Verksamhetsuppföljning Korttidsvistelse, korttidstillsyn Januari 2015 Bakgrund Verksamhetsuppföljning för Korttidsvistelsen och Korttidstillsynen har genomförts under januari månad 2015. I verksamhetsuppföljningen har enhetschef besvarat en enkät genom att bifoga rutiner samt beskrivningar om hur verksamheten fungerar. Verksamhetsbesök genom observation har gjorts i båda verksamheterna under vars en eftermiddag. Under observationerna har frågor ställts till personal samt till brukare vid lämpliga tillfällen för att få en tydligare bild av verksamheten. Kontroll av dokumentation har genomförts vid verksamhetsbesöken samt i det digitala verksamhetssystemet genom aktgranskning. Verksamheten Korttidsvistelsen och korttidstillsynen bedrivs i kommunal regi och har sina lokaler på Strandvägen. Korttidsvistelse kan beviljas barn och ungdomar. Syftet är att erbjuda miljöombyte och rekreation och personlig utveckling för barnet/ungdomen och avlösning för anhöriga. Korttidsvistelsen bedrivs på Villan där det finns fem sovrum, ytterligare tre rum finns och är utrustade som lägenheter där man kan träna inför flytt till egen lägenhet, samt kan korttidsvistelsen under helgerna även vara förlagd till en villa i Bollerup. Korttidstillsyn kan beviljas barn och ungdomar efter vårterminen det år som de fyller 13 år. Korttidstillsynen fungerar som ett fritids och är till för de barn och ungdomar som inte klarar sig själva hemma före och efter skoldagen samt under skollov. Resultat brukarundersökning Nedan bedömning av brukarundersökningen görs utifrån resultat från den individuella kvalitetsuppföljningen på uppföljningar som skett mellan 2014-01-01 och 2014-12-15. Korttidsvistelsen: En person av sju upplever att kvalitén på insatsen är delvis god. Övriga svarar oftast eller alltid. En person av sju upplever att de delvis är delaktiga i insatsens utformande och genomförande. Övriga svarar oftast eller alltid. En person av sju upplever sig delvis trygga i bostaden (på Villan). Övriga svarar alltid. Korttidstillsynen: En person av sju upplever att de delvis är delaktiga i insatsen utförande och genomförande. Övriga svarar oftast eller alltid. Ansvarig enhetschef har i samband med verksamhetsuppföljning gjort en åtgärdsplan och redovisning av hur de arbetar med socialnämnden mål, vilket undertecknade bedömer som tillräckliga.
Resultat av enkät Enhetschefen har besvarat enkäten och alla efterfrågade dokument har bifogats eller hänvisats till intranätet där rutiner lagts upp. Alla dokument är relevanta för enheterna, men några behöver utvecklas, förbättras för att fullt ut fylla sitt syfte. En iakttagelse som görs vid observationerna är att personalen använder de rutiner som finns i rutinpärmarna och inte de som finns upplagda på intranätet och som enhetschefen hänvisar till i enkäten. Dock är majoriteten av rutinerna dem samma eller snarlika och ger därmed ingen annan information än det som enhetschefen hänvisar till. Rutin för dokumentation, upprättande och uppföljning av genomförandeplan är otydlig och behöver omarbetas och förtydligas så att de blir lätta att förstå och inte motsägelsefulla. Vid aktgranskningen uppmärksammas även att rutinen inte följs fullt ut då vissa saker som enligt rutin ska framgå bl.a. av genomförandeplan inte framgår. (för mer resultat av aktgranskningen se Resultat av aktgranskning ) Verksamheterna har dokument för hur samverkan internt och externt ska gå till. Den specifika rutinen för samverkan med IFO (Individ- och familjeomsorgen) behöver förändras avseende anmälningsskyldigheten då det i rutinen framgår att detta ska göras via enhetschef. Enligt 14 kap 1 SoL gäller anmälningsskyldigheten alla/all personal som arbetar inom en myndighet vars verksamhet berör barn och ungdomar och därmed är det den enskilde personalen som har anmälningsskyldigheten. Den egenkontroll som görs i verksamheterna är relevant och gör att verksamheten utvecklas och säkerställer att saker sker på rätt tidpunkt under året. Dock bedömer undertecknad att det saknas någon form av egenkontroll avseende dokumentation. Enhetschefen har gjort en beskrivning av att kunskaper om processer och rutiner hos personal säkerställs genom att dessa gås igenom med all personal inför varje sommar. Dock framgår inte detta av bifogat årshjul för verksamheten. Enhetschefens kan beskriva att personalen på flera olika sätt är delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet. Resultat av aktgranskning Allmänt är att samtycke till informationsöverlämnande mellan verksamheterna och exempelvis skola inte är dokumenterat i journal. Det är inte heller preciserat vad samtycket avser. Korttidsvistelsens utförarjournaler uppfyller inte de krav som ställs enligt föreskrifter. Brister som uppmärksammas är t.ex. att dokumentation saknas gällande samtycke till bl.a. begränsningsåtgärder och sekretessmedgivande mellan olika verksamheter. Genomförandeplanerna inom båda verksamheterna anses i stort uppfylla kraven, dock saknas det genomgående information om vilka som deltagit vid upprättandet av planen. Inom korttidsvistelsen missas även att dokumentera när genomförandeplanen ska följas upp, dock framgår detta oftast av utförarjournalen. I genomförandeplanerna framgår oftast när uppföljning av planen gjorts och vilka förändringar som gjorts. Dock är det otydligt kring datumen för när uppföljningarna gjorts. Undertecknads bedömning är att rutinen för upprättande av genomförandeplan och uppföljning av den samma är otydlig. Resultat av besök i verksamhet Båda verksamhetsbesöken visar på att personalen har ett gott bemötande. Inom korttidstillsynen finns mycket humor och det skojas mellan brukare och personal på ett hjärtligt sätt. Det är
undertecknads uppfattning att barnen och ungdomarna trivdes i båda verksamheterna. Vid ett tillfälle pratar personal dock över huvudet på en brukare då personalen ville informera undertecknade om vad som händer. I båda verksamheterna finns information om verksamheten i direkt anslutning till hallen. Inom båda verksamheterna uttrycker personalen att enhetschefen tar kontakt med dem när de sökt henne samt att samverkan mellan korttidsvistelsen och korttidstillsynen blivit bättre sedan de fått samma chef. I korttidstillsynens dokumentationsskåp satt nyckeln i låset även när personal inte var på plats på kontoret och dörr till kontoret stod öppet. Detta innebär att dokumentation inte förvaras på ett sådant sätt så att obehöriga inte har tillgång till dem. Verksamheten behöver beakta att det kan finnas risk att obehöriga kan få tillgång till dokumentationen om skåpet inte låses. Inom korttidstillsynen finns fasta aktiviteter måndag till torsdag och på korttidsvistelsen görs planeringen dag för dag under veckorna, men större aktiviteter planeras in under veckan till nästkommande helg. Vid verksamhetsbesöket på korttidsvistelsen delades gruppen barn i två, där en grupp utnyttjar Fantasian inom daglig verksamhet och den andra är kvar i korttidsvistelsens lokaler. På korttidsvistelsen finns en lista på köksdörr där önskemål om specifika aktiviteter kan skrivas upp. Sammanfattning Verksamhetsbesöken visade på två verksamheter som fungerar väl och där det finns ett gott bemötande och lyhördhet gentemot brukarna. Aktgranskningen visar på brister inom korttidsvistelsens dokumentation i journaler och att dessa inte uppfyller de krav som ställs enligt föreskrifter. Allmänt är att samtycke till informationsöverlämning mellan verksamheterna och exempelvis skola inte dokumenteras i journal. Rutin och egenkontroller behöver utvecklas för att kvalitetssäkra dessa delar. Genomförandeplanerna inom båda verksamheterna anses dock i stort uppfylla kraven. Den dokumentation som finns kring verksamheten i form av planering, rutiner mm är relevant, men några rutiner behöver utvecklas, förbättras för att fullt ut fylla sitt syfte. Åtgärder att vidta: Att inkomma med rutin för dokumentation, upprättande och uppföljning av genomförandeplan. Att inkomma med rutin för samverkan med IFO (Individ- och familjeomsorgen) med förändring avseende anmälningsskyldigheten. Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med egenkontroll enligt frågorna 4 a-c och inkomma med exempel som konkret visar på egenkontroll. Beskriv hur man säkerställer att social dokumentation sker enligt föreskrift (Korttidsvistelsen). Att säkerställa att dokumentationsskåpet är låst (Korttidstillsynen). Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta Att Korttidsvistelsen och Korttidstillsynen ska återkomma med redovisning av genomförda åtgärder enligt ovan senast den 26/3 2015.
Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten 2015-02-12 2015-02-12 Information till: Enhetschef för Korttidsvistelsen och Korttidstillsynen Avdelningschef för LSS-verksamheten Handläggarenheten social omsorg
Socialförvaltningen Vidtagna åtgärder efter verksamhetsuppföljning av korttidsvistelse och korttidstillsyn i januari 2015 Att inkomma med rutin för dokumentation, upprättande och uppföjning av genomförandeplan Se Intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/genomföra insats/rutin för dokumentation under genomförande av en insats Att inkomma med rutin för samverkan med IFO med förändring avseende anmälningsplikten Se Intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/genomföra insats/rutin samverkan med IFO Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med egenkontroll enligt frågorna 4 a-c och inkomma med exempel som konkret visar på egenkontroll Enhetschefen går igenom resultatet av kvalitetsuppföljningen och verksamhetsuppföljning med personalgruppen på metodmöte eller planeringsdagar. Planering görs för hur vi ska arbeta med förbättring. Vid behov bjuder vi in till anhörigmöte där vi för minnesanteckningar enligt rutin se intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/genomföra insats/dokumentation Årshjul för att säkerställa att allt görs under året som planerat. Se intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/följa upp insats/egenkontroll/årshjul Egenkontroll av dokumentation sker enligt rutin som finns på intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/följa upp insats/egenkontroll/ Informationsöverföring verksamhet enhetschef. Vi genomför faddersamtal med brukare och anhöriga minst en gång per år. Se intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/följa upp insats/egenkontroll/innehåll faddersamtal
Vi har metodmöte och handledning regelbundet där vi diskuterar brukares mål och våra metoder för att nå dem. Detta dokumenteras i minnesanteckningar och i den enskildes journal och genomförandeplan. Se intranätet: socialförvaltningen/lss/korttidsvistelse och tillsyn/genomföra insats/dokumentation I det dagliga pratar vi med brukarna om hur de vill ha det när de är hos oss och vad de vill göra. Deras förslag på aktiviteter skriver vi upp på en lista som vi har som underlag när vi planerar och bokar aktiviteter. Beskriv hur man säkerställer att social dokumentation sker enligt föreskrift Rutinerna för dokumentation är uppdaterade och mer tydliga. Dessa kommer enhetschef Cecilia Nilsson gå igenom med all personal på korttidsvistelsen på planeringsdag 150512. Enligt rutin för egenkontroll av dokumentation läser enhetschefen social journal en gång i veckan. Samtycke till samverkan och säkerhetsfrågorna som vi dokumenterat på papper vid sidan av journalen kommer att scannas in i social journal samt dokumenteras genom en journalanteckning. Säkerställa att dokumentskåpet är låst Vi har gått igenom detta på APT och all personal vet om att det ska vara låst och att nyckeln ska vara inlåst i nyckelskåpet. Det har fungerat så sedan observationen av verksamheten gjordes i januari. 2015-03-24 Cecilia Nilsson, enhetschef LSS