VERKSAMHETSUTSK OTTET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (13) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl 9.00 12.30 Beslutande David Olsson (M), or dförande Carina Schön (S) Dick Pettersson (C) A nders Pettersson (S) A nne Charlotte Mattsson (FP) Ej tjänstgörande ersättare Bengt Löfling (V) Tjänstemän Katarina Welin, administrativ chef Elisabeth K Pettersson, enhetsche f LSS, 13 Gunnel Pettersson, förvaltningsche f, 13 15 Lars Dalén, ekonomichef, 13 14 Björn Wahlman, ekonom, 13 15 Jan Erik Grattback, tf förvaltningschef, 15 E lise Teinler, praktikant M ona Rönneblad, nämndsekreterare Utses att justera Dick Pettersson Justeringens plats och tid Kommunkontoret, onsdag 27 mars 2013, kl 8.30 Sekreterare Mona Rönneblad Paragrafer 13 20 Ordförande David Olsson Justerande Dick Pettersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Verksamhetsutskottet Datum för anslags uppsättande 27 mars 2013 Datum för anslags nedtagande 18 april 2013 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (13) Vu 13 Dnr 2013/79 745 Inrättande av ny daglig verksamhet enligt LSS En ny daglig verksamhet enligt LSS ska inrättas i Östervåla. Nettokostnaden, som uppgår till 295 tkr per år, ska inrymmas i nuvarande ersättning till LSS enheten. Verksamhetsutskottet konstaterar att ersättningssystemet mellan beredningen för äldre och omsorgsfrågor och verksamhetsutskottet inte är färdigutvecklat. Beredningen för äldre och omsorgsfrågor har beslutat om en utökning med 6 platser inom dagligt verksamhet enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Behovet utgår från ett ökat antal beslut om insatsen daglig verksamhet. Kommunen har en skyldighet att verkställa insatsen omedelbart och riskerar en särskild avgift om verkställighet inte sker inom tre månader. För närvarande finns 4 beslut som ännu inte kunnat verkställas. Efter kartläggning av behovet föreslår förvaltningen att verksamheten placeras i f.d Medborgarkontoret i Östervåla. Kostnaden för verksamheten ska inrymmas i nuvarande ersättning till LSS enheten. Ärende Det finns behov av att inrätta en ny daglig verksamhet enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS 9 10. Beslutsunderlag PM 4 mars 2013 med bilagor Detaljbudget Förslag David Olsson (M): En ny daglig verksamhet enligt LSS ska inrättas i Östervåla. Nettokostnaden, som uppgår till 295 tkr per år, ska inrymmas i nuvarande ersättning till LSS enheten. Verksamhetsutskottet konstaterar att ersättningssystemet mellan beredningen för äldre och omsorgsfrågor och verksamhetsutskottet inte är färdigutvecklat.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (13) Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Beredningen för äldreomsorgsfrågor Vård och omsorgsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (13) Vu 14 Dnr 2013/14 042 Budgetuppföljning månadsrapport 2013, verksamhetsutskottet Verksamhetsutskottet tackar för informationen och utdelad månadsrapport. Verksamhetsutskottet tackar för informationen, statistik över obelagda platser särskilt boende, korttidsboende och kostproduktionen för februari månad. Verksamhetsutskottet efterfrågar skriftligt svar angående antal platser vid korttidsboende. Verksamhetsutskottet inväntar rapport från ordinärt boende till sammanträdet i maj. Verksamhetsutskottet tackar för muntlig information om att arbetet med ekonomisk uppföljning och detaljbudget inom vård och omsorgsområdet släpar efter på grund av att ekonomienheten inte haft tillräckliga resurser. Verksamhetsutskottet redovisar ett resultat per februari på 694 tkr. Den största avvikelsen återfinns inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Prognosen för 2013 pekar på 187 tkr. Underskottet återfinns inom vård och omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlag Statistik obelagda platser särskilt boende och korttidsboende februari 2013 Kostproduktion februari 2013 Månadsrapport februari 2013, Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet tackar för informationen och utdelad månadsrapport. Verksamhetsutskottet tackar för informationen, statistik över obelagda platser särskilt boende, korttidsboende och kostproduktionen för februari månad. Verksamhetsutskottet efterfrågar skriftligt svar angående antal platser vid korttidsboende.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (13) Verksamhetsutskottet inväntar rapport från ordinärt boende till sammanträdet i maj. Verksamhetsutskottet tackar för muntlig information om att arbetet med ekonomisk uppföljning och detaljbudget inom vårdoch omsorgsområdet släpar efter på grund av att ekonomienheten inte haft tillräckliga resurser. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Förvaltningsekonomen Samtliga styrelser, nämnder och beredningar Vård och omsorgsförvaltningen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (13) Vu 15 Dnr 2012/271 042 Bokslut/årsredovisning 2012 Godkänna verksamhetsutskottets delar i årsredovisningen 2012, daterad 13 mars 2013, med redaktionella ändringar. Verksamhetsutskottets delar med personalekonomisk redovisning i årsredovisningen 2012, daterad 13 mars 2013 redovisas. Beslutsunderlag Årsredovisning 2012 för verksamhetsutskottet daterad 13 mars 2013 Förslag David Olsson (M): Godkänna verksamhetsutskottets delar i årsredovisningen 2012, daterad 13 mars 2013, med redaktionella ändringar. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Kommunstyrelsen Adm. Enheten
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (13) Vu 16 Delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut, enligt lista 12 mars 2013, godkännes. Delegationsbeslut, enligt lista 12 mars 2013, presenteras.
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (13) Vu 17 Meddelanden Redovisning av meddelanden enligt lista, för perioden 8 februari 11 mars 2013, godkännes. Meddelandelista för perioden 8 februari 11 mars 2013, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (13) Vu 18 Dnr 2013/81 732 Kontinuitet i hemtjänsten, information Verksamhetsutskottet efterfrågar statistik över antalet insatser och nöjdhetsundersökningar för brukare och personal. Enhetschefen för äldreomsorg bjuds in till verksamhetsutskottets sammanträde 21 maj 2013. Kommunstyrelsens verksamhetsutskott efterfrågade vid sammanträdet den 18 februari 2013 orsaken till ökningen av personal som besöker brukarna i hemtjänsten. Kvalitetsredovisningen Kommunens Kvalitet I Korthet visar att antalet personal som besöker brukarna har ökat år 2012 från mätningen som gjordes senast år 2010. Kommunens kontinuitet ligger i mätningen 2012 något högre än medel i Sverige. Kontinuitetsmåttet mäts under en kort intervall om två veckor då antalet personal som besöker brukaren mäts. I och med att förutsättningarna i hemtjänsten hela tiden är föränderliga måste mätningen ses som en dagsaktuell information om hur kontinuiteten i hemtjänsten är för tillfället. Stora förändringar har skett i hemtjänsten från 2010 fram till nu. Volymökningar har gjort att fler personal arbetar i hemtjänsten idag. Det kan i sig påverka kontinuiteten beroende på hur flexibla scheman personalen har och var brukarna bor geografiskt. Att antalet personal per brukare är högre beror till större del på att våra brukare idag har fler insatser, också fördelat över hela dygnet och veckans alla dagar. Om brukaren dessutom behöver dubbelgång kommer det automatiskt att bli fler personal som kommer hem till brukaren. Kontinuiteten är ett av många kvalitetsmått. Vi har infört servicegrupp och omvårdnadsgrupp vilket brukarna är mycket nöjda med, och inte vill avstå. Det innebär att ytterligare fler personal kommer hem till dem, men insatserna blir utförda med högre kvalitet vilket verkar uppväga kontinuiteten i detta fall. Hemtjänsten utför i dagsläget nästan 11000 besök per månad. Besöken planeras i första hand utifrån brukarens önskemål, kontinuitet och hemsjukvårdsinsatser som ska utföras men personalens schema och antalet tillgängliga bilar påverkar också resultatet av planeringen. Med ett flexiblare arbetstidsavtal kan
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (13) brukarperspektivet ytterligare stärkas. Ett bemanningsprojekt pågår gemensamt i förvaltningen. Ersättningsnivån som är fastställd för vad en utförd timme får kosta och utbetalas utifrån hur många timmar som utförs per månad är vad verksamheten får totalt för att utföra hemtjänsten, och som styr möjligheten att inom ramen tillgodose alla parametrar. Beslutsunderlag PM 12 mars 2013 Förslag Anne Charlotte Mattsson (FP): Verksamhetsutskottet efterfrågar statistik över antalet insatser och nöjdhetsundersökningar för brukare och personal. Enhetschefen för äldreomsorg bjuds in till verksamhetsutskottets sammanträde 21 maj 2013. Förslagsordning Ordföranden ställer Anne Charlotte Mattssons förslag mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Vård och omsorgsförvaltningen Enhetschef äldreomsorg
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (13) Vu 19 Dnr 2012/79 001 Intern styrning och kontroll Verksamhetsutskottet hänskjuter ärendet till sammanträdet 21 maj 2013 då enhetscheferna för kostenheten bjuds in. Enhetscheferna för kostenheten bjuds in till verksamhetsutskottets presidiemöte 10 april 2013. Verksamhetsutskottet beslutade 27 september 2012, 122 att kostproduktionen ska vara ett område för internkontrollen 2013. Kontroller som ska ingå är mängden svinn på skolor, förskolor och äldreomsorg. Regler för beställning från kostenheten. I kommunen finns det 8 förskolor varav 7 med personal i köket som kostenheten ansvarar för. Den förskolan som inte kostenheten ansvarar för ansvarar rektor för. Förutom det så finns det 4 små avdelningar utan personal i kök. De ansvarar respektive förskolas rektor för, där komplett måltid kommer från Heby centralkök och Klockängens förskolekök. Kostenheten serverar varken frukost eller mellanmål på förskolorna. Det ansvarar förskolorna själva för. Vilket gör det svårt för vår personal att väga svinnet. Inom kort väger alla skolor mat svinnet. Kostenheten ansvarar för äldreboendenas fyra tillagningskök. Tallgården lagar även mat som skickas till Kvarnängen. Där tar Kvarnängens personal hand om maten och disken efter det. Kantinerna skickas ursköljda tillbaka till Tallgården. Tallgården har en matsal och två övriga utskick till Tallgårdsavdelningarna. Liljebacken har en matsal där de boende på Liljebacken äter. Man skickar även mat till gruppboendena där personalen tar hand om mat och disk. Kantinerna kommer tillbaka ursköljda till köket. Rungården har en matsal där de boende äter sin lunch. Frukost och kvällsmat äter de boende uppe på avdelningarna. Tunet får alla måltider in till avdelning. Tunet sköter disken själva. Kantinerna kommer tillbaka till köket för disk.
VERKSAMHETSUTSKOT TET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (13) Tegelbacken har ingen matsal, där äter de boende på varje avdelning. Någon kompost kommer inte in i köket. Tallrikarna kommer avskrapade tillbaka till köket, en avdelning diskar porslinet själva. Kantinerna kommer tillbaka till köket för disk. Om svinnet ska vägas på alla kök inom förskola och äldreboende så medför det en ökad kostnad på ca 32 000 kr i inköp av vågar. Regler för beställningar från kostenheten. Skolorna har en grundbeställning liggande för hela läsåret. De gör avbeställningar vid behov under terminen. Beställningarna ska vara kostenheten tillhanda senast 7 arbetsdagar innan. Förskolorna har antingen en stående beställning eller skickar in en beställning senast torsdagen före nästkommande vecka antingen via mejl till kostenheten eller med mattransporten. Äldreomsorgen har en stående beställning som de gör ändringar i via mejl till kostenheten om det blir några förändringar. Beslutsunderlag PM 7 februari 2013 Verksamhetsutskottet 162, 12 december 2012 Förslag David Olsson (M): Verksamhetsutskottet hänskjuter ärendet till sammanträdet 21 maj 2013 då enhetscheferna för kostenheten bjuds in. Enhetscheferna för kostenheten bjuds in till verksamhetsutskottets presidiemöte 10 april 2013. Förslagsordning Ordföranden ställer det egna förslaget mot avslag och finner att verksamhetsutskottet bifaller förslaget. Delges Samhällsbyggnadsförvaltningen Kostenheten, Anneli Englén Katarina virhammar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (13) Vu 20 Dnr 2013/27 009 Information och rapporter Verksamhetsutskottet tackar för information och rapporter Följande information och rapporter föreligger: 1. SCBs medborgarundersökning för Heby kommun våren 2012, kommunstyrelsen 36, 26 februari 2013, PM 15 februari 2013. 2. Kommunens kvalitet i korthet, kommunstyrelsen 35, 26 februari 2013, PM 31januari 2013. 3. Månadsrapport januari, 2013, kommunstyrelsen 29, 26 februari 2013 med bilaga. 4. Budgetuppföljning 2013, månadsrapport, beredningen för skolfrågor, januari 2013, bfsk 3, 22 februari 2013 med bilaga. 5. Budgetuppföljning, beredningen för kultur och fritidsfrågors månadsrapport januari 2013, bfkf 2, 20 februari 2013 med bilaga.. 6 Rökfri arbetstid och arbetsplats, kommunfullmäktige 10, 13 februari 2013.