: Plats och tid Svea Hund i kommunhuset, den, kl. 15.00-17.00 Beslutande Lena Berndin (M), ordförande Eva Gustavsson (C) Egon Hansson (SPI) Ulla-Christina Lindberg (S) Per Gustafsson (SD) Övriga närvarande Se sidan 2. Utses att justera Per Gustafsson (SD) Justerade paragrafer 20-26 Justeringens plats Kommunkansliet 11 juli 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Lena Berndin (M) Per Gustafsson (SD) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 12 juli 2018 Datum då anslaget tas ned 5 augusti 2018 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1
: Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Anders Beckman (M) Stig Johansson (KD) Claes Melin (MP) Kent Olofsson (SD) Pamela Lindqvist, kommunsekreterare Patrik Månehall, assistent/registrator Ärenden vid dagens sammanträde med 20 Ändringar i föredragningslistan 21 Information från MSB 22 Förslag på delegeringsregler för personuppgiftsbehandling med anledning av GDPR 23 Förordnande av röstmottagare 24 Röstmottagare vid förtidsröstning 25 Service till särskilda boenden 26 Dialoger och informationsärenden 2
Vn 20 Dnr VN Ändringar i föredragningslistan s beslut På förslag av ordförande Lena Berndin (M) beslutar valnämnden om följande ändring i föredragningslistan: Ärende dialoger och informationsärenden läggs till. Beslutsärende reservlokal valdagen tas bort. Ärendet behandlas i ärendet dialoger och informationsärenden. 3
Vn 21 Dnr VN Information från MSB s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har lämnat information om det arbete de bedriver inför de allmänna valen 2018. Det går inte att utesluta att det svenska valet 2018 kan utsättas för påverkan av främmande makt. Bakgrunden är försöken att påverka valen i bland annat USA och Frankrike genom IT-attacker, falsk information och ryktesspridning. MSB:s arbete med valet 2018 har fokus på ökad medvetenhet om informationspåverkan samt aktörssamverkan. Uppdraget är att identifiera hot och sårbarheter som sker genom informationspåverkan mot Sverige från främmande makt. För att säkerställa aktörsgemensam samverkan stödjer MSB de aktörer som arbetar med valet med bland annat kanaler som möjliggör kunskapsutbyte och informationsdelning. MSB vänder sig återkommande till centrala aktörer med olika frågeställningar för att kunna få en samlad nationell lägesbild. I samband med valet 2018 är aktörernas rapportering en viktig del i myndighetens arbete med att snabbt identifiera pågående påverkansaktiviteter och ta fram en samlad nationell lägesbild. Den samlade lägesbilden är till för alla ansvariga och berörda aktörer samt syftar till att ge stöd till ett samordnat agerande för att avhjälpa sårbarheter och motverka påverkansaktiviteter. MSB önskar ta del av information om misstänkt informationspåverkan som aktörer upptäcker i sin ordinarie verksamhet. MSB uppmanar därför samtliga relevanta aktörer att rapportera dessa avvikelser till myndigheten. 4
Vn 21 forts. MSB har också tagit fram en studie i syfte att ge kommuner inspiration och konkreta verktyg för att stärka robustheten inför och under valet 2018, inom de områden som kommunen ansvarar för. Särskilt fokus ligger vid åtgärder för att reducera sårbarheter och stärka förmågan att hantera eventuella störningar som kan uppkomma i samband med allmänna val. Till denna studie hör även ett utbildningsmaterial. Studien beskriver vanliga typrisker, sårbarheter och beroenden som följer av valet. Den lyfter också fram goda exempel på åtgärder för att möta störningar och ger förslag på hur kommuner kan stärka beredskapen. s kansli kommer att skicka över informationen till partiernas gruppledare och valdistriktens ordföranden samt vice ordföranden för kännedom. Förvaltningens förslag till beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Informationspåverkan i samband med valet 2018 - rapportering av avvikelser till MSB, handlingsid: Vn 2018.44. Ett robust val ur ett kommunperspektiv - En studie inför valet 2018, handlingsid: Vn 2018.46. PowerPoint - Ett robust val ur ett Kommunperspektiv (MSB), handlingsid: 2018.45. 5
Vn 22 Dnr VN 2018/8 Förslag på delegeringsregler för personuppgiftsbehandling med anledning av GDPR s beslut beslutar att införa delegeringsregler för personuppgiftsbehandling, i enlighet med bilaga, handlingsid: Vn 2018.47. Ärendebeskrivning EU:s dataskyddsförordning (GDPR) har trätt i kraft den 25 maj 2018. GDPR gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Då varje nämnd utgör en myndighet i kommunen är också varje nämnd personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i nämndens verksamhet. För att hanteringen ska bli smidig föreslås valnämnden delegera vissa ansvarsområden till verksamheten. Ansvar för valnämndens registerförteckning föreslås läggas på kommunchef medan huvuddelen av resterande delegation läggs på kanslichef, exempelvis beslut om utlämnande av registerutdrag i enlighet med GDPR artikel 15. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att införa delegeringsregler för personuppgiftsbehandling, i enlighet med bilaga, handlingsid: Vn 2018.47. 6
Vn 22 forts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Vn 2018.51. Förslag på delegeringsregler för personuppgiftsbehandling med anledning av GDPR, handlingsid: Vn 2018.47. Beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander KFS kommunsekreterare Pamela Lindqvist 7
Vn 23 Dnr VN 2017/6 Förordnande av röstmottagere s beslut beslutar att förordna valnämndens ledamöter och ersättare som röstmottagare i såväl röstningslokal som vallokal. Ärendebeskrivning Den 19 april 2018, vn 14/2018, beslutade valnämnden vem som skulle förordnas som röstmottagare vid de allmänna valen 2018. s egna ledamöter och ersättare förordnades dock inte vid detta tillfälle. beslutar därför att förordna Lena Berndin, Egon Hansson, Ulla- Christina Lindberg, Eva Gustavsson, Per Gustafsson, Anders Beckman, Stig Johansson, Claes Melin, Per Skoog och Kent Olofsson till röstmottagare vid de allmänna valen 2018. Respektive förordnande gäller under förutsättning att aktuella personer genomför och godkänns i de utbildningar som valnämnden kommer att hålla inför valen. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att förordna valnämndens ledamöter och ersättare som röstmottagare i såväl röstningslokal som vallokal. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid:vn 2018.52. Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i valnämnden 8
Vn 24 Dnr VN 2017/6 Röstmottagare vid förtidsröstning s beslut beslutar utse röstmottagare vid förtidsröstning i enlighet med förvaltningens förslag. beslutar delegera till valnämndens ordförande Lena Berndin, kanslichef Johan Linander och kommunsekreterare Pamela Lindqvist att var och en för sig har rätt att vid behov utse ytterligare röstmottagare samt justera i tjänstgöringsscheman. Ärendebeskrivning har den 19 april 2018, vn 14/2018, beslutat förordna följande personer som röstmottagare vid förtidsröstning: Kerstin Andersson Pamela Lindqvist Patrik Månehall Carl-Henrik Andersson Britt Ekstrand Carina Hansson Anna Persson Ann-Christine Hildmar Ann-Marie Nilsson Marina Hansson Mary Nilsson Agneta Fridolf Ekman Respektive förordnande gäller under förutsättning att gäller under förutsättning att aktuella personer genomför och godkänns i de utbildningar som valnämnden kommer att hålla inför valen. 9
Vn 24 forts. Utöver dessa anställda vid Tomelilla kommun kommer även valnämndens ledamöter och ersättare att förordnas som röstmottagare. har den 15 februari 2018, vn 3/2018, beslutat om öppettider vid förtidsröstningen enligt nedan. Följande uppdelning av vem som ska vara röstmottagare vid vilka tider är en preliminär fördelning. s ordförande Lena Berndin, kanslichef Johan Linander och kommunsekreterare Pamela Lindqvist ges delegation på att förändra fördelningen vid behov. Onslunda Odenslundsskolans matsal Tisdag 28 augusti 2018 kl. 15.30-18.30 Lena Berndin, Egon Hansson, Ulla- Christina Lindberg Tisdag 4 september 2018 kl. 15.30-18.30 Lena Berndin, Ulla-Christina Lindberg, Per Gustafsson Smedstorp Medborgarhuset Onsdag 29 augusti 2018 kl. 15.30-18.30 Egon Hansson, Ulla-Christina Lindberg, Per Gustafsson Onsdag 5 september 2018 kl. 15.30-18.30 Lena Berndin, Egon Hansson, Per Gustafsson Brösarp Brösarps skola gymnastiksalen Måndag 27 augusti 2018 kl. 15.30-18.30 Eva Gustavsson, Per Gustafsson, Ulla-Christina Lindberg Torsdag 30 augusti 2018 kl. 15.30-18.30 Eva Gustavsson, Egon Hansson, Per Gustafsson Måndag 3 september 2018 kl. 15.30-18.30 Eva Gustavsson, Lena Berndin, Ulla-Christina Lindberg Torsdag 6 september 2018 kl. 15.30-18.30 Eva Gustavsson, Egon Hansson, Ulla-Christina Lindberg 10
Vn 24 forts. Tomelilla kommunhusets foajé Onsdag 22 augusti 2018 kl. 13.00-14.30 Carina Hansson och Marina Hansson Onsdag 22 augusti 2018 kl. 14.30-16.00 Agneta Fridolf Ekman och Kerstin Andersson Torsdag 23 augusti 2018 kl. 9-10.30 Carl-Henrik Andersson och Anna Persson Torsdag 23 augusti 2018 kl. 10.30-12.00 Britt Ekstrand och Ann-Marie Nilsson Fredag 24 augusti 2018 kl. 9.00-10.30 Mary Nilsson och Ann-Christine Hildmar Fredag 24 augusti 2018 kl. 10.30-12.00 Carina Hansson och Agneta Fridolf Ekman Lördag 25 augusti 2018 kl. 10.00-12.00 Patrik Månehall och Marina Hansson Söndag 26 augusti 2018 kl. 10.00-12.00 Mary Nilsson och Pamela Lindqvist Måndag 27 augusti 2018 kl. 13.00-14.30 Kerstin Andersson och Carl- Henrik Andersson Måndag 27 augusti 2018 kl. 14.30-16.00 Anna Persson och Ann-Marie Nilsson Tisdag 28 augusti 2018 kl. 13.00-14.30 Britt Ekstrand och Ann-Christine Hildmar Tisdag 28 augusti 2018 kl. 14.30-16.00 Carina Hansson och Mary Nilsson Onsdag 29 augusti 2018 kl. 13.00-14.30 Agneta Fridolf Ekman och Carl- Henrik Andersson Onsdag 29 augusti 2018 kl. 14.30-16.00 Kerstin Andersson och Anna Persson Torsdag 30 augusti 2018 kl. 9.00-10.30 Ann-Marie Nilsson och Ann- Christine Hildmar Torsdag 30 augusti 2018 kl. 10.30-12.00 Britt Ekstrand och Carina Hansson 11
Vn 24 forts. Fredag 31 augusti 2018 kl. 9.00-10.30 Mary Nilsson och Kerstin Andersson Fredag 31 augusti 2018 kl. 10.30-12.00 Anna Persson och Agneta Fridolf Ekman Lördag 1 september 2018 kl. 10.00-12.00 Ann-Marie Nilsson och Pamela Lindqvist Söndag 2 september 2018 kl. 10.00-12.00 Patrik Månehall och Carina Hansson Måndag 3 september 2018 kl. 13.00-14.30 Britt Ekstrand och Agneta Fridolf Ekman Måndag 3 september 2018 kl. 14.30-16.00 Carl-Henrik Andersson och Anna Persson Tisdag 4 september 2018 kl. 16.00-18.00 Kerstin Andersson och Mary Nilsson Tisdag 4 september 2018 kl. 18.00-20.00 Pamela Lindqvist och Patrik Månehall Onsdag 5 september 2018 kl. 13.00-14.30 Marina Hansson och Ann- Christine Hildmar Onsdag 5 september 2018 kl. 14.30-16.00 Carl-Henrik Andersson och Ann-Marie Nilsson Torsdag 6 september 2018 kl. 16.00-18.00 Carina Hansson och Britt Ekstrand Torsdag 6 september 2018 kl. 18.00-20.00 Marina Hansson och Pamela Lindqvist Fredag 7 september 2018 kl. 9.00-10.30 Ann-Christine Hildmar och Mary Nilsson Fredag 7 september 2018 kl. 10.30-12.00 Carl-Henrik Andersson och Agneta Fridolf Ekman Lördag 8 september 2018 kl. 10.00-12.00 Marina Hansson och Patrik Månehall 12
Vn 24 forts. Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 8.00-10.00 Britt Ekstrand och Carina Hansson Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 10.00-12.00 Anna Persson och Ann- Marie Nilsson Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 12.00-14.00 Marina Hansson och Mary Nilsson Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 14.00-16.00 Britt Ekstrand och Ann-Marie Nilsson Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 16.00-18.00 Carina Hansson och Mary Nilsson Söndag 9 september 2018 (valdag) kl. 18.00-20.00 Anna Persson och Marina Hansson Förvaltningens förslag till beslut beslutar utse röstmottagare vid förtidsröstning i enlighet med förvaltningens förslag. beslutar delegera till valnämndens ordförande Lena Berndin, kanslichef Johan Linander och kommunsekreterare Pamela Lindqvist att var och en för sig har rätt att vid behov utse ytterligare röstmottagare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Vn 2018.53. Beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander Samtliga röstmottagare 13
Vn 25 Dnr VN Service till särskilda boenden s beslut beslutar att erbjuda kommunens särskilda boenden Byavången, Valkyrian, Norrevång och Brinkehem möjlighet till besök av röstmottagare för att underlätta för de boende att rösta. Ärendebeskrivning Vid tidigare val har valnämnden besökt kommunens äldreboenden för att underlätta för de boende som vill rösta att göra så. anser att denna service bör ges även vid detta val. Då det i år finns ambulerande röstmottagare får det anses lämpligt att detta team genomför besöken. s kansli kontaktar enhetscheferna för respektive boende för att informera om servicen och komma överens lämplig tidpunkt för besök. Respektive enhetschef uppmanas att informera sina boende om möjligheten att rösta vid röstmottagarnas besök. Förslag till beslut under sammanträdet Lena Berndin (M) föreslår att nämnden beslutar att erbjuda kommunens särskilda boenden Byavången, Valkyrian, Norrevång och Brinkehem möjlighet till besök av röstmottagare för att underlätta för de boende att rösta. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att nämnden beslutar i enlighet med Lena Berndins förslag. Beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander Kommunsekreterare Pamela Lindqvist 14
Vn 26 Dnr VN 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning genomför idag dialoger enligt följande: Information från förvaltningen Kommunsekreterare Pamela Lindqvist informerar om att valinformation till kommunens hemsida har överlämnats till kommunikationsavdelningen och kommer inom kort att finnas på hemsida. Om det fungerar kommer det i år även att stå namn på de brickor som bärs av valnämnden och inte som tidigare bara. s kansli kommer att göra karta över valsedlarnas placering i valstället. Då blir det lättare att se om det saknas valsedlar och i så fall vilka. Två utbildningar har genomförts för personal som ska arbeta som röstmottagare vid förtidsröstningen. Reservlokal valdagen Diskussion förs gällande reservlokaler på valdagen. Skulle det visa sig att en vallokal av någon anledning inte går att använda måste det finnas alternativ. Förslag till beslut presenteras vid valnämndens sammanträde den 16 augusti 2018. 15