörighetsstyra åtkomsten av olika arbetsytor. En konsekvens av detta beslut är dock att samordning kommer att krävas mellan de olika förvaltningarna, för att fatta beslut om de ändringar som kommer att påverka alla systemen. 7 av 16

2 Förvaltningsuppdraget Förvaltningen av Jitsy definieras genom förvaltningsaktiviteterna användarstöd, planerade ändringar, icke planerbara ändringar, förvaltningsstyrning och drift samt avgränsas genom definition av uppdragstyper. 2.1 Förvaltningsaktiviteter Aktiviteter Användarstöd Planerbara ändringar Icke planerbara (akuta) ändringar Förvaltningsstyrning Drift Definition Avser åtgärder för att ge användare och övriga intressenter stöd i problemsituationer, samt åtgärder för att förebygga problem t.ex. utbildning Avser ändringar som är kända. Rapportverktyg som används för ändringshantering är JIRA. Ändringarna kan delas in i olika typer: Bug fel, Task beslutade utvecklingsaktiviteter, Improvement förbättringar på befintlig funktionalitet Avser åtgärder från det att ett ändringsbehov uppstår till dess att ändringen är införd. Ändringshantering avser både applikation, data och verksamhet. Arbetet med att styra, planera och följa upp förvaltningsarbetet Drift avser aktiviteter för att säkerställa driften av förvaltningsobjektet Definitionerna ovan ger en övergripande bild av förvaltningsarbetet. 8 av 16

2.2 Uppdragstyper Förvaltningsaktiviteterna för att hantera Jitsy kan indelas i följande uppdragstyper: Uppdragstyper Planerbara uppdrag (inom förvaltningen) Akuta uppdrag (inom förvaltningen) Uppdrag utom förvaltningen Definition Planerbara uppdrag prioriteras av förvaltningsgruppen, utifrån de mål och den budget de fått av styrgruppen. Planerbara uppdrag kan innefatta både små och stora uppdrag. Till grund för detta arbete ligger uppsamling av inkomna ändringsbegäran i JIRA Direkta fel som bryter allt annat förvaltningsarbete och som t.ex. kan medföra att Jitsy inte är åtkomligt Andra fel som kan medföra att tillsynsverksamheten inte kan utföras Uppdrag som faller utom förvaltningens ramar (mål och budget) ska beslutas av styrgruppen för vidare beredning och äskande av resurser till den nivå som frågans karaktär påbjuder. Styrgruppen kan antingen avslå uppdraget alternativt agera för tilldelning av mer resurser till förvaltningsobjektet eller tillsätta ett separat projekt. Dessa projekt ska koordineras med förvaltningsarbetet för att få en sammanhållande styrning av förvaltningsarbetet. 2.3 Leveransplanering Två leveranser är inplanerade under året. Den första i september med de ändringar som är nödvändiga med anledning av övergången från Diabas till Regytan och den andra i oktober som innehåller ny funktionalitet och uppgradering av dokumentträdet (dojon). Se sprintplan 2011 9 av 16

3 Mål med förvaltningsarbetet Målavsnittet inleds med övergripande mål för förvaltningen av Jitsy vilka därefter brutits ned i ytterligare mål. 3.1 Övergripande mål Övergripande mål för förvaltningen är att vidareutveckla Jitsy med nya funktioner som tillför förbättrad funktionalitet för att systemet till ett ännu bättre stöd i handläggningen av ärenden. 3.2 Mål med förvaltningsarbetet 2011 Utifrån de övergripande målen har målet med förvaltningsarbetet formulerats och brutits ned i förvaltningsaktiviteter. Följande förvaltningsaktiviteter har identifierats. 3.2.1 Användarstöd Målet för användarstöd är att: Ge information till användarna på ett tydligt sätt så att de förstår hur samtliga ärendetyper och förfrågningar handläggs via Jitsy Målet uppnås genom följande aktiviteter: Delmål/aktivitet Startdatum Leveransdatu m Prio Ansvar Utbildnings- och informationsaktiviteter (samt akuta insatser) Utvärdering av Jitsy Uppdatering av användarhandbok inklusive snabbmanualer Kommuniceringsmallar Löpande under året Löpande under året Löpande under året MSW MSW SA PK 10 av 16

3.2.2 Planerbara ändringar Målet för ändringshantering under 2011 är att: Ändringar i förvaltningsobjektet ska genomföras på ett strukturerat och ändamålsenligt sätt. Under perioden ska följande ändringar genomföras inom den planerbara förvaltningen. Delmål/aktivitet Startdatum Leveransdatu m Prio Vidareutveckling utifrån rapporter som ligger i JIRA 1. Sprintplan 2011 Sept och okt 2011 Ansvar 3.2.3 Icke planerbara (akuta) uppdrag/ändringar Delmål/aktivitet Startdatum Leveransdatum Prio Ansvar Akuta rättningar/ändringar i systemet som inte har kunnat förutses Sker i första hand i samband med planerad leverans, annars snarast. 11 av 16

3.2.4 Förvaltningsstyrning Mål för förvaltningsstyrning under 2011 Fortsatt arbete med att utveckla bra samarbetsformer mellan förvaltningarna för Högskoleverkets Itsy-system. 3.2.5 Drift Tillgänglighetsmål - Inga produktionsavbrott för Jitsy under 2011 på grund av fel i de egna IT-stöden - Inga skannerstopp Då det gäller avhjälpande av fel enligt ramavtal så gäller att felavhjälpning ska påbörjas inom en (1) timme, under ordinarie kontorstid (leverantörens normala arbetsdagar 08:00-17:00) från det att anmälan om fel rapporterats. För driftshindrande fel i applikationen Jitsy ska felavhjälpning påbörjas inom en timma under ovan nämnda ordinarie kontorstid under perioderna 10/1-30/6 samt 10/8-20/12. Driftmålen för perioden är formulerade enligt nedan och uppnås genom följande aktiviteter: Delmål/aktivitet Back-up-funktionalitet i server Back-up-rutiner applikationen Färdigda tum Pr io Ansvar Systemadministratör Databasansvarig Diskutrymme och uppgraderingar Systemadministratör Se även Driftrutin för itsy-systemen 2009 v10 4 Organisation Förvaltningsorganisationen för Jitsy har skapats med utgångspunkt i beskrivningen av förvaltningsobjektets omfattning och inriktning. Utifrån identifierade behov beskrivs här förvaltningsorganisationen för Jitsy. Förvaltningsorganisationen är en mikroorganisation, i likhet med en projektorganisation, med syfte att förvalta och vidareutveckla Jitsy. För att hantera förvaltningsuppdraget behöver alla berörda parter vara representerade i förvaltningsorganisationen. 4.1 Förvaltningsorganisationen på förvaltningsarbetet Det strategiska perspektivet av förvaltningsorganisationen utgörs av IT-chefen. Den strategiska nivån ingår inte i det löpande förvaltningsarbetet utan säkerställer ett övergripande perspektiv för samtliga processer och system inom Högskoleverket. 12 av 16

4.2 Bemanning Det är viktigt att förvaltningsorganisationen är korrekt bemannad då en felbemannad organisation kan medföra att de åtaganden som finns beskrivna i förvaltningsplanen inte kan uppfyllas. Följande principer behöver beaktas vid bemanning av en effektiv förvaltningsorganisation: rollerna ska bemannas av personer (inte grupper eller funktioner) roller på budget- och beslutsnivå ska bemannas av olika personer (en person per roll) ägandet ska placeras hos den primära part vars verksamhet stöds av förvaltningsobjektet. Att bemanna förvaltningsorganisationen är en styrgruppsfråga, men ska baseras på individens intresse och kompetens för uppdraget att nå målen i förvaltningsplanen. 4.3 Rollbeskrivningar Förvaltningsorganisationen består av ett antal olika roller och nivåer med ansvar och befogenheter för att driva förvaltningsarbetet. Budgetnivån innehåller de roller som har befogenhet att fatta beslut om mål och budget för förvaltningsarbetet. Budgetnivån utgör därmed förvaltningens styrgrupp. Beslutsnivån innehåller de roller som från styrgruppen, har fått ett delegerat ansvar för att fatta löpande beslut om förvaltningsarbetet. Beslutsnivån ingår i förvaltningsgruppen. Beslutsnivån utgörs av förvaltningsgruppen som består av systemförvaltaren, systemansvarig tillsammans med tekniska systemförvaltaren. Denna nivå leder och samordnar det löpande förvaltningsarbetet inom ramen för lagd budget. Den operativa nivån består av de roller som utför olika förvaltningsaktiviteter. Se Graf över förvaltningsorganisationen för Jitsy nedan. Besluts- och bugetnivån: Avdelningschef för juridiska avdelningen NN Avdelningschef för IT-avdelningen NN Beslutsnivå Systemansvarig för itsy-systemen - Övergripande ansvarig för förvaltningsarbetet för samtliga itsy-system. Är sammankallande till gemensamma förvaltnings- och driftsmöten - NN Systemförvaltare - Sammankallande i förvaltningsgruppen. Ansvarig för att samordna arbetet i förvaltningsgruppen NN Teknisk systemförvaltare - Ansvarig för samordning arbetet i förvaltningsgruppen med avseende på teknik NN (IdaInfront). 13 av 16

Operativ nivå: Representanter från juridiska avdelningen: Systemförvaltaren 3-4 personer från juridiska avdelningen Representanter från IT avdelningen: Systemadministratör och Driftansvarig - NN Databasansvarig - NN Skanneransvarig - NN Systemansvarig/förvaltningssamordnare NN Representanter från verksregistraturen: Inkommande ärenden och förfrågningar arkivarie, NN 4.4 Besluts- och arbetsgrupper För att säkerställa att beslut fattas på rätt nivå i förvaltningsorganisationen och att förvaltningsarbetet präglas av effektivitet bildas olika besluts- och arbetsgrupper. Styrgrupp och förvaltningsgrupp är obligatoriska för att nå effektiv förvaltningsstyrning. 4.5 Styrgruppens medlemmar I styrgruppen ingår följande personer: avdelningschef för juridiska avdelningen samt systemägare avdelningschef för IT-avdelningen och IT-chef systemförvaltare för Jitsy och sammankallande systemansvarig/förvaltningssamordnare IT teknisk systemförvaltare och representant för Ida Infront 4.6 Operativa gruppen I operativa gruppen ingår de personer som är representanter från juridiska avdelningen på operativ nivå samt systemförvaltaren. 4.7 Kontaktlista för resurser för Jitsy förvaltning En lista med namn och kontaktuppgifter för de personer som ingår i arbetet med Jitsys förvaltning finns i dokumentet Kontaktlista IdaInfront. 14 av 16

5 Resursplanering Utifrån de aktivitetsbaserade målen samt det löpande förvaltningsarbetet för kommande period har resursuppskattningar gjorts för förvaltningen av Jitsy för perioden 2011-01-01 2011-12-31. 5.1 Förutsättningar En heltidsanställd kan lägga maximalt 38 tim på förvaltningsarbete. 5.2 Budget för Jitsy (2011-01-01 2011-12-31) Aktiviteter Drift och ändringshantering Samordning resurser, incidenthantering och uppföljning Summa Budgeterat Externa leverantörer 180 tim 40 tim 220 tim * Beroende på hur mycket medel som används av Driftsstöd kan medel komma att tas från posten Ändringshantering. 5.3 Resursbehov för förvaltningsarbetet på juridiska avdelningen Vem Systemförvaltning, utöver möten och test Systemförvaltaren, deltagande i driftsmöten Juridiska avdelningens förvaltningsgrupp Test av leveranser. Två leveranser är inplanerade 2011 Hur många möten per år Summa timmar per person Summa timmar per år 1,5 timmar per 75 timmar 100 timmar vecka i 50 veckor (MSW) 20 timmar (SA) 5 timmar (PK) 6 möten á en timme 6 timmar 6 timmar 4 möten á en timme per tillfälle, fyra personer 5 timmar per person och leverans, 4 personer 4 timmar 16 timmar 10 timmar 40 timmar 15 av 16

6 Möten Systemförvaltaren är sammankallande för möten inom operativa gruppen. Under året träffas juridiska avdelningens operativa grupp ungefär två gånger per halvår för att fatta operativa förvaltningsbeslut inom givna ramar. Under vissa intensiva perioder kan gruppen komma att träffas oftare för diskussioner kring ändringar. Styrgruppen träffas en gång per halvår. Ytterligare ett möte under året kommer att vara gemensamt för Itsy-systemen. Systemförvaltaren är sammankallande. Tekniska systemförvaltningsmöten, även kallat driftsmöten, kommer att hållas var 5-6 vecka och är gemensamma för alla Itsy-system. Det ger en effektiv förvaltning eftersom det är samma personer för båda systemen som ingår i den tekniska förvaltningsgruppen. Även systemförvaltarna, som är knutna respektive system, deltar vid dessa möten. Sammankallande till tekniska systemförvaltningsmöten är systemansvarig. 7 Graf över förvaltningsorganisationen för Jitsy Jitsy förvaltningsorganisation Avdelningschef IT-avdelningen Systemförvaltare NN, juridiska avd. Systemansvarig NN, IT avd. Teknisk systemförvaltare NN, Ida Infront Operativa gruppen NN, jur.avd. Avdelningschef Bedömningsavdelningen Systemadministratör NN, IT avd. Deisignansvarig NN, Ida Infront Operativa gruppen NN, jur.avd Databasansvarig NN, IT avd. Applikationssupport NN, Ida Infront Operativa gruppen NN, jur.avd Skanneransvarig NN, IT avd. Utvecklare NN, Ida Infront 16 av 16