Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden (1) Box Halmstad Tfn: E-post: Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum Tid: 13:00 lunch och gruppmöten från 12:00 Ordförande: Sekreterare: Maria Söderberg Christel Rehmark 1 Val av protokollsjusterare 2 Godkännande av dagordning 3 * SE 2015/0003 Bokslut & verksamhetsredovisning * SE 2015/0107 Internkontroll plan * SE 2015/0013 Verksamhetsplan SE 2015/0108 Kontaktverksamhet för förtroendavalda 7 SE 2015/0110 Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val 8 SE 2015/0024 Anmälningsärenden SE-nämnd 9 SE 2015/0016 Information emedarbetaren för förtroendavalda 10 Övriga frågor * Personalrepresentanter kan närvara på ärenden markerade med *

3 1(4) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0003 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Bokslut & verksamhetsredovisning 2014 Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2014 inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2014 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel, samt resultatbalansering av driftmedel i enlighet med förslaget i handlingarna. Sammanfattning Bokslut 2014 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. Verksamheterna 200 och 201 är anslagsfinansierade verksamheter. Sluten redovisning tillämpas för verksamheterna 202, 203 och 204. Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med tkr för verksamheterna Verksamhet 200 och 201 begär att inte behöva resultatbalansera underskottet på resp tkr till år Investeringsanslaget visar på att överskott med tkr. Ombudgetering begärs av tkr till år 2015 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Ärendet 1

4 Uppdrag Beslutsärenden i samband med Bokslut 2014 är resultatbalansering och ombudgetering. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bakgrund Bokslut 2014 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under mars respektive april månad. Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet. Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångs- och skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december Analys, förslag och motivering Servicenämnden har under 2014 haft en nettoram, för samtliga verksamheter , på tkr. Vid bokslut konstateras att intäkterna blev sammanlagt tkr och kostnaderna tkr, vilket ger oss ett nettoresultat på tkr. Verksamheterna redovisar därmed en budgetavvikelse med tkr. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga över- eller underskott i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll. Verksamhet 200, Servicekontorets administration inkl Valnämnden, redovisar vid bokslut negativ budgetavvikelse med tkr. Avvikelsen beror på ökade kostnader för valadministration. Största delen av kostnadsökningen kan kopplas till lagstiftningsförändringar och kommunala förändringar dvs utanför valnämndens påverkan. Förvaltningen föreslår därmed att inte behöva resultatbalansera tkr avseende verksamhet 200. Verksamhet 201, Kontorsservice, visar en avvikelse mot ramen med tkr på grund av att tryckeriets verksamhet inte nått upp till önskat resultat samt avvecklingskostnader för denna. Därutöver bedöms Kontorsservice möjlighet att möta tidigare års balanserade resultat som små. Verksamheten begär att underskottet stryks helt eftersom verksamheten har minskat sin omsättning och inte längre verkar över de områden som de tidigare gjort. Telefoniverksamheten flyttades till IT-service vid årsskiftet 2013/2014, tryckeriverksamheten lades ner under senare delen av år 2014 och växeln samt Rådhusreceptionen flyttas under år 2015 till Halmstad Direkt. Dessa verksamhetsförändringar påverkar Kontorsservice möjligheter negativt till att kunna uppvisa det positiva resultat som krävs för att komma i balans. Underskottet härleds dels från åren då Tryckeriservice uppvisade negativt resultat samt under år 2014 då avvecklingskostnaderna har varit höga för Tryckeriservice. Dessutom har upplärningskostnader för reception och växeln tillkommit till följd av Halmstad Direkts etablering. Förvaltningen föreslår därmed att inte behöva resultatbalansera tkr avseende verksamhet

5 Övriga verksamheter är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både över- och underskott balanseras per automatik till kommande år. Servicenämndens totala investeringsanslag för år 2014 var tkr inklusive ombudgeteringar från Efter årets slut konstateras att tkr av medlen använts och därmed återstår tkr vid bokslutet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår. Förskjutningar av medelsförbrukning får ske mellan år om orsaken är att investeringar beslutade i innevarande (eller tidigare) års budget inte har hunnit slutföras, eller att medgivande erhållits att påbörja investeringar under innevarande budgetår för vilka anslag finns upptagna i nästkommande års budget. Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i Verksamhetsplan Mer detaljerad ekonomiredovisning återfinnes som bilagor, Ekonomisk rapport. Konsekvenser Servicekontorets anslagsfinansierade verksamheter är i behov av de resultatbalanseringar som föreslås för att kunna bedriva verksamhet år 2015 enligt den internbudget som lagts för verksamhetsåret. Samtliga verksamheter är i behov av att få de ombudgeteringar som föreslås, för att kunna slutföra de under 2014 planerade och påbörjade åtgärderna. Ärendets beredning Inom kommunen Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och enhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Andra grupper Inlämningsdag av bokslutsmaterialet till Stadskontoret Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor Numrerad lista 3

6 1. Bokslut 2014 verksamhetsberättelse och personalredovisning med aktiviteter och nyckeltal 2. Ekonomisk rapport För Servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 4

7 Helårsutfall 2013 Helårsutfall 2014 Helårs budget 2014 Period utfall jmf fg år RESULTAT Servicekontoret Intäkter (vht 200) Kostnader Periodens netto Kontorsservice Intäkter (vht 201) Kostnader Periodens netto Städservice Intäkter (vht 202) Kostnader Periodens netto Måltidsservice Intäkter (vht 202) Kostnader Periodens netto IT-Service Intäkter (vht 203) Kostnader Periodens netto Kommuntransport Intäkter (vht 204) Kostnader Periodens netto SE totalt: Intäkter Kostnader NETTO Helårsutfall 2013 Helårsutfall 2014 Helårs budget 2014 Budgetavvikelse 2014 Budgetavvikelse 2014 Period utfall jmf fg år INVESTERINGS- NETTO Servicekontoret Valnämnden Kontorsservice Städservice Måltidsservice IT-Service Kommuntransport SE totalt:

8 Verksamhetsberättelse 2014 Servicenämnden

9 1 Inledning Inför 2014 flaggade servicekontoret för ett produktionsår där vi skulle sätta fokus på goda resultat och minska det störande bruset ute hos våra kunder. Vi kallade detta "En Enklare Vardag". Med tanke på hur mycket positiv feedback vi fått från våra kunder, och den uppmärksamhet som vår servicekultur skapat, måste vi kalla 2014 för ett ytterst framgångsrikt år. Att den övervägande delen av servicekontorets mål och nyckeltal har förbättrats styrker detta blev bland annat året då hela servicekontoret blev miljöcertifierat enl. ISO 1400, vilket vi givetvis är mycket stolta för. Certifikatet på väggen innebär ingalunda att arbetet på något sätt är över. För att behålla det måste vi löpande jobba med att nå våra miljömål och en första delrevision kommer ske under Kopplat till vårt miljöarbete har exempelvis IT-service jobbat med energieffektiviseringen i kommunens IT-miljö genom att automatiskt stänga av datorer när de inte används. Den minskade energiåtgången motsvarar årsförbrukningen för 400 villor. Man har även infört en uppgraderad distansmötestjänst som kan innebära mindre resande och bidra till att kommunen upplevs som en modern och attraktiv arbetsplats. Förutom miljöcertifieringen innehöll 2014 flera satsningar såsom införande av bilpool, bränslekort och digitala körjournaler, införande av städombud ute på arbetsplatserna, KRAVcertifiering av restauranger och utbildning i att laga smakfull konsistensanpassad mat till våra äldre bland mycket annat. Supervalåret 2014 var även året då två val genomfördes i Sverige; val till EU-parlamentet i maj och val till riksdag, kommun och landsting i september. Ansvaret för det praktiska valarbetet har sedan 2009 tillhört servicekontoret som även denna gång bemannade ett valkansli med 10 personer så att valet kunde genomföras enligt vallagen. Runt själva valdagen förstärktes valkansliet med drygt 30 personer, rekryterade från kommunens verksamheter. Valkansliet ansvarade även för drygt 400 röstmottagare som arbetade på förtidsröstningen och på själva valdagen. Sammanlagt var cirka 500 personer engagerade i valarbetet. Avvecklingen av tryckeriet genomfördes enligt plan och vi har med detta tagit bort en verksamhet som gick 1,3 Mkr i förlust årligen (eller översatt till verksamhetens omsättning -28 %). Uppsägningslöner och andra avvecklingskostnader kommer dock till viss del bestå även Slutligen spår vi att 2015 blir ett spännande och utvecklande år. Kommuntransport planerar för att ta över verkstad och åkeri från teknik- och fritidsförvaltningen och servicekontoret som helhet förbereder för att ta ansvar för Halmstad Direkt från Det blir ett helt nytt scenario för servicekontoret då vi inte längre bara ska bidra till en enklare vardag för kommunens verksamheter utan även göra detsamma för våra invånare, besökare och företagare. Det blir bra! Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

10 2 Organisation Inom Servicekontoret finns förvaltningschef samt, i storleksordning: städservice, måltidsservice, IT-service, kontorsservice, administrativ service, kommuntransport och HR. Servicekontorets organisation har haft några strukturella förändringar under Tryckeriet har avvecklats och måltidsservice har förberett sig för övertagandet av förskoleköken. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

11 3 Viktiga händelser 2014 Städservice Under år 2014 har Städservice haft intern- och extern miljörevision samt lagrevision enligt ISO Enheten fick inga avvikelser. Servicekontorets varumärke En enklare vardag har bearbetats kontinuerligt både internt (medarbetarskap) och externt (servicekultur), vilket syns i den senaste kundnöjdhetsmätningen (NKI) där vi ökat från 79 procent till imponerande 93 procent. Råd om städning i skola och förskola från folkhälsomyndigheten har ytterligare förstärkt samarbetet med fastighetskontoret, barn- och ungdomsförvaltningen samt miljö- och hälsoskyddskontoret. Alla parter samverkar för att förbättra miljön i skolor och förskolor. Verksamheten har under året arbetat med projektet "Förebyggande hälsa" där områdescheferna, skyddsombuden samt handledarna för vikarier tillsammans med Previa har belyst förbättringsområden. Som ett resultat av detta har tydliga rutiner skapats för att minimera risken för arbetsskador och sjukskrivningar. Kontorsservice Post- och verksamhetsservice Under året har vi känt av en rejäl ökning av förfrågningar från kommunens förvaltningar och bolag. Vi har bland annat hjälpt förvaltningarna med ombyggnad av deras konferensrum, kört bäddset för hemvårdsförvaltningen, hjälpt Måltidservice med flyttar och påbörjat genomförande av några stora projekt tillsammans med läromedelscentralen. Post- och verksamhetsservice har under året börjat arbetsrotera och hjälpa varandra. Gruppen har också utökats med en person. Det gör att gruppen kan ta på sig olika projekt utöver de dagliga uppdragen. Efterfrågan på våra tjänster är fortsatt hög, det finns en förhoppning att kunna utöka ytterligare. Kommuntryckeriet Vi stängde kommuntryckeriet i slutet av året. Lokalerna är uthyrda under Det externa hyreskontraktet löper till slutet av IT-service Även 2014 har varit ett händelserikt år på IT-service men trots hög belastning även detta år är kundernas förtroende enligt genomförda NKI-mätningar fortsatt högt. Genom ett stort antal interna förbättringsprojekt har vi fortsatt att prioritera en modern och effektiv IT-infrastruktur för Halmstads kommun, med hög grad av automatisering, där ändå en tillåtande IT-miljö kunnat erbjudas. Listan på viktiga händelser för IT-service under 2014 kan göras lång, men exempel är ny e-postlösning för skolan, vilket innebar att Halmstads kommun för första gången fick ett gemensamt e-post- och kalendersystem för alla anställda. Ett annat exempel är att IT-service tog över ansvaret för kommunens telefoni, där vi haft ett tufft första år med både ny operatör och avveckling av analog telefoni. Vår kundmottagning har fortsatt utvecklats, med många nöjda besökare. För första gången har IT-service lyckats bryta trenden med en ständigt ökande ärendemängd, vilket bör kunna vidmakthållas i och med en satsning på självhjälpslösningar, mobil-app och samverkansprojekt på olika nivåer. En lyckad miljöcertifiering, och att vi har en ny lösning för säkerhetskopiering på plats är också viktiga händelser. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

12 Kommuntransport Året som gått har i huvudsak använts till att säkerställa 2013 års införande av bränslekort. Systemet med bränslekort fungerar nu bra och goda rutiner har upprättats. Som ett led i införande av bränslekort så har det under året även installerats ca 500 st digitala körjournaler i våra bilar. Vi har även delat ut cirka individuella ID-taggar för den personal som ska köra våra bilar. Vi har nu skapat goda uppföljningsmöjligheter och möjlighet till fordonsbokslut. Under året har det även genomförts upphandling av fordonsbränsle samt miljöfordon under 3,5 ton. Under året har ytterligare leverantörer kopplats till samordnad varudistribution. Vi har även ökat möjligheterna till uppföljning av våra varuleveranser. Måltidsservice 2014 var ett händelserikt år med allt ifrån miljöcertifieringsarbete till middag på slottet. Verksamheten fortsatte att förbättra sina nyckeltal och vi fortsatte att vinna priser för hållbarhet, kvalitet och bemötande. Under våren och sommaren 2014 upphandlades restaurangverksamheten vid Halmstads arena och måltidsservice kunde under tidig höst avveckla vårt deltagande i denna restaurangrörelse. Vi lärde oss en hel del under resan och skapade ett förtroendekapital hos kommunens förvaltningar som vi kan dra nytta av i vår kärnverksamhet. Vår fantastiska personal fortsätter göra underverk i våra restauranger dagligen. Vi ser att nyckeltal gällande ekologiskt nu överstiger 30 procent av våra råvaruinköp. Detta har resulterat i att Halmstads kommun har fått pris från Ekomatscentrum eftersom vi stadigt befinner oss över 25 procent ekologiska livsmedel. Svinnet i våra restauranger fortsätter att minska och nådde 6,7 procent eller 26 gram svinn per gäst och dag. I höstas fick en av våra restauranger pris som Hallands bästa äldrematsrestaurang av Hallands matakademi. Prisutdelning hölls på Halmstads slott under ledning av Lena Sommerstad, landshövding i Halland. En annan viktig händelse som vi har jobbat med under året är förberedelse inför miljöcertifiering enligt ISO I augusti månad blev vi till slut certifierade vilket har hjälpt oss att skapa bra rutiner och ordning i våra restauranger. Dessutom har två av våra restauranger blivit KRAV-certifierade och vi har fattat beslut att kedjecertifiera en större andel av våra restauranger enligt KRAV under Slutligen kan nämnas att Halmstads kommun fattade beslut 2014 om att Måltidsservice från den 1 januari 2015 skall ta över ansvaret för drift, personal och restauranger på alla förskolor och grundskolor som drivs av kommunen. En stor del av hösten har används till att jobba igenom övertagandet så att allt är klart vid årsskiftet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

13 4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utfall för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 4.1 Målområde: Bygga och bo Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål) Energisparande IT Alla energisparåtgärder inom IT har utfallit enligt plan, eller bättre. Energisparåtgärderna är inte bara bra för miljön, utan även för ekonomin. Mätetal Målvärde Utfall Virtualiseringsgrad i serverrum. 80% 93% Sparad energi i % per dygn, basår % 15% Aktiviteter Konsolidera fysiska servrar till virtuella kluster. Införa och marknadsföra virituella/tunna klienter Erbjuda "grönare" alternativ - IT-produkter Virtualiseringsgraden är nu 93%. De återstående procenten kan vi inte påverka just nu, men kommer med tiden sannolikt också att virtualiseras. Ny teknisk lösning finns nu på plats. Lösningen används i begränsad omfattning. Grönare IT-produkter har erbjudits sedan hösten Information kring grönare IT-produkter har bl.a publicerats på Halmstads kommuns intranät. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

14 4.2 Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål) Telefonväxeln ska erbjuda snabb service. Mätning av svarstider gör kontinuerligt. 80% av samtalen besvaras inom 30 sekunder och tillgängligheten är 98% Mätetal Målvärde Utfall Andel samtal till Halmstads kommuns televäxel som besvaras inom 25 sekunder. 80% 80% Aktiviteter Mätning av svarstider Proaktiva kontakter med kunder för att utveckla telefoniservice som passar kundernas behov. Mätning av svarstiderna görs kontinuerligt på daglig basis. Kundträffar sker kontinuerligt där vi även informerar om vilka möjligheter vi har att hjälpa verksamheterna i deras vardag Bra bemötande i telefonväxeln. 96 % av våra kunder är nöjda med service och bemötande i växeln. Mätetal Målvärde Utfall Quality index 86% 86% Aktiviteter Genomföra mätning av bemötande i telefonväxel Televäxeln är deltagare i SM i telefoni Resultat = 86 % kundnöjdhet Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål) Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Dialogmöte med allmänheten genomförd. Arbetet med städ- och matråd fortsätter. Samverkan med skolorna och deras rektorer ska öka. Mätetal Målvärde Utfall Antal dialogmöten med allmänheten. 3 5 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

15 Mätetal Målvärde Utfall Andel återkopplade synpunkter från invånare i Halmstads kommun. 100% 100% Andel (%) positiva synpunkter 75% 81% Aktiviteter Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Aktivt stimulera feedback Genomförd under hösten 2014 Vallås äldreboende har haft ett öppet hus i restaurangen där vi tog emot synpunkter mm. Publicera nämndens handlingar på kommunens hemsida 4.3 Målområde: Miljö och energi Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål) Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Under året har största delen av beställda fordon varit Etanol eller Biogasdrivna fordon. Vi ser att fler och fler fosilbränsle drivna fordon byts ut till fordon med förnyelsebart bränsle. Mätetal Målvärde Utfall Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen 91% 72% Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 55% 28% Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med biogas 100% 50% Andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Mindre än10% 14 % 60% 38% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 25% 19% Aktiviteter Undersöka möjligheten att erbjuda elbilsalternativ Elfordon är upphandlade 2014 och kan erbjudas förvaltningarna. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

16 4.4 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål) Erbjuda prova på platser Ungdomskraft och andra prova-på platser erbjuds regelbundet. I några fall har det lett till en vikariatsanställning. Mätetal Målvärde Utfall Antal prova på-platser Erbjuda platser för Sommarkraft Över 50 platser erbjöds för ungdomar i projektet Sommarkraft. Arbetsplatserna har upplevt det positivt med engagerade medarbetare. Flera av dem kan vara kan vara aktuella för tillfälliga anställningar efter sin gymnasieutbildning. Mätetal Målvärde Utfall Antal platser som anmälts till Sommarkraft Erbjuda praktikplatser för gymnasieelever Reguljär gymnasieutbildning bereds praktikplatser när det är möjligt. Det gäller främst måltidsservice. Mätetal Målvärde Utfall Antal erbjudna praktikplatser för gymnasieelever Målområde: Omsorg och stöd Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) Öka mängden mat lagad från grunden. Under 2014 har vi ökat andelen mat lagad från grunden till 94% Mätetal Målvärde Utfall Andelen mat lagad från grunden 93% 94% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

17 Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Enligt socialstyrelsens enkät är 82 % av de äldre nöjda med maten på särskilda boenden. Mätetal Målvärde Utfall Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen Aktiviteter Genomföra NKI-mätning avseende mat levererad till eget boende Målområde: Resor och trafik Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014 (konkretiserat mål). Aktiviteter Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) Går att redovisa from Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon. Går att genomföra from Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon. Går att genomföra from Digitala körjournaler är nu installerade i kommunens fordon Minska tjänsteresor i Servicekontorets verksamheter. Utökade uppdrag drar med sig fler och längre resor. Målområdet behöver omformuleras för att påvisa effektiviseringar. Mätetal Målvärde Utfall Andel körda mil inom servicekontoret (basår 2011=100 %) 75% 153% Aktiviteter Beräkna energianvändning i MWh avseende tjänsteresor. Basår 2014 Använd cykeln i jobbet Beräkna CO2 utsläpp för tjänsteresor med flyg Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel Utreda möjligheten att miljökompensera servicekontorets tjänsteresor I och med införandet av KomMa & FRIDA samt montering av mätpuckar i fordonen kan mätning påbörjas from 2015 Vi har elcyklar och vanliga cyklar som personalen kan använda. Antalet inköpta elcylkar har ökat under enkelresor med flyg har medfört ett CO2 utsläpp på kg. Destination= Halmstad- Stockholm Vi tillhandahåller elcyklar samt resekort för att uppmuntra till alternativa transportmedel. Användandet har ökat.. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

18 4.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka Andelen lokalt producerat kött (inom 15 mils radie) som köps in ska kunna redovisas Vi har nu funnit en metod där särskilda varugrupper går att filtrera ut. Dessa varugrupper är kött, fisk, potatis, bröd, dryck och morötter. Vi har med leverantörens hjälp kunnat ta fram dessa varugrupper som de garanterar ligger med sin produktion inom 15 mils radie. Vi handlar 15,7 % närproducerade varor enligt definitionen "inom 15 mils radie från Halmstads kommun". Utöver detta finns det ett antal oklara varor som vi inte kunnat ta med i beräkningen. Förra årets mätning utgick efter definitionen svenskt kött. Om vi mäter på liknande sätt i år så hamnar vi på ca 86 % mot 79,2% under Aktiviteter Under 2014 undersöka möjligheter och konsekvensberäkna åtgärder att kunna mäta lokalt producerade livsmedel (inom radie 15 mil) Vi har under 2014 kommit fram till att det är förenat med väldigt stora kostnader för att mäta lokalproducerade livsmedel enligt kommunens definition. Enda sättet är att gå in på varje statistikrad i efterhand och följa flödet bakåt. Beräknad tidsåtgång är minst 30 dagars effektiv arbetstid. Dessutom är det högst osäkert att det går att ta fram inom alla livsmedel Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (basår) 86 % svenskt kött (helt kött) Mätetal Målvärde Utfall Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (Basår) 86 Aktiviteter Mäta andelen livsmedel som har usprungsland Sverige (enl Livsmedelsverkets definition) Vid mätning av helt kött dvs kyckling, oxkött, griskött, får, lamm kan vi få fram siffror på ursprungsland. Blandade produkter är det mycket svårare att få fram siffror på ex korv, chark och halvfabrikat. När det gäller helt kött har vi köpt 86 % svenskt kött Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2014 (konkretiserat mål) Minst 27% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel 27% 31% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

19 4.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Giftfri vardag för barn och ungdomar Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Måltidsservice har möte med KRAV och våra produktionsledare i slutet av september. Vid detta möte fattas beslut om hur vi går vidare. Hovgårdsskolan är certifierad i oktober månad Mätetal Målvärde Utfall Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Giftfrimiljö för barn och ungdomar Servicekontoret deltar i kommungemensamma projektet. Inventering av riskmiljöer har påbörjas augusti 2014 (förskolor) Aktiviteter Inventera riskmiljöer Minska andelen kem inom Städservice Ställa krav på giftfria produkter vid upphandling SE har deltagit i inventering av förskolor, gruppbostäder och lekplatser i projekt Giftfri vardag för barn och ungdomar under året. Städservice har bytt ut 4st kem mot ett miljövänligare atlernativ. Alla kem är upphandlat enligt Miljöstyrningsrådet. Städservice har bytt ut 4st kem mot ett miljövänligare alternativ Ökade livschanser för unga (övrig prioritering) Bereda arbetstillfällen för ungdomar Förvaltningen tar emot praktikanter från utbildningar, prova-på och sommarkraft samt anställer varje år semestervikarier. Mätetal Målvärde Utfall Antal prova-på-platser, praktikplatser och sommarjobb (sommarkraft) Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

20 4.8.3 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Förvaltningen ökar kunskaperna om jämställdhet och mångfald successivt och genom flera olika aktiviteter. Ett exempel är att många arbetsplatser har valt att ta upp frågor om respekt och bemötande i sina handlingsplaner utifrån medarbetarenkätens resultat. Handlingsplanerna har behandlats ytterligare en gång under året. Nästa enkät genomförs 2015, därför får två av mätetalen inte något utfall Utöver två tillfällen för all personal har en utbildning för chefer och fackliga företrädare genomförts implementeras nya centrala anvisningar för jämställdhet och mångfald. Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 3 Antal serviceteam 3 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,7% 7,7% Aktiviteter Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet. Serviceteam skapas för verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret, En enklare vardag. Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön. Verksamheterna har arbetat med lönekriterier, de gemensamma kriterierna är inte klara. En dialog tas upp under 2015 om det finns delar i erfarenheterna från kompetensprojektet som kan användas i formulering av lönekriterier. Nya anvisningar beslutades i december Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. Alla annonser som införs i Offentliga Jobb granskas av HR-funktionen. Texten läggs till om den saknas. Stadskontoret håller på att skapa en ny formulering Ett Halmstad tillgängligt för alla (övrig prioritering) Ett Halmstad tillgängligt för alla Erbjuder aktiviteter som främjar tillgänglighet, Ex timbal kost, anpassning surfplattor/datorer till synskadade, handikappanpassade fordon. Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter för tillgänglighetsökning 2 2 Aktiviteter 2 aktiviteter som främjar tillgänglighet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

21 5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Sammanställning kommer att kunna göras först från och med 2015 Aktiviteter Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Kan redovisas från Service och bemötande Hela servicekontoret arbetar ständigt med att aktualisera frågor runt service & bemötande. Diskussioner på APT, utskick, posters och stor-samlingar. Mätetal Målvärde Utfall NöjdKundIndex Städservice 80% 93% NöjdKundIndex IT-service 96% 97% NöjdKundindex Kontorsservice 80% 96% NöjdKundindex Måltidsservice 80% 94,7% Aktiviteter Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. Enkät Ta fram en telefonpolicy för servicekontoret. Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Mäta kundnöjdhet via Mat-app. Platsannonser som påtalar vikten av service och bemötande. Service och bemötande tas kontinuerligt upp på APT. Det finns t.ex med i introduktion/utbildning för vikarier. Detta har gett utslag i våra nöjd-kundindex mätningar. Servicekontoret har under hösten 2014 genomfört en gemensam kundundersökning. Samtliga verksamheter fick ett bättre resultat, t.ex ökade Städservice NKI - Nöjd Kund Index 79% till 93% Telefonpolicy för telefonisterna finns och en telefon- & svarspolicy är framtagen. Mätningen görs under ett par månader flera gånger under året, utifrån IT-service ärendehanteringssystem Nilex. De flesta annonser betonar service men arbetet kan förbättras med en gemensam formulering för hela förvaltningen. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

22 5.1.3 Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Pågår fortlöpande enligt instruktion Mätetal Målvärde Utfall Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice Minska matsvinnet inom Måltidsservice Utfall av matsvinnet lägre än nämndens mål Mätetal Målvärde Utfall %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) 7,5% 6,7% SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Genomförd på frukt och kaffe. Miljömärkta produkter ska prioriteras där så är möjligt. Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk 75% 75% Andelen kemprodukter som uppfyller krav enligt Miljöstyrningsrådets ska öka (Städ) 70% 70% Minska korttidsfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har ökat, se personalredovisningen. Korttidsfrånvaron uppfyller däremot målet. Långtidsfrånvaron bedöms inte i dagsläget vara möjlig att påverka på grund av medicinska orsaker men en djupare analys kommer att göras under Mätetal Målvärde Utfall Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 5,8 4,9 Antal hälsoinspiratörer Index för nöjd medarbetare - - Aktiviteter Bibehålla nätverk av hälsoinspiratörer Projektet har haft ganska få deltagare i ordnade aktiviteter. Populärast har aktivitetskortet varit, totalt 4 tävlingsomgångar. 37 olika deltagare lämnade in 1-3 kort vardera hösten Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

23 Aktiviteter Ergonomiutbildning och stöd för medarbetare Använda utredningsarbetsplatser i förebyggande syfte. Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Analys medarbetarenkät 2013, både positivt och negativt Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Genomföra enkät för servicekontorets personal Utbilda personal i hjärt- lungräddning Använda tjänst för sjukanmälan och friskanmälan Ergonomiutbildning genomförs fortlöpande. Utredningsarbetsplatser används i varierande grad. Inom t ex städservice är handledarna även ergonomiombud och till viss del involverade i introduktion. Handlingsplaner från resultatet av medarbetarenkäten tar upp förbättringar inom arbetsmiljöarbetet. Verktyg för rapportering av risker och tillbud/skador används och utvecklas. I årlig riskanalys deltar huvuddelen av de anställda, de flesta arbetsplatser har också skyddsronder. Flera kunder har börjat bjuda in medarbetare från servicekontoret i sina skyddsronder. Information och problemlösning blir därmed mycket effektivare. Alla verksamheter och grupper har gjort en prioritering av faktorer att utveckla och faktorer att behålla i arbetet med en god arbetsmiljö. Handlingsplaner är klara. Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar i stort sett bra i förvaltningen. Frågeformuläret som fylls i varje år har många punkter (biläggs årsredovisningen) som redovisas i färger dvs röda punkter måste åtgärdas eller planläggas. En punkt som kan förbättras inom flera verksamheter är organisation och rutiner för särskilda händelser t ex brand. Servicekontoret genomför en medarbetarundersökning i februari Utbildningarna följer ett rullande schema. Redovisning och bevakning förväntas bli lättare vid införande av nytt HR-system. Städservice har använt tjänsten under 6 månader och fattat beslut om att inte fortsätta projektet. Utbildning i kommunikation på arbetsplatser Friskprofiler Påbörjat i vissa arbetsgrupper. IT-service genomfört friskprofil 2014, samt slutfört uppföljning Resultat var positivt, även om effekterna på uppmätt kondition var marginella Kartläggning av transporter som kontorsservice kan samordna via postrundan inom kommunen. Sammarbete pågår mellan Hemvården, dialog är påbörjad med kulturförvaltningen. Aktiviteter Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Ruttoptimering pågår. Ruttoptimering pågår. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

24 5.1.8 Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Felaktigheter i räknemodell 2013 skapade orealistiska målvärden Jämfört med basår 2012 så ökar samordningsgraden årligen. Målet uppnått. Mätetal Målvärde Utfall Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 85% 64,4% Aktiviteter Leta nya produktområden och uppvakta kund Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Görs kontinuerligt i sammarbete med upphandlingsenheten. Miljöredovisning kan göras per den 31/ Redovisa utsläpp från kommunens fordon och maskiner Redovisning av kommunens utsläpp kan göras vid årsskifte (basår 2014) 2014 Basår för samtliga fordon i Halmstads kommun Bensin kg Bensin kg Biogas kg Diesel kg Etanol kg Mätetal Målvärde Utfall Utsläpp koldioxid (antal ton), basår Minskning av utsläpp (%), basår % Öka antalet tillagningskök (2013 hade vi 28 st av totalt 48 kök) 2014 har vi startar upp Enslövsskolans tillagningskök Mätetal Målvärde Utfall Antal tillagningskök ska öka 29 st 29 st Miljöcertifiering av hela Servicekontoret Miljöcertifiering enligt ISO genomförd för hela Servicekontoret Aktiviteter Miljöcertifiering enligt ISO av Servicekontoret Certifiering genomförd augusti 2014 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

25 Strategisk kompetensförsörjning Arbetet med strategisk kompetensförsörjning löper vidare. Flera arbetsgrupper har deltagit i formulering av kompetensprofiler och ett material för bedömning av kompetens. Utgångspunkten är gemensam servicekompetens, det som alla medarbetare inom servicekontoret bör uppnå. Nästa steg är inventering i medarbetarsamtal Mätetal Målvärde Utfall Andel individuella utvecklingsplaner. 70% 70% Aktiviteter Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Mäta befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Dialog i arbetsgrupper om värderingar och önskvärt beteende för att skapa en enklare vardag. Ledningsgrupp och chefsgrupp har arbetat med definitioner och kravspecifikation för alla medarbetare inom servicekontoret. Samverkansgruppen deltar i arbetet i en workshop i maj. Chefer inom respektive verksamhet har börjat arbeta med sina specifika kompetenskrav. Definitioner har arbetats fram under våren och hösten. Inventering startar senast i medarbetarsamtal Kompetensstrategierna kommer efter att första mätningen jämförts med förvaltningens krav. Tidigast vid halvårsskiftet 2015 kan ledningsgruppen arbeta fram ett förslag till strategier. Andelen har ökat enligt medarbetarundersökningen och den förväntas öka i samband med medarbetarsamtalet för Då används både servicekontorets mall för kompetensinventering och Halmstads kommuns mall för individuell utvecklingsplan. En enklare vardag har under året lanserats som ett syfte med servicekontorets arbete. Det knyter tydligt an till reglementet; servicenämnden har ett uppdrag att förbättra rutiner och arbetssätt för hela kommunens bästa Redovisa Fordonsbokslut till beställarna Samtliga fordon omfattas from Mätetal Målvärde Utfall Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut 100% 100% Aktiviteter Redovisa årssammanställning av fordonen Årssamanställning kan göras per den 31/ Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

26 Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas 77 gram kött per serverad portion under 2014 Aktiviteter Mäta mängden kött som serveras inom Måltidsservice 77gram kött per serverad portion under Undersöka möjligheterna till CSR-projekt Måltidsservice har undersöket om och hur ett CSR-projekt skulle kunna genomföras. Aktiviteter Undersöka möjligheterna för servicekontoret att delta i CSR-projekt. Inventering genomförd men inget lämpligt projekt funnet Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

27 6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2014 andel visstid (%) Dec 2013 andel visstid (%) Administration m m Kontorsservice IT-service Måltidsservice Städservice Totalt Antalet anställda inom Servicekontoret har varit ungefär detsamma i många år. En utvidgning startar då förvaltningen tar över kökspersonal inom förskolor i Halmstads kommun. Antalet medarbetare blir då cirka 500. Ett förslag till övertagande av entreprenadverksamhet från Teknik- och fritidsförvaltningen kan innebära ytterligare 15 fler medarbetare från Antalet visstidsanställda är lägre än under terminstid. Delar av verksamheten är stängd under jullovet. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Administration m m % 58 % Kontorsservice % 58 % IT-service % 9 % Måltidsservice % 95 % Städservice % 94 % Totalt % 83 % Andelen kvinnliga medarbetare i förvaltningen är fortsatt mycket högt. Minskningen är, liksom de senaste 5 åren, 1 procentenhet. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2014 andel kvinnor (%) Dec 2013 andel kvinnor (%) Administration m m % 0 Kontorsservice % 0 IT-service Städservice % 75 % Totalt % 33 % Antalet visstidsanställda är missvisande eftersom mätningen har gjorts mellan två skolterminer. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

28 Timavlönad personal Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Kontorsservice IT-service Måltidsservice , Städservice , Totalt Behovet av timanställd personal har ökat något i verksamhetsservice. De tillfälliga uppdragen avser bland annat väggmontering av tv-skärmar i skolor. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 88 % 99 % 90 % 89 % 99 % 91 % Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2014 Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

29 Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Sum ma And el Kockar och köksbiträden Totalt % 11% av servicekontorets nuvarande anställda beräknas gå i pension fram till och med Det är svårt att bedöma om andelen kommer att öka eller minska eftersom måltidsservice tar över förskoleköken från årsskiftet Sjukfrånvaro Sjukdagar i snitt Kvinnor Män Totalt Totalt Administration m m 0,84 0 0,84 2,87 Kontorsservice 3,93 2,13 3,08 2,42 IT-service 16,07 7,06 7,85 11,22 Måltidsservice 25,84 3,40 24,46 16,92 Städservice 20,27 23,49 20,53 19,73 Totalt 21,67 8,48 19,28 16,5 Sjukfrånvaron har ökat inom Städservice och måltidsservice. Det är långtidsfrånvaron som påverkar utfallet, en beräkning av korttidsfrånvaron visar en minskning. Orsakerna till långtidsfrånvaro behöver utredas vidare. Det är svårt att jämföra sjukfrånvaron på grund av att 25% sjukfrånvaro ger lika stort utfall i statistiken som 100%.Varje dag räknas oavsett omfattning. Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Administration m m 100 % 100 % 100 % 49 % Kontorsservice 100 % 100 % 100 % 100 % IT-service 39 % 64 % 59 % 48 % Måltidsservice 23 % 100 % 23 % 40 % Städservice 23 % 23 % 23 % 27 % Totalt 23 % 47 % 25 % 35 % Tabellen visar att 23% av sjukfrånvaron avser perioder upp till två veckor. Långtidsfrånvaron har ökat, inom måltidsservice från 60% till 77%. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

30 Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt Totalt 77 % 53 % 75 % 65 % Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Yrkesgrupp Städare 20,58 21,22 Köksbiträden 23,88 28,15 Kockar 12,79 21,73 Medarbetarskap och ledarskap Alla chefer inom Servicekontoret har genomfört, påbörjat eller anmälts till ledarutbildningen Utvecklande Ledarskap. Medarbetare i en verksamhet har fått en introduktion till Utvecklande Medarbetarskap, en halvdag. Individuella utvecklingsplaner I 2013 års enkät svarade 70% av medarbetarna att de har en individuell utvecklingsplan. En uppföljning i APT-möten och medarbetarsamtal tydliggjorde begreppet och bekräftade att andelen är högre. Inför medarbetarsamtal för 2015 har APT informerat om kompetensutvecklingsprojetet och inventeringen som görs. Mångfalds- och jämställdhetssatsningar Under 2014 har antalet serviceteam bibehållits och förberedelse för en ökning startat. Några verksamheter har anställt fler medarbetare av underrepresenterat kön och med utländsk bakgrund. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget Alla verksamheter har bedrivit ett aktivt arbete med hälsa och friskvård. Friskvårdscheck är ett presentkort som kan lösas in på ett antal olika anläggningar och hos olika behandlare. En verksamhet har provat träning på arbetstid och visat på en ökad aktivitet, bland annat i kommunens gym. Mätningar har gjorts före och efter projekttiden. Andra hälsofrämjande åtgärder är att fler medarbetare deltar i planering. Medarbetare bidrar bland annat i vardagen, via idéer som tas tillvara och via arbetsplatsträffar. Arbetsmiljöprojekt omfattar personal inom olika grupper, representanter i upphandlingar utses från olika yrkesgrupper, arbetsrotation och gruppers eget ansvar utökas. Gruppledare/arbetsledare med flera roller fungerar som stöd i vardagen och gör det möjligt för chefer att arbeta mer med ledarskap och långsiktig planering. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

31 Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel Hälsoinspiratörernas andra år har fortlöpt ungefär som det första. Cirka 12 personer har varit aktiva under begränsad tid, max 2 timmar per månad. Utöver information på APT-möten har aktiviteterna avgränsats till fritid. Deltagandet har varit förhållandevis lågt, populärast har aktivitetstävlingen varit. Hösten 2014 deltog 37 personer med upp till 70 träningstillfällen vardera. Inför 2015 planeras inte ett organiserat nätverk, de hälsofrämjande medlen avsätts för andra aktiviteter. Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården har dels deltagit i projekt för att skapa delaktighet i arbetsmiljöarbetet och höja kunskapsnivån men också i konkreta friskvårdsprojekt med mätning, föreläsning och utvärdering av resultat, Arbetsskador Under året har 21 arbetsskador anmälts i incidentrapporteringssystemet. En stor del av dem är från måltidsservice. Fler än hälften av skadorna är skärskador, klämskador eller skador från fallande föremål. De allvarligaste skadorna har varit en fallskada med fraktur och sjukhusvistelse som följd och en elektrisk stöt med sjukhusbesök som följd. Färdolycksfall Skärskador Klämskador m m Fallande föremål Brännskada Elektrisk stöt Fall 3 st 5 st 5 st 3 st 1 st 1 st 3 st Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Servicekontoret gör uppföljning av arbetsmiljöarbetet tre gånger per år. Tidigare år har bedömningen, det s k trafikljuset, visat röd markering i enstaka frågor. Det har främst gällt brandskydd och krishantering. Även hösten 2014 har anslag om brandskyddsansvariga och krisgrupp samt vissa brandskyddsåtgärder varit bristfälliga. Arbetet pågår och kommer att fortsätta Riskbedömningar saknas i vissa fall, t ex vid ombyggnad i lokaler. Det webbaserade systemet KIA testas för såväl arbetsskador/tillbudsrapportering som riskanalys och skyddsronder. Det är positivt att ha all information på ett ställe och chefer tar ansvar för dokumentationen. Inför kommande verktyg i Halmstads kommuns löne/hr-system startar en arbetsgrupp för att utveckla verktyget utifrån servicekontorets erfarenheter. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

32 7 Ekonomisk redovisning Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

33 8 Nyckeltal 8.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Servicekontorets kundnöjdhet 84,2 % 84,2 % 84,2 % Servicekontorets intäktsfinasieringsgrad 98,13 % 98,13 % 98,13 % Produktivitet Städ (m²/tim) 330,9 330,9 330,9 329,1 327,4 Produktivitet måltid (mat lagad från grunden) 93,5% 93,5% 93,5% 93% 91% Produktivitet IT(andel av inkomna ärenden som avhjälps vid första kontakten) 55,7% 55,7% 55,7% 51% 55% 8.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Andel intäkter i förhållande till anslag 98,6 % 98,5 % 98,5 % 99,2 % 99,1 % Intäkt i snitt per internfaktura kr kr kr kr kr Intäkt i snitt per externfaktura kr kr kr kr kr Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder 80 % 75 % 74 % 80 % Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd 509,2 kr 174 kr 169 kr Postservice: kr kr kr 11 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

34 Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Totalkostnad per hämtställe Utfall 2013 Utfall ,7 kr 689,5 kr Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd 7 490,8 kr 2 180,4 kr kr Rådhusreception: Totalkostnad per anställd 4 781kr 1 465,8kr 1 144kr 4 414kr 5 382,2kr Rådhusreception: Totalkostnad per besökare 82 kr 57,1 kr 48 kr 86 kr 55,6 kr Tryckeriet: Totalkostnad per order 0 kr kr kr kr kr Städ: Antal städobjekt totalt hela verksamheten 324 st 324 st 319 st 308 st 307 st Städ: Antal städobjekt per anställd 1,72 st 1,72 st 1,69 st 1,64 st 1,64 st Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 328,3 m²/h 328,3 m²/h 330,9 m²/h 329,1 m²/h 327,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - BUF skolor 269,9 m²/h 265,9 m²/h 266,6 m²/h 275,8 m²/h 275,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Förskolor 162,4 m²/h 162,4 m²/h 162,7 m²/h 160,5 m²/h 166,8 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - UAF 349,9 m²/h 349,9 m²/h 356,4 m²/h 362,5 m²/h 344,1 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Övriga förvaltningar 350,6 m²/h 350,6 m²/h 351,5 m²/h 351,8 m²/h 346,4 m²/h Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

35 Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013 Utfall 2012 Städ: Antal städmaskiner/person 1,2 st 1,18 st 1,11 st 1,08 st 1,18 st Måltid: Antal serverade portioner / anställd / månad st st st st st Måltid: Overheadkostnader i % av omsättningen 7,3 % 7,3 % 7,3 % 7,3 % 8,1 % Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt kr) - grundskola 26,77 kr 26,77 kr 26,77 kr 26,3 kr 25,1 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt (109,54) - särskilda boenden 109,5 kr 109,5 kr 109,5 kr 107 kr 107 kr Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt kr) - Portionsförpackad mat (inkl transportkostnad) 49,5 kr 49,5 kr 49,5 kr 48,5 kr 48,5 kr IT: Antal datorer (i kommunens regi) per anställd ITtekniker 253 st 252 st 253 st 213 st 201 st IT: Antal ärenden per ITtekniker per månad 73 st 72 st 80 st 77 st 73 st IT: Andel virtualiserade servrar (%) 93 % 85 % 73 % 70 % 60 % IT: Andel felanmälningar som stängs 46 % 35 % 55,7 % 51 % 55 % Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

36 Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 (avhjälps) vid första samtalet (%) Utfall 2013 Utfall 2012 IT: % av tid tillgänglig hemsida ( 100 % 100 % 99,88 % 99,79 % 99,84 % Kommuntransport: Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

37 9 Utveckling av organisationskultur och värderingar Servicekontoret har arbetat systematiskt med den interna kulturen och förhållningssättet till kunder de senaste 5 åren har detta förstärkts med budskapet En enklare vardag. Allt vi gör ska ha som mål att kunden upplever en avlastning från uppgifter som inte är deras huvudverksamhet. Kugghjulet, de ledord som bildar katalysatorn för ett positivt kulturarbete, aktualiseras varje år. Inför 2015 tas orden upp som en del i arbetet med kompetensinventering. Stolthet har också varit ett tema som blev en film. Medarbetare och chefer deltog på en ledardag iklädda tröjor med ordet STOLTHET på ryggen. Medarbetare berättade om delaktighet, möjlighet att utvecklas och glädje i vardagen. Det serverades popcorn till filmvisningen och alla representanter för servicekontoret samlades på scenen i Halmstad Arena. Verksamheterna har olika happenings med möjlighet för medarbetare att medverka. Måltidsservice är ett exempel med regelbundna aktiviteter i äldreboenden och olika cateringuppdrag, IT-service har bjudit in till kundträff med information, tävlingar och julstämning Kunderna visar ofta sin uppskattning för servicekontorets positiva förhållningssätt och service, ett bevis på att förvaltningen har genomgått en stor kulturförändring sedan Servicenämnden, Verksamhetsberättelse (30)

38 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0107 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Uppföljning av internkontroll plan 2014 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att godkänna servicekontorets uppföljningsrapport av 2014 års internkontrollplan. Sammanfattning Servicekontoret har genomfört de internkontroller som anges i den av nämnden fastställda internkontrollplan för år Internkontrollen ingår som en del i verksamhetsplan Kontrollerna har varit tillfredsställande. Dokumentation av genomförda kontroller, iakttagelser och avvikelser redovisas i form av bifogade kontrollrapporter. Ärendet Uppdrag Servicenämnden har beslutat att under året ha internkontroll enligt de punkter som återges i bifogad Internkontrollplan Syftet med internkontrollplan är att följa upp att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande inom nämndens områden. Resultatet av uppföljningen skall rapporteras till nämnden. Bakgrund Målsättningen för den interna kontrollen enligt Internkontrollreglemente, antaget av KF , är att säkerställa att nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Internkontroll handlar om att ha ordning och reda i verksamheten. Avvikseler och åtgärder skall rapporteras till nämnden. Uppföljning av intern kontroll sker med utgångspunkt från antagen plan. Servicenämnden skall senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera 1

39 resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Analys, förslag och motivering Servicekontoret kan efter genomförd internkontroll lämna rapport om att kontrollerna varit tillfredsställande. Dokumentation av genomförda kontroller, iakttagelser och avvikelser redovisas i form av bifogade kontrollrapport. Konsekvenser De genomförda kontrollerna har varit tillfredsställande. De rutiner som finns behöver årligen säkerställas, så att de följer med de förändringar som sker på arbetsplatsen. Informationen om internkontroll kan tydligare ingå i introduktionen av nyanställd personal. Förvaltningen behöver fortsätta att arbeta aktivt med risk och väsentlighetsanalys, så att internkontroll görs på rätt och på noga utvalda aktiviteter. Ärendets beredning Inom kommunen Kontrollansvar för internkontrollplanens olika aktiviteter har främst legat på verksamhetscheferna. Samordning av internkontroll har enligt delegation gjorts av administrativ chef. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL förhandlingar Lista över bilagor 1. Uppföljningsrapport Internkontrol 2014 För Servicekontoret Carl Westman TF Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2

40 1.1 Internkontrollplan Verksamhet Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Granskning av volym inköpt kem/material på städservice Kvalitet av levererade produkter/tjänster Städmaskiners livslängd Uppföljning av volym inköpt kem/material. Är mängden rimlig jämfört med städytor. Granskning sker genom stickprov. År Verksamhetschef Verskamhetschef Genom enkäter NKI År Verksamhetschefer Verksamhetschefer Jämföra avskrivningstid med faktisk livslängd. Granskning sker genom stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Styrning Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen År Förvaltningschef Verksamhetschef Ekonomi Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Kontroll av leverntörsreskontra Representation Kontantkassor Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp. Uppföljning sker i Agresse Kontroll av fakturor samt inköp via First Card. Alkohol får ej förekomma. Granskning sker genom stickprov Granskning sker via stickprov År Ekonom Ekonom År Ekonom Ekonom År Ekonom Ekonom Lagar, riktlinjer och planer Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs Kontroll av avtalstrohet sker via Agresso. Kontroll av om inköp görs av År Administrativ chef Verksamhetschef Servicenämnden, Verksamhetsplan (4)

41 Vad ska granskas? av certifierade avropade Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Hur sker granskning certifierade avropare sker via stickprov. Uppföljning av resekostnader och färdsätt (enligt riktlinjer) Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion År Administrativ chef Administrativ chef HR/medarbetare Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Uppföljning sker bla via KIA År HR HR Servicenämnden, Verksamhetsplan (4)

42 Uppföljningsrapport internkontroll 2014 Servicenämnden

43 1 Inledning I denna rapport görs en uppföljning av verksamhetens internkontrollplan för För vart och ett av de perspektiv som finns i internkontrollplanen redovisas: Identifierade risker Vad som ska granskas med anledning av riskerna (kontrollmoment) Kommentarer till granskningen, inkluderande om avvikelser konstaterats Åtgärder som genomförts [behöver kolla om denna filtrering är möjlig i rapporten] En slutkommentar för varje område som granskats Enkelt uttryckt kan internkontroll sägas handla om att ha ordning och reda i verksamheten. Alla i Halmstads kommun förtroendevalda, chefer och medarbetare har i varierande grad ansvar för internkontrollen. Internkontrollplanen ska i sin helhet följas upp minst en gång per år, senast den sista februari. Utifrån verksamhetens återrapportering av internkontroll görs en sammanställning till kommunstyrelsen. I årsredovisningen görs också en övergripande bedömningen av internkontrollen i kommunen. Respektive nämnd/bolagsstyrelse ska dessförinnan ha fattat beslut om återrapporteringen, inkluderande vilka åtgärder som ska vidtas med anledning av konstaterade brister eller avvikelser. Servicenämnden, Uppföljningsrapport internkontroll (5)

44 2 Uppföljning av 2014 års internkontrollplan 2.1 Verksamhet Inventering av inköp av kem/material Vad ska granskas? Avvikelse Granskning av volym inköpt kem/material på städservice Kontrollen gjordes vid internt, externt och lag revision enligt ISO och i avfallsloggen R-3015 var det 3dl som lämnades till återvinning. (Servicenämnden) Nej Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår Uppföljning av kvalitet av levererade produkter/tjänster Vad ska granskas? Avvikelse Kvalitet av levererade produkter/tjänster Helhetsintryck på NKI mätning ökade från 79% till 93% (Servicenämnden) Ja Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår Uppföljning av städmaskiners livslängd Vad ska granskas? Avvikelse Städmaskiners livslängd Kombiskurmaskiner avskrivingstid 10 år, kontrollen gjordes på 5 maskiner då livslängd varit från år (Servicenämnden) Ja 2.2 Styrning Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden faställda verksamhetsplanen Vad ska granskas? Avvikelse Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen. (Servicenämnden) Nej Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår 2.3 Ekonomi Kontroll av leverantörsreskontra Vad ska granskas? Avvikelse Servicenämnden, Uppföljningsrapport internkontroll (5)

45 Vad ska granskas? Avvikelse Kontroll av leverntörsreskontra Lista över alla nyupplagda och ändrade leverantörer skickas varje vecka till agressoansvarig. Elektronisk attest på alla leverantörsutbetalningar, där två oberoende personer alltid ska attestera fakturan. (Servicenämnden) Nej Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår Kontroll av syfte och deltagare vid representation Vad ska granskas? Avvikelse Representation När man konterar på representationskontot får man en påminnelse i Agresso om att man skall ange syfte och deltagare för representationen. Vid stickprov har vissa avvikelser noterats (Servicenämnden) Ja Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Vad ska granskas? Avvikelse Kontantkassor Kontinuerlig kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid. Om redovisning ej skickas in i tid tas kontakt med kassaansvarig. (Servicenämnden) Nej Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår 2.4 Lagar, riktlinjer och planer Att riktlinjer för upphandling och inköp följs Vad ska granskas? Avvikelse Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs av certifierade avropade Kontrollen går ut på att se huruvida verksamheterna köper tjänster och varor enligt avtal och gör upphandlingar där avtal inte finns. Kontroll har genomförts via utdrag från Agresso som redovisar antal fakturor per leverantör under perioden januaridecember 2014, samt till vilket belopp vi hittills handlat hos respektive leverantör. De flesta leverantörer som vi handlat hos för ett större belopp under året, återfinns bland kommunens ramavtalsleverantörer. Mycket god avtalstrohet kan konstateras. Införandet av den nya inköpsorganisationen har inneburit att avropare/inköpare har utbildats i upphandling (Servicenämnden) Ja Servicenämnden, Uppföljningsrapport internkontroll (5)

46 Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår Att verksamheterna tillämpar kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Vad ska granskas? Avvikelse Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Riktlinjer för resor i tjänst syftar till att våra tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt i en trygg och säker arbetsmiljö med minsta möjliga miljöpåverkan. Kostnaden för flyg- tåg- och bussresor har minskat medan kostnader för bilresor har ökat. En förklaring till detta är att det varit valår vilket inneburit ökat antal körda km. Ja (Servicenämnden) Slutkommentar Kontrollmoment kvarstår 2.5 HR/medarbetare Uppföljning av tillbud/arbetsskador Vad ska granskas? Avvikelse Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Rutinen för anmälan av arbetsskador har förbättrats sedan KIA incidentrapporeteringssystem börjat användas. Övriga kommentarer finns i personalredovisningen. (Servicenämnden) Nej Servicenämnden, Uppföljningsrapport internkontroll (5)

47 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0013 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Verksamhetsplan Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att anta förslag till verksamhetsplan (inkl internkontrollplan, jämställdhetsplan hälso- och arbetsmiljöplan samt medföljande plan för konkurrensutsättning), enligt bilaga. Sammanfattning Varje nämnd ska före besluta om verksamhetsplan för De mål som nämnden formulerar ska knyta an till övergripande, konkretiserade och prioriterade mål i planeringsdirektiv som antogs av kommunfullmäktiges Nämnden ska också formulera egna mål. Aktiviteter som leder mot målen och nyckeltal för utvärdering ska också presenteras i verksamhetsplanen. Planen för servicenämnden har arbetats fram under nämndens planeringsdagar januari och verksamheternas förslag har presenterats för förvaltningens samverkansgrupp och nämnd. Ärendet Uppdrag Verksamhetsplan är en del i arbetet enligt visionsstyrningsmodellen. Planen bygger vidare på de av kommunfullmäktige fastställda övergripande och konkretiserade målen i planeringsdirektivet, samt anvisningar från stadskontoret. Syfte med planen är att lyfta fram servicenämndens mål, målvärden och aktiviteter, som i sin tur bidrar till att uppfylla kommunfullmäktiges konkretiserade och övergripande mål. 1

48 Bakgrund Arbetet har skett enligt visionsstyrningsmodellen, som styr utformningen och till viss del även innehållet i den verksamhetsplan som nämnden fattar beslut om.. Analys, förslag och motivering Verksamhetsplanen ska vara ett tydligt styrinstrument för servicenämnden och därmed också för samtliga verksamheter inom dess ansvarsområde. Konsekvenser Efter verksamhetsplanen är fastställd, påbörjas arbetet med att göra serviceplaner för verksamheterna. Uppföljning av verksamhetsplanen sker sedan tertialvis och redovisas i form av delårsrapport, delårsbokslut och bokslut. Ärendets beredning Inom kommunen Planen för servicenämnden har arbetats fram under nämndens planeringsdagar januari och verksamheternas förslag har presenterats för förvaltningens samverkansgrupp och nämnd. Andra grupper - Fackliga organisationer Samverkan Lista över bilagor 1. Verksamhetsplan För Servicekontoret Carl Westman TF Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2

49 Verksamhetsplan - sammanställning (Servicenämnden inkl. underliggande) Målområden Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Målområde: Bygga och bo Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska (konkretiserat mål). Energisparande IT (Servicenämnden) Sparad energi i % per dygn, basår 2012 Målvärde 2015: 15% 2016: 20% 2017: 25 % Införa och marknadsföra virtuella/tunna klienter Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). Förbättra vår externa kommunikation (Servicenämnden) Antal aktiviteter, basår 2015) Kommuninvånarna ska uppleva att de har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling. (konkretiserat mål). Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. (Servicenämnden) Antal dialogmöten med allmänheten. Målvärde 2015: : : 6 Städ och måltidsservice delta i föräldramöten/ anhörigmöten Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Målområde: Miljö och energi Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka (Servicenämnden) Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas Målvärde 2015: 100 % 2016: 100 % 2017: 100 % Redovisa andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen hela HK Redovisa andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas hela HK Redovisa andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle hela HK Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). Bereda arbetstillfällen för ungdomar (ökade livschanser för unga) Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. Målvärde 2015: : : 70 Målområde: Omsorg och stöd Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) Öka mängden mat lagad från grunden. (Servicenämnden) Socialstyrelsens NKIundersökning ska påvisa nöjdare kunder. (Servicenämnden) Andelen mat lagad från grunden Målvärde 2015: 93% 2016: 94% 2017: 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen Målvärde 2015: 83% 2016: 83% 2017: 83% Genomföra NKImätning avseende mat levererad till eget boende. Målområde: Resor och trafik Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska (konkretiserat mål). Ökad medvetenhet vad gäller kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Redovisa energianvändning för tjänsteresor med servicekontorets fordon Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar.

50 Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov Uppmuntra användning av cykeln i jobbet Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka Andelen lokalt (inom 15 mils radie) producerat livsmedel som köps in ska redovisas (Servicenämnden) Andel lokalt producerade livsmedel, basår : 15% 2016: Ökad andel 2017: Ökad andel Redovisa antal varugrupper som är lokalt producerade Redovisa hur stor andel livsmedel som är lokalt producerade Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade (konkretiserat mål). Minst 30% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år (Servicenämnden) Andel ekologiskt producerade livsmedel Målvärde = 2015: 30% 2016: 33% 2017: 35 % Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Halmstad den inkluderande kommunen: (övrig prioritering) Bereda arbetstillfällen för ungdomar (ökade livschanser för unga) Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. Målvärde 2015: : : 70 Dokumentera möten med olika kulturer. Exempel: - Dagboksanteckningar - Artiklar i nyhetsbrev - Filmer Se även hälsofrämjande, jämställdhet, kulturdag. Erbjuda aktiviteter för ökad tillgänglighet (Servicenämnden) Antal erbjudna aktiviteter för tillgänglighetsökning Målvärde = 2015: : : 2 Aktiviteter som främjar tillgänglighet, Ex timbalkost, anpassning surfplattor/datorer till synskadade, handikappanpassa fordon Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. (Servicenämnden) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Målvärde 2015: : : 3 Personliga möten utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Se även den inkluderande kommunen, dokumentera möten. Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Se även minska korttidsfrånvaro under nämndens egna mål. Övriga aktiviteter t ex tema på APT, utbildning, kulturträff. Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (SE enkät 2015, HK enkät 2016) Målvärde 2015: 4, Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (Servicekontorets egen medarbetarenkät 2015, kommunens enkät 2016) Målvärde 2015: 88% 2016: : - Antal serviceteam som SE deltar i Målvärde 2015: 3 st 2016: 4 st 2017: 5 st Delta i skapande av serviceteam. En enklare vardag. Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för

51 jämställdhet och Halmstads kommuns anvisningar. Nämndens/styrelsens mål I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon (Servicenämnden) Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Service och bemötande (Servicenämnden) NöjdKundIndex Städservice Målvärde 2015: 90 % 2016: 90 % 2017: 90 % Utvärdera och förbättra vår NKImätning NöjdKundIndex IT-service Målvärde 2015: 90% 2016: 90 % 2017: 90% NöjdKundindex Kontorsservice Målvärde 2015: 90 % 2016: 90 % 2017: 90 % NöjdKundindex Måltidsservice Målvärde 2015: 90 % 2016: 90 % 2017: 90 % Aktivt lyfta upp service och bemötande (enklare vardag) på arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. NKI Enkät Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden (Servicenämnden) Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice Målvärde 2015: 100 st 2016: 100 st 2017: 100 st Minska matsvinnet inom Måltidsservice (Servicenämnden) %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) Målvärde 2015: 6,5% 2016: 6,0% 2017: 5,5% SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska livsmedel (Servicenämnden) Andel ekologiska eller etiskt märkta livsmedel av SE inköp för eget bruk (Torsgatan) Målvärde 2015: 75% 2016: 75 % 2017: 75 % Kunskap om fysisk,organisatorisk, och social arbetsmiljö ska öka Index för nöjd medarbetare Målvärde 2015: : 2017: Arbetsmiljöarbete utformas i samverkan Hälso- och arbetsmiljöplan. Minska korttidsfrånvaro Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 2015: 5,0 2016: 5,0 2017: 5,0 Hälsofrämjande medel: 4,9 Friskvårdscheckar, kulturdag, arbetsledarutbildningar, statushöjande inspiration, kompetens, aktivitetstävling. Företagshälsovården: ergonomiutbildning, buller, arbetsmiljö för arbetsledare. Hälso- och arbetsmiljöplan. Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Se även prioriterat mål, jämställdhet.

52 Hälso- och arbetsmiljöplan. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen 3 ggr/år Hälso- och arbetsmiljöplan. Genomföra enkät för servicekontorets personal 2015 Hälso- och arbetsmiljöplan. Utbilda chefer i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution (Servicenämnden) Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) Målvärde 2015: 65% 2016: 66 % 2017: 67 % Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Strategisk kompetensförsörjning (Servicenämnden) Andel individuella utvecklingsplaner. Målvärde 2015: 80% 2016: 90% 2017: 100% Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Hälso- och arbetsmiljöplan. Strategisk kompetensförsörjning (Servicenämnden) Inventera befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Redovisa Fordonsbokslut till beställarna (Servicenämnden) Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut Målvärde 2015: 100 % 2016: 100 % 2017: 100 % Redovisa årssammanställning av fordonen Redovisa utsläpp koldioxid (antal ton), basår 2014 = ton CO2 Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas (Servicenämnden) Mäta antal gram kött per serverad portion inom måltidsservice värde 2014: 77 gram Öka antalet kravcertifierade kök på grund- och gymnasieskolor (Giftfri vardag) Giftfri vardag för barn och ungdomar (Servicenämnden) Antal krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Målvärde = 2015: 4 st 2016: 6 st 2017: 8 st Inventera riskmiljöer och delta i arbete med gemensam arbetsplan. Mäta andelen ekologiska grönsaker resp. frukt

53 1.1 Internkontrollplan Verksamhet Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Granskning av volym inköpt kem/material på städservice Kvalitet av levererade produkter/tjänster Städmaskiners livslängd Uppföljning av volym inköpt kem/material. Är mängden rimlig jämfört med städytor. Granskning sker genom stickprov. År Verksamhetschef Verskamhetschef Genom enkäter NKI År Verksamhetschefer Verksamhetschefer Jämföra avskrivningstid med faktisk livslängd. Granskning sker genom stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Styrning Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen År Förvaltningschef Verksamhetschef Ekonomi Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Kontroll av leverntörsreskontra Representation Kontantkassor Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp. Uppföljning sker i Agresse Kontroll av fakturor samt inköp via First Card. Alkohol får ej förekomma. Granskning sker genom stickprov Granskning sker via stickprov År Ekonom Ekonom År Ekonom Ekonom År Ekonom Ekonom Lagar, riktlinjer och planer Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs Kontroll av avtalstrohet sker via Agresso. Kontroll av om inköp görs av År Administrativ chef Verksamhetschef Servicenämnden, Verksamhetsplan (4)

54 Vad ska granskas? av certifierade avropade Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Hur sker granskning certifierade avropare sker via stickprov. Uppföljning av resekostnader och färdsätt (enligt riktlinjer) Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion År Administrativ chef Administrativ chef HR/medarbetare Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Uppföljning sker bla via KIA År HR HR Servicenämnden, Verksamhetsplan (4)

55 Plan för konkurrensutsättning För mandatperioden Enligt kommunens riktlinjer för konkurrensutsättning (KF ) skall varje nämnd upprätta och besluta om en plan för konkurrensutsättning inom sitt verksamhetsområde. Fastställd av Servicenämnden SERVICENÄMNDEN

56 SERVICENÄMNDEN Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Syfte med konkurrensutsättning Grundläggande principer Kvalitetsutveckling Kostnadsminskningar Valfrihet Legala förutsättningar Vad får konkurrensutsättas? LOU eller LOV Genomförande Nuläget Förstudie Utmanarrätt Pågående entreprenad inom servicenämndens verksamheter Intraprenad Inventering av möjliga verksamheter att konkurrensutsätta Kvalitetskontroll Uppföljning... 9 Sidan 2 av 10

57 SERVICENÄMNDEN 1 Inledning Enligt kommunens riktlinjer för konkurrensutsättning (KF ) skall varje nämnd upprätta och besluta om en plan för konkurrensutsättning inom sitt verksamhetsområde. I riktlinjerna anges att: Den kommunala servicen skall vara av god kvalitet och präglas av brukarinflytande och individuella valmöjligheter. Fokus är att främja brukarens valfrihet i vardagen liksom arbetstagarnas möjligheter till inflytande över sin arbetssituation. Konkurrensutsättning kan ses som ett sätt att utveckla och förbättra verksamheterna. Ökad konkurrens är ett av flera medel för att nå hög effektivitet och god kvalitet på kommunens tjänster.. Egenregianbud, det vill säga anbud lämnade av en kommunal förvaltning, är inte tillåtna. Med det sista stycket menas, inom vårt verksamhetsområde, att Servicekontoret inte får lämna anbud på sådana tjänster som kommunstyrelsen beslutat konkurrensutsätta. Däremot är erfarenheter från befintlig drift viktiga när jämförelser ska göras, och när beslut ska tas inför en eventuell konkurrensutsättning, eller när effekterna ska utvärderas efter genomförd konkurrensutsättning. Servicekontoret ska därför verka för att verksamhetsmått och nyckeltal skapas för att möjliggöra jämförelser. I servicenämndens reglemente (2 ) framgår att Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet - i fråga om (KF , 67) - transport- och maskintjänster - kontorsservice - IT-tjänster - städ- och måltidsservice - annat som kommunen bestämmer. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Servicenämnden har inte som huvudsaklig målsättning att bygga en stor verksamhet, utan strävar mot att driva en bra verksamhet. Mesta möjliga nytta för kommunen och dess användare ska vara målsättning inom servicenämndens hela verksamhetsområde. Möjligheten att nyttja andra driftformer än egenregi tillämpas redan idag och ska ses som en naturlig del i vår strävan att skapa bästa möjliga avkastning för den prisbild som matchar beställande nämnders behov. Servicenämnden ska härvid verka för en balanserad livscykelkostnad, eller totalkostnad, och beakta flera olika aspekter när driftform väljs. Ska långsiktighet råda över kortsiktighet, ska snabb initialeffekt styra över uthållighet, ska kvalitet råda över ekonomisk prisnivå? Via servicenämnden ska beställaren hjälpas att göra dessa avväganden så att medvetenhet runt beställarens ansvar tydliggörs. Sidan 3 av 10

58 SERVICENÄMNDEN 2 Bakgrund 2.1 Syfte med konkurrensutsättning Grundläggande principer Det är förvaltningens erfarenhet att driftsformer i sig inte är det viktiga utan det är kvalitetsdefinitioner, styrning och kvalitetsuppföljningar som påverkar mest. Drift kan ske i såväl egenregi, intraprenad eller som entreprenad i upphandlad form. I vissa fall finns skäl att anta att en konkurrensutsättning kan ge ett av följande mervärden: Konkurrens kan vitalisera och sporra till kvalitetsutveckling. Konkurrens och nya sätt att organisera verksamheten kan leda till en billigare drift av verksamhet, och därmed sänkta priser och lägre kostnader för kommunen. Valfrihet för brukare, klienter och invånare har ett egenvärde i sig. Blandade driftformer skapar redundans vid belastningstoppar men kan äventyra flexibiliteten när förflyttning av personal behöver göras. Det är ytterst noga att syftet med en konkurrensutsättning är tydligt och välförankrat. I vår omvärldsbevakning kan vi ibland se tillfällen där andra kommuner konkurrensutsatt verksamhet av ganska otydliga skäl. Detta riskerar att leda till försvårad uppföljning av nyttan. Principen att konkurrensutsätta bör inte vara skäl nog att besluta om densamma. Nyttan ska styra, och efterfrågade effekter ska kunna följas upp. Servicenämnden har via sitt reglemente stor frihet att välja driftform, och i nämndens verksamhetsdirektiv, ingår att välja bästa alternativet när funktioner och tjänster levereras till våra beställare. Beställande nämnder ska ha möjlighet att välja vilken prioritering man vill göra kopplat till kvalitets-, service- och kostnadsnivå. Och servicenämnden ska tillhandahålla bästa tänkbara alternativ med hänsyn till beställningen Kvalitetsutveckling En verksamhet som inte varit utsatt för konkurrens och ett visst tryck riskerar alltid att stagnera. De mer långsiktiga målen och personalens kompetens kan komma att resultera i en utformning av en tjänst eller insats som inte helt och direkt stämmer överens med den nuvarande beställarens efterfrågan. En verksamhet som utsätts för konkurrens kommer i större utsträckning att anpassa sin verksamhet efter kundens (beställarens) behov. Om man avser att konkurrensutsätta i syfte att förbättra kvalitén så är det angeläget att vara noggrann i arbetet med de kvalitetsdefinitioner som ingår i anbudshandlingar. Kommunen beslutar om vilka krav som ska gälla. En konkurrensutsättning förtar inte det ansvaret. Det vill säga det är fortfarande kommunen (servicenämnden, alt kommunstyrelsen) som ska ange vad som är önskvärd kvalitet även om verksamheten läggs ut på intraprenad, eller upphandlad entreprenad. Kvalitet är ett komplext begrepp som kräver ställningstaganden. Det finns i såväl lagstiftning, som i olika myndigheters tvingande förordningar eller rekommendationer, olika föreskrifter och exempel på vad som kan anses som kvalitet. I en del fall har även olika bransch- och/eller intresseorganisationer utfärdat rekommendationer. Men även politiska ambitioner med en verksamhet kan behöva tydliggöras som en del i tydliggörandet av kvalitet. Socialförvaltningen Sidan 4 av 10

59 SERVICENÄMNDEN nyttjar denna modell för att tydliggöra vad som är vad, och den modellen är även tillämplig inom Servicekontorets verksamhet; KRAV VERKSAMHETEN RESULTAT Lagstiftning Struktur Process Uppföljning Politiska mål Scheman Kultur Mätbarhet Klienternas behov Kompetens Budget Bemötande Arbetssätt Slutsatser Kvalitetsarbete börjar genom att tydliggöra de krav och förväntningar som finns på verksamheten. Nästa steg är att kontrollera om resultaten stämmer med kraven. Styrning och ledning skall ske genom att tid och kraft läggs på att identifiera och tydliggöra kraven på en verksamhet och kontrollera resultaten. Detta blir tydligare vid en konkurrensutsättning då nämndens roll som beställare blir tydligare. Att tydliggöra önskvärd kvalitet vid en upphandling är ytterst beställarens ansvar. Detta måste vara tydligt formulerat i ett förfrågningsunderlag och man bör även skriva in hur kvalitetskontrollen löpande kommer att granskas av beställaren (dvs Servicenämnden). Förvaltningen måste organisera sin verksamhet så att man har möjlighet till kontroll av att entreprenören lever upp till kraven i avtalet Kostnadsminskningar En konkurrensutsättning kan ha som syfte att minska kommunens kostnader. Detta kan i vissa fall vara ett fullt legitimt syfte beroende på verksamhetens art. Kan en annan utförare bedriva en verksamhet enligt beställd kvalitet till en lägre kostnad så kan detta leda till att nämnden frigör resurser till annan verksamhet. Det kan även vara ett sätt att hantera resursbrist Valfrihet Valfrihet för kommunens invånare har ett egenvärde. Nämndens verksamhet finns till för invånarna och det är rimligt att de får möjlighet att påverka utformningen av sina insatser. Valfriheten kräver förstås, ett för vissa nytt tankesätt, där man i större grad sätter kunden/beställaren i fokus, och förändrade arbetssätt som bland annat innebär mer samverkan med andra huvudmän och utförare. Behov ska täckas genom att ge valfriheten mellan olika prioriteringar. Högsta kvalitet kostar mer, men ska finnas för den som gör denna prioritering. Men det ska också finnas vettiga alternativ för den som vill göra annan prioritering mellan kvalitet mot kostnad. 2.2 Legala förutsättningar Vad får konkurrensutsättas? Enligt kommunfullmäktiges riktlinjer för konkurrensutsättning är det nämnderna som har beslutanderätt när det gäller konkurrensutsättning av egen verksamhet. Innan beslut tas om att konkurrensutsätta, ska en förstudie göras, enligt särskild mall, så att nämndernas beslutsunderlag dokumenteras. Konsultation med Stadskontoret skall också företas. Mål och riktlinjer ska enligt kommunallagen kommunen besluta om, det innebär att även om andra utför verksamheten så är kommunen ansvariga för målen och därmed kvalitén. Sidan 5 av 10

60 SERVICENÄMNDEN Nämnden får lämna över driften av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag, ett handelsbolag, en ekonomisk förening, en ideell förening, en stiftelse eller en enskild individ, om det inte finns några speciella föreskrifter som hindrar detta. Däremot får frågor som innefattar myndighetsutövning inte överlämnas. Innan kommunen lämnar över driften av en kommunal angelägenhet till någon annan så ska nämnden se till att man tillförsäkras en möjlighet att kontrollera och följa upp verksamheten. Om en kommun sluter avtal med någon annan om att denne skall utföra en kommunal angelägenhet ska kommunen, genom avtal, tillförsäkra sig information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten utförs. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten även om driften av en kommunal angelägenhet överlämnats till någon annan. När verksamhet drivs av andra än det offentliga gäller inte alltid samma förutsättningar. För den upphandlade verksamheten gäller t.ex. inte offentlighetsprincipen eller meddelarfrihet för dess personal. Laglighetsprövningen försvinner, sekretesslagen gäller inte på samma vis, förvaltningslagen gäller inte heller och tjänsteansvaret försvinner. Meddelarfrihet kan dock regleras av kommunen i avtalet LOU eller LOV Lagen om offentlig upphandling (LOU): Det är den offentliga upphandlingen av varor och tjänster som regleras av LOU. Det innebär att statliga myndigheter, vissa statliga bolag, landsting, kommuner med flera måste följa lagen. Lagens grundprinciper är att all offentlig upphandling ska ske i konkurrens, vara affärsmässig och ske på ett objektivt sätt. LOU är harmoniserad med EU: s direktiv inom området. Genom att kommunen följer LOU följer de också EU:s upphandlingsdirektiv. Lag om valfrihetssystem (LOV): Lagen reglerar vad som ska gälla för de kommuner och landsting som vill konkurrenspröva kommunala och landstingskommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. Valfrihetssystem enligt lagen är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling och kan tillämpas på bl.a. omsorgs- och stödverksamhet för äldre och för personer med funktionsnedsättning samt på hälso- och sjukvårdstjänster. Denna valfrihet påverkar Servicekontorets stödtjänster via beställaren Hemvårdsnämnden. Sidan 6 av 10

61 SERVICENÄMNDEN 3 Genomförande 3.1 Nuläget I nuläget finns alternativa utförare inom fyra verksamheter där vi upphandlat tjänst istället för att utföra det i egen regi (se punkt 3.4). En fjärde verksamhet har avvecklats. Övergripande direktiv och riktlinje för vilka tjänster och/eller serviceprodukter inom Servicenämnden som ska bli föremål för en förstudie och därefter eventuellt beslutas att konkurrensutsättas, kan sammanställas med följande punkter: När Vi själva saknar kunskap och/eller förmåga att själva leverera enligt beställarens kravspecifikation När en spetskompetens, eller specialfunktion efterfrågas, under en begränsad tid, och sällan förekommande (lågrepetitiva verksamhetsbehov) När en annan aktör bedöms kunna genomföra efterfrågad tjänst med samma kvalitet fast till ett lägre pris, eller med en högre kvalitet till samma pris När kund under lägre tid varit missnöjd med levererad service från Servicekontoret 3.2 Förstudie Innan beslut om eventuell konkurrensutsättning sker skall en förstudie ha genomförts. Och innan ett beslut om förstudie tas av nämnd, ska en kommunikationsplan vara framtagen. I förstudien skall följande punkter redovisas (tidigare refererad till som mall): Syfte Intressenter Hur ser aktuell marknad ut Egna och andras erfarenheter Kvalitetskrav Konsekvenser för arbetstagarna, konsekvenser i den egna organisationen och påverkan på övriga nämnders verksamhet Ekonomiska kalkyler (kort och lång sikt) Tidplan Förstudien utgör nämndens beslutsunderlag när beslutet om att genomföra en upphandling tas. 3.3 Utmanarrätt Den 31 januari 2008 antog kommunfullmäktige riktlinjer för konkurrensutsättning av verksamhet. I dessa riktlinjer framgår följande: Utmanarrätten innebär att den som vill överta driften av en kommunal verksamhet kan utmana kommunen genom att lämna in en begäran om detta. Den nämnd som är ansvarig för verksamheten som utmanas är skyldig att pröva utmaningen och avgöra om den ska leda till en förstudie eller annan åtgärd. All verksamhet får utmanas med undantag av myndighetsutövning, strategiska ledningsfunktioner och vad som enligt lag eller förordning inte kan läggas ut på entreprenad utan måste utföras av kommunens egna medarbetare. Sidan 7 av 10

62 SERVICENÄMNDEN Praxis skall vara att alltid behandla utmaningar seriös vilket för servicenämndens verksamheter alltid skall innebära att en förstudie genomförs. Omfattningen av denna kan dock variera från fall till fall. 3.4 Pågående entreprenad inom servicenämndens verksamheter I nuläget finns alternativa utförare inom fyra verksamheter och där upphandling skett: Inom IT-service nyttjas extern leverantör vid inköp av ny hårdvara för t ex avemballering och stöldskyddsmärkning. För att kapa toppar vid större projekt och vid behov av särskild teknisk kompetens anlitas upphandlad IT-entreprenör. Inom Måltidsservice och enportionsmat för hemtjänsten nyttjas extern transportör för utkörning till de enskilda brukarna. Inom Kommuntransport nyttjas extern transportör för den samordnade varutransporten Städservice anlitar extern städentreprenör vid arbetstoppar och frånvaro. Kontorsservice tryckeriverksamhet har avvecklats under Intraprenad Kommunfullmäktige fastställde i december 2010 riktlinjer för intraprenad. Initiativet till att bilda en intraprenad ska normalt komma från den berörda personalen på en arbetsplats eller enhet. För att processen ska starta ska en klar majoritet (minst 75%) av den berörda personalen uttrycka intresse för att bilda en intraprenad. Intraprenadföreträdare utses av den berörda personalen. Förvaltningen ansvarar för att personal, som vill bilda en intraprenad, får information om villkoren för intraprenader utifrån kommunfullmäktiges riktlinjer och regler. Efter informationen fortsätter processen genom att personalen, som vill bilda en intraprenad, gör en intresseanmälan till nämnden om detta. I anmälan skall anges hur den eventuellt blivande intraprenaden vill arbeta för att utveckla den egna verksamheten och för att nå de mål som är fastställda. I personalens intresseanmälan ska det framgå vem som är intraprenadföreträdare. Förvaltning ska därefter utforma ett beslutsunderlag till nämnden. Samråd ska ske med de fackliga organisationerna. Därefter fattar nämnden ett beslut som innebär en avsiktsförklaring att bilda en intraprenad alternativt avslå begäran om intraprenad. Vid bildande av en intraprenad ska rätten att besluta i verksamhets-, ekonomi- och personalfrågor delegeras till en intraprenadföreträdare som intraprenaden har utsett. Delegering kan inte ske till gruppen eller grupper utan endast till en enskild person. Delegeringen får inte innefatta befogenhet att avgöra frågor som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Sidan 8 av 10

63 SERVICENÄMNDEN 3.6 Inventering av möjliga verksamheter att konkurrensutsätta Som tidigare framgått anses det olämpligt och i vissa fall olagligt att konkurrensutsätta myndighetsutövning, strategiska ledningsfunktioner och vad som enligt lag eller förordning inte kan läggas ut på entreprenad utan måste utföras av kommunens egna medarbetare. Utöver detta så bedöms det finnas några verksamheter som är möjliga men av olika skäl olämpliga att konkurrensutsätta. Verksamheter som precis har utmanats men där förstudien lett till beslut att avslå utmaningen. Verksamheter som har mycket liten omfattning eller volym. Exakt vart gränsen går får bedömas från fall till fall men då det innebär en ansträngning att genomföra och kontrollera en entreprenad så måste den eventuella kostnadsminskningen eller kvalitetsvinsten ställas i relation till det arbete som krävs för upphandlingen. Verksamheter som har pågående formaliserad samverkan i olika former är det olämpligt att konkurrensutsätta utan gemensamt beslut med andra huvudmän. Exempelvis verksamheter med pågående EU projekt, verksamheter med mellan kommunala avtal eller liknande. Eftersom de mesta av tjänsterna som levereras av servicekontoret inte faller under några av dessa punkter, kan man dra slutsats att det mesta kan bli föremål för förstudie och konkurrensutsättning. Inventering bör dock göras på enhetsnivå inom aktuellt verksamhetsår, för att därigenom skapa underlag för vilket område som blir föremål för en eventuell förstudie. Redan idag prövas möjligheten att nyttja annan aktör när vi kontaktas av presumtiva kunder och/eller utökat beställningsbehov. Frågan om upphandlad verksamhet eller verksamhet i egen regi ska alltid tas i beaktande när vi får förändrade beställningar. Servicekontorets ambition är dock att vara det självklara valet. 3.7 Kvalitetskontroll Som tidigare nämnts är en framgångsfaktor vid konkurrensutsättning att kvalitetsmål formuleras och kontrolleras. Resurser och metoder för detta måste beaktas vid framtagandet av förstudie i de fall det blir aktuellt. Det är nämnden som bestämmer vilka kvalitetskrav som ska gälla. Dessa krav måste tydliggöras i förstudien. Kraven ska formuleras så att de går att följa upp och utvärderas. 4 Uppföljning Servicenämndens plan för konkurrensutsättning omfattar mandatperioden. En revidering av planen måste således ske inför nästkommande mandatperiod för att vara giltig. Förvaltningen utarbetar förslag till reviderad plan till andra nämndssammanträdet vid nästkommande mandatperiod, eller på annan tidpunkt beslutad av tillträdande nämnd. Innevarande plan för konkurrensutsättning bör utvärderas vid varje större prövning, för att skapa tillämplighet i nyttjandet. Tydligheten främjas av en plan som på inga sätt motverkar sig själv och/eller innehåller mål som motverkar varandra. Sidan 9 av 10

64 SERVICENÄMNDEN Denna plan ska ses som en riktlinje och inte ett absolut krav. Avvikelser från denna plan må göras efter genomtänkta avväganden och redovisning till nämnd. Denna plan för konkurrensutsättning ska deklarera servicenämndens ståndpunkter inför en eventuell prövning av konkurrensutsättning av egen verksamhet, och ska fungera som hjälpmedel för tjänstemän i den praktiska tillämpningen. Ambitionerna att konkurrensutsätta egen verksamhet regleras i nämndens verksamhetsmål för året. Sidan 10 av 10

65 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0108 Version: Beslutsorgan: Enhet: Carl Westman, Christel Rehmark E-post: Telefon: Kontaktverksamhet för förtroendevalda Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att tillämpa 10 i arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda om kontaktdagar. 2. Servicenämnden beslutar att besök görs av ledamöter och ersättare efter egen bedömning, maximalt 6 heldagar eller 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Ordföranden meddelas och beviljar förrättningsarvode. Sammanfattning Enligt arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda 10 ska respektive nämnd och styrelse ge ledamöter och ersättare rätt till, att efter egen bedömning, utföra förrättningar i form av kontaktverksamhet, studier av verksamhet och dylikt. Antalet förrättningar med ersättning får inte överskrida 6 heldagar alternativt 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Respektive nämnd och styrelse ska närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten ska rymmas inom respektive nämnds/styrelses budget. För Servicekontoret Carl Westman TF Förvaltningschef 1

66 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0110 Version: Beslutsorgan: Enhet: Carl Westman, Christel Rehmark E-post: Telefon: Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val. 2. Servicenämnden beslutar att redovisning ska ges vid valnämndens sammanträde i september Sammanfattning Valnämnden har föreslagit servicenämnden sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Valnämnden ser ett behov att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. Servicenämnden kan via sitt ansvar för valkansliet genomföra en sammanställning enligt önskemål. Uppdrag Valnämnden har föreslagit att servicenämnden sammanställer de utredningar och rapporter om valnämndens förutsättningar som är aktuella. Bakgrund Valnämnden har redovisat sitt ansvar enligt reglemente från kommunfullmäktige: - val till riksdagen - val till landstingsfullmäktige - val till kommunfullmäktige - val till EU-parlamentet - genomförande av folkomröstning 1

67 Servicenämnden har enligt reglemente från kommunfullmäktige ansvar för valkansliet. De år som inga val eller omröstningar genomförs består valkansliet endast av ekonomiadministration, handläggning och administration för valnämnden samt omvärldsbevakning och förberedelser. Ärendet Valnämnden ser ett behov att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Nämnden önskar belysa effekterna av det ökade kommunala ansvaret för olika val och folkomröstningar jämfört med tidigare. Valnämnden önskar också att gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden tydliggörs. Följande punkter önskar valnämnden få sammanställt: Ekonomisk uppföljning och planering Förändrad lagstiftning Organisation Den erfarenhetsrapport som tagits fram för mandatperioden Revisionsrapport Reglementen för servicenämnden och valnämnden Analys, förslag och motivering Kommande vallag reglerar ett större ansvar för kommunerna när det gäller val och folkomröstningar. Det kan innebära att ett utökat valkansli kan behövas även för de år som inte är ordinarie valår. Servicekontoret har möjlighet att sammanställa det material som finns för att beskriva respektive nämnds ansvarsområde och ekonomiska redovisning. Konsekvenser Utredningsuppdraget beräknas kräva begränsade resurser eftersom det finns tidigare dokumentation att sammanställa. Kostnaden för utredningen tas från valnämndens anslag. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har initierats av valnämnden via beslut Servicekontoret har berett ärendet. Fackliga organisationer Ärendet omfattas inte av reglerna för MBL. För Servicekontoret Carl Westman Tf Förvaltningschef 2

68 HALMSTADS KOMMUN Valnämnden Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum VN 4 VN 2015/0103 Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val Beslut Valnämnden beslutar att föreslå servicenämnden besluta att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val. Sammanställningen ska redovisas vid valnämndens nästkommande möte 6 oktober Ärendet Kommunfullmäktige har via reglemente fördelat kommunens uppgifter vid - val till riksdagen - val till landstingsfullmäktige - val till kommunfullmäktige - val till EU-parlamentet - genomförande av folkomröstning till valnämnden. Valnämnden ser ett behov att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Det ökade kommunala ansvaret för valen jämfört med tidigare behöver belysas och gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden tydliggöras. Följande punkter kan ingå i sammanställningen: Ekonomisk uppföljning och planering Förändrad lagstiftning Organisation Den erfarenhetsrapport som tagits fram för mandatperioden Revisionsrapport Reglementen för servicenämnden och valnämnden Förslag till beslut Valnämnden beslutar att föreslå servicenämnden besluta att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val. Beslut Valnämnden beslutar enligt förslag. Vid protokollet Gunni S Heland Justerat Ordförande Christofer Lundholm Justerare Ante Hultin

69

70 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0024 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden KS 277 (2014) Tematiskt arbete: Framtidens Näringsliv och arbete i Halmstad 1

71 HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 277 KS 2014/0418 Tematiskt arbete : Framtidens Näringsliv och arbete i Halmstad - Avslutning med konkretiseringar Beslut Kommunstyrelsen uppmanar kommunens nämnder och bolagsstyrelser att ta del av och förhålla sig till de nio konkretiseringarna från kommunstyrelsens tematiska arbete, "Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad" och redovisa sitt arbete i verksamhetsberättelsen för Ärendet Kommunstyrelsen arbetar tematiskt: Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad. Detta tillfälle är en uppföljning av det temat och utgör den sista och avslutande gången. Kommunstyrelsen informeras och diskuterar följande ämnen vid detta tillfälle: Tillståndslotsen lägesrapportering med framtida utmaningar. Förenkla helt enkelt lägesrapportering med framtida utmaningar. Konkretiseringar av konklusioner från Tema Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad. Kommunstyrelsen ställer sig bakom följande konkretiseringar: Konkretiseringar från Tema Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad Nedanstående konkretiseringar är framtagna i tjänsteorganisationen utefter de sju konklusionerna från Temaåret Framtidens Näringsliv och Arbete i Halmstad. Tillsammans bedöms dessa konkretiseringar skapa goda förutsättningar för att intentionerna som framarbetats i KS temaarbete skall kunna realiseras och ge avsedda effekter. 1. Höj planberedskap Höj planberedskap genom att förbereda för olika typer av näringsverksamheter mm, i syfte att möjliggöra proaktivt arbete och stå beredd när frågan kommer. Tag fram plan på hur höjd beredskap kan genomföras och använd Lotsens specialkunskaper i arbetet med att ta fram planberedskap. 2. Höj prioritering av resecentrum och förtätning i omgivningen. Prioritera resecentrum och förtäta avseende verksamheter och bostäder i dess omgivning. Ett utvecklat resecentrum spelar en viktig roll för Halmstad som regional nod. Prioritera arbetet med stadsförnyelsearbete för Tullkammarkajen.

72 3. Prioritera engagemang i höghastighetsbana Viktigt för Halmstad i framtiden är att ha goda kopplingar till höghastighetsbana. Prioriterat engagemang är av stor betydelse för framtida näringsliv- och arbetsmarknadsutveckling. 4. Kommunalt engagemang för rese-kopplingar österut För Halmstads och södra Halland är den funktionella regionen österut av vikt. 5. Prioritera södra infarten Södra infarten är betydelsefull för logistiska flöden som är förutsättning utveckling av såväl näringsliv som arbete. 6. Utveckla genom dialog (unga) Utveckla samhället för framtiden med utökad dialog med unga invånare, ex bostadsutveckling och förutsättningar för verksamhetsutveckling vid resecentrum och Högskolan. 7. Öka utbudet för ungdomar Puls är dragkraft för människor att såväl besöka som att bosätta sig i staden. Unga ger puls. Öka utbudet för unga i kommunen. 8. Fortsätt med insatser som främjar ungdomars möjligheter på arbetsmarknaden; entreprenörskola, praktikplatser, sommarkraft mm Att öka ungdomars förutsättning att få arbetslivserfarenheter skapar bättre villkor för framtida arbete och för arbetsgivare att finna god arbetskraft. Bidrar även till att bekämpa utanförskap och psykisk ohälsa. 9. Kreativitet ska prägla Tänk kreativt för att finna vägen, istället för att säga direkt nej. En kreativ och lösningsinriktad anda i organisationen skapar förutsättningar för att förverkliga nya idéer. Bejaka de kreativa och nyskapande idéerna. Vid protokollet Mikael Petersson Justerat Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén

73 Framtidens Näringsliv och arbete i Halmstad Kommunstyrelsens tematiska arbete 2013 Sammanställning med konklusioner KS 2013/0289 STADSKONTORET

74 STADSKONTORET Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och syfte Konklusioner i korthet Läsanvisning Konklusioner från tema Framtidens Näringsliv och Arbete i Halmstad Strukturerna i Halmstad - Näringsliv och arbetsmarknad Betydelsen av att arbeta med tillväxtområden och resilienta kommuner Talangattraktion Dialogytor Halmstad i 8-miljonersstaden Stora företag i en global värld En stark arbetsmarknad för framtidens krav T-region Ett regionalt perspektiv Bilagor - Bilaga 01 - Tema NoA#1_Perspektiv på strategi och näringslivsstruktur - Bilaga 02 - Tema NoA#2_Arbetsmarknadsstruktur - Bilaga 03 - Tema NoA#2_Kunskapsunderlag Näringsliv Arbetsmarknad Planeringsdirektiv Bilaga 04 - Tema NoA#2_Resilienta kommuner - Bilaga 05 - Tema NoA#2_Tillväxtområden och Roller Region Halland - Bilaga 06 - Tema NoA#3_Talangattraktion - Bilaga 07 - Tema NoA#4_Hamburg Clusterpolitik Englisch - Bilaga 08 - Tema NoA#4_Metropolitan Hamburg HMR - Bilaga 09 - Tema NoA#4_Hamburg Innovation Contact Service - Bilaga 10 - Tema NoA#4_Hamburg Chamber of Commerce - Bilaga 11 - Tema NoA#4_Logistik Hamburg_Öresund - Bilaga 12 - Tema NoA#4_Kontakter Hamburg Studieresa - Bilaga 13 - Tema NoA#4_HafenCity_Hamburg Sidan 2 av 23

75 STADSKONTORET 1 Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Kommunstyrelsen beslutade att arbeta tematiskt 2013: Framtidens Näringsliv och Arbete i Halmstad. Arbetet genomfördes under sju tillfällen under året med hela kommunstyrelsen. Ett av tillfällena var en studieresa till Hamburg, ett tillfälle genomfördes som en större workshop med ett företag, övriga tillfällen genomfördes som möten med faktagenomgång och diskussion/workshops. Våren 2013 ägnades till stor del åt att bygga upp en grundläggande kunskapsmassa inom temat. Hösten och vintern övergick att i workshop och i diskussion dyka djupare i några utvalda ämnen. Vid avslutningen genomfördes en diskussion om Halmstad som en del i en funktionell region. Det fokuserade arbetet har för kommunstyrelsen gett en ökad gemensam kunskap, gemensamt språk samt bättre förutsättningar för kommande strategiska ansatser/beslut. Syftet med denna rapport är att ge en helhetsbild och sammanställning av det tematiska arbetsåret, samt att ge de viktigaste konklusionerna som det tematiska arbetet har gett. Tillfällende som gavs Historisk tillbakablick & Näringslivsstruktur Betydelse av tillväxtområde & Arbetsmarknadsstruktur Talangattraktion och Dialogytor Halmstad i 8-miljonersstaden Stora företag i en global värld En stark arbetsmarknad för framtida krav T-region 1.2 Konklusioner i korthet Konklusionerna återges i utförlig form i kapitel Genomgående kreativ handling 2. Mix av näringsliv & arbete ska vi värna om. Arbeta stödjande underifrån med tillväxtområden. 3. Omvärldskännedom är central. Ökad nära kontakt och dialog med lokala företag. Lokal förankring kan bli avgörande för Halmstads utveckling. 4. Utveckla egen gravitation österut, men vara medveten om orientering söderut. 5. Kompetensförsörjningen är avgörande - kommunen kan spela en viktig roll. Högskola och högre utbildning är betydelsefullt för tillväxt i området. 6. Livsplatsen är en viktig faktor för utveckling av näringsliv och arbetsmarknad. 7. Ungdomarnas förutsättningar är avgörande för morgondagens kompetensförsörjning och arbetsmarknad. Kommunen som vägvisare Sidan 3 av 23

76 STADSKONTORET 1.3 Läsanvisning Rapporen inleds med konklusionerna från det tematiska arbetet. Dokumentet återger därefter i korthet innehållet vid de olika tillfällena. I rapporten ges hänvisningar till bilagor. Dessa bilagor är de bildspel som har getts vid de olika momenten. Hänvisning sker när det finns mer information att hämta än vad som återges i denna rapport. I rapporten finns insprängt uttalanden om det tematiska arbetet som arbetssätt. Dessa avviker genom gråa fält. Att ha tema för kommunstyrelsen möten är något jag velat ha sedan jag tillträdde som ordförande. Kommunstyrelsen har av tradition bara fattat beslut, och haft korta möten. Jag ville utveckla mötena, och numera har vi lite längre möten varannan gång. För 2013 bestämde vi att ha ett tema hela året Framtidens näringsliv och arbetsmarknad i Halmstad. Det handlar om att öka våra kunskaper, se vad vi har för struktur på näringslivet i Halmstad. Våra personliga tankar om det kanske inte alltid stämmer med verkligheten. Till exempel har vi nu sett tydligt att utbildning och handel är stort i Halmstad, företagstjänster ganska litet. Kanske kan vi dra slutsatser av det, ska vi sträva efter att påverka den strukturen? Och de statliga myndigheterna med kontor i Halmstad hur kan vi arbeta proaktivt och följa deras utveckling och framtidsplaner så att det gynnar Halmstad? Hur kan vi fortsätta att vara en attraktiv residensstad? Vi har också fått möjlighet att blicka bakåt i tiden hur Halmstads strategiska beslut fattats tidigare, t ex hur man beslöt att placera Slottsbron där den finns nu. Idag skulle vi kanske valt en annan placering. Besluten får man leva med länge. En större träff med ledningen för Getinge AB har också varit mycket värdefull. Där handlade det förstås mer om framtiden, den internationella arbetsgivarens villkor och hur man ser på oss i kommunen. Att träffa företrädare för nordtyska Hamburg var också viktigt för att ge oss perspektiv på Halmstad. Föreläsningar av forskare på Högskolan i Halmstad har också varit värdefulla. Så vi har fått perspektiv på Halmstad både i en historisk, internationellt och i regional kontext. Exakt vad det leder till är svårt att säga. Man kan inte riktigt mäta sådant. Men utöver att vi politiker i kommunstyrelsen fått mer kunskap så har det här arbetssättet också engagerat en del av förvaltningen och jag tror att det är viktigt att hela organisationen genomsyras av kunskapstänkandet. Det kommer att leva vidare oavsett hur kommunstyrelsen ser ut. Och utan att tjänstemännen arbetat fram det här, hade det antagligen aldrig blivit av för oss att vidareutbilda oss på det här sättet. I kommunstyrelsen har vi fått en diskussion som man sällan har annars. Det har fungerat bra, särskild när vi går från plenum till mindre grupper. Kombinationen tror jag är bäst. Och de partipolitiska diskussionerna har vi inte behövt ha under kunskapsinhämtningen. De kommer senare under genomförandefaserna. Alla ämnen passar inte för temaarbete. I frågor där man kan se en rimlig gemensam verksamhetsbild går det bättre. Här har det gått bra.. Carl Fredrik Graf (m), kommunstyrelsens ordförande Sidan 4 av 23

77 STADSKONTORET 2 Konklusioner från tema Framtidens Näringsliv och Arbete i Halmstad Utifrån hela arbetet har sju konklusioner utvecklats utifrån genomförda diskussioner och workshop. Punkterna utgör förslag på konkret arbete för kommunstyrelsen. 1. Genomgående kreativ handling Framgångsfaktor för överlevnad och utveckling är innovation och kreativitet. Genomgående för vidare arbete och ansatser i det strategiska arbetet gäller att i möjligaste mån generellt göra saker på nya sätt, tänka utanför boxen och tänka kreativt. 2. Mix av näringsliv & arbete ska vi värna om. Arbeta stödjande underifrån med tillväxtområden. Halmstad har ett diversifierat näringsliv och arbetsmarknad. Det är en eftertraktad struktur för att skapa hållbarhet och resiliens. Halmstad ska inte peka ut särskilda tillväxtområden att utveckla, däremot vara vi lyhörda och stödjande för klusterbildningar och motsvarande. I det arbetet är vi aktiva med våra samverkansparter och aktörer, såväl internt som externt. Uppdra HNAB att aktivt fånga upp och stötta klusterbildningar. Säkerställa att nämnder och styrelser ger stöttning och samverkar. 3. Omvärldskännedom är central. Ökad nära kontakt och dialog med lokala företag. Lokal förankring kan bli avgörande för Halmstads utveckling. Strukturomvandlingen går allt snabbare varför ständig omvärldskännedom blir viktig. Kontakt med företag/företagare är centralt för att förstå, fånga upp behov samt visa närvaro från politiken. Kartläggning visar att kontakt/dialog mellan politik och näringsliv förekommer, men att den kan bli mer inflytelserik samt att återkoppling till kommunstyrelen kan bli mer systematisk. För viss typ av företagsbesök kan det vara strategiskt att tydligare adressera kommunstyrelsen. För flera av de etablerade betydande företagen finns inte ägare, styrelsesäte eller nyckelpersoner i Halmstad. Lokal förankring kan bli avgörande för framtida utveckling i Halmstad och förhindra flytt. Företagsbesök, adresserar kommunstyrelsen, med tydligt syfte och utarbetad agenda Systematisk återrapportering i kommunstyrelsen. Ge uppdrag att arbeta paketera informationsmaterial avsett för näringsliv /organisationer i syfte att förankra nyckelpersoner lokalt. Sidan 5 av 23

78 STADSKONTORET 4. Utveckla egen gravitation österut, men vara medveten om orientering söderut. Halmstad behöver utveckla egen dragningskraft då staden ligger långt från två tillväxtnoderna Göteborg/Olso och Malmö/Köpenhamn. Regionen österut (Entreprenörsregionen) är funktionellt för Halmstad att utveckla sig inom och skapa naturlig regional gravitation till Halmstad. Sverige är ett litet land i Nordeuropa, blickarna går söderut mot Centraleuropa varför det blir viktigt att vara medveten om orienteringen söderut. Tydligt ledarskap och engagemang i Entreprenörsregionen Ledande arbete i Region Halland gällande tillväxtfrågorna Bevaka och påverka arbetet med snabbanor i nord-sydlig riktning Kommunicera riktningarna i den egna organisationen Vid etableringsarbete - uppdra HNAB att särskilt synas och bearbeta område i och runt Entreprenörsregionen. Kommunstyrelsen (kommunråd) bjuder in andra Kommunstyrelsen (kommunråd) i närliggande kommuner och tala om tankar och samverkan. 5. Kompetensförsörjningen är avgörande - kommunen kan spela en viktig roll. Högskola och högre utbildning är betydelsefullt för tillväxt i området. Försörjningen av kompetens på flera nivåer är i en framtid avgörande för företag och organisationers överlevnad, utveckling, konkurrensförmåga. Det finns också med i intressebilden vid eventuell etablering i Halmstad. Kommunen spelar här en viktig roll bland flera aktörer. Som en del av kompetensförsörjningen är det viktigt att skapa underlättanden för pendlare (inkl talanger) så att det blir attraktivt att anställa personer som bor utanför Halmstad. Säkerställa god utveckling med Högskolan i Halmstad I översiktsplanen säkerställa att näringsliv och arbetsplatser kan utvecklas nära resecentrum och värna för god infrastruktur för pendling. Utveckla med UAN så att Halmstad blir en naturlig och tillförlitlig regional part för utbildningar i område utanför Halmstad på gymnasienivå och över. Sidan 6 av 23

79 STADSKONTORET 6. Livsplatsen är en viktig faktor för utveckling av näringsliv och arbetsmarknad. Såväl forskning som vittnesmål från näringslivsföreträdare säger att livsplatsen är av högre grad avgörande för näringslivsutveckling på en plats än arbetsplatserna i sig. I denna utveckling spelar kommunens agerande en stor roll. Flera delar i livsplats ingår såsom bostad, skola, kultur, utbud och tillgänglighet. Kultur och upplevelser året runt är en fråga som ofta kommer upp. Halmstads som livsplats är alltså en mycket tydlig fråga för framtidens näringsliv och arbete. Livsplatsen är också en tydlig fråga i resonemangen om talang Den attraktiva kommunen! Säkerställa livsplatsen som näringslivsutvecklingsfråga i översiktsplanen Utreda möjligheten för en kommunövergripande central strategisk samordnare kultur och upplevelser, så att samtliga nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag får en tydlig gemensam horisont. 7. Ungdomarnas förutsättningar är avgörande för morgondagens kompetensförsörjning och arbetsmarknad. Kommunen som vägvisare Stukturen på morgondagens arbetsmarknad kommer att förändras omfattande. Ungdomarna måste bli anställningsbara där tidig etablering och tidiga arbetslivserfarenheter blir avgörande. Ökad samverkan med näringslivet är en nyckel för att lyckas med matchningsproblematiken. Det offentliga/kommunen kan ta större ansvar att ge ungdomar ett första jobb/arbetslivserfarenhet. Kommunen kan tydligare agera vägvisare, inspiratör för att tillskansa ungas tidiga arbetslivserfarenheter bland det övriga arbetslivet. Kommunstyrelsen efterlyser behov av att träffa ungdomar. Säkerställa aktiviteter som främjar samverkan mellan kommun/skola/näringsliv för matchning och tidiga arbetslivserfarenheter Kommunen tydligare kommunicera och inspirera om arbete med ungdomar kopplat tidiga arbetslivserfarenheter Kommunstyrelsen har dialog/workshop med ungdomar i syfte att öka kunskapen om ungdomars synsätt och utmaningar. Sidan 7 av 23

80 STADSKONTORET 3 Strukturerna i Halmstad - Näringsliv och arbetsmarknad Se bilagorna: - Bilaga 01 - Tema NoA#1_Perspektiv på strategi och näringslivsstruktur - Bilaga 02 - Tema NoA#2_Arbetsmarknadsstruktur - Bilaga 03 - Tema NoA#2_Kunskapsunderlag Näringsliv Arbetsmarknad Planeringsdirektiv Halmstad har en av Sveriges mest diversifierade kommuner avseende sammansättning av näringsliv. Det betyder att det finns en hög variation av branscher och det finns ingen särskild bransch som dominerar. Jämför Västra Götaland / Göteborg som är tung i fordonsbranschen. Det gör att den goda spridningen ger såväl Halmstad som Halland förmågan att vara uthållig över tid och effekterna vid konjunktursvängningar blir inte lika hög. Det är också en eftersläpning i svängningarna. Vid krisen 2008/09 klarade sig Halmstad och Halland förvånansvärt bra. Dominerande branscher i Halmstad är tillverkning, handel, utbildning och vård/omsorg. Handel och utbildning är högre jämfört med riket. Samma bild blir om antal anställda räknas. Framträdande är också offentlig förvaltning. Handel och kunskapsintensiv näring dominerar i centralorten, medan jord- och skogsbruk dominerar landsbygden. Svagare delar, relaterat rikssnitt, är kunskapskrävande branscher ofta inom tjänstebranscher. Små och medelstora företag förekommer till högre del än riket, medan enskilda utan anställda har en lägre frekvens. Nyföretagandet i Halmstad är lägre än riket, men högre än motsvarande regioner. Nettotillskottet av företag är positiv över åren, dock ses en avvikelse det senaste året. Över tid är det genomgående positivt tillskott om antal anställda i tillskjutande företag räknas. Sett till de större och betydande privata företagen, har över hälften av de sitt säte/ägande utomlands. Halmstad har ett positivt inpendlingsflöde. Profilen på pendlaren följer den typiske pendlaren: man, högre utbildad, högre avlönad och finns oftare i den privata sektorn. Medelinkomsten är något lägre och kvinnor tjänar minder än män. Högutbildade återfinns i större utsträckning i den offentliga sektorn där andelen kvinnor framträder starkast. Liksom övriga Sverige ger högre utbildning större chans till förvärvsarbete samt att det ger högre inkomst. Sammanfattande fakta om näringslivsstruktur i Halmstad Tillverkningsindustri, Handel, Utbildning och Vård/omsorg är dominerande branscher. Handel och Utbildning högre än riket Bygg, handel och tillverkningsindustri utgör 52% av antal anställda inom privat, hela kommunen. Avseende anställda i företag, domineras Halmstad av små företag. Högre än riket Avseende företag, anställda högre än riket. 0 anställda (enskilda företag) är lägre än riket Handel och kunskapsintensiva företag dominerar i centralorten. Jordbruk / Skogsbruk dominerar på landsbygd. Av de 40 största arbetsgivarna är 65% privat. Av de 25 största privata företagen är 56% utlandsägda. Nyföretagande: lägre än riket, men högre än motsvarande regioner Tillskottet av företag är positiv över åren (avvikelse 2012) Sidan 8 av 23

81 STADSKONTORET Sammanfattande fakta om arbetsmarknadsstruktur i Halmstad Fyra största branscherna: Vård & omsorg, Handel, Tillverkning, Utbildning Halmstad är större än andra områden i Sverige på offentlig förvaltning, försvar och handel Halmstad är svagare än andra områden i Sverige på moderna tjänstebranscher Den vanlige pendlaren är en man, högre utbildad, högre avlönad och oftare i privat sektor än genomsnittet. Medelinkomsten är något lägre i Halmstad än i Halland i snitt och riket. Kvinnor i Halmstad tjänar 70% av männens lön Högre utbildning är inte beroende av individers bakgrund. För personer med utrikes bakgrund är andelen med lägre utbildning större. Högutbildade med mer än tre års utbildning finns i tre gånger så stor utsträckning i det offentliga än i det privata. Kvinnors andel är större. Personer med grundskoleutbildning har lägst andel förvärvsarbetande. Eftergymnasial utbildning ger högst medelinkomst. Det är bra att kommunstyrelsens arbete moderniseras och vidgas. Vi har en tradition av korta beslutande möten under tidigare mandatperioder, allt är redan diskuterat i andra sammanhang. Dessutom möts vi i en gammaldags sessionssal som inte uppmuntrar till samtal. Jag har föreslagit att kommunstyrelsen ska lämna den salen till förmån för något annat. Det är nödvändigt att vi jobbar under andra former ibland och lokalens utformning påverkar mer än vad man tror. I årets temaarbete har vi gjort det. Vi har kunnat mötas i Hamburg och i Getinge med företagsledningen där. Båda tillfällena var bra tillfällen att vidga vyerna. I tyskland var jag dock inte med själv. I Getinge fick vi lära oss hur internationella företag har lokala behov som man kanske inte alltid tänker på, t ex engelskspråkig förskola i kommunen för att möta behov från global personal. Jag tycker att jag själv har bra koll på näringslivets villkor, men det är bra att få sådana här inspel, för alla i kommunstyrelsen. Det är viktigt att vi vrider och vänder på kommunstyrelsen roll och ser saker mer övergripande än vanligt. Diskussionerna har varit bra. Vi vet ju alla att vi behöver ett starkt näringsliv i Halmstad, men kan tycka olika om hur man skapar förutsättningar för det. Under temat har vi inte känt oss partipolitiskt låsta i diskussionerna. Arbetsgången har varit bra och det hänger ju på tjänstemännen, att de håller i det på ett bra sätt. Det kan vara svårt att ta upp abstrakta saker på kommunstyrelsemötena, men jag tycker att det har fungerat. Suzanne Åkerlund (fp), 1:e vice ordförande i kommunstyrelsen Sidan 9 av 23

82 STADSKONTORET 4 Betydelsen av att arbeta med tillväxtområden och resilienta kommuner Se bilagorna: - Bilaga 04 - Tema NoA#2_Resilienta kommuner - Bilaga 05 - Tema NoA#2_Tillväxtområden och Roller Region Halland Resiliens Resiliens kan enkelt definieras som: Hållbarhet i förhållande till strukturella förändringar, dvs förmågan att återhämta sig från förändringar och förmåga att förebereda inför förändringar i omvärlden. Det handlar om vilken förmåga, t ex en kommun, har att kunna motstå och reparera sig från påfrestningar för att ha förmågan att utveckla sig långsiktigt och stabilt. Att arbeta med resiliens görs genom att bygga scenarior; Identifiera drivkrafterna, Identifiera kritiska osäkerheter, Utveckla sannolika scenarier, Diskutera olika effekter och vägar att gå. Resiliens skapas genom: 1. Dialoger och nätverk för delaktighet - medborgare, företag & politik 2. Bejaka kreativitet och lärande med & om arbetsmarknad 3. Innovation, forskning & utbildning 4. Förberedelser genom att skapa scenarier Gäst: Mikael Jonasson, Högskolan i Halmstad Region Hallands arbete med tillväxt De förutsättningar som kännetecknar genomförandet av regional tillväxtpolitik är: Samverkan med andra mer eller mindre självständiga aktörer; Förmåga att driva och stödja utvecklingsprocesser där flera aktörer deltar. Regional tillväxtpolitik i allmänhet mäts utifrån kvantitativa indikatorer, exempelvis antal nya företag, ökad omsättning eller ökad sysselsättning. De utmaningar som finns för att skapa förutsättningar för god tillväxt är att: att kommunicera en samordnad förändring; Hur styrdokument bör formuleras; På vilket sätt kan den politiska processen utföras för att ge politiken en ökad legitimitet hos aktörer; Identifiera och förstå orsaksamband mellan aktiviteter och resultat / effekt Gäst: Jörgen Preuss, Region Halland Sidan 10 av 23

83 STADSKONTORET Kontenta av diskussionen Den sammanfattande huvudpunkten som följde efter genomgångarna var att det är problematiskt för Halmstads kommun att ta beslut om vilka tillväxtområden kommunen ska arbeta med och fokusera på. Arbete bör istället läggas vid att identifiera möjliga kluster i det operativa uppsökande arbetet. När sådant är identifierat ska kommunen vara med och stötta i möjligaste mån och vara stöttande med samverkanspartner, såväl internt som externt. Att varva korta beslutsmöten med längre diskussionsmöten är ett utmärk arbetssätt. Det var vi i oppositionen som föreslog att vi skulle ha arbetsmarknad och näringsliv som tema hela året. Det är ju frågor som ligger oss varmt om hjärtat. Det känns bra, och vi känner oss delaktiga i arbetet. Det har påverkat processen positivt. Det har blivit mycket kunskapsinhämtande tack vare tjänstemännen och studiebesök där vi träffat utomstående företag. Fantastiskt bra rent av. Men resten, det ger ju inga avtryck! För lite verkstad! Här finns mycket att göra i Halmstad för att förbättra situationen med alldeles för hög arbetslöshet och dålig folkhälsa. Det hjälper inte att kommunstyrelsen har ett temaår och bygger upp kunskap, det måste hända något också. Exempelvis skulle vi kunna skapa fler sociala företag. Vi borde samarbeta mer med arbetsförmedlingen i olika arbetsmarknadsprojekt. Det kommunala näringslivsbolagets arbete borde knytas bättre till kommunstyrelsens tema. Det är viktigt att vi samlar ihop oss nu summerar vad vi lärt oss och vad det ska leda till. Jag hoppas att vi fortsätter att arbeta med tema även i framtiden. Processen i sig är som sagt mycket bra, men det måste bli synliga resultat.. Anders Rosén (s), 2:e vice ordförande i kommunstyrelsen Sidan 11 av 23

84 STADSKONTORET 5 Talangattraktion Se bilagorna: - Bilaga 06 - Tema NoA#3_Talangattraktion Faktorer som beskriver och påverkar talangattraktion för en plats: Urbanisering, globalisering och större rörlighet ger ökad internationell konkurrens; Talanger som arbetskraft, entreprenörer eller utvecklare en tillväxtfaktor; Tjänster och kunskap andel av ekonomin växer; Att attrahera talanger blir en allt viktigare del av näringslivs- och arbetsmarknadsutvecklingen. Att hantera talanger innebär arbete med talangattraktion, talangutveckling och att behålla talangerna. För en kommun som arbetar med platsen innebär detta flera gånger arbete med livsmijön. En plats behöver mer än traditionella industristrukturer och universitet för att nå framgång. Stadens eller regionens tillväxt är minst lika beroende av kreativ arbetskraft och att platsen i sig är attraktiv. Tre nycklar för attraktivitet och tillväxt: Teknik -investeringar i forskning och utveckling, infrastruktur etc Tolerans en inkluderande och öppen inställning till idéer, diversitet och kreativitet Talang - humankapital, utbildning Avgörande för platsens attraktion sammanfattas som : Bredden på utbudet av tjänster och konsumentvaror; Estetiska (till exempel byggnader) och fysiska (till exempel klimat) egenskaper; Kvaliteten på offentliga tjänster (till exempel skolor och dagis); Kvaliteten på infrastrukturen.(edward Glaeser, Harvard, USA) En plats kvaliteter och styrkor beskrivs som; Stadens skönhet inklusive bland annat tillgång till parker, natur, utomhusaktiviteter, ren luft och rent vatten; Öppenhet och tolerans mot till exempel etniska minoriteter, immigranter, unga högutbildade, unga singlar, homosexuella och familjer med barn. (Prosperity Institute of Scandinavia) Modell för talangattraktion Modellen visar flödet för en plats utveckling med hänsyn till individer som talanger. Den traditionella tanken är att företag/näringar har utvecklat och attraherat talanger som gett utveckling, arbetstillfällen, skapat en lokal marknad som har gett förutsättningar för en god livplats och livsmiljö för talangerna. Studier visar att den moderna talangattraktionen tar sin ansats från den attraktiva livsplatsen som talangerna söker sig till och sedan utvecklar företag på platsen. Sidan 12 av 23

85 STADSKONTORET Några identifierade förutsättningar för Halmstad avseende talangattraktion Goda förutsättningar Att utveckla och beakta Läget i en tillväxtregion Tolerans God livsmiljö Relativ litenhet Relativ storlek Liten kunskapssektor Urbana kvaliteter Mätta och nöjda företag Innovativa miljöer God kunskapsbas Näringsliv och arbetsmarknad är ju väldigt viktiga frågor för oss socialdemokrater så det här är ett fokus som vi tycker är nödvändigt. Det är bra att arbeta med en viktig fråga under en längre tid så att man får kontinuitet i faktainhämtning och diskussion. Vi vill gärna att temaarbetet ska fortsätta, och från vår sida vill vi att temat ska vara detsamma en tid till. Det finns mycket kvar att göra. Som kommunråd deltar jag i många olika arrangemang och träffar många människor. Det finns olika sätt för oss att skaffa information och kunskap. Men här har vi fått väldigt god hjälp av kommunens egen organisation, till exempel med företagsmötet i Getinge som var mycket givande. Det var besöket i Hamburg också. Där fick vi perspektiv på oss själva, vi lärde oss att nordtyskarna kanske inte blickar så mycket åt vårt håll utan mer söderut. Men vi har jobbat för kort tid med det här för att man ska kunna se några resultat. Det handlar om politisk vilja. Det är politikens ansvar att plocka upp bollarna, att driva frågorna vidare till praktisk handling. Själva arbetsformen med en röd tråd i vårt arbete är jag klart positiv till. Tidigare har vi haft mer fragmentariska diskussioner där man kastat mellan stort och smått, en stunden sociala frågor, nästa stund hamnens utveckling osv. Bra att ha ett paket att ägna mer tid till. Jag tror att vi fortsätter så. Aida Hadzialic (s), kommunråd Sidan 13 av 23

86 STADSKONTORET 6 Dialogytor En översiktlig genomgång av hur kommunen möter företagen i kommunen. Identifierat är några forum och aktiviteter. Högt direkt deltagande mellan politiker och företag Forumet / aktiviteten möjliggör betydande kontakt mellan politiker och företrädare från företag Stora Företag Träffar med större företag (15-20 st) där olika frågor avhandlas, 2 ggr/år Företagsbesök - Genomförs besök med kommunråd på företag. Några ggr/ år. Guldmorgon Allomfattande aktivitet för företagare där politik bjuds in. Ingen riktad agenda för dialog, men möjlighet att träffas. Några ggr/år Tillväxtdagen Allomfattande aktivitet för företagare där politik bjuds in. Ingen riktad agenda för dialog, men möjlighet att träffas. En ggr/år Aktörsaktiviteter Aktiviteter som aktörer som tex SN, FR genomför där politik träffar företag. Hallandspromenad (förra veckan), Debatt, Dialog på företag (laholm). Förekommer sporadiskt. Aktörsträffar Strukturerade träffar mellan aktörer som SN, FR där man avhandlar olika ämnen med politik kommunen gör, diskuterar, tar pulsen på företag. Ca två ggr/år. Kommunråd inbjudna och är med. Verksamhetsbesök Kopplat till UAFs outsourcade verksamheter görs verksamhetsbesök med politik Projekt I vissa projekt är politik med. Vid uppstart/löpande. Ex SMS där politik i vissa aktiviteter träffar företag/företrädare HNAB Styrelse Mix av politiker och företagare. (HCAB har ej denna struktur). Science Park Halmstad har representant från företagsförening i styrelsen. KS / Nämnd Indirekt forum där företrädare för fackförbund finns med Sidan 14 av 23

87 STADSKONTORET Lågt direkt deltagande mellan politiker och företag Forumet / aktiviteten möjliggör låg/obefintlig direkt kontakt mellan politiker och företrädare från företag och sker då via tjänstemän. Företagsbesök Tex som HNAB eller UAF gör. Tjänsteman. Arbetsmarknadsråd Forum som AF äger, kommunen ingår med tjänstemän Arbetsmarknadsåtgärder Tjänstemän, fackförbund möts Näringslivsråd Några näringsidkare träffar tjänstemän några gånger per år. Fungerar som referensgrupp för HNAB Besöksnäringsråd - Några näringsidkare träffar tjänstemän några gånger per år. Fungerar som referensgrupp för HCAB Kontenta av diskussionen Den sammanfattande huvudpunkten som följde efter genomgångarna var att mer kontakt med företag eftersträvas samt frågan vilken typ av frågor som ska dryftas av vem i organisationen. Exempelvis kan kommunstyrelsen omfatta frågor med mer långsiktig och strategisk karaktär än det som bolag och förvaltningar avhandlar vid besök. Aktiviteten inom det tematiska arbetet som är en workshop tillsammans med Getinge Infection Cotrol är ett sådant exempel. Vidare diskuterades på vilket sätt återkoppling ska ske till hela kommunstyrelsen efter utfört besök. Det här är ett nytt sätt att arbeta för kommunstyrelsen, och det har visat sig fungera bra. Styrelsen har utvecklat sitt sätt att verka och agera. Så här långt har det varit fruktsamt och förtroendeingivande. Vi har bjudit in till ett bord utan egentligt förberedande politiskt underlag som till kommunstyrelsens vanliga beslutsmöten, och vi låter alla kreera så mycket tankar om framtiden som möjligt. Det rimmar bra med vår visionsstyrningsmodell Vision Halmstad 2020, hur Halmstad ska upplevas av boende, näringsidkare och besökare. Kommunstyrelsens engagemang skapas genom en historisk tillbakablick vilket skapar en tydligare förståelse för vilka utmaningar förvaltningen står inför, vad vi behöver/måste göra här och nu. För mig är det viktigt att vara delaktig i samtalen, att uppfatta hur politikerna resonerar för att förstå och omsätta deras tankar till direktiv i organisationen. Våra professionella tjänstemän på stadskontoret har hög grad av kompetens, och bidrar bland annat med den omvärldsanalys som numera är en nödvändig förutsättning för en framgångsrik kommun. Statistik och nyckeltal kan med fördel användas för att styra samhällsutvecklingen. För oss gäller det att dels stödja men också påverka styrelsens beslut, dels utveckla verksamheten för morgondagens samhälle. Förändringen i samhället går allt snabbare. Det tematiska arbetssättet har som sagt fungerat mycket väl och jag bedömer att det kommer att fortsätta på ungefär samma sätt. Kanske är vi unika med vårt arbetssätt. Fredrik Geijer, kommunchef Sidan 15 av 23

88 STADSKONTORET 7 Halmstad i 8-miljonersstaden Se bilagorna: - Bilaga 07 - Tema NoA#4_Hamburg Clusterpolitik Englisch - Bilaga 08 - Tema NoA#4_Metropolitan Hamburg HMR - Bilaga 09 - Tema NoA#4_Hamburg Innovation Contact Service - Bilaga 10 - Tema NoA#4_Hamburg Chamber of Commerce - Bilaga 11 - Tema NoA#4_Logistik Hamburg_Öresund - Bilaga 12 - Tema NoA#4_Kontakter Hamburg Studieresa - Bilaga 13 - Tema NoA#4_HafenCity_Hamburg Sverige har två tillväxtkorridorer: Västkusten och Mälardalen. Dess korridorer kännetecknas av integration genom infrastruktur och skolor/befolkning med hög kompetens. Dessa faktorer utvecklas i symbios men Västkusten är dessutom en del av en internationell korridor: Oslo-Köpenhamn-Hamburg. En korridor med 8 miljoner människor. Mitt i denna korridor finns Halmstad. Kommunstyrelsen gavs möjlighet att genom en studieresa till Tyskland/Hamburg skapa sig en om omvärldsbild om hur man i norra Tyskland betraktar sitt tillväxtområde, för att i ett senare skede använda kunskap och intryck för kommunstyrelsens strategiska arbete. Hamburg studerades ur tre perspektiv genom att tre grupper fick göra var sitt studiebesök. Därefter gjordes en gemensam diskussion och några erfarenheter konkretiserades. Sidan 16 av 23

89 STADSKONTORET Perspektiv 1 - Tillväxt, Näringsliv, Infrastruktur Metropolregion Hamburg hålla ihop en storregion (anslutningar, höghastighetsbanor, hinterland). Hamburg är en så kallad metropolregion, där flera städer nästan vuxit ihop. Det finns flera utmaningar för att hålla ihop en sådan region. Fehmarn-förbindelsen Fast förbindelse kommer att skapas vid Fehmarn som kommer att ge större möjligheter och förutsättningar för såväl godstransport som persontransport. Perspektiv 2 - Utbildning / Arbete Arbetsmarknadsmodeller och utbildningssystem Tyskland har lägst ungdomsarbetslöshet i Tyskland. Hamburg har framgångsrikt implementerat ett antal modeller, för att underlätta för yngre på arbetsmarknaden. Lärlingssystem är mer vanligt. Hamburger-modell är ett sätt att kombinera högskolestudier med arbete. Från forskning till företag Delstaten Hamburg har aktivt arbetat med att få forskningsresultat och innovationer att omvandlas till bärkraftiga företag. Perspektiv 3 - Regionutveckling Lübeck den lilla staden vid den stora staden Lübeck har drygt invånare och ligger en knapp timmes bilfärd från Hamburg. Lübeck har liknande förhållanden och utmaningar som Halmstad i den mening att staden ligger mellan två gravitationsfält: Hamburg Lübeck Berlin Göteborg Halmstad Malmö/Köpenhamn Lübeck infrastrukturfrågor Lübeck har särskilda utmaningar inom infrastrukturområdet på grund av sitt läge. Hur kan Lübeck ta del av infrastruktursatsningar som görs? Hur gör sig en mindre ort hörd? Kontenta av diskussionen/workshop Perspektiv 1 - Tillväxt, Näringsliv, Infrastruktur Vi ska inte vänta och tro att Fehrmanförbindelsen kommer att innebära någon större skillnad för oss. Vi bör diskutera med kommuner i vårt närområde om hur vi vill utöka samarbete. Hamburg är för långt bort Se även norr och öster, inte bara söderut. Öka engagemanget i Entreprenörsregionen. Perspektiv 2 - Utbildning / Arbete Det är fullständigt naturligt för företagen i Tyskland att bidra i lärlingsaktiviteter. Man ser det som investering i morgondagens arbetskraft. Företagen är medskapare för arbetskraften Samverkan internt med UAN/BUF och ha fokus på vad skolan ska leda till Styrning mot behovet i samhället (mer än egen vilja) Likande samarbeten finns i Sverige men vi behöver tänka större i kluster. I Sverige har vi för många aktörer och för många projekt. Det verkar vara mer samlat i Tyskland. Sidan 17 av 23

90 STADSKONTORET Perspektiv 3 - Regionutveckling Jobba och utveckla det med det som Halmstad redan har Hitta en sparringpartner, någon som vi kan se utmaningar hos och lära av. Kan vi i regionen enas och klustra livsmedel för att utveckla det? Horisonten i Hamburg sträcker sig söder, väster och öster. Norrut är inte så intressant för dem. Sett ur Halmstadperspektiv bör vi omvärdera om tillväxtbananen sträcker sig så långt ut som till Hamburg inom överskådlig framtid. Den ser ut att stanna i Köpenhamn. Hafencity Hamburg Kommunstyrelsen gavs även möjlighet att besöka Hafencity - det största utvecklingsprojektet av en innerstad i Europa - en modell för utveckling av en europeisk stad vid vattnet. Utvecklingen av en ny stad längs floden Elbe Hamburg är det åtminstone i Europa en ny standard: I ett område av 157 hektar har en livlig stad skapats med en maritim känsla. Till skillnad från rena kontors-och butiksdominerade i stadsområden förbinder de olika användningsområdena arbete, boende, kultur, fritid, turism och detaljhandel. HafenCity skiljer sig också från andra stora stadsutvecklingsprojekt i vattensituationen genom dess mycket centrala läge och höga kvalitet För mer information, se vidare i bilaga - Bilaga 13 - Tema NoA#4_HafenCity_Hamburg Sidan 18 av 23

91 STADSKONTORET 8 Stora företag i en global värld Kommunstyrelsen genomförde en workshop tillsammans med ledande personer i Getinge Infection control. Den övergripande frågan för workshopen var Vad kan en kommun göra för att främja skapandet av lokalt starka företagsmiljöer med global konkurrenskraft?. Syftet med workshopen var att diskutera vilka förutsättningar som kan utvecklas i ett strategiskt perspektiv, med ändamålet att stärka och främja lokalt starka företagsmiljöer så att de står sig konkurrenskraftiga på en global marknad. Målet var att få fram ett par tydliga inspel/idéer för kommunstyrelsen. Tre olika frågeställningar diskuterades: Lokal företagsledning På vilket sätt kan Halmstads kommun ge stöd åt en företagsledning som verkar lokalt i Halmstad och som samtidigt agerar på en global marknad? Attraktionsvärden för platsen På vilket sätt kan Halmstads kommun skapa förutsättningar för företag med stark internationell koppling så att det blir attraktivt att utvecklas på platsen? Attraktionsvärden för individer På vilket sätt kan Halmstads kommun skapa förutsättningar för företag med stark internationell koppling så att det blir attraktivt för individer att arbeta i området? Kontenta av diskussionen/workshop Lokal företagsledning Nätverk mellan företag med liknade behov av kompetensförsörjning, tex HR-nätverk. Nischning/kluster/etablering. Kommun och företag arbetar ihop för att finna rätt företag kopplat till sin nisch. Samarbete för att attrahera till platsen. Etableringar gäller såväl kedjan av underleverantörer som kompetensintensiva företag för utveckling. Klusterbildning, inklusive geografiska tankar, kan bli mycket gynnsamt för företagets utveckling. Högre beslutsfattare i företaget bor inte sällan utanför Halmstad. I Getinges fall bor flertalet i Göteborgsområdet. Ömsesidigt framgångsrikt vore att förankra beslutsfattare i den lokala miljön. Attraktionsvärden för platsen (företagsmiljö) Kompetensförsörjning är flera gånger avgörande för ett företags utveckling. Det gäller såväl högutbildade som rätt utbildade personer. En attraktiv högskola med gott utbud där goda samarbeten kan utvecklas är centralt för företagets utveckling och kompetensförsörjning (kopplas även till klusterbildning som ovanstående). Goda kommunikationer för pendling (kompetensförsörjning), resor i tjänsten (bla flyg) samt transporter för gods är ett viktigt kriterium för att kunna utvecklas. Attraktionsvärden för individen (livsmiljö) Utveckla och kommunicera attraktiva bostadsområden Värna om god barnomsorg, skola och internationell skola. Ge stöd för inflyttning, inflyttarservice, medflyttarservice, ge förtur. Sidan 19 av 23

92 STADSKONTORET 9 En stark arbetsmarknad för framtidens krav Arbetsmarknaden förändras ständigt, såväl på kort som lång sikt. I denna workshop gavs resonemang om trendutveckling som sker och vilka utmaningar arbetsmarknaden står inför. Den efterföljande diskussionen tog ansats ur utmaningarna. Det generella resonemanget om framtid och trender på arbetsmarkanden leder fram till tre utmaningar: Strukturomvandling, Ungdomar, Kompetensförsörjning Resonemang inför diskussioner: Trender på arbetsmarknaden En stark arbetsmarknad för framtida krav; Arbetslivet blir alltmer kunskapsintensivt; Det viktiga är inte alltid hög utbildning utan rätt utbildning; Akut brist på arbetskraft inom år; Tillverkningen flyttar tillbaka, men inte jobben; Automatisering ersätter jobb med lägre insteg; Servicesektorn allt viktigare för instegsarbeten; Projektsamhället växer fram; Arbetsmarknadsregionerna växer och blir viss del virtuella; Arbetet som identitet blir mindre viktig; Mer flytande gräns mellan arbete och fritid; Åldersparadox på arbetsmarknaden Utmaning: Strukturomvandling Arbetslivet blir alltmer kunskapsintensivt; Servicesektorn blir allt viktigare för instegsarbeten; Projektsamhället växer fram; Frustrationen av matchningsproblematiken; Förutsättningar för att identifiera kommande arbetsmarknadsbehov, strukturomvandlingen går allt snabbare; Förutsättningar att vidareutbilda Utmaning: Ungdomar Akut brist på arbetskraft inom år - Ni ska vara glada för det ni får ; Arbetstagarnas marknad; De multipla identiteterna arbetsliv och fritid går ihop; Identifiering med vem jag är, mer än vad jag jobbar med; Öka anställningsbarheten; Etableringsåldern ökar samtidigt som arbetskraften minskar; Snävare tolerans; De osynliga ungdomarna Utmaning: Kompetensförsörjning Arbetsmarknadsregionerna växer och blir viss del virtuella; Åldersparadox på arbetsmarknaden; Den översiktliga kartan av humankapital; Multipla kompetenser; Det gångbara utanför kommunen; Bygga kompetenser tillsammans; Spetskompetenser Sidan 20 av 23

93 STADSKONTORET Kontenta av diskussionen/workshop Utmaning: Ungdomar Områden som diskuterades inom utmaningen För att lyckas med matchningsproblemet, kräver det rätt utbildning; Ökad samverkan med näringslivet för att bättre lösa matchningsproblemet; Tidig etablering på arbetsmarknadens säkrar framtiden; Arbete ger trygghet; Halmstads kommun som ett första steg för karriär. Bättre introdukton för unga i Halmstads kommun; Åldersparadoxen kan delvis avhjälpas genom medarbetarpolicy Hur kan vi möta utmaningen Det offentliga kan i högre grad agera som instegsfacilitator för att ge ungdomar de första erfarenheterna. Säkra system för det livslånga lärandet Utbildningsstegen Utmaning: Strukturomvandling Områden som diskuterades inom utmaningen Kommunen måste ständigt ha spröten ute för att vara medveten; Vara vaksam att se tecken i skyn - aktiva att agera i trender; Omställning tar tid; Ofta abrupt och ad-hoc - offentliga behöver vänta; Vem har ansvaret för den attraktiva kommunen? Hur kan vi möta utmaningen Ta inte för givet, var vaksam Regionen växer väx i takt Ta ansvar för Halmstad Bästa livsplatsen Utmaning: Kompetensförsörjning Områden som diskuterades inom utmaningen Kompetens och resursplanering för proaktiv rekrytering; Hur göra kan vi göra växeltjänstgöring attraktivt?; Skapa långsiktiga rekryteringsprocesser Hur kan vi möta utmaningen Vara aktiv i den regionala utvecklingen Skapa attraktiva boenden Arbeta med infrastrukturer Arbeta med kultur attraktionsvärde Värna om ryktet (varumärke) Temaarbetet har vuxit fram i en process. Kommunstyrelsen inledde mandatperioden med att diskuter sina arbetsformer. Styrelsen konstaterade då att det fanns för lite tid för långsiktiga och strategiska diskussioner. Som en följd av det beslöt man sig för att lägga om sammanträdena och arbeta med såväl korta beslutsmöten som längre diskussionsmöten. Erfarenheterna av de första årens arbete visade att det skulle vara möjligt att utveckla det ytterligare genom att ta ett större grepp genom att arbeta tematiskt. Därför beslutade kommunstyrelsen under 2013 ha möten med fördjupning inom ett tema. Temat som valdes var Framtidens näringsliv och arbetsmarknad i Halmstad. För förvaltningen var det inte helt enkelt att dra igång arbetet, men jag tycker att det blev bra. Och mitt intryck är att också de förtroendevalda har varit nöjda, tyckt att det varit intressant och kunnat lägga partipolitiska diskussioner lite åt sidan för att se till gemensamma framtidsintressen. Vad jag vet är det ovanligt, kanske tom unikt arbetssätt och vi är glada över att ha det i Halmstad. Kunskapsnivån har ökat, och kommunstyrelsen har tydligare insett vad en kommunstyrelse kan påverka och vad den inte kan påverka. Nya perspektiv har förts in i debatten. Extern kompetens har knutits till kommunstyrelsens möten, från Regionen, Högskolan och det internationella företaget Getinge. En företagsträff som den vi hade hos Getinge har nog aldrig ägt rum tidigare i Halmstad. Blir det ett nytt tema 2014 så innebär det inte på något vis att ämnet näringsliv och arbetsmarknad är avslutat. Tvärtom, kunskapen samlas och man kan gå vidare i mer konkret handling. Jag tror att det här är en arbetsmetod som också skulle kunna användas i nämnder och utskott. Henry Bengtsson, bitr kommunchef Sidan 21 av 23

94 STADSKONTORET 10 T-region Ett regionalt perspektiv Den avslutande delen av det tematiska arbetet utgick från begreppet T-region (tankeregionen, myntat av Kairos Future). Resonemangen utgick från nedanstående utgångspunkter kopplat till innehållet ur årets övriga arbete. Tankekraft blir allt viktigare för tillväxten Halmstad är del av en tillväxtregion Det finns flera noder, men Halmstad ligger utanför de stora noderna / T-regionerna Det är av vikt att Halmstad utvecklar sin egen gravitation Utveckla Halmstad som regionalt centrum Skapa attraktivitet utifrån Halmstads relativa storlek Gå från stor småstad, till liten storstad Kontenta av diskussionen Diskussionen strukturerades utifrån perspektiven utveckla, beredskap, sprudlande stadsliv, synas och höras samt välkomnande: Utveckla Halmstads behöver fler bostäder och en markreserv som inte är åkermark för industrins behov. Vi behöver också utveckla transporter, t.ex. båttrafik och tåg. Det är viktigt med en fungerande skola och förskola. Ta vara på bästa livsplatsen värna om rent vatten och närproducerade livsmedel. Beredskap På kort siktigt behövs stöd till nya idéer, skapa förutsättningar för företagande i form av nyföretagande, innovation och etableringar. På längre sikt behövs bostäder, inte minst småbostäder och hyresrätter. Vi behöver kunna bedöma samhällsutvecklingen ur ett hållbarhetsperspektiv. Sidan 22 av 23

95 STADSKONTORET Sprudlande stadsliv Stadsliv betyder att satsa på centrum. Kommunen behöver profileras tydligare. Stadslivet är bra maj-september, men det är tyst under resten av året. Aktiviteter som varierar efter målgrupp. En tanke är att profilera stadskärnan. Skapa fler mötesplatser. Kanske i form av uppvärmda parker då vi lever i ett kallt land. Mer tänkande utanför boxen och mer kultur och kreativitet. Vi behöver använda kulturkreatörer i större utsträckning. Det kan ge fler stora och små evenemang i staden. En satsad krona på kultur ger fyra kronor tillbaka. Kommunstyrelsens roll är att prioritera och peka ut en riktning. Synas och höras Kommunen måste fortsätta kommunicera sitt arbete. Sociala medier är en viktig kanal. Det behövs ännu fler som talar gott om oss. Vi kan ta på ledartröjan och utveckla en T-region kring Halmstad. Bjud in andra kommuner i Halland, västra Småland och norra Skåne. Lyssna av dem på hur de vill samarbeta. Det behövs utvecklas en innovationsstrategi och koppla den till EU2020 och den nya programperioden. Kommunstyrelsen kan vara aktiv genom att bjuda in till utvecklingsseminarium. Målgruppen är dock större än enbart Region Halland. Välkomnande Vi måste utveckla företagandet genom att få fler växande företag. Boende är en annan viktig fråga för välkomnandet och då främst lite enklare lägenheter inte lyxboende. Turismen bör också utvecklas. Sammanfattande punkter ur diskussionen som helhet Uttrycka initiativ, mod och okonventionella lösningar Våga prioritera (och prioritera bort) Skapa och uttrycka vägledande inriktningar Vara modiga i vår kultur Bjud in andra kommuner för samtal om hur vi tänker Hur sätter KS agendan? Sidan 23 av 23

96 STADSKONTORET Följebrev för ärende KS 2014/0418 Konkretiseringar Tema Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad Kommunstyrelsen har under 2013 arbetat tematiskt med: Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad. 25 februari 2014 godkände och mottog KS slutrapporten, KS 2013/0289 [ KS 61]. Rapporten innehöll sju konklusionerna från det tematiska arbetet. Med dessa konklusioner som bakgrund arbetade stadskontoret, tillsammans med förvaltnings- och bolagschefer, fram nio konkretiseringar. 7 oktober tog kommunstyrelsen beslutet att: Kommunstyrelsen uppmanar kommunens nämnder och bolagsstyrelser att ta del av och förhålla sig till de nio konkretiseringarna från kommunstyrelsens tematiska arbete, "Framtidens näringsliv och arbete i Halmstad" och redovisa sitt arbete i verksamhetsberättelsen för Konkretiseringarna lyder: (Ingen inbördes prioritering) 1. Höj planberedskap Höj planberedskap genom att förbereda för olika typer av näringsverksamheter mm, i syfte att möjliggöra proaktivt arbete och stå beredd när frågan kommer. Tag fram plan på hur höjd beredskap kan genomföras och använd Lotsens specialkunskaper i arbetet med att ta fram planberedskap. 2. Höj prioritering av resecentrum och förtätning i omgivningen. Prioritera resecentrum och förtäta avseende verksamheter och bostäder i dess omgivning. Ett utvecklat resecentrum spelar en viktig roll för Halmstad som regional nod. Prioritera arbetet med stadsförnyelsearbete för Tullkammarkajen. 3. Prioritera engagemang i höghastighetsbana Viktigt för Halmstad i framtiden är att ha goda kopplingar till höghastighetsbana. Prioriterat engagemang är av stor betydelse för framtida näringsliv- och arbetsmarknadsutveckling. 4. Kommunalt engagemang för rese-kopplingar österut För Halmstads och södra Halland är den funktionella regionen österut av vikt. 5. Prioritera södra infarten Södra infarten är betydelsefull för logistiska flöden som är förutsättning utveckling av såväl näringsliv som arbete.

97 STADSKONTORET 6. Utveckla genom dialog (unga) Utveckla samhället för framtiden med utökad dialog med unga invånare, ex bostadsutveckling och förutsättningar för verksamhetsutveckling vid resecentrum och Högskolan. 7. Öka utbudet för ungdomar Puls är dragkraft för människor att såväl besöka som att bosätta sig i staden. Unga ger puls. Öka utbudet för unga i kommunen. 8. Fortsätt med insatser som främjar ungdomars möjligheter på arbetsmarknaden; entreprenörskola, praktikplatser, sommarkraft mm Att öka ungdomars förutsättning att få arbetslivserfarenheter skapar bättre villkor för framtida arbete och för arbetsgivare att finna god arbetskraft. Bidrar även till att bekämpa utanförskap och psykisk ohälsa. 9. Kreativitet ska prägla Tänk kreativt för att finna vägen, istället för att säga direkt nej. En kreativ och lösningsinriktad anda i organisationen skapar förutsättningar för att förverkliga nya idéer. Bejaka de kreativa och nyskapande idéerna.

98 STADSKONTORET Nu kan du bli emedarbetare! Validering och kunskapstest emedarbetaren är ett individanpassat verktyg och sköts från egen dator. Kommuninvånare vill ha besked via e- post och Internet. Arbetskamrater, leverantörer, m.fl. förväntar sig att vi kan kommunicera via digitala medier. Inom ramen för kommunens satsning på e-förvaltning och Kulturprojektet ska alla tillsvidareanställda få ökad kompetens så att IT blir ett effektivt verktyg för utvecklingen av verksamheterna. Satsningen emedarbetare i Halmstads kommun kompetensutvecklar medarbetarna, samtidigt som verksamheterna står bättre rustade inför framtiden och de krav som ställs. Inom några år förväntas alla anställda använda någon form av IT-stöd. 1. Först sker en validering som visar vilken kunskapsnivå du har. 2. Utifrån valideringen skräddarsyr programmet en interaktiv självstudie som är själva kunskapstestet. 3. För att klara kursen/testet och bli certifierad emedarbetare finns interaktiv hjälp att tillgå i verktyget. 4. Kursen/testet kan göras om och om igen tills du klarat alla momenten. 5. Allt du gör sparas och du kan avbryta och fortsätta när du vill. 6. Om du behöver handledning för att klara kunskapstestet kan du gå en kostnadsfri lärarledd kurs. 7. När du klarat kunskapstestets/kursens alla moment får du ett personligt diplom. 8. Vidare utfärdas ett ecert-id som är sökbart i en nationell kompetensdatabas via Fotot uppe till vänster: Medarbetare på städservice och måltidsservice lär sig datorn från grunden. Därför är det viktigt att kvalitetssäkra den grundläggande IT-kompetensen och det sker genom verktyget emedarbetaren. emedarbetaren Info till förtroendevalda Carl Westman, CIO

99 STADSKONTORET För dig som förtroendevald emedarbetaren är frivilligt för dig, men varför inte utnyttja chansen att få en bra IT-grund att stå på. Kunskapstestet ska vara genomfört under En blå ikon, emedarbetaren, ska finnas i startmenyn hos alla som har en egen dator. Sök på emedarbetaren i startmenyn ifall ikonen inte syns. Via ikonen startas och genomförs valideringen såväl som kunskapstestet. Lärarledd kurs Projektet erbjuder lärarledd kurs för de som har behov av hjälp för att klara kunskapstestet. Support och hjälp Teknisk support finns att få via IT-support, , support@halmstad.se. Projektledare Udo Metz kan svara på praktiska frågor kring emedarbetaren, , udo.metz@halmstad.se. Projektets ägare är stadskontoret, Carl Westman, CIO. Mer info All information finns på intranätet på Läs gärna Göteborgs Stads erfarenheter kring emedarbetaren på Den lärarledda kursen startar i februari 2015 och ges i regi av Kärnhuset på Nässjögatan. Information om tider och anmälan finns på intranätet. All utbildning bekostas av projektet under Då ingår handledare, lokal, dator. Välkommen att bli en emedarbetare i Halmstads Kommun! emedarbetaren Info till förtroendevalda Carl Westman, CIO