1 (9) Förfrågningsunderlag för upphandling av bageri-/konditorivaror och enklare catering Sista anbudsdag: Anbud ska vara bindande t.o.m. 2009-06-18 2009-09-30 1 2 3 4 5 Upphandling av bageri- och konditorivarorr samt enklare catering 2 1.1 Inledning och bakgrund... 2 1.2 Ekonomisk ram... 2 1.3 Organisation... 2 1.4 Allmän information... 3 1.4..1 Inlämnande av anbud... 3 1.4..2 Frågor och kontaktperson... 3 1.4..3 Avslutande av upphandling... 4 1.5 Offentlighetsprincipen... 4 Föremålet för upphandlingen Krav på leverantörenn 5 5 3.1 Hederlighet, registrering och skatter m.m.... 5 3.2 Ekonomisk stabilitet... 6 3.3 Uppgifter om leverantörenn... 6 Krav avseende varorna och tjänsterna 7 4.1 Professionalism... 7 4.2 Tillgänglighet, effektivitett och leveranssäkerhet... 7 4.2..1 Elektronisk fakturering... 7 Anbudsutvärdering 8 5.1 Utvärderingskriterier... 8 5.1..1 Pris... 9 5.1..2 Miljöcertifiering... 9 VINNOVA0005 W/1.2, 2008-09-22 VERKET FÖ R INNOVATIONSSYSTEM - SWEDISH GOVERNMENT AL A GENCY FOR INNOVATION SY STEMS Post: VINNOVA, SE-101 58 Stockholm Besök/Office: Mäster Samuelsgatan 56 Fakturaadress: VINNOVA, FE 34, 833 26 Strömsund Leveranser/Deliveries: Klara Norra Kyrkogata 14 Tel: +46 (0)8 473 3000 Fax: +46 (0)8 473 3005 VINNOVA@VINNOVA.see www.vinnova.se Orgnr: 202100-5216 VAT-nr: SE202100-521601
2 (9) 1 Upphandling av bageri- och konditorivarorr samt enklaree catering VINNOVA inbjuder leverantörer att lämna anbud avseende bageri-/konditorivarorr och enklare catering enligt detta förfrågningsunderlag. 1.1 Inledning och bakgrund Denna upphandling avser löpande inköp av bageri- och konditorivaror samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar, att förtäras i VINNOVAs lokaler på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm. VINNOVA avser för detta ändamål teckna ett flerårigt ramavtal en enda leverantör som har ett stortt sortiment högkvalitativa varor och kapacitet att leverera stora mängder, även kort varsel. VINNOVA har cirka 200 arbetare och arrangerar många stora och små möten och konferenser. Varor som beställs via telefon/internet ska enkelt och snabbt kunna levereras och det ska även vara möjligt för oss att komma förbi och hämta varor samt beställa på plats över disk. Leveranser och beställningar sker på vardagar under kontorstid, 8-17. Inkomna anbud kommer att prövas och utvärderas i enlighet de krav som framgår av detta förfrågningsunderlag. 1.2 Ekonomisk ram VINNOVA köper årligen bageri- och konditorivaror samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar för sammanlagt cirka 350 000 kr. exklusive mervärdeskatt. 1.3 Organisation VINNOVA är en statlig myndighet som ska bidra till att höja tillväxten och väl- ståndet i hela landet. De målen delar VINNOVA många, men sättet att gå tilll väga är i högsta grad VINNOVAs eget. VINNOVAs speciella ansvarsområde är innovationer kopplade till forskning och utveckling det vill säga nyskapande, framgångsrika produkter, tjänster eller pro- cesser vetenskaplig bas. Uppgiften är att finansiera den behovsmotiveradee forskningen som ett konkurrenskraftigt näringsliv och ettt välmående samhälle behöver, samt att stärka de nätverk som är nödvändiga kring det arbetet. VINNOVA är en statlig myndighet under näringsdepartementet och har cirka 2000 arbetare och en årsbudget på cirka två miljarder kronorr till sitt förfogande för finansiering av forskning och utveckling. För mer information om VINNOVA se www.vinnova.se.
3 (9) 1.4. 2 Frågorr och kontaktperson Detta förfrågningsunderlagg har framställts avsikten att klart och entydigt be- skriva de krav och förutsättningar som råder för upphandlingen. Det kan trots detta uppstå frågeställningar. I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller någonn oklarhet av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud ska leve- 1.4 Allmän information Denna upphandling genomförs förenklat upphandlingsförfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (SFSS 2007:1091). Anbud ska varaa inkommet till VINNOVA senast det datum som anges på första sidan och vara bindande till och det datum som anges på första sidan Leverantörsavtal som tecknas gäller 12 månader möjlighet till 3* 12 månader förlängning, d.v.s. max fyra år. Avtal avses föreligga senast 2009-08-28. Notera att VINNOVA saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. ska i anbudet visa attt de uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. uppmanas att följa anvisningarna i det anbudsformulärr som ska användas, samt att begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. I samband prövningen av anbudet kan VINNOVA komma att kontrollera attt de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna är korrekta. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av an- budet är ytterstt begränsade. För att VINNOVA ska ha möjlighet attt pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterstt viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Ersättning utbetalas inte för inlämnat anbud. Observera att anbud kan komma att antas utan förhandling. 1.4. 1 Inlämnande av anbud Anbudsgivare ska som anbudshandling användaa det anbudsformulär som tillhör detta förfrågningsunderlagg och finns tillgängligt på http:// /www.vinnova.se/om- VINNOVA/Upphandlingar/. Formuläret laddas ner av leverantören, fylls i, skrivss ut och sänds till VINNOVA, 10158 Stockholm. Anbud ska vara VINNOVA tillhanda, alternativt vara poststämplad senast den dag som anges överst på sidan 1. Receptionenn stänger 16.30, vilket är sista tidpunkt att ta emot bud. Det finns inget postfack utanför entrén.
4 (9) rantören snarast kontakta VINNOVA begäran om förtydligande. Då VINNOVA av likabehandlingsskäl inte ska lämna ny information i slutskedet av anbudstiden ska frågor insändas senast 10 dagar före sista anbudsdagen. Frågor ställs skriftligt via e-post till: VINNOVA@ @VINNOVA.se. OBS! Frågor måste märkas i e-postdelandets ämnesrad Upphandling av bageri- och konditorivaror samt enklare catering. Eventuella kompletteringar (förtydligande eller justering) av detta förfrågningsunderlag kommer att publiceras på http:// /www.vinnova.se/om- VINNOVA/Upphandlingar/. Eventuella frågor emotses därför skriftligt så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbudet ska varaa inlämnat. Endast skriftlig kompletterande uppgift i elektronisk form är bindande för både VINNOVA och anbudsgivaren. 1.4. 3 Avslutande av upphandling Avslutande av denna upphandling avses ske genom att kontakt tecknas det företag som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Så snart VINNOVA fatta tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, redovisning av skälen, att skriftligen via e-post delas samtliga anbuds- givare. Upphandlingenn kan komma att avslutas genom avbrytande av upphandlingsför- farandet utan att vinnande anbud utses. Avbrytande förutsätter att inget anbud uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget eller något fel begås inom ramen för förfarandet, som inte kan rättas till på annat sätt än genom avbrytande. Skulle ett avbrytande ske kommer VINNOVA tillkännage beslutet om avbrytande på http://www. vinnova.se/ /Om-VINNOVA/Upphandlingar/ och, om anbud redan inkommit, via e-post till respektive anbudsgivare. Avtal mellan VINNOVA och anbudsgivare som tilldelas kontrakt slutss genom ettt upphandlingskontrakt innehåll enligt bilaga 2. Antagen anbudsgivare ska varaa beredd att underteckna avtalet snarast och senast inom tio dagar efter att till- delningsbeslutet fattats. Avtalet slutss genom attt VINNOVA, tidigast elva dagar efter det att tilldelningsbeslut delats, undertecknar avtalet. 1.5 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas VINNOVA av de regler som sammanfattningsvis brukarr benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna hand- lingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbete VINNOVA.
5 (9) Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen (1980:100) till dess alla anbud eller offentliggörs, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter om anbud inte i något fall lämnas till annan än respektive anbuds- givare. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretesss till skyddd för en anbudsgivaress uppgifter fordras attt uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet upp- fyller vad som fordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren uppge önskemål om sekretess i ett särkilt fält i anbudsformuläret. Sådan begäran bör innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rörr anbudsutvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 2 Föremålet för upphandlingen I princip dagligen arrangerar VINNOVA ett eller flera mindre eller större möten fika eller enklare kall lunch på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm. Det gäller exempelvis personalmöten, frukostbröd, fredagsfika och konferenser r externa besökare. För dessa tillfällen vi behöver en stadig leverantör av bageri- och konditorivarorr samt enklare catering såsom sallader och smörgåsar. Varor som beställs via telefon/mail/internet/överr disk ska kort varsel kunna levereras. Leveranser och beställningar sker på vardagar under kontorstid, 8-17. Upphandlingenn avser inte: : - leverans/catering av tillhörande kaffe/te/dryckerr - tjänster utöver själva leveranserna av varor, t.ex. servering. 3 Krav på leverantören 3.1 Hederlighet, registrering och skatter m..m. ska uppfylla i Sverigee eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter; detta ska bekräftas i anbudet. En anbudsgivare kommer att uteslutas om det visas att denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad d näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom (gäller företrädare för anbudsgivaren), 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningenn och VINNOVA kan visa detta,
6 (9) 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skattt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. inte är registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt LOU 10 kap 1. eller handelsregister eller liknande. 7. enligt lagakraftvunnenn VINNOVA kommer att verifiera företagsuppgifter hos Bolagsverket och Skatte- verket. Om det vid sådan kontroll framkommer att någon av situationerna i punkt 1-7 ovan är för handen kommer anbudsgivaren att uteslutas. Anbudsgivare ska acceptera bifogat avtalsutkast och bekräfta detta i anbudet. s personal ska ha utbildning i och tillämpa gällande regler rörande livselshygien, och bekräfta detta i anbudet. ska följa gällande kollektivavtal och försäkrad. Detta ska bekräftas i anbudet. personalen ska varaa ska ha miljöpolicy och ansvarsförsäkring, och bekräfta detta i anbudet. /leverantören ska förbinda sig, om VINNOVA tar en tvist om en enskild beställning vidare till SHR:s ansvarsnämnd, att följa nämndens utslag. Bekräftas i anbudet. 3.2 Ekonomisk stabilitet ska ha riskklass 3, 4 eller 5 enligt Upplysningscentralens kredit- omdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme. Anbudsgivare ska försäkra att så är fallet och VINNOVA kommer att kontrollera uppgiften. 3.3 Uppgifter om leverantören Anbudsformulärets förstasida är en blankett där basuppgifter om leverantören, såsom firma, organisationsnummer, adress, telefon, e-post, ska lämnas. ska vidare bifoga en kortfattad beskrivning av sin verksamhet och kapacitet att tillgodose VINNOVAs behov under de förutsättningar som framgårr av detta förfrågningsunderlag. Till anbudet ska lämnas en beskrivning av följande: organisationsstruktur personalstyrka leveranskapacitet
7 (9) 4 Krav avseende varorna och tjänsterna Nedan anges de kvalificeringskrav som gäller för uppdraget att fungera som VINNOVAs leverantör av bageri- och konditorivaror samt enklare catering. 4.1 Professionalism Leverantören ska tillhandahålla färska fräscha varor av hög kvalitet producerade användning av naturliga råvaror, utan syntetiska tillsatser och konserveringsel. Sallader och smörgåsar ska vara iordninggjorda samma dag som de levereras, så nära inpå leveransen som möjligt. Matbröd och bullar/vetelängder ska bakas på leveransdagen (undantag ges för enstaka utpekade produkter som endast bakas vissa veckodagar). Leverantören ska, som en delmängd av en leverans, kunna tillhandahålla specialkost som är likvärdig huvudbeställningen. Det kan t.ex. gälla specialkost på grund av religion födoämnesallergi eller andra icinska skäl. 4.2 Tillgänglighet, effektivitet och leveranssäkerhet Leverantören ska ha en allmänt tillgänglig webbplats och ett standardsortimentt ett varierat utbud av bageri-/ konditorivaror och enklare catering samt aktuella priser. Leverantören ska vara tillgänglig för beställningar och kunna leverera varor helgfri måndag-fredag mellan 8.00 och 17.00. Enklare mindre beställningar (kaffebröd av typen vetelängd/bulle tilll 30 personer eller standardsallad/lunchsmörgås/tårta tilll 20 personer) ska kunna levereras inom en timme. Större beställningar (sallad/lunchsmörgås/tårta till 200 personer) ska kunna levereras dagen efter beställning. Anbudsgivare ska försäkra att leveransavgiften per leverans inte överstiger 30 kr vid leverans av varor till Mäster Samuelsgatan 56. Offererad leveransavgift ska anges i anbudet. 4.2. 1 Elektronisk fakturering VINNOVA tillämpar elektronisk fakturahantering och ställer som krav i denna upphandling attt leverantören senast den 1 november har ordnat så att elektronisk fakturering införs i förhållande till VINNOVA. Detta kan göras via t.ex. EDI eller Svefaktura eller Fakturaportalen. För leverantörer som inte använder EDI/Svefaktura rekommenderas www.fakturaportalen.se som fungerarr utmärkt hjälp av enbart Internet, se nedan. Fakturaportalen är ett webbgränssnitt för registrering av fakturor. Leverantören sparar både utskrift och kuvertering liksom portokostnaden. Ingen installation behövs av programvara. Om leverantören inte har så många fakturor är det här ett mycket enkelt sätt att komma igång e-fakturering. Genom att registrera fakturan och skicka den från fakturaportalen säkerställer du att e-fakturaformatet är korrekt och att mottagaren kan ta emot den.
8 (9) Obligatorisk beställarreferens För att myndigheten ska kunna hantera och betalaa fakturan är det viktigt att beställarreferensen är korrekt. Vid varje beställning måste myndighetenn uppge den beställarreferens som ska visas på fakturan. Denna beställarreferens används sedan för att automatiskt skicka fakturan till den person som ska attestera den. Skicka fakturaa 1. Efter överenskommelse myndigheten får leverantören inloggningsupp- en förfrågan genom att klicka på "Anmälan ny leverantör". Så fort myndigheten godkänt leverantören kommer inloggningsuppgifter via e-post. Samma gifter till fakturaportalen. Leverantör som inte redan är godkända kan registrera inloggningsuppgifter används för fakturering av samtliga myndigheter. 2. Klicka på "Fakturera här" och välj aktuell mottagare. Registrera fakturan i webbgränssnittet och skicka den. Då formas den till en Svefaktura som skickas till myndigheten via fakturaväxeln. 3. I samband fakturering går det att skriva ut en fakturakopia för normal hanterering i bokföringen. Läs mer på: www.e- 22.html fakturera.nu/skickaefaktura/skickafranfakturaportal.4.6f60681109102909b800018 5 Anbudsutvärdering De anbudsgivare som uppfyller samtliga ställda ska-krav går vidare till anbudsutvärdering. Mest avgörande för val av leverantör kommer att vara leverantörens offererade pris på de varor som mest efterfrågas, i kombination den generella rabatt som offereras på leverantörens ordinarie prislista. 1) Det första steget omfattar en prövning av hur anbudet uppfyller ställda ska-krav. Det anbud som ej uppfyller ställda ska-krav, eller är ofullständigt, kommer ej att prövas vidare. 2) Det andra steget görs en värdering av kvarvarande anbud. Vid bedömningen av dessa kommer det anbud att antas som bäst uppfyller nedan angivna utvärderingskriterier. 5.1 Utvärderingskriterier Utvärderingskriterierna i upphandlingen är pris och miljö, varav miljö har en avsevärt mindre betydelse än priset, enligt nedan. Vinnande leverantör utses genom att ett anbudspris räknas fram i varje anbud. Anbud lägst anbudspris vinner. Slutpriset sänks 5 % för den leverantör som är ISO 14001-certifierad eller motsvarande enligt följande: slutpris/förväntad kostnad x 0,95 = anbudspris.
9 (9) 5.1. 1 Pris Priset kommer att väga mycket tungtt i denna upphandling. Vinnande anbud blir det som har den för VINNOVA mest fördelaktiga kombinationen av pris på mest efterfrågade varor och generell rabatt. Prövningen av anbuden kommer att genomföras hjälp av matematiska formler inbyggda i ett utvärderingsformulär på exakt sammaa sätt som den utvärderingskalkyl som tillhandahålls på VINNOVAs webbplats invid förfrågningsunderlaget och anbudsformuläret. Pris ska offereras på de varor VINNOVA mest efterfrågar: - Enkelt matbröd: normalstor ljus/mörk limpa ca 600 g vanligt mjöl (vete/råg eller motsvarande) - Finare matbröd: normalstor limpa ca 600-900g ex. vis torkad frukt/nötter/hela korn/dyrare spannmålssorter - lunchbaguettee ca 350 g fyllning av typen grönsaker + kyckling-/skagenröra, brie/ /salami, rostbiff/potatissallad. - Enkel sallad och utan pasta/bulgur el. likn. ca 500-600 g av typen västkust, ost/skinka eller motsvarande - Standardvetelängd ca 5000 g sedvanliga fyllningar (mandelmassa, sylt kanel, vaniljkräm). - Standardsockerkaka ca 600 g sedvanliga variationer såsom mjuk pepparkaka, choklad-, tiger-, frukt etc. - Tårta 10 bitar ca 1400 g av stanardtyp (princess-, frukt-) - Tårta 8 bitar ca 1200 g av typen mörk botten ( kladdkaka ) mousse eller cheesecake Därutöver ska offereras en generell procentuell rabatt i förhållande till ordinarie prislista. Den offererade rabatten ska även gälla ovan nämnda prissatta varor. 5.1. 2 Miljöcertifiering Anbudsgivare bör vara certifierade enligt ISO 14001 eller motsvarande, och om så är fallet ska bevis om certifiering bifogas anbudet. Certifierade anbudsgivare kommer attt ges en bonus genom att 5 % dras av från det slutpris som räknas fram vid utvärderingen av priset.