Projektkunskap ledning och process Athena & Atlas Universitets- och högskolerådet UHR Stockholm 31 januari 2013 Christel Bäckström, GR Utbildning
Internationalisering som utvecklingskraft Internationalisering är mer än ett projekt/utbyte Internationalisering bör bidra till verksamhetsutveckling
Internationellt samarbete Förberedande besök, utbyte & praktik inom Athena och Atlas är olika i sin karaktär - anpassa projektledning Projekt är arbetsformen för att driva de beviljade insatserna framåt Process & ledning är verktyg för att leda, organisera & integrera arbetet i verksamhet Projektet måste utgå från ett utvecklingsbehov och verksamhetens kontext
l**+^*]f'q ä I H,lqqQ:l
Projekt Engångskaraktär & unikt Avgränsat i tid och omfattning Resurs och kostnadsplanerat Har tydliga mål Projektorganisation Beskrivs i en projektplan Avslutas med en slutrapport
Projektmodell med projektets faser Initiera Inled planering Starta genomförande Överlämna resultat Avstämning Stäng Förstudie Planering Genomförande Avslut
Projektterminologi Förstudie Genomförande Planering Utbyte/praktik/partnerskap Avslut Call/Utlysning Projektmodell tex projekt Draft/utkast LFA Deadline Implementering Projektplan Omvärldsanalys Projektverktyg Dissemination Utvärdering/uppföljning Milstolpe Smarta Mål Ansökan GANT plan European dimension Mobilitet European added value SWOT Projektledning Projektorganisation Intressentanalys Styrgrupp Nulägesanalys Rutiner & riktlinjer Kommunikationsplan Riskanalys Resultat mål Effekt mål
Projektledning & process Sven Ekelunds bild från boken Arbeta i projekt.
Projektledning och förändringsprocesser Att driva utvecklings- och förändringsarbete Projektledning och rollen som projektledare Effektiv - ambitionsnivå (individ & organisation) Att skapa effektiva team (internationellt samarbete) Skapa effektiva möten och att nå resultat
Kravspecifikation på projektledare! Ser %ll a( projektmål uppnås! Planerar och organiserar projektet! Delegerar och följer upp ak%viteter! Hanterar problem och konflikter! Påverkar och får saker gjorda! Kallar %ll och leder möte! Kommunicerar, engagerar och mo%verar Processleda nyckelpersoner & grupper
Projektledning Koordinera: leda internt & externt Organisera: riktlinjer & rutiner Interkulturell förståelse Kommunikation Tids- och aktivitetsplan (se exempel) Miniriskmetoden (se exempel) Varför blir det i bland så krångligt: mål..projektarbete......leda utan att vara chef...
Tids- och aktivitetsplan ett exempel Aktivitet v. 3 v.4 v5 v.6 v.7 v. 8 v.9 v10 v.11 Projektledning Styrgruppsmöte Projektgrupp Resa 1 o.s.v. Milstolpe
Miniriskmetoden ett exempel Risk Sannolikhet 1 till 5 Konsekvens 1 till 5 Riskvärde S x K = Riskåtgärd Ansvarig Bagage försening 2 3 6 Säkerhetställ försäkring, hantering vid flygplats Projekledare Deltagare försvinner från gruppen 2 5 10 Checklista inkl tfn ansvarsfördelning mellan personal Projektledare leder arbetet Deltagare behov av sjukhusvård 1 5 5 Förbered Hanteringsplan & försäkring Ansvarig personal följer deltagare till sjukhus o.s.v.
Gruppdynamik & förändringsproceser
FIRO - en förklaringsmodell för olika faser i gruppens liv Tillhörighet och trygghet Opposition och konflikt Tillit och struktur Arbete och produktivitet Fundamental Interpersonal Relations Orientation (FIRO) är en relationsteori som presenterades 1958 av den amerikanske psykologen Will Schutz
För att lyckas med mitt uppdrag, vad behöver jag då tänka på? Planering och prioritering Projektverktyg Metoder för processen...- inte en sak till... vilken struktur och kultur finns i min organisation som jag kan använda för att engagera kolleger och ledning
Tid - en viktig aspekt Att få saker gjort - utan stress! Gör jag saker på rätt sätt och gör jag rätt saker? Förhållningssätt till tid? Planering och prioritering Tidstjuvar Ambitionsnivå
Skapa effektiva möten Mötesteknik Vilket typ av möte Upplägg av möte Klara roller Spelregler & praktiska förutsättningar Beslut
Arbeta strategiskt Hur lyckas man med internationaliseringsarbetet? Identifiera mervärdet av det internationella arbetet Skapa förutsättningar för att få bästa utväxling av projektet och samarbete Se projekt och samarbete som en investering Samverka ledning, personal och elever Låt projekt och samarbeten bli en del av ett större utvecklingsarbete som leder till verksamhetsutveckling
Tips Projektledare & verksamhetschef bör diskutera spelregler: beslut,roller & ansvar samt praktiska förutsättningar Rektor - förväntningar, kvalitetssäkring, strategi Projektledare - organisera, engagera & delegera Viktigt med praktiska rutiner kring, resor, försäkring, traktamente, ekonomi etc Före & efterarbete Helikopterperspektiv Ha roligt
Lästips Att driva projekt, Lars-Göran Skårbratt Arbeta i projekt, Sven Ekelund Projektledning, Bo Tonnquist Att skapa effektiva team, Susan A. Wheelan Internationalisering i skolans styrdokument 2011, IPK rapport
Tack! Christel Bäckström GR Utbildning +46 (0)708 38 56 18 E- post: christel.backstrom@grkom.se Skype: christelbackstrom TwiKer: Ms_Chris_ www.grkom.se Ses vi på LinkedIn eller Twitter?