Verksamhetsberättelse 2014 Servicenämnden
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Viktiga händelser 2014... 5 4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 7 5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... 16 6 Personalredovisning... 22 7 Ekonomisk redovisning... 27 8 Nyckeltal... 28 9 Utveckling av organisationskultur och värderingar... 32 10 Uppföljning Förenkla helt enkelt... 33 Bilagor Bilaga 1: Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 2(34)
1 Inledning Inför 2014 flaggade servicekontoret för ett produktionsår där vi skulle sätta fokus på goda resultat och minska det störande bruset ute hos våra kunder. Vi kallade detta "En Enklare Vardag". Med tanke på hur mycket positiv feedback vi fått från våra kunder, och den uppmärksamhet som vår servicekultur skapat, måste vi kalla 2014 för ett ytterst framgångsrikt år. Att den övervägande delen av servicekontorets mål och nyckeltal har förbättrats styrker detta. 2014 blev bland annat året då hela servicekontoret blev miljöcertifierat enl. ISO 1400, vilket vi givetvis är mycket stolta för. Certifikatet på väggen innebär ingalunda att arbetet på något sätt är över. För att behålla det måste vi löpande jobba med att nå våra miljömål och en första delrevision kommer ske under 2015. Kopplat till vårt miljöarbete har exempelvis IT-service jobbat med energieffektiviseringen i kommunens IT-miljö genom att automatiskt stänga av datorer när de inte används. Den minskade energiåtgången motsvarar årsförbrukningen för 400 villor. Man har även infört en uppgraderad distansmötestjänst som kan innebära mindre resande och bidra till att kommunen upplevs som en modern och attraktiv arbetsplats. Förutom miljöcertifieringen innehöll 2014 flera satsningar såsom införande av bilpool, bränslekort och digitala körjournaler, införande av städombud ute på arbetsplatserna, KRAVcertifiering av restauranger och utbildning i att laga smakfull konsistensanpassad mat till våra äldre bland mycket annat. Supervalåret 2014 var även året då två val genomfördes i Sverige; val till EU-parlamentet i maj och val till riksdag, kommun och landsting i september. Ansvaret för det praktiska valarbetet har sedan 2009 tillhört servicekontoret som även denna gång bemannade ett valkansli med 10 personer så att valet kunde genomföras enligt vallagen. Runt själva valdagen förstärktes valkansliet med drygt 30 personer, rekryterade från kommunens verksamheter. Valkansliet ansvarade även för drygt 400 röstmottagare som arbetade på förtidsröstningen och på själva valdagen. Sammanlagt var cirka 500 personer engagerade i valarbetet. Avvecklingen av tryckeriet genomfördes enligt plan och vi har med detta tagit bort en verksamhet som gick 1,3 Mkr i förlust årligen (eller översatt till verksamhetens omsättning -28 %). Uppsägningslöner och andra avvecklingskostnader kommer dock till viss del bestå även 2015. Slutligen spår vi att 2015 blir ett spännande och utvecklande år. Kommuntransport planerar för att ta över verkstad och åkeri från teknik- och fritidsförvaltningen och servicekontoret som helhet förbereder för att ta ansvar för Halmstad Direkt från 2016. Det blir ett helt nytt scenario för servicekontoret då vi inte längre bara ska bidra till en enklare vardag för kommunens verksamheter utan även göra detsamma för våra invånare, besökare och företagare. Det blir bra! Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 3(34)
2 Organisation Inom Servicekontoret finns förvaltningschef samt, i storleksordning: städservice, måltidsservice, IT-service, kontorsservice, administrativ service, kommuntransport och HR. Servicekontorets organisation har haft några strukturella förändringar under 2014. Tryckeriet har avvecklats och måltidsservice har förberett sig för övertagandet av förskoleköken. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 4(34)
3 Viktiga händelser 2014 Städservice Under år 2014 har Städservice haft intern- och extern miljörevision samt lagrevision enligt ISO 14001. Enheten fick inga avvikelser. Servicekontorets varumärke En enklare vardag har bearbetats kontinuerligt både internt (medarbetarskap) och externt (servicekultur), vilket syns i den senaste kundnöjdhetsmätningen (NKI) där vi ökat från 79 procent till imponerande 93 procent. Råd om städning i skola och förskola från folkhälsomyndigheten har ytterligare förstärkt samarbetet med fastighetskontoret, barn- och ungdomsförvaltningen samt miljö- och hälsoskyddskontoret. Alla parter samverkar för att förbättra miljön i skolor och förskolor. Verksamheten har under året arbetat med projektet "Förebyggande hälsa" där områdescheferna, skyddsombuden samt handledarna för vikarier tillsammans med Previa har belyst förbättringsområden. Som ett resultat av detta har tydliga rutiner skapats för att minimera risken för arbetsskador och sjukskrivningar. Kontorsservice Post- och verksamhetsservice Under året har vi känt av en rejäl ökning av förfrågningar från kommunens förvaltningar och bolag. Vi har bland annat hjälpt förvaltningarna med ombyggnad av deras konferensrum, kört bäddset för hemvårdsförvaltningen, hjälpt Måltidservice med flyttar och påbörjat genomförande av några stora projekt tillsammans med läromedelscentralen. Post- och verksamhetsservice har under året börjat arbetsrotera och hjälpa varandra. Gruppen har också utökats med en person. Det gör att gruppen kan ta på sig olika projekt utöver de dagliga uppdragen. Efterfrågan på våra tjänster är fortsatt hög, det finns en förhoppning att kunna utöka ytterligare. Kommuntryckeriet Vi stängde kommuntryckeriet i slutet av året. Lokalerna är uthyrda under 2015. Det externa hyreskontraktet löper till slutet av 2018. IT-service Även 2014 har varit ett händelserikt år på IT-service men trots hög belastning även detta år är kundernas förtroende enligt genomförda NKI-mätningar fortsatt högt. Genom ett stort antal interna förbättringsprojekt har vi fortsatt att prioritera en modern och effektiv IT-infrastruktur för Halmstads kommun, med hög grad av automatisering, där ändå en tillåtande IT-miljö kunnat erbjudas. Listan på viktiga händelser för IT-service under 2014 kan göras lång, men exempel är ny e- postlösning för skolan, vilket innebar att Halmstads kommun för första gången fick ett gemensamt e-post- och kalendersystem för alla anställda. Ett annat exempel är att IT-service tog över ansvaret för kommunens telefoni, där vi haft ett tufft första år med både ny operatör och avveckling av analog telefoni. Vår kundmottagning har fortsatt utvecklats, med många nöjda besökare. För första gången har IT-service lyckats bryta trenden med en ständigt ökande ärendemängd, vilket bör kunna vidmakthållas i och med en satsning på självhjälpslösningar, mobil-app och samverkansprojekt på olika nivåer. En lyckad miljöcertifiering, och att vi har en ny lösning för säkerhetskopiering på plats är också viktiga händelser. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 5(34)
Kommuntransport Året som gått har i huvudsak använts till att säkerställa 2013 års införande av bränslekort. Systemet med bränslekort fungerar nu bra och goda rutiner har upprättats. Som ett led i införande av bränslekort så har det under året även installerats ca 500 st digitala körjournaler i våra bilar. Vi har även delat ut cirka 3 000 individuella ID-taggar för den personal som ska köra våra bilar. Vi har nu skapat goda uppföljningsmöjligheter och möjlighet till fordonsbokslut. Under året har det även genomförts upphandling av fordonsbränsle samt miljöfordon under 3,5 ton. Under året har ytterligare leverantörer kopplats till samordnad varudistribution. Vi har även ökat möjligheterna till uppföljning av våra varuleveranser. Måltidsservice 2014 var ett händelserikt år med allt ifrån miljöcertifieringsarbete till middag på slottet. Verksamheten fortsatte att förbättra sina nyckeltal och vi fortsatte att vinna priser för hållbarhet, kvalitet och bemötande. Under våren och sommaren 2014 upphandlades restaurangverksamheten vid Halmstads arena och måltidsservice kunde under tidig höst avveckla vårt deltagande i denna restaurangrörelse. Vi lärde oss en hel del under resan och skapade ett förtroendekapital hos kommunens förvaltningar som vi kan dra nytta av i vår kärnverksamhet. Vår fantastiska personal fortsätter göra underverk i våra restauranger dagligen. Vi ser att nyckeltal gällande ekologiskt nu överstiger 30 procent av våra råvaruinköp. Detta har resulterat i att Halmstads kommun har fått pris från Ekomatscentrum eftersom vi stadigt befinner oss över 25 procent ekologiska livsmedel. Svinnet i våra restauranger fortsätter att minska och nådde 6,7 procent eller 26 gram svinn per gäst och dag. I höstas fick en av våra restauranger pris som Hallands bästa äldrematsrestaurang av Hallands matakademi. Prisutdelning hölls på Halmstads slott under ledning av Lena Sommerstad, landshövding i Halland. En annan viktig händelse som vi har jobbat med under året är förberedelse inför miljöcertifiering enligt ISO 14001. I augusti månad blev vi till slut certifierade vilket har hjälpt oss att skapa bra rutiner och ordning i våra restauranger. Dessutom har två av våra restauranger blivit KRAV-certifierade och vi har fattat beslut att kedjecertifiera en större andel av våra restauranger enligt KRAV under 2015. Slutligen kan nämnas att Halmstads kommun fattade beslut 2014 om att Måltidsservice från den 1 januari 2015 skall ta över ansvaret för drift, personal och restauranger på alla förskolor och grundskolor som drivs av kommunen. En stor del av hösten har används till att jobba igenom övertagandet så att allt är klart vid årsskiftet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 6(34)
4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utfall för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 4.1 Målområde: Bygga och bo 4.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål). 4.1.1.1 Energisparande IT Alla energisparåtgärder inom IT har utfallit enligt plan, eller bättre. Energisparåtgärderna är inte bara bra för miljön, utan även för ekonomin. Virtualiseringsgrad i serverrum. 80% 93% Sparad energi i % per dygn, basår 2012 10% 15% Konsolidera fysiska servrar till virtuella kluster. Införa och marknadsföra virituella/tunna klienter Erbjuda "grönare" alternativ - IT-produkter Virtualiseringsgraden är nu 93%. De återstående procenten kan vi inte påverka just nu, men kommer med tiden sannolikt också att virtualiseras. Ny teknisk lösning finns nu på plats. Lösningen används i begränsad omfattning. Grönare IT-produkter har erbjudits sedan hösten 2014. Information kring grönare IT-produkter har bl.a publicerats på Halmstads kommuns intranät. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 7(34)
4.2 Målområde: Demokrati och dialog 4.2.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). 4.2.1.1 Telefonväxeln ska erbjuda snabb service. Mätning av svarstider gör kontinuerligt. 80% av samtalen besvaras inom 30 sekunder och tillgängligheten är 98% Andel samtal till Halmstads kommuns televäxel som besvaras inom 25 sekunder. 80% 80% Mätning av svarstider Proaktiva kontakter med kunder för att utveckla telefoniservice som passar kundernas behov. Mätning av svarstiderna görs kontinuerligt på daglig basis. Kundträffar sker kontinuerligt där vi även informerar om vilka möjligheter vi har att hjälpa verksamheterna i deras vardag. 4.2.1.2 Bra bemötande i telefonväxeln. 96 % av våra kunder är nöjda med service och bemötande i växeln. Quality index 86% 86% Genomföra mätning av bemötande i telefonväxel Televäxeln är deltagare i SM i telefoni 2014. Resultat = 86 % kundnöjdhet. 4.2.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). 4.2.2.1 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Dialogmöte med allmänheten genomförd. Arbetet med städ- och matråd fortsätter. Samverkan med skolorna och deras rektorer ska öka. Antal dialogmöten med allmänheten. 3 5 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 8(34)
Andel återkopplade synpunkter från invånare i Halmstads kommun. 100% 100% Andel (%) positiva synpunkter 75% 81% Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Aktivt stimulera feedback Genomförd under hösten 2014 Vallås äldreboende har haft ett öppet hus i restaurangen där vi tog emot synpunkter mm. Publicera nämndens handlingar på kommunens hemsida 4.3 Målområde: Miljö och energi 4.3.1 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). 4.3.1.1 Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Under året har största delen av beställda fordon varit Etanol eller Biogasdrivna fordon. Vi ser att fler och fler fosilbränsle drivna fordon byts ut till fordon med förnyelsebart bränsle. Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen 91% 72% Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 55% 28% Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med biogas 100% 50% Andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Mindre än10% 14 % 60% 38% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 25% 19% Undersöka möjligheten att erbjuda elbilsalternativ Elfordon är upphandlade 2014 och kan erbjudas förvaltningarna. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 9(34)
4.4 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 4.4.1 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 4.4.1.1 Erbjuda prova på platser Ungdomskraft och andra prova-på platser erbjuds regelbundet. I några fall har det lett till en vikariatsanställning. Antal prova på-platser 10 14 4.4.1.2 Erbjuda platser för Sommarkraft Över 50 platser erbjöds för ungdomar i projektet Sommarkraft. Arbetsplatserna har upplevt det positivt med engagerade medarbetare. Flera av dem kan vara kan vara aktuella för tillfälliga anställningar efter sin gymnasieutbildning. Antal platser som anmälts till Sommarkraft 30 51 4.4.1.3 Erbjuda praktikplatser för gymnasieelever Reguljär gymnasieutbildning bereds praktikplatser när det är möjligt. Det gäller främst måltidsservice. Antal erbjudna praktikplatser för gymnasieelever 15 17 4.5 Målområde: Omsorg och stöd 4.5.1 Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) 4.5.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. Under 2014 har vi ökat andelen mat lagad från grunden till 94% Andelen mat lagad från grunden 93% 94% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 10(34)
4.5.1.2 Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Enligt socialstyrelsens enkät är 82 % av de äldre nöjda med maten på särskilda boenden. Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen 78 82 Genomföra NKI-mätning avseende mat levererad till eget boende.. 4.6 Målområde: Resor och trafik 4.6.1 Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014 (konkretiserat mål). Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) Går att redovisa from 2015. Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon. Går att genomföra from 2015. Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon. Går att genomföra from 2015. Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon. 4.6.1.1 Minska tjänsteresor i Servicekontorets verksamheter. Utökade uppdrag drar med sig fler och längre resor. Målområdet behöver omformuleras för att påvisa effektiviseringar. Andel körda mil inom servicekontoret (basår 2011=100 %) 75% 153% Beräkna energianvändning i MWh avseende tjänsteresor. Basår 2014 Använd cykeln i jobbet Beräkna CO2 utsläpp för tjänsteresor med flyg Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel Utreda möjligheten att miljökompensera. I och med införandet av KomMa & FRIDA samt montering av mätpuckar i fordonen kan mätning påbörjas from 2015 Vi har elcyklar och vanliga cyklar som personalen kan använda. Antalet inköpta elcylkar har ökat under 2014. 18 enkelresor med flyg har medfört ett CO2 utsläpp på 1 286 kg. Destination= Halmstad- Stockholm Vi tillhandahåller elcyklar samt resekort för att uppmuntra till alternativa transportmedel. Användandet har ökat. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 11(34)
servicekontorets tjänsteresor 4.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa 4.7.1 Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka 4.7.1.1 Andelen lokalt producerat kött (inom 15 mils radie) som köps in ska kunna redovisas 2014. Vi har nu funnit en metod där särskilda varugrupper går att filtrera ut. Dessa varugrupper är kött, fisk, potatis, bröd, dryck och morötter. Vi har med leverantörens hjälp kunnat ta fram dessa varugrupper som de garanterar ligger med sin produktion inom 15 mils radie. Vi handlar 15,7 % närproducerade varor enligt definitionen "inom 15 mils radie från Halmstads kommun". Utöver detta finns det ett antal oklara varor som vi inte kunnat ta med i beräkningen. Förra årets mätning utgick efter definitionen svenskt kött. Om vi mäter på liknande sätt i år så hamnar vi på ca 86 % mot 79,2% under 2013. Under 2014 undersöka möjligheter och konsekvensberäkna åtgärder att kunna mäta lokalt producerade livsmedel (inom radie 15 mil) Vi har under 2014 kommit fram till att det är förenat med väldigt stora kostnader för att mäta lokalproducerade livsmedel enligt kommunens definition. Enda sättet är att gå in på varje statistikrad i efterhand och följa flödet bakåt. Beräknad tidsåtgång är minst 30 dagars effektiv arbetstid. Dessutom är det högst osäkert att det går att ta fram inom alla livsmedel. 4.7.1.2 Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (basår) 86 % svenskt kött (helt kött) Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (Basår) 86 Mäta andelen livsmedel som har usprungsland Sverige (enl Livsmedelsverkets definition) Vid mätning av helt kött dvs kyckling, oxkött, griskött, får, lamm kan vi få fram siffror på ursprungsland. Blandade produkter är det mycket svårare att få fram siffror på ex korv, chark och halvfabrikat. När det gäller helt kött har vi köpt 86 % svenskt kött. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 12(34)
4.7.2 Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2014 (konkretiserat mål). 4.7.2.1 Minst 27% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2014. Utfall bokslut = 31% Andel ekologiskt producerade livsmedel 27% 31% 4.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar 4.8.1 Giftfri vardag för barn och ungdomar 4.8.1.1 Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Måltidsservice har möte med KRAV och våra produktionsledare i slutet av september. Vid detta möte fattas beslut om hur vi går vidare. Hovgårdsskolan är certifierad i oktober månad Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor 2 2 4.8.1.2 Giftfrimiljö för barn och ungdomar Servicekontoret deltar i kommungemensamma projektet. Inventering av riskmiljöer har påbörjas augusti 2014 (förskolor) Inventera riskmiljöer Minska andelen kem inom Städservice Ställa krav på giftfria produkter vid upphandling SE har deltagit i inventering av förskolor, gruppbostäder och lekplatser i projekt Giftfri vardag för barn och ungdomar under året. Städservice har bytt ut 4st kem mot ett miljövänligare atlernativ. Alla kem är upphandlat enligt Miljöstyrningsrådet. Städservice har bytt ut 4st kem mot ett miljövänligare alternativ. 4.8.2 Ökade livschanser för unga (övrig prioritering) 4.8.2.1 Bereda arbetstillfällen för ungdomar Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 13(34)
Förvaltningen tar emot praktikanter från utbildningar, prova-på och sommarkraft samt anställer varje år semestervikarier. Antal prova-på-platser, praktikplatser och sommarjobb (sommarkraft) 55 82 4.8.3 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) 4.8.3.1 Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Förvaltningen ökar kunskaperna om jämställdhet och mångfald successivt och genom flera olika aktiviteter. Ett exempel är att många arbetsplatser har valt att ta upp frågor om respekt och bemötande i sina handlingsplaner utifrån medarbetarenkätens resultat. Handlingsplanerna har behandlats ytterligare en gång under året. Nästa enkät genomförs 2015, därför får två av mätetalen inte något utfall 2014. Utöver två tillfällen för all personal har en utbildning för chefer och fackliga företrädare genomförts. 2015 implementeras nya centrala anvisningar för jämställdhet och mångfald. Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) 3 3 - - - - Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 3 Antal serviceteam 3 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,7% 7,7% Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet. Serviceteam skapas för verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret, En enklare vardag. Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön. Verksamheterna har arbetat med lönekriterier, de gemensamma kriterierna är inte klara. En dialog tas upp under 2015 om det finns delar i erfarenheterna från kompetensprojektet som kan användas i formulering av lönekriterier. Nya anvisningar beslutades i december 2014. Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. Alla annonser som införs i Offentliga Jobb granskas av HR-funktionen. Texten läggs till om den saknas. Stadskontoret håller på att skapa en ny formulering. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 14(34)
4.8.4 Ett Halmstad tillgängligt för alla (övrig prioritering) 4.8.4.1 Ett Halmstad tillgängligt för alla Erbjuder aktiviteter som främjar tillgänglighet, Ex timbal kost, anpassning surfplattor/datorer till synskadade, handikappanpassade fordon. Antal aktiviteter för tillgänglighetsökning 2 2 2 aktiviteter som främjar tillgänglighet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 15(34)
5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål 5.1.1 I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Sammanställning kommer att kunna göras först från och med 2015 Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Kan redovisas från 2015 5.1.2 Service och bemötande Hela servicekontoret arbetar ständigt med att aktualisera frågor runt service & bemötande. Diskussioner på APT, utskick, posters och stor-samlingar. NöjdKundIndex Städservice 80% 93% NöjdKundIndex IT-service 96% 97% NöjdKundindex Kontorsservice 80% 96% NöjdKundindex Måltidsservice 80% 94,7% Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. Enkät Ta fram en telefonpolicy för servicekontoret. Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Mäta kundnöjdhet via Mat-app. Platsannonser som påtalar vikten av service och bemötande. Service och bemötande tas kontinuerligt upp på APT. Det finns t.ex med i introduktion/utbildning för vikarier. Detta har gett utslag i våra nöjd-kundindex mätningar. Servicekontoret har under hösten 2014 genomfört en gemensam kundundersökning. Samtliga verksamheter fick ett bättre resultat, t.ex ökade Städservice NKI - Nöjd Kund Index 79% till 93% Telefonpolicy för telefonisterna finns och en telefon- & svarspolicy är framtagen. Mätningen görs under ett par månader flera gånger under året, utifrån IT-service ärendehanteringssystem Nilex. De flesta annonser betonar service men arbetet kan förbättras med en gemensam formulering för Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 16(34)
hela förvaltningen. 5.1.3 Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Pågår fortlöpande enligt instruktion Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice 100 185 5.1.4 Minska matsvinnet inom Måltidsservice Utfall av matsvinnet lägre än nämndens mål %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) 7,5% 6,7% 5.1.5 SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Genomförd på frukt och kaffe. Miljömärkta produkter ska prioriteras där så är möjligt. Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk 75% 75% Andelen kemprodukter som uppfyller krav enligt Miljöstyrningsrådets ska öka (Städ) 70% 70% 5.1.6 Minska korttidsfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har ökat, se personalredovisningen. Korttidsfrånvaron uppfyller däremot målet. Långtidsfrånvaron bedöms inte i dagsläget vara möjlig att påverka på grund av medicinska orsaker men en djupare analys kommer att göras under 2015. Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 5,8 4,9 Antal hälsoinspiratörer 12 12 Index för nöjd medarbetare - - Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 17(34)
Bibehålla nätverk av hälsoinspiratörer Projektet har haft ganska få deltagare i ordnade aktiviteter. Populärast har aktivitetskortet varit, totalt 4 tävlingsomgångar. 37 olika deltagare lämnade in 1-3 kort vardera hösten 2014. Ergonomiutbildning och stöd för medarbetare Använda utredningsarbetsplatser i förebyggande syfte. Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Analys medarbetarenkät 2013, både positivt och negativt Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Genomföra enkät för servicekontorets personal Utbilda personal i hjärt- lungräddning Använda tjänst för sjukanmälan och friskanmälan Ergonomiutbildning genomförs fortlöpande. Utredningsarbetsplatser används i varierande grad. Inom t ex städservice är handledarna även ergonomiombud och till viss del involverade i introduktion. Handlingsplaner från resultatet av medarbetarenkäten tar upp förbättringar inom arbetsmiljöarbetet. Verktyg för rapportering av risker och tillbud/skador används och utvecklas. I årlig riskanalys deltar huvuddelen av de anställda, de flesta arbetsplatser har också skyddsronder. Flera kunder har börjat bjuda in medarbetare från servicekontoret i sina skyddsronder. Information och problemlösning blir därmed mycket effektivare. Alla verksamheter och grupper har gjort en prioritering av faktorer att utveckla och faktorer att behålla i arbetet med en god arbetsmiljö. Handlingsplaner är klara. Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar i stort sett bra i förvaltningen. Frågeformuläret som fylls i varje år har många punkter (biläggs årsredovisningen) som redovisas i färger dvs röda punkter måste åtgärdas eller planläggas. En punkt som kan förbättras inom flera verksamheter är organisation och rutiner för särskilda händelser t ex brand. Servicekontoret genomför en medarbetarundersökning i februari 2015. Utbildningarna följer ett rullande schema. Redovisning och bevakning förväntas bli lättare vid införande av nytt HR-system. Städservice har använt tjänsten under 6 månader och fattat beslut om att inte fortsätta projektet. Utbildning i kommunikation på arbetsplatser Friskprofiler Påbörjat i vissa arbetsgrupper. IT-service genomfört friskprofil 2014, samt slutfört uppföljning 2014. Resultat var positivt, även om effekterna på uppmätt kondition var marginella. 5.1.7 Kartläggning av transporter som kontorsservice kan samordna via postrundan inom kommunen. Sammarbete pågår mellan Hemvården, dialog är påbörjad med kulturförvaltningen. Kartläggning av transporter Ruttoptimering pågår. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 18(34)
Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Ruttoptimering pågår. 5.1.8 Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Felaktigheter i räknemodell 2013 skapade orealistiska målvärden 2014. Jämfört med basår 2012 så ökar samordningsgraden årligen. Målet uppnått. Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 85% 64,4% Leta nya produktområden och uppvakta kund Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Görs kontinuerligt i sammarbete med upphandlingsenheten. Miljöredovisning kan göras per den 31/12 5.1.9 Redovisa utsläpp från kommunens fordon och maskiner Redovisning av kommunens utsläpp kan göras vid årsskifte 2014-2015 (basår 2014) 2014 Basår för samtliga fordon i Halmstads kommun Bensin 95 296 688 kg Bensin 98 7 915 kg Biogas 71 955 kg Diesel 1 582 943 kg Etanol 52 937 kg Utsläpp koldioxid (antal ton), basår 2014 2 012 Minskning av utsläpp (%), basår 2014 10% 5.1.10 Öka antalet tillagningskök (2013 hade vi 28 st av totalt 48 kök) 2014 har vi startar upp Enslövsskolans tillagningskök Antal tillagningskök ska öka 29 st 29 st 5.1.11 Miljöcertifiering av hela Servicekontoret Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 19(34)
Miljöcertifiering enligt ISO 14001 genomförd för hela Servicekontoret Miljöcertifiering enligt ISO 14001 av Servicekontoret Certifiering genomförd augusti 2014 5.1.12 Strategisk kompetensförsörjning Arbetet med strategisk kompetensförsörjning löper vidare. Flera arbetsgrupper har deltagit i formulering av kompetensprofiler och ett material för bedömning av kompetens. Utgångspunkten är gemensam servicekompetens, det som alla medarbetare inom servicekontoret bör uppnå. Nästa steg är inventering i medarbetarsamtal 2015. Andel individuella utvecklingsplaner. 70% 70% Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Mäta befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Dialog i arbetsgrupper om värderingar och önskvärt beteende för att skapa en enklare vardag. Ledningsgrupp och chefsgrupp har arbetat med definitioner och kravspecifikation för alla medarbetare inom servicekontoret. Samverkansgruppen deltar i arbetet i en workshop i maj. Chefer inom respektive verksamhet har börjat arbeta med sina specifika kompetenskrav. Definitioner har arbetats fram under våren och hösten. Inventering startar senast i medarbetarsamtal 2015. Kompetensstrategierna kommer efter att första mätningen jämförts med förvaltningens krav. Tidigast vid halvårsskiftet 2015 kan ledningsgruppen arbeta fram ett förslag till strategier. Andelen har ökat enligt medarbetarundersökningen och den förväntas öka i samband med medarbetarsamtalet för 2015. Då används både servicekontorets mall för kompetensinventering och Halmstads kommuns mall för individuell utvecklingsplan. En enklare vardag har under året lanserats som ett syfte med servicekontorets arbete. Det knyter tydligt an till reglementet; servicenämnden har ett uppdrag att förbättra rutiner och arbetssätt för hela kommunens bästa. 5.1.13 Redovisa Fordonsbokslut till beställarna Samtliga fordon omfattas from 2014-12-31 Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut 100% 100% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 20(34)
Redovisa årssammanställning av fordonen Årssamanställning kan göras per den 31/12 2014 5.1.14 Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas 77 gram kött per serverad portion under 2014 Mäta mängden kött som serveras inom Måltidsservice 77gram kött per serverad portion under 2014. 5.1.15 Undersöka möjligheterna till CSR-projekt Måltidsservice har undersöket om och hur ett CSR-projekt skulle kunna genomföras. Undersöka möjligheterna för servicekontoret att delta i CSR-projekt. Inventering genomförd men inget lämpligt projekt funnet Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 21(34)
6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2014 andel visstid (%) Dec 2013 andel visstid (%) Administration m m 14 14 1 8 8 Kontorsservice 17 16 1 6 6 IT-service 46 46 4 9 9 Måltidsservice 160 143 0 0 0 Städservice 183 162 7 4 3 Totalt 420 381 13 3 3 Antalet anställda inom Servicekontoret har varit ungefär detsamma i många år. En utvidgning startar 2015-01-01 då förvaltningen tar över kökspersonal inom förskolor i Halmstads kommun. Antalet medarbetare blir då cirka 500. Ett förslag till övertagande av entreprenadverksamhet från Teknik- och fritidsförvaltningen kan innebära ytterligare 15 fler medarbetare från 2015-03-01. Antalet visstidsanställda är lägre än under terminstid. Delar av verksamheten är stängd under jullovet. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Administration m m 10 4 14 71 % 58 % Kontorsservice 9 8 17 53 % 58 % IT-service 4 42 46 9 % 9 % Måltidsservice 150 10 160 94 % 95 % Städservice 170 13 183 93 % 94 % Totalt 343 77 420 82 % 83 % Andelen kvinnliga medarbetare i förvaltningen är fortsatt mycket högt. Minskningen är, liksom de senaste 5 åren, 1 procentenhet. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Administration m m 1 0 1 100 % 0 Kontorsservice 1 0 1 100 % 0 IT-service 0 4 4 0 0 Städservice 5 2 7 71 % 75 % Totalt 7 6 13 54 % 33 % Antalet visstidsanställda är missvisande eftersom mätningen har gjorts mellan två skolterminer. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 22(34)
Timavlönad personal 2013 2014 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Kontorsservice 2 147 1 3 540 2 IT-service 0 0 1 088 1 Måltidsservice 32 192 16,5 28 528 14 Städservice 24 549 12,5 26 899 14 Totalt 58 888 30 60 463 31 Behovet av timanställd personal har ökat något i verksamhetsservice. De tillfälliga uppdragen avser bland annat väggmontering av tv-skärmar i skolor. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) 2013 2014 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 88 % 99 % 90 % 89 % 99 % 91 % Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 55-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Totalt 15 31 120 146 66 8 13 9 5 5 2 420 Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2013 2014 Totalt 46 48 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2014 2013 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 15 12 27 24 Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2014 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2014 2015 2016 2017 2018 Sum ma And el Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 23(34)
Yrkesfördelning 2014 2015 2016 2017 2018 Sum ma And el Kockar och köksbiträden 3 3 7 4 5 22 Totalt 10 6 10 13 6 45 11% 11% av servicekontorets nuvarande anställda beräknas gå i pension fram till och med 2018. Det är svårt att bedöma om andelen kommer att öka eller minska eftersom måltidsservice tar över förskoleköken från årsskiftet 2014-2015. Sjukfrånvaro Sjukdagar i snitt 2014 2013 Kvinnor Män Totalt Totalt Administration m m 0,84 0 0,84 2,87 Kontorsservice 3,93 2,13 3,08 2,42 IT-service 16,07 7,06 7,85 11,22 Måltidsservice 25,84 3,40 24,46 16,92 Städservice 20,27 23,49 20,53 19,73 Totalt 21,67 8,48 19,28 16,5 Sjukfrånvaron har ökat inom Städservice och måltidsservice. Det är långtidsfrånvaron som påverkar utfallet, en beräkning av korttidsfrånvaron visar en minskning. Orsakerna till långtidsfrånvaro behöver utredas vidare. Det är svårt att jämföra sjukfrånvaron på grund av att 25% sjukfrånvaro ger lika stort utfall i statistiken som 100%.Varje dag räknas oavsett omfattning. Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre 2014 2013 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Administration m m 100 % 100 % 100 % 49 % Kontorsservice 100 % 100 % 100 % 100 % IT-service 39 % 64 % 59 % 48 % Måltidsservice 23 % 100 % 23 % 40 % Städservice 23 % 23 % 23 % 27 % Totalt 23 % 47 % 25 % 35 % Tabellen visar att 23% av sjukfrånvaron avser perioder upp till två veckor. Långtidsfrånvaron har ökat, inom måltidsservice från 60% till 77%. Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar 2014 2013 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 77 % 53 % 75 % 65 % Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Yrkesgrupp 2012 2013 2014 Städare 20,58 21,22 Köksbiträden 23,88 28,15 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 24(34)
Yrkesgrupp 2012 2013 2014 Kockar 12,79 21,73 Medarbetarskap och ledarskap Alla chefer inom Servicekontoret har genomfört, påbörjat eller anmälts till ledarutbildningen Utvecklande Ledarskap. Medarbetare i en verksamhet har fått en introduktion till Utvecklande Medarbetarskap, en halvdag. Individuella utvecklingsplaner I 2013 års enkät svarade 70% av medarbetarna att de har en individuell utvecklingsplan. En uppföljning i APT-möten och medarbetarsamtal tydliggjorde begreppet och bekräftade att andelen är högre. Inför medarbetarsamtal för 2015 har APT informerat om kompetensutvecklingsprojetet och inventeringen som görs. Mångfalds- och jämställdhetssatsningar Under 2014 har antalet serviceteam bibehållits och förberedelse för en ökning startat. Några verksamheter har anställt fler medarbetare av underrepresenterat kön och med utländsk bakgrund. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget Alla verksamheter har bedrivit ett aktivt arbete med hälsa och friskvård. Friskvårdscheck är ett presentkort som kan lösas in på ett antal olika anläggningar och hos olika behandlare. En verksamhet har provat träning på arbetstid och visat på en ökad aktivitet, bland annat i kommunens gym. Mätningar har gjorts före och efter projekttiden. Andra hälsofrämjande åtgärder är att fler medarbetare deltar i planering. Medarbetare bidrar bland annat i vardagen, via idéer som tas tillvara och via arbetsplatsträffar. Arbetsmiljöprojekt omfattar personal inom olika grupper, representanter i upphandlingar utses från olika yrkesgrupper, arbetsrotation och gruppers eget ansvar utökas. Gruppledare/arbetsledare med flera roller fungerar som stöd i vardagen och gör det möjligt för chefer att arbeta mer med ledarskap och långsiktig planering. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel Hälsoinspiratörernas andra år har fortlöpt ungefär som det första. Cirka 12 personer har varit aktiva under begränsad tid, max 2 timmar per månad. Utöver information på APT-möten har aktiviteterna avgränsats till fritid. Deltagandet har varit förhållandevis lågt, populärast har aktivitetstävlingen varit. Hösten 2014 deltog 37 personer med upp till 70 träningstillfällen vardera. Inför 2015 planeras inte ett organiserat nätverk, de hälsofrämjande medlen avsätts för andra aktiviteter. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården har dels deltagit i projekt för att skapa delaktighet i arbetsmiljöarbetet och höja kunskapsnivån men också i konkreta friskvårdsprojekt med mätning, föreläsning och utvärdering av resultat, Arbetsskador Under året har 21 arbetsskador anmälts i incidentrapporteringssystemet. En stor del av dem är från måltidsservice. Fler än hälften av skadorna är skärskador, klämskador eller skador från fallande föremål. De allvarligaste skadorna har varit en fallskada med fraktur och sjukhusvistelse som följd och en elektrisk stöt med sjukhusbesök som följd. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 25(34)
Färdolycksfall Skärskador Klämskador m m Fallande föremål Brännskada Elektrisk stöt Fall 3 st 5 st 5 st 3 st 1 st 1 st 3 st Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Servicekontoret gör uppföljning av arbetsmiljöarbetet tre gånger per år. Tidigare år har bedömningen, det s k trafikljuset, visat röd markering i enstaka frågor. Det har främst gällt brandskydd och krishantering. Även hösten 2014 har anslag om brandskyddsansvariga och krisgrupp samt vissa brandskyddsåtgärder varit bristfälliga. Arbetet pågår och kommer att fortsätta 2015. Riskbedömningar saknas i vissa fall, t ex vid ombyggnad i lokaler. Det webbaserade systemet KIA testas för såväl arbetsskador/tillbudsrapportering som riskanalys och skyddsronder. Det är positivt att ha all information på ett ställe och chefer tar ansvar för dokumentationen. Inför kommande verktyg i Halmstads kommuns löne/hr-system startar en arbetsgrupp för att utveckla verktyget utifrån servicekontorets erfarenheter. Sammanfattande analys Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 26(34)
7 Ekonomisk redovisning Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 27(34)
8 Nyckeltal 8.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Servicekontorets kundnöjdhet 84,2 % 84,2 % 84,2 % Servicekontorets intäktsfinasieringsgrad 98,13 % 98,13 % 98,13 % Produktivitet Städ (m²/tim) 330,9 330,9 330,9 329,1 327,4 Produktivitet måltid (mat lagad från grunden) 93,5% 93,5% 93,5% 93% 91% Produktivitet IT(andel av inkomna ärenden som avhjälps vid första kontakten) 55,7% 55,7% 55,7% 51% 55% 8.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Andel intäkter i förhållande till anslag 98,6 % 98,5 % 98,5 % 99,2 % 99,1 % Intäkt i snitt per internfaktura 35 480 kr 45 922 kr 58 397 kr 39 500 kr 29 455 kr Intäkt i snitt per externfaktura 13 567 kr 14 262 kr 13 294 kr 15 818 kr 10 962 kr Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder 80 % 75 % 74 % 80 % Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd 509,2 kr 174 kr 169 kr Postservice: 10 3 669 kr 3 684 kr 10 254 kr 11 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 28(34)
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Totalkostnad per hämtställe Utfall 2013 Utfall 2012 496,7 kr 689,5 kr Utfall 2011 Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd 7 490,8 kr 2 180,4 kr 2 014 kr Rådhusreception: Totalkostnad per anställd 4 781kr 1 465,8kr 1 144kr 4 414kr 5 382,2kr Rådhusreception: Totalkostnad per besökare 82 kr 57,1 kr 48 kr 86 kr 55,6 kr Städ: Antal städobjekt totalt hela verksamheten 324 st 324 st 319 st 308 st 307 st Städ: Antal städobjekt per anställd 1,72 st 1,72 st 1,69 st 1,64 st 1,64 st Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 328,3 m²/h 328,3 m²/h 330,9 m²/h 329,1 m²/h 327,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - BUF skolor 269,9 m²/h 265,9 m²/h 266,6 m²/h 275,8 m²/h 275,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Förskolor 162,4 m²/h 162,4 m²/h 162,7 m²/h 160,5 m²/h 166,8 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - UAF 349,9 m²/h 349,9 m²/h 356,4 m²/h 362,5 m²/h 344,1 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Övriga förvaltningar 350,6 m²/h 350,6 m²/h 351,5 m²/h 351,8 m²/h 346,4 m²/h Städ: Antal städmaskiner/person 1,2 st 1,18 st 1,11 st 1,08 st 1,18 st Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 29(34)
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 Måltid: Antal serverade portioner / anställd / månad 1 530 st 1 530 st 1 530 st 1 534 st 1 517 st Måltid: Overheadkostnader i % av omsättningen 7,3 % 7,3 % 7,3 % 7,3 % 8,1 % Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt 31.00 kr) - grundskola 26,77 kr 26,77 kr 26,77 kr 26,3 kr 25,1 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt (109,54) - särskilda boenden 109,5 kr 109,5 kr 109,5 kr 107 kr 107 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt 58.00 kr) - Portionsförpackad mat (inkl transportkostnad) 49,5 kr 49,5 kr 49,5 kr 48,5 kr 48,5 kr IT: Antal datorer (i kommunens regi) per anställd ITtekniker 253 st 252 st 253 st 213 st 201 st IT: Antal ärenden per ITtekniker per månad 73 st 72 st 80 st 77 st 73 st IT: Andel virtualiserade servrar (%) 93 % 85 % 73 % 70 % 60 % IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 46 % 35 % 55,7 % 51 % 55 % Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 30(34)
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Utfall 2011 IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) 100 % 100 % 99,88 % 99,79 % 99,84 % Kommuntransport: Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 31(34)
9 Utveckling av organisationskultur och värderingar Servicekontoret har arbetat systematiskt med den interna kulturen och förhållningssättet till kunder de senaste 5 åren. 2014 har detta förstärkts med budskapet En enklare vardag. Allt vi gör ska ha som mål att kunden upplever en avlastning från uppgifter som inte är deras huvudverksamhet. Kugghjulet, de ledord som bildar katalysatorn för ett positivt kulturarbete, aktualiseras varje år. Inför 2015 tas orden upp som en del i arbetet med kompetensinventering. Stolthet har också varit ett tema som blev en film. Medarbetare och chefer deltog på en ledardag iklädda tröjor med ordet STOLTHET på ryggen. Medarbetare berättade om delaktighet, möjlighet att utvecklas och glädje i vardagen. Det serverades popcorn till filmvisningen och alla representanter för servicekontoret samlades på scenen i Halmstad Arena. Verksamheterna har olika happenings med möjlighet för medarbetare att medverka. Måltidsservice är ett exempel med regelbundna aktiviteter i äldreboenden och olika cateringuppdrag, IT-service har bjudit in till kundträff med information, tävlingar och julstämning Kunderna visar ofta sin uppskattning för servicekontorets positiva förhållningssätt och service, ett bevis på att förvaltningen har genomgått en stor kulturförändring sedan 2009. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 32(34)
10 Uppföljning Förenkla helt enkelt 10.1 Bemötande Förslag B1: Levandegör riktlinjer för service och bemötande Har förvaltningen/bolaget genomfört förankring hos personalen? X Klar I kulturarbetet - kugghulet Påbörjad Ej klar Andel av personalen där förankring skett (%) Förankring planeras vara genomförd (mån/år) Förslag Ä2: Uppföljning och återkoppling av dissonanser Har förvaltningen/bolaget en rutin eller ett kvalitetssystem som systematiskt fångar upp dissonanser i samspelet förvaltning/bolag? X Ja ISO 14001 miljö Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem När kan rutinen/systemet vara i bruk? (mån/år) Förslag Ä4: Myndighetsavgifter kommungemensamt förhållningssätt Hur är din förvaltnings/bolags status angående sammanställning av avgifter enligt punkt Ä4A? X Klar inte tillämpligt Påbörjad Ej klar När beräknas den vara klar? (mån/år) När beräknas den vara klar? (mån/år) 10.2 Samarbete och samverkan Förslag S1: Öka din arbetsplats kunskap om andra verksamheter i kommunen Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet X Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år 1 gång/år Sällan/aldrig S1C: Intranätet: Lägg ut information om din verksamhet, hämta information om andras verksamheter, utnyttja de sociala funktionerna alla i samverkan med närmsta chef Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet X Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år 1 gång/år Sällan/aldrig Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 33(34)
Förslag S2: Uppmuntran storytelling Är uppmuntran och positiv förstärkning på APT eller motsvarande ett stående inslag på mötesagendan på din förvaltning/bolag? X Ja Stolthet - filmen visas för all personal. Nej Vilka åtgärder planeras för att förbättra läget? Hur ofta tas uppmuntran och positiv förstärkningupp i dialog med anställda? Ofta re än 6 gån ger/ år 1 gån g/år x 2-6 gånger/år Sällan/aldrig Förslag S3: Introduktionsprogram för nyanställda I vilken omfattning planerar din förvaltning/bolag medverkan i det kommungemensamma introduktionsprogrammet för nyanställda? X Vi skickar alla nyanställda Vi skickar chefer och nyckelpersoner Vi skickar ingen Även egen introduktion inom SE Andel av person alen (%) Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2014 34(34)