Protokoll. Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr Måndag 23 januari 2017, kl SISU Idrottsutbildarna, Borås

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Måndag 23 januari 2017, kl SISU Idrottsutbildarna, Borås Närvarande Ledamöter Suppleanter Verksamhetsledare Kanslist Konsulent Agneta Berlin Morgan Bodin Johan Larsson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Filip Karlsson Pontus Karlsson Magnus Sundmark Nina Olsson Bertil Åkesson Frånvarande Ledamöter Björn Öberg Charlotte Österman 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Morgan till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Ledar- och funktionärsläget Valberedningen, representerad av Göran Frisk och Karin Monsén Karlsson, informerar styrelsen om det nuvarande läget kring ledare och funktionärer. Valberedningen har svårt att hitta kandidater för de poster som kommer behövas fyllas ut vid årsmötet i mars (två styrelseledamöter och en revisor), men kommer att arbeta vidare med att leta kandidater. 1

2 6 Sammankomster 7 Rapporter Utbildningshelgen 4-5 februari 2017 Bertil rapporterar att drygt hundra personer är anmälda till årets utbildningshelg, vilket är en nedgång i jämförelse med föregående år. Ett fåtal utbildningar har ställts in på grund av för få anmälda deltagare. 18 personer är anmälda till träningsdagen som arrangeras i samband med utbildningshelgen. Bertil och Magnus har börjat fundera på hur utbildningshelgens koncept kan utvecklas i framtiden för att locka fler deltagare. Ett förslag är att dela in utbildningarna i ämnesblock som schemaläggs på olika tidpunkter och platser. Utvecklingsarbetet kommer att fortgå inför kommande år. Årsmöte 2017 Nina har bokat lokal för årsmötet i Vara. Styrelsen går igenom det förslag som Magnus tagit fram angående eventuella ändringar i förbundets stadgar. Agneta ger förslag att skriva in i stadgarna om hur en eventuell upplösning av förbundet går till, eftersom detta inte framgår tydligt i dagens stadgar. att ge Magnus i uppdrag att ta fram ett förslag på tillägg i stadgarna gällande en eventuell upplösning av förbundet under paragrafen för allmänna bestämmelser. att godkänna förslaget på revideringen av stadgarna, med tillägg om paragrafen angående upplösning av förbundet. Ungdomskommittén Pontus och Filip ger en rapport om läget med USM-truppen. Nya ledare inför året är: Viktor Helgesson, Sofia Grahn, Elvira Björklund och Martina Johansson. Kvarstående ledare är: Pontus Karlsson, Filip Karlsson, Jesper Liderud och Anne Hansson. Magnus uppmanar ledarna för USM-truppen att skriva tydliga uttagningsregler för de tävlingar som truppens deltagare kan bli uttagna att springa. Johan L rapporterar att ledarna för årets O-CAMP ska ha en träff i samband med utbildningshelgen. Årets lägerledning, bestående av Johan Larsson, Filip Södervall och Martina Johansson, har i år uppmanat de olika ledargrupperna i projektet att ha egna träffar utöver de ordinarie träffarna med hela gruppen. Magnus rapporterar att ledarna för årets konfirmationsläger kommer att ha en planeringsdag i samband med utbildningshelgen. Angående skrivelsen kring GM så har Magnus fått in bra input från ungdomsledarna och kommer arbeta vidare med skrivelsen. 2

3 att ge Magnus i uppdrag att arbeta vidare med skrivelsen kring GM. Tävlingskommittén Tävlingskommittén har inte haft något möte sen den senaste rapporteringen. Arbetet med att fastställa långtidsprogrammet för DM fortgår. Likaså gäller arbetet med att utveckla Västgötamodellen och arrangörsstöd. Kartkommittén Kartkommittén arbetar fortsatt med ett onlineregister för kartor. Dessutom behöver kommittén ta kontakt med Falköpings AIK OK angående deras vårtävling där kartan dessvärre inte uppfyller kraven. Vidare rapportering om detta följer på kommande möten. Personal/kansli Enligt tidigare beslut har datorer anskaffats till Hanna och Nina, samt två nya dataskärmar. Ytterligare en dataskärm återstår att köpa in. Profilplagg till förbundets anställda och funktionärer är beställda och leverans väntas under våren. Samtliga investeringarna (exklusive den tredje dataskärmen) är bokförda i 2016 års redovisning. Förbundets personal på kansliet i Idrottens Hus i Skövde kommer att få nya kontor inom den närmaste tiden. 8 Styrelsens utvecklingsarbete 9 Projekt m.m. Magnus presenterar ett förslag på ett överskådligt dokument av förbundets verksamhetsbeskrivning. Verksamhetsplanen för 2017 är påbörjad. Detsamma gäller verksamhetsbeskrivningen för att ge Magnus i uppdrag att arbeta vidare med förslaget på verksamhetsbeskrivning. att ge AU mandat att besluta om slutgiltiga versioner av verksamhetsplan och verksamhetsberättelse utifrån förslag som Magnus kommer färdigställa inom den närmaste tiden. UngOteket Den 14 december hölls en introduktionsdag i Stockholm där representanter för 50 olika projekt, som alla fått bidrag från Allmänna Arvsfonden, fanns representerade. Även VOF var representerat. Under introduktionen gavs representanterna nyttig information, 3

4 goda exempel, en kort presentation av de olika projekten samt möjlighet att träffa handläggaren för respektive projekt. Tre föreningar i distriktet har kommit igång med årets version av UngOteket. De föreningar som deltar är OK Kullingshof, Tidaholms SOK Sisu och OK Tranan (med två grupper). Än så länge har en introduktionsträff hållits där deltagarna fick lär sig mer om föreningsverksamheten fungerar i Sverige. Fler träffar är planerade framöver. Hanna har kommit igång med att ordna med material och hemsidan för projektet. En marknadsföringsplan ska tas fram. Dessutom kommer årets projekt fotodokumenteras flitigt i syfte att kunna använda som framtida marknadsföringsmaterial. Hitta Ut Styrelsen diskuterar hur VOF:s framtida roll ska preciseras i satsningen med att skapa fler Hitta Ut-orter i distriktet. Finansieringen för förbundets nuvarande Hitta Ut-projekt löper ut i mars 2017, vilket innebär att styrelsen behöver fatta beslut om hur mycket tid som fortsättningsvis ska läggas på Hitta Ut. att fortsätta diskutera VOF:s satsning på Hitta Ut vid kommande möten. Arrangemangsutveckling U10mila Magnus informerar att han har haft ett möte med organisationen kring U10mila och meddelat att VOF kan erbjuda en tjänst för att ansvara för bokföringen. Det är nu upp till U10mila-organisationen att ta ställning till erbjudandet. VOJS VOF:s nya projekt VOJS (Västergötlands Orienterande Juniorer och Seniorer) kommer att dra igång på riktigt under våren. En träningsdag är planerad den 11 mars. Mer information om VOJS finns bland annat på förbundets hemsida och på Facebook. Kretstränare Kretstränarprojektet är avslutat från VOF:s sida, men glädjande nog kommer vissa kretsar att hålla igång projektet utan finansiellt stöd från VOF. Team Sportia League Ett avtal mellan VOF och Team Sportia för 2017 års upplaga av Team Sportia League kommer att tecknas under våren. Magnus arbetar med det och rapporterar vidare under kommande möten. 4

5 10 Ekonomi 11 PR & Media Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge med resultatredovisning för 2016, ett budgetförslag för 2017 samt ett förslag till uträkning av årsavgifter för att godkänna den presenterade resultatredovisningen för att godkänna budgetförslaget för att godkänna förslaget uträkning av årsavgifter för VIF-anslag Magnus informerar om läget kring förslaget om den nya fördelningen av VIF-anslag. VOF, GOF och BDOF är överens om förslaget och det är nu upp till VSIF att godkänna förslaget. Rapportering om läget fortgår under kommande möten. Nyhetsbrev 604 personer fick det senaste nyhetsbrevet från VOF och 370 personer har öppnat brevet. Det är en liten ökning sedan föregående möte. Nya tävlingar i VGL Magnus presenterar ett förslag till en fyrsidig publikation som är tänkt ska ersätta publikationen Tävlingar. Publikationen ska ges ut i två versioner årligen; en del för vår- respektive höstsäsongen. Styrelsen diskuterar förslaget och kommer med feedback. att godkänna förslaget om den nya publikationen, med vissa mindre justeringar enligt den feedback som getts. Facebook 524 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en minskning med nio personer sedan förra mötet. Twitter 85 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är ett oförändrat antal följare sedan förra mötet. Instagram 156 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en minskning med en person sedan förra mötet. 5

6 12 Skrivelser att behandla Inga skrivelser har inkommit. 13 Övriga frågor Utmärkelser Nina och Magnus presenterar förslaget på nytt dokument angående VOF:s policy för utmärkelser. Styrelsen diskuterar förslaget och kommer med feedback. att godkänna förslaget om dokument för utmärkelser, med tillägg om att vissa justeringar ska göras layoutmässigt. att ge kansliet i uppdrag att under våren ta fram ett nytt ansökningsformulär gällande utmärkelser. 14 Nästa möte O-Ringen 202X 15 Mötets avslutande Precis som det tidigare diskuterats finns ett intresse hos förningarna i och kring Skövde att ansöka om att arrangera O-Ringen. För tillfället ligger ärendet hos Skövde kommun. Konsulentträff 2017 Magnus informerar om att SOFT inte har visat något större intresse i att medverka på en eventuell konsulentträff under våren. att ge Agneta i uppdrag att ta upp ärendet med VOF:s kontaktperson hos SOFT i förhoppning om att få SOFT intresserade av förslaget med konsulentträffen. Nästa styrelsemöte blir preliminärt tisdag 28 mars 2017, plats bestäms på VOF:s årsmöte. Magnus skickar ut kallelse till mötet när mötesplats är fastställd. Agneta avslutar mötet kl och tackar styrelsen och personalen för ett gott samarbete i och med att detta är hennes sista möte som ordförande för VOF. Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN MORGAN BODIN Sekreterare Ordförande Protokolljusterare 6