Verksamhetsplan Servicenämnden

Transkript

1 Verksamhetsplan Servicenämnden #{enhet}#

2 Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning Vision och värdegrund Nämndens uppdrag Analys utifrån nämndens uppdrag Kommunfullmäktiges mål Nämndens mål Prioriteringar Övriga nyckeltal Internbudget Bilagor Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

3 1 Ordförandens inledning Servicenämndens verksamheter är ett stöd för övriga förvaltningars kärnverksamhet och verkar inom många områden med tjänster som bidrar till en enklare vardag för dem. En stor del av kommunfullmäktiges mål bryts ner i nämndens-, verksamheternas- och medarbetarnas mål. Måluppfyllelsen har ökat och är på en hög nivå. Detta arbete kommer att fortsätta under planperioden. Planeringsdirektivet lyfter särskilt tre målområden: Barn och utbildning, Hållbar utveckling och Näringsliv/arbete. Servicenämndens verksamheter bidrar till dessa målområden bland annat i form av måltider av god kvalitet, lagade från grunden med en ökande andel ekologiska råvaror. Antalet KRAV-märkta kök ska öka, bland annat för att bidra till en giftfri vardag inom verksamheterna. Servicekontoret deltar också aktivt tillsammans med flera förvaltningar för att inventera riskmiljöer i barns och ungdomars vardag. Det lokala näringslivet stimuleras genom att lokala producenter enkelt kan leverera till den samordnade varudistributionen och genom att andelen lokalt producerade livsmedel ökar. Förvaltningen fortsätter att erbjuda platser för praktik och arbete för ungdomar. De övriga prioriteringarna från kommunfullmäktige är Ett aktivt jämställdhetsarbete och Den inkluderande kommunen. Servicenämnden följer prioriteringarna med interna aktiviteter för att lyfta fram olikheter och möjligheter att arbeta på ett modernt sätt med individuell anpassning och ökad balans i livet. En öppenhet för olika kulturer stimuleras med olika former av möten, om möjligt i samverkan med andra förvaltningar. De mål som servicenämnden har stimulerar också en god arbetsmiljö när personalens kunskaper och möjligheter att bidra till utvecklingen ökar. Under 2015 påverkas organisationen av omställningsarbete. Förskolors kökspersonal och personal från Teknik- och fritidsnämnden tillförs samtidigt som telefonväxel och reception i Rådhuset avvecklas. Förberedelser för övertagande av kommunens kontaktcenter, Halmstad Direkt, påbörjas under året. Olika former av introduktion och samverkan genomförs. Förvaltningen genomför en medarbetarundersökning som kommer att ligga till grund för ett fortsatt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöverkets förslag till föreskrift om social och organisatorisk miljö kommer också att analyseras. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

4 2 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtana bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

5 3 Nämndens uppdrag REGLEMENTE FÖR SERVICENÄMNDEN antaget av kommunfullmäktige den 19 december 1991, 317, med ändringar den 25 juni 1992, 121, den 28 januari 1993, 18, den 26 augusti 1993, 124, den 27 januari 2000, 6, den 19 december 2002, 205, den 24 maj 2006, 73, den 22 maj 2008, 54 och den 22 juni 2010, 67 Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Servicenämndens ansvarsområde och uppgifter regleras av detta reglemente 1 För servicenämnden gäller, utöver vad som föreskrivs i kommunallagen och annan relevant lagstiftning, av kommunfullmäktige antagna Nämndernas arbetsformer samt övriga av kommunfullmäktige antagna styrande riktlinjer och planer. Servicenämndens ansvarsområde 2 Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet - i fråga om (KF , 67) - transport- och maskintjänster - kontorsservice - IT-tjänster - städ- och måltidsservice - annat som kommunen bestämmer. Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

6 4 Analys utifrån nämndens uppdrag 4.1 Uppdrag/kärnverksamhet utifrån målgrupp Observation Utökning av måltidsverksamheten Från 1/ breddas måltidsverksamheten med övertagande av Halmstads kommuns förskolekök. Utökning av Kommuntransport Från 1/ överförs verkstad och åkeri från Teknik- och fritidsförvaltningen. Ny kärnverksamhet 2016 med invånarfokus Halmstad Direkt överförs 1/ till servicenämnden. 4.2 Medarbetare Observation Ny personal i förskolekök från 1/ Ny personal inom logistik från 1/ Stödprocesser Observation Nytt löne- och HR-system införs från maj 2015 Heroma innebär ett utbildningsbehov och behov av teknisk utrustning för att registrera tid, frånvaro och personuppgifter. Förvaltningen har lokalbrist Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

7 5 Kommunfullmäktiges mål 5.1 Målområde: Bygga och bo Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska (konkretiserat mål). Energisparande IT Sparad energi i % per dygn, basår % 20% 25% Införa och marknadsföra virituella/tunna klienter 5.2 Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). Förbättra vår externa kommunikation Antal aktiviteter, basår Kommuninvånarna ska uppleva att de har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Antal dialogmöten med allmänheten Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Städ och måltidsservice delta i föräldramöten/ anhörigmöten Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

8 5.3 Målområde: Miljö och energi Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). Redovisa andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen hela HK Redovisa andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas hela HK Redovisa andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle hela HK Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas 100% 100% 100% 5.4 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). Bereda arbetstillfällen för ungdomar Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc Målområde: Omsorg och stöd Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) Öka mängden mat lagad från grunden. Andelen mat lagad från grunden 93% 94% 94% Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. Andelen nöjda (mat)kunder inom äldreomsorgen Genomföra NKI-mätning avseende mat levererad till eget boende. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

9 5.6 Målområde: Resor och trafik Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska (konkretiserat mål). Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Ökad medvetenhet vad gäller kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Redovisa energianvändning för tjänsteresor med servicekontorets fordon Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Uppmuntra användning av cykeln i jobbet Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) 5.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka Andelen lokalt producerat kött (inom 15 mils radie) som köps in ska kunna redovisas Andel lokalt producerade livsmedel, basår % Redovisa antal varugrupper som är lokalt producerade Redovisa hur stor andel livsmedel som är lokalt producerade Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (basår) Andel Svenskt producerade livsmedel ska mätas 2014 (Basår) Mäta andelen livsmedel som har usprungsland Sverige (enl Livsmedelsverkets definition) Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2015 (konkretiserat mål). Minst 30% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år Andel ekologiskt producerade livsmedel 30% 33% 35% Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

10 5.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Giftfri vardag för barn och ungdomar Inventera riskmiljöer och delta i arbete med gemensam arbetsplan Mäta andelen ekologiska grönsaker resp. frukt Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor Öka antalet kravcertifierade kök på grundoch gymnasieskolor Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhetsoch mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal serviceteam som SE deltar i ,3 88% Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet och Halmstads kommuns anvisningar. Delta i skapande av serviceteam. En enklare vardag. Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön. Exempel på aktivitet: tema på APT, utbildning, kulturdag. Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:- Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

11 5.8.3 Halmstad - den inkluderande kommunen (övrig prioritering) Erbjuda aktiviteter för ökad tillgänglighet Antal erbjudna aktiviteter för tillgänglighetsökning Exempel på aktiviteter som främjar tillgänglighet: timbalkost, anpassning av surfplattor/datorer till synskadade, handikappanpassning av fordon. Bereda arbetstillfällen för ungdomar Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc Dokumentera möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:- Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

12 6 Nämndens mål 6.1 Hälsa och arbetsmiljö Nämnden har det övergripande arbetsmiljöansvaret. Alla i arbetsledande ställning ska se till att centrala föreskrifter och lokala riktlinjer angående arbetsmiljön följs på de olika arbetsplatserna. Alla medarbetare är skyldiga att följa föreskrifter och lokala riktlinjer som gäller i verksamheten. Samverkansgrupperna fungerar som lokal skyddskommitté. Arbetsmiljöfrågor ska vara en stående punkt på dagordningen varvid nya risker ska identifieras samt vidtagna åtgärder följas upp. Skyddsombud ska finnas och verka utifrån arbetsmiljölagens bestämmelser och Arbetsmiljöverkets förordningar. Hälso- och arbetsmiljöplanen ska förnyas varje år. Övergripande mål för hälso- och arbetsmiljöarbetet i Halmstads kommun Begreppet arbetsmiljö innefattar dels fysiska faktorer som lokaler, utrustning och arbetsmetoder, dels psykosociala som arbetsklimat, relationer och inte minst organisation och individens möjlighet till påverkan. En god arbetsmiljö främjar hälsan Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Mätetal Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) ,3-88% Antal serviceteam som SE deltar i Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet och Halmstads kommuns anvisningar. Delta i skapande av serviceteam. En enklare vardag. Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön. Exempel på aktivitet: tema på APT, utbildning, kulturdag. Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:- Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

13 6.1.2 Dokumentera möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Exempel på dokumentation av möten med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet:- Dagboksanteckningar- Artiklar i nyhetsbrev- Filmer Kunskap om fysisk,organisatorisk, och social arbetsmiljö ska öka. Mätetal Index för nöjd medarbetare - 79 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Minska korttidsfrånvaro Mätetal Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 5,8 5 5 Index för nöjd medarbetare - 79 Ergonomiutbildning och stöd för medarbetare Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Genomföra enkät för servicekontorets personal Utbilda personal i hjärt- lungräddning Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt Strategisk kompetensförsörjning Mätetal Andel individuella utvecklingsplaner. 70% 80% 90% Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Mäta befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Dialog i arbetsgrupper om värderingar och önskvärt beteende för att skapa en enklare vardag. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

14 6.2 Nämndens/styrelsens mål I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon Service och bemötande NöjdKundIndex Städservice 90% 90% NöjdKundIndex IT-service 90% 90% 90% NöjdKundindex Kontorsservice NöjdKundindex Måltidsservice 90% 90% 90% 90% 90% 90% Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. NKI Enkät Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning Minska matsvinnet inom Måltidsservice %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) 6,5% 6% 5,5% SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Andel ekologiska och/eller etiskt märkta livsmedel av SE inköp för eget bruk (Torsgatan) 76% 75% 75% Kunskap om fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö ska öka. Index för nöjd medarbetare 79 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Öka delaktighet i arbetsmiljöarbetet Omvärldsbevaka och utreda moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

15 6.2.6 Strategisk kompetensförsörjning Andel individuella utvecklingsplaner. 80% 90% Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Mäta befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Dialog i arbetsgrupper om värderingar och önskvärt beteende för att skapa en enklare vardag Kartläggning av transporter som kontorsservice kan samordna via postrundan inom kommunen. Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 65% 66% 67% Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår Redovisa Fordonsbokslut till beställarna (Servicenämnden) Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut 100% 100% 100% Redovisa årssammanställning av fordonen Redovisa utsläpp koldioxid (antal ton) hel HK, basår 2014 = ton CO Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas Mäta antal gram kött per serverad portion inom måltidsservice- värde 2014: 77 gram Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

16 7 Prioriteringar 7.1 Omställningsarbete Beskrivning Servicekontorets verksamheter förändras under 2015 med ett tillskott av personal från Barn- och ungdomsförvaltningen respektive Teknik- och fritidskontoret. Introduktionen för cirka 65 förskolekockar påbörjades redan under 2014, vikariers introduktion kommer att pågå de första månaderna Förskolornas personal kommer att få utbildningar, t ex för miljöcertifiering. Med anledning av telefonväxelns avveckling kan eventuell övertalighet uppstå. Omställningsarbetet startar under våren. 7.2 Fortsatt stöd för medarbetares användning av system för t ex beställning av varor och registrering i lönesystemet. Beskrivning Målsättningen är att all personal certifieras enligt emedarbetaren. Personal som använder Agresso självservice för sin lön kommer att börja använda Heroma självservice i maj Systemet införs successivt i kommunen, troligtvis under hösten för servicekontorets personal. 7.3 Hälsofrämjande arbete, jämställdhet och kultur Beskrivning Målen för god hälsa och arbetsmiljö, jämställdhet och öppenhet för olika kulturer har ofta beröringspunkter. inom friskvård bygger på behov i respektive arbetsgrupp och särskilda förutsättningar. Medarbetare ges möjlighet att presentera sin kultur och uppmärksammas i ett evenemang, kulturdagen. Medarbetarundersökningens resultat analyseras för att skapa aktiviteter utifrån behoven. Jämställdhetsarbetet knyts också till kulturarbetet där möten mellan människor dokumenteras på olika sätt för att ge ökad kunskap om olikheter. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

17 8 Övriga nyckeltal 8.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Servicekontorets kundnöjdhet 84,2 % Servicekontorets intäktsfinansieringsgrad 98,13 % Produktivitet Städ (m²/tim) 327,4 329,1 330,9 Produktivitet måltid (mat lagad från grunden) 91% 93% 93,5% Produktivitet IT(andel av inkomna ärenden som avhjälps vid första kontakten) 8.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten 55% 51% 55,7% Nyckeltal Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Andel intäkter i förhållande till anslag 99,1 % 99,2 % 98,6 % Intäkt i snitt per internfaktura kr kr kr Intäkt i snitt per externfaktura kr kr kr Postservice: Totalkostnad per hämtställe ,5 kr kr ,7 kr Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd 1 831,3 kr 7 490,8 kr Städ: Antal städobjekt totalt hela verksamheten 307 st 308 st 324 st Städ: Antal städobjekt per anställd 1,64 st 1,64 st 1,72 st Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 327,4 m²/h 329,1 m²/h 328,3 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - BUF skolor 275,4 m²/h 275,8 m²/h 269,9 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Förskolor 166,8 m²/h 160,5 m²/h 162,4 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - UAF 344,1 m²/h 362,5 m²/h 349,9 m²/h Städ: Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) - Övriga förvaltningar 346,4 m²/h 351,8 m²/h 350,6 m²/h Städ: Antal städmaskiner/person 1,18 st 1,08 st 1,2 st Måltid: Antal serverade portioner / anställd / månad st st st Måltid: Overheadkostnader i % av omsättningen 8,1 % 7,3 % 7,3 % Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt kr) - grundskola Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt (109,54) - särskilda boenden Måltid: Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden (Rikssnitt kr) - Portionsförpackad mat (inkl transportkostnad) IT: Antal datorer (i kommunens regi) per anställd ITtekniker 25,1 kr 26,3 kr 26,77 kr 107 kr 107 kr 109,5 kr 48,5 kr 48,5 kr 49,5 kr 201 st 213 st 253 st IT: Antal ärenden per IT-tekniker per månad 73 st 77 st 73 st IT: Andel virtualiserade servrar (%) 60 % 70 % 93 % 85 % IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet 55 % 51 % 46 % IT: % av tid tillgänglig hemsida ( 99,84 % 99,79 % 100 % Kommuntransport: Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

18 9 Internbudget Kommunfullmäktige tog den 16 december 2014 beslut om hur budgeten ska se ut för år I beslutet ingår även en planering för år Den kommunala skattesatsen år 2015 fastställdes till 20,43 kronor per hundralapp. INVESTERINGSANSLAG: tkr DRIFT NETTOKOSTNAD/ANSLAG: tkr Servicenämndens budget för verksamhet 200 innebär att kostnaderna får överstiga intäkterna med tkr. Verksamheterna tillämpar sluten redovisning och ska visa på nollresultat över år. Enligt Halmstads kommuns Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av KF , 108 skall bruttobudgetering tillämpas vid internbudget. Verksamhet Servicekontorets administration Servicekontorets verksamheter är budgeterade till tkr. Dessa omfattar: Servicenämnden, förvaltningsledning samt valnämnden. Budgeten är utökad med måltidsmiljonen, som ska gå till att stödja fortsatt utveckling för att skapa matupplevelser som tilltalar alla sinnen. HR, utveckling, administrativ service och samordnad varudistribution, är intäktsfinansierade via Servicenämndens övriga verksamheter. Verksamhet Kontorsservice Nettoram för Kontorsservice är +0 tkr, d v s verksamheten är intäktsfinansierad.. Internbudgeten omfattar: postservice, vaktmästeri, verksamhetsservice, televäxeln och informationen. Verksamhet Städ- och Måltidsservice Servicenämnden beslutade april 2008 om att dela städ- och måltidsservice till två enheter, städservice och måltidsservice. I redovisning till KF görs däremot ingen särredovisning av enheterna. Verksamheten tillämpar sluten redovisning. D v s nollresultat förväntas över tid. Verksamhet IT-service Verksamheten tillämpar sluten redovisning. D v s nollresultat förväntas över tid. Verksamhet Kommuntransport Verksamheten tillämpar sluten redovisning. D v s nollresultat förväntas över tid. Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

19 10 Bilagor 10.1 Internkontrollplan Verksamhet Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Granskning av volym inköpt kem/material på städservice Kvalitet av levererade produkter/tjänster Städmaskiners livslängd Att inventering finns och är uppdaterad Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En enklare vardag) Uppföljning av volym inköpt kem/material. Är mängden rimlig jämfört med städytor. Granskning sker genom stickprov. År Verksamhetschef Verskamhetschef Genom enkäter NKI År Verksamhetschef Verksamhetschef Jämföra avskrivningstid med faktisk livslängd. Granskning sker genom stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Styrning Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen År Förvaltningschef Verksamhetschef Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation Stickprov År Förvaltningschef Förvaltningschef Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

20 Ekonomi Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Kontroll av leverntörsreskontra Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp. Uppföljning sker i Agresso År Ekonom Administrativ chef Representation Kontantkassor Kontroll av fakturor samt inköp via First Card. Alkohol får ej förekomma. Granskning sker genom stickprov Granskning sker via stickprov År Ekonom Verksamhetschef År Ekonom Verksamhetschef Lagar, riktlinjer och planer Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs av certifierade avropade Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Kontroll av avtalstrohet sker via Agresso. Kontroll av om inköp görs av certifierade avropare sker via stickprov. Uppföljning av resekostnader och färdsätt (enligt riktlinjer) År Administrativ chef Verksamhetschef År Administrativ chef Administrativ chef Administration/it Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Följer vi ITriktlinjerna? Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef HR/medarbetare Vad ska granskas? Hur sker granskning Periodicitet Vem utför granskningen Ansvarig funktion Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Uppföljning sker bla via KIA År HR Resp. chef Kontrollera beredskap för hot och våld Kontrollera om verksamheterna har APT enligt rekommendation Stickprov År Verksamhetschef Verksamhetschef Stickprov År HR Verksamhetschef Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

21 Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Inventering av inköp av kem/material Hur mycket beställer vi? Förekommer det svinn? Uppföljning av kvalitet av levererade produkter/tjänster Följs upp genom enkäter, NKI till våra kunder Uppföljning av städmaskiners livslängd Granskning av maskiners (över 1/2 basbelopp) hållbarhet Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Stödbegärligt materiel (större än ringa värde) ska inventeras för att säkerställa onödigt svinn. Har vi skapat en enhetlig servicekultur Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En enklare vardag) Styrning Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden faställda verksamhetsplanen Att verksamheterna agerar enligt de mål som nämnden fastställt och att rapportering sker vid delårsrapporteringarna. Att delegationsordning för servicenämnden följs Att rätt person utför uppgifter enligt delegationsordning och att anmäla sker enligt delegation Ekonomi Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Kontroll av leverantörsreskontra Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp Kontroll av syfte och deltagare vid representation Vid all representation ska syfte och deltagare anges. Alkohol får ej förekomma. Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid Lagar, riktlinjer och planer Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Att riktlinjer för upphandling och inköp följs Uppföljning av avtalstrohet och inköpsorganisation. Särskilt beakta First Card inköp Att verksamheterna tillämpar kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Att våra tjänsteresor skall ske enligt riktlinjer och på så kostnadseffektivt som möjligt samt med minsta möjliga miljöpåverkan Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)

22 Administration/it Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Att riktlinjer för IT-säkerhet följs Att riktlinjer för IT-säkerhet följs och att riktlinjerna är uppdaterade HR/medarbetare Risk Sannol ikhet Konse kvens Risktal Uppföljning av tillbud/arbetsskador Inventering för att se ökning/minskning Hot och våld på arbetsplats Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns. Att verksamheterna håller APT enligt rekomendation APT skall hållas minst 4 tillfällen per år runt ett rekomenderat ämne. MInnesanteckningar skall skickas till HR Servicenämnden, Verksamhetsplan (22)