Verksamhetsplan

Transkript

1 plan Servicenämnden 2017 plan Servicenämnden Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1 Vision och värdegrund Nämndens uppdrag Planeringsanalys Befolkningsökning Ökad migration Demokrati i förändring Segregation ökar Krav på kommunen skärps Ett attraktivt Halmstad Strukturomvandling i näringslivet Kunskap en nyckeltillgång Miljöförändringar Digitala utmaningar och möjligheter Ny kommunikationsteknik Kommunfullmäktiges mål Sociala fonder Livskvalitet Trygghet Nämndens mål *Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Övriga nyckeltal Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Bilagor Internkontrollplan Hälso- och arbetsmiljöplan Jämställdhets- och mångfaldsplan plan Servicenämnden Halmstads kommun

3 1 Vision och värdegrund Halmstads vision har tre hjärtan Vi har en vision om framtiden i Halmstad. Den beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av alla som bor här och av besökare. Halmstads vision består liksom kommunens vapen av tre hjärtan. De tre hjärtanen bygger tillsammans visionen för Halmstads kommuns utveckling. Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Kunskapsstaden Vi är en kommun där människor växer och utvecklas genom livslångt lärande och kreativitet, företagsamhet och innovativt tänkande. Upplevelsestaden Vi har en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Värdegrund Vår vision om Halmstad bygger på demokratiska värden. Alla halmstadsbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. plan Servicenämnden Halmstads kommun

4 2 Nämndens uppdrag REGLEMENTE FÖR SERVICENÄMNDEN antaget av kommunfullmäktige den 19 december 1991, 317, med ändringar den 25 juni 1992, 121, den 28 januari 1993, 18, den 26 augusti 1993, 124, den 27 januari 2000, 6, den 19 december 2002, 205, den 24 maj 2006, 73, den 22 maj 2008, 54 och den 22 juni 2010, 67 Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Servicenämndens ansvarsområde och uppgifter regleras av detta reglemente 1 För servicenämnden gäller, utöver vad som föreskrivs i kommunallagen och annan relevant lagstiftning, av kommunfullmäktige antagna Nämndernas arbetsformer samt övriga av kommunfullmäktige antagna styrande riktlinjer och planer. Servicenämndens ansvarsområde 2 Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet - i fråga om (KF , 67) - transport- och maskintjänster - kontorsservice - IT-tjänster - städ- och måltidsservice - annat som kommunen bestämmer. Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. plan Servicenämnden Halmstads kommun

5 3 Planeringsanalys 3.1 Befolkningsökning Fler barn och äldre kräver fler/större skolor och äldreboenden Den snabba utvecklingen med många temporära skollösningar och försenade byggprojekt gör det svårt med vår resursplanering. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Vår verksamhet växer. Risk finns för ett förstatligande av skolan och det kan innebära att vi står med övertalig personal inom främst FM-service, måltidsservice och IT-service. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Ökad samordning vi skoletableringar Ökad närvaro i skolbyggnationsforum Logistikutmaningar för människor och varor Fast plats i skolbyggnationsforum och motsvarande Samhällsplaneringsprocessen tar längre tid än volymförändringen. Infrastrukturproblem; trafik, ledningar, IT, laddinfrastruktur etc. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? En oattraktiv stad med bilköer m.m. 3.2 Ökad migration Fler kulturer ställer krav på förändrad kost och kommunikation Halmstad direkt får fler kontakter på andra språk. Kommunikationen försvåras. Vegetarisk och internationell mat ökar. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Kommer personer till oss med nya kompetenser inom båda områdena. plan Servicenämnden Halmstads kommun

6 3.3 Demokrati i förändring Ökat engagemang i smala frågor kan leda till fler folkomröstningar Ökad beredskap för lokala val Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Kan behöva hitta andra sätt att hantera val. Modellen för arvoden valår resp. icke-valår kan komma att ses över. 3.4 Segregation ökar Kan finnas barn i socialt utsatta områden som inte får tillräckligt med mat hemma Kan finnas behov med kompletterande måltider i skolan. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Skolmaten blir viktigare. 3.5 Krav på kommunen skärps Förändrad diskrimineringslagstiftning gör att det interna arbetet tydliggörs och systematiseras med ökad administration. HR-området i kommunen är redan hårt belastat. Ändringen förvärrar situationen. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Om vi inte hittar smarta former för att hantera området krävs mer resurser och ökar arbetsbelastningen för er och medarbetare EU:s dataskyddsförordning (GDPR) börjar gälla från och med 2018 Driver på kostnaden för en säker IT-infrastruktur plan Servicenämnden Halmstads kommun

7 Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Risk för höga skadestånd om vi inte avsätter resurser för att jobba med utmaningen. Kommer fler ökade krav inom området. 3.6 Ett attraktivt Halmstad En ökning av idrottslägerverksamhet och dylikt skapar behov av extra tillfällig arbetskraft. Svårt att lösa tillfällig arbetskraft och samordna med övriga verksamheter. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Belastar flera kommunverksamheter. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? FM ger möjligheten till att anpassa och säkerställa arbetskraft Inventera kompetens i FM Ökar samarbete med övriga verksamheter Människors upplevelse av offentliga och verksamhetsspecifika miljöer blir allt mer betydelsefulla. Större krav på fastigheter, ökad teknisk service samtidigt som verksamheten ska effektiviseras. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Förbättrat underhåll på offentliga och verksamhetsspecifika miljöer. Livscykeltänk - inte bar billigt att bygga. Lika viktigt med hållbarhet och låga driftskostnader över tid. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Delta i byggprojekt i tidsskede(städ) Bevakar nya byggnationer och ökar samarbete med byggteknisk avdelning på Fastighetskontoret Ta fram kalkyler på driftskostnader på olika byggnationer i samarbete med byggteknisk avdelning 3.7 Strukturomvandling i näringslivet Problem med att rekrytera personer med rätt kompetens Redan svårt att hitta IT-personal med rätt kompetens, kockar, och grävmaskinister. plan Servicenämnden Halmstads kommun

8 Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Svårt att bedriva verksamhet med rätt kvalitet. Får köpa in kompetens till en ökad kostnad. 3.8 Kunskap en nyckeltillgång Kräver att vi frigör resurser för ständig kompetensutveckling och smart rekrytering Kräver resurser i form av tid (=ökad kostnad) Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Ökade utvecklingskostnader 3.9 Miljöförändringar Ökade krav på fordon och transporter med fossilfria bränslen Behöver tillgång till fordon, bränsle och infrastruktur. Högre kostnader som verksamheterna inte har budget för idag. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Om man inte prioriterar området kontinuerligt ökar miljöbelastningen Kött påverkar miljön negativt Öka andelen vegetarisk kost Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Ändra beteenden kring kost i tidig ålder Vid större miljöstörningar ex. stormar och översvämningar kan det vara svårt att serva förvaltningarna Koncentrering av verksamheter ex. kök gör delar av kommunen sårbar. IT-infrastrukturen är en grundförutsättning för all övrig verksamhet. plan Servicenämnden Halmstads kommun

9 Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Kräver ett ökat säkerhetstänk när vi planerar och placerar verksamheter. Ökad samordning regionalt. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Upparbeta krisrutiner. (Halmstad direkt) Krisorganisation och kontaktlistor skapas. Utbildning av personal. Utvärderas och anpassas efter varje kris Digitala utmaningar och möjligheter En ökad digitalisering ställer krav på flexibilitet och vilja att förändra. Ny teknik kan innebära förändringar i kompetenser och personalvolym. Ökad belastning på IT-service. Resurser krävs för att höja kompetensen hos personalen och för investeringar i ny teknik. Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Behövs alla dessa skolor om undervisningen till övervägande del sker digitalt? Hur ser behovet av kontorslokaler ut om fler och fler jobbar mobilt? Behövs mer personal med teknisk kompetens, mindre personal för arbetsuppgifter som kan automatiseras. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Kompetensinventering och utveckling krävs(fmservice) Fortsatt utveckling av kompetenser och anpassning av arbetssätt.(halmstad direkt) Inventera kompetenser i varje FM-team, och säkerställa att gruppen ha kompetens för att leverera ett kvalitativt arbete till kunden. Anpassa individuella utbildningsplaner Ny kommunikationsteknik Ställer krav på digitalt kompetens vid rekrytering Flexibilitet i hur vi organiserar verksamheten och analysera kompetensbehov vid varje rekrytering Kräver att vi testar nya kanaler och omvärldsbevakar så att vi kommunicerar på de sätt som invånarna vill kommunicera på. Krävs dels en vilja att testa nya kanaler och tekniker och dels resurser för att göra detta. plan Servicenämnden Halmstads kommun

10 Hur påverkar utmaningen/möjligheten oss på lång sikt? Dålig kommunikation leder till sämre service. Åtgärder Hur hanteras utmaningen på kort sikt? Hur hanteras utmaningen på lång sikt? Omvärldsbevakning och se över möjligheter att kommunicera på fler kanaler. (Halmstad direkt) Prova att erbjuda CHAT. Följa teknikutvecklingen och vara lyhörd för kundernas behov och önskemål. plan Servicenämnden Halmstads kommun

11 4 Kommunfullmäktiges mål 4.1 Sociala fonder Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare (Social hållbarhet) Beskrivning Servicekontoret är en bred verksamhet med många yrkeskategorier. Vi måste attrahera nya medarbetare genom att exempelvis visa upp vår verksamhet, erbjuda praktikplatser, erbjuda anställningar allt från instegsjobb till mer krävande arbete med exempelvis högt teknikinnehåll och/eller av utvecklande karaktär. Servicekontorets medarbetare är vår största marknadsföringskanal och är ambassadörer för verksamheten. Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex Andel verksamhet som bedrivs i egen regi Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 4,9 4,8 4,7 Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Dokumentera planerade åtgärder i arbetsmiljön för 2017 utifrån riskanalyser hösten Livskvalitet Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Beskrivning De äldres hälsa påverkas i stor grad av maten. Därför är det viktigt att måltidsupplevelsen och maten i sig är av god kvalitet. Vi måste också anpassa oss till förändrade matvanor och nya influenser även bland våra äldre invånare. Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] 83% 83% 83% plan Servicenämnden Halmstads kommun

12 Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 NKI för mat levererad till eget boende. [År] 95% 95% 95% Aktiviteter Projektet Guldkant. 4.3 Trygghet Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Andel förnybart bränsle tankat i fordon <3,5 ton Ökning Ökning Ökning Aktiviteter Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Översyn av fordonsriktlinjer Utreda möjligheten att mäta andel förnybart bränsle i fordon >3,5 ton plan Servicenämnden Halmstads kommun

13 5 Nämndens mål 5.1 Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) Beskrivning För att vara konkurrenskraftiga behöver vi vara modiga och "ligga steget före" inom de olika verksamhetsområdena genom god omvärldsanalys och förmåga att nyttja ny teknik, nya kompetenser, nya arbetssätt och ökad samverkan med andra parter. Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 NöjdKundIndex FM-service [År] Basår=2016 NöjdKundIndex IT-service [År] Basår=2016 NöjdKundindex Måltidsservice [År] Basår=2016 NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Basår=2016 Nöjdkundindex Halmstad direkt [År] 90% 90% 90% Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Utreda övertagande av Matsalar Utvärdera behovsanpassad städning Etablering av redundant serverhall 5.2 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Bas år % -3% -4% plan Servicenämnden Halmstads kommun

14 Mätetal Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola 10% 12% 15% Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Miljödiplomera Servicekontorets verksamheter Undersöka möjligheter att mäta matsvinn inom äldreomsorgen. plan Servicenämnden Halmstads kommun

15 6 Övriga nyckeltal 6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal Servicekontorets kundnöjdhet - Mäts på hösten 2016 Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) 6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida ( IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Antal genomförda IT-utvecklingsprojekt under perioden %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Andel individuella utvecklingsplaner Korttidsfrånvaro Andel ekologiskt producerade livsmedel Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder (statistik från AME) Samordningsgrad för samordnad varudistribution Tillgänglighet Halmstad direkt Lösningsgrad Halmstad direkt Nöjda förvaltningar till Halmstad direkt Genomsnittlig städkostnad per m2 Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Genomsnittskostnad per ärende (IT-service) Genomsnittskostnad per mil för fordon <3,5 ton Andel lokalt producerade livsmedel plan Servicenämnden Halmstads kommun

16 7 Bilagor 7.1 Internkontrollplan Risk- och väsentlighetsanalys Verksamhet Risk Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Följs upp genom rutiner tex stickprov, benchmarking mm Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Stödbegärligt materiel (större än ringa värde) ska inventeras för att säkerställa onödigt svinn. Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning görs på relevant personal. Sannoli khet Konsek vens Risktal Säkerställa verksamhet och effektiviseringsmål för samordnad teknisk drift Styrning Risk Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden faställda verksamhetsplanen Att verksamheterna agerar enligt de mål som nämnden fastställt och att rapportering sker vid delårsrapporteringarna. Att delegationsordning för servicenämnden följs Att rätt person utför uppgifter enligt delegationsordning och att anmäla sker enligt delegation. Sannoli khet Konsek vens Risktal Ekonomi Risk Kontroll av syfte och deltagare vid representation Vid all representation ska syfte och deltagare anges. Vid såväl intern som extern representation bekostas inte alkohol. Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid Sannoli khet Konsek vens Risktal Lagar, riktlinjer och planer Risk Sannoli khet Konsek vens Risktal plan Servicenämnden Halmstads kommun

17 Risk Att kommunens policys och riktlinjer följs Sannoli khet Konsek vens Risktal HR/medarbetare Risk Att verksamheterna håller APT enligt rekommendation APT skall hållas minst 4 tillfällen per år runt ett rekommenderat ämne. Minnesanteckningar samlas på gemensam yta. Att rutiner finns och tillämpas för hot och våld Sannoli khet Konsek vens Risktal Verksamhet Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Att inventering finns och är uppdaterad Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning gör på relevant personal Styrning Genom rutiner t ex stickprov, benchmarking Stickprov Genom att kontrollera att utdrag ur belastningsregisteret gjorts vid nyrekrytering av personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler (stickprov) Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation Ekonomi Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen Stickprov Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet År År År År År Vem granskar kontrollmom entet Vem granskar kontrollmom entet Förvaltningsc hef Förvaltningsc hef Vem granskar kontrollmom entet Avrapporteri ng till Avrapporteri ng till Förvaltningsc hef Avrapporteri ng till plan Servicenämnden Halmstads kommun

18 Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Representation Kontroll av fakturor samt inköp via First Card. Alkohol får ej bekostas av Servicekontoret. Granskning sker genom stickprov År Vem granskar kontrollmom entet Ekonom Kontantkassor Granskning sker via stickprov År Ekonom Avrapporteri ng till Lagar, riktlinjer och planer Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Att verksamheterna följer policys och riktlinjer Respektive verksamhets kontrollerar att verksamheten följer gällande policys och riktlinjer. År Vem granskar kontrollmom entet Avrapporteri ng till HR/medarbetare Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Kontrollera om verksamheterna har APT enligt rekommendation Kontrollera beredskap för hot och våld Stickprov År HR Stickprov År Vem granskar kontrollmom entet Avrapporteri ng till plan Servicenämnden Halmstads kommun

19 8 Hälso- och arbetsmiljöplan Servicekontorets hälso- och arbetsmiljöplan för Friska och engagerade medarbetare ger nöjda kunder! Servicekontorets hälso- och arbetsmiljöplan bygger på Halmstads kommuns HR-riktlinje Ett utdrag ur denna gällande hälsa- och arbetsmiljö ligger som bilaga till detta dokument (Bilaga 1) Syfte Syftet med planen är att få en samlad bild över hur hälso- och arbetsmiljöarbetet fungerar på servicekontoret. Mål 1. Minskad sjukfrånvaro 2. Bättre resultat i medarbetarundersökningen 3. Ökad måluppfyllelse i verksamhetsplanen Organisering Nämnden har det övergripande arbetsmiljöansvaret, skriftlig uppgiftsfördelning finns med ers ansvar för att centrala och lokala föreskrifter angående arbetsmiljön följs på de olika arbetsplatserna. Respektive verksamhet ansvarar för att hälso- och arbetsmiljöarbetet bedrivs på ett för verksamheten lämpligt sätt och prioriterar insatser efter de behov som finns. Alla medarbetare är skyldiga att följa centrala och lokala föreskrifter som gäller i verksamheten. Samverkansgrupperna fungerar som lokal skyddskommitté. Servicekontoret har organiserat en grupp som har till syfte att utveckla och likrikta servicekontorets operativa arbete kring hälso- och arbetsmiljöfrågor. Uppdragsbeskrivning för gruppen finns som bilaga till detta dokument (Bilaga 2). Rapportering Rapportering av planen sker till servicenämnden i samband med delårsrapporterna. Begrepp och förkortningar AFS Årsarbetstid Oreglerad arbetstid FHV FM-service Arbetsmiljöverkets föreskrifter Anställningsavtal med schema som förändras utifrån verksamhetens behov, t ex kvällsarbete (avstämning görs regelbundet, kan innebära möjlighet till längre ledighet efter intensiv arbetsperiod. Anställningsavtal som ger möjlighet att arbeta utanför flextidsram. företagshälsovård. Upphandling av ny leverantör pågår. Ny verksamhet som bildas i sammanslagningen mellan städservice och tillkommande teknisk service från olika förvaltningar.

20 Servicekontorets hälso- och arbetsmiljöplan för Uppföljning av 2016 års mål och aktiviteter Hälso- och arbetsmiljömål Utbilda er och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö. Uppfylldes målet? Ja Kommentar Workshop i november, repetition via utbildningsmaterial på intranätet. Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. I samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan utveckla och använda ett arbetssätt för tidiga insatser i sjukskrivningsperioder. Undersöka orsaker till korttidsfrånvaro. I samverkan med företagshälsovården planera aktiviteter för arbetsplatser som har hög sjukfrånvaro. Till viss del Ja Ja Nej Omvärldsbevakning görs kontinuerligt. Anpassning per verksamhet, t ex årsarbetstid, oreglerad arbetstid, flexibel plats i kontor inom verksamheterna och på andra ställen. Två spår har utvecklats, ett med företagshälsovården och ett i samverkan med sjukvården. Enkät genomfördes tertial 1. Huvuddelen av korttidsfrånvaron är infektioner. Insatser har i högre utsträckning gjorts för enskilda medarbetare. Erbjuda träningsmöjligheter. Ja Verksamheterna har olika former. Hälsorådgivning. Ja Företagshälsovården har träffar med och medarbetare vid upprepad korttidsfrånvaro. Hälsoprofiler. Minskning av korttidsfrånvaro. Nej Svag ökning enligt beräkningssättet med dagar. Total frånvaro minskar. Nytt beräkningssätt med procent av ordinarie timmar används från delårsbokslut 2016.

21 Servicekontorets hälso- och arbetsmiljöplan för Mål och aktiviteter för Förbättringsområde nuläge Förvaltningen tillförs personal inom FM-service vilket kan innebära en oro i förändringsarbetet. Jämförande siffror för korttidsfrånvaro saknas. Operativt arbete med hälsa och arbetsmiljö är olika i verksamheterna. Dokumentation av kompetens är olika i verksamheterna. Systematiskt brandskyddsarbete och arbete med krisorganisation är olika i verksamheterna. Mål Aktivitet Ansvarig Klart Integrerade grupper med olika professioner som samverkar och tar gemensamt ansvar för lokaler. Redovisning av sjukfrånvaro i procent av ordinarie tid. Enhetlighet, minskat dubbelarbete. Enhetlighet, bättre underlag för utveckling som skapar trygghet och positiva förväntningar. Enhetlighet, minskat dubbelarbete. Stimulera grupperna att utveckla ett gemensamt arbetssätt. Teambuilding, utbildningar. Särskilda satsningar på ers stöd i form av utbildning, gruppaktiviteter, administrativ utveckling. Använda andra frågor i lönesystemet. Använda gruppen för hälso- och arbetsmiljöfrågor. Använda gruppen för kompetensförsörjning. Använda gruppen för miljö och säkerhet. Respektive inom FM-service. HR-service och servicekontorets HR-funktion. Gruppen och alla er. Gruppen och alla er. Gruppen och alla er. Pågår hela tiden. Ek. effekt

22 BILAGA 1 Övergripande mål för hälso- och arbetsmiljöarbetet i Halmstads kommun Begreppet arbetsmiljö innefattar dels fysiska faktorer som lokaler, utrustning och arbetsmetoder, dels psykosociala som arbetsklimat, relationer och inte minst organisation och individens möjlighet till påverkan. En god arbetsmiljö främjar hälsan. Vi arbetar för en god hälsa och arbetsmiljö genom att Utveckla ett tryggt och öppet arbetsklimat där mobbning, trakasserier och andra former av utanförskap aktivt motverkas. Tydligt kommunicera syftet med de förändringar som görs och de beslut som fattas. Tidigt involvera dig i förändringsprocesser och ge dig möjlighet att vara med och påverka din egen arbetssituation. Erbjuda dig olika former av hälsofrämjande och förebyggande insatser. Kontinuerligt utvärdera, åtgärda och följa upp de insatser som görs för att förbättra arbetsmiljön systematiskt arbetsmiljöarbete. Erbjuda tydliga uppdrag med rimliga förväntningar, vilket möjliggör balans i livet för dig som individ. Sträva efter att tillhandahålla modern utrustning och ändamålsenliga lokaler. Vi förväntar oss att du som medarbetare Agerar i enlighet med Halmstads kommuns värdegrund och medverkar till en arbetsgemenskap som kännetecknas av respekt och lika värde. På ett konstruktivt sätt påtalar brister och behov i arbetsmiljön och aktivt deltar i att finna lösningar på dessa. Följer de arbetsmiljöföreskrifter som gäller och använder de hjälpmedel och den skyddsutrustning som anvisats. Tar ansvar för din egen hälsa och också är uppmärksam på hur dina arbetskamrater mår. Har en positiv attityd och bidrar till andras trivsel och trygghet. Vi är varandras arbetsmiljö!

23 BILAGA2 Servicekontorets hälso- och arbetsmiljögrupp Medlemmar: Richard Asplund, måltidsservice (sammankallande) Nina Holmgren, städservice Kalle Persson, IT-service Lars Andersson, Kommuntransport Zandra Cabrera, Halmstad direkt Gunni S Heland, HR (ledningens repr.) Syfte Utveckla och likrikta servicekontorets operativa arbete kring hälso- och arbetsmiljöfrågor så att det blir effektivare och i högre grad bidrar till att vi når våra mål inom området. Genomgående principer ska vara nytänkande, enkelhet, och återanvändbarhet (om saker nödvändigtvis inte måste vara olika kan de lika gärna vara lika). Mål Minska sjukfrånvaron Förbättra resultaten i medarbetarundersökningen Öka måluppfyllelsen i verksamhetsplanen Förbättra samarbetet mellan servicekontorets verksamheter Uppgifter 1. Utveckla servicekontorets operativa arbete kring hälso- och arbetsmiljöfrågor med utgångspunkt från det aktuella läget i verksamheterna, våra gemensamma lönekriterier och kommunens HR-riktlinje 2. Skapa och underhålla rutiner och processer inom området, vara processrådets förlängda arm. (I det ingår att hämta in information och samverka med andra aktörer, exempelvis företagshälsovården.) 3. Stödja er i arbetsförmågebedömning med handledare, anpassning inom verksamheterna och med samverkan i hela servicekontoret. 4. Vara beredande till servicekontorets ledning i hälso- och arbetsmiljöfrågor. 5. Annat arbete inom området som gruppen bedömer vara angeläget att jobba med gemensamt

24 9 Jämställdhets- och mångfaldsplan Jämställdhetsoch mångfaldsplan 2017 servicekontoret

25 Jämställdhets- och mångfaldsplan 2017 servicekontoret Övergripande mål för jämställdhetsarbetet i Halmstads kommun Med jämställdhet menas att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter i fråga om arbete, anställnings- och utvecklingsmöjligheter samt andra arbetsvillkor. Kön ska inte vara ett hinder för personlig utveckling. Övergripande mål för jämställdhetsarbetet inom servicekontoret Servicekontoret ska vara en förvaltning där alla oavsett kön, könsidentitet och könsuttryck har lika rättigheter, möjligheter och skyldigheter ifråga om arbete, anställnings- och utvecklingsmöjligheter samt andra arbetsvillkor. Jämställdhetsarbetet inom servicekontoret Förvaltningsen bär det yttersta ansvaret för jämställdhetsarbetet och ska verka för att servicekontorets jämställdhetsarbete och utveckling sker kontinuerligt. Bakgrund Enligt 3 kap 13 Diskrimineringslagen som gäller till och med ska en plan för jämställdhetsarbetet göras vart tredje år. Den förändrade lagstiftningen gör att planen för 2017 får en annan form, se sid 3 i detta dokument och bilaga 1. Kommunövergripande text har inte reviderats, den befintliga återfinns i bilaga 2. Uppföljning av 2016 års jämställdhetsplan Jämställdhetsmål Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare. Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Arbeta med strategisk kompetensförsörjning. Uppnåddes målet? Ja Ja Nej Kommentar Medarbetarna är enligt medarbetarundersökningen mycket nöjda. Villkoren har förbättrats med till exempel individuella anpassningar av schema. Omvärldsbevakningen pågår kontinuerligt. Kontorslokaler har anpassats för att möta olika behov. 44 personer arbetade på distans under jobba hemmadagen och antalet som regelbundet anpassar tid och plats utifrån egna behov ökar. Inom städverksamheten har flexibel arbetstid utretts. Kompetenskrav uppdateras vid rekrytering men vi saknar fortfarande ett kommungemensamt system för dokumentation av kompetenser.

26 Diskrimineringslagens 3 kap får från ny lydelse, se bilaga 1. Aktiva åtgärder ska genomföras systematiskt och fortlöpande och dokumenteras för alla diskrimineringsgrunder. Arbetet med att kartlägga löneskillnader mellan kvinnor och män genomförs gemensamt för Halmstads kommun. Jämställdhets- och mångfaldsplan 2017 servicekontoret Rubrik Kartläggning Aktiv åtgärd Tidpunkt Uppföljning Arbetssätt Gå igenom ny lagstiftning med tillämpningar. Systematiskt arbete läggs upp på motsvarande sätt som Genomförs under 2017 Årsredovisning 2017 Arbetsförhållanden Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor. Utbildning och övrig kompetensutveckling. Möjligheter att förena förvärvsarbete med föräldraskap. Kartlägga risker för diskriminering. Kartlägga arbetslokalernas tillgänglighet utifrån olika funktionsnedsättningar. Undersöka om några villkor kan vara diskriminerande. Kartläggning inom FMservice. Ta med frågan i medarbetarundersökning. Undersöka om fler arbetsgrupper kan använda årsarbetstidseller flextidsavtal. arbetsmiljöarbetet. Genomföra särskilda analyser i ny organisation FM-service. Arbetssättet ska formas av arbetsgrupperna. Chefer ska uppmuntra till möten mellan människor med olika förutsättningar. Dokumentera kompetens och jämföra med FMservice behov. Beror på svar i undersökning. Våren 2017 Delårsbokslut

27 Bilaga 1 till jämställdhets- och mångfaldsplan, servicekontoret 2017 Diskrimineringslag 3 kap. /Kapitlet träder i kraft / Aktiva åtgärder Inledande bestämmelser 1 Aktiva åtgärder är ett förebyggande och främjande arbete för att inom en verksamhet motverka diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Lag (2016:828). Arbetet med aktiva åtgärder 2 Arbetet med aktiva åtgärder innebär att bedriva ett förebyggande och främjande arbete genom att 1. undersöka om det finns risker för diskriminering eller repressalier eller om det finns andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter i verksamheten, 2. analysera orsaker till upptäckta risker och hinder 3. vidta de förebyggande och främjande åtgärder som skäligen kan krävas, och 4. följa upp och utvärdera arbetet enligt 1 3. Lag (2016:828). 3 Arbetet med aktiva åtgärder ska genomföras fortlöpande. Åtgärder ska tidsplaneras och genomföras så snart som möjligt. Lag (2016:828). Arbetslivet Arbetsgivarens arbete med aktiva åtgärder 4 Arbetsgivaren ska inom ramen för sin verksamhet bedriva ett arbete med aktiva åtgärder på det sätt som anges i 2 och 3. Lag (2016:828). 5 Arbetsgivarens arbete med aktiva åtgärder ska omfatta 1.arbetsförhållanden, 2. bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor,