PROTOKOLL

PROTOKOLL 2010-11-01 Protokoll fört vid möte med styrelsen för Gamleby OK i Klubbstugan, Heda den 1 november 2010 kl.19.00 21.15. Närvarande: Tomas Holgersson ordf., Göran Almgren, Per Ekenger, Jan Johansson, Lena Persson, Solvig Petersson och Agne Hansson, sekreterare. Anmält förhinder: Eva Norberg och Hans Söderberg, 1 Sammanträdet öppnas. Ordförande Tomas Holgersson hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. 2. Val av protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Solvig Petersson. 3. Föredragningslistans godkännande Föredragningslistan som upptog 13 punkter godkändes. 4. Föregående styrelsesammanträdes protokoll. Protokoll från styrelsens föregående sammanträde den 2010-10-04 genomgicks och godkändes. 5. Genomgång av uppdragslistan. Styrelsen gick igenom uppdragslistan. Det konstaterades att avbokningen av styrelsens deltagande i projektet träningsläger för styrelsen, översynen av hydroforsystemet, och ansvaret för medlemsmötet den 13 oktober är klart. Styrelsen beslöt att godkänna vidtagna åtgärder och att komplettera uppdragslistan enligt bilaga 1. 6. Ansökan om att få arrangera VM i orientering 2015. Jan Johansson lämnade en redogörelse från medlemsmötet den 13 oktober avseende intresseundersökning om deltagande i arrangerandet av VM i orientering 2015 samt de kontaktmöten mellan berörda klubbar och det vidare arbetet som skett sedan förra styrelsemötet. Av redogörelsen framgick att medlemsmötet som samlade 10 medlemmar ställde sig positiv till att gå vidare med arbete och förberedelse för en intresseansökan. Mötet utsåg Hans Söderberg, Tomas Johansson, Jan Johansson och Johnny Gustavsson till nyckelpersoner i det fortsatta förberedelsearbetet. Från möten med berörda klubbar i grannskapet framkom vidare att själva VM-tävlingarna kommer att gå under cirka 8 dagar. Därtill kommer förmodligen arbete med att ordna träningspaket och tävlingar med internationella deltagare året eller åren före VM-året för att de tävlande ska kunna lära känna terrängen där VM kommer att gå. Vid ett möte i Oskarshamn med representanter 1

för berörda klubbar skissades ett koncept för hur arrangemanget kunde läggas upp. Ett sådant koncept skulle bygga på att en disciplin skulle gå vardera i Västerviks kommun, en i Hultsfreds kommun och en i Oskarshamns kommun med själva Oskarshamn som huvudort och förläggningsplats. Tanken är också att sprinttävlingen skulle förläggas till Gotland som inledning på tävlingsveckan. Ungefär 5000 besökare per dag beräknas besöka arrangemangen. Finansiellt stöd beräknas kunna fås från såväl samhället som sponsorpengar från företagen till en beräknad intäkt om 5 miljoner kr. Banläggare och kartritare beräknas kunna klaras inom klubbarna med viss komplettering. Från Tjust-klubbarna har också kontakter tagits med kommunledningen i Västerviks kommun. Västerviks kommun har därvid lämnat en avsiktsförklaring där kommunen ställer sig positiv till ett arrangörskap. Stöttning från kommunens sida kan beröra främst tillhandahållande av vissa tjänster som hjälp för kartframställning, marknadsföring och byggande av arenor. Av information från SOFT framgår att förbundet svarar för en förlustgaranti, att 5 klubbar i Sverige visat intresse för arrangemanget varav vårt koncept är ett och att förutom Sverige också Storbritannien och Skottland söker VM-tävlingarna 2015. Efter ingående diskussion beslutar styrelsen att godkänna hittills vidtagna förberedelseåtgärder, att ställa sig positiv till att en intresseansökan inges tillsammans med övriga klubbar i området under förutsättning att en disciplin kommer att gå i Västerviks kommun och att inte Tjust 2-dagars äventyras och att utse Hans Söderberg, Tomas Johansson, Jan Johansson, Johnny Gustavsson och Per Sandahl till ansvariga nyckelpersoner för projektet. 7. Föreningsdagen på Gamleby Centrum den 20 november. Styrelsen fortsatte diskussionerna från föregående styrelsesammanträde om utformningen av programmet för klubbens föreningsdag på Gamleby Centrum den 20 november. Löpsektionen har kontaktas och kommer att medverka liksom skidsektionen som kommer att visa olika utrustningar. att godkänna hittills vidtagna åtgärder och att sammankalla representanter för de berörda sektionerna till ett förberedande planeringsmöte i veckan före föreningsdagen.. 8. Föreningens årliga förenings- och planeringsdag. Ansvariga för dagens genomförande rapporterade att en första annonsering nu gjorts och att ytterligare en annons under klubbnytt kommer att införas. En inbjudan finns också nu utlagd på hemsidan. att godkänna hittills vidtagna åtgärder och konstaterade att förberedelsearbetet inför föreningsdagen löper vidare som planerat. 9. Jämställd orientering. Lena Persson lämnade en information från det möte i Eksjö som hon deltagit i omkring projektet jämställd orientering. Innebörden i projektet är att arbeta för ökad jämställdhet 2

mellan kvinnor och män i verksamheten och betona ungdomars delaktighet. Vid deltagande i projektet förväntas klubben arbeta med dessa frågor, göra analyser om detta och delta i konferenser bl.a. om Rätt & Vis Orientering. För projektets genomförande erhåller klubben 5000 kr från Smålandsidrotten. att deltaga i projektet med jämställd orientering och att utse Lena Persson som ansvarig för projektet. 10. Rapporter. Rapporter till styrelsen lämnades enligt följande: Ordförande Tomas Holgersson rapporterade att klubben erhållit positivt svar från Riksidrottsförbundet på revisionen av LOK-stödet och att klubben beviljats sökt stöd. Han rapporterade vidare att klubben fått en rad inbjudningar, bl.a. inbjudan till Motions & Friskvårdskonferens, konferens om plattformen idrottens allmänna ledarutbildning och arrangemangs- och tävlingstekniska utbildningar, samtliga i Vrigstad den 20/11. Kassör Lena Persson lämnar en ekonomisk rapport enligt bilaga 2. Materialförvaltaren Göran Almgren rapporterade att han håller på att komplettera klubbens inventarielista, att reparation och service av klubbens skotrar pågår inför skidsässongen, att service av den nya skrivaren ska utföras, att plattläggningen vid stugan håller på att genomföras och att Bo Eklund har lovat att fortsätta att ansvara för klubbens loppmarknad. Han rapporterade vidare att Modellflygklubben i Gamleby gjort förfrågan om att få hyra klubbstugan första måndagen i varje månad tiden december till april nästa år. att lägga rapporterna till handlingarna och att medge att Modellflygklubben i Gamleby får hyra klubbstugan angiven tid till en hyra om 100 kr per tillfälle. 11. Nästa styrelsesammanträde att avhålla nästa styrelsesammanträde tisdagen den 7 december kl. 18.30 i klubbstugan. 12. Övriga frågor. Start av en aktivitet i afrikansk dans - Zumba. Annika Deltin har efterhört möjligheten att i klubbens regi starta en aktivitet i afrikansk dans, s.k Zumba. att starta aktiviteten afrikansk dans att utse Annika Deltin som ansvarig för aktivitetens genomförande och att ungdomar under 20 år får delta utan kostnad. 3

13. Övriga frågor. Inköp av ny kaffebryggare till klubbstugan att uppdra åt Supportersektionen att inhandla en ny kaffebryggare till klubbstugan. 14. Övriga frågor. Skrivelse till Trafikverket ang. anslutningen från E22 till motionsspåret på Garpedansberget. Ordförande Tomas Holgersson tog upp frågan om anslutningen från E22 till motionsspåret på Garpedans. Efter ombyggnaden med uppförande av vajerräcken på E22 har anslutningen av vägen till Garpedansberget blivit betydligt sämre ur trafiksäkerhetssynpunkt. att tillskriva Trafikverket i frågan och kräva en ur trafiksäkerhetssynpunkt säkrare anslutning av vägen från Garpedans till E22 och att uppdra åt ordföranden och sekreteraren att avge skrivelsen. 16. Övriga frågor. Start av simträning i Västerviks simhall. Ett intresse av att starta simträning i simhallen har framkommit som förberedelse för klassikerdisciplinen Vansbrosimningen. En första aktivitet med Roger och Tove Strandberg som tränare och instruktörer hade redan genomförts lördagen den 30 oktober med god anslutning. att starta simträning i simhallen på lördagsförmiddagarna med Roger och Tove Sandberg som instruktörer, att utse Tomas Holgersson som ansvarig och att lösa ersättningsfrågan med instruktörerna. 17. Övriga frågor. Aktivitetsbana för mindre barn. Solvig Peterson tog upp frågan om att anordna någon form av aktiviteter vid stugan för småbarnen. Med bl.a. exempel från safariparken i Virum skulle man kunna bygga en liten aktivitetsbana i terrängen strax söder om klubbstugan i triangeln mellan motionsspåret och de anslutande stigarna till stugan. att uppdra åt Solvig Petersson att ta kontakt med berörd markägare Erik Andersson för att efterhöra möjligheten att få bygga en aktivitetsbana för mindre barn på det aktuella markområdet. 17. Avslutning Ordförande förklarar mötet avslutat kl. 21.15. 4

Vid protokollet Agne Hansson Justeras: Tomas Holgersson ordförande Solvig Peterson 5

Bilaga nr 1 2010-11-01 UPPDRAGSLISTA FÖR GAMLEBY OK Beslut Datum Uppdrag Ansvarig Klart datum 31/5 Kontakta markägare Håkan Lundgren ang. utökade parkeringsmöjligheter vid klubbstugan. Tomas Holgersson 7/12 1/11 Inhandla ny kaffebryggare till klubbstugan Supportersektionen 7/12 1/11 Avge skrivelse till Trafikverket ang. anslutningen av vägen från Garpedans till E22. Tomas Holgersson Agne Hansson 7/12 4/10 Samordna klubbens medverkan vid särskild klubbdag på Gamleby Centrum den 20/11. Tomas Holgersson 20/11 4/10 Ansvara för genomförandet av den årliga planerings- och föreningsdagen i Odensvi den 27/11 Lena Persson Agne Hansson Magdalena Borg 27/11 1/11 Kontakta markägare Erik Andersson om att få tillåtelse att bygga en aktivitetsbana för små barn i området söder om klubbstugan. Solvig Petersson 7/12 4/10 Ombesörja installation av petsäkra vägguttag i klubbstugan. Göran Almgren 7/12 6

Bilaga nr 2. 2010-11-01 Ekonomisk rapport 7