Översättningstjänster från svenska-finska och finska-svenska

Förfrågningsunderlag 2014-11-17 Upphandlande organisation Upphandling Stockholms stad, Serviceförvaltningen Översättningstjänster från svenska-finska samt finska-svenska Susanne Lamberg 3.3.1-206/2014 Sista anbudsdag: 2014-12-18 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Översättningstjänster från svenska-finska och finska-svenska 1. Anbudsinbjudan 1.1. Inledning Följande beställare/upphandlande myndigheter inom Stockholms stad inbjuder till anbudsgivning avseende översättningstjänster enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag jämte bilagor. Arbetsmarknadsförvaltningen Bromma Exploateringskontoret Enskede-Årsta-Vantör Farsta Hägersten-Liljeholmen Kulturförvaltningen Kungsholmen Miljöförvaltningen Norrmalm Revisionskontoret Rinkeby-Kista Stiftelsen hotellhem i Stockholm Skolfastigheter i Stockholm AB Skärholmen Stadsledningskontoret Socialförvaltningen Spånga-Tensta Södermalm Utbildningsförvaltningen Äldreförvaltningen Älvsjö Östermalm 1.1.1. Stadens organisation och beslutsnivåer Stockholms stad består, utöver kommunstyrelsen, av 14 stadsdelsnämnder och 16 facknämnder. I koncernen Stockholms Stadshus AB ingår ungefär 20 bolag där Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 1 av 18

staden innehar majoriteten av aktierna. Varje nämnd och bolag utgör egna upphandlande myndigheter. Upphandlingen administreras av arbetsmarknadsförvaltningen som anlitat upphandlare från serviceförvaltningen. Serviceförvaltningens upphandlingsavdelning är stadens samordningsfunktion för centrala (kommunövergripande) och gemensamma upphandlingar. I verksamhetsområdets uppdrag ingår att utveckla stadens inköps- och upphandlingsarbete samt att medverka i upphandlingar som specialiststöd till upphandlingsansvariga vid stadens förvaltningar. Stadens organisation är i ständig förändring och verksamheters driftsform kan ändras under pågående avtalstid som en följd av politiska beslut. Närmare beskrivning av stadens organisation och verksamhetsinnehåll återfinns på www.stockholm.se 1.2. Upphandlingens bakgrund och omfattning 1.2.1. Upphandlingens syfte Syftet med upphandlingen är att tillgodose och säkra behovet av översättningar från svenska till finska samt språkgranskning av texter på finska och översättning från finska till svenska. Leverantören ska ha auktoriserade översättare för uppdraget. Stockholms stad ingår i förvaltningsområdet för finska. Det betyder att sverigefinnar i Stockholm har förstärkt skydd som ger dem särskilda rättigheter. Stockholms stad ska bland annat möjliggöra för enskilda att använda finska vid sina skriftliga och muntliga kontakter med staden. De har också rätt att på begäran få en skriftlig översättning av beslut och beslutsmotivering på finska. Staden skall även för övrigt sträva efter att bemöta enskilda på finska till exempel när det gäller rådgivning, erbjudanden om utbildning och information. Blanketter och informationsblad ska också kunna översättas till finska. Stockholms stads arbete med sverigefinska minoritetsfrågor samordnas av arbetsmarknadsförvaltningen. 1.2.2. Uppdragsbeskrivning Upphandlingen är indelad i två delar, översättning från svenska-finska samt språkgranskning av texter på finska och översättning från finska-svenska. Efter genomförd behovsanalys har det framkommit att staden efterfrågar översättning av ett stort antal olika typer av dokument. I nedanstående lista anges exempel på de olika dokumenttyperna som kan komma att behöva översättas. Uppdraget omfattar översättningstjänster från svenska-finska av exempelvis: Annonser, artiklar Beslut, domar (t.ex. individärenden) Informationsmaterial, broschyrer, pressmeddelanden Blanketter, föreskrifter, rutiner, handböcker Politiska beslut Webbinformation Språkgranskning av redan översatt text Översättningar från finska-svenska behövs då enligt minoritetslagen den enskilde har rätt att använda finska vid skriftliga kontakter med staden och enligt författningskommentaren den enskilde har rätt att inge handlingar på finska till staden och då i vissa fall bör handlingen då Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 2 av 18

översättas till svenska. Anbudsgivaren väljer vilken översättningstjänst man vill lägga anbud på. Det är valfritt för anbudsgivaren att välja en eller båda översättningstjänsterna. Nedan ska anbudsgivaren ange vilken/vilka tjänster anbudet avser genom att svara JA eller NEJ. Avser anbudet översättningstjänster från svenska-finska? (Fritextsvar) Avser anbudet översättningstjänster från finska-svenska? (Fritextsvar) 1.2.3. Upphandlingens omfattning Några garantier beträffande volymer eller möjligheter att erhålla ett bestämt antal uppdrag kan inte lämnas. Avtalets omfattning kan komma att förändras på grund av att verksamheter inom staden försvinner eller tillkommer. 1.2.4. Avtalsperiod Avtalstiden är från 2015-03-02 till och med 2017-03-01. Om parterna är överens kan avtalet förlängas på samma villkor i ett plus ett år. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig och träffas senast tre månader före avtalstiden utgång. 1.3. Upphandlingsförfarande 1.3.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med förenklat förfarande i enlighet med lagen om offentlig upphandling (2007:1091), 15 kapitlet. Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Observera dock att anbud kan antas utan föregående förhandling. 1.3.2. Avtalsform Beställarna avser att teckna avtal med 1-5 leverantörer för svenska- finska och 1-3 leverantörer för finska-svenska. Leverantörerna kommer att rangordnas i enlighet med resultatet av upphandlingen. Avrop från ramavtalet kommer att genomföras i enlighet med rangordningen. 1.4. Att lämna anbud 1.4.1. Anbudets form, innehåll och språk Staden kommer inte att ta hänsyn till information på annan plats än i anbudet. Staden kommer inte heller att ta hänsyn till uppgifter i annat material t.ex. broschyrer eller rapporter som bifogats anbudet utan att de har efterfrågats i detta förfrågningsunderlag. 1.4.2. Elektroniskt anbudsförfarande Serviceförvaltningen inom Stockholms stad använder elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign för upphandlingen. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via systemet. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 3 av 18

systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support på 013-47 47 520, öppettider för supporten 08:00-17:00. E-postadress: tendsignsupport@visma.com För företag under bildande (som ej har organisationsnummer) erhålls inloggning till TendSign genom att kontakta TendSigns support på 013-47 47 520. 1.4.3. Synpunkter och frågor på förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att staden kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Det är viktigt att frågor ställs senast åtta dagar före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras och delges samtliga intressenter i god tid innan anbudstidens utgång. Frågor på upphandlingen ska ställas via tendsign.com. Av frågeställningen ska klart framgå vilken punkt, bilaga eller krav frågeställningen avser. Samtliga svar på inkomna frågor och eventuell annan information om upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via VISMA TendSign. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. I det fall leverantör erhåller förfrågningsunderlaget från annan än från stadens ombud ankommer det på anbudsgivaren att före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga svar genom systemet är bindande för staden. 1.4.4. Inlämnande av elektroniskt anbud Anbudet ska vara skrivet på svenska och lämnas elektroniskt via tendsign.com senast kl. 23:59 den dag som angetts som sista anbudsdag. Observera att den upphandlande myndigheten inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Observera att om inte samtliga i förfrågningsunderlaget begärda uppgifter lämnas så kan detta medföra att den upphandlande myndigheten måste utesluta anbudet. 1.4.5. Anbudstidens utgång Anbudet ska vara serviceförvaltningen tillhanda senast 2014-12-18 1.4.6. Anbudets giltighetstid Lämnat anbud ska vara bindande till och med 2015-06-30 Uppfylls kravet om anbudets giltigthetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.4.7. Reservationer/alternativa anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i detta elektroniska förfrågningsunderlag. Alternativa anbud och reservationer accepteras inte. 1.4.8. Anbudsgivande organisation Ange den anbudsgivande organisationens namn och organisationsnummer. (Fritextsvar) 1.4.9. Originalhandlingar Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 4 av 18

Undertecknade intyg och handlingar som begärs in av Stockholms stad ska skannas in och laddas upp med anbudet. Staden förbehåller sig rätten att under utvärderingsperioden vid behov begära att dessa handlingar även lämnas in i original. 1.5. Upphandlingsärendet efter öppning av anbud 1.5.1. Öppning av anbud Anbud kommer att öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. 1.5.2. Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden. Detta arbete utförs av en värderingsgrupp sammansatt av tjänstemän inom Stockholm stad. Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten kan begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Observera att den upphandlande myndigheten inte är skyldig att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden. Det är därför av yttersta vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. 1.5.3. Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: Steg 1 - Kvalificering: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantören går vidare till steg 2. Steg 2 - Prövning av att krav på tjänsten uppfylls: I avsnittet "Krav på tjänsten" anges de krav som ställs på tjänsten. Bedöms ett anbud inte klara samtliga dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövning av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Här ingår även prövning av om avtalsvillkoren accepterats. Endast de anbud som bedöms uppfylla samtliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering. Steg 3 - Anbudsutvärdering: Utvärderingen av de anbud som godkänts i kvalificering och beträffande kravspecificering, sker utifrån lägst pris. 1.5.4. Underrättelse om tilldelningsbeslut och avtalsspärr Tilldelningsbeslut med anledning av denna upphandling fattas av serviceförvaltningen i enlighet med given delegation. Snarast efter det att beslut om att sluta ramavtal/tilldela kontrakt har fattats kommer samtliga anbudssökande och anbudsgivare att underrättas om det och skälen för beslutet. Upphandlingskontrakt kommer inte att tecknas förrän tio dagar har gått från det att underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickades via Tendsign. 2. Krav på leverantören/kvalificeringskrav Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 5 av 18

2.1. Allmänna förutsättningar De krav som ställs i detta avsnitt av förfrågningsunderlaget avser den anbudsgivande organisationen. Eventuella undantag från angivna krav anges tydligt i detta avsnitt. 2.2. Kvalificering I kvalificeringen prövas om grund för uteslutning av anbudsgivare föreligger (10 kap. 1 och 2 LOU) och en kontroll av anbudsgivares lämplighet (kap. 11 LOU). I detta avsnitt anges vilka krav som ställs och vilka bevis med mera som anbudsgivarna måste bifoga sitt anbud för att styrka att kraven är uppfyllda. En anbudsgivare får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Anbudsgivaren ska genom att tillhandahålla ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt visa att man kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Åberopas annans resurs för uppfyllande av angivna kvalificeringskrav? Lämna i så fall en kort redogörelse för samarbets omfattning och art samt åtagande från företagen i fråga eller visa på annat sätt att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. (Fritextsvar) 2.3. Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Enligt 10 kapitlet 1 lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling ska en myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som omfattar: 1.sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd98/733/rif om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, 2.bestickning enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 3.bedrägeri enligt viss närmare angiven definition i lagparagrafen, 4.penningtvätt också enligt viss närmare definition i lagparagrafen. Av 10 kapitlet 2 LOU framgår att anbud får förkastas om någon av nedanstående omständigheter föreligger eller om en anbudsgivare i väsentligt hänseende låtit bli att lämna upplysningar om dessa förhållanden: 1.är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3.är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4.har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5.inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Härmed intygas att ovan angivna grunder för uteslutning inte föreligger. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.4. Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m. Staden kommer att kontrollera att anbudsgivarna är registrerade hos Bolagsverket samt har Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 6 av 18

betalt föreskrivna skatter och sociala avgifter. Till anbudet behöver inte, utöver i de nedan specificerade fallen, bifogas några intyg från bolagsverk, skattemyndigheter m.fl. om registrering och skatteskulder etc. Beställaren kommer själv att kontrollera dessa förhållanden via Upplysningscentralen och Skatteverket. Anbudsgivare ska dock vara beredd att förtydliga sin ekonomiska och juridiska ställning om så skulle behövas. Anbud kan lämnas av företag under bildande. Företaget ska vara bildat senast inför avtalstecknande. Till anbudet ska bifogas stiftelseurkund/bolagsavtal eller motsvarande. Utländska anbudsgivare ska kunna visa att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda. Som bevis för detta ska ett skuldfrihetsbevis från hemlandet bifogas och anbudsgivaren ska redogöra för sin bolagsform. Utländska anbudsgivare ska inneha svensk F-skattesedel. I det fall anbudsgivaren inte har svensk F-skattesedel ska den ansöka om F-skatt på www.skatteverket.se Organisationer som ej är registrerade i bolagsverket eller motsvarande register, skall inge stadgar samt protokoll från senaste konstituerande styrelsemöte samt senaste årsmötesprotokoll. Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad redogörelse för sin företags-/organisationsform. Redogörelsen ska också omfatta ägarstruktur och koncernförhållanden. Redogör för den anbudsgivande organisationens företags-/organisationsform samt ägarstruktur och eventuella koncernförhållanden. (Fritextsvar) 2.5. Kompetens och erfarenhet Anbudsgivare ska ha dokumenterad kompetens och erfarenhet av att organisera och driva verksamheten enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. För att detta ska uppnås ska följande krav uppfyllas: - En kortfattad beskrivning av företaget, samt en kortfattad beskrivning av tidigare uppdrag. Anbudsgivaren ska här lämna en kortfattad beskrivning av företaget. (Fritextsvar) 2.6. Referenser Anbudsgivaren ska ha auktoriserade översättare som genomfört minst tre översättningsuppdrag motsvarande den tjänst som anges i förfrågningsunderlaget, varav minst ett inom offentlig sektor under de tre senaste åren. Anbudsgivaren ska redovisa tre referensuppdrag för att styrka uppfyllande av erfarenhets- och kompetenskrav. Den i referensintyget angivna kontaktpersonen kan komma att kontaktas av den upphandlande myndigheten. All referenstagning som görs kommer att dokumenteras skriftligt. Uppfylls kravet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ange kortfattad beskrivning av referensuppdrag 1 samt angivande av; Namn på referent, titel, organisationstillhörighet, adress, telefonnummer och e-postadress. (Fritextsvar) Ange kortfattad beskrivning av referensuppdrag 2 samt angivande av; Namn på referent, titel, organisationstillhörighet, adress, telefonnummer och e-postadress. (Fritextsvar) Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 7 av 18

Ange kortfattad beskrivning av referensuppdrag 3 samt angivande av; Namn på referent, titel, organisationstillhörighet, adress, telefonnummer och e-postadress. (Fritextsvar) 2.7. Kvalitetsarbete Anbudsgivare ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att uppdrag sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. I kvalitetsarbetet ska ingå att hantera och dokumentera klagomål och synpunkter. Uppdrag ska genomföras i enlighet med Kammarkollegiets "God translatorssed" för i branschen gällande god sed och etiska normer. Anbudsgivaren ska lämna en beskrivning av vilka metoder för kvalitetssäkring som tillämpas och hur ovanstående krav kommer att uppfyllas och efterlevas under kontraktsperioden. Anbudsgivaren tillämpar dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som motsvarar angivna krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Lämna en beskrivning av vilka metoder för kvalitetssäkring som tillämpas och hur ovanstående krav kommer att uppfyllas och efterlevas under kontraktsperioden. (Fritextsvar) 3. Former för samverkan mellan parterna 3.1. Samverkan En stor del av samverkan mellan staden och leverantören sker i direkt kommunikation mellan stadens olika avropare och leverantören. På övergripande nivå förvaltas avtalet av arbetsmarknadsförvaltningen och utvecklas i samverkan med leverantören. Samverkan mellan arbetsmarknadsförvaltningen och leverantören ska hantera frågor som rör samordnad förvaltning av avtalet och innebär hantering av ändringar, förtydliganden och tolkningar, det vill säga frågor som inte kan avgöras på avropsnivå. Möte avseende kontraktsförvaltning hålls vid särskilda behov. Mötet leds av arbetsmarknadsförvaltningens avtalsansvarige. Leverantören ska representeras av person som företräder denna i samtliga frågor som berör avtalat genomförande. 3.2. Statistikinformation Leverantören ska halvårsvis under avtalstiden redovisa gjorda avrop till arbetsmarknadsförvaltningen. All information i digitalt format ska överlämnas i ett sådant format som gör det möjligt för staden att vidarebearbeta materialet i, exempelvis, MS Office 2010-kompatibel programvara. Redovisningen kan ställas till stadens förfogande via funktioner på leverantörens webbplats. 3.3. Information om Staden Staden ska, på begäran av leverantören, tillhandahålla information om staden som leverantören inte kan få på annat sätt och som är nödvändig för avtalets genomförande. 4. Krav på tjänsten Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 8 av 18

4.1. Uppdragets innehåll Leverantören ska ha auktoriserade översättare för uppdraget. Uppdraget omfattar att tillhandahålla översättning och språkgranskningar av mycket hög kvalitet av texter från svenska till finska och/eller från finska till svenska. Med mycket hög kvalitet avses att texterna ska vara korrekta språkligt, stilistiskt och facktekniskt med en enhetlig användning av uttryck, begrepp, ord och förkortningar. Språket ska vara flytande, enkelt, målgruppsanpassat och idiomatiskt korrekt. Uppfylls kravet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska bifoga meritförteckning innehållande namn, teoretisk kompetens och erfarenhet samt examensbevis, diplom, eller annat dokument som styrker uppfyllande av ställda utbildningskrav. (Bifogat dokument) 4.2. Förutsättningar för avrop Leverantören ska kunna ta emot uppdrag via e-post, telefon och post. Leverantören ska i samband med beställning registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att utföra uppdraget enligt beställarens krav. I de fall beställningen är ofullständig eller oklar ska leverantören begära och få förtydligande. Den av leverantören utsedda översättaren ska i de fall beställaren tillhandahåller referensmaterial som är specifikt för staden använda detta vid genomförande av uppdrag. Leverantören ska omgående skriftligen via e-post bekräfta beställningen på vardagar, dock senast inom 24 timmar. Leverantören ska på begäran från beställaren vid brådskande uppdrag skriftligen via e-post bekräfta beställningen senast kl.16 samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit leverantören tillhanda senast kl.12 samma dag. Om leverantören inte har möjlighet att ta uppdraget eller inte svarar har beställaren rätt att fråga nästa leverantör i rangordningen. 4.3. Leverans Normalleverans Uppdrag som avser normalleverans ska kunna levereras enligt följande: - För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) - För texter med 2001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 15 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) - För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan staden och leverantören - Vid försening av uppdrag ingår det i leverantörens åtagande att återkoppla omgående till beställare hos staden om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Om inget anges vid beställning från staden gäller normalleverans, och inte expressleverans. Expressleverans Uppdrag som avser expressleverans ska kunna levereras under följande: - För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 3 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) - För texter med 2001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 9 av 18

postbefordran (A-post) - För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan staden och leverantören - Vid försening av uppdrag ingår det i leverantörens åtagande att återkoppla omgående till beställare hos staden om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Format Anbudsgivaren ska kunna leverera utförda översättningar i digital form som ska vara i, exempelvis MS Office 2010-kompatibel programvara. Leverans enligt ovan stycke ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Staden anger vid beställning i vilket dokumentformat översättningarna ska levereras. 4.4. Projektledare Leverantören ska tillhandahålla en projektledare som ansvarar för att uppdraget genomförs i enlighet med avropet samt bestämmelserna i detta avtal. Projektledare och översättare får vara samma person. Projektledare ansvarar för att utse lämplig översättare för det aktuella uppdraget, ansvarar för att överenskommen tid för uppdraget efterlevs samt godkänner leverans. 4.5. Kvalitetssäkring inför leverans När uppdraget är klart ansvarar leverantörens projektledare för att kvalitetssäkra uppdraget och vidtar eventuella åtgärder som påtalas av staden innan slutlig leverans. Kvalitetssäkring omfattar att säkerställa att leveransen är av mycket hög kvalitet. Kvalitetssäkring och de åtgärder som eventuellt behöver vidtas ingår i priset. 5. Anbudsutvärdering 5.1. Utvärdering av anbud Anbud 1-5 stycken svenska-finska och 1-3 stycken finska-svenska med lägst anbudssumma kommer att antas. Avrop ska göras utifrån den rangordning som följer av anbudssummorna för de anbud som antas. Priser som anges nedan kommer att summeras ihop till en anbudssumma. Anbudsgivare kommer att rangordnas så att anbud med lägst anbudssumma blir rangordnad som nummer ett. Anbud med samma anbudssumma kommer att rangordnas efter lottning hos en Notarius Publicus. 5.2. Översättning svenska-finska Översättning debiteras per ord. Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket. Ordantalet ska räknas elektroniskt när källtexten finns i digitalt format, och ska uppskattas när källtexten bara finns i pappersformat. Kompletterande arbetsinsatser kan komma att behöva genomföras för att översättningen ska motsvara den kvalitet som staden kräver. Kompletterande arbetsinsatser motsvarande en timme per fem sidor text ingår i priset ovan. Arbetsinsatsen syftar till att exempelvis ta emot synpunkter och vidta åtgärder gällande utfört uppdrag. Anbudslämnaren ska ange begärd ersättning per ord på översättningar till finska samt begärd ersättning för språkgranskning. Priser ska anges exklusive moms. Inga andra kostnader får tillkomma. Ange pris per ord för texter upp till 2000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Ange pris per ord för texter mellan 2001-10000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 10 av 18

Ange pris per ord för texter med mer än 10000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Ange pris per ord för texter upp till 2000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för texter mellan 2001-10000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för texter med mer än 10000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för språkgranskning med normalleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för språkgranskning med expressleverans. (Prisruta) 5.3. Översättning finska-svenska Översättning debiteras per ord. Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket. Ordantalet ska räknas elektroniskt när källtexten finns i digitalt format, och ska uppskattas när källtexten bara finns i pappersformat. Kompletterande arbetsinsatser kan komma att behöva genomföras för att översättningen ska motsvara den kvalitet som staden kräver. Kompletterande arbetsinsatser motsvarande en timme per fem sidor text ingår i priset ovan. Arbetsinsatsen syftar till att exempelvis ta emot synpunkter och vidta åtgärder gällande utfört uppdrag. Anbudslämnaren ska ange begärd ersättning per ord på översättningar till svenska. Priser ska anges exklusive moms. Inga andra kostnader får tillkomma. Ange pris per ord för texter upp till 2000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Ange pris per ord för texter mellan 2001-10000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Ange pris per ord för texter med mer än 10000 ord som ska levereras med normal leveranstid. (Prisruta) Ange pris per ord för texter upp till 2000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för texter mellan 2001-10000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) Ange pris per ord för texter med mer än 10000 ord som ska levereras med expressleverans. (Prisruta) 6. Avtalsförlaga 6.1. Inledning Avtalsförlagan utgör tillsammans med övriga avtalshandlingar underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan beställaren och leverantören. I de fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan, men då kompletterat med de uppgifter om företagsnamn och kontaktpersoner mm som saknas i denna version. Avtalet kan också komma att kompletteras med särskilda åtaganden som anbudsgivaren gjort i sitt anbud. 6.2. Avtalsparter Mellan Stockholms Stad, organisationsnummer 212 000-0142, nedan kallad beställaren och..., organisationsnummer..., nedan kallad leverantören, har upprättats följande ramavtal gällande översättningstjänster till... Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 11 av 18

Av förfrågningsunderlaget framgår vilka av stadens nämnder, bolag och stiftelser som ingår i avtalet och har rätt att avropa från detta ramavtal. 6.3. Handlingarnas inbördes ordning Om det i nedan angivna avtalshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i nedan angiven ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. Avtal 3. Kompletteringar och förtydliganden av förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor. 5. Beställning/avrop 6. Kompletteringar av anbud 7. Anbud 6.4. Ändringar eller tillägg Ändringar eller tillägg till avtalet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av behöriga företrädare för beställaren och leverantören. 6.5. Avtalsperiod Avtalet avser perioden från 2015-03-02 till och med 2017-03-01 Om parterna är överens kan avtalet förlängas på samma villkor i ett plus ett år. Överenskommelse om förlängning ska vara skriftlig och träffas senast tre månader före avtalstidens utgång. Att ramavtalet upphör att gälla påverkar inte giltigheten av avrop som gjorts under ramavtalets giltighetstid. Under förutsättning att avrop gjorts under ramavtalets giltighetstid kan leverans ske vid en senare tidpunkt. 6.6. Kontaktpersoner Beställarens ombud för detta avtal är:.. tel...-.. e-post: xxxx.xxx@stockholm.se Leverantörens ombud är:.. tel -. e-post: 6.7. Åtagande Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som beställaren har anledning att förvänta av en välrenommerad leverantör. Leverantören ska vidmakthålla sådan kapacitet att en god leveranssäkerhet kan upprätthållas. Uppdraget ska utföras i full överrenstämmelse med de krav som ställts i förfrågningsunderlag och med de i anbudet lämnade uppgifterna. Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 12 av 18

Leverantören förbinder sig att omedelbart rätta till samtliga eventuella fel och brister i utförandet av avtalat åtagande. 6.8. Beställnings/ avropsrutiner Leverantören ska kunna ta emot uppdrag via e-post, telefon och post. Beställning ställs till den leverantör som är rangordnad som nummer ett. Om nummer ett tackar nej har enheten möjlighet att gå vidare till nummer två, samma sak gäller mellan nummer två och tre osv. 6.9. Skatter och avgifter Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören garanterar att dess underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Staden kommer löpande kontrollera att entreprenören fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. 6.10. Överlåtelse av avtal eller uppdrag Detta avtal och den häri reglerade verksamheten får av leverantören inte, varken helt eller delvis, utan stadens skriftliga medgivande överlåtas på eller uppdras åt annan. detta gäller även vid byte av underleverantör. Leverantören ansvarar för att anlitad underleverantör i tillämpliga delar uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. 6.11. Uppgifter med anledning av förnyad upphandling Leverantören förbinder sig att med anledning av förnyad upphandling till beställaren lämna uppgifter, om genomförda uppdrag, t.ex. i form av statistik. Syftet med detta är att anbudsgivare ska ges likvärdiga förutsättningar att beräkna anbuden. 6.12. Arbetsgivaransvar Leverantören ska anställa och ansvara för personal i egenskap av arbetsgivare med beaktande vid var tid gällande lagar och avtal. Leverantören svarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören ska inte vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lagar eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom utförarens verksamhetsområde. Om leverantören anlitar underentreprenör ska leverantören avkräva motsvarande utfästelse. 6.13. Arbetsmiljö Leverantören ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret regleras av arbetsmiljölagen (AML). Överenskommelse om samordningsansvar ska träffas när två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe. Detsamma gäller vid anlitande av underentreprenör. Oberoende av detta har varje arbetsgivare arbetsmiljöansvar för sina egna anställda. 6.14. Miljöarbete Leverantören ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten. Arbetet ska i tillämpliga delar inriktas mot de miljömål som framgår av Stockholms stads miljöprogram. Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 13 av 18

6.15. Personal för uppdragets utförande Översättare ska vara auktoriserade. Leverantören ansvarar för att personalen kontinuerligt ges den utbildning/fortbildning som behövs för att varje personal ska vara lämpad att utföra sina arbetsuppgifter. 6.16. Antidiskrimineringsklausul 1 Leverantören skall vid utförandet av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av den upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning skall vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3 Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger den upphandlande enheten rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4 Leverantören skall ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med de av NOU uppställda kraven i enlighet med följande: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt.för det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet.för det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för den upphandlande enheten att dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar skall en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Den upphandlande enheten äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 6.17. Krav på kvalitetssystem Leverantören ska ha ett eget kvalitetssystem som inkluderar rutiner för kvalitetssäkring och klagomålshantering samt utvärdering och uppföljning av verksamheten. I kvalitetsarbetet ska ingå att hantera och dokumentera klagomål och synpunkter. 6.18. Uppföljning och tillsyn Beställaren har rätt att kontrollera och följa upp leverantörens verksamhet. Beställaren ska för detta ändamål ges tillgång till sådana uppgifter om verksamheten som beställaren anser behövas. Stadens revisorer ska äga rätt att på samma sätt som i verksamhet i kommunal regi kontrollera och utvärdera verksamheten. Leverantören förbinder sig att aktivt medverka vid och underlätta deras arbete. Staden kan även uppdra åt fristående konsult, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll och utvärdering. Leverantören förbinder sig i sådant fall att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. Ramavtalet kommer löpande att följas upp på olika nivåer. De avropande enheterna kontrollerar löpande att leverantörerna uppfyller sina åtaganden i enlighet med Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 14 av 18

avropsavtalet. 6.19. Ersättning och indexjustering Ersättningen ska täcka leverantören samtliga kostnader för uppdragets genomförande. Leverantörens ersättning är enligt lämnade anbudspriser, se prisbilaga. Ett år efter avtalstecknande kan, om part så begär, avtalade priser justeras. Som underlag för prisförändring ska SCB:s Arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän, preliminärt index, privat sektor efter näringsgren SNI 2007, M Översättning och tolkning användas. Som basmånad gäller februari 2014. Beräkningsgrund för prisändringens storlek ska vara 100 procent av det avtalade priset. 6.20. Omförhandling Part får påkalla omförhandling av avtalsvillkor under avtalstiden om ändrade förhållanden gör att villkoren väsentligen motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blir känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar ej part från att fullgöra berörd kontraktsförplikelse intill dess eventuell överrenskommelse om ändring träffats. 6.21. Försäkringar Det åligger leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring till ett betryggande ansvarsbelopp med hänsyn tagen till avtalets art och omfattning. Försäkringen skall tecknas och vidmakthållas, så att den gäller under hela avtalstiden och omfatta även underleverantörer. 6.22. Skadeståndsansvar Leverantören svarar i förhållande till beställaren för skadestånd, som beställaren på grund av vållande av leverantören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. Uppkommer skador på byggnader, utrustning, inventarier eller redskap på grund av försumlighet från personalens sida ska leverantören svara för eventuella kostnader. 6.23. Fel och brister Fel eller brist i uppdrags utförande ska av beställaren omedelbart, dock senast 14 dagar efter att felet kommit till beställarens kännedom, skriftligen reklameras till leverantören. Reklamation och anmärkning ska innehålla tydlig uppgift om felets art. Leverantören förbinder sig att omedelbart rätta till samtliga fel och brister i utfört uppdrag. 6.24. Avtalsbrott Om leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse har staden rätt att antingen avhjälpa bristen på leverantören bekostnad eller göra avdrag på ersättningen. Staden har även rätt att häva avtalet om leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse. Staden har härutöver rätt att häva avtal om leverantören inte fullgör sina skyldigheter vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter, försätts i konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Vid kontraktsbrott av väsentlig betydelse äger part rätt att häva avtalet. Hävande part är därvid berättigad till skadestånd. Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 15 av 18

Part är skyldig att utan dröjsmål informera den andre parten sådana avvikelser som leder till, eller kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls. Skulle leverantören till exempel inte uppfylla sina åtaganden avseende personalens kompetens, eller inte leverera vid avtalad tid eller i avtalad omfattning vid flertal tillfällen, ska avtalsbrottet betraktas som väsentligt. 6.25. Vite Vid försening utgår vite för leverantören med 10 % av kontraktsumman för varje påbörjad arbetsdag som förseningen fortlöper. Med kontraktsumma avses kostnaden per beställning/avrop. 6.26. Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall han, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har staden rätt att så länge de består, själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 6.27. Tvist Tvist mellan beställaren och leverantören i anledning av tolkning eller tillämpning av det avtal som kommer att slutas mellan parterna skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt, med Stockholms tingsrätt som första instans. 6.28. Avtalsvillkor Härmed bekräftas att samtliga angivna avtalsvillkor accepteras till fullo. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 7. Bilaga Överenskommelse med Skatteverket 7.1. Stockholms stads överenskommelse med skatteverket Stockholms stad har träffat en överenskommelse med Skatteverket avseende seriositetskontroll av leverantörer. Detta förebyggande samarbete omfattar alla som utför arbete åt staden samtliga inkommande leverantörer och underentreprenörer. Stockholms stad har som ambition att enbart göra affärer med seriösa företag, i alla led och under hela avtalets löptid. Konkurrensen ska ske på lika villkor. Syftet med samarbetet är därför att samtliga företag som levererar varor och/eller tjänster till Stockholms stad är seriösa företag som sköter sina skatteredovisningar och sina skatteinbetalningar. Skatteverket bistår staden med information om alla berörda företag, inför upphandlingar och även med regelbundenhet under avtalstiden. Företag som deltar i Stockholms stads upphandlingar eller redan har träffat avtal med Stockholms stad omfattas av samarbetet. Företag ska försäkra sig om att dess eventuella underentreprenörer sköter sina skatteregistreringar och skatteinbetalningar. Skatteverket hjälper företag med information. Förfrågan om underentreprenörer kan göras på e-post (upphandlingsinfo.norr@skatteverket.se ). Blankett 4820 för att göra förfrågan om underentreprenörer hos Skatteverket kan du hämta på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 16 av 18

Samarbetet innebär också att skatteinformation kan lämnas direkt till ett företag. Det kan till exempel gälla traktamentsfrågor, utländsk arbetskraft eller moms. Frågor kan ställas om alla sorters skattefrågor så att företaget inte oavsiktligt gör några fel i sin skatteredovisning. 8. Bilaga Fakturakrav 8.1. Fakturakrav Fakturan ställs till beställaren med adress: Namnet på den avropande förvaltningen Ref : (3 siffror för förvaltningens nr. 3 siffror för kostnadsställe, meddelas senare av staden) c/o BGC, STH samt 3 siffror för förvaltningens nr. 106 42 Stockholm Samtliga nämnder har organisationsnummer 212000-0142. Faktura till bolagen ska ange respektive bolags adress (meddelas i samband med ev. ramavtal) Fakturering ska ske månadsvis efter utförd prestation. Nämnderna erlägger ersättning inom 30 dagar efter fakturadatum. Faktureringsavgift, eller annan liknande avgift, ska inte utgå. Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Staden har infört elektronisk fakturahantering. Pappersfakturor skannas in av ett ombud och hanteras därefter i stadens ekonomisystem. För att denna process ska fungera krävs att fakturor ställda till staden innehåller följande information: Fakturadatum Unikt fakturanummer Köparens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och fakturaadress enligt beskrivning nedan) Referens (stadens referens enligt beskrivning nedan) Utförarens namn och adress Utförarens organisationsnummer Utförarens momsregistreringsnummer Uppgift om F-skattebevis Vad tjänsten avser (ev. specifikation i bilaga) När tjänsten levererades Betalningsvillkor, förfallodatum Bank- och/eller plusgiro Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Momssats Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges Vi eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. Ovanstående uppgifter får inte finnas i färgade fält Kraven på fakturans innehåll kan komma att förändras och kommer då att meddelas våra leverantörer. 8.2. Elektroniska affärsmeddelanden Stadens kommer successivt att införa olika former för utbytande av elektroniska affärsmeddelanden i kontakterna mellan staden och leverantören. Standardiserade och på Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 17 av 18

marknaden förekommande format är avsedda att användas. Staden ser gärna att leverantören kan skicka svefaktura. Utskrivet: 2014-11-17 14:20 Sida 18 av 18