Bruksanvisning för serviceproducenter
2 Sisältö 1 Ansök om att få bli servicesedelsproducent... 3 1.1 Logga in i servicesedelportalen... 3 1.2 Ansök om att bli servicesedelproducent... 3 2 Användarprofiler och uppdatering av företagets information... 7 2.1 Producentens användarprofiler... 7 2.1.1 Lägg till en ny användare... 7 2.1.2 Hantering av användarprofiler och passivering av en användare... 7 2.2 Uppdatera företagets information... 8 3 Aktivera en servicesedel och granska den... 8 4 Boka utförda tjänster... 9 5 Ge kundrespons och vårdsammandrag... 10 6 Fakturering... 11
3 1 Ansök om att få bli servicesedelsproducent 1.1 Logga in i servicesedelportalen När du har registrerat dig i palse.fi portalen och bekräftat ditt konto kan du logga in med dina inloggningsuppgifter. På första sidan ser du då i högra hörnet ditt namn och användar-id som bekräftar att du är inloggad. När du loggar in i portalen senare, välj fliken för serviceproducenter och fyll i användarnamn och lösenord. Bild 1 Logga in i portalen Skriv ditt användar-id och lösenord i fälten och klicka sedan på Logga In Om du har glömt ditt lösenord kan du välja Har du glömt ditt lösenord- länken som hittas på inloggningssidan. När du anger din e-post address som du valt vid registreringen får du ett e-post meddelande med en länk som hjälper dig att byta lösenordet. Länken fungerar endast en gång och är i kraft i 24 timmar. Klicka på länken eller kopiera in den in din webbrowser. På sidan som öppnas kan du byta ditt lösenord. Efter att du bytt lösenordet öppnas automatiskt portalens första sida. 1.2 Ansök om att bli servicesedelproducent När du är inloggad i palse.fi-portalen öppnas sidan för servicesedeltjänster. På sidan finns listat alla beviljare av servicesedlar och de servicesedeltjänster som det för tillfället är möjligt att söka till. Ansökningar som godkända eller väntar på godkännande samt utkast av ansökningar ser du överst på sidan.
4 Bild 2 Sidan för servicesedeltjänster i portalen Om du klickar på servicesedelns namn, till exempel Fysioterapitjänster, får du läsa en mer utförlig beskrivning av tjänsten. Bild 3 Beskrivning av servicesedeltjänsten
5 Genom att klicka på Ny ansökan öppnas ansökan. Bild 4 Utkast till ansökan På vänstra sidan syns ansökans olika skeden. Ansökans första (översta) del, under Serviceproducent-fliken, syns företagets information som du redan angivit i samband med registreringen. Fyll i resten av ansökans delar noggrannt. I ansökan bör man också fylla i prisuppgifter. På ansökans prisuppgiftsidor syns de servicesedlar/tjänster som man söker producenter till. Lägg ett kryss i rutan framför den tjänst som ni erbjuder och lägg till ert pris i Tjänstens prisspalten. I ansökans del för Verksamhetsställen kan du välja på vilka verksamhetsställen tjänsten utförs, ifall ni har flera. Delen för verksamhetsställen syns ifall man tillåter flera verksamhetsställen för tjänsten. I portalens del för Företagets information kan du administrera verksamhetsställen. Under Rättigheter till vårduppgifter kan du administrera de användare som du vill ge rättigheter för att behandla kundernas vårduppgifter i servicesedelportalen. Rättigheterna är specifika för den ansökan som du håller på att fylla i. Under rättigheter för vårduppgifter kan du ge rättigheter att hantera kunders vårduppgifter endast till sådana användare som i portalen under användarhantering har tillgivits rättigheter för hantering av vårduppgifter och servicehändelser. (i övre balken, Företagets information / Användarhantering) Notera att fälten markerade med en stjärna är obligatoriska och utan dessa uppgifter är det omöjligt att skicka iväg ansökan. Ansökan innehåller olika typer av frågor. Ifall frågan kräver ett Ja/Nej svar, klicka i den lilla bollen framför Ja eller Nej. Märk också att vissa fält godkänner endas Ja-svar och i vissa fall krävs det att numeriska värden faller inom en viss gräns. I vissa fall krävs det att svaren ska fyllas i ett textfält. Ifall du vill ha ett bredare textfält kan du föra markeraren över de gråa sträck som bildar en triangel nere i högra hornet. Tryck på högra musknappen och dra fältet högerut för att göra det större och vänsterut för att göra det mindre.
6 Bild 5 Att förstora ett textfält Under rubriken för tjänstens väntetid kan du informera om hur lång väntetid det är till din tjänst. Du kan uppdatera och ändra på informationen också efter att ansökningen är godkänd. Detta görs sedan på sidan för servicesedeltjänster. Du kan förhandsgranska ansökan på den nästsista fliken. När du klickar på förhandsgranska ansökningen öppnas ett utkast till din ansökan i ett skilt fönster. OBS: Du måste ännu godkänna din ansökan. Se till att inte printa och skriva under utkastet. För godkänna ansökan, gå till nästa flik, nämligen Bekräfta och returnera. Ifall det fattas information i någon del av ansökan eller ifall du fyllt i bristfälliga uppgifter ser du en varning på Bekräfta och returnera-sidan. Under Följande uppgifter är bristfälliga ser du vilka uppgifter du skall rätta till, de syns med gul bakgrund. Välj rubriken där du måste rätta till informationen och fyll i de rätta uppgifterna. Bild 6 Bekräfta och returnera sidan då ansökan har bristfälliga uppgifter Ifall du önskar kan du avbryta ifyllandet av ansökan för att senare gå tillbaka och slutföra den. När du tryckt på bekräfta ansökan går det inte mer att gå tillbaka och ändra på uppgifter men innan du kommit så långt kan du när som helst ta en paus i ifyllandet. En halvifylld ansökan syns senare i portelen under Servicesedeltjänster som ett utkast. När du har granskat din ansökan och den är färdig, tryck då på Bekräfta ansökan. När du gör så öppnas ett skillt bekräftelsefönster som påminner dig om att det inte är möjligt att ändra på ansökans uppgifter när den är ivägskickad.
7 Ifall du vill skicka iväg ansökan välj Godkänn. Efter detta kommer du tillbaka till bekräfta och returnera-sidan. På sidan hittar du information om hur du ska skicka den underskrivna ansökan i pappersform. Du kan öppna och skriva ut ansökan genom att klicka på Ansökning-länken. Skriv ut ansökan och skicka in en version med underskrift till adressen som finns på sidan. När du godkände ansökan ändrades också ansökans status från att ha varit ett utkast till att nu vänta på godkännande. När beviljaren av servicesedeln har godkännt din ansökan ändras dens status till Godkänd. 2 Användarprofiler och uppdatering av företagets information 2.1 Producentens användarprofiler 2.1.1 Lägg till en ny användare När du är inloggad i portalen kan du skapa profiler för övriga anställda i ditt företag som deltar i servicesedelprocessen. Under användarprofiler kan du också redigera uppgifter för redan tillagda användare. Till användarprofilerna hittar du genom att i den övre balken välja Företagets information och efter det välja Användarprofiler i sidans vänstra kant. Om det är du som registrerat företaget i portalen är din profil automatiskt Administratör. I samband med registreringen har du fyllt i dina upgifter men de kan du ändra på genom att välja redigera-länken i högra kanten. En Administratör kan lägga till nya användare i portalen. Alla användare av portalen bör ha en egen profil med egna inloggningsuppgifter. Under användarprofiler kan du välja lägg till användare. Fyll i fälten i rutan och notera att fälten märkt med en stjärna är obligatoriska. Varje användare får en egen profil med egna egenskaper: - Hantering av administrativa uppgifter: Användaren kan fylla i ansökningar och göra ändringar i företagets information samt modifiera företagets användarprofiler. - Tidsbokning /aktivera servicesedlar: Användaren kan aktivera en servicesedel men ser inte sedelns bilagor. - Hantering av vårduppgifter och servicehändelser: Användaren kan aktivera sedeln, göra händelsebokningar och ge vårdrespons. Dessutom kan användaren se bilagor för sedeln som syns när sedeln är aktiverad. - Hantering av faktureringsuppgifter: Användaren kan skapa en faktureringsreferens. Lösenordet måste vara minst åtta (8) tecken långt och innehålla minst tre av följande: små bokstäver, stora bokstäver, siffror och specialtecken, t.ex. &%#. Meddela användar-id och lösenord till dina arbetstagare och be dem ändra lösenordet första gången de loggar in i tjänsten. 2.1.2 Hantering av användarprofiler och passivering av en användare I portalen under Användarprofiler kan du också modifiera redan tillagda användarprofiler och vid behov också passivera användare. Alla användare i ditt företag syns listade under varandra. Om du vill ändra på en profil, välj redigera. I fönstret som öppnas kan du ändra på uppgifterna, till exempel skapa ett nytt lösenord ifall det gamla glömts bort. Du kan också passivera en enskild användare. Det sker genom att välja Passivera längst till höger på raden för användaren. I fältet för sista användningsdag kan du meddela ett datum till exempel då när du vet att en arbetstagare behöver rättigheterna endast för enn bestämd tid. Till exempel visstidsanställda eller ifall någon har lämnat företaget.
8 Borttagna användare syns ej automatiskt på Användarhantering-sidan. Du kan dock få fram gamla användare genom att klicka på Visa även passiverade användare. På detta sätt kan du också aktivera en användare som varit passiv. Genom att först välja att visa passiverade användare och sedan längst till höger på raden för användaren välja Aktivera får användaren igen rätt att anvädna portalen. 2.2 Uppdatera företagets information Du kan ständigt uppdatera väntetiden för dina tjänster samt dina egna profiluppgifter i portalen så länge du är inloggad. Uppdatera väntetiden genom att klicka på Servicesedeltjänster i övre balken. Där kan du för varje tjänst skillt välja och uppdatera väntetiden. På sidan för företagets information kan du modifiera de uppgifter du gav när du registrerade dig. Klicka till slut på Spara så syns dina uppdaterade uppgifter genast i portalen. Under Verksamhetsställen kan du lägga till företagets möjliga övriga verksamhetsställen och modifiera deras uppgifter. 3 Aktivera en servicesedel och granska den När en kund kommer till dig med en servicesedel ber du om att få sedelns nummer och producentens bekräftelsekod. Producentens bekräftelsekod börjar alltid med ett T. Ifall kunden ej har koll på nummret och bekräftelsekoden kan du ta kontakt med beviljaren av sedeln så får du koderna. Logga in i palse.fi portalen och gå till sidan för Kunder. Välj först rätt organisation ut menyn. Skriv sedan in sedelns nummer och bekräftelsekod i fälten och klicka på Sök. Nu får du fram servicesedelns information. Bild 7 Sök en servicesedel
9 Beroende på vilken organisation som beviljat servicesedeln går det också att söka en servicesedel på basen av personnummer. Ifall personnummersökningen är aktiverad kan du skriva in kundens personnummer i Personbeteckning-fältet och klicka på sök. Läs noggrant igenom informationen om servicesedeln och kundens uppgifter. Ifall du vill aktivera servicesedeln, välj aktivera servicesedeln. När sedeln är aktiverad kan du granska uppgifterna, se tidigare bokningar och skicka eventuell vårdrespons. 4 Boka utförda tjänster När kundens servicesedel är aktiverad kan du boka in utförda tjänster. Organisationen som beviljat sedeln har bestämt hur snabbt efter utförd tjänst bokningen måste göras. Logga in i palse.fi portalen och gå till sidan för Kunder. Välj rätt organisation i menyn och klicka på servicetjänstens namn. Då listas alla kunder vars sedlar du redan aktiverat. Ifall sedeln är slutanvänd måste du välja Visa gamla sedlar/kunder för att den ska synas. Du kan ännu ge vårdrespons och göra faktureringen fast sedelns namn i listningen blivit grå. Klicka på numret till den servicesedel som du vill öppna. Sedelns uppgifter öppnas nu. (Ifall du ej ser tidigare bokningar, kontrollera att du har rätt rättigheter i din användarprofil.) Bild 7 Boka in utförda tjänster i portalen
10 Skriv in händelserna i fälten. Ifall det är fråga om flera händelser, fyll då i en rad för varje händelse. Börja med datumfältet där du fyller i tidpunkten för händelsen. Under Service kan du välja vilken tjänst du utfört. Fyll även i Antal och eventuell övrig information. Med antal menas t.ex. antal timmar, dygn ifall det är fråga om en tjänst eller stycken ifall det är fråga om produkter. För att spara den ifyllda informationen, välj Spara ändringar. Spara skillt för varje rad ifall du fyller i flera rader på en gång. När du sparat informationen syns det en ikon för att göra förändringar i högra hörnet. Bild 8 Gör ändringar i en servicebokning Ifall du vill göra förändringar i bokningen, välj inkonen med en liten penna. Fyll i de ändringar du vill föra och välj spara förändringar När du har valt gör förändringar-ikonen men ännu inte sparat ändringarna syns ikonen i högra hörnet som ett X. Det betyder att du kan ta bort hela bokningen. Bild 9 Ta bort en redan bokad servicehändelse Välj X:et i hörnet ifall du vill raddera hela raden och infon för servicehändelsen. Enligt standardinställningarna syns bara de händelser som inte är fakturerade. Ifall du vill se också de fakturerade händelserna, ta då bort kruxet i rutan som säger Endast ofakturerad. 5 Ge kundrespons och vårdsammandrag Vid behov kan du ge kund- eller vårdrespond efter utförd tjänst. När du är inloggad och öppnar kundens servicesedelsinformation kan du längst nere på sidan välja linken för Nytt vårdsammandrag. Du kan spara vårsdammandraget utan att sända det genom att välja Spara ändringarna utan att returnera formuläret. På det sättet kan du senare gå och redigera de ifyllda uppgifterna. När vårdsammandraget är färdigifyllt kan du Godkänna och returnera formuläret. Formuläret skickas nu till organisationen som beviljat servicesedeln. När vårdreponsen en gång är skickad går det inte längre att redigera informationen. Du kan vid behov granska ett vårdsammandrag som du redan sänt genom att klicka på Visa under Vårdsammandrag. Serviceproducentens rätt till att granska vårduppgifterna bestäms av organisationen som beviljade servicesedeln och kan variera enligt tjänst. När tiden går ut försvinner patiendens våduppgifter ur portalen.
11 Du kan senare skapa ett nytt vårdsammandrag för samma servicesedel genom att igen välja Nytt vårdsammandraglänken. 6 Fakturering Kunden betalar själv den eventuella överstigande delen, dvs. självrisken. När du fakturerar servicesedelns beviljare (t.ex. kommunen, sjukvårdsdistriktet el.dyl.) skapar du först en faktureringsreferens i palse.fi portalen. Faktureringsreferensen är oerhört viktig för att hanteringen av räkningen ska kunna ske automatiskt. I räkningen behöver du inte skilja åt servicehändelser, de syns automatiskt hos beviljaren. På räkningen behövs därmed endast faktureringsreferensen och slutsumman som faktureras enligt tjänst. Logga in i portalen och välj fliken för fakturering. På denna sida ser du de fakturerbara tjänsterna enligt organisation (ifall du erbjuder tjänster till flera organisationer). Klicka på pilen i högra hörnet händelserna. så får du fram de fakturerbara Ifall tjänstens fakturering kräver att du gett vårdrespons går det inte att få fram en faktureringsreferens innan vårdresponsen är skickad Välj sedan Skapa faktureringsreferens När du skapar faktureringsferenensen kan du ändra på räkningens datum max 7 dagar framåt eller bakåt i tiden. Du kan också begränsa tiden för de händelser du nu vill skapa fatureringsreferensen till. Då kan du lägga till ett slutdatum för valda händelser (Urvalsperiodens slutdatum). Märk dock att urvalsperiodens slutdatum inte kan vara senare än räkningens datum och inte heller ett datum i framtiden. Ifall du ändrar datumen, kom ihåg att klicka på Uppdatera, och sedan Skapa faktureringsreferens.
12 När du fått din faktureringsreferens och slutsumman kan du fakturera servicesedelbeviljaren genom att skapa en räkning i ditt eget faktureringssystem. Senare kan du se faktureringsreferenserna och fakturerade uppgifter under Fakturerat-sidan. Du hittar länken i den vänstra spalten. Under Självrisk-subriken kan du granska självriskandelarna enligt kund.