Anmält förhinder: Thomas Johansson, Eva Norberg, Helene Ederlöv, och Bertil Karlsson,

Transkript

1 PROTOKOLL Protokoll fört vid möte med styrelsen för Gamleby OK i Klubbstugan, Heda den 28 september 2009 kl Närvarande: Tomas Holgersson ordf., Solvig Petersson, Lena Persson, Hans Söderberg, Per Ekenger, Göran Almgren, Eva Norberg och Agne Hansson, sekreterare. Anmält förhinder: Thomas Johansson, Eva Norberg, Helene Ederlöv, och Bertil Karlsson, 1 Sammanträdet öppnas. Ordförande Tomas Holgersson hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. 2. Val av protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Per Ekenger. 3. Föredragningslistans godkännande Föredragningslistan som upptog 9 punkter fastställdes med tillägg under övriga frågor av inköp av partytält, inköp av T-shirts, ta fram lönsamhetskalkyl på installation av luftvärmepump i klubbstugan, rapport från organisationsgruppen, fråga om stadgerevision och vägfrågan. 4. Föregående styrelsesammanträdes protokoll. Föregående styrelsemötes protokoll genomgicks och godkändes. 5. Genomgång av uppdragslistan. Styrelsen gick igenom uppdragslistan och den kompletterades som följer enligt bilaga 1 till protokollet. 6. Rapporter. Rapporter till styrelsen lämnades enligt följande: Ordföranden rapporterade att Akzo Nobel gjort förfrågan om klubben kunde arrangera bingopromenad för personalen på företaget i samband med klubbens ordinarie bingoarrangemang söndagen den 4 oktober mellan kl och Företaget hade erbjudit klubben en ersättning om 80 kr per deltagare för bingobricka fika och grillad korv med bröd. Styrelsen beslutade att ordna arrangemanget och uppdrog åt ordförande Tomas Holgersson att inhandla de varor som behövs. Ordföranden rapporterade vidare att Loppmarknadsansvarige Bo Eklund fått erbjudande om ett piano och diverse möbler i Västervik och behövde hjälp med lastning och lossning. Styrelsen ordnade den frågan under sammanträdet. Buggkursen kommer att starta den 7 oktober kl och ansvarig är Annika Deltin. Gamleby OK ska anordna en höstfest lördagen den 14 november i Skyttepaviljongen i Gamleby och inbjuda Ankarsrums OK och Västerviks OK. 1

2 Som kommitterade utsåg styrelsen Elenor Malmersjö, Eva Norberg, Annika Deltin och Tomas Holgersson. Kassören Lena Persson lämnade en skriftlig ekonomisk rapport bilaga 2. OL-sektionens ordförande Hans Söderberg rapporterade att Tjust 2-dagars nu är genomfört och många har lovordat arrangemangen. Planeringen inför nästa års Tjust 2-dagars är igång och tidpunkten är flyttad till vecka 27, dagarna 6 och 7 juli Vidare rapporterade han att det finns ett stort intresse att delta i årets 25- mannaorientering som i år går i Haninge. Det innebär att klubbens trupp är fylld och dessutom ett stort antal reserver. DM den 29 och 30 augusti har också genomförts. En diskussion har uppkommit om huruvida det är möjligt att i framtiden kunna arrangera orienteringstävlingar i det aktuella området då markägare ställt sig avvisande. Detta har också betydelse för utveckling av Gunnebokartan för framtiden, en diskussion som ska fortsätta mellan berörda och representanter för orienteringsklubbarna. Slutligen rapporterade han om att OL-sektionen haft möte med organisationsgruppen och påbörjat översynen om uppgiftsfördelningen inom orienteringssektionen. Skidsektionens ordförande Per Ekenger rapporterade att sektionen har satt ut ett möte i oktober för att närmare planera skidsässongen 2009/2010. Från löpsektionen meddelades det att Lidingöloppet genomförts med 9 deltagare i de stora loppen K30, K50, M30 MK15 och att informationsträffen med Lars Jörbrink om löpning genomförts. Vidare noterades att anmälningarna från klubbmedlemmarna till bussresan till Berlin Marathon ska vara inne under oktober till Ukna Buss. Supportersektionens ordförande Solvig Petersson rapporterade om att sektionen sponsrat klubbens deltagande i Daladubbeln med 5000 kr och avser att också sponsra deltagandet i Per och Kersti cup i Värnamo. Vidare noterades att det fortfarande finns platser kvar till den kurs i hjärt- och lungräddning som klubben anordnar. Med anledning av lämnade rapporter beslutade styrelsen att ordna Bingptomenad för Akzo Nobels anställda söndagen den 4 oktober och uppdrog åt ordförande Tomas Holgersson att inhandla de varor som behövs, att utse Elenor Malmersjö, Eva Norberg, Annika Deltin och Tomas Holgersson till kommitté för höstfesten den 14 november i Skyttepaviljongen, Gamleby och att inbjuda Ankarsrums och Västerviks OK till festen, att utse Annika Riis till tävlingsledare för 2010 års Tjust 2-dagars, att uppmana intresserade medlemmar att anmäla sig till Berlin Marathonresan till Ukna Buss senast under oktober månad, att uppmana intresserade medlemmar att omgående anmäla sig till kursen i hjärtoch lungräddning samt att i övrigt lägga rapporterna till handlingarna. 6. Övriga frågor. Inköp av partytält. Styrelsen beslutade att ge Annika Riis i uppdrag att inköpa 2 partytält till ett reducerat pris om 1500 kr per st. 7. Inköp av T-shirts. 2

3 Styrelsen beslutade att uppdra åt ordförande Tomas Holgersson att ombesörja inköp av ett hundratal nya blåa T-shirts med reklamtryck från sponsorerna och att klubben avgiftsfritt förser ungdomar som deltar i klubbens aktiviteter med var sin tröja. Tröjorna beräknas ha ett pris om 60 till 70 kr/st. 8. Lönsamhetskalkyl för installation av värmepump. Styrelsen beslutade att ta fram en kalkyl på vad en installation av luftvärmepump i klubbstugan skulle ge för ekonomiskt och miljömässigt utfall. 9. Rapport från organisationsgruppen Lena Persson lämnar en lägesrapport från arbetet med organisationsöversynen. Rapporten finns i bilaga 3 till protokollet. 10. Beslut om stadgerevision Med anledning av organisationsgruppens rapport beslutade styrelsen att genomföra en revision av stadgarna. Revisionen bör inriktas på att få stadgarna anpassade till den nya organisationsstruktur som arbetsgruppen arbetar med. Sekreterare Agne Hansson ges i uppdrag att ta fram ett första utkast till nästa sammanträde. Vidare beslutade styrelsen att sätta upp arbetet med stadgeöversynen på uppdragslistan. 11. Vägfrågan Styrelsen diskuterade på nytt frågan om ny vägsträckning till klubbstugan. Styrelsen uppdrog åt Per Ekänger att ta kontakt med aktuella markägare och Skanska för ett gemensamt möte för att nå en lösning på vägfrågan samt att sätta upp vägfrågan på uppdragslistan. 12. Nästa sammanträde. Styrelsen beslutade att nästa sammanträde blir måndagen den 19 oktober 2009 kl i klubbstugan, Heda. 11. Avslutning Ordförande förklarar mötet avslutat kl Vid protokollet Agne Hansson Justeras: Tomas Holgersson ordförande Per Ekenger 3

4 Bilaga nr UPPDRAGSLISTA FÖR GAMLEBY OK Beslut Datum Uppdrag Ansvarig Klart datum 25/5 Anskaffa fler nycklar till stugan Göran Almgren 19/10 28/9 Inköp av skruvdragare till ett maxpris om 1000 kr Göran Almgren 19/10 28/9 Ta fram kostnadsförslag på säkringshöjning el belastningsvakt för elsystemet i klubbstugan, samt Kontakta elfirma för konsultation. Göran Almgren 19/10 17/8 Installera eluttag till frysboxen Göran Almgren 19/10 28/9 Ta fram ett första utkast till reviderade normalstadgar för Gamleby OK. Agne Hansson 19/10 28/9 Ny väg till klubbstugan. Kontakta markägare och Skanska för att efterhöra lämplig dragning. Per Ekenger 19/10 4

5 Bilaga 2. Ekonomisk rapport Bilaga nr Gamleby OK vill vara en väl fungerande förening med många aktiva medlemmar och ledare. Som ett steg i föreningens långsiktiga arbete genomfördes Föreningsdagen Där enades vi om vad vi vill med föreningen, en föreningsidé. Dagen resulterade i att flera medlemmar klev fram och drog igång nya roliga aktiviteter. Vi medlemmar sa också att vi har mycket i föreningen som fungerar väldigt bra. Vi har också medlemmar i föreningen som anser att de får dra ett större lass än de önskar. Hur ska vi förbättra det? Kanske är det dags för en organisationsförändring? En arbetsgrupp tillsattes för att se över organisationen. I gruppen har Helene Ederlöv, Magdalena Borg, Annika Riis och Lena Persson deltagit. Vårt förslag är att vi i Gamleby OK ska 1. sträva efter att: locka fram dem som vill engagera sig och låta dem göra så mycket /lite de önskar engagera rätt kvinna/man på rätt plats förenkla föreningsarbetet genom arbetsbeskrivningar prata mål och förväntningar när nya ledare rekryteras utbilda våra ledare och styrelseledamöter samla många att göra lite ha en föränderlig organisation med endast huvudaktiviteterna i fasta grupper, resten ska drivas i projektform. 2. förändra organisationen Vi ser idag ingen anledning att förändra områden som fungerar bra utan vi föreslår bara förändring där vi fått signaler om att medlemmar känner att de får göra mer än de önskar samt att ledarresurserna är för få för att utveckla verksamheten. Så här tänker vi om organisationen: 1. Föreningen kan av marknadsföringsskäl delas in i tre huvudområden. TRIVSEL: supportersektionen, trivelskommittén, stugan, MOTION: löpning, skidor, projektgrupperna cykel, bugg och Byrundan ORIENTERING. Trivsel och Motionsinriktningen ser vi idag ingen anledning att förändra men inom Orienteringsområdet har vi behov av flera aktiva ledare för att minska på arbetsbördan. 2. Ett led i att hitta fler ledare kan vara att dela upp orienteringsbiten i tre-fem områden. Vardags-OL, Ungdomsverksamhet, Tävlingsverksamhet, Kartor, Arrangemang. Vi ska dock vara medvetna om att trots en uppdelningen är det viktigt att gemensamt arbeta med målet med orienteringsverksamheten. 3. Till styrelsen väljs de som vill jobba med övergripande och långsiktiga frågor. 5

6 Styrelserepresentanterna har sedan uppdrag att kommunicera med en till flera sektioner för att ta in synpunkter från dem och förmedla styrelsearbetet ut i organisationen. (Vi behöver troligen ändra våra stadgar för denna förändring) 4. Varje år genomförs en föreningsdag där Förra året summeras. BRA, Kan göras annorlunda, ska vi inte göra nästa år. Grovplanering av kommande året/åren. Vi måste bli bra på att definiera enstaka projekt och långsiktigt arbete. Avslut på uppdraget. Arbetsgruppen har träffat orienteringssektionen och diskuterat förändringen. OL-sektionen tycker att detta är helt enligt tidigare tankar om verksamheten och tror att det nu går att sjösätta. OL-sektionen kommer att göra en förteckning på vilka arbetsuppgifter som ligger under de fem områden Ungdom, Vardags-OL, Tävlingsverksamhet, Kartor och Arrangemang. Denna förteckning lämnas till styrelsen. Att göra: OL-sektionen lämnar förteckning på vad som ingår i OL-sektionens arbete anger hur många och vilka områden det är lämpligt att dela upp det hela i. Ansvarig: Hans Söderberg Styrelsen meddelar förändringen till valberedningen. Styrelsen ser över ev. stadgeändring och vad som bör göras för att genomföra förändringen Därmed anser vi att vårt uppdrag är avslutat. Helene, Maggan, Lena och Annika Lösa trådar Under mötet framkom några lösa trådar där en önskan skickas till Styrelsen för beslut om var uppdragen ska ligga, se nedan. Mötet tycker att det bör ligga som ett styrelseuppdrag. Förslag till styrelsen Styrelsen bör ha uppdraget för markägarkontakter över Heda som är vår allmänna bas. Styrelsen ska ansvara för intranätet som informationskanal i klubben. Vilken struktur ska hemsidan ha? Hur ska vi utbilda användare för inlägg i kalendariet och annan information? Eftersom vi inte har någon utbildare i klubben bör vi få hit en utbildare från Smålands Idrottsförbund eller från någon klubb som är duktig på det här. 6

7 Hemsidan ska vara en återkommande punkt på föreningsdagen. 7