PROTOKOLL

Transkript

1 PROTOKOLL Protokoll fört vid möte med styrelsen för Gamleby OK i Klubbstugan, Heda den 22 augusti 2011 kl Närvarande: Tomas Holgersson ordf., Göran Almgren, Per Ekenger från och med 5, Jan Johansson, Lena Persson, Solvig Petersson och Agne Hansson, sekreterare. Anmält förhinder: Hans Söderberg och Eva Norberg, 1. Sammanträdet öppnas. Ordförande Tomas Holgersson hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. 2. Val av protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Lena Persson. 3. Föredragningslistans godkännande Föredragningslistan som upptog 9 punkter fastställdes. 4. Protokoll från styrelsesammanträdet Protokoll från föregående styrelsemöte den 30 maj 2011 genomgicks och lades med godkännande till handlingarna. 5. Genomgång av uppdragslistan. Styrelsen gick igenom uppdragslistan. Det konstaterades att kontakt tagits med markägare Håkan Lundgren beträffande utökningen av parkeringsutrymmet vid stugan fast att någon lösning ännu inte uppnåtts men att utsikterna för en sådan anses goda, att röjningen av motionsspåren i stort sett är genomförd och att medlemsförteckning överlämnats till sportaffären men att förhandla fram en rabattprocent återstår. att godkänna vidtagen åtgärd, att beträffande den slutliga lösningen av parkeringsutrymmena beslutade styrelsen att uppdra åt ordförande Tomas Holgersson, Solvig Petersson och Jan Johansson att bjuda in markägare Håkan Lundgren till stugan och diskutera en samlad lösning på parkeringsutrymmena, aktivitetsbanan för små barn sedan Håkan Lundgren nu förvärvat den aktuella marken och att också diskutera tillåtelse att eventuellt få förlägga orienteringstävlingen Tjust 2-dagars 2013, bl.a. på Lundgrens marker och att komplettera uppdragslistan som framgår av bilaga 1 till protokollet. 6. Rapporter. Rapporter till styrelsen lämnades enligt följande: Ordförande Tomas Holgersson rapporterade att klubben erbjudits lämna synpunkter på den översiktsplan som kommunen nu håller på att upprätta och att klubben fått en kopia av verksamhetsberättelsen för Gamleby Intresseförening 2010 för kännedom. - Kassören lämnade en skriftlig ekonomisk rapport enligt bilaga nr 2 och informerade om att klubben för närvarande ligger inne med ett stort lager av osålda idrottskläder och att ett nytt treårsavtal för el ska tecknas sedan det gamla strax löper ut. 1

2 Materialförvaltare Göran Almgren rapporterade att båda släpkärrorna nu är försålda, och att aktiviteterna med loppmarknaden fortgår som planerat. Med anledning av lämnade rapporter beslutade styrelsen att uppdra åt Jan Johansson att ta fram mer information om kommunens översiktsplanearbete, att uppdra åt sekreteraren att ta fram en samlingspärm för aktuell information från Gamleby Intresseförening och andra lokala föreningar som klubben har medlemskap i och utser representanter till. Pärmen bör finnas i klubbstugan. att uppdra åt kassören att teckna ett nytt treårsavtal för el med E-on enligt ett erbjudande om 55,50 öre per kwh. att i övrigt lägga rapporterna till handlingarna. 7. Övriga frågor. Erbjudande om köp av SWIX skidkläder Klubben har fått en offert från SWIX med erbjudande om inköp av skidkläder. att överlämna offerten till skidsektionen. 8. Övriga frågor. Samarbete med Blackstads IF. Ordföranden rapporterade från utvärderingen av årets Byrunda där det konstaterats att det är svårt att få tillräckligt med medlemmar som åtar sig ett vidare ansvar under förberedelserna och planeringen inför loppen. I Byrundekommittén har fråga väckts om att ta upp ett samarbete med Blackstads IF för att lösa funktionärsproblemen om tävlingen Byrundan ska fortsätta att arrangeras. Det framkom att Blackstads IF har löpning och skidor på programmet samt fotboll där de samarbetar med Odensvi IF. Vidare framkom att GOK tidigare samverkat med Blackstads IF bl.a. vid kartframställnig och att de nu har ett antal ungdomar som uttryckt intresse för orienteringssporten. att uppdra åt Byrundekommittén att uppta samtal med representanter för Blackstads IF om ett eventuellt samarbete med Gamleby orienteringsklubb i första hand runt Byrundan men som i ett senare skede kan utvidgas vidare.. 9. Övriga frågor. Planering av Tjust 2-dagars Jan Johansson erinrade om att det är dags att påbörja planeringen inför Tjust 2-dagars 2013 som klubben är huvudarrangör för. att uppdra åt arrangemangskommittén att påbörja arbetet med planeringen av Tjust 2- dagars Övriga frågor. Byvandringar med orienteringsinslag Jan Johansson hade uppmärksammat att VOK arrangerade stadsvandringar med orienteringsinslag med liknande uppläggning som naturpasset fast med bilder på platser som deltagarna ska hitta och identifiera. Styrelsen ställde sig positiv till att starta en liknande verksamhet. att uppdra åt Jan Johansson att ta fram det underlag som VOK arbetade med och att uppdra till ordförande Tomas Holgersson att aktualisera detta vid nästa möte med Gamleby Intresseförening för att eventuellt ett samarbete med dem om aktiviteten. 2

3 11. Övriga frågor. Ev. anskaffande av serveringsvagn. Solvig Petersson aktualiserade frågan om anskaffande av en enklare typ av serveringsvagn. En mobil vagn med enklare stationär köksinredning med kokmöjligheter, kylmöjligheter och diskutrustning skulle vara till stor fördel vid klubbens olika aktiviteter oftast ute i naturen. Frågan om att utrusta den vagn som i dag är placerad vid motionsspåret ovanför klubbstugan och som använts som sekretariatsutrymme vid tävlingar och träning aktualiserades jämte frågan om alternativ anskaffning av en annan vagn särskilt för detta ändamål diskuterades. att uppdra åt Solvig Petersson att närmare undersöka vagnen vid motionsspåret för eventuell användning som serveringsvagn och att ta upp frågan vid ett senare styrelsesammanträde. 12. Övriga frågor. Förfrågan om övernattning från grundskoleklass vid Ärnebergsskolan. En förfrågan från två klassföräldrar vid en grundskoleklass vid Ärnebergsskolan som är medlemmar och ungdomsledare i klubben om att få utnyttja klubbstugan för ett övernattningstillfälle med klassen hade inkommit. Vid uthyrning till utomstående tas en hyra ut om 600 kr tillfälle. I särskilda fall kan enligt gällande hyresregler styrelsen besluta om annan hyra. att ta ut en hyra om 200 kr för tillfällen då en skolklass från skolor i Gamleby vill använda stugan för övernattning eller andra aktiviteter där även medlemmar i klubben är närvarande och medansvariga för ungdomarna. 13. Nästa sammanträde. att nästa sammanträde blir torsdagen den 22 september 2011 kl i klubbstugan, Heda. 14. Avslutning. Ordförande förklarade styrelsesammanträdet avslutat kl Vid protokollet Agne Hansson Justeras: Tomas Holgersson ordförande Lena Persson 3

4 Bilaga nr UPPDRAGSLISTA FÖR GAMLEBY OK Beslut Datum Uppdrag Ansvarig Klart datum 22/8 Förhandla fram en rabattprocentsats för klubbmedlemmarnas köp av sportutrustning i sportaffären med affärsinnehavaren Patrik Wirengård. 22/8 Inbjuda markägare Håkan Lundgren till en träff i klubbstugan för att diskutera fram möjligheten att utöka parkeringsmöjligheterna vid klubbstugan, anordna aktivitetsbana och tillåtelse att få utnyttja mark vid Tjust 2-dagars Tomas Holgersson Solvig Petersson Jan Johansson 22/9 22/8 Ta fram ytterligare information om kommunens översiktsplanearbete. Jan Johansson 22/9 22/8 Ta fram en samlingspärm till stugan för informationsmaterial från de lokala föreningar i Gamleby som klubben är engagerade i. Agne Hansson 22/9 22/8 Teckna elavtal med e-on på 3 år. Lena Persson 22/9 22/8 Se över markeringarna av motionsspåren vid Heda. Göran Almgren 22/9 22/8 Se över rutinerna vid uthyrning av klubbstugan, att anteckningar görs i almanackan när en uthyrning sker och att sätta upp en skylt om uthyrningen i stugan. Göran Almgren 22/9 22/8 Uppta samtal med Blackstads IF om ett eventuellt samarbete med Gamleby Orienteringsklubb i första and kring arrangemanget av Byrundan. Byrundekommittén 22/9 22/8 Kontakta Arrangemangskommittén för start av förberedelsearbetet inför Tjust 2-dagars

5 22/8 Aktualisera ett samarbete med Gamleby Intresseförening om att starta byvandringar med orienteringsinslag liknande Naturpasset i Gamleby. 22/8 Informationsinhämtning om eventuellt anskaffande av serveringsvagn till klubben. Solvig Petersson 22/9 22/8 Ta fram VOK: s material för stadsvandringsorienteringen i Västervik Jan Johansson 22/9 Bilaga nr EKONOMISK RAPPORT 5