Rutin för ansökan om fest och sammankomst För att förbättra och effektivisera processen kring anmälan om fest och sammankomst på KTH, har rutinen omarbetats. Blanketten har digitaliserats och bytt namn. Syftet är att förenkla processen för festansvariga samt handläggningen för snabbare hantering och möjlighet till uppföljning. Förändringar i korthet: Ny blankett i pdf format, fylls i digitalt Nytt namn på blanketten till Ansökan om fest och sammankomst Blanketten skall inte längre lämnas in personligen utan skickas via mail Återkommande fester som t ex onsdagspubar skall ansökan skickas vid varje enskilt tillfälle Blanketten Blanketten är utformad som ett formulär i PDF format med vissa inbyggda funktioner. För att dessa funktioner skall fungera som det är tänkt, måste den senaste versionen av programmet Adobe Reader (gratis) vara installerat. Länk till senaste version: https://get2.adobe.com/se/reader/ Hur skall blanketten användas? Surfa in på blankettarkiv för studenter: https://intra.kth.se/blanketter-mallar/blanketter/student Bläddra ned till Ansökan om fest/sammankomst och högerklicka på länken JU-FEST.pdf och välj Spara som eller Save target as eller liknande. Välj en lämplig plats på din dator och spara blanketten. Öppna därefter blanketten från programmet Adobe reader (Senaste versionen krävs). När blanketten är ifylld, spara den igen. Öppna därefter din e-post tjänst (Outlook, webmail klient osv) och skapa ett nytt brev till festanmalan@kth.se. Bifoga den ifyllda blanketten som en bilaga till mailet. Om ansökan avser en fest eller sammankomst som kräver särskilt tillstånd eller dispens så skall dessa tillstånd/dispenser bifogas i samma mail. Vid fest i en skolas lokaler (t ex Sing sing) skall ett skriftligt godkännande från skolans lokalansvarige vidarebefordras till festanmalan@kth.se där blanketten bifogas. 1 (6)
Då blanketten är inskickad skapas automatiskt ett ärendenummer som den specifika ansökan är knuten till. Det är därför viktigt att du vid frågor gällande aktuell ansökan alltid svarar på det automatiska svarsmailet du får som är kopplad till ärendet. Blankettens uppbyggnad Under rubriken Sökande finns ett fält som heter Sektion. I detta fält fylls namnet på sektionen i. 2 (6)
Under rubriken Fest / Sammankomst finns ett antal olika fält. Dessa fält förklaras nedan. Festansvarig: Namn: Namn på festansvarig (För- och efternamn) Mobiltelefonnummer: Telefonnummer till den som är festansvarig. Plats: Lokal: Namnet på lokalen (oftast sektionslokal) Adress: Adressen där lokalen är belägen Sektionslokalansvarig: Observera att ansvarig måste känna till- och ha godkänt festen innan detta fylls i. Namn: Namn på den person i sektionen som är ansvarig för lokalen. Mobiltelefonnummer: Telefonnummer till den som är ansvarig för lokalen. Skolans lokalansvarige vid fest i verksamhetslokal Observera att detta endast fylls i vid fest i en verksamhetslokal (Skola eller GRU lokal), ej sektionslokal. Namn: Namn på person som är ansvarig för skolans lokaler och har lämnat sitt medgivande Godkännande från lokalansvarig bifogas Vid varje fest i lokal som inte är sektionslokal måste ett skriftligt godkännande i mailform skickas till festanmalan@kth.se i direkt anslutning till att ansökan om fest blanketten skickas in. Om så ej sker kommer ansökan att avslås. Typ av fest / sammankomst Här fylls syftet med festen i. Ett antal förval är redan inlagda i blanketten. Skriv i fritext om inget passande alternativ redan finns. Datum för fest: Datum då festen skall vara Starttid: Klockslag då festen börjar Sluttid: Klockslag då festen slutar Antal personer: Ange hur många som kommer att vara på festen totalt (gäster och personal) Grillning: Ange om grillning kommer att förekomma 3 (6)
Dispens Fester i lokaler som inte är sektionslokal eller tillhör någon skola / verksamhet måste ha tillstånd. Tillstånd utfärdas av lokalansvarig på MBA för detta. För övernattning i sektionslokal krävs dispens. Dispens utfärdas av KTH:s säkerhetschef. För fest eller sammankomst som kräver dispens så måste dispensen skickas till festanmalan@kth.se i direkt anslutning till att blanketten skickas in. Servering av alkohol Ange i kryssrutorna om alkohol serveras Ange i kryssruta om lokalen har permanent serveringstillstånd Serveringstillstånd Om permanent tillstånd saknas, ange här om tillfälligt tillstånd har utfärdats Ange här om festen avser utökad krets (sektionslokal) Ange här om utökad yta än angiven i permanent tillstånd skall nyttjas Ange här om servering skall ske på utökad tid än angiven i permanent tillstånd * Observera att då utökad krets, utökad yta eller utökad tid är ikryssat, så skall särskilt tillstånd utfärdat av KTH:s säkerhetschef bifogas ansökan. Tillstånd sökes via e-post enligt kontaktlista. 4 (6)
Dessa fält fylls i av administratör vid KTH då blanketten har skickats till festanmalan@kth.se. Fältet Noteringar KTH kan innehålla information till festansvarig. Observera att tidsgränser i KTH:s regelverk gällande inlämnande gäller: Ansökan om fest fyra (4) arbetsdagar innan Ansökan om tillstånd/dispens tolv (12) arbetsdagar innan Sträva efter att ansökan är komplett med alla nödvändiga uppgifter innan den skickas in för att underlätta handläggning. Det finns tre olika knappar längst ned i blanketten: 5 (6)
Rensa Tar bort informationen i alla fält och nollställer blanketten. Skriv ut Skriver ut blanketten, antingen tom eller ifylld. Skicka Bifogar ifylld blankett till ett e-post meddelande i en förvald e-post klient som t ex Outlook. Kontaktlista: Frågor om fest samt ansökan KTH Säkerhetschef (tillstånd) festanmalan@kth.se sakerhetschef@kth.se Lokalansvarig MBA (tillstånd) Doris Serrato serrato@kth.se 6 (6)