Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 26 januari 2015, kl.18:30 Istrums klubbstuga Närvarande Ledamöter Suppleant Konsulenter Kansli Agneta Berlin Karin Johansson Björn Öberg Fredrika Eriksson Magnus Sundmark Nina Olsson Frånvarande Ledamot Morgan Bodin Fredrik Plumppu Johan Törnroth Ann-Marie Holmström Innan mötet berättar Sigvard Oscarsson om Istrums SK. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Agneta kl.19:00. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Björn till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom och styrelsen går igenom att-göra-listan. Några i styrelsen har inte skaffat sig Google-Drive-konto. =sharing Börja med att maila Björn. bjorn.356@hotmail.com Bertil jobbar vidare med att få till en kretstränare i S Skaraborgskretsen. Det är inte någon ny träff bokad med samverkansgruppen GOF och SmOF. Magnus och Agneta ska hålla i en dragning för distriktets ordföranden om förslag till nya årsavgifter i samband med utbildningshelgen i januari. 1

2 Magnus och Agneta har i uppdrag att kontakta Göteborgs OF och Bohuslän Dals OF angående fördelningen av VIF-anslag. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Ledare och funktionärer 2015 Valberedningen rapporterar om nuläget. Agneta har tackat ja till ordförande. Det krävs ett nyval istället för henne. Charlotte Österman har tackat ja till suppleant. Valberedingen rekryterar själva om det kommer att saknas någon där. 6 Utvecklingsarbete Västergötlands OF 7 Rapporter Styrelsen diskuterar hur utvecklingsarbetet i de olika arbetsgrupperna går kring målstegen. Arbetet fortgår i samtliga grupper. Kommunikationsgruppen ska skicka en enkät till medlemmarna som ska fråga hur de upplever de olika flödena. Det dokument läggs upp i Google drive av Björn där frågorna till enkäten görs av styrelsen. att en enkät ska skickas ut till medlemmarna. Ungdomskommittén Magnus berättar att O-CAMP och konfan kommer till Utbildningshelgen. 1 eller 2 ledare saknas till konfirmationslägret. USM-truppen har SM i Sundsvall Tävlingskommittén Magnus rapporterar till styrelsen från det senaste mötet med tävlingskommittén. Beslut ska tas om VOF ska lägga en motion om angivelser i färg. Personal/kansli Hälsoundersökning ska utföras i vår av de anställda på kansliet. Bertil har tjänst till och med 30 juni. Kansliet har möjlighet att göra studiebesök på annat förbund. Bertil har kontakt i Norge. 2

3 8 Sammankomster Utbildningshelgen Bertil har ansvaret för helgen med stöttning av Magnus. Info är ute till alla kursdeltagare. Lena Fredén kommer att finnas på plats på lördag. Ordförandeträffen som ska vara på söndagen diskuterades. Årsmötet Nina kontaktar OK Kullingshof om fikat. Lennart Karlsson är ordförande på årsmötet där det än så länge saknas sekreterare. Susanne Söderholm och Lasse Greilert från SOFT, kommer att ha en träff före årsmötet med styrelsen. De kommer även att ha en informationsdel på årsmötet. Motioner till årsmötet har inkommit. Trollhättans SOK motionerar om införande av H/D på DM-tävlingarna. TK lämnar svar på den. IF Hagen och Tibro har lämnat motioner om att erbjuda enskilda löpare annan kartskala utan dispens. Magnus kontaktar TK om den motionen. I15 har lämnat en motion som avser årsavgifterna. Styrelsen avslår motionen. 9 Projekt och samverkan Breddorientering i Västergötland Projektet fortsätter. Börja orientera har en 50 % tjänst ute. Kretstränare Träffar för kretstränare startar upp i februari. Team sportia League (TSL) OK Skogshjortarna tackar nej till finalen. Tre andra lösningar presenterades. Volontering Ett samarbete mellan VOF och Mebia som har ett förslag på utförandet att Mebia ska ansvara för Volontering men att Kansliet ska fixa sponsorer. Samverkan Göteborgs OF, Smålands OF och Västergötlands OF Rapport från träffen lämnades. 3

4 Samverkan Göteborgs OF, Bohuslän-Dals OF och Västergötlands OF Arbetet står still. 10 Ekonomi Nina delar ut resultatrapporter från 2014 och informerar styrelsen kring förbundets ekonomi. Slutresultatet är nära det budgeterade resultatet. Revisorerna har varit på kansliet och gått igenom bokföring m.m. Ordningen är mycket god. Ett förtydligande gällande attesträtten. När Magnus som har attesträtt har något att attestera så ska ordföranden attestera. Det distuterades även årsavgifter och VIF-anslag. Elitstöd Stödet har betalats ut till de föreningar som har sökt. 11 PR & Media Kommunikationsplan Ungdomarna i organisationen kontaktas angående kommunikationsplanen. Nyhetsbrev Tävlingsbilaga nr Magnus och Nina skickar ut tävlingsbilagan vecka 6. Facebook Twitter Instagram Har ökat med 2 sedan förra mötet. 12 Skrivelser att behandla 4

5 SISU/VIF En skrivelse har kommit från SISU/VIF med en förfrågan om att ingå i SISU eller VIF:s styrelse. 13 Övriga frågor att inte utse någon till detta. Gösta Erixons minnesfond Magnus jobbar fram en projekt idé som ska vända sig mot unga ledare. Det är inte beslutat på hur många år pengarna ska användas. Årets västgötaorienterare Magnus skickar ut till styrelse och adjungerade om att få in förslag på årets västgötaorienterare. Styrelsen utser sedan vem det blir. 14 Nästa möte 15 Mötets avslutande att Magnus ska skicka ut förfrågan till styrelse och adjungerade. Nästa styrelsemöte efter årsmötet blir preliminärt den 16 mars. Agneta avslutar mötet kl.21:45. Vid protokollet Justeras NINA OLSSON AGNETA BERLIN BJÖRN ÖBERG Sekreterare Vice ordförande 5