fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Tid: Onsdagen den 23 Januari 2013

Transkript

1 PROTOKOLL fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Tid: Onsdagen den 23 Januari 2013 Plats: Närvarande: Frånvarande: SISU kontoret i Skara Jimmy Andersson Agneta Berlin Morgan Bodin Göran Frisk, Valberedningen Karin Johansson Kent Hansson, Valberedningen Anne-Marie Holmström Tobias Matsson Carina Olsson, kanslist Conny Rantzow Anders Swedin, Kartkommittén Magnus Sundmark, konsulent Anne Udd, ordförande Bertil Åkesson, konsulent Anders Thomasson Magnus visade upp sin nya arbetsplats i SISU:s lokaler i Skara. Tanken är att han ska jobba därifrån två dagar i veckan. Magnus berättade även om IK Gandviks verksamhet. Klubben har varit en arrangerande klubb som tagit på sig för många uppgifter vilket kan knäcka vilken liten klubb som helst. För att möta detta har klubben tagit ett helhetsgrepp och står just nu inför en nystart med mer fokus på orientering. Magnus berättar även stolt att han är utvald till minutmaning.se. 1. Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne Udd. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 3. Val av protokolljusterare Morgan Bodin valdes att justera protokollet Sida 1 av 5

2 4. Föregående mötesprotokoll Lades till handlingarna, viss uppföljning kommer att ske under övriga frågor. 5. Ledarläget inför 2013 Till tidigare tre avgångar väljer även Conny att avstå omval p.g.a. studier. Valberedningen har hittat någon enstaka intresserad person, men saknar fortfarande några. Styrelsens medlemmar uppmanas att söka kandidater och underlätta valberedningens arbete. Även arbetet kring att finna representanter för skid-/mtb-ol fortgår. 6. Arbetsmetoder Målstegen Anne har skickat ut målen innan mötet. Kommentarer: De olika målen/strategierna är skrivna på olika fylligt beskrivna och borde skrivas om med samma språk Det är inte ett mål att skapa en GM stafett Junior Hälften av 16-åringarna i USM truppen bör fortsätta som ledare i OCAMP. Några av målen kommer vara enkla att nå, medan andra kräver mer jobb och kan ta många år att lösa. En sista justering av språk och matchning mot verksamhetsplanen kommer att genomföras och skickas ut på mail. 7. Ekonomi Ett årsbokslut och ett förslag på en budget till nästa år presenterades. Några poster kommer att justeras. Ett positivt resultat kan noteras för Några kommentarer: USM truppen har gått väldigt bra, men här saknas det bl.a. en faktura på ca sek för ett boende och man har även haft fler deltagare än budgeterat. Kretstränarprojektet har hittills inte kostat något, men kostnader kommer att komma från och med 2013, vilket också bidrar till att höja resultatet. Kommittéerna ska lämna in sina förslag till budgeten som därefter färdigställs inför årsmötet. 8. Rapporter Personal/kansli Anne har haft medarbetarsamtal med de tre anställda personer som finns. Under 2013 kommer Magnus att gå en kurs i journalistisk utbildning och Nina kommer att gå på utbildningar angående ekonomi och datorkunskap. I övrigt verkar kansliet satsa på friskvård. Sida 2 av 5

3 Tävlingskommittén TK presenterade hur förslaget för nästa års tävlingsprogram ser ut och det är problematiskt att det saknar arrangör för DM-medel + stafett. Även GM helgen saknar tävling. Magnus visar ett dokument som heter Västgötamodellen som är i princip färdig. Detta sammanfogar flera tidigare dokument i Västgötamodellen med våra tävlingsanvisningar. Kartkommittén Har koll på läget. Däremot förs vidare diskussioner kring det tidigare lyfta problemet och godkända kartor. Troligtvis kommer det att bli en liten enklare form av registrering för tävlingar nivå 4. Ungdomskommittén Magnus rapporterar att ett utbildningsprogram är framtaget. USM truppen Fyra ledare från USM truppen kommer att gå en tejp kurs under utbildningshelgen och har startat upp arbetet Konfirmationslägret Finns idag fyra ledare (alla killar) och en tjej (icke orienterare) att fundera på. Volontering Kommer genomföras i två eller tre grupper. Breddorientering Det är runt17-18 stycken klubbar som har visat intresse. Trots intresset är det få som valt det spåret under utbildningshelgen, men detta kommer förhoppningsvis bli bättre över tid. Några klubbar har kommit väldigt långt och t.ex. redan genomfört målstegen. Magnus pratade lite övrigt om projektet och hur det ska implementeras. En del förslag är ute på remiss, medan andra handlar om att ta fram material för klubbarna att använda under året. Kretstränarprojektet Börjar ta fart: Skaraborg Avtal kommer att skickas ut till Johan Törnroth för östra, Stefan Jonsson för västra, norra kommer vara med östra och västra. Södra kretsen vill skapa en annan lösning. Kind Vill skapa en annan lösning Borås Har problem att finna någon, men det finns redan liknande aktiviteter. Bertil ska ta upp frågan igen. Styrelsen beslutar att arvodering endast ska avse kretstränare, på det sätt projektet beskrivits hittills. För andra aktiviteter som läger och utbildningar kan medel sökas direkt från Idrottslyftet. Sida 3 av 5

4 9. PR & Media Västgötaorientering Ska vara klart vecka 7. Morgan skriver ledaren. Hemsidan Det har kommit ut mycket nytt material under hösten/vintern. Det finns ingen statistik på hur många som besöker hemsidan en normal månad. Årets västgötaorienterare Kommer i år att avgöras via en omröstning på hemsidan. Facebook Vi är för få som gillar hemsidan, det behövs en kampanj. Karin lovar att sprida frågor på hemsidan. 10. Skrivelser att behandla Inga skrivelser att behandla 11. Årsmötet 2013 Motioner Springa i par Genom agerande redan behandlad då förslaget har redan anammats av Magnus och implementerats i Västgötamodellen. Årsavgifter Underlaget som använts är samma som SOFT använder för förbundsavgiften. Med hjälp av detta har Magnus satt 40: -/ungdom och 105: -/vuxen, allt enligt det mål som fastställts av årsmötet. Verksamhetsberättelse Måste skrivas och lämnas in! 12. Utbildningshelgen Det är idag 270 deltagare anmälda på Magnus Excel-ark och de flesta kurserna kommer att genomföras. Aktivspåret har 73 anmälda (varav 53 är med på hela dagen) och runt 140 är med på föreläsningen. Middagen ser ut att bli runt 100 st. Totalt ser det alltså bra ut. Information kommer att gå ut till deltagarna om kursspecifik information samt vilka kurser som ställs in. Sida 4 av 5

5 13. Övriga frågor GPS Ett förslag har tagits fram som heter i-gatu, vilka kostar 299:-/st + MOMS. Till detta kommer kostnaden för en mobilhållare och USB-hubbar för laddning. Tobias föreslår att vi använder tjänsten opath.se istället för mapandcoach.se. Styrelsen ber Tobias att ta fram hur det ska användas i praktiken och att fråga i-gatu om de kan ta fram en direktuppladdning till hemsidan. Styrelsen beslutar att köpa in 50 st. 14. Nästa möte Nästa styrelsemöte är på årsmötet i Kulturen, Vårgårda, den 6 mars. 15. Mötets avslutande Mötet avslutades klockan av Anne. Vid protokollet Justeras Jimmy Andersson Anne Udd Morgan Bodin. Sida 5 av 5