Sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Nr

Transkript

1 Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr Torsdag 27 mars 2014, kl.18:30 Idrottens Hus, Skövde Närvarande Ordförande Ledamöter Suppleant Konsulent Kansli Roland Nilsson Agneta Berlin Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Fredrika Eriksson Magnus Sundmark Carina Olsson Frånvarande Ledamöter Morgan Bodin Karin Johansson 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Roland kl.19:15. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Björn till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. Styrelsen ger Magnus/kansliet i uppdrag att inför nästa möte sammanställa en att-göra-lista som skickas ut med kallelsen. Listan ska utgöras av de beslut styrelsen fattar under kvällens möte. att lägga föregående protokoll till handlingarna. att ge Magnus/kansliet i uppdrag att sammanställa en att-göra-lista enligt ovanstående förutsättningar. 5 Styrelsens konstituering att välja Agneta Berlin till vice ordförande att välja kansliet till kassör att välja Johan Törnroth till sekreterare att ge Magnus Sundmark attesträtt för fakturor 1

2 6 Val av arbetsutskott/ledningsgrupp att utse arbetsutskottet/ledningsgruppen enligt följande: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Konsulent Ekonomi Roland Nilsson Agneta Berlin Johan Törnroth Magnus Sundmark/Bertil Åkesson Carina Olsson 7 Fastställande av kommittésammansättning 8 Firmatecknare att fastställa kommittésammansättning enligt följande: Tävling Kent Hansson, Torbjörn Löving, Sören Haglund, Hans Kööhler, Uno Magnusson, Lennart Hålsjö, Michael Johansson, Anders Davidsson Kart Peter Strömdahl, Anders Swedin, Carl-Henry Andersson Ungdom USM: Erik Hansson, Johan Törnroth, Anne Hansson, Jesper Liderud GM: Elin Törnroth Konfirmationslägret: Joel Andersson, Caroline Lennartsson, Adam Fredén O-CAMP: Sofia Gumaelius, Emilia Henrysson, Martina Johansson DalaDubbeln: Kansliet att utse ordföranden Roland Nilsson, konsulent Magnus Sundmark, kanslist Carina Olsson och sekreterare Johan Törnroth till firmatecknare var för sig. 9 Styrelsens kontaktman gentemot kansliet 10 Arbetsmetoder m.m. att de löpande kontakterna med kansliet ska skötas av ordföranden Roland Nilsson och vid behov av respektive styrelseledamot. att fortsätta med i stort sett samma mötesformer som tidigare år. Styrelsen vill fortsätta att förlägga mötena ute hos distriktets föreningar. Om möjlighet finns ska träning erbjudas innan mötet. Mötena ska sedan inledas med fika kl.18:30. Under fikat får den 2

3 11 Rapporter gästade föreningen möjlighet att presentera sin verksamhet i cirka 15 minuter. Målet är sedan att inleda själva mötesförhandlingarna kl.19:00. att ge Fredrik i uppdrag att ersätta Anne Udds roll som kontaktperson gentemot Borås, kring möjligheterna att skapa en ny elitmiljö i Borås. Ungdomskommittén Johan rapporterar att anmälan till USM-truppen stänger den sista mars, och att ledarläget känns stabilt. Magnus rapporterar att planeringen inför årets O-CAMP flyter på bra och att konfirmationsledarna ska ha träff i Falköping den 28 mars. Tävlingskommittén Magnus meddelar att deadline för att söka nya tävlingar till säsongen 2015 är den 31 mars. Breddorientering i Västergötland Magnus rapporterar att projektet går bra. Fler och fler engagerar sig i motionsorientering vilket innebär att det kommer synas på fler tävlingar framöver. Det som behöver utvecklas är kommunikation och marknadsföring. Kansliet kommer att hjälpa till och ta fram kommunikationsmaterial till föreningarna. Planen är att det ska sökas kr per förening till projektet, varav kr ska gå till föreningen och kr till VOF. Förhoppningen är att den ekonomin ska leda till att VOF kan fortsätta att ha Bertil Åkesson som projektanställd. Besked från SOFT angående den ekonomiska utgången kommer i maj. Kretstränare Magnus rapporterar att projektet börjar komma igång för säsongen ute i flertalet kretsar. Lördagen den 29 mars kommer en gemensam träningsdag att hållas i Alingsås. Styrelsen anser att informationen från kretstränarna ut till klubbarna brister i vissa kretsar och att det finns god utvecklingspotential på den fronten. Det är viktigt att kretsträningarna finns med i den gemensamma aktivitetskalendern på VOF:s hemsida. Team Sportia League Magnus rapporterar att profilmaterial har skickats för tryck. Det gäller bland annat startoch målbanderoll, ATA-band, beachflaggor och nummerlappar. 3

4 att ge Magnus i uppdrag att köpa in en prispokal som ska delas ut till bästa klubb efter avslutad Team Sportia League. Personal/kansli 12 Sammankomster Magnus meddelade igen att projektmedel förhoppningsvis ska leda till att Bertil Åkesson får vidare projektanställning inom VOF. Utbildningshelg 2014 Magnus meddelar att årets utbildningshelg blev lyckad, både ekonomiskt och deltagarmässigt. Den nya lokaliseringen, Vara, var också lyckad och Magnus har redan preliminärbokat inför nästa år. Styrelsen diskuterar ett inkommande förslag från Vänersborgs SK om att i framtiden förlägga VOF:s årsmöte i samband med utbildningshelgen. Styrelsen är överlag positiv till idén, men för att det ska fungera krävs att utbildningshelgen senareläggs (för att förberedelser inför årsmötet med motionsbehandlingar, budgetering m.m. ska hinnas med) och i nuläget är det dessvärre ont om lediga helger. Diskussion kring förslaget kommer att fortlöpa under kommande styrelsemöten. Tävlingsträffar/Banläggning Magnus informerar att träffarna som hölls i Borås och Skövde var välbesökta och att folk verkade nöjda med innehållet. VOF:s årsmöte 2014 Styrelsen konstaterar att årsmötet som hölls i Vårgårda den 5 mars flöt på bra. Förbundsmötet 2014 Styrelsens representanter från Förbundsmötet i Stockholm den mars informerar för övriga om mötet. Sammanfattningsvis var det ett lugnt möte under trevliga förhållanden. Ungdomsledarträffar Magnus informerar för styrelsen om ungdomsledarträffarna som startar måndagen den 31 mars. I nuläget är personer anmälda. Fokus kommer att ligga på att diskutera hur ungdomsledarna bör kommunicera med varandra och med ungdomarna för att samma information ska ges till ungdomarna. Teori kommer att blandas med praktiska övningar. 4

5 13 Ekonomi 14 PR & Media VIF SISU årsmöte att Björn och Fredrika ska representera VOF på mötet i Vara den 10 april. Carina redogjorde för förbundets ekonomiska läge. att godkänna den ekonomiska rapporten. Kommunikationsplan Magnus informerar styrelsen om att framtagandet av förbundets planerade kommunikationsplan ännu inte påbörjats. Nyhetsbrev 311 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nystartade nyhetsbrev. Nästa nyhetsbrev utkommer inför premiären av Team Sportia League. Tävlingsbilaga (annonsering) Nästa nummer av tävlingsbilagan utkommer i maj. Nya hemsidan (annonsering) Styrelsen diskuterar om VOF ska sälja plats för företagsannonser på den nya hemsidan. att ge Magnus i uppdrag att ta fram ett prisförslag för annonsering på hemsidan. Facebook 352 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Nya kanaler (Twitter/Instagram) Magnus informerar att förbundets nystartade Twitterkonto i dagsläget har 16 följare. VOF har inget Instagramkonto än. 15 Skrivelser att behandla Inga skrivelser att behandla. 5

6 16 Övriga frågor 17 Nästa möte O-Ringens årsmöte VOF har fått en kallelse till O-Ringens årsmöte den 31 mars. att inte skicka någon representant till O-Ringens årsmöte denna gång. SISU-lista 18 Mötets avslutande Som ordförande får Roland i uppdrag att fylla i SISU-lista för årets styrelseträffar. Gösta Erixons minnesfond Styrelsen har tidigare via mail fått information om ett arv från Gösta Erixon som enligt hans testamente berör förbundet. Styrelsen diskuterar olika möjligheter för att på lämpligast sätt ta tillvara på arvet. Ett förslag är att utröna om VOF skulle kunna få disponera pengarna över en tioårsperiod. att ge Magnus i uppdrag att förhandla vidare med bankjurist Elin Ingvarsson, som är förbundets kontakt angående Gösta Erixons arv. att vidareuppta diskussionerna kring arvet under kommande möten. Nästa styrelsemöte blir den 5 maj i Bredared. Magnus får i uppdrag att kontakta Bredareds IF för att boka in mötet hos dem. Roland avslutar mötet kl. 21:00. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Roland Nilsson Björn Öberg 6