Västergötlands Orienteringsförbund. Verksamhetsplan 2014

Transkript

1 Västergötlands Orienteringsförbund Verksamhetsplan 2014

2 Om dokumentet Det du nu håller i din hand är Västergötlands Orienteringsförbunds verksamhetsplan för Avsikten med dokumentet är att tydliggöra vad VOF gör och står för samt vilken verksamhet som avses bedrivas. Utvecklingsarbete Under 2011 inledde VOFs styrelse ett utvecklingsarbete, målstegen, vars process fortsatte under 2012 och Längre fram i dokumentet presenteras Västergötlands OFs målstege, så långt som arbetet med den är klart. SISU samarbete Allt utvecklingsarbete och fortbildande tid redovisar VOF till SISU. Detta ger oss stora resurser tillbaka, vilka vi kan använda när vi gör aktiviteter och satsningar av olika slag. Vi kommer också att använda SI- SUs resurser och kunskaper för att strukturera vårt kommittéarbete ytterligare. Det kan handla om mötesstruktur/kultur. Vilka dokument som ska presenteras och när osv. Allt arbete i dessa frågor är med avsikt att förbättra och framförallt förenkla arbetet i kommittéer och styrelse. VOF kommer även 2014 att satsa extra mycket på ledarna inom organisationen. Avsikten är att, förutom att skapa mervärde och utbildning för ledarna, synliggöra ledarskapet och funktionärsskapet på distriktsnivå. Vi vill också skapa tyligare nätverk och samverkan genom hela VOFs organisation. Dessutom ger ökad synlighet ökad känsla av närvaro, vilket vi anser stärkande för orienteringen i Västergötland. För ledarprogrammet 2014 avsätts särskilda medel, vilket dock inte ska påverka den ordinarie verksamheten. SISU kommer också vara med och stötta satsningen på våra ledare. Läs mer om SISUs roll här bredvid. Målstegen Målstegen är ett SISU material som används för att tydliggöra verksamhetsidé, värdegrund, vision, verksamhetsområden, mål, stragegier och handlingsplaner. Genom målstegen har styrelsen förhoppningar om att orienteringen i Västergötland ska fortsätta utvecklas med starka föreningar och aktiva medlemmar. Under 2014 fortsätter arbetet med de sista stegen i stegen. Verksamhetsidé VOF ska stödja, samordna och utveckla orienteringssporten och företräda denna för och med föreningarna i Västergötland så att orienteringssporten blir bättre, starkare och att kvaliteten ökar. Vision Sveriges bästa orienteringsdistrikt Värdegrunden - Glädje - Öppenhet - delaktighet, demokrati, jämställdhet, ungdomsperspektiv - Utmaning för alla - Rent spel tävlande på lika villkor Verksamhetsområden - Arrangemang - Ungdom - Elit - Junior - Föreningsutveckling - Kommunikation - Egna organisationen Målsättningar Varje verksamhetsområde har egna mål, strategier och handlingsplaner. När vi har formulerat mål för våra verksamhetsområden har vi även tagit hänsyn till målen i SOFTs verksamhetsplan. Målen ska vara SMARTa dvs. Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta. Mål och utfall Arrangemang - Snittbetyget i kvalitetssystemet för banläggning ska höjas till minst 4,0 senast Strategi: banläggarfokus, -forum, banläggargrupp, förenkla/förbättra sättet att uppdatera banläggarkort etc. Utfall: Snittbetyget för banläggning 2013 blev 3,93. - Minst hälften av tävlingarna ska i god tid före sitt arrangemang ha informerat allmänheten om öppna 2 Västergötlands orienteringsförbunds

3 motionsklasser/motionsorientering (2015) Strategi: Tillhandahålla konceptet för motionsorientering mm till alla föreningar. Egna tävlingar ska vara tydligt utmarkerade t.ex. med stora banderoller istället för små skärmar som vägvisning. Målet utvärderas ex. genom att antalet klubblösa som startar. Utfall: Arbetet pågår enligt strategin och målet kommer att utvärderas Ungdom -10 procent fler starter på Westgota cup (2013) Strategi: ökat fokus på tävlingarna, GPS för utlåning Utfall: Antalet starter i Westgota cup minskade med 2,0 % Säkerställa ledartillgång till de läger som VOF arrangerar Strategi: Utbildningshelg, O-camp, kretstränarprojeket mm Utfall: Ledartillgången har varit god under Behålla O-Camps deltagarantal trots minskande kullar (2015) Strategi: Duktiga O-Camp ledare, inkludera lägrets potential i ledarutbildningar Utfall: Arbetet med strategin pågår och målet kommer att utvärderas Junior - Skapa en motsvarighet till Westgota cup (2013) Strategi: Samordnas med Westgota cup från 2013 Utfall: Målet har uppnåtts. Elit - Tre elitmiljöer varav en med RIG (2015) Strategi: Arbeta med de orter som har högskola och de föreningar som är aktiva i närheten av dessa, ex. Skövde-Falköping, Borås-Sjuhärad, Trollhättan-Vänersborg Utfall: Arbetet pågår enligt strategin och målet kommer att utvärderas Föreningsutveckling - Behålla eller öka antalet föreningar i distriktet Strategi: Olika projekt som stödjer föreningars arbete Utfall: Antalet föreningar är lika 2013 som Öka antalet föreningar som arrangerar nationella tävlingar Strategi: Arbeta med samverkan mellan föreningar som vanligen inte arrangerar tävlingar. Utfall: Arbetet med strategin pågår och målet kommer att utvärders Öka antalet föreningar på föreningsledarkonferensen och utbildningshelgen Strategi: Kommunikation, se nedan. Utfall: Antalet föreningar på utbildningskonferensen 2013 var lika jämfört med 2012, 35 stycken. Föreningsledarkonferensen ställdes in Kommunikation - Alla föreningar ska ha en karta till sin klubbstuga på sin hemsida (2013) Strategi: Verka för att Idrott Online tar fram en modul för detta. (Niklas Wrane fick förslag på att detta är funktion som borde finnas i idrottonline) Utfall: Västergötlands OF har låtit ta fram ett format för ändamålet, vilket nyttjas av 27 föreningar (av 55). - Ett öppnare demokratiskt arbete i Västergötlands Orienteringsförbund med målet att under 2013 ha 5-6 frågor/omröstningar ute på sociala medier/ hemsidan/ tidningen/tävlingar. Strategi: Kommunicera frågor som ska ha att göra med det som styrelse och kommittéer för tillfället arbetar med. Det är ett enkelt sätt att öppna upp och låta (speciellt) ungdomar ta större del i den demokratiska processen. Utfall: Målet har inte uppnåtts. - Ökad direkt envägskommunikation med redan aktiva orienterare i Västergötland med målet att minst 500 personer ska ha signat upp att de vill få ett nyhetsbrev den sista december Strategi: Genom att orienterarna själva får signa upp för ett nyhetsbrev från förbundet uppstår en direkt kanal till personer som kanske inte alltid får höra allt som händer uppe på förbundsnivå. Det är bra för förbundet om informationen når ut direkt till rätt personer. (Förtydligande: 180 personer är med i Orientering i Skaraborg på Facebook, det finns 9 kretsar. 500 st => realistiskt) Utfall: Målet nåddes inte 2013 men arbetet fortsätter enligt en helt ny kommunikationsstrategi. - En enklare mediakontakt för klubbarna i Västergötlands Orienteringsförbund med målet att en pressmeddelandemall skall finns på VOF:s hemsida den 1 mars Strategi: Enkla nedladdningsbara mallar tillhandahålls successivt på VOF:s hemsida. De ska sedan bara kunna fyllas i med egen text. Utfall: Målet har ej uppnåtts. Egna organisationen - Synliggöra styrelsen och VOF:s kommittéer (löpande) Strategi: Årligen i samband med DM-tävlingarna och förlägga möten hos minst 10 olika föreningar årligen. - Ett styrelsemöte per år hålls över två dagar (från 2013) Strategi: Planera in detta tidigt under året för att få hög närvaro. - VOF ska i genomsnitt ha minst 2,0 årsanställda (från 2013). Strategi: Söka externa medel för projekt som löper över längre tid. Utfall: Under 2013 har antalet årsanställda varit 1,7. - Styrelsen och kommittéerna ska ha en jämn fördelning avseende ålder, kön och geografisk spridning i distriktet. Strategi: Valberedningens arbete - VOF ska löpande erbjuda sig att medverka i de arbetsgrupper och referensgrupper som SOFT bjuder in till. Strategi: Bearbeta kunniga ledare och utövare i distriktet i samband med att grupper sätts samman. - Senast år 2014 ska tävlingskommittén ha kontaktpersoner för MTBO och Skid-O. Strategi: Undersöka intresset bland våra föreningar under Utfall: Målet har uppnåtts under 2013 avseende MTBO men ej för Skid-O. - VOF:s samverkan med VIF/SISU ska bibehållas eller öka. Strategi: Planering och avstämning med våra kontaktpersoner inom VIF/SISU. Västergötlands orienteringsförbunds 3

4 Styrelsen Styrelsen ansvarar för all verksamhet i distriktet. Verksamheten ska planeras, organiseras, budgeteras och genomföras. Styrelsen ska hämta ny kunskap från omvärlden och SOFT, samt lyssna till övriga kommittéer. Nedan redovisas vad som ingår i styrelsens uppdrag. Verkställa årsmötets beslut Ta fram verksamhetsplaner för kommittéer och funktionärer Hålla sig underrättade om verksamheten i distriktets föreningar Svara för erforderlig information till föreningar, myndigheter och massmedia Leda förbundets kansli Kansliet Administration Rapportering till VIF, SOFT och SISU samt till VOFs föreningar. Ekonomi Sköta samtliga in och utbetalningar, behandla budget och se till att avstämningar sker för att skapa kontroll över det ekonomiska läget. Kommittéer Stödja kommittéerna i deras arbete rörande aktiviteter, utbildningar, anmälningar, information mm. Utöver detta ge extra stöd och punktinsatser där det behövs. Aktiviteter Verka för att VOFs aktivitetsutbud förblir rikt och uppskattat. Kansliet ansvarar också för det praktiska för flertalet sammankomster såsom kommittémöten, styrelsemöten, årsmöten, tävlingsledarträffar, utbildningstillfällen mm. Ledare Verka för att ledarna och funktionärerna i VOF ges möjlighet till utveckling och utbildning Utbildningar Kansliet ska verka för att distriktet har ett omfattande utbildningsutbud och i samråd med kommittéerna skapa de utbildningstillfällen som efterfrågas. SISU Verka för att samarbetet med SISU fortskrider och utvecklas såväl på distriktsplaner som ute hos klubbarna. Föreningsstöd Driva föreningsutvecklingsprojekt för mindre föreningar och vid förfrågan hjälpa föreningar i utvecklingsarbete eller dyl. Information Kansliet ansvarar tillsammans med styrelsen för att informationsspridningen inom distriktet fungerar väl. Valberedningen Valberedningens arbete består i att föreslå kandidater till styrelseuppdrag samt revisorer inom Västergötlands Orienteringsförbund. Breddprojektet Västergötlands OF driver tillsammans med drygt 20 föreningar i distriktet ett breddorienteringsprojekt under med det spännande målet Att skapa en helt ny orienteringsvardag i Västergötland. För 2014 är planen lagd. Utbildningar och träffar i februari, Motionsorienteringar och bredd på tävling både under vår, sommar och höst och sannolikt ett par nya Hittautorter som rullar igång under året. Lyckas vi med detta samtidigt som vi blir bättre på att kommunicera och marknadsföra orienteringen, föreningen och verksamheten finns goda förutsättningar för att skapa en ny orienteringsvardag redan i år. Breddföreningarna kommer förses med ett motionsorienteringskit för att enkelt kunna stöpa om befintliga (eller nyskapade) träningsorienteringar till motionsorienteringar och även till att skylta upp de öppna motionsbanorna bättre på sina arrangemang. Hittaut.nu Under 2013 inleddes ett samarbete mellan befintliga Hittaut orter i Västragötalandsregionen med ambitionen att rekrytera fler nya orter som startar upp 2014 eller Detta arbete forstätter under Mer information finns på förbundets hemsida. 4 Västergötlands orienteringsförbunds

5 Elit- och juniorverksamhet För närvarande finns ingen elitkommitté i distriktet. Bertil Åkesson har anställts för att bl a driva frågorna kring juniorverksamheten och i hans uppgift ligger också att driva ett projekt för kretstränare, vilket påbörjades under 2013 och fortsätter Avsikten är också att få en varaktighet i upplägget som är hållbart över tid. Verksamhet Ett antal aktiviteter finns inplanerade och det rör sig framförallt om juniorträffar. De flesta med stort träningsfokus och med inriktning på årets SM tävlingar men också en del med större socialt fokus för att främja glädje och gemenskap bland deltagarna. Förhoppningarna är också att med föreningars, föreningsledares och kretstränares hjälp kunna arrangera ett antal resor till Silva Leuge och SM-tävlingar. Ungdomsverksamhet Ungdomskommittén ansvarar för all ungdomsverksamhet som genomförs i distriktets regi. Verksamheten ska planeras, budgeteras och genomföras. Ungdomskommittén är uppdelad i flera olika projekt, som jobbar självständigt och med egna ledningsgrupper. Detta hindrar inte att det ändå finns plats för ett samarbete mellan projekten. Många av ledarna kommer från vårt egna ledarprojekt O-CAMP, vilket vi definitivt ser som en styrka. Nedan redovisas vad som ingår i kommitténs verksamhetsplan för USM-truppen Under året kommer USM-ledarna att planera och genomföra USMtruppens verksamhet så att ungdomarna förhoppningsvis kommer väl förberedda till USM och därmed kan prestera så bra som de vill under tävlingarna. Fokus ligger också på att skapa en lagkänsla och att ungdomarna ska känna gemenskap. USM 2014 arrangeras av Köping- Kolsva OK med sprint den 19 september, långdistans 20 september och distriktsstafett 21 september. O-CAMP O-CAMP är ett ledarutvecklingsprojekt som genom teori och praktik skapar nya ledare inom många olika Kretstränarprojektet Västergötlands OF har under 2012 initierat ett projekt för att etablera en kretstränare i samtliga nio kretsar i dirtriktet. Det arbetet fortsätter sjösattes under 2013 och kommer vidareutvecklas under I sex av nio kretsar har en kretstränare kommit på plats och aktiviteterna startat. I projektbekrivningen är idén att verksamheten bör omfatta ca. 30 träningstillfällen per år, samt ett eller två läger/ träffar tillsammans med andra kretsar. Huvudmålgruppen för aktiviteterna är åringar, men det ska alltid vara öppet för äldre att vara med. Svårighetsnivån bör börja på gul nivå, men minimiåldern ska vara 13 år. Anledningen till att det bör finnas relativt enkla övningar är att områden. Individutveckling samt ledarförsörjning för klubb och distrikt är två av de viktigaste målen med projektet. Det är dessutom är ett av Sveriges bästa orienteringsläger för ungdomar arrangeras lägret på Naturbruksgymnasiet i Svenljunga den juni. Det blir första gången som lägret arrangeras i Svenljunga. Konfirmationsläger Från början av juni till början av juli får orienteringsungdomar chansen att kombinera orienteringsläger med konfirmationsläsning. Lägret skall utveckla ungdomarna både som orienterare och individer. Tävlingsresor Unionsmatchen arrangeras den 31 maj-1 juni 2014 av OK Moss i Norge. Västergötlands OF kommer att anordna en gemensam resa dit för uttagna ungdomar. Under året anordnas även en resa till Götalandsmästerskapen för distriktets 14-åringar. GM går i Bengtsfors den augusti Nytt för i år är att GM även kommer att avgöras i en sprinttävling. Arrangör är Stigsökarna. Gemensam resa kommer även att arrangeras upp till Daladubbeln i oktober. Västergötlands orienteringsförbunds det är viktigt att kunna fånga upp de löpare som inte har hunnit lära sig så bra ännu, samtidigt som det är viktigt att hålla ihop grupperna åldersmässigt. Tränare/ ledare från klubbarna är med och hjälper till med att instruera, följa upp mm. Efter varje säsong (2 gånger per år) samlas styrgrupp, kretstränare, klubbtränare och kretsarnas planeringsgrupper för utvärdering. Uttagningar Ungdomskommittén ansvarar för all uttagning till USM, GM, UM och AXA-stafetten. Uttagningen kommer främst baseras på Team Sportia League om inte annat anges på ungdomskommitténs hemsida. Det kan dock vara så att antalet genomförda tävlingar i TSL kan missvisa i resultatet och därför förbehåller sig ansvariga ledare för respektive uttagning att även kunna ta ut löpare på resultat från andra tävlingar. Nya projekt Ungdomskommittén är en kommitté som hela tiden är intresserad av nya projekt. Under året kan det mycket väl tillkomma ytterligare projekt för att stimulera och utveckla distriktets ungdomar. Information För att underlätta informationsspridningen skall under året all information finnas tillgänglig via VOF:s hemsida under fliken ungdom, men för att sprida information kan även mail, Facebook eller andra kommunikationsformer komma att användas. Ungdomskommittén går även att nå på usmtruppen@gmail.com. 5

6 Tävlingskommittén Tävlingskommittén ansvarar för att distriktets tävlingar genomförs enligt SOFT:s tävlingsregler och med hänsyn tagen till mark, vilt och flora. Detta innebär att stödja tävlingsarrangörer men också ställa krav på kvalitén i arrangemangen. Tävlingskommittén ska även verka för en utveckling av tävlingsverksamheten och om möjligt pröva nya idéer. Arbetsuppgifter Ha regelbundna möten och ha särskild utsedd mark- och viltkontaktperson. Fastställa tävlingsprogram för Västergötland som har god geografisk spridning, är fördelat på olika distanser och är samordnat med angränsande distrikt. Ansvara för långtidsprogram avseende mästerskap samt verka för att distriktet söker och tilldelas tävlingar av bl a SM- och Silva League-karaktär Hämta ny kunskap från SOFT, ta in synpunkter från andra kommittéer och föreningar i distriktet i syfte att verka för att förbättra och optimera tävlingsverksamheten. Sprida kunskaper om regler, riktlinjer, anvisningar och rekommendationer främst genom information på hemsidan, utbildningar, arrangemangskonferens och tävlingsledarmapp. Ansvarar för att granska och godkänna inbjudningar till mästerskap, nationella tävlingar och distriktstävlingar. Ansvarar för att huvudfunktionärer vid tävlingar (tävlingsledare, tävlingskontrollant, banläggare och bankontrollant) har rätt utbildning. Särskild vikt läggs vid att banläggare och bankontrollant har rätt behörighet. Ansvarar för, i samråd med arrangör, att banoch tävlingskontollanter utses vid DM. VOF TK delegerar till arrangör, att i samråd med VOF TK, utse banoch tävlingskontrollanter vid övriga tävlingar i nivå 3 och 4. Utser jury vid GM och DM-tävlingar. Ansvarar för fortsatt utveckling av Västgötamodellen. (Kvalitétssäkring/ kvalitétsuppföljning av arrangemang.) Arrangörscoach är föreningens stöd och samtalspartner vid allehanda orienteringsfrågor Ansvarar för samråd med Länsstyrelsen enligt Allmänna råd. Huvudansvarig för distriktets PreOverksamhet. Ansvarar för att tävlingsrapport och resultatlistor insändes enligt SOFT:s regler samt redovisar närtävlingar till SOFT. Aktiviteter Tävlingsprogram 2014/15 - Långtidsprogram - Arrangemangskonferens - Utbildningar - Hålla hemsidan uppdaterad - Bevaka O-ringen och U10mila - PreO-verksamhet - Teknisk konferens SOFT - Västgötamodellen, fortsatt utveckling - Utveckla MtbO i Västergötland Kartkommittén Kommittén ansvarar för kartfrågor. Skall bevaka kartfrågor och inhämta ny kunskap från SOFT m.m. Uppgifter att sprida och nå ut med aktuell info. En fortsatt verksamhet för kommittén är att få samtliga västgötaklubbar att lägga upp sina kartor i nya kartbanken. Utse kartkontrollanter vid tävlingsarrangeman som DM och nivå 1&2. Det är för att rätt kvalitetsnivå följs. Ha koll på utskrifter för tävlignar där inte certutskift används. Västergötlands Orienteringsförbund Box Skövde Gustav Adolfs gatan Västergötlands orienteringsförbunds